Bài giảng Quản trị học - Chương IV: Lập kế hoạch

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KHOA HỌC QUẢN LÝ QUẢN TRỊ HỌC CHƯƠNG IV LẬP KẾ HOẠCH 3 Cấu trúc của chƣơng I. KẾ HOẠCH 1. Khái niệm kế hoạch 2. Nội dung của một bản kế hoạch 3. Các loại kế hoạch II. LẬP KẾ HOẠCH 1. Lập kế hoạch là gì ? 2. Quy trình lập kế hoạch (5 bước) I. KẾ HOẠCH 1. Khái niệm kế hoạch 1.1. Góc độ nền kinh tế quốc dân: Kế hoạch là một quá trình ra qđịnh và lựa chọn các phương án khác nhau nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực có hạn để đạt được các mục tiêu đề ra cho một thời kỳ nhất định trong tương lai. 1.2. Góc độ của một tổ chức: Kế hoạch là tổng thể các mục tiêu, các nhiệm vụ cũng như các giải pháp và nguồn lực mà tổ chức có thể sử dụng để đạt được mục tiêu của tổ chức. 4 I. KẾ HOẠCH 2. Nội dung của một bản kế hoạch 2.1. Mục tiêu 2.2. Các giải pháp 2.3. Nguồn lực a. Theo khả năng huy động: nguồn lực hiện có & nguồn lực tiềm năng. b. Theo tính chất của nguồn lực: nguồn nhân lực, nguồn lực tài chính, nguồn lực vật chất, nguồn lực thông tin. c. Theo biểu hiện của nguồn lực: nguồn lực hữu hình (nhân lực, vốn, máy móc, thiết bị, ) & nguồn lực vô hình (trí tuệ, uy tín, thương hiệu, mối quan hệ, ). 5 I. KẾ HOẠCH 3. Các loại kế hoạch 3.1. Theo cấp kế hoạch 3.2. Theo hình thức thể hiện 3.3. Theo th/gian thực hiện kế hoạch 3.4. Theo mức độ cụ thể 6 Phân loại KH theo cấp KH •Kế hoạch chiến lƣợc •Kế hoạch tác nghiệp Khác biệt giữa 2 loại kế hoạch này ? ĐỐI TƯỢNG RA KẾ HOẠCH THỜI GIAN PHẠM VI HOẠT ĐỘNG MỨC ĐỘ CỤ THỂ 7 Phân loại KH theo cấp KH 8 ĐỐI TƢỢNG RA KẾ HOẠCH Phân loại KH theo cấp KH - Thời gian: KHCL 3-5 năm trở lên, thậm chí 10 năm. KHTN thường dưới 1 năm. - Phạm vi hoạt động: KHCL tác động tới các mảng hđ lớn, liên quan đến tương lai của toàn bộ tổ chức. KHTN phạm vi hạn hẹp, trong 1 mảng hđ. - Mức độ cụ thể: MTCL cô đọng, tổng thể (định tính), MTTN cụ thể, chi tiết (định lượng) 9 Phân loại KH theo hình thức thể hiện Chiến lƣợc Quy hoạch Chính sách Thủ tục Quy tắc Chƣơng trình Dự án 10 Phân loại KH theo hình thức thể hiện CHIẾN LƢỢC phát triển KT-XH 2011-2020 Phấn đấu đến năm 2020 nước ta cơ bản trở thành nước công nghiệp theo hướng hiện đại; chính trị - xã hội ổn định, dân chủ, kỷ cương, đồng thuận; đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân được nâng lên rõ rệt; độc lập, chủ quyền, thống nhất và toàn vẹn lãnh thổ được giữ vững; vị thế của Việt Nam trên trường quốc tế tiếp tục được nâng lên; tạo tiền đề vững chắc để phát triển cao hơn trong giai đoạn sau. (nguồn: cổng thông tin điện tử CP nước CHXHCN Việt Nam) 11 Phân loại KH theo hình thức thể hiện CHIẾN LƢỢC Là một kế hoạch quy mô lớn, xác định các mục tiêu tổng thể và các giải pháp cơ bản, định hướng dài hạn cho hoạt động của tổ chức. 12 Phân loại KH theo hình thức thể hiện QUY HOẠCH vùng thủ đô: Giảm áp lực, tạo động lực Theo quy hoạch đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt năm 2008, Vùng Thủ đô gồm TP Hà Nội và các tỉnh Hà Tây, Vĩnh Phúc, Hưng Yên, Bắc Ninh, Hải Dương, Hà Nam, Hòa Bình. Sau khi Thủ đô được điều chỉnh địa giới, Hà Tây sáp nhập với Hà Nội, tức là vùng thủ đô gồm có 1 thành phố và 6 tỉnh. 13 Phân loại KH theo hình thức thể hiện Viện Kiến trúc, Quy hoạch Đô thị và Nông thôn (VIAP) đề xuất mở rộng vùng thêm 3 tỉnh nữa là Bắc Giang, Phú Thọ, Thái Nguyên. Cả 3 tỉnh này