Bài giảng Quản trị học - Chương 11: Thay đổi và đổi mới - Trần Đăng Khoa

Chương 11: Thay đổi và đổi mới Giảng viên: TS. Trần Đăng Khoa Nội dung 1. Bạn có phải là người đổi mới? 2. Đổi mới và thay đổi tại nơi làm việc 3. Những điều đang thay đổi: Sản phẩm và công nghệ mới 4. Thay đổi con người và văn hóa 5. Thực hiện các chiến thuật thay đổi 1. Bạn có phải là người đổi mới? Các phát biểu Hầu như đúng Hầu như sai 1.  Tôi luôn tìm một cách thức mới để thực hiện công việc. 2.  Tôi luôn có sự tự sáng tạo và phát kiến trong tư duy và  hành động. 3.  Tôi hiếm khi tin vào các dụng cụ mới cho đến khi thấy  rằng chúng thật sự thích hợp với mọi người xung quanh tôi. 4.  Trong một nhóm hay tại nơi làm việc, tôi thường hoài  nghi vào những ý tưởng mới. 5.  Tôi thường mua các thực phẩm mới, đồ dùng mới và  các sản phẩm có tính cải tiến trước người khác. 6.  Tôi rất thích việc sử dụng nhiều thời gian trong việc tìm  kiếm những điều gì mới. 7.  Hành vi của tôi tác động đến người khác trong việc cố  gắng tạo ra những cái mới. 8.  Trong số những cộng sự của tôi, tôi là người đầu tiên  phát hiện ra một ý tưởng hay phương pháp làm việc mới. 2. Đổi mới và thay đổi tại nơi làm việc Thay đổi tổ chức được định nghĩa như là việc chấp nhận một ý tưởng hay hành vi mới bởi một tổ chức. Đôi khi sự thay đổi và đổi mới được thúc đẩy từ những tác lực bên ngoài tổ chức. Sự đổi mới có tính đột phá Sự đổi mới có tính đột phá đề cập đến những đổi mới về sản phẩm, dịch vụ, hay quy trình công nghệ mà những đổi mới đó sẽ tạo nên một sự thay đổi tận gốc về những quy luật điều khiển cuộc chơi cho nhà sản xuất và người tiêu dùng trong ngành. Đổi mới ngược lên trên/đổi mới đảo chiều Thay vì đổi mới được thực hiện ở những quốc gia giàu có và sau đó chuyển giao sản phẩm này sang các thị trường mới nổi, các công ty như GE, John Deere, Nestlé, Procter & Gamble (P&G), và Xerox đang tạo ra các sản phẩm đổi mới có chi phí thấp tại các thị trường mới nổi và sau đó tiến hành tái đóng gói bao bì các sản phẩm này một cách nhanh chóng và ít tốn kém để đem sang thị trường các nước đã phát triển tiêu thụ. Tổ chức lưỡng năng Cách tiếp cận lưỡng năng bao hàm việc một tổ chức phải kết hợp chặt chẽ các cấu trúc và quy trình có tính chất thích hợp cho các động lực sáng tạo và cho cả việc triển khai có tính hệ thống các đổi mới. Ví dụ một cấu trúc tổ chức có tính mềm dẻo, linh hoạt, và cho phép người nhân viên nhiều quyền tự chủ hơn sẽ tốt cho việc tạo ra và khởi xướng các ý tưởng. 3. Những điều đang thay đổi: Sản phẩm và công nghệ mới Một lĩnh vực đổi mới liên quan đến sự sống còn của công ty chính là việc giới thiệu các sản phẩm và công nghệ mới ra thị trường. Sự thay đổi trong sản phẩm và dịch vụ có mối quan hệ chặt chẽ với sự thay đổi về công nghệ của tổ chức. Ba chiến lược đổi mới về sản phẩm và công nghệ Khám phá Khám phá là giai đoạn phát sinh những ý tưởng về sản phẩm và công nghệ mới. Các nhà quản trị thiết kế tổ chức định hướng khám phá thông qua hình thành môi trường khuyến khích sáng tạo và cho phép các ý tưởng mới nảy sinh. Sáng tạo đề cập đến việc phát sinh những ý tưởng độc đáo đáp ứng được các nhu cầu cảm nhận hay đáp ứng các cơ hội của tổ chức. Các đặc trưng của cá nhân sáng tạo Các đặc trưng của tổ chức sáng tạo Mười công ty đổi mới hàng đầu thế giới Thứ hạng Công ty Lý do 1 Apple Tạo ra những thị trường mà công ty khác phải cạnh tranh để  xâm nhập 2 Facebook Mở rộng những phương tiện để mọi người chia sẻ thông tin 3 Google Chuyển đổi từ một công cụ tìm kiếm sang sức mạnh của trang  web đa dạng 4 Amazon Tự thay đổi liên tục 5 Square Tái đổi mới quy trình thực hiện thanh toán bằng thẻ tín dụng 6 Twitter Tăng cường khả năng đối thoại toàn cầu 7 The Occupy Movement Thách thức những thể chế chính trị, tài chính, và xã hội 8 Tencent Thúc đẩy sự bùng nỗ của