Bài giảng Quản trị học - Chương 18: Làm việc theo đội - Trần Đăng Khoa

TS. Trần Đăng Khoa Chương 18 1. Bạn thích làm việc theo cách nào? 2. Giá trị của các đội 3. Những vấn đề nan giải của đội 4. Mô hình hiệu quả của đội 5. Các đội ảo 6. Các đặc trưng của đội 7. Các quy trình của đội 8. Quản trị xung đội trong đội AI NHANH HƠN (?) Các phát biểu Hầu như đúng Hầu như sai 1. Tôi thích làm việc theo đội hơn so với làm việc cá nhân 2. Nếu cần một sự lựa chọn, tôi thích tự mình thực hiện công việc thay vì đối mặt với rắc rối khi làm việc theo nhóm 3. Tôi thích thú với hoạt động tương tác cá nhân khi làm việc cùng với người khác 4. Tôi thích tự mình làm công việc và để cho người khác tự thực hiện công việc của họ 5. Tôi có sự thỏa mãn lớn hơn với thành công của nhóm hơn thành công của cá nhân 6. Làm việc theo đội thì không có giá trị khi mọi người không có sự chia sẻ 7. Tôi cảm thấy tốt hơn khi làm việc cùng với người khác thậm chí khi chúng tôi bất đồng 8. Tôi thích phụ thuộc vào bản thân mình thay vì vào người khác khi thực hiện một nhiệm vụ được phân công Tổ chức => cá nhân và nhóm phối hợp hoạt động để đạt mục tiêu chung Phần lớn các công việc trong tổ chức có tính phụ thuộc lẫn nhau => đội được xem là phù hợp nhất để đảm bảo phối hợp, chia sẻ thông tin, nguồn lực => hoàn thành nhiệm vụ Từ 2 người trở lên Các thành viên có sự tương tác lẫn nhau Cùng chia sẻ một mục tiêu chung Tận tụy và cam kết với mục tiêu => ĐỘI Nhóm Đội Có một nhà lãnh đạo được chỉ định Vai trò lãnh đạo được luôn phiên hay chia sẻ Làm cho mọi cá nhân có trách nhiệm Làm cho các thành viên có trách nhiệm với nhau Xác lập các mục tiêu nhận dạng cho nhóm và tổ chức Xác lập sứ mệnh hay mục tiêu cụ thể của đội Kết quả công việc mang tính cá nhân Kết quả công việc mang tính tập thể Điều khiển các cuộc họp mặt có tính hiệu suất Điều khiển các cuộc họp khuyến khích thảo luận không giới hạn và giải quyết vấn đề Đo lường hiệu quả gián tiếp thông qua sự ảnh hưởng vào kinh doanh Đo lường hiệu quả trực tiếp bằng các đánh giá kết quả tập thể Thảo luận, quyết định, và ủy quyền cho cá nhân Thảo luận, quyết định, và chia sẻ công việc Sáng tạo và đổi mới Cải thiện chất lượng Đẩy nhanh tốc độ đáp ứng Năng suất cao hơn và chi phí thấp hơn Thúc đẩy sự động viên và thỏa mãn Các đội chức năng: Một đội chức năng được cấu thành bởi nhà quản trị phụ trách một bộ phận và các nhân viên dưới quyền thuộc phạm vi chuỗi mệnh lệnh chính thức, do đó các đội chức năng đôi khi còn được gọi là đội theo chuỗi mệnh lệnh. Các đội đa chức năng: Các đội đa chức năng được hợp thành bởi những thành viên cùng cấp nhưng đến từ các bộ phận chức năng khác nhau. Một dạng đội đa chức năng khác là đội phục vụ cho một mục tiêu đặc biệt, được tạo ra từ bên ngoài cấu trúc chính thức của tổ chức để thực hiện một dự án có tầm quan trong lớn hay có tính sáng tạo. Đội này đôi khi còn gọi là đội dự án, là một đội theo đuổi một mục tiêu đặc biệt nằm trong cấu trúc chính thức của tổ chức, nhưng các thành viên của đội có cảm nhận bản thân mình là một thực thể độc lập. Nhằm thúc đẩy sự tham gia của người lao động trong quá trình ra quyết định và tiến hành công việc, với mục tiêu hướng về việc cải thiện kết quả thực hiện. Các đội tự quản thường bao gồm khoảng 5 cho đến 20 công nhân đa kỹ năng, là những người có thể luân chuyển công việc để sản xuất trọn vẹn một sản phẩm hay dịch vụ, hoặc tối thiểu hoàn thành một cụm linh kiện cấu tạo nên thành phẩm. Các đội