đều có ranh giới tiếp giáp với Hà Nội mở rộng và trong vùng định cư, ảnh hưởng về địa kinh tế với các tỉnh khác trong vùng cũ. Với đề xuất thêm 3 tỉnh, quy mô, phạm vi nghiên cứu của Vùng Thủ đô sẽ gồm TP Hà Nội và 9 tỉnh với tổng diện tích 24.314,7km2, dân số dự báo đến năm 2020: 18,2 – 20,2 triệu ngƣời, năm 2030: 20,5 – 22,9 triệu ngƣời (nguồn: Website Sở quy hoạch - Kiến trúc) 14 Phân loại KH theo hình thức thể hiện QUY HOẠCH Quy hoạch thể hiện tầm nhìn, sự bố trí chiến lược về thời gian, không gian lãnh thổ, xây dựng khung vĩ mô về tổ chức không gian để chủ động hướng tới mục tiêu, đạt hiệu quả cao và phát triển bền vững. Quy hoạch là sự cụ thể hóa chiến lược cả về mục tiêu và giải pháp. 15 Phân loại KH theo hình thức thể hiện CHÍNH SÁCH thu hút nhân tài của Hà Nội Sinh viên tốt nghiệp loại giỏi các ngành đào tạo thuộc các ngành, lĩnh vực quan trọng mà Hà Nội đang cần sẽ đƣợc tuyển thẳng vào các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp của thành phố không qua thi tuyển. 16 “Việc tôn vinh các thủ khoa của Hà Nội có phần còn nặng hình thức. Điều đó giải thích vì sao chính sách “trải thảm đỏ” chỉ thu hút được khoảng 10% số thủ khoa ĐH trong suốt mười năm qua” Bà Phạm Chi Lan Chuyên gia KT thủ khoa khóa I ĐH Ngoại thương Phân loại KH theo hình thức thể hiện CHÍNH SÁCH Chính sách là quan điểm, phương hướng và cách thức chung định hướng hành động của hệ thống để giải quyết những vấn đề lặp đi lặp lại, nhằm thực hiện mục tiêu bộ phận theo định hướng mục tiêu tổng thể của hệ thống đó. Chính sách là những quy định chung để hướng dẫn tư duy và hành động khi ra quyết định, thể hiện các quan điểm và giá trị của tổ chức. 17 Phân loại KH theo hình thức thể hiện CHÍNH SÁCH Các chính sách rất ít khi được xác định rõ ràng bằng văn bản và ít khi được giải thích chính xác. Có sự tham gia rộng rãi vào việc hoạch định và sự giải thích chính sách với sự khác biệt nhất định nào đó giữa các cá nhân. Không phải lúc nào cũng dễ dàng kiểm tra một chính sách. 18 Phân loại KH theo hình thức thể hiện THỦ TỤC “Hướng dẫn thủ tục nhập học vào hệ chính quy năm 2013” Giấy mời viết bài cho hội thảo khoa học Yêu cầu của giảng viên về bài thuyết trình 19 Phân loại KH theo hình thức thể hiện THỦ TỤC Thủ tục là các kế hoạch chỉ ra một cách chính xác và chi tiết chuỗi các hành động cần thiết phải thực hiện theo trình tự thời gian hoặc cấp bậc quản lý để đạt được mục tiêu nhất định. Chính sách và thủ tục khác nhau ntn ? Chế độ nghỉ phép của Cán bộ, công chức 20 Phân loại KH theo hình thức thể hiện QUY TẮC Quy tắc là loại hình kế hoạch đơn giản nhất cho biết những hành động nào có thể làm, những hành động nào không được làm. Chính sách – Thủ tục – Quy tắc khác nhau ntn ? 21 Phân loại KH theo hình thức thể hiện CHƢƠNG TRÌNH LÀ GÌ ??? CHƯƠNG TRÌNH HƯỚNG TỚI MỤC TIÊU PHÁT TRIỂN THIÊN NIÊN KỶ Mục Tiêu Phát Triển Thiên Niên Kỷ là 8 mục tiêu được 189 quốc gia thành viên Liên Hợp Quốc nhất trí phấn đấu đạt được vào năm 2015. Những mục tiêu này (gọi tắt là MDGs từ tiếng Anh: Millennium Development Goals) được ghi trong bản tuyên ngôn thiên niên kỷ của LHQ tại hội nghị thượng đỉnh thiên niên kỷ diễn ra từ ngày 6 đến ngày 8 tháng 9 năm 2000 tại trụ sở ĐHĐ LHQ ở New York (USA). 