Bài giảng Quản trị học - Chương 10: Thiết kế tổ chức thích nghi - Trần Đăng Khoa

Chương 10 Thiết kế tổ chức thích nghi TS. Trần Đăng Khoa Nội dung Các yếu tố định hình cấu trúc Tổ chức phối hợp theo hàng ngang Thiết kế các bộ phận trong cấu trúc tổ chức Thiết lập cấu trúc tổ chức theo chiều dọc Phân chia công việc Huy động nguồn lực 1. Thiết lập cấu trúc tổ chức theo chiều dọc Quá trình tổ chức => hình thành cấu trúc tổ chức:  Phân chia công việc  Huy động nguồn lực (nhân lực và các nguồn lực khác) Cấu trúc tổ chức Cấu trúc tổ chức  Tập hợp các công việc chính thức được giao cho các cá nhân và các bộ phận  Thiết lập các quan hệ báo cáo chính thức (tuyến quyền lực, trách nhiệm ra quyết định, số lượng các cấp, phạm vi kiểm soát của nhà quản trị)  Thiết kết một hệ thống đảm bảo sự phối hợp giữa các cá nhân và các bộ phận 1. Thiết lập cấu trúc tổ chức theo chiều dọc Ủy quyền Chuỗi mệnh lệnh Quyền lực Chuyên môn hóa Trách nhiệm Tầm hạn quản trị Chuyên môn hóa công việc Tổ chức thực hiện rất nhiều nhiệm vụ => chuyên môn hóa => hiệu suất cao hơn Chuyên môn hóa => thể hiện mức độ phân chia các nhiệm vụ của tổ chức thành các bộ phận nhỏ hơn gọi là các công việc => nhân viên chỉ thực hiện một nhiệm vụ Chuyên môn hóa quá sâu => nhân viên biệt lập, buồn chán và gây trở ngại cho sự phối hợp Chuỗi mệnh lệnh Chuỗi mệnh lệnh => chuỗi quyền lực liên kết những người nhân viên trong tổ chức và chỉ ra mối quan hệ báo cáo trực tiếp trong cơ cấu tổ chức. Hai nguyên tắc cơ bản  tính duy nhất, và  tính đa hướng Quyền lực  Thẩm quyền chính thức và hợp pháp của nhà lãnh đạo trong việc ra quyết định  Ba đặc trưng: • Quyền lực được gắn với vị trí chứ không phải con người • Quyền lực được phân cấp từ trên xuống theo chiều dọc của hệ thống cấp bậc • Quyền lực phải được sự chấp nhận của cấp dưới Chuỗi mệnh lệnh Trách nhiệm  Thể hiện nghĩa vụ trong việc thực hiện một công việc hay một hoạt động được phân công  Quyền lực và trách nhiệm phải cân đối  Trách nhiệm báo cáo => cơ chế được sử dụng để tạo sự tương thích giữa quyền lực và trách nhiệm Ủy quyền Nhà quản trị sử dụng việc giao quyền và trách nhiệm cho những người giữ vị trí thấp hơn họ trong cơ cấu cấp bậc của tổ chức Chuỗi mệnh lệnh Quyền lực tuyến và quyền lực tham mưu Các bộ phận theo tuyến thực hiện các công việc liên quan trực tiếp đến mục đích và nhiệm vụ của tổ chức đó Các bộ phận tham mưu bao gồm tất cả những bộ phận cung cấp các kỹ năng chuyên môn để hỗ trợ bộ phận theo tuyến => tư vấn cho các bộ phận theo tuyến về các lĩnh vực như marketing, quan hệ lao động, nghiên cứu, kế toán, và quản trị nguồn nhân lực Phạm vi quản trị Phạm vi quản trị thể hiện số lượng người nhân viên trực tiếp báo cáo cho một nhà quản trị cấp trên Các yếu tố ảnh hưởng đến phạm vi quản trị  Bản thân nhà quản trị  Cấp dưới  Bối cảnh (công