Bài giảng Quản trị kinh doanh - Bài 6: Thông tin và quyết định quản trị kinh doanh

BÀI 6 THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH ẢQU N TRỊ KINH DOANH Ths. Nguyễn Thị Vân Anh v1.0011108209 1 TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP Chuỗi cửa hàng “cà phê Đất Việt” có thị trường tại các tỉnh phía Nam và giám đốc doanh nghiệp định hướng mở rộng thị trường ra các tỉnh phía Bắc. Để đưa ra quyết định đúng đắn trong quản trị kinh doanh thì giám đốc chuỗi của hàng “cà phê Đất Việt” cần làm những gì? v1.0011108209 2 MỤC TIÊU Nắm rõ khái niệm, nội dung của thông tin trong quản trị kinh doanh. Hiểu rõ quyết định quản trị kinh doanh (khái niệm, yêu cầu, căn cứ và phương pháp ra quyết đinh). v1.0011108209 3 NỘI DUNG BÀI HỌC 1 Khái niệm, vai trò của thông tin trong quá trình quản trị kinh doanh. 2 Quyết định quản trị kinh doanh. v1.0011108209 4 HƯỚNG DẪN HỌC • Để học tốt bài học này, học viên cần nghe và hiểu hiểu bài giảng, đồng thời trao đổi trên diễn đàn môn học, tham gia làm các bài luyện tập trắc nghiệm. • Tham khảo thêm một số sách quản trị kinh doanh, trong đó có: Giáo trình Quản trị kinh doanh, Chủ biên: GS.TS ỗĐ Hoàng Toàn, NXB lao động xã hội, 2010. • Tham khảo tin tức trên các internet về tình hình kinh tế của đất nước cũng như của thế giới. v1.0011108209 5 1. KHÁI NIỆM, VAI TRÒ CỦA THÔNG TIN TRONG QUÁ TRÌNH QUẢN TRỊ KINH DOANH • Khái niệm thông tin; • Vai trò của thông tin trong quá trình quản trị kinh doanh; • Yêu cầu của thông tin kinh tế; • Vấn đề nhiễu trong hệ thống thông tin. v1.0011108209 6 1.1. KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM CỦA THÔNG TIN Đặc điểm: Thông tin trong quản trị kinh doanh là những tín hiệu mới, được doanh nghiệp thu nhận, được hiểu và được đánh giá là có ích trong việc ra quyết định quản trị kinh doanh của chủ doanh nghiệp. Đặc điểm của thông tin: • Thông tin gắn liền với quá trình điều khiển: • Bản thân thông tin không có mục đích tự thân, nó chỉ tồn tại và có ý nghĩa trong một hệ thống có điều khiển nào đó. Thô ti ó tí h tươ đối ỗi thô ti hỉ ột ự hả á h hư đầ đủ ề• ng n c n ng : m ng n c m s p n n c a y v hiện tượng và sự vật được phản ánh, đồng thời nó cũng phụ thuộc vào trình độ và khả năng của nơi nhận phản ánh. ỗ hô đề ó ậ à l• M i t ng tin u c v t mang tin v ượng tin. • Tính định hướng của vật mang tin: Thông tin phản ánh mối quan hệ giữa đối tượng được phản ánh và nơi nhận phản ánh. v1.0011108209 7 1.2. VAI TRÒ THÔNG TIN TRONG QUÁ TRÌNH QUẢN TRỊ KINH DOANH Vai trò của thông tin trong quản trị kinh doanh là ở chỗ nó làm tiền đề, làm cơ sở và là công cụ của quản trị kinh doanh. Chủ thể quản trị kinh doanh Thông tin từ ngoài Thông tin thực hiện Thông tin quyết định Đối tượng quản trị Sản phẩm – đầu ra Yếu tố đầu vào v1.0011108209 8 Sơ đồ 6.1: Vai trò của thông tin trong quá trình quản trị kinh doanh 1.3. YÊU CẦU CỦA THÔNG TIN KINH TẾ Tính chính xác Tính kịp thời Yêu cầu của thô ti ki h tế Tính pháp lý Tí h ó í hng n n n c c Tính bí mật Tính có thẩm quyền Tính tối ưu, kinh tế Tính đầy đủ, hệ thống, tổng hợp Sơ đồ 6 2: Các yêu cầu của thông tin kinh tế v1.0011108209 9 . 