Bài giảng Quản trị học - Chương 5: Chức năng hoạch định - ĐHKT TP.HCM

CHÖÔNG 5 CHÖÙC NAÊNG HOAÏCH ÑÒNH I. KHAÙI NIEÄM II. XAÂY DÖÏNG MUÏC TIEÂU VÀ MBO III. QUI TRÌNH HOAÏCH ÑÒNH I. KHAÙI NIEÄM I.1 Khaùi nieäm Hoaïch ñònh laø moät quaù trình aán ñònh nhöõng muïc tieâu vaø xaùc ñònh giaûi phaùp, hình thaønh caùc chöông trình haønh ñoäng (keá hoïach haønh ñoäng) ñeå thöïc hieän coù hieäu quaû nhöõng muïc tieâu ñaõ vaïch ra. Hoaïch ñònh vaïch roõ con ñöôøng ñeå ñi tôùi muïc tieâu. Vaán ñeà : hoaïch ñònh vaø keá hoaïch I. KHAÙI NIEÄM I.2 Taùc duïng cuûa hoaïch ñònh  Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý  Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn.  Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức.  Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp với các quản lý viên khác.  Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra. I. KHAÙI NIEÄM •I.3 Caùc loaïi hoaïch ñònh Hoaïch ñònh chieán löôïc : Xaùc ñònh muïc tieâu phaùt trieån, ñöôøng loái vaø caùc bieän phaùp lôùn coù tính cô baûn ñeå ñaït ñeán muïc tieâu treân cô sôû caùc nguoàn löïc hieän coù cuõng nhö nhöõng nguoàn löïc coù khaû naêng huy ñoäng. Hoaïch ñònh taùc nghieäp : laø xaây döïng caùc keá hoïach haønh ñoäng nhaèm naâng cao hieäu quaû ôû caùc boä phaän, ñôn vò cuï theå. cao giöõa thaáp Hoïach ñònh chieán löôïc Hoïach ñònh taùc nghieäp KEÁ HOAÏCH CHIEÁN LÖÔÏC KEÁ HOAÏCH TAÙC NGHIEÄP KEÁ HOAÏCH ÑÔN DUÏNG KEÁ HOAÏCH ÑA DUÏNG II. XAÂY DÖÏNG MUÏC TIEÂU 1. Khaùi nieäm 2. Điều kiện của mục tiêu 3. Các phương pháp triển khai. 4. Các bước triển khai 5. Quản trị theo MBO II. XAÂY DÖÏNG MUÏC TIEÂU •II.1 Khaùi nieäm •Muïc tieâu laø nhöõng traïng thaùi mong ñôïi (hay keát quaû kyø voïng) maø moät ñoái töôïng caàn ñaït ñöôïc trong töông lai . •Muïc tieâu thöôøng laø nhöõng moác cuï theå, linh hoaït, phaùt trieån töøng böôùc höôùng ñeán muïc ñích laâu daøi cuûa toå chöùc. II. XAÂY DÖÏNG MUÏC TIEÂU II.2. Điều kiện của mục tiêu: phải đảm bảo yêu cầu của nguyên tắc SMART • Specific - cụ thể, dễ hiểu • Measurable – đo lường được • Achievable – vừa sức. • Realistics – thực tế. • Timebound – có thời hạn. Hiện nay, một số quan điểm phát triển nguyên tắc SMART thành SMARTER. Trong đó, E là engagement - liên kết và Ralevant là thích đáng. II. XAÂY DÖÏNG MUÏC TIEÂU 2. Điều kiện của mục tiêu Specific - cụ thể, dễ hiểu • Chỉ tiêu phải cụ thể vì nó định hướng cho các hoạt động trong tương lai. • Đừng nói mục tiêu của bạn là dẫn đầu thị trường. • Hãy đặt mục tiêu chiếm tối thiểu 41% thị phần, từ đó bạn sẽ biết mình còn phải cố đạt bao nhiêu % nữa. II. XAÂY DÖÏNG MUÏC TIEÂU 2. Điều kiện của mục tiêu Measurable – đo lường được • Chỉ tiêu này mà không đo lường được thì không biết có đạt được hay không? • Đừng ghi: “phải trả lời thư của khách hàng ngay khi có thể”. Hãy yêu cầu nhân viên trả lời thư ngay trong ngày nhận được. II. XAÂY DÖÏNG MUÏC TIEÂU 2. Điều kiện của mục tiêu Achievable – vừa