Internet tại Trung Quốc 9 Life Technology Các sản phẩm thúc đẩy chuỗi di truyền trong sinh học 10 SolarCity Trở thành nhà cung cấp toàn diện các dịch vụ về năng lượng  mặt trời mới Sáu chiếc mũ tư duy Hợp tác Một khía cạnh quan trọng khác của vấn đề đổi mới chính là sự hợp tác trong nội bộ và bên ngoài. Các ý tưởng đổi mới về sản phẩm và công nghệ thường phát sinh từ cấp thấp nhất của tổ chức và nó cần được truyền thông theo chiều ngang sang các bộ phận khác. Các tổ chức bên ngoài công ty còn là nguồn phong phú các ý tưởng đổi mới. Việc thiếu đổi mới được nhận dạng như là một vướng mắc lớn nhất được đặt ra cho hoạt động kinh doanh ngày nay. Hợp tác bên trong Đổi mới thành công đòi hỏi tích hợp đồng thời năng lực chuyên môn từ nhiều bộ phận, sự thất bại trong đổi mới thường là một hệ quả phát xuất từ thất bại trong việc phối hợp. Đặc điểm của các công ty đổi mới thành công Nhân viên trong các bộ phận nghiên cứu và marketing phải chủ động làm việc với khách hàng để thông hiểu nhu cầu của họ và phát triển các giải pháp để giải quyết nhu cầu. Các chuyên gia kỹ thuật phải nhận thức được sự phát triển gần đây và phải sử dụng có hiệu quả công nghệ mới. Một quy trình phát triển sản phẩm mới được chia sẻ và nó phải được tán thành và ủng hộ bởi những nhà quản trị cấp cao phụ trách các chức năng và đơn vị độc lập khác nhau. Các thành viên thuộc các bộ phận chủ yếu - nghiên cứu, sản xuất, marketing- phải cùng phối hợp trong việc phát triển sản phẩm và dịch vụ mới. Mỗi dự án được lãnh đạo bởi các đội đa chức năng chịu trách nhiệm từ đầu đến khi kết thúc dự án. Đặc điểm của các công ty đổi mới thành công Mô hình phối hợp đổi mới Hợp tác bên ngoài Các công ty thành công thường tìm cách đưa trực tiếp những ý tưởng của khách hàng, các đối tác chiến lược, nhà cung ứng, và các đối tượng bên ngoài vào quá trình phát triển sản phẩm và dịch vụ. Xu hướng được quan tâm nhiều nhất hiện nay chính là hoạt động “sáng tạo mở” (open innovation). Sáng tạo mở Sáng tạo đóng: ý tưởng từ nội bộ và sau đó phát triển, sản xuất, tiếp thị, và phân phối các sản phẩm mới này. Sáng tạo mở: mở rộng tìm kiếm và thương mại hóa ý tưởng mới từ các nguồn bên ngoài ranh giới của tổ chức và thậm chí vượt ra khỏi ranh giới của ngành; nó còn bao hàm việc chia sẻ kiến thức và các nguồn lực với các tổ chức và cá nhân khác bên ngoài công ty. Tài nguyên đám đông Internet => khả năng cho nhiều công ty tiếp cận và sử dụng những ý tưởng từ mọi người trên thế giới và cho phép hàng trăm ngàn người góp phần vào quá trình đổi mới => một số cách tiếp cận với sáng tạo mở thường được gọi là tiếp cận “tài nguyên đám đông – crowdsourcing”. Tác nhân đổi mới Hình thành các cơ chế về cấu trúc để đảm bảo các ý tưởng mới được nêu ra, được chấp nhận, và được thực hiện. Nhà quản trị có thể trực tiếp tác động vào sự phát triển cao tinh thần kinh doanh trong tổ chức bằng cách hỗ trợ các hoạt động khởi sự kinh doanh, trao quyền tự chủ cho người nhân viên, khen thưởng việc học hỏi, và chấp nhận rủi ro. Người bảo vệ các ý tưởng mới Sự thay đổi không thể tự thân diễn ra được. Nhiệt huyết và nỗ lực của con người rất cần thiết để xúc tiến một ý tưởng mới thành công. Một yếu tố quan trọng đó là việc đẩy nhanh sự ủng hộ các ý tưởng mới. Khái niệm người bảo vệ các ý tưởng mới được hiểu là người nhìn thấy các nhu cầu của sự đổi mới và ủng hộ một sự thay đổi có hiệu quả trong phạm vi tổ chức. Bốn tác nhân trong sự thay đổi tổ chức Đội dự án mới Là một đơn vị độc lập với các bộ phận khác trong tổ chức, và chịu trách nhiệm trong việc phát triển, khởi xướng các đổi mới quan trọng. Được tự do thoát khỏi các ràng buộc để phát triển tính sáng tạo của các thành viên vì chúng có hệ thống cơ sở vật chất và vị trí địa lý độc lập => cho phép những thành viên thoát khỏi sự giới hạn được ban hành bởi các quy định và quy trình của tổ chức. Thường có quy mô nhỏ, được cấu trúc mềm dẻo, linh hoạt. Các đơn vị nghiên cứu độc lập Các đơn vị nghiên cứu độc lập (skunkworks) là những nhóm nhỏ, phi chính thức, có mức độ tự chủ rất cao, và thường có tính bí mật tập trung vào những ý tưởng mang tính đột phá trong kinh doanh. 