1.4. VẤN ĐỀ NHIỄU TRONG HỆ THỐNG KINH TẾ ộ ê hâ là ả h h ở ớ hấ l ủ hô hệ• M t nguy n n n quan trọng m n ư ng t i c t ượng c a t ng tin trong thống là vấn đề nhiễu trong quá trình truyền tin. • Nhiễu thông tin là hiện tượng thông tin từ nguồn tới nơi nhận bị sai lệch, méo mó. Nhiễu vật lý: Do kỹ thuật hoặc do môi trường Nguyên nhân dẫn đến nhiễu thông tin Nhiễu ngữ nghĩa: Do khái niệm chưa đồng nhất, lỗi văn phạm Nhiễu thực dụng: Do tin người phát và người nhận có mối quan hệ lợi ích Sơ đồ: 6.3: Nguyên nhân dẫn đến nhiễu thông tin v1.0011108209 10 2. QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ KINH DOANH • Khái niệm; • Các loại quyết định; • Các nguyên tắc cơ bản ra quyết định; • Yêu cầu đối với các quyết định; Cá b ớ à h hiệ ế đị h• c ư c ra v t ực n quy t n ; • Trở ngại của giám đốc khi ra quyết định; • Phương pháp ra quyết định. v1.0011108209 11 2.1. KHÁI NIỆM Quyết định quản trị kinh doanh là phương án hành động đã được tính toán cân nhắc, mang tính sáng tạo của chủ doanh nghiệp, nhằm xử lý một vấn đề trên cơ sở phân tích các thông tin về hiện trạng của ệdoanh nghi p. v1.0011108209 12 2.2. CÁC LOẠI QUYẾT ĐỊNH • Theo tốc độ ra quyết định: gồm những quyết định trực giác và những quyết định có lý giải. • Theo thời gian thực hiện: gồm quyết định dài hạn, quyết định trung hạn, ngắn hạn và tức thời. v1.0011108209 13 2.3. CÁC NGUYÊN TẮC CƠ BẢN RA QUYẾT ĐỊNH • Nguyên tắc định nghĩa: Muốn giải quyết có hiệu lực một vấn đề, đầu tiên phải hiểu rõ vấn đề đó mà thông thường người ta chỉ có thể đạt được một quyết định logic khi vấn đề đã được định nghĩa rồi. • Nguyên tắc về sự xác minh đầy đủ: Một quyết định logic phải được bảo vệ xác minh đúng đắn Tất cả mọi quyết định logic phải được dựa trên những cơ sở vững chắc. . • Nguyên tắc sự đồng nhất: Cần phải xác định một cách rõ ràng những sự khác nhau có thể có do sự thay đổi về địa điểm hay về thời đại gây ra. v1.0011108209 14 2.4. YÊU CẦU ĐỐI VỚI CÁC QUYẾT ĐỊNH Tính hệ thống Yêu cầu đối Tính tối ưu Tính định hướng với các quyết định Tính cô đọng dễ hiểu Tính pháp lý Tính có độ đa dạng Tính hợp lý (đảm bảo khách quan và khoa học) Tính cụ thể về thời gian thực hiện v1.0011108209 15 Sơ đồ 6.4: Yêu cầu đối với các quyết định 2.5. CÁC BƯỚC RA VÀ THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH Tổ chức thực hiện quyết định Sợ bộ đề ra nhiệm vụ Thông qua và đề ra quyết định Chọn tiêu chuẩn đánh giá Truyền đạt quyết định Kế hoạch tổ chức Thu thập thông tin Dự kiến các phương Xây dựng mã hình toán giải Kiểm tra việc thực hiện Chính thức đề ra nhiệm vụ án quyết Định , và chọn phương án Tổng kết tình hình thực hiện quyết định Điều chỉnh quyết định tối ưu Sơ đồ 6.5: Các bước ra và thực hiện quyết định v1.0011108209 16 2.5.1. SƠ BỘ NHIỆM VỤ ĐẶT RA • Khi quyết định những nhiệm vụ, nhiệm vụ có nội dung mới ở bước đầu phải sơ bộ đề ra nhiệm vụ và làm rõ dầ ó t á t ì h ết đị h hiện n rong qu r n quy n n m vụ. • Muốn đề ra nhiệm vụ, trước hết cần phải xác định:  Vì sao phải đề ra nhiệm vụ nhiệm vụ đó thuộc loại, nào, tính cấp bách của nó?  