Bài giảng Quản trị học - Chương 7: Chức năng điều khiển - ĐHKT TP.HCM

CHƯƠNG 7 CHỨC NĂNG ĐIỀU KHIỂN I. KHÁI NIỆM II. LÃNH ĐẠO III. ĐỘNG VIÊN IV.THÔNG TIN V. QUẢN TRỊ XUNG ĐỘT I. KHÁI NIỆM I.1 Khái niệm Điều khiển là chức năng quản trị nhằm duy trì và phát triển một thái độ làm việc tích cực và hiệu quả trong tổ chức. I. KHÁI NIỆM Nội dung chính của Điều khiển :  Xây dựng phong cách lãnh đạo  Động viên nhân viên  Giải quyết các mâu thuẫn xung đột I. KHÁI NIỆM  Đối tượng của điều khiển {Con người- Công việc - Hiệu quả}  Cơ sở thực hiện Tính thẩm quyền của cấp quản trị  Yêu cầu của nhà quản trị 5W + 1H I. KHÁI NIỆM I.2 Vai trò của chức năng điều khiển Tác động trực tiếp đến hoạt động Thúc đẩy tổ chức đạt được mục tiêu trên cơ sở của lãnh đạo hiệu quả. Khơi dậy những nỗ lực của nhân viên để họ thực hiện công việc tốt hơn. Củng cố và phát triển văn hóa công ty II. LÃNH ĐẠO II.1 Khái niệm Lãnh đạo là làm cho công việc được hoàn thành bởi người khác. Lãnh đạo là chỉ dẫn điều khiển, ra lệnh và đi trước. Lãnh đạo là tìm cách ảnh hưởng đến người khác để đạt được các mục tiêu của tổ chức. II. LÃNH ĐẠO Phong cách lãnh đạo là tập hợp của những quan điểm, hành vi, phương pháp mà nhà quản trị sử dụng để tác động vào nhân viên, công việc và tập thể . Có nhiều cách tiếp cận khác nhau về phong cách lãnh đạo dẫn tới nhiều mô hình phong cách khác nhau. II. LÃNH ĐẠO II.2 Các phong cách lãnh đạo a/ Tiếp cận trên mức độ quyền lực (QUAN ĐIỂM CỦA KURT LEWIN) Phong cách độc đoán Phong cách dân chủ Phong cách tự do II. LÃNH ĐẠO b/ Tiếp cận trên mức độ quan tâm đến công việc và con người (quan điểm của Đại học OHIO) S3 S2 S4 S1 cao thấp thấp cao Công việc Con người II. LÃNH ĐẠO c/ Sơ đồ lưới lãnh đạo (quan điểm của BLAKE và MOUTON) Tương tự các biến số của mô hình OHIO, nhưng được chia chi tiết ra 9 mức của mỗi biến số. Phong cách 1,1 Phong cách 1,9 Phong cách 9,1 Phong cách 5,5 Phong cách 9,9 1,9 9,9 5,5 1,1 9,1 Q U A N T A ÂM Đ E ÁN C O N N G Ư Ơ ØI QUAN TÂM ĐẾN SẢN XUẤT Miền lựa chọn liên tục hành vi lãnh đạo II. LÃNH ĐẠO II.3 Lựa chọn phong cách lãnh đạo  Bạn là một nhà quản lý? Bạn đang lựa chọn cho mình một phong cách quản lý hồn hảo để áp dụng với tất cả các nhân viên của mình?  Đừng phí cơng, khơng cĩ phong cách nào tốt nhất. Thực tế, việc quản lý hiệu quả địi hỏi nhiều phong cách quản lý khác nhau. Điều này tùy thuộc: Tùy thuộc vào đặc điểm của nhà quản trị (trình độ, năng lực, sự hiểu biết và tính cách của nhà quản trị) Tùy thuộc vào đặc điểm của nhân viên (trình độ, năng lực, sự hiểu biết về công việc và phẩm chất của nhân viên) Tùy thuộc vào đặc điểm công việc phải giải quyết (tính cấp bách, mực độ phức tạp, tầm quan trọng của công việc,) III. ĐỘNG VIÊN III.1 Khái niệm Động viên là tạo ra sự nỗ lực hơn ở nhân viên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của tổ chức trên cơ sở thoả mãn nhu cầu cá nhân  Biết cách động viên đúng sẽ tạo ra sự thay đổi tích cực trong thái độ và hành vi của con người,trên cơ sở đó các mục tiêu được thực hiện Muốn động viên được nhân viên , nhà quản trị phải tạo ra động lực thúc đẩy họ làm việc ĐỘNG LỰC LÀM VIỆC LÀ GÌ ? Động lực làm việc là :  Những gì thúc đẩy chúng ta làm điều đó..  