Bài giảng Quản trị học - Chương 6: Chức năng tổ chức - ĐHKT TP.HCM

1 CHÖÔNG 6 CHÖÙC NAÊNG TOÅ CHÖÙC I. KHAÙI NIEÄM VÀ VAI TRÒ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC II. XAÂY DÖÏNG CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC III. PHAÂN QUYEÀN VÀ ỦY QUYỀN TRONG QUAÛN TRÒ 2 VAÁN ÑEÀ THUAÄT NGÖÕ Danh töø  Toå chöùc hieåu nhö laø moät caáu truùc  Toå chöùc hieåu nhö laø moät thöïc theå Ñoäng töø  Toå chöùc hieåu nhö laø moät quaù trình 3 I. KHAÙI NIEÄM VÀ VAI TRÒ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC I.1 Khaùi nieäm chöùc naêng toå chöùc Toå chöùc laø Chöùc naêng quaûn trò lieân quan ñeán hoaït ñoäng xaây döïng vaø phaùt trieån cô caáu (boä maùy) toå chöùc ñeå ñaûm nhaän nhöõng hoaït ñoäng caàn thieát, xaùc laäp caùc moái quan heä veà quyeàn haïn vaø traùch nhieäm giöõa caùc boä phaän, phaân heä ñoù. 4 Noäi dung cuûa Chöùc naêng toå chöùc Thieát keá, phaùt trieån cô caáu toå chöùc Xaây döïng nguyeân taéc thuû tuïc vaø qui trình laøm vieäc Thieát laäp heä thoáng quyeàn löïc vaø phaân quyeàn. I. KHAÙI NIEÄM VÀ VAI TRÒ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC 5 I.2 Vai troø cuûa toå chöùc  Baûo ñaûm caùc muïc tieâu vaø keá hoaïch seõ ñöôïc trieån khai vaøo thöïc teá.  Taïo ra moâi tröôøng laøm vieäc thích hôïp cho caùc caù nhaân vaø cho caû taäp theå.  Taùc ñoäng tích cöïc ñeán vieäc söû duïng caùc nguoàn löïc moät caùch hieäu quaû nhaát.  Giaûm thieåu nhöõng sai soùt vaø nhöõng laõng phí trong hoaït ñoäng quaûn trò. I. KHAÙI NIEÄM VÀ VAI TRÒ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC 6 II. XAÂY DÖÏNG CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC II.1 Khaùi nieäm Cô caáu toå chöùc (boä maùy quaûn lyù) laø moät chænh theå caùc khaâu, caùc boä phaän khaùc nhau, ñöôïc chuyeân moân hoaù vaø coù nhöõng traùch nhieäm, quyeàn haïn nhaát ñònh, coù moái lieân heä phuï thuoäc laãn nhau vaø ñöôïc boá trí theo caùc caáp quaûn trò nhaèm thöïc hieän caùc muïc tieâu chung cuûa toå chöùc. 7 II.2. Các vấn đề khoa học trong xây dựng cơ cấu tổ chức  Taàm haïn quaûn trò : laø soá löôïng boä phaän, phaân heä, caù nhaân döôùi quyeàn maø moät caáp quaûn trò coù khaû naêng ñieàu haønh höõu hieäu nhaát  Taàm haïn coù lieân quan chaët cheõ ñeán caùc thoâng soá cuûa cô caáu (caáp baäc vaø phaân heä)  Taàm haïn bò taùc ñoäng bôûi nhieàu yeáu toá : taâm lyù haønh vi, vaên hoùa, trình ñoä, tính kyû luaät, II. XAÂY DÖÏNG CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC 8 II.2. Các vấn đề khoa học trong xây dựng cơ cấu tổ chức (tt)  Phaân cấp trong quaûn trò : laø quaù trình phân chia bớt quyền hành của cấp trên cho cấp dưới  Mục đích của phân cấp trong quản trị: - Laøm gia taêng khaû naêng linh hoaït vaø thích nghi cuûa heä thoáng - Giảm bớt khối lượng công việc cho cấp trên - Tạo điều kiện đào tạo các nhà QT thay thế II. XAÂY DÖÏNG CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC 9 II. XAÂY DÖÏNG CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC II.3 Caùc yeáu toá aûnh höôûng ñeán cô caáu Muïc