việc, tổ chức,) Tập trung và phân tán quyền lực Tập trung và phân tán quyền lực liên quan đến việc quyết định được đưa ra ở cấp nào  Tập trung => các quyết định được ra bởi nhà quản trị cấp cao  Phân tán => nhiều quyết định và quyết định quan trọng được ra bởi các nhà quản trị cấp thấp 2. Thiết kế các bộ phận trong cấu trúc tổ chức Cấu trúc ma trận Cấu trúc ma trận toàn cầu Cấu trúc theo đội Giám đốc nhà máy GĐ bán hàng GĐ kỹ thuật GĐ nhân lực GĐ sản xuất Đội phát triển sản phẩm mới Đánh giá cao lực lượng đặc nhiệm đa dạng Phân công nhiệm vụ cho các đội Cấu trúc theo mạng lưới ảo Ngành kinh doanh cốt lõi Vải gai &hàng hóa văn phòng đặt hàng qua email Công ty chế tạo và đóng gói nước ngoài Công ty quản trị kế toán tài chính trong nước Công ty kho vận và phân phối Công ty thiết kế Công nghệ thông tin Hai công ty sản xuất hàng gia dụng khác dùng chung Website Đặt hàng mua ngoài: Liên minh chiến lược: 3. Tổ chức phối hợp theo chiều ngang Nhu cầu phối hợp Khi các tổ chức tăng trưởng và phát triển =>  Các vị trí và bộ phận mới sẽ được thêm vào cơ cấu tổ chức  Các nhà quản trị cấp cao cần tìm kiếm một phương thức để liên kết tất cả các bộ phận lại với nhau Sự tiến triển trong cấu trúc tổ chức Cấu trúc dọc truyền thống Các đội đa chức năng và giám đốc dự án Tái thiết kế thành các đội theo chiều ngang 3. Tổ chức phối hợp theo chiều ngang Lực lượng đặc nhiệm, đội, và quản trị theo dự án Lực lượng đặc nhiệm là một đội hay một ủy ban tạm thời được hình thành để giải quyết một vấn đề liên quan đến nhiều bộ phận 3. Tổ chức phối hợp theo chiều ngang Phối hợp các mối quan hệ Phối hợp mối quan hệ đề cập đến “Việc truyền thông giải quyết vấn đề có tính chất đúng lúc và thường xuyên được thực hiện thông qua mối quan hệ của con người về các mục tiêu kiến thức được chia sẻ và sự tôn trọng lẫn nhau.” 4. Các yếu tố định hình cấu trúc Tác động của chiến lược đến cấu trúc Tác động của công nghệ đến cấu trúc Lô nhỏ Công nghệ sản xuất Hàng loạt Liên tục 1. Sự phức tạp kỹ thuật của công nghệ sản xuất Thấp Trung bình Cao 2. Đặc trưng của tổ chức Tập trung Thấp Cao Thấp Tỷ lệ quản trị gia cấp cao Thấp Trung bình Cao Nhân viên gián tiếp/trực tiếp 1/9 1/4 1/1 Phạm vi kiểm soát của nhà quản trị bậc thấp 23 48 15 Truyền thông bằng văn bản (chiều dọc) Thấp Cao Thấp Truyền thông bằng lời nói (chiều ngang) Cao Thấp Cao 3. Cấu trúc tổng quát Hữu cơ Cơ học Hữu cơ Thiết kế tổ chức cơ học và hữu cơ Dự báo được Các tổ chức quan liêu sử dụng thiết kế cơ học Tập trung Nhiều Hẹp Chuyên môn hóa Ít Hình thức và không chú trọng con người Thích nghi Phân tán Ít Rộng Đa dạng hóa Nhiều Phi hình thứcvà chú trọng con người Mục tiêu Quyền lực Quy tắc và quy trình tục Phạm vi kiểm soát Nhiệm vụ Đội và các lực lượng đặc nhiệm Điều phối Các tổ chức thích nghi sử dụng thiết kế hữu cơ TS. Trần Đăng Khoa