tự quản có những đặc trưng sau đây: Đội bao gồm những người lao động có nhiều kỹ năng và chức năng, và sự kết hợp những kỹ năng này cần đủ lớn để thực hiện các nhiệm vụ quan trọng của tổ chức. Đội này được phép tiếp cận các nguồn lực như thông tin, thiết bị, máy móc, và các nguồn cung ứng khác để thực hiện trọn vẹn một nhiệm vụ. Đội được trao thẩm quyền ra quyết định, điều này cho phép các thành viên tự do lựa chọn thành viên mới, giải quyết vấn đề, thực hiện chi tiêu, giám sát kết quả, và hoạch định những vấn đề trong tương lai. Một số lý do khiến làm việc theo đội trở thành một vấn đề nan: Chúng ta phải từ bỏ sự độc lập của mình. Chúng ta phải chịu đựng tình trạng “lười biếng xã hội” Các đội có thể phải đối diện với tình trạng rối loạn vận hành. Ngữ cảnh của tổ chức - Lãnh đạo - Chiến lược - Môi trường - Văn hóa - Hệ thống khen thưởng và kiểm soát Hình thức của đội - Chính thức - Tự quản - Ảo/toàn cầu Đặc trưng của đội - Quy mô - Sự đa dạng - Vai trò Cấu thành của đội - Kiến thức và kỹ năng - Lợi tích và chi phí Các quy trình của đội + Các giai đoạn phát triển + Sự gắn kết + Chuẩn mực + Giải quyết xung đột Hiệu quả công việc của đội + Sản lượng đầu ra + Sự thỏa mãn cá nhân + Năng lực thích ứng và học tập Đội ảo được hình thành từ những thành viên phân bố tại nhiều khu vực địa lý hay tổ chức khác nhau, là những người được liên kết lại với nhau chủ yếu qua công nghệ thông tin và truyền thông. Nhiều đội ảo còn là những đội có tính toàn cầu. Các đội ảo cũng tạo ra những thách thức khác thường như: Sử dụng công nghệ để xây dựng lòng tin và mối quan hệ là điều thiết yếu để đội làm việc có hiệu quả. Định dạng văn hóa thông qua công nghệ để củng cố các chuẩn mực hữu ích. Giám sát sự tiến triển và khen thưởng cho các thành viên có đóng góp trong việc dẫn dắt đội hướng về các mục tiêu. Các đặc trưng của đội gồm: quy mô, sự đa dạng, và vai trò của các thành viên. Quy mô của đội: Các đội cần có quy mô đủ lớn để hợp nhất các kỹ năng đa dạng cần thiết cho việc hoàn thành một nhiệm vụ, đảm bảo cho các thành viên có cơ hội thể hiện những cảm xúc tích cực và tiêu cực, và năng nổ trong việc giải quyết vấn đề. Tuy nhiên chúng nên đủ nhỏ để cho phép các thành viên cảm nhận về sự thân thiết khi trở thành một bộ phận không thể tách rời của đội, và truyền thông có hiệu quả và hiệu suất. Sự đa dạng: Sự đa dạng về phương diện chức năng và kỹ năng, cách thức tư duy, và các tính cách cá nhân thường là nguồn tạo ra sáng tạo. Hơn thế nữa, sự đa dạng tạo ra những bất đồng có tính xây dựng, và chúng sẽ dẫn đến các quyết định tốt hơn. Vai trò của các thành viên: vai trò chuyên gia để hoàn thành nhiệm vụ và vai trò tạo cảm xúc xã hội. Vai trò chuyên gia Phát sinh ý tưởng Cho ý kiến Tìm kiếm thông tin Tổng kết Kích hoạt Vai trò tạo cảm xúc xã hội Khuyến khích Tạo sự hòa đồng. Giảm căng thẳng. Theo sát Thỏa hiệp Các quy trình của đội đề cập đến những động lực thay đổi theo thời gian và có thể bị tác động bởi các nhà lãnh đạo đội. 1. Thành lập: Giai đoạn thành lập trong quá trình phát triển là thời kỳ định hướng và làm quen. 2. Sóng gió: Trong giai đoạn sóng gió, các tính cách cá nhân xuất hiện. Con người trở nên quyết đoán trong việc làm rõ vai trò của họ và những gì mà họ mong đợi. 3. Định chuẩn: Trong giai đoạn định chuẩn, các xung đột đã được giải quyết, sự hòa đồng và thống nhất trong đội đã xuất hiện. 4. Thành tựu: Các thành viên đã cam kết thực hiện sứ mệnh của đội. Họ tương tác với nhau