Bài giảng Quản trị học - Chương 2: Tổ chức, các thành tố của cấu trúc tổ chức

1 © Nguyễn Minh Đức 2009 QUẢN TRỊ HỌC NGUYỄN MINH ĐỨC ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TPHCM Bài giảng 2 © Nguyễn Minh Đức 2009 Nội dung môn học v Tổng quan về quản trị học v Tổ chức, các thành tố của cấu trúc tổ chức v Lãnh đạo, quản lý nhóm & kỹ năng giao tiếp v Hoạch định, tổ chức & phát triển công việc v Hưởng ứng đổi mới & thay đổi v Xây dựng mối quan hệ để làm việc hiệu quả 3 © Nguyễn Minh Đức 2009 TỔ CHỨC, CÁC THÀNH TỐ CỦA CẤU TRÚC TỔ CHỨC , Chương 2 4 © Nguyễn Minh Đức 2009 Nội dung v Định nghĩa tổ chức & cấu trúc tổ chức v Mục tiêu của tổ chức v Các nguyên tắc của tổ chức quản trị v Các tiêu chuẩn thiết kế bộ máy tổ chức v Cấu trúc của tổ chức v Các thành tố trong một cấu trúc tổ chức v Cấu trúc tổ chức trong xu hướng mới v Qui trình làm việc v Quản trị nhân sự 5 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Định nghĩa tổ chức “Organizing is a process of arranging tasks, allocating resources and arranging activities to implement the plans (for accomplish a goal)” 6 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Định nghĩa tổ chức “Tổ chức là qui trình họat động thành lập nên các bộ phận, các cấp đồng thời xác lập mối quan hệ về quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận đó nhằm thực hiện mục tiêu chung” 7 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Cấu trúc tổ chức là gì? “C
u trúc t chc là mt h thng: Công vic, Qui trình công vic (workflows), Báo cáo, Các quan h & Giao tip qua li” 8 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Mục tiêu của tổ chức §Moâi tröôøng noäi boä thuaän lôïi §Phaùt huy naêng löïc ñeå hoaøn thaønh muïc tieâu 9 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Các nguyên tắc của tổ chức quản trị § Thoáng nhaát chæ huy § Nguyeân taéc caân ñoái: Quyeàn haønh, Traùch nhieäm, Coâng vieäc § Nguyeân taéc linh hoaït § Nguyeân taéc hieäu quaû 10 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Các nhân tố ảnh hưởng §Chiến lược công ty §Môi trường (vĩ mô & vi mô) § Kỹ thuật công nghệ của doanh nghiệp §Địa lý § Phong cách lãnh đạo 11 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Cấu trúc tổ chức §Các tiêu chuẩn thiết kế bộ máy tổ chức • Soá löôïng nhaân vieân • Thôøi gian laøm vieäc • Tính chất cuûa coâng vieäc • Laõnh thoå, saûn phaåm, khaùch haøng • Qui trình, thieát bò: (boä phaän ñuùc, caét goït..) • , 12 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Cấu trúc tổ chức §Cấu trúc tổ chức theo chức năng §Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm §Cấu trúc tổ chức theo khách hàng §Cấu trúc tổ chức theo địa lý (vùng lãnh thổ) §Cấu trúc tổ chức theo Qui trình làm việc §Cấu trúc tổ chức theo ma trận 13 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Cấu trúc tổ chức §Cấu trúc tổ chức theo chức năng Tổng Giám Đốc GĐ Bán hàng GĐ Tài ChínhGĐ Marketing GĐ Nhà máy Công ty Colgate Palmolive Việt Nam 14 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Cấu trúc tổ chức §Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm Tổng Giám Đốc GĐ Tài ChínhGĐ Marketing GĐ Nhân sự Hàng gia dụng Hàng điện máy Hàng nội thất Siệu Thị ABC 15 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Cấu trúc tổ chức §Cấu trúc tổ chức theo khách hàng Tổng Giám Đốc Khối tiêu dùng Khối doanh nghiệp Khối du học Ngân hàng ABC 16 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Cấu trúc tổ chức §Cấu trúc tổ chức theo địa lý Tổng Giám Đốc GĐ Châu Á GĐ Châu MỹGĐ Châu Âu GĐ Châu Phi GĐ Việt Nam GĐ Thái Lan GĐ Nhật Bản 17 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Cấu trúc tổ chức §Cấu trúc tổ chức theo qui trình làm việc GĐ bán hàng qua ĐT Nghe điện thọai Xử lý đơn hàng Giao hàng 18 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Cấu trúc tổ chức §Cấu trúc tổ chức theo ma trận Ban Giám Đốc GĐ Marketing GĐ Tài Chính GĐ Bán hàng GĐ Nhân sự Dự an A Dự an B Dự an C Công ty Nhà Đất ABC 19 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Các thành tố trong