Bài giảng Quản trị học - Chương 3: Văn hóa công ty và môi trường - Trần Đăng Khoa

Chương 3 Văn hóa công ty và môi trường TS. Trần Đăng Khoa Nội dung 1. Bạn có thích ứng với sự bất ổn trong quản trị? 2. Môi trường bên ngoài 3. Mối quan hệ của môi trường và tổ chức 4. Môi trường bên trong: Văn hóa tổ chức 5. Các loại hình văn hóa tổ chức 6. Định dạng văn hóa tổ chức để đáp ứng với sự đổi mới 1. Bạn có thích ứng với sự bất ổn trong quản trị? Các phát biểu Hầu như đúng Hầu như không đúng 1. Luôn thích thú khi nghe những ý tưởng mới thậm chí khi đang cố gắng hoàn thành công việc đúng thời hạn. 2. Luôn hoan nghênh những cách nhìn khác thường từ người khác, thậm chí khi đang làm việc dưới áp lực lớn. 3. Tạo nên một điểm nhấn khi tham dự các triển lãm thương mại trong ngành hay các sự kiện của công ty. 4. Đặc biệt khuyến khích người khác nói ra những ý kiến và lập luận trái chiều 5. Luôn đặt ra những câu hỏi khác thường 6. Luôn đưa ra những nhận xét về ý nghĩa của các dữ liệu và các vấn đề 7. Phát biểu những ý kiến có thể gây tranh luận với nhà quản trị cấp trên và những người đồng cấp 8. Đề xuất những cách thức để cải thiện cách thức làm việc của mình và người khác Môi trường của tổ chức 2. Môi trường bên ngoài Môi trường bên ngoài của tổ chức bao gồm tất cả những yếu tố tồn tại bên ngoài phạm vi của tổ chức và nó có tiềm năng tác động đến tổ chức. Môi trường bên ngoài bao gồm:  các đối thủ cạnh tranh,  các nguồn lực,  công nghệ, và  bối cảnh kinh tế có tác động đến tổ chức. Môi trường tổng quát Môi trường tổng quát tác động gián tiếp đến tổ chức. Các khía cạnh của môi trường tổng quát bao gồm: bối cảnh quốc tế, bối cảnh công nghệ, bối cảnh văn hóa-xã hội, bối cảnh kinh tế, bối cảnh chính trị-luật pháp, và bối cảnh tự nhiên. Tổ chức thường phải thích nghi Bối cảnh quốc tế Thị trường toàn cầu là một sân chơi phẳng mà trong đó sự phân chia ranh giới địa lý không còn thích hợp nữa (Thomas Friedman) => Mở rộng thị trường, chuỗi cung ứng toàn cầu => Cần xem xét mọi khía cạnh trên phạm vi toàn cầu. Môi trường quốc tế sẽ tạo ra các đối thủ cạnh tranh, khách hàng, và nhà cung ứng mới, cũng như định hình các xu hướng xã hội, công nghệ, và kinh tế. Bối cảnh công nghệ Khía cạnh công nghệ trong môi trường tổng quát bao hàm những tiến bộ về công nghệ và kỹ thuật trong một ngành hay trong toàn xã hội. Cách mạng công nghiệp đầu tiên sử dụng năng lượng nước và hơi nước để cơ giới hóa sản xuất. Cuộc cách mạng lần 2 diễn ra nhờ ứng dụng điện năng để sản xuất hàng loạt. Cuộc cách mạng lần 3 sử dụng điện tử và công nghệ thông tin để tự động hóa sản xuất. Bây giờ, cuộc Cách mạng Công nghiệp Thứ tư đang nảy nở từ cuộc cách mạng lần ba, nó kết hợp các công nghệ lại với nhau, làm mờ ranh giới giữa vật lý, kỹ thuật số và sinh học. Bối cảnh công nghệ Bối cảnh văn hóa xã hội Khía cạnh văn hóa xã hội thể hiện các đặc trưng về: nhân khẩu học các chuẩn mực thói quen các giá trị của dân cư nói chung. Bối cảnh văn hóa xã hội 1945 – 1963: Thế hệ bùng nổ trẻ em (baby boomer) 1964 – 1980: Thế hệ X 1981 – 1993: Thế hệ Y 1994 – 200x: Thế hệ Z Technologically-savy customer => Thế hệ C (thế hệ kết nối): sinh sau 1990 Bối cảnh kinh tế Tốc độ tăng trưởng Lãi suất Cán cân thanh toán Tỷ giá hối đoái Lạm phát Thất nghiệp