tieâu vaø chieán löôïc phaùt trieån cuûa DN Quy moâ hoaït ñoäng cuûa DN (loại hình SX, chủng loại SP) Đặc điểm lĩnh vực hoaït ñoäng cuaû DN Moâi tröôøng hoaït ñoäng cuûa DN Khaû naêng veà các nguoàn löïc cuûa DN 10 II. XAÂY DÖÏNG CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC II.4 Caùc nguyeân taéc thieát keá cô caáu toå chöùc Nguyeân taéc gaén vôùi muïc tieâu Nguyeân taéc thoáng nhaát chæ huy Nguyeân taéc hieäu quaû kinh teá Nguyeân taéc caân ñoái Nguyeân taéc linh hoaït An toaøn trong hoaït ñoäng 11 II. XAÂY DÖÏNG CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC II.5 Phương pháp thieát keá cô caáu toå chöùc B1: Xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức quản trị tổng quát và xác định các đặc trưng cơ bản nhất của cơ cấu tổ chức này B2: Xác định các thành phần cho các bộ phận trong cơ cấu và xác định mối quan hệ giữa các bộ phận B3: xác định những đặc trưng của các yếu tố trong cơ cấu (chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn) và quy định hoạt động của cơ cấu này (điều lệ, nội quy, quy tắc) 12 II. XAÂY DÖÏNG CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC II.5 Caùc daïng cô caáu toå chöùc  Cơ cấu tổ chức theo chiều dọc: - Cô caáu toå chöùc tröïc tuyeán - Cô caáu toå chöùc chöùc naêng - Cô caáu toå chöùc tröïc tuyeán - chöùc naêng  Cơ cấu tổ chức theo chiều ngang - Cô caáu toå chöùc ma traän - Cô caáu toå chöùc phaân theo ñòa dö - Cô caáu toå chöùc theo saûn phaåm - Cô caáu toå chöùc theo khaùch haøng 13 Cơ cấu trực tuyến Đặc điểm: •Người lãnh đạo tổ chức thực hiện tất cả các chức năng quản trị. •Các mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức được thực hiện theo đường thẳng. •Người thừa hành mệnh lệnh chỉ làm theo mệnh lệnh của một cấp trên trực tiếp. Ưu điểm: thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ trưởng. Nhược điểm. •Người lãnh đạo cần phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp • Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao về từng mặt quản trị; •Khi cần phối hợp, hợp tác công việc giữa hai đơn vị ngang quyền thuộc các tuyến khác nhau thì thông tinphải đi đường vòng theo kênh liên hệ đã quy định. Áp dụng: ở những tổ chức nhỏ, sản phẩm không phức tạp 14 Moâ hình Cô caáu tröïc tuyeán GIAÙM ÑOÁC PGÑ SAÛN XUAÁT PGÑ TIEÂU THUÏ PX 1 PX 2 PX 3 CH Soá 1 CH Soá 2 CH Soá 3 15 Cơ cấu chức năng Đặc điểm: - Nhiệm vụ quản trị được phân chia cho các đơn vị riêng biệt theo các chức năng quản trị. - Mối liên hệ giữa các nhân viên trong tổ chức rất phức tạp. - Những người thừa hành nhiệm vụ ở cấp dưới nhận mệnh lệnh chẳng những từ người lãnh đạo của doanh nghiệp mà cả từ những người lãnh đạo các chức năng khác nhau. Ưu điểm -Thu hút được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, giải quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo hơn, -Giảm bớt gánh nặng về quản trị cho người lãnh đạo. Nhược điểm Người lãnh đạo doanh nghiệp (lãnh đạo chung) khó phối hợp hoạt động của những người lãnh đạo chức năng, dẫn đến tình trạng người thừa hành trong một