sức. • Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng, nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu loại không thể đạt nổi. • Nếu bạn không có giọng ca trời phú thì đừng đặt chỉ tiêu trở thành siêu sao. II. XAÂY DÖÏNG MUÏC TIEÂU 2. Điều kiện của mục tiêu Realistics – thực tế. • Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả năng thực hiện so vối nguồn lực của doanh nghiệp bạn (thời gian, nhân sự, tiền bạc..). • Đừng đặt chỉ tiêu giảm 20 kg trong một tháng để đạt trọng lượng lý tưởng 45 kg trong vòng một tháng, như vậy là không thực tế. II. XAÂY DÖÏNG MUÏC TIEÂU 2. Điều kiện của mục tiêu Timebound – có thời hạn. • Mọi công việc phải có thời hạn hoàn thành, nếu không nó sẽ bị trì hoãn. • Thời gian hợp lý giúp bạn vừa đạt được mục tiêu lại vừa dưỡng sức cho các mục tiêu khác. II. XAÂY DÖÏNG MUÏC TIEÂU 2. Điều kiện của mục tiêu Engagement – liên kết • Công ty phải liên kết được lợi ích của công ty và lợi ích của các chủ thể khác. • Khi các bộ phận, nhân viên tham gia thực hiện mục tiêu, họ sẽ được kích thích như thế nào. Nếu công ty không có chế độ này, việc thực hiện mục tiêu sẽ không có hiệu quả. II. XAÂY DÖÏNG MUÏC TIEÂU 2. Điều kiện của mục tiêu Ralevant - là thích đáng • Chỉ tiêu có hữu ích đối với một bộ phận nhưng bộ phận khác lại thờ ơ. • Ví dụ mức tồn kho, bộ phận bán hàng luôn muốn mức tồn kho cao trong khi bộ phận tài chính lại muốn mức tồn kho thấp. => Như vậy, mục tiêu phải thích đáng, công bằng với tất cả các bộ phận. II.3. Các phương pháp triển khai. • PP1: Triển khai từ cấp công ty  cấp bộ phận. Phương pháp này nhanh về mặt thời gian nhưng lại không khuyến khích các bộ phận tham gia vào hoạch định mục tiêu công ty. • PP2: Triển khai từ dưới lên. Phương pháp này khuyến khích được các bộ phận nhưng lại chậm và có khi kết quả tổng hợp lại không phù hợp với mong muốn của BGĐ. II. XAÂY DÖÏNG MUÏC TIEÂU II.4 Các bước triển khai MBO 1. Dự thảo mục tiêu cấp cao. 2. Xác định mục tiêu cấp dưới 3. Thực hiện mục tiêu 4. Tiến hành kiểm tra và hiệu chỉnh. 5. Tổng kết và đánh giá. II. XAÂY DÖÏNG MUÏC TIEÂU II. XAÂY DÖÏNG MUÏC TIEÂU 5. Các bước triển khai MBO Bước 1: Dự thảo mục tiêu cấp cao. • Xác định các mục tiêu chung của toàn công ty. (Nhà quản trị cấp cao đề ra những mục tiêu và chiến lược chính cho công ty) • Xác định vai trò của các đơn vị cấp dưới tham gia vào việc thực hiện mục tiêu. • Đây là các mục tiêu dự kiến, nó có thể được xem xét và điều chỉnh với các mục tiêu của cấp dưới. II. XAÂY DÖÏNG MUÏC TIEÂU 5. Các bước triển khai MBO Bước 2. Xác định mục tiêu cấp dưới • Cấp trên thông báo cho cấp dưới về các mục tiêu, chiến lược của công ty. • Cấp trên cùng với cấp dưới bàn bạc thảo luận về những mục tiêu mà cấp dưới có thể thực hiện. • Cấp dưới đề ra mục tiêu và cam kết với cấp trên, được cấp trên duyệt và thông qua. • Cấp trên đóng vai trò là cố vấn kiên nhẫn, khuyến khích cấp dưới đề ra mục tiêu. II. XAÂY DÖÏNG MUÏC TIEÂU 5. Các bước triển khai MBO Bước 2. Xác định