thường xuyên, hướng mọi thảo luận và tạo các ảnh hưởng đến việc hoàn thành các mục tiêu của đội. 5. Chấm dứt: Trong giai đoạn này nhấn mạnh đến việc thu gọn và giảm cường độ. Việc thực hiện nhiệm vụ không còn là một ưu tiên hàng đầu. Sự gắn kết của đội là mức độ mà mọi thành viên bị thu hút bởi đội và được động viên để được là một thành viên của đội. Các nhân tố quyết định sự gắn kết của đội  Sự tương tác trong đội. Khi các thành viên trong đội thường xuyên liên hệ với nhau, họ sẽ biết rõ hơn về người khác, sẽ xem mình là một tế bào trong đội, và trở nên tận tụy hơn trong công việc của đội.  Các mục tiêu được chia sẻ. Nếu các thành viên trong đội đồng ý với các mục tiêu và phương hướng, họ sẽ gắn kết nhiều hơn.  Sự hấp dẫn của đội với cá nhân, nói lên các thành viên có những thái độ và giá trị tương tự nhau và thích thú khi làm việc cùng nhau. Nhân tố thuộc về ngữ cảnh của đội cũng tác động đến sự gắn kết của đội. Sự hiện diện của cạnh tranh. Khi một đội có mức độ cạnh tranh vừa phải với các đội khác, sự gắn kết với đội sẽ tăng khi mọi người nỗ lực để giành chiến thắng. Sự thành công của đội và sự đánh giá đầy thuận lợi của những người bên ngoài đối với đội cũng làm gia tăng sự gắn kết. Các kết quả xuất hiện từ sự gắn kết của đội được chia thành hai nhóm: tinh thần làm việc và năng suất.  Tinh thần làm việc sẽ cao hơn trong những đội có sự gắn kết do sự gia tăng truyền thông giữa các thành viên, bầu không khí thân thiện trong đội, sự duy trì tính cách thành viên nhờ vào sự tận tụy với đội, trung thành, sự tham gia vào việc ra quyết định và các hoạt động khác của đội.  Năng suất: một môi trường đầy tính tích cực và thân thiện sẽ đóng góp vào việc tăng năng suất cũng như sự thỏa mãn của các thành viên trong đội. Chuẩn mực của đội là một tiêu chuẩn phi chính thức về hành xử được định hình bởi các thành viên của đội và nó sẽ định hướng hành vi. Các chuẩn mực có giá trị rất lớn vì chúng cung cấp một khung tham chiếu cho những gì được kỳ vọng và có thể chấp nhận được. Các chuẩn mực bắt đầu hình thành từ sự tương tác ban đầu giữa các thành viên trong một đội khi thành lập. Bốn cách để phát triển chuẩn mực của đội Chủ yếu nhất: từ hành vi ban đầu tạo ra tiền lệ Được mang đến từ kinh nghiệm bên ngoài Tuyên bố rõ ràng từ lãnh đạo hay các thành viên Các sự kiện quan trọng trong lịch sử đội Xung đột đề cập đến những tương tác đối kháng nhau trong đó một đối tác cố gắng ngăn chặn những quyết tâm hay mục tiêu của người khác. Các dạng xung đột:  xung đột nhiệm vụ  xung đột quan hệ. Hiệu quả cao nhất Sự cạnh tranh để chiếm hữu nguồn lực. Các mục tiêu khác nhau. Sự thất bại trong truyền thông. Thiếu sự tin cậy. Thiếu vắng các tín hiệu phi ngôn ngữ trong tương tác trên mạng ảo. Thống trị Né tránh Đàm phán được sử dụng khi xung đột được chính thức hóa như trường hợp của công đoàn và giới quản trị. Đàm phán hợp nhất: dựa trên giả định hai bên cùng thắng, theo cách này các đối tác đều muốn đưa ra một giải pháp sáng tạo đem lại lợi ích cho cả đôi bên. Đàm phán phân phối: giả định rằng kích thước của “miếng bánh” là cố định, và các thành viên cố gắng giành về phần minh càng nhiều thì càng tốt . Một đối tác muốn thắng có nghĩa là đối tác khác sẽ thua. Các nguyên tắc để đạt được giải pháp hai bên cùng thắng Tách con người ra khỏi vấn đề. Tập trung vào lợi ích chứ không phải nhu cầu hiện tại. Lắng nghe và đặt câu hỏi. Cần kiên định rằng các kết quả phải dựa trên những chuẩn mực khách quan.