Bài giảng Quản trị học - Chương 3: Xây dựng mối quan hệ để làm việc hiệu quả

1 © Nguyễn Minh Đức 2009 QUẢN TRỊ HỌC NGUYỄN MINH ĐỨC ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TPHCM Bài giảng 2 © Nguyễn Minh Đức 2009 XÂY DỰNG MỐI QUAN HỆ ðỂ LÀM VIỆC HIỆU QUẢ (Contribute to effect workplace relationship) I I I ( tri t t ff t r l r l ti i ) 3 © Nguyễn Minh Đức 2009 Nội dung v Tìm, nhận, giao tiếp thông tin & ý tưởng v Khuyến khích sự tự tín và hy vọng v Xác định, sử dụng mạng lưới & quan hệ v Đóng góp để có kết quả tốt hơn 4 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tìm, nhận, giao tiếp thông tin & ý tưởng v Tìm kiếm thông tin §Nội bộ công ty • Chú ý đến các chính sách bảo mật của công ty • Thông tin từ: – Kế hoạch kinh doanh – Từ cấp trên và đồng nghiệp – Từ các báo cáo có sẵn – Từ báo chí – , 5 © Nguyễn Minh Đức 2009 v Tìm kiếm thông tin § Bên ngoài • Internet • Khách hàng • Chuyên gia (về lĩnh vực đó) • Thư viện tổng hợp • Đối thử cạnh tranh • Các tài liệu liên quan Tìm, nhận, giao tiếp thông tin & ý tưởng 6 © Nguyễn Minh Đức 2009 v Tìm kiếm thông tin § Bên ngoài • Internet – Về tình hình kinh doanh của ngành hàng – Sản phẩm – Khách hàng – Khu vực – .., Tìm, nhận, giao tiếp thông tin & ý tưởng 7 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tìm, nhận, giao tiếp thông tin & ý tưởng v Tìm kiếm thông tin § Bên ngoài • Khách hàng – Phản hồi – Câu hỏi – Những ý kiến 8 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tìm, nhận, giao tiếp thông tin & ý tưởng v Tìm kiếm thông tin § Bên ngoài • Chuyên gia (về lĩnh vực đó) – Những thông tin chưa có sẵn – Những nhận định, suy nghị – , 9 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tìm, nhận, giao tiếp thông tin & ý tưởng v Tìm kiếm thông tin § Bên ngoài • Thư viện tổng hợp – Những thông tin thứ cấp – Những báo cáo trung lập – Những nghiên cứu sơ khai – , 10 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tìm, nhận, giao tiếp thông tin & ý tưởng v Tìm kiếm thông tin § Bên ngoài • Đối thử cạnh tranh – Về giá thành – Sản phẩm & dịch vụ – Những thông tin liên quan đến vấn đề mà bạn quan tâm 11 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tìm, nhận, giao tiếp thông tin & ý tưởng v Tìm kiếm thông tin § Bên ngoài • Các tài liệu liên quan – Tài liệu chuyên ngành – Báo chí – Tờ rơi – Catalog – , 12 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tìm, nhận, giao tiếp thông tin & ý tưởng v Hình thức sử dụng cho việc truyền tải ý tưởng & thông tin § Xác định người nghe • Người quản lý trực tiếp • Ban giám đốc công ty • Đồng nghiệp cùng phòng • Đồng nghiệp của các phòng ban khác • Khách hàng • Khách hàng mới • ., 13 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tìm, nhận, giao tiếp thông tin & ý tưởng v Hình thức sử dụng cho việc truyền tải ý tưởng & thông tin §Mục tiêu • Nêu rõ mục tiêu của việc thu thập thông tin 14 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tìm, nhận, giao tiếp thông tin & ý tưởng v Hình thức sử dụng cho việc truyền tải ý tưởng & thông tin § Thông tin bằng văn bản • Báo cáo • Memo • File excel • Tờ rơi • Catalog • , 15 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tìm, nhận, giao tiếp thông tin & ý tưởng v Hình thức sử dụng cho việc truyền tải ý tưởng & thông tin § Thông báo bằng lời • Điện thoại • Họp • Buổi hội thảo • , 16 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tìm, nhận, giao tiếp thông tin & ý tưởng v Tóm tắc Tờ rơi về KMTăng khuyến mãiNgười quản lýThông tin du lịch Bảng báo cáoCung cấp dữ liệuBan giám đốcDoanh số bán hàng Hình thứcMục đíchNgười ngheThông tin 17 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tìm, nhận, giao tiếp thông tin & ý tưởng v Phát triển ý tưởng §Qui trình Tìm kiếm thông tin Sàng lọc ý tưởng Thảo luận tập thể Đánh giá kết quả Thống nhất 18 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tìm, nhận, giao tiếp thông tin & ý tưởng v Kỹ năng giao tiếp §Ngôn ngữ • Dùng ngôn ngữ thông dụng • Dùng từ: tránh dùng từ đa nghĩa §Đa văn hóa • Mắt phải nhìn người đối diện • Trọng âm, giọng nói • Ngừng & im lặng đôi chút • Hiểu biết đôi chút về tôn giáo • Truyền thống • , 19 © Nguyễn Minh Đức 2009 Tìm, nhận, giao tiếp thông tin & ý tưởng v Kỹ năng giao tiếp § Tính đa dạng trong xã hội • Trình độ học vấn • Cấp bậc trong công ty • Giới tính • Dân tộc • , 20 © Nguyễn Minh Đức 2009 Khuyến khích sự tự tin và hy vọng v Hiểu tiêu chuẩn của tổ chức v Đối xử với sự tôn trọng & thấu cảm v Khuyến khích sự tự tin & lòng hy vọng v Hình thành sự liêm chính 21 © Nguyễn Minh Đức 2009 v Hiểu tiêu chuẩn của tổ chức §Hiểu tầm nhìn & sứ mệnh của công ty §Hiểu mục tiêu của công ty §Hiểu tiếng tăm của công ty §Hiểu các nguyên tắc của công ty §Hiểu các khoản trong mô tả công việc Khuyến khích sự tự tin và hy vọng 22 © Nguyễn Minh Đức 2009 v Đối xử với sự tôn trọng & thấu cảm § Kỹ năng giao tiếp § Thể hiện sự thấu cảm §Chú ý đến ngôn ngữ hình thể § Lắng nghe với thái độ tích cực § Tôn trọng ý kiến cá nhân § Theo sát yêu cầu & thắc mắc của mọi người Khuyến khích sự tự tin và hy vọng 23 © Nguyễn Minh Đức 2009 v Khuyến khích sự tự tin & lòng hy vọng § Thể hiện kết quả làm việc với tiêu chuẩn cao • Kiến thức về công việc • Kỹ năng cứng • Kỹ năng quản lý thời gian • Kỹ năng giải quyết vấn đề • Kế hoạch làm việc rõ ràng • , Khuyến khích sự tự tin và hy vọng 24 © Nguyễn Minh Đức 2009 v Khuyến khích sự tự tin & lòng hy vọng § Làm việc vời sự hợp tác cao với mọi người • Luôn sẵn lòng hỗ trợ với mọi người • Luôn đưa ra đề nghị nếu mọi người yêu cầu • Thông cảm & lắng nghe các vấn đề • Chấp nhận mọi người (những người khó tính) • Luôn có thái độ tích cực Khuyến khích sự tự tin và hy vọng 25 © Nguyễn Minh Đức 2009 v Hình thành sự liêm chính §Chân thành với mọi người § Tôn trọng mọi người § Không tham gia các hoạt động chống lại công ty § Không làm khó khách hàng để trục lợi § Không chủ động gợi ý để được nhận quà cáp Khuyến khích sự tự tin và hy vọng 26 © Nguyễn Minh Đức 2009 Xác định, sử dụng mạng lưới & quan hệ v Mạng lưới § Làm thế nào để thiết lập mạng lưới • Tự tin trong công việc • Hình thành danh sách những người mà bạn biết • Phân loại nghành nghề • Cố gắng duy trì & nhớ các mối quan hệ đã có 27 © Nguyễn Minh Đức 2009 Xác định, sử dụng mạng lưới & quan hệ v Mạng lưới §Mạng lưới từ đâu • Nơi làm việc • Bạn bè, tổ chức mà bạn tham gia • Các bạn học • Từ các hội thảo • , 28 © Nguyễn Minh Đức 2009 Xác định, sử dụng mạng lưới & quan hệ v Mạng lưới § Lợi ích từ mạng lưới • Cho cá nhân – Gặp nhiều người ở nhiều lĩnh vực khác nhau – Công việc