Thu nhập bình quân Thuế Thị trường chứng khoán Offshoring Xu hướng bảo hộ Bối cảnh chính trị và luật pháp Bối cảnh tự nhiên Vị trí địa lý Địa hình Khí hậu Tài nguyên Bối cảnh tự nhiên Thuật ngữ môi trường sinh thái đề cập đến mối quan hệ giữa con người, các động vật, không khí, đất đai, và nguồn nước hỗ trợ cho chúng. Sinh thái Bối cảnh tự nhiên Sinh thái Sự đa dạng sinh thái Tình trạng ô nhiễm không khí Ô nhiễm đất đai Ô nhiễm nguồn nước Ràng buộc pháp lý về bảo vệ môi trường Môi trường công việc Môi trường công việc bao gồm những yếu tố có mối quan hệ trực tiếp đến hoạt động của tổ chức. Các yếu tố của môi trường công việc bao gồm:  khách hàng,  đối thủ cạnh tranh,  nhà cung ứng, và  thị trường lao động. Khách hàng Đối thủ cạnh tranh Nhà cung ứng Thị trường lao động Thị trường lao động bao gồm những con người trong yếu tố môi trường được thuê để làm việc cho tổ chức. Các áp lực của thị trường lao động 1. sự gia tăng nhu cầu những công nhân có kiến thức về máy tính; 2. sự cần thiết của việc đầu tư liên tục nguồn lực con người thông qua hoạt động tuyển mộ, giáo dục và đào tạo để đáp ứng các nhu cầu có tính cạnh tranh trên phạm vi toàn cầu; 3. tác động của các khối mậu dịch quốc tế, tự động hóa, việc tạo nguồn, và dịch chuyển địa điểm phân bố nhà máy vào sự dịch chuyển lao động đã tạo nên sự dư thừa lao động tại nơi này nhưng tạo ra sự thiếu hụt lao động tại nơi khác. 3. Mối quan hệ tổ chức - môi trường Sự bất trắc của môi trường Sự bất trắc của môi trường Sự bất trắc hay không chắc chắn thể hiện việc các nhà quản trị không có đầy đủ thông tin về các yếu tố của môi trường để có thể thấu hiểu và dự đoán những nhu cầu và sự thay đổi của môi trường Thích ứng với môi trường Sự thay đổi của môi trường có thể tiến triển không mong đợi.  => Các nhà quản trị cần sử dụng nhiều chiến lược để thích ứng:  tiến hành vai trò kết nối xuyên ranh giới (boundary-spanning role),  sự hợp tác liên tổ chức (interorganzational partnership), và  sát nhập hay liên doanh. Vai trò kết nối xuyên ranh giới Liên kết và phối hợp tổ chức với các yếu tố thiết yếu của môi trường bên ngoài (vd: vận động hành lang để tác động lên chính phủ). sử dụng hoạt động thu thập thông tin kinh doanh (business intelligence). Hợp tác liên tổ chức Khi: môi trường cạnh tranh càng gay gắt, công nghệ thay đổi không ngừng, khuynh hướng thay đổi bản chất kiểm soát của chính phủ xảy ra, => chỉ có một vài công ty có thể cạnh tranh có hiệu quả => các công ty phải thực hiện sự liên kết với các công ty khác theo các hình thức hợp tác đa dạng. Từ đối kháng => Hợp tác Từ định hướng đối kháng Đến định hướng hợp tác • Nghi ngờ, cạnh tranh, giao dịch bình thường • Lòng tin, tạo ra giá trị cho đôi bên • Giá cả, hiệu suất, lợi nhuận cho riêng mình • Góp vốn, đối xử công bằng, mọi người cùng có lợi nhuận • Thông tin và thông tin phản hồi: giới hạn • Kinh doanh điện tử liên kết để chia sẻ thông tin và tiến hành các giao dịch điện tử • Giải quyết mâu thuẩn thông qua kiện cáo • Phối hợp mật thiết, các đội làm việc ảo và làm việc trực diện • Tối thiểu hóa sự gắn kết và đầu tư ban đầu cao sau đó giảm dần • Gắn kết với đối tác trong thiết kế và sản xuất sản phẩm • Hợp đồng ngắn hạn • Hợp đồng dài hạn • Các hợp đồng hạn giới hạn các mối quan hệ • Trợ giúp kinh doanh vượt ra khỏi những quy định trong hợp đồng Sáp nhập và liên doanh Một bước tiến vượt ra khỏi tầm hợp tác chiến lược sẽ xuất hiện khi các công ty bắt đầu thực hiện các hoạt động liên quan đến sự sáp nhập hay liên doanh để giảm thiểu sự bất ổn của môi trường. Một liên doanh bao hàm một liên minh hay một chương trình mang tính chiến lược được hình thành bởi hai hay nhiều hơn hai tổ chức. Một liên doanh thường xuất hiện khi một dự án trở nên quá phức tạp, tốn kém, hay ẩn chứa nhiều bất ổn cho một công ty điều hành nó một mình. 4. Môi trường nội bộ: văn hóa tổ chức Môi trường nội bộ mà nhà quản trị phải hoạt động trong phạm vi đó bao gồm văn hóa công ty, công nghệ sản xuất, cấu trúc tổ chức, và hệ thống cơ sở vật chất. Văn hóa công ty thể hiện một vai trò rất quan trọng trong việc tạo nên lợi thế cạnh tranh. Văn hóa tổ chức cần phải thích ứng với nhu cầu của môi trường bên ngoài và chiến lược của công ty. Văn hóa tổ chức Văn hóa như là tập hợp các giá trị cốt lõi, niềm tin, sự thấu hiểu, và những chuẩn mực được chia sẻ bởi các thành viên trong tổ chức. Văn hóa là một mô thức của các giá trị nền tảng được chia sẻ và các quan niệm về cách thức thực hiện các công việc trong tổ chức. Mô thức này được học tập bởi các thành viên khi họ phải đương đầu với các vấn đề bên trong và bên ngoài và nó được truyền đạt cho các thành viên mới như là những cách thức đúng trong nhận thức, tư duy, và cảm nhận. Hai cấp độ văn hóa Cấp độ bề mặt: những yếu tố tạo ra từ con người và có thể nhìn thấy được (cách thức ăn mặc, các chuẩn mực về hành vi, các biểu hiện về ngôn ngữ cơ thể, các nghi thức của tổ chức, và cách bố trí mặt bằng văn phòng). Các giá trị và niềm tin: không thể quan sát được nhưng có thể được nhận thức thông qua cách thức con người giải thích và khẳng định về những gì họ làm. Những giá trị này có thể được giải thích thông qua các câu chuyện, ngôn ngữ, và các biểu tượng mà các thành viên trong tổ chức sử dụng để thể hiện chúng. Các biểu tượng Các biểu tượng được định nghĩa như là một vật thể, hành động, hoặc sự kiện và chúng sẽ chuyển tải các ý nghĩa đến người khác. Các câu chuyện Câu chuyện được xem là một bài tường thuật dựa trên những sự kiện thực được lặp đi lặp lại thường xuyên và được chia sẻ bởi những người nhân viên trong tổ chức. Các câu chuyện tô vẽ nên những bức tranh nhằm hỗ trợ việc hình tượng hóa tầm nhìn và các giá trị của công ty cũng như giúp cho người nhân viên nhân cách hóa và hấp thu chúng. Những anh hùng Nhân vật anh hùng là một biểu tượng, minh họa cho các kỳ tích, các nét đặc sắc, và các đặc trưng của một văn hóa bền vững. Các nhân vật anh hùng đóng vai trò là một hình mẫu cho các nhân viên noi theo. Các nhân vật anh hùng như những huyền thoại bền vững sẽ liên tục ảnh hưởng đến văn hóa tổ chức thậm chí ngay cả khi họ qua đời. Các thông điệp Một thông điệp được thể hiện bằng một nhóm từ hay một câu dùng để diễn đạt một cách cô đọng các giá trị cốt lõi của công ty. Các nghi lễ Nghi lễ được xem là hoạt động có hoạch định ở một sự kiện đặc biệt mà nó được tiến hành. Các nhà quản trị tổ chức các nghi lễ để cung cấp các hình mẫu gây cảm xúc mạnh về giá trị của công ty. Các nghi lễ là những cơ hội đặc biệt để tăng cường các thành tựu có giá trị. Tạo nên các mối liên kết giữa con người bằng cách cho phép họ chia sẻ các sự kiện quan trọng, tôn vinh và kỷ niệm các anh hùng. 5. Các loại hình văn hóa Linh hoạt Ổn định Văn hóa định hướng vào sự thích nghi  Văn hóa định hướng vào sự thích ứng hình thành trong một môi trường đòi hỏi tổ chức phải có những phản ứng nhanh và ra quyết định trong điều kiện rủi ro cao.  