mục tiêu cấp dưới (tt) • Mục tiêu được đề ra phải do sự chủ động của cấp dưới. • Mục tiêu đưa ra phải hỗ trợ tốt cho mục tiêu cao hơn và hỗ trợ tốt cho các mục tiêu của các bộ phận khác. II. XAÂY DÖÏNG MUÏC TIEÂU 5. Các bước triển khai MBO Bước 3. Thực hiện mục tiêu • Cấp trên cung cấp các điều kiện và phương tiện cần thiết cho cấp dưới. • Cấp dưới chủ động sáng tạo xây dựng và thực hiện kế hoạch. • Cấp trên nên trao quyền hạn tối đa cho cấp dưới trong việc thực hiện nhiệm vụ. II. XAÂY DÖÏNG MUÏC TIEÂU 5. Các bước triển khai MBO St t Nội dung công việc Người thực hiện Tổng t.gian Tiến độ 1 2 3 4 5 6 Bước 3.1 Kế hoạch thực hiện mục tiêu (gantt) II. XAÂY DÖÏNG MUÏC TIEÂU 5. Các bước triển khai MBO Bước 3.2 Huấn luyện về mục tiêu • Huấn luyện cho nhân viên về ý nghĩa của mục tiêu. • Giải thích các nội dung trong mục tiêu. • Giải thích các bước để thực hiện mục tiêu, trách nhiệm của mỗi thành viên tham gia. • Giải thích các chính sách và nguồn lực để thực hiện mục tiêu. • Đưa ra yêu cầu và mục tiêu của từng nhân viên. II. XAÂY DÖÏNG MUÏC TIEÂU 5. Các bước triển khai MBO Bước 4. Tiến hành kiểm tra và hiệu chỉnh. • Cấp trên định kỳ phải tiến hành kiểm tra việc thực hiện của cấp dưới nhằm điều chỉnh hoặc giúp đỡ kịp thời. • Ngay từ khâu hoạch định, cấp trên nên thiết lập một số điểm kiểm soát trọng yếu để dễ dàng theo dõi việc thực hiện mục tiêu. • Việc kiểm tra ở đây chỉ giúp cấp dưới thực hiện tốt hơn, không đưa ra sự đánh giá và kết luận. II. XAÂY DÖÏNG MUÏC TIEÂU 5. Các bước triển khai MBO Bước 5. Tổng kết và đánh giá. • Căn cứ mục tiêu đã cam kết và kết quả thực tế, cấp trên sẽ đánh giá công việc của cấp dưới. • Thành tích của cấp dưới sẽ căn cứ vào mức độ hoàn thành mục tiêu đã cam kết. II. XAÂY DÖÏNG MUÏC TIEÂU •II.5. Quaûn trò baèng muïc tieâu (MBO) •(Management By Objectives) Hiện nay các nhà quản lý đang tiếp cận quản lý theo hai hướng chính là: + Quản lý theo mục tiêu (management by object – MBO). + Quản lý theo quá trình – MBP. •Vẫn chưa có quan điểm thống nhất về sử dụng phương pháp quản lý nào hiệu quả hơn, nhưng chúng ta có thể tiếp cận hai phương pháp này qua bảng so sánh sau đây. Phương pháp quản lý MBO (Management By Objectives) •MBO là một chiến lược hoạch định và đạt được kết quả theo hướng quản trị những mong muốn và nhu cầu thông qua tiếp cận những mục tiêu và sự thỏa mãn của những người tham gia vào quá trình. •Nó là sự kết hợp kế hoạch của cá nhân và mong muốn của nhà quản trị nhằm hướng tới kết quả to lớn hơn trong một khoảng thời gian nhất định Phương pháp quản lý MBO (Management By Objectives) •Ñaëc tính MBO laø moãi thaønh vieân trong toå chöùc töï nguyeän raøng buoäc vaø töï cam keát haønh ñoäng trong suoát quaù trình quaûn trò theo muïc tieâu, töø hoaïch ñònh ñeán kieåm tra. •Boán yeáu toá caên baûn cuûa MBO •(1) Söï cam keát cuûa quaûn trò vieân cao caáp (traùch nhieäm laõnh ñaïo) vôùi heä thoáng MBO. •(2) Söï hôïp taùc cuûa caùc thaønh vieân trong toå chöùc