thuận lợi hơn – Có nhiều sự hỗ trợ – Có nhiều thông tin có lợi cho nghề nghiệp của mình – , 29 © Nguyễn Minh Đức 2009 Xác định, sử dụng mạng lưới & quan hệ v Mạng lưới § Lợi ích từ mạng lưới • Lợi ích công ty (tổ chức) – Công ty sẽ có nhiều thông tin hơn từ mối quan hệ của bạn – Giới thiệu nhân sự cho công ty – Có nhiều khách hàng hơn – Có nhiều đối tác hơn – , 30 © Nguyễn Minh Đức 2009 Xác định, sử dụng mạng lưới & quan hệ v Duy trì mối quan hệ nơi công tác § Duy trì danh sách & mối quan hệ nơi bạn đang công tác § Liên lạc với người trong danh sách ít nhất một lần/năm § Tìm kiếm cơ hội tiếp cận những người đó trong điều kiện có thể (không nhất thiết phải vì công việc) § Gửi thông tin liên quan đến các những người trong danh sách đó § Giúp đỡ khi cần thiết § Xây dựng hình ảnh thân thiện & cởi mở § Cập nhật tình hình bản thân § , 31 © Nguyễn Minh Đức 2009 Đóng góp để có kết quả tốt hơn v Xử lý vấn đề § Vấn đề là gì? Vấn đề là trở ngại làm cho việc đạt được mục tiêu đề ra trở nên khó khăn. (A problem is an obstacle which makes it difficult to achieve a desired goal, objective or purpose) 32 © Nguyễn Minh Đức 2009 Đóng góp để có kết quả tốt hơn v Xử lý vấn đề §Qui trình xử lý vấn đề (problem solving) Xác định vấn đề Phân tích vấn đề Xử lý vấn đề (triển khai giải pháp) Đưa ra giải pháp 33 © Nguyễn Minh Đức 2009 Đóng góp để có kết quả tốt hơn v Xử lý vấn đề §Qui trình xử lý vấn đề (problem solving) • Xác định vấn đề – Nhân viên lười biếng – Nhân viên làm việc thiếu sự hợp tác – Nhân viên làm việc chậm chạp – Lương nhân viên – Công ty đối xử không công bằng – , 34 © Nguyễn Minh Đức 2009 Đóng góp để có kết quả tốt hơn v Xử lý vấn đề §Qui trình xử lý vấn đề (problem solving) • Phân tích – Lương không cao? – Quá nhiều việc cho một ngày? – Tổ chức phân công không đúng sở trường? – Công nghệ quá khó so với hiểu biết? – Yêu cầu công việc quá cao trong khi nhân viên chưa đạt? – , 35 © Nguyễn Minh Đức 2009 Đóng góp để có kết quả tốt hơn v Xử lý vấn đề §Qui trình xử lý vấn đề (problem solving) • Đưa ra giải pháp – Tăng lương theo thị trường – Tuyển thêm nhân viên – Đào tạo, huấn luyện công nghệ mới – , 36 © Nguyễn Minh Đức 2009 Đóng góp để có kết quả tốt hơn v Xử lý vấn đề §Qui trình xử lý vấn đề (problem solving) • Triển khai giải pháp – Thông báo tăng lương – Thông báo tuyển dụng nhân sự – Mời chuyên gia đào tạo cho nhân viên – , 37 © Nguyễn Minh Đức 2009 Đóng góp để có kết quả tốt hơn v Nhiệt tình hỗ trợ đồng nghiệp § Phản hồi §Họp § Thảo luận nhóm §Chỉ định người hướng dẫn (coaching or manor) §Cung cấp huấn luyện §Cung cấp tài liệu đọc § Tìm kiếm sự giúp đỡ từ bên ngoài 38 © Nguyễn Minh Đức 2009 Đóng góp để có kết quả tốt hơn v Kết quả làm việc thấp §Quan sát người có kết quả kém §Ghi nhận thời gian & tình huống § Xác định nguyên nhân tại sao? • Kỹ năng • Yêu cầu công việc • , §Các bước tiếp theo • Chính sách công ty • Nhận định cá nhân • , 39 © Nguyễn Minh Đức 2009 Đóng góp để có kết quả tốt hơn v Quản lý xung đột §Qui trình cũng giống như xử lý vấn đề § Lưu ý các điểm sau • Thu xếp thời gian để mọi người thảo luận • Giải thích & yêu cầu cam kết từ mọi người • Cho mọi người cơ hội giả thích, phân trần.., • Giải thích một lần nữa về qui trình, chính sách của công ty & khó khăn nếu không được giải quyết