Các nhà quản trị sẽ khuyến khích các giá trị hỗ trợ cho khả năng của công ty trong việc phát hiện nhanh chóng, giải thích được, và chuyển hóa những dấu hiệu từ môi trường thành những hành vi mới.  Người lao đông trong tổ chức được giao quyền tự chủ trong việc ra quyết định và tự do hành động để đáp ứng các yêu cầu mới, và năng lực phản ứng nhanh trước yêu cầu của khách hàng được đánh giá cao. Văn hóa định hướng thành tựu  Văn hóa định hướng thành tựu thì thích hợp với những tổ chức quan tâm đến việc phục vụ cho một nhóm khách hàng riêng biệt trong môi trường bên ngoài, nhưng không phải đối mặt với nhu cầu lớn về sự linh hoạt và thay đổi nhanh chóng.  Văn hóa định hướng vào thành tựu nhấn mạnh đến những giá trị như sự cạnh tranh, sự quyết đoán, sáng kiến cá nhân, cắt giảm chi phí, và sự sẵn lòng làm việc lâu dài và nỗ lực để đạt được kết quả.  Việc nhấn mạnh vào giành lấy thắng lợi và đạt được các mục tiêu đầy tham vọng là chất kết dính giữ cho tổ chức tập hợp các hoạt động và con người lại với nhau. Văn hóa định hướng vào sự tận tụy Văn hóa định hướng vào sự tận tụy nhấn mạnh sự tập trung vào bên trong như sự cam kết và tham gia của người nhân viên để thích ứng với những nhu cầu đang thay đổi của môi trường. Văn hóa này đề cao giá trị đáp ứng các nhu cầu của người nhân viên, và tổ chức cần mang những đặc trưng như sự chăm sóc, bầu không khí thân thiện như một gia đình. Các nhà quản trị nhấn mạnh đến những giá trị như sự hợp tác, quan tâm cả người nhân viên và khách hàng, và tránh tạo sự khác biệt về địa vị. Văn hóa hướng về sự ổn định Văn hóa hướng về sự ổn định tập trung vào các khía cạnh bên trong và định hướng về sự nhất quán trong một môi trường ổn định. Việc tuân thủ các quy định và sự thịnh vượng được đánh giá cao, và loại hình văn hóa này hỗ trợ và khen thưởng cho các cách thức thực hiện công việc có phương pháp hợp lý, và theo trật tự. 6. Định dạng văn hóa tổ chức để đáp ứng với sự đổi mới Yếu tố làm gia tăng giá trị công ty cao nhất chính là con người và cách thức mà họ được đối xử. Văn hóa tổ chức được xem là một cơ chế quan trọng nhất của họ để thu hút, động viên, và lưu giữ những nhân viên tài năng, là một năng lực được xem là chỉ báo tốt nhất cho sự tuyệt hảo của toàn bộ tổ chức. Quản trị nền văn hóa có hiệu suất cao Lãnh đạo văn hóa Các nhà quản trị cần thực hiện sự truyền thông rộng khắp để đảm bảo mọi người nhân viên thấu hiểu các giá trị văn hóa mới hình thành, và họ có thể chuyển hóa các giá trị này thành những hành động hay ngôn ngữ. Một nhà lãnh đạo văn hóa cần nhận dạng và sử dụng các tín hiệu và các biểu tượng để tác động vào văn hóa tổ chức. Lãnh đạo văn hóa Các nhà lãnh đạo văn hóa tác động vào văn hóa theo hai khía cạnh chủ yếu: Truyền thông rõ ràng tầm nhìn về văn hóa tổ chức để người nhân viên có thể tin vào nó Lưu ý đến các hoạt động hàng ngày để củng cố tầm nhìn về văn hóa TS. Trần Đăng Khoa