4. Thay đổi con người và văn hóa Các sự thay đổi thành công luôn bao hàm việc thay đổi con người và văn hóa. Thay đổi con người và văn hóa gắn liền với cách thức mà người nhân viên suy nghĩ, đó là sự thay đổi trong tư duy.  Thay đổi về con người liên quan đến một số ít  người  Thay đổi trong văn hóa gắn liền với toàn thể  tổ chức Sự thay đổi văn hóa theo quy mô rộng lớn là một điều không dễ dàng. 4. Thay đổi con người và văn hóa Hai phương thức hữu hiệu nhất có thể được dùng để làm thông suốt quy trình thay đổi văn hóa đó là: Tiến hành các chương trình đào tạo, và Phát triển tổ chức (OD) Đào tạo và phát triển Đào tạo là một cách tiếp cận được sử dụng phổ biến để làm thay đổi tư duy của con người. Các chủ đề đào tạo như làm việc theo đội, về quản trị sự đa dạng trong nguồn nhân lực, sự thông hiểu về cảm xúc, nhóm chất lượng, kỹ năng truyền thông, và quản trị tham gia. Các công ty thường nhấn mạnh vào việc đào tạo và phát triển các nhà quản trị. Hành vi và thái độ của nhà quản trị sẽ tác động đến toàn thể con người trong tổ chức => thay đổi về văn hóa. Phát triển tổ chức là một quy trình thay đổi có hoạch định và có hệ thống sử dụng các kiến thức và kỹ thuật của khoa học hành vi để cải thiện sức khỏe và hiệu quả của tổ chức nhờ vào khả năng điều chỉnh để thích nghi với môi trường, cải thiện mối quan hệ nội bộ, và gia tăng năng lực học tập cũng như khả năng giải quyết vấn đề. Phát triển tổ chức tập trung vào các khía cạnh xã hội và con người của tổ chức thực hiện các hoạt động để thay đổi thái độ cũng như mối quan hệ giữa người nhân viên, giúp tăng cường năng lực thích nghi và sự đổi mới của tổ chức. có thể giúp các nhà quản trị giải quyết ít nhất ba vấn đề hiện đang nổi lên: sáp nhập và mua lại công ty, suy thoái và tái tạo sức sống mới cho tổ chức, quản trị xung đột. Các hoạt động phát triển tổ chức Xây dựng đội => làm gia tăng sự gắn kết và thành công của các nhóm và đội trong tổ chức. Phản hồi thông tin từ nghiên cứu điều tra: phát bảng câu hỏi điều tra => cung cấp kết quả => nhận dạng các vướng mắc. Can thiệp vào nhóm có quy mô lớn: tập hợp các thành viên đến từ tất cả các bộ phận bên trong, thậm chí cả bên ngoài tổ chức để thảo luận các vấn đề, các cơ hội và các kế hoạch cho sự thay đổi. Các cách tiếp cận phát triển tổ chức Các bước phát triển tổ chức (1) làm tan băng; (2) thực hiện thay đổi; (3) tái đóng băng 5. Thực hiện sự thay đổi Một ý tưởng mới mang tính sáng tạo sẽ không tạo nên bất kỳ lợi ích nào cho tổ chức cho đến khi nó được triển khai và được sử dụng trọn vẹn. Người nhân viên thường kháng cự với sự thay đổi mà không có một lý do rõ ràng. Các nhà quản trị cần nhận thức những lý do khiến người nhân viên kháng cự với sự thay đổi và sử dụng những kỹ thuật giúp người nhân viên gia tăng sự hợp tác. Nhu cầu thay đổi Rất nhiều người không sẵn lòng thay đổi trừ khi họ cảm nhận được những vướng mắc hay khủng hoảng. Một sự khủng hoảng xuất hiện sẽ tạo nhu cầu thay đổi lớn và làm giảm những kháng cự từ con người. Không phải lúc nào khủng hoảng cũng xảy ra (khó phát hiện). Nhu cầu cho sự thay đổi chính là sự sai lệch giữa kết quả mong đợi và kết quả thực tế. Nguyên nhân kháng cự Lợi ích cá nhân Sự thiếu hiểu biết và niềm tin Sự không chắc chắn Các cách đánh giá và mục tiêu khác nhau Nguồn tạo ra tác lực Lực thúc đẩy Lực thúc đẩy Lực cản trở Lực cản trở Các chiến thuật thay đổi Truyền thông và giáo dục Tham gia Thương lượng hay đàm phán Ép buộc Sự ủng hộ của các nhà quản trị cấp cao TS.Trần Đăng Khoa