Bài giảng Quản trị kinh doanh - Chương 1: Các khái niệm về quản trị

Nguyễn Minh Đức I. KHÁI NIỆM VỀ QUẢN TRỊ Thuật ngữ “Quản trị” biểu thị chung cho các phương thức hoạch định, tổ chức, điều phối, giám sát tất cả các hoạt động để đạt được mục tiêu mong muốn thông qua những người khác. Quản trị là hoạt động cần thiết phải được thực hiện khi con người kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chung một cách hiệu quả. ⇒Quản trị chỉ phát sinh khi ít nhất có 2 người cùng kết hợp với nhau để thực hiện một mục tiêu chung. ⇒Thảo luận: ⇒ 4 sinh viên ở chung một phòng trọ có cần quản trị? ⇒ Tổ chức một nhóm để thực hiện nghiên cứu có cần quản trị? ⇒ Cho biết ý nghĩa của quản trị trong 2 ví dụ trên 2Prepared by NMDUC 2009
Định nghĩa “Quản trị là tác động có định hướng của chủ thể quản trị đến đối tượng bị quản trị nhằm đạt được mục tiêu đã định trước một cách có hiệu quả trong những điều kiện biến động của môi trường” Quản trị học – Đồng Thị Thanh Phương Hiệu quả của quản trị
Không biết cách quản trị, mục tiêu vẫn có thể đạt được nhưng không hiệu quả (đặc biệt về chi phí)
Hoạt động quản trị sẽ có hiệu quả khi:
Giảm thiểu chi phí cho các nguồn lực đầu vào nhưng vẫn đảm bảo sản lượng đầu ra (bài toán tối thiểu hóa chi phí trong kinh tế).
Gia tăng sản lượng đầu ra với cùng một số lượng đầu vào (bài toán tối đa hóa lợi nhuận trong kinh tế)
Vừa gia tăng sản lượng đầu ra, vừa giảm chi phí đầu vào 4Prepared by NMDUC 2009
Quy trình của quản trị (Management Process) Qui trình quản trị Hoạch định Tổ chức Lãnh đạo Kiểm tra Prepared by NMDUC 2009 Quy trình của quản trị
Hoạch định
Xác định mục tiêu tổ chức
Biện pháp để đạt được mục tiêu đó trong những điều kiện môi trường cụ thể Prepared by NMDUC 2009
Quy trình của quản trị
Tổ chức
Xác định cơ cấu tổ chức nhân sự
Phân bổ & tổ chức các nguồn lực để thực hiện mục tiêu đã đề ra Quy trình của quản trị Prepared by NMDUC 2009
Lãnh đạo (điều khiển)
Chỉ huy, đôn đốc, động viên, phê bình..,
Điều phối công việc
Giải quyết các vấn đề phát sinh
, => Hoàn thành mục tiêu chung của công ty Quy trình của quản trị Prepared by NMDUC 2009
Kiểm tra
Đo lường thành quả công việc
Kiểm tra quá trình họat động
Chất lượng, khối lượng công việc
Kiểm tra tiến độ
.., => Từ đó đưa ra các hành động nhằm đạt được mục tiêu đề ra Quy trình của quản trị Prepared by NMDUC 2009 II. CÁC CẤP QUẢN TRỊ 1. Các cấp quản trị
a. Quản trị cấp cao: Quản trị chung tất cả các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, người quản trị ở cấp này gọi là nhà quản trị cấp cao nhất
b. Cấp quản trị trung gian (giữa): Là một khái niệm rộng dùng để chỉ những cấp chỉ huy trung gian, đứng trên những nhà quản trị cấp cơ sở và dưới các nhà quản trị cấp cao
c. Cấp quản trị cơ sở (thấp nhất): Là những nhà quản trị ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc của quản trị trong cùng tổ chức. Người quản trị cấp này là đốc công, nhóm trưởng, tổ chức trưởng, là những người không còn cấp quản trị nào bên dưới. 10Prepared by NMDUC 2009 CÁC CẤP QUẢN TRỊ Cấp cao Cấp trung gian Cấp cơ sở Người thừa hành Hoạch định Tổ chức Lãnh đạo Kiểm tra 28% 36% 22% 14% 18% 33% 36% 13% 15% 24% 51% 10% K ỹ n ă n g c h u y ê n m ô n K ỹ n ă n g q u ả n tr ị 11Prepared by NMDUC 2009 Chức năng quản trị là
những hoạt động nhất định có hướng đích của quản trị do sự phân công lao động trong nội bộ quản trị tạo nên,
những bộ phận cấu thành có liên quan với nhau, phụ thuộc vào nhau nhưng không giống nhau về mục đích và nội dung III. CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ 12Prepared by NMDUC 2009 - Chức năng hoạch định: xác định những mục tiêu và phương thức thực hiện một cách có hệ thống cho dù là hoạch định chiến lược hay hoạch định tác nghiệp - Chức năng tổ chức: thiết lập một hệ thống với các mối quan hệ hàng dọc cũng như hàng ngang giữa các bộ phận để đảm nhiệm những hoạt động chuyên biệt và cần thiết - Chức năng lãnh đạo: tạo mối quan hệ thông suốt giữa nhà