Điều cần thiết khi chúng ta mong muốn đạt được một mục đích nào đó.  Sự khích lệ khiến chúng ta cố gắng làm một điều gì đó Muốn tạo động lực cho ai làm việc gì đó bạn phải làm cho họ muốn làm công việc ấy. Tạo động lực liên quan nhiều đến sự khích lệ , không thể là sự đe doạ hay dụ dỗ CÁI GÌ TẠO NÊN ĐỘNG LỰC LÀM VIỆC CỦA MỖI CÁ NHÂN ? Tùy thuộc vào giá trị và thái độ của mình, mỗi cá nhân có thể coi những yếu tố khác nhau là tác nhân tạo động lực hay triệt tiêu động lực trong môi trường làm việc của mình. Được giao quyền Phong cách lãnh đạo phù hợp Một công việc yêu thích Thu nhập hấp dẫn Động lực làm việc của con người được tăng lên hay giảm xuống bởi những điều không giống nhau . III. 2 Các lý thuyết động viên a/ Lý thuyết của Maslow (5 nhu cầu) Sinh lý An toàn Xã hội Tôn trọng Tự thể hiện THUYẾT NHU CẦU CỦA MASLOW NHU CẦU SINH HỌC Thực phẩm Không khí Nước Giấc ngủ NHU CẦU AN TOÀN Sự đảm bảo Sự ổn định Hoà bình NHU CẦU XÃ HỘI Được chấp nhận Được yêu thương Được là thành viên của tập thể. Tình bạn NHU CẦU TỰ TRỌNG Thành đạt Tự tin Tự trọng Được công nhận NHU CẦU TỰ THỂ HIỆN Phát triển cá nhân. Tự hoàn thiện. b/ Thuyết X, Y Thuyết X của McGregor là những giả định rằng con người không thích làm việc và cần phải được kiểm soát và chỉ dẫn. Thuyết Y của McGregor là ý kiến cho rằng con người, trong điều kiện thích hợp sẽ yêu thích công việc, tìm kiếm trách nhiệm và tự kiểm soát. Đối với người mang “bản chất X” nhà quản trị nên nhấn mạnh đến các biện pháp kích thích bằng vật chất, kết hợp với sự đôn đốc và kiểm tra thường xuyên. Đối với người mang “bản chất Y” nhà quản trị nên tôn trọng ý kiến của họ, khuyến khích tính chủ động và sáng tạo trong công việc và tạo cho họ cơ hội thăng tiến c/ THUYẾT 2 YẾU TỐ CỦA HERZBERG Các yếu tố duy trì (Liên quan đến quan hệ giữa các cá nhân và tổ chức, bối cảnh làm việc hoặc phạm vi công việc ) Các yếu tố động viên (Liên quan đến tính chất công việc, nội dung công việc & những tưởng thưởng ) Phương pháp giám sát Hệ thống phân phối thu nhập Quan hệ với đồng nghiệp Điều kiện làm việc Công việc ổn định Chính sách của công ty Địa vị Quan hệ giữa các cá nhân Sự thử thách công việc Các cơ hội thăng tiến Ý nghĩa cũa các thành tựu Sự nhận dạng khi công việc được thực hiện. Ý nghiã của các trách nhiệm Sự công nhận Sự thành đạt Ảnh hưởng của yếu tố duy trì Ảnh hưởng của yếu tố động viên Khi đúng Khi sai Không có sự bất mãn Bất mãn Không tạo ra sự hưng phấn hơn. Ảnh hưởng tiêu cực (chán nản, thờ ơ,.) Khi đúng Khi sai Thoả mãn Không thoả mãn Hưng phấn trong quá trình làm việc (hăng hái hơn, có trách nhiệm hơn) Không có sự bất mãn (Vẫn giữ được mức bình thường) Những yếu tố làm thỏa mãn khác với những nhóm yếu tố gây nên sự bất mãn nhà quản trị không thể mong đợi sự thỏa