lúc có thể phải nhận nhiều mệnh lệnh, thậm chí các mệnh lệnh lại trái ngược nhau. 16 Moâ hình cô caáu chöùc naêng GIAÙM ÑOÁC PGÑ SAÛN XUAÁT PGÑ TIEÂU THUÏ Phoøng KH Phoøng TC Phoøng KT Phoøng NS Phoøng KCS PX 1 PX 2 PX 3 CH 1 CH 2 CH 3 17 Cơ cấu trực tuyến - chức năng Đặc điểm: -Lãnh đạo doanh nghiệp được sự giúp sức của người lãnh đạo chức năng để chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định. -Lãnh đạo doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm về mọi mặt công việc và toàn quyền quyết định - Việc truyền mệnh lệnh vẫn theo tuyến đã quy định, ưu điểm: kết hợp cơ cấu trực tuyến và chức năng, Nhược điểm: - Lãnh đạo doanh nghiệp phải giải quyết thường xuyên mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng. - Mỗi khi lãnh đạo các bộ phận chức năng có nhiều ý kiến khác nhau, lãnh đạo doanh nghiệp phải họp hành nhiều không ra được những quyết định có hiệu quả mong muốn. => Vì thế, lãnh đạo sử dụng tham mưu giúp việc qua nhóm chuyên gia hoặc chỉ là một cán bộ trợ lý nào đó. 18 Moâ hình Cô caáu tröïc tuyeán - chöùc naêng PGÑ SAÛN XUAÁT GIAÙM ÑOÁC PGÑ TIEÂU THUÏ Phoøng KH Phoøng TC Phoøng KT Phoøng NS Phoøng KCS PX 1 PX 2 PX 3 CH 1 CH 2 CH 3 19 Cô caáu toå chöùc phaân theo ñòa lyù Đặc điểm: phân chia hoạt động theo vùng địa lý ưu điểm: - Giao trách nhiệm cho cấp thấp hơn theo địa phương - Chú ý các vấn đề của địa phương - Tăng cường sự kết hợp theo vùng Nhược điểm: -Cần nhiều có thể làm công việc tổng quản lý (tại mỗi vùng) - Có khuynh hướng làm cho việc duy trì các dịch vụ tại trung tâm khó khăn hơn và có thể cần đến những dịch vụ như mua sắm, nhân sự ở cấp vùng - Vấn đề kiểm soát ơ cấp quản lý trung tâm có thể khó khăn hơn => đòi hỏi một cơ chế kiểm soát phức tạp. 20 Moâ hình 5. Cô caáu toå chöùc phaân theo ñòa lyù Toång Giaùm Ñoác Phoøng Marketing Phoøng nhaân söï Phoøng kinh doanh Phoøng taøi chính Vuøng phía Baéc Vuøng mieàn Trung Vuøng trung taâm TP.HCM Vuøng Ñoâng Nam Boä Vuøng Taây Nam Boä Kyõ thuaät Saûn xuaát Nhaân söï Keá toaùn Baùn haøng 21 Cô caáu toå chöùc phaân theo sản phẩm/khách hàng Đặc điểm: phân chia hoạt động theo sản phẩm/khách hàng ưu điểm: - Có tầm nhìn tổng quát về thị trường, phát triển tốt sản phẩm -Có khả năng tập trung nguồn lực để cạnh tranh về chi phí - Dể xác định được lợi thế cạnh tranh Nhược điểm: - Đòi hỏi cách thức quản lý khác nhau ở các dãy sản phẩm = > chi phí quản lý cao - Dễ dẫn đến cục bộ ở các bộ phận, ít quan tâm đến sự phát triển toàn diện của tổ chức. 22 Moâ hình Cô caáu toå chöùc phaân theo saûn phaåm Giaùm Ñoác Phoøng Marketing Phoøng nhaân söï Phoøng kinh doanh Phoøng taøi chính KV kinh doanh toång hôïp KV haøng hoùa treû em KV duïng cuï CN KV haøng ñieän töû Kyõ thuaät Saûn xuaát Keá toaùn Baùn haøng Kyõ thuaät Saûn xuaát Keá toaùn Baùn haøng 23 Moâ hình Cô caáu toå chöùc phaân theo khaùch haøng Toång giaùm ñoác Ngaân haøng ñoâ thò coâng coäng Ngaân haøng hôïp taùc xaõ Ngaân haøng söï nghieäp Cho vay baát ñoäng saûn vaø thöøa keá Ngaân haøng noâng nghieäp 24 Cơ cấu ma trận Đặc điểm: - Ngoài những người lãnh đạo theo tuyến và các bộ phận chức năng, còn có những người lãnh đạo đề án hay sản phẩm, của các bộ phận thực hiện một dự thảo nào đó. - Mỗi nhân viên (hoặc bộ phận của bộ phận trực tuyến) được gắn với việc thực hiện một đề án hoặc một sản phẩm nhất định. Đồng thời mỗi một nhân viên của bộ phận chức năng cũng được gắn với một đề án hoặc sản phẩm nhất định. -Sau khi hoàn thành đề án, những nhân viên trong các bộ phận thực hiện đề án hay sản phẩm không chịu sự lãnh đạo của người lãnh đạo theo đề án ấy nữa, mà trở về đơn vị trực tuyến hay chức năng cũ của mình. 25 Cơ cấu ma trận (tt) Ưu điểm: -Có tính năng động cao; dễ dàng chuyển các nhân viên từ việc thực hiện một dự án này sang việc thực hiện một dự án khác; -Sử dụng nhân viên có hiệu quả hơn. Nhược điểm: thường chỉ áp dụng để thực hiện các mục tiêu ngắn hạn và trung hạn mà thôi. Phạm vi áp dụng: trong những điều kiện có sự thay đổi nhanh chóng và sâu sắc về kỹ thuật và công nghệ sản xuất 26 Moâ hình Cô caáu ma traän 27 Cơ cấu theo MBO * Đặc điểm: -Quản lý DN theo chiều ngang mang tính kết nối và cộng tác. -Nó là sự kết hợp kế hoạch của cá nhân và mong muốn của nhà quản trị nhằm hướng tới kết quả to lớn hơn trong một khoảng thời gian nhất định -Hướng ngoại: định hướng con người, khách hàng, kết quả -Chú trọng vào “mục đích, ý nghĩa” - Chú trọng vào con người, thời gian - Tập trung vào phân quyền, ủy quyền, báo cáo. -Phong cách tham gia -Làm việc nhóm * Nhược điểm: - Nếu không có công cụ kiểm soát tốt thì sẽ dễ mất “cả chì lẫn chài” - mục tiêu không đạt được và vẫn lãng phí. 28 Mô hình quản lý theo MBO Nhân viên Nhân viên Nhân viên Quản lý cấp cao Quản lý cấp trung 29 III. PHAÂN QUYEÀN VAØ UYÛ QUYEÀN TRONG QUAÛN TRÒ 1. Quyeàn haïn vaø traùch nhieäm 2. Phaân quyeàn 3. Uyû quyeàn 30 III. PHAÂN QUYEÀN TRONG QUAÛN TRÒ 1. QUYEÀN HAÏN VAØ TRAÙCH NHIEÄM Quyeàn haïn laø phöông tieän (cô sôû cho pheùp) ñeå taùc ñoäng ñeán suy nghó vaø haønh ñoäng cuûa ngöôøi khaùc. (có nguồn gốc từ quyền lực mà ra). Quyeàn löïc/hạn ñöôïc hình thaønh töø nhieàu yeáu toá:  Tính chính thöùc vaø hôïp phaùp cuûa chöùc vuï => Quyeàn löïc gaén vôùi vò trí vaø caáp baäc quaûn trò  Các phẩm chất của nhaø quaûn trò  Năng lực chuyên môn của nhaø quaûn trò Traùch nhieäm laø nhöõng ñoøi hoûi ñoái vôùi ngöôøi ñöôïc söû duïng quyeàn haïn, buoäc hoï phaûi gaùnh chòu veà haäu quaû (keát quaû) thöïc hieän coâng vieäc. => Quyeàn haïn luoân luoân phaûi caân baèng (töông xöùng) vôùi traùch nhieäm. 31 III. PHAÂN QUYEÀN TRONG QUAÛN TRÒ 2. Phaân quyeàn trong quaûn trò : laø quaù trình chuyeån giao quyeàn löïc töø caáp treân xuoáng caáp döôùi trong nhöõng giôùi haïn nhaát ñònh Möùc ñoä phaân quyeàn (khaû naêng kieåm soaùt phaân quyeàn) phuï thuoäc vaøo: Soá löôïng caùc quyeát ñònh Möùc ñoä quan troïng cuûa quyeát ñònh Mức độ cấp bách cuûa quyeát ñònh Möùc ñoä kieåm soaùt cuûa caáp treân 32 III. PHAÂN QUYEÀN TRONG QUAÛN TRÒ 3. UÛy quyeàn Khaùi nieäm : UÛy quyền laø giao cho ai ñoù traùch nhieäm vaø quyeàn haïn ñeå thay maët