ñeå xaây döïng muïc tieâu chung. •(3) Söï töï nguyeän töï giaùc vôùi tinh thaàn töï quaûn cuûa hoï ñeå thi haønh keá hoaïch chung. •(4) Toå chöùc kieåm soaùt ñònh kyø vieäc thöïc hieän keá hoaïch naøy. Phương pháp quản lý MBP Phương pháp quản lý theo quá trình (Management By Process) là phương pháp quản lý dựa trên việc phân loại các hoạt động theo các quá trình, kiểm soát các hoạt động thông qua các hệ thống quy định, luật lệ. Phương pháp quản lý theo mục tiêu/MBO Phương pháp quản lý theo quá trình/MBP * Đặc điểm: - Quản lý DN theo chiều ngang mang tính kết nối và cộng tác. -Quản trị tương lai -Hướng ngoại: định hướng con người, khách hàng, kết quả -Chú trọng vào “mục đích, ý nghĩa - Chú trọng vào con người, thời gian - Tập trung vào phân quyền, ủy quyền, báo cáo. -Phong cách tham gia -Làm việc nhóm * Nhược điểm: - Nếu không có công cụ kiểm soát tốt thì sẽ dễ mất “cả chì lẫn chài” - mục tiêu không đạt được và vẫn lãng phí. * Đặc điểm: - Quản lý DN theo chiều dọc mang nặng tính chỉ huy và điều khiển. -Quản trị từng ngày -Hướng nội: Định hướng SX, tổ chức, định hướng hành động -Chú trọng vào “cách thức, phương pháp” - Chú trọng vào máy móc thiết bị, nguyên vật liệu,tiền -Tập trung kiểm soát chức năng, hướng dẫn giám sát -Phong cách độc đoán -Làm việc cá nhân •Nhược điểm: - Ít quan tâm đến ưu tiên cho sự thay đổi - Lờ đi yếu tố con người và sự khác biệt cá nhân Bảng so sánh MBO – MBP. Bảng so sánh MBO – MBP. Tiêu chí so sánh MBO MBP Kết quả công việc + Đảm bảo theo mục tiêu đề ra. + Hiệu quả + Làm đúng việc. + Kiểm soát được công việc chi tiết, nhưng chưa chắc đã đảm bảo mục tiêu. + Hiệu năng + Làm việc đúng. Người sử dụng Thường là quản lý cấp cao và cấp trung Thường là quản lý cấp trung và cấp thấp Phạm vi áp dụng Thuận lợi cho công việc khó kiểm soát hoặc đo lường. Thuận lợi cho công việc khó xác định mục tiêu. III. QUAÙ TRÌNH CÔ BAÛN CUÛA HOAÏCH ÑÒNH III.1 Quaù trình cô baûn cuûa hoaïch ñònh Böôùc 1 : Xaùc ñònh muïc tieâu Böôùc 2 : Xaùc ñònh tình theá hieän taïi (phaân tích moâi tröôøng) Böôùc 3 : Xaùc ñònh caùc thuaän lôïi vaø khoù khaên (phaân tích noäi boä) Böôùc 4 : Xaây döïng keá hoaïch Böôùc 5 : Thöïc hieän keá hoaïch Xaùc ñònh muïc tieâu Phaân tích Moâi tröôøng Phaân tích Noäi boä Xaây döïng Keá hoaïch Trieån khai Keá hoaïch III. QUAÙ TRÌNH CÔ BAÛN CUÛA HOAÏCH ÑÒNH •III. 2 Hoaïch ñònh chieán löôïc Chieán löôïc OÅn ñònh Chieán löôïc Phaùt trieån Chieán löôïc Caét giaûm ñeå tieát kieäm Chieán löôïc Phoái hôïp III. QUAÙ TRÌNH CÔ BAÛN CUÛA HOAÏCH ÑÒNH •III.3 Hoaïch ñònh taùc nghieäp Caùc keá hoaïch taùc nghieäp ñöôïc chia thaønh 2 loaïi : Keá hoaïch ñôn duïng : Nhaø quaûn trò laøm caùc keá hoaïch ñôn duïng ñeå hoaøn thaønh nhöõng muïc tieâu cuï theå vaø chaám döùt khi muïc tieâu ñaõ hoaøn thaønh. Keá hoaïch ña duïng (thöôøng tröïc) : laø nhöõng caùch thöùc haønh ñoâïng ñaõ ñöôïc tieâu chuaån hoùa ñeå giaûi quyeát nhöõng tình huoáng thöôøng xaûy ra vaø coù theå löôøng tröôùc.