mãn của người lao động bằng cách đơn giản là xóa bỏ các nguyên nhân gây nên sự bất mãn. Muốn động viên nhân viên đòi hỏi phải áp dụng đồng thời cả hai nhóm yếu tố duy trì và động viên d/ Thuyết mong đợi (kì vọng) Động cơ thúc đẩy = Mâ x K x S M = Mức say mê: Giá trị của phần thưởng khi thực hiện tốt công việc. K = Kỳ vọng đạt được: Kết quả công việc được giao (tính hiện thực). S = Sự cam kết của nhà quản trị: Sự chắc chắn sẽ nhận được phần thưởng. THUYẾT MONG ĐỢI (KÌ VỌNG) Hiệu quả công việc Động viên Khen thưởng Nỗ lực Nếu động viên là để nhằm mục đích tăng kết quả công việc thì mọi khía cạnh của chu trình này “ động viên – nỗ lực – hiệu quả công việc – khen thưởng” cần phải được xem xét. NGƯỜI LÃNH ĐẠO LÀM GÌ ĐỂ TẠO ĐỘNG LỰC LÀM VIỆC CHO NHÂN VIÊN ? Cố gắng hiểu và tạo điều kiện giúp thoả mãn các cấp độ nhu cầu của nhân viên. Tạo môi trường làm việc tốt : - Điều kiện làm việc - Bầu không khí làm việc Công việc : - Phân công công việc hợp lý, công bằng. - Luân chuyển công việc và mở rộng công việc - Thú vị hoá công việc NGƯỜI LÃNH ĐẠO LÀM GÌ ĐỂ TẠO ĐỘNG LỰC LÀM VIỆC CHO NHÂN VIÊN ? Khen thưởng hợp lý Tạo cơ hội tham gia : - Tham gia trao đổi mục tiêu, quyết định - Phát triển nhóm tự quản - Phát triển nhóm chất lượng Các kĩ thuật hỗ trợ - Lịch làm việc năng động - Kì nghỉ - Sinh hoạt chung. IV.THÔNG TIN Vai trị của thơng tin:  Giúp nhà quản trị ra quyết định đúng đắn  Giúp nhà quản trị nắm được tiến độ thực hiện và kịp thời điều chỉnh  Giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu phát triển cty cũng như nhiệm vụ họ phải thực hiện. => Khơng cĩ thơng tin khơng quản trị được tổ chức IV.THÔNG TIN Người gửi Phản hồi Thông điệp Mã hoá Giải mã Người nhận Kênh truyền QUÁ TRÌNH TRUYỀN THƠNG TIN IV.THÔNG TIN Các hình thức truyền thơng tin Lời nói Chữ viết Cử chỉ thái độ Trung gian điện tử. IV.THÔNG TIN Nâng cao hiệu quả thông tin Đảm bảo sự cân đối giữa thông tin chính thức và phi chính thức Thiết lập các kênh thông tin rõ ràng và phù hợp: - Tăng sự phản hồi giữa người gửi thơng tin và người nhận thơng tin - Dùng ngơn ngữ đơn giản, dễ hiểu - Thơng tin kịp thời, đúng lúc V. QUẢN TRỊ XUNG ĐỘT Quan điểm cổ điển cho rằng xung đột là những biểu hiện lệch lạc, tiêu cực bên trong tổ chức. Quan điểm của khoa học nghiên cứu hành vi thì cho rằng xung đột là một hiện tượng tự nhiên  Xung đột có thể tạo ra nhiều lợi ích cho tổ chức nếu nó được quản lý một cách đúng đắn V. QUẢN TRỊ XUNG ĐỘT Xung đột chức năng: Là sự đối đầu giữa các phía mà sự đối đầu này ảnh hưởng tích cực đến việc thực hiện nhiệm vụ (kích thích sự ham hiểu biết và thi đua với nhau). Xung đột phi chức năng: Là sự đối đầu giữa các phía mà kết cục là sẽ cản trở việc hoàn thành mục tiêu (chống đối, phá hoại lẫn nhau). V. QUẢN TRỊ XUNG ĐỘT Quản trị xung đột chính là việc nhà quản trị đưa ra những can thiệp cần thiết để làm giảm bớt các xung đột hay tạo ra nó khi cần thiết. Mức độ xung đột vừa đủ sẽ ảnh hưởng tích cực đến năng suất của tổ chức