Bài giảng Quản trị học - Chương 8: Chức năng kiểm soát - ĐHKT TP.HCM

CHƯƠNG 8 CHỨC NĂNG KIỂM SỐT I. KHÁI NIỆM II. NGUYÊN TẮC KIỂM SỐT III. QUI TRÌNH KIỂM SỐT IV. CÁC HÌNH THỨC KIỂM SỐT I. KHÁI NIỆM 1. Khái niệm Chức năng kiểm soát là quá trình đo lường kết quả thực tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân sự sai lệch, đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm khắc phục sự sai lệch hoặc nguy cơ sai lệch, đảm bảo tổ chức đạt được các mục tiêu và các kế hoạch vạch ra I. KHÁI NIỆM 2. Vai trò của kiểm soát  Bảo đảm các nguồn lực của tổ chức được sử dụng một cách hữu hiệu.  Phát hiện kịp thời những vấn đề sai lệch , những khó khăn trong quá trình thực hiện mục tiêu  Kịp thời đưa ra những biện pháp giải quyết để đạt được mục tiêu II. CÁC NGUYÊN TẮC ĐỂ XÂY DỰNG CƠ CHẾ KIỂM SOÁT •1. Cơ chế kiểm soát phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức, và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm soát. •2. Công việc kiểm soát phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân của cá nhân nhà quản trị •3. Sự kiểm soát phải được thực hiện tại những khâu trọng yếu II. CÁC NGUYÊN TẮC ĐỂ XÂY DỰNG CƠ CHẾ KIỂM SOÁT •4. Việc kiểm soát phải khách quan •5. Hệ thống kiểm soát phải phù hợp với bầu không khí của tổ chức (văn hóa tổ chức) •6. Việc kiểm soát cần phải tiết kiệm và đảm bảo tính hiệu quả kinh tế •7. Việc kiểm soát phải đưa đến hành động III. TIẾN TRÌNH KIỂM SOÁT •Tiến trình kiểm soát bao gồm 3 bước : •(1) xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát •(2) đo lường kết quả •(3) điều chỉnh các sai lệch III. QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN KIỂM SOÁT ĐO LƯỜNG KẾT QUẢ THỰC TẾ ĐIỀU CHỈNH KHÁC BIỆT III. QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT CƠ BẢN •Bước 1: Xác định các tiêu chuẩn Tiêu chuẩn là những căn cứ mà dựa vào đó các nhà quản trị tiến hành đánh giá và kiểm tra đối tượng bị quản trị. Tiêu chuẩn kiểm sốt có thể khác nhau tùy thuộc vào đặc tính của đối tượng cần kiểm sốt. Tiêu chuẩn mang tính định lượng sẽ thuận lợi hơn trong kiểm sốt. III. QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT CƠ BẢN Những yêu cầu của tiêu chuẩn : o Tránh đưa ra những tiêu chuẩn không đúng hoặc không quan trọng. o Mang tính chất hiện thực (thực tế) o Tránh đưa ra những tiêu chuẩn mâu thuẫn nhau. o Phải có sự giải thích về sự hợp lý của các tiêu chuẩn đề ra. o Dễ dàng cho việc đo lường. III. QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT CƠ BẢN Bước 2: Đo lường kết quả Đo lường đúng đối tượng Đo lường đúng thời điểm Chọn lựa phương pháp và công cụ phù hợp Sử dụng đơn vị đo lường phù hợp với đơn vị tiêu chuẩn. III. QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT CƠ BẢN •Bước 3: Điều chỉnh các sai lệch Phát hiện nguyên nhân (chủ quan hay khách quan). Chọn lựa giải pháp (phù hợp & an toàn) Tiến hành điều chỉnh Đánh giá kết quả điều chỉnh IV. CÁC HÌNH THỨC KIỂM SOÁT • 1. Kiểm sốt dự phòng  Đây là loại hình kiểm sốt được thực hiện trước khi hoạt động chưa xảy ra, bằng cách tiên liệu những vấn đề có thể phát sinh để tìm cách ngăn ngừa trước  Là xu hướng của quản trị hiện đại.  Có tầm quan trọng ngày càng tăng đối với các nhà quản trị cấp cao. IV. CÁC HÌNH THỨC KIỂM SOÁT •2. Kiểm sốt hiện hành Kiểm sốt đối tượng ngay trong sự vận hành của chúng. Tìm kiếm và triệt tiêu sai sót nảy sinh Giám sát trực tiếp hoạt động. IV. CÁC HÌNH THỨC KIỂM SOÁT •3. Kiểm sốt phản hồi Đo lường sau khi kết thúc hoạt động Đây là loại kiểm sốt thông dụng nhất Mang tính thụ động, có độ trễ. IV. CÁC HÌNH THỨC KIỂM SOÁT •4. Kiểm sốt điểm trọng yếu •Nhà quản trị phải chọn những điểm quan tâm đặc biệt và chỉ với sự quan tâm đến các điểm ấy, nhà quản trị sẽ có thể chắc chắn được rằng toàn bộ hoạt động của cơ sở đang diễn tiến bình thường theo dự trù IV. CÁC HÌNH THỨC KIỂM SOÁT •Để tìm ra các điểm trọng yếu cần trả lời những câu hỏi sau đây : •1. Những điểm nào là điểm phản ánh rõ nhất mục tiêu của đơn vị mình ? •2. Những điểm nào là điểm phản ánh rõ nhất tình trạng không đạt mục tiêu ? •3. Những điểm nào là điểm đo lường tốt nhất sự sai lệch ? IV. CÁC HÌNH THỨC KIỂM SOÁT •4. Những điểm nào là điểm cho nhà quản lý biết ai là người chịu trách nhiệm về sự thất bại? •5. Tiêu chuẩn kiểm sốt nào ít tốn kém nhất ? •6. Tiêu chuẩn kiểm sốt nào có thể thu thập thông tin cần thiết mà không phải tốn kém nhiều quá ?