baïn thöïc hieän nhöõng coâng vieäc nhaát ñònh. Noùi caùch khaùc, khi uûy thaùc coâng vieäc baïn seõ yeâu caàu moät ngöøôi naøo ñoù thöïc hieän coâng vieäc maø baïn vaãn thöôøng laøm. Laø coâng cuï quaûn trò quan troïng Mang tính caàn thieát vaø khaùch quan Theå hieän trình ñoä cuûa nhaø quaûn trò 33 III. PHAÂN QUYEÀN TRONG QUAÛN TRÒ Uyû quyeàn coâng vieäc # giao vieäc? Uyû quyeàn coâng vieäc töùc laø thoaû thuaän vôùi ngöôøi khaùc nhaèm:  Trao cho hoï traùch nhieäm thay maët baïn thöïc hieän coâng vieäc  Trao cho hoï quyeàn haïn ñeå coù theå thöïc hieän coâng vieäc  Phaân boå nguoàn löïc caàn thieát cho ngöôøi ñöôïc uyû quyeàn - cuõng nhö nhöõng ngöôøi khaùc ñeå hoï coù theå thöïc hieän coâng vieäc. 34 III. PHAÂN QUYEÀN TRONG QUAÛN TRÒ Lôïi ích ñoái vôùi ngöôøi ñöôïc uûy quyeàn Giuùp phaùt trieån caùc kỹ naêng vaø naêng löïc cho nhân viên Taïo tinh thaàn gaén boù giữa các nhân viên Taïo cô hoäi phaùt trieån cho nhân viên 35 Lôïi ích ñoái vôùi nhaø quaûn lyù: Ñöa ra nhöõng quyeát ñònh saùng suoát hôn. Taän duïng toái ña khoaûng thôøi gian voán eo heïp cuûa mình. Naâng cao hieäu quaû coâng vieäc cuûa taäp theå noùi chung.  Coù ñöôïc lôïi ích vaø keát quaû toái ña töø nhaân vieân cuûa mình Tạo yếu tố động viên nhân viên Giaûm ñöôïc aùp löïc coâng vieäc. Ñaøo taïo nhaø QT keá caän III. PHAÂN QUYEÀN TRONG QUAÛN TRÒ 36 III. PHAÂN QUYEÀN TRONG QUAÛN TRÒ Qui trình uûy quyeàn 1. Xaùc ñònh công việc có thể ủy quyền 2. Choïn ngöôøi để ủy quyền 3. Thực hiện ủy quyền 4. Thông báo cho những bộ phận liên quan 5. Kieåm tra vaø ñieàu chænh uûy quyeàn 37 QUAÙ TRÌNH UYÛ QUYEÀN HIEÄU QUAÛ Giaùm saùt Thöïc hieän Ñaùnh giaù Laäp keá hoaïch Ñaët muïc tieâu Thöïc hieän uy ûquyeàn Löïa choïn ngöôøi ñeå uyû quyeàn Quyeát ñònh coâng vieäc uyû quyeàn Chuaån bò uyû quyeàn 38 III. PHAÂN QUYEÀN TRONG QUAÛN TRÒ Nguyeân taéc uûy quyeàn  Ngöôøi ñöôïc uûy quyeàn phaûi laø ngöôøi caáp döôùi tröïc tieáp laøm nhöõng coâng vieäc ñoù.  Söï uûy quyeàn khoâng laøm maát ñi hay thu nhoû traùch nhieäm cuûa ngöôøi uûy quyeàn.  Quyeàn lôïi, nghóa vuï cuûa ngöôøi uûy quyeàn vaø ngöôøi ñöôïc uûy quyeàn phaûi baûo ñaûm vaø gaén boù vôùi nhau. 39 III. PHAÂN QUYEÀN TRONG QUAÛN TRÒ  Noäi dung, ranh giôùi cuûa nhieäm vuï ñöôïc uûy quyeàn phaûi ñöôïc xaùc ñònh roõ raøng.  UÛy quyeàn phaûi töï giaùc khoâng ñöôïc aùp ñaët.  Ngöôøi ñöôïc uûy quyeàn phaûi coù ñaày ñuû thoâng tin tröôùc khi baét tay vaøo vieäc.  Luoân luoân phaûi coù söï kieåm tra trong quaù trình thöïc hieän söï uûy quyeàn. 40 III. PHAÂN QUYEÀN TRONG QUAÛN TRÒ Ngheä thuaät uûy quyeàn  Các lý do nhà quản trị ít ủy quyền  Không tin tưởng vào nhân viên.  Ngaïi toán nhieàu thôøi gian vaø coâng söùc cho vieäc laäp keá hoaïch vaø huaán luyeän nhaân vieân vì ñoù laø nhöõng yeáu toá caàn thieát ñeå uyû quyeàn coù hieäu quaû.  Sôï nhöõng ngöôøi giao vieäc seõ laøm toát hôn mình..  Gặp 1 số cản trở trong mối quan hệ như: người lớn tuổi hơn, người nhà sếp . . .  Biểu hiện của ủy quyền quá nhiều  Mức độ ủy quyền hợp lý: tùy thuộc vào sự tin tưởng ở nhân viên