Bài giảng Quản trị học - Chương VII: Kiểm soát

CHƯƠNG VII KIỂM SOÁT 2 Cấu trúc của chương I. TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT 1. Kiểm soát là gì ? 2. Bản chất của kiểm soát 3. Vai trò của kiểm soát 4. Đặc điểm của kiểm soát II. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT 1. Chủ thể kiểm soát 2. Phương pháp và hình thức kiểm soát 3. Công cụ và kỹ thuật kiểm soát 4. Quy trình kiểm soát I. TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT 1. Kiểm soát là gì ? là quá trình giám sát, đo lường, đánh giá và điều chỉnh hoạt động nhằm đảm bảo sự thực hiện theo kế hoạch. 2. Bản chất của kiểm soát 2.1. Kiểm soát là hệ thống phản hồi về kết quả của các hoạt động 2.2. Kiểm soát là hệ thống phản hồi dự báo 3 Hệ thống phản hồi về kết quả của các hoạt động Đo lường đầu ra của quá trình, rồi đưa vào hệ thống hoặc đầu vào của hệ thống những tác động điều chỉnh để thu được kết quả mong muốn tại chu kỳ sau. 4 So sánh thực tại với các tiêu chuẩn Đo lường kết quả thực tế Xác định các sai lệch Kết quả thực tế Xây dựng chương trình điều chỉnh Thực hiện điều chỉnh Phân tích các nguyên nhân sai lệch Kết quả mong muốn 5 • Độ trễ thời gian • Gây tốn kém cho tổ chức • Ít có tác dụng đối với việc nâng cao chất lượng trong quá trình hoạt động Hệ thống phản hồi dự báo  giám sát đầu vào của hệ thống và quá trình thực hiện để khẳng định xem những đầu vào và cả quá trình đó có đảm bảo cho hệ thống thực hiện kế hoạch hay không. Nếu không thì đầu vào hoặc quá trình trong hệ thống sẽ được thay đổi để thu được kết quả mong muốn. ƯU: Ngăn ngừa được các vấn đề có thể gây khó khăn trước khi nó xảy ra. NHƯỢC: Đòi hỏi phải có nhiều thông tin và thời gian để xử lý. Việc thu thập thông tin về đầu vào và cả quá trình hoạt động cũng như xác định một cách đều đặn ảnh hưởng của chúng lên kết quả KH là một vấn đề rất khó khăn. 6 Đầu vào Đầu ra Hệ thống kiểm soát Qúa trình thực hiện 3. Vai trò của kiểm soát 3.1. Giúp hệ thống theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường 3.2. Ngăn chặn các sai phạm có thể xảy ra trong quá trình quản lý 3.3. Đảm bảo thực thi quyền lực của các nhà quản lý 3.4. Hoàn thiện các quyết định quản lý 3.5. Giảm thiểu các chi phí trong quá trình quản lý 3.6. Tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đồi mới 7 4. Đặc điểm của kiểm soát 4.1. Là hoạt động mang tính quyền lực 4.2. Là hoạt động có tính mục đích 4.3. Là hoạt động gắn với một chủ thể nhất định (ai kiểm soát ai ?) 4.4. Là hoạt động gắn với một đối tượng cụ thể (kiểm soát ai/kiểm soát cái gì ?) 8 II. Hệ thống kiểm soát Với 1 hoạt động cụ thể, cần xác định đối tượng kiểm soát. Mục tiêu kiểm soát họ là gì ? Kiểm soát họ để làm gì ? Từ đó xác định 1 hệ thống kiểm soát tương ứng. Một hệ thống kiểm soát bao gồm 4 yếu tố: chủ thể ks – phương pháp và hình thức ks – công cụ và kỹ thuật ks – quy trình ks. 1.Chủ thể kiểm soát 2.Phương pháp và hình thức kiểm soát 3.Công cụ và kỹ thuật kiểm soát 4.Quy trình kiểm soát 9 1. Chủ thể kiểm soát Chủ thể kiểm soát là người hoặc đơn vị đưa ra các tác động kiểm soát hoặc thực hiện chức năng kiểm soát. VD: Tại Việt Nam, các chủ thể kiểm soát doanh nghiệp bao gồm chủ thể bên ngoài và chủ thể bên trong. 