22 Phân loại KH theo hình thức thể hiện Trước đó, năm 1996, tổ chức Hợp tác và Phát triển kinh tế (OCED) đã đi tiên phong trong việc đưa ra các mục tiêu phát triển quốc tế trong bản báo cáo định hướng thế kỷ 21 là tiền thân của mục tiêu này. Chương trình là một tổ hợp các chính sách, các thủ tục, các quy tắc và các nguồn lực cần thiết có thể huy động nhằm thực hiện các mục tiêu nhất định mang tính độc lập tương đối. 23 Phân loại KH theo hình thức thể hiện DỰ ÁN (project) • Đề án 322: Đào tạo cán bộ khoa học kỹ thuật tại các cơ sở nƣớc ngoài bằng ngân sách nhà nƣớc. • Đề án 911: Đào tạo giảng viên có trình độ tiến sĩ cho các trƣờng đại học, cao đẳng. Dự án là một phần và nhỏ hơn chương trình, bị giới hạn bởi không gian, thời gian, đối tượng tác động, tài chính và thường có mục tiêu cụ thể, quan trọng, mang tính độc lập tương đối. 24 Phân loại KH theo hình thức thể hiện VD: Đề Án 911 (cho giảng viên) có 4 phần quy định rất rõ ràng và chặt chẽ 1. Đối tượng dự tuyển 2. Ngành đào tạo 3. Nước và chỉ tiêu dự kiến gửi đào tạo 4. Điều kiện dự tuyển 4.1. Điều kiện chung 4.2. Đk cụ thể theo đối tượng dự tuyển 4.3. Điều kiện về ngoại ngữ 25 Phân loại KH theo thời gian thực hiện KH 1. Kế hoạch dài hạn (trên 5 năm) 2. Kế hoạch trung hạn (từ 1-5 năm) 3. Kế hoạch ngắn hạn (dưới 1 năm) Khái niệm về từng loại kế hoạch này ? 26 Phân loại KH theo thời gian thực hiện KH Kế hoạch dài hạn: Là kế hoạch cho thời kỳ từ 5 năm trở lên. Kế hoạch dài hạn là sự cụ thể hóa chiến lược, phương hướng phát triển của tổ chức. Nó sẽ xác định những chỉ tiêu cơ bản, những lĩnh vực cần thiết phải ưu tiên hoạt động, những chính sách cụ thể của tổ chức. 27 Phân loại KH theo thời gian thực hiện KH Kế hoạch trung hạn: Cho thời kỳ từ 1 đến 5 năm. Kế hoạch trung hạn là sự cụ thể hóa chiến lược, chính sách, mục tiêu của tổ chức. Kế hoạch trung hạn có tính chất thực hành, duy trì tính chất cân đối giữa các yếu tố, các nguồn lực hoạt động trong tổ chức. 28 Phân loại KH theo thời gian thực hiện KH Kế hoạch ngắn hạn: Cho thời kỳ dưới 1 năm. Kế hoạch ngắn hạn bảo đảm sự thực hiện tuần tự các nhiệm vụ của kế hoạch dài hạn và trung hạn, bởi vậy nó có tính chất pháp luật và được phân công cụ thể như kế hoạch 5 năm, đồng thời nó còn là công cụ để điều chỉnh các nhiệm vụ hàng năm của kế hoạch 5 năm. 29 Phân loại KH theo mức độ cụ thể 30 KẾ HOẠCH CỤ THỂ Là những kế hoạch với những mục tiêu đã được xác định rõ ràng. Mức độ rủi ro của các vấn đề không có hoặc không thể xảy ra. KẾ HOẠCH ĐỊNH HƢỚNG Là những kế hoạch có tính linh hoạt đưa ra những hướng chỉ đạo chung. Kế hoạch này đưa ra những tiêu chí cần tập trung nhưng không đòi hỏi các nhà quản lý phải đóng chặt trong các mục tiêu được xác định cụ thể. II. LẬP KẾ HOẠCH 1. Lập kế hoạch là gì ? Quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương thức hành động để đạt được mục tiêu. What – How – When – Who ? 31 II. LẬP KẾ HOẠCH 2. Quy trình lập kế hoạch (5 bƣớc) 32 Bước 3 Bước 2 Bước 1 Xây dựng các phương án Xác định mục tiêu Phân tích môi trường Bước 4 Đgiá, lựa chọn PA tối ưu Bước 5 Quyết định kế hoạch SWOT là gì ? 33 Phân tích SWOT hay ma trận SWOT là một phương pháp lập kế hoạch chiến lược dùng để đánh giá về điểm mạnh (STRENGTHs), điểm yếu (WEAKNESSEs/LIMITATIONs), cơ hội (OPPORTUNITIEs) và thách thức (THREATs) trong kinh doanh và trong các hoạt động của tổ chức. Albert S.Humphrey 02/06/1926-31/10/2005 Học viện nghiên cứu Stanford SMART là gì ? 34 S.M.A.R.T Specific Measurable Actionable Realistic Time-bound