một cấu trúc tổ chức § Sơ đồ tổ chức (Organization chart) §Con người §Hệ thống thông tin (Mối quan hệ giữa các bộ phận & vị trí trong sơ đồ tổ chức) 20 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Cấu trúc tổ chức trong xu hướng mới § Lý do • Trong thời gian tới thị trường có nhiều biến động về: – Lực lượng lao động – Nhu cầu thị trường – Tính cạnh tranh – Toàn cầu hóa • Do đó: – Tổ chức phải năng động – Thông tin chính xác – Nhất quán – Phối hợp cao, 21 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Cấu trúc tổ chức trong xu hướng mới §Đa thành phần § Thấp “tầng” (decrease hierarchy) § Linh họat cao § Tính độc lập cao §Nhân viên nhiều kỹ năng & năng lực § Văn hóa tổ chức phải “Cởi mở, hợp tác & cam kết § .., 22 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC Khách hàng Nhân viên Nổ lực thảo mãn nhu cầu khách hàng Nhóm trưởng or quản lý Hổ trợ nhân viên & giải quyết vấn đề Quản lý cao cấp Truyền đạt chiến lược & nhiệm vụ của tổ chức v Cấu trúc tổ chức trong xu hướng mới Hổ trợ Hổ trợ Hổ trợ 23 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Tầm hạn & phân quyền trong tổ chức § Tầm hạn quản trị “Tầm hạn quản trị là số lượng nhân sự mà nhà quản trị cấp trên có thể quản lý một cách hiệu quả” 24 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Tầm hạn & phân quyền trong tổ chức §Các nhân tố ảnh hưởng đến tầm hạn • Khả năng của cấp dưới • Tính chính xác & rõ ràng của kế họach • Phân công công việc cho từng cá nhân bộ phận • Biến động của môi trường (Vi mô & vĩ mô) • Hệ thống thông tin qua lại • Số lần tiếp xúc cá nhân cần thiết do đặc thù, 25 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Tầm hạn & phân quyền trong tổ chức § Ví dụ: TGĐ GĐ TC GĐ BH GĐ NS Qlý 1 Qlý 2 Qlý 3 Giám sát 1 Giám sát 2 Giám sát 3 Tầm hạn hẹp 26 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Tầm hạn & phân quyền trong tổ chức § Ví dụ: TGĐ GĐ TC GĐ BH GĐ NS GĐ TM Qlý 1 Qlý 2 Qlý 3 Qlý 4 Giám sát 1 Giám sát 2 Giám sát 3 Giám sát 4 GĐ Mkting GĐ ĐN Qlý 5 Qlý 6 Giám sát 5 Giám sát 6 Tầm hạn rộng 27 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Tầm hạn & phân quyền trong tổ chức § Tầm hạn quản trị • Tầm hạn hẹp – Ưu điểm: » Chặt chẽ » Thông tin nhanh, chính xác – Nhược điểm » Nhiều lúc cấp trên can thiệp sâu » Tăng thêm nhiều cấp quản lý (tốn kém) » Tạo khoảng cách quá xa giữa cấp cao & thấp nhất 28 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Tầm hạn & phân quyền trong tổ chức § Tầm hạn quản trị • Tầm hạn rộng – Ưu điểm: » Giảm thiểu số cấp quản lý » Tạo sự gần gũi giữa các cấp – Nhược điểm » Người quản lý có thể quá tải » Nguy cơ không quản lý được cấp dưới » Thông tin chậm, 29 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Tầm hạn & phân quyền trong tổ chức § Phân quyền và ủy quyền • Phân quyền Là xu hướng phân tán quyền ra quyết định của nhà quản trị cao cấp cho các nhà quản trị cấp dưới. Thực chất của phân quyền là phân chia quyền điều hành cho cán bộ cấp dưới • Ủy quyền Là giao phó quyền hành & trách nhiệm của mình cho người khác để thực hiện một hay một vài nhiệm vụ nhất định 30 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Tầm hạn & phân quyền trong tổ chức §Các nguyên tắc trong phân quyền & ủy quyền • Giao quyền theo kết quả mong muốn • Giao quyền theo chức năng • Giao quyền theo nguyên tắc bậc thang • Giao quyền theo cấp bậc • Thống nhất trong mệnh lệnh • Nguyên tắc tính tuyệt đối trong trách nhiệm • Tương xứng giữa quyền hạn & trách nhiệm 31 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Tầm hạn & phân quyền trong tổ chức §Các yếu tố xác định mức độ phân quyền • Quy mô tổ chức (công ty) • Lịch sữ hình thành & phát triển • Mức độ mong muốn được độc lập của cấp dưới • Năng lực của cán bộ cấp dưới • Lãnh thổ (rộng hay hẹp) • Hệ thống kiểm tra ra sao? • Phong cách lãnh đạo • Tính năng động của tổ chức • Áp lực môi trường 32 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Tầm hạn & phân quyền trong tổ chức §Các nghệ thuật khi phân quyền & ủy quyền • Tin cậy vào cấp dưới • Sẵn lòng giao quyền • Chấp nhận thất bại của người khác • Có phương pháp kiểm tra, đôn đốc, 33 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Qui trình làm việc § Thiết kế tổ chức là gì? Là qui trình hình thành cấu trúc tốt nhất để phục vụ mục tiêu & sứ mạng của tổ chức (Is the process of creating structures that best serve the mission & objectives of organization) 34 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Qui trình làm việc §Các yếu tố quan trọng khi thiết kế tổ chức Môi trường Chiến lược Kỹ thuật (chuyên môn)Qui mô Con người 35 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Qui trình làm việc §Các kiểu của thiết kế tổ chức • Bureaucratic design (thiết kế kiểu hành chính) Giám Đốc Trưởng phòng Trương Phòng Trưởng phòng 36 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Qui trình làm việc §Các kiểu của thiết kế tổ chức • Adaptive design (thiết kế theo kiểu thị trường) 37 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Qui trình làm việc §Qui trình (workflow) Là sự di chuyển công việc từ một điểm đến một điểm khác trong hệ thống 38 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Qui trình làm việc Phòng mua hàng Nhà cung ứng Kho nhận hàng Phòng kế tóan Gửi đơn hàng Gửi đơn hàng (copy) Giao hàng Phiếu nhận hàng G ử ih óa đ ơ n Kiểm tra & thanh toán 39 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Qui trình làm việc §Các bước khi thiết kế qui trình làm việc • Liệt kê các bộ phân & phòng ban liên quan • Liệt kê các công việc • Sắp xếp thứ tự công việc • Thiết kế mạch thông tin để liên lạc & kiểm soát • Vẽ hay mô tả chi tiết qui trình • Áp dụng • Điều chỉnh nếu cần thiết 40 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Quản trị nhân sự §Quản trị nhân sự là gì? • Là qui trình: – Thu hút, tuyển dụng – Phát triển – Duy trì chất lượng (cao) của lực lượng lao động trong doanh nghiệp 41 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Quản trị nhân sự §Mục tiêu của quản trị nhân sự RIGHT PEOPLE IN THE RIGHT PLACE 42 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Quản trị nhân sự § Tính đa dạng trong nhân sự • Đa dạng về văn hóa • Đa dạng về giới tính • Đa dạng về tôn giáo • Đa dạng về quốc gia • Đa dạng trong ngành nhề • .., 43 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Quản trị nhân sự §Các bước trong chiến lược hoạch định nhân sự Xem xét lại nhiệm vụ, mục tiêu & chiến lược công ty Xem xét lại mục tiêu & chiến lược nhân sự Dự báo nhu cầu nhân sựĐánh giá nhân sự hiện tại Kế hoạch phát triển & bổ xung nguồn nhân lực So sánh 44 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Quản trị nhân sự § THU HÚT,TUYỂN DỤNG §ĐÀO TẠO & PHÁT TRIỂN §DUY TRÌ CHẤT LƯỢNG 45 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Quản trị nhân sự § THU HÚT,TUYỂN DỤNG • Qui trình tuyển dụng – Nguồn tuyển dụng » Nội bô » Bên ngòai – Mô tả công việc » Cụ thể » Rõ ràng » .., 46 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Quản trị nhân sự § Thu hút,tuyển dụng • Chọn lựa & ra quyết định Hồ sơ xin việc Phỏng vấn Kiểm tra (Test) Tham khảo công ty cũ Thực hàng Phân tích & ra quyết định Nghèo nàn Thiếu tham vọng & chất lượng Thấp Không đánh giá cao Chưa phù hợp với yêu cầu Không đạt – Loại 47 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Quản trị nhân sự §Đào tạo & phát triển • Đào tạo – Đào tạo trên công việc – Đào tạo (trong lớp học) 48 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Quản trị nhân sự §Đào tạo & phát triển • Phát triển nhân viên – Hệ thống đánh giá kết quả (Performance Appraisal system) – Ghi nhận các yêu cầu phát triển kỹ năng của nhân viên Xem form performance appraisal 49 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Quản trị nhân sự §Duy trì chất lượng, • Phát triển nghề nghiệp của nhân viên • Cân bằng cuộc sống & công việc • Chế độ phúc lợi • Thăng tiến & xoay vòng 50 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tổ chức, các thành tố của CTTC v Quản trị nhân sự §Các vấn đề cần lưu ý • An tòan & sức khỏe trong công việc • Phân biệt đối xử • Quấy rối tình dục nơi công sở