Tình huống nào trong sản xuất có liên quan đến ệ ề ữ â ố ả ở ếnhi m vụ đ ra, nh ng nh n t nh hư ng đ n nhiệm vụ?  Khối lượng thông tin cần thiết đã có để đề ra nhiệm vụ, cách thu thập những thông tin còn thiếu. v1.0011108209 17 2.5.2. CHỌN TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ CÁC PHƯƠNG ÁN VÀ MÔ HÌNH XỬ LÝ • Việc chọn các tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả là quá trình quan trọng và phức tạp. Nếu không chú ý đến điều này khi đề ra nhiệm vụ dễ nêu những mục đích chung chung, do đó dẫn tới những khó khăn lớn khi chọn quyết định. • Các phương án của những quyết định phức tạp được nghiên cứu bằng mô hình toán học. Mô hình phản ánh tái tạo đối tượng, thay thế đối tượng để sau nghiên cứu mô hình, thu được những thông tin về đối tượng đó. • Nhờ mô hình và máy tính, người ta xác định nhanh chóng hiệu quả các phương án theo chỉ tiêu đánh giá đã chọn. Trên cơ sở đó có thể chọn phương án quyết định tối ưu. v1.0011108209 18 2.5.3. THU THẬP THÔNG TIN CÒN THIẾU ĐỂ LÀM RÕ NHIỆM VỤ ĐỀ RA Chỉ có thể giải quyết đúng đắn một vấn đề nào đó nếu như có thông tin đầy đủ và chính xác. Do vậy, cần phải thu thập mọi thông tin, nếu điều kiện cho phép. Nếu thông tin chưa đủ để quyết định vấn đề một cách chắc chắn, phải có biện pháp bổ sung tin. v1.0011108209 19 2.5.4. CHÍNH THỨC ĐỀ RA NHIỆM VỤ Chỉ có thể chính thức đề ra nhiệm vụ sau khi đã xử lý các thông tin thu được do kết quả nghiên cứu về tính chất của nhiệm vụ, tính cấp bách của việc giải quyết nhiệm vụ đó, tình huống phát sinh, việc xác định mục đí h à tiê h ẩ đá h iá hiệ ả Bướ à ó ýc v u c u n n g u qu . c n y c nghĩa quan trọng để đề ra quyết định đúng đắn. v1.0011108209 20 2.5.5. DỰ KIẾN CÁC PHƯƠNG ÁN QUYẾT ĐỊNH Có thể dùng phương pháp luận logic và trực giác của ểngười lãnh đạo đ lựa chọn phương án. Cần xác định xem xây dựng phương án nào thì có lợi nhất. Để lựa chọn lần cuối chỉ nên để lại những phương án quyết định thiết thực nhất, bởi vì số lượng phương án càng nhiều thì càng khó phân tích, đánh giá hiệu quả của chúng. v1.0011108209 21 2.5.7. ĐỀ RA QUYẾT ĐỊNH Sau khi đánh giá những kết quả dự tính của quyết định và lựa chọn được các phương án tốt nhất chủ, doanh nghiệp phải trực tiếp đề ra quyết định và chịu trách nhiệm trực tiếp về quyết định đó. v1.0011108209 22 2.5.8. TRUYỀN ĐẠT QUYẾT ĐỊNH ĐẾN NGƯỜI THI HÀNH VÀ LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC • Quyết định cần được nêu thành mệnh lệnh hay chỉ thị để có hiệu quả của một văn bản hành chính. • Tuyên truyền và giải thích trong doanh nghiệp ý nghĩa và tầm quan trọng của quyết định đề ra, những kết quả có thể đạt được của quyết định ấy. Sau đó vạch chương trình thực hiện quyết định này. • Kế hoạch tổ chức cần năng động sao cho vào thời gian nhất định và tại một thời điểm nhất định có thể tập trung được lực lượng chủ yếu. v1.0011108209 23 2.5.9. KIỂM TRA VIỆC THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH Kiểm tra tình hình thực hiện quyết định có vai trò quan à ó ó ả h h ở ới h iễ ki h ếtrọng v n c n ư ng t t ực t n n t : • Kiểm tra có tác động tới hành vi của con