10 Chủ thể bên ngoài  (i) các cơ quan quản lý nhà nước (Giám sát của Quốc hội, Hội đồng nhân dân, Tòa án; Kiểm tra của Chính phủ và Ủy ban nhân dân, của các cơ quan quản lý ngành; Thanh tra của Tổng thanh tra Nhà nước và thanh tra Nhà nước chuyên ngành; Kiểm sát của VKSND các cấp và Kiểm toán Nhà nước);  (ii) các tổ chức trong môi trường ngành (đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhà cung cấp, v.v),  (iii) các tổ chức chính trị xã hội (các hiệp hội, đoàn thể quần chúng, các cơ quan thông tấn báo chí, v.v). 11 Chủ thể bên trong Gồm có: HĐQT – Ban kiểm soát – Giám đốc doanh nghiệp – Các nhà quản lý bộ phận chức năng – Người làm công. 12 2. Phpháp và hthức kiểm soát Phương pháp kiểm soát Những phương pháp kiểm soát thường được áp dụng là: - Thu thập thông tin; - Nghiên cứu hồ sơ tài liệu và các giấy tờ liên quan; - Nghiên cứu văn bản pháp luật; - Tham vấn ý kiến của các nhà chuyên môn; - Thu thập ý kiến từ cá nhân, cơ quan, tổ chức; - Tạo điều kiện, chỉ rõ những lợi ích để đối tượng kiểm soát trình bày, báo cáo đầy đủ, trung thực vụ việc; - Xử lý kịp thời, đúng pháp luật những hành vi gây cản trở đến hoạt động kiểm soát. 13 2. Phpháp và hthức kiểm soát Hình thức kiểm soát Xét theo cấp độ của hệ thống kiểm soát Kiểm soát chiến lược, tác nghiệp và đồng bộ Xét theo quá trình hoạt động Kiểm soát trước, trong và sau hoạt động Xét theo phạm vi, quy mô của kiểm soát Kiểm soát toàn diện, bộ phận và cá nhân Xét theo tần suất của quá trình hoạt động Kiểm soát định kỳ, đột xuất và thường xuyên Theo mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng Kiểm soát và tự kiểm soát 14 3. Công cụ và kỹ thuật kiểm soát • Các công cụ kiểm soát truyền thống 15 các dữ liệu thống kê, các bản báo cáo kế toán tài chính, ngân quỹ, các báo cáo và phân tích chuyên môn • Các công cụ kiểm soát hiện đại PERT – program evaluation and review technique PPB – program planning and budgeting 4. Quy trình kiểm soát 6 bước: B1  Xác định mục tiêu và nội dung kiểm soát B2  Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát B3  Giám sát và đo lường việc thực hiện B4  Đánh giá kết quả hoạt động B5  Điều chỉnh sai lệch B6  Đưa ra sáng kiến đổi mới 16 4.1. Xác định mục tiêu và nội dung kiểm soát * Mục tiêu: Phát hiện, sửa chữa những sai lệch trong hoạt động của tổ chức so với kế hoạch và tìm cách hoàn thiện, đổi mới, cải tiến hệ thống. (cần cụ thể hóa mục tiêu ks thành các chỉ tiêu cụ thể) * Nội dung: Công tác ks cần tập trung nỗ lực vào những khu vực, những con người có ảnh hưởng quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Đó chính là các khu vực hoạt động thiết yếu và những điểm kiểm soát thiết yếu. 17 4.2. Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát là những chuẩn mực mà các cá nhân, tập thể và tổ chức phải thực hiện để đảm bảo cho toàn bộ tổ chức hoạt động có hiệu quả a. Các mục tiêu với tư cách là các tiêu chuẩn. b. Các tiêu chuẩn vật lý (định lượng). c. Các tiêu chuẩn chi phí. d. Các tiêu chuẩn về vốn. e. Các tiêu chuẩn thu nhập. f. Các tiêu chuẩn về chương trình. g. Các tiêu chuẩn định tính. 18