người, nâng cao trách nhiệm của họ và động viên họ thực hiện chính xác những hoạt động đã nằm trong kế hoạch. • Việc tiến hành kiểm tra liên tục thúc đẩy sự thực hiện kịp thời và có trình tự các nhiệm vụ đặt ra. v1.0011108209 24 2.5.10. ĐIỀU CHỈNH QUYẾT ĐỊNH NẾU THẤY CẦN THIẾT • Chủ doanh nghiệp cần có bản lĩnh, đôi khi phải khắc phục sự phản đối trực tiếp để điều chỉnh quyết định, tránh để tình trạng quyết định quá vô lý gây nên trạng thái chán chường cho những người thi hành. • Mặt khác cần chú ý rằng những sửa đổi nhỏ không, , căn bản, sẽ tạo nên các xáo trộn về mặt tổ chức, gây ra sự tin tưởng ở tính ổn định của nhiệm vụ và dẫn đế hữ thiệt h i lớ hơ ới iệ khô ử đổin n ng ạ n n so v v c ng s a . v1.0011108209 25 2.5.11. TỔNG KẾT TÌNH HÌNH THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH • Đây là một yếu tố quan trọng trong công tác quản lý việc thực hiện các quyết định quản trị doanh nghiệp. • Trong quá trình tổng kết các kết quả cần xem xét chu đáo tất cả các giai đoạn công tác, phân tích rõ tất cả những thành công cũng như những sai lầm thiếu sót, , phát hiện hết các tiềm năng chưa được sử dụng. v1.0011108209 26 2.6. TRỞ NGẠI CỦA GIÁM ĐỐC KHI RA QUYẾT ĐỊNH Trở ngại thường xảy ra là sự thiếu chuẩn xác, thiếu đồng bộ hoặc bất hợp lý của hệ thống pháp luật Nhà nước, mâu thuẫn giữa tham vọng và khả năng có hạn, cuối cùng là sự biến động hàng ngày của thị trường. Tất cả khó khăn đó đòi hỏi giám đốc phải có nghị lực mới ra quyết định kịp thời và có hiệu quả. v1.0011108209 27 2.7. PHƯƠNG PHÁP RA QUYẾT ĐỊNH Việc ra quyết định trong thực tế kinh doanh có những vấn đề đã rõ ràng nhưng cũng có những vấn đề chưa được rõ ràng, vấn đề là phải xử lý như thế nào. Thông qua việc ra quyết định xảy ra 3 trường hợp: • Trường hợp có đủ thông tin: Việc ra quyết định sử dụng các công cụ của toán kinh tế. • Trường hợp có ít thông tin: Phải sử dụng thêm các phương pháp chuyên gia. T ườ hợ ó ất ít thô ti h ặ khô ó• r ng p c r ng n o c ng c thông tin: Chủ doanh nghiệp phải sử dụng kết hợp hai phương pháp: cây đồ thị và phương pháp tự chịu trách nhiệm cá nhân hoặc sử dụng dịch học để ra quyết định. v1.0011108209 28 TÓM LƯỢC CUỐI BÀI • Thông tin trong quản trị kinh doanh là những tín hiệu mới, được doanh nghiệp thu nhận được hiểu và được đánh giá là có ích cho, việc ra quyết định kinh doanh của chủ doanh nghiệp. • Quyết định quản trị kinh doanh là phương án hành động đã được í h á â hắ í h á ủ hủ d h h ệt n to n c n n c, mang t n s ng tạo c a c oan ng i p, nhằm xử lý một vấn đề trên cơ sở phân tích các thông tin về hiện trạng doanh nghiệp. • Việc ra các quyết định cũng phải dựa trên các phương pháp xác định, tùy thuộc vào lượng thông tin và quỹ thời gian cho phép của doanh nghiệp. v1.0011108209 29 CÂU HỎI THẢO LUẬN Để đư ết đị h đú đắ t ả t ị ki h d h thì iá đố h ỗia ra quy n ng n rong qu n r n oan g m c c u của hàng “cà phê Đất Việt” cần làm những gì? v1.0011108209 30 CÂU HỎI THẢO LUẬN Q ết đị h t ả t ị ki h d h ủ hủ d h hiệ ó ầ thiết đảuy n rong qu n r n oan c a c oan ng p c c n m bảo tính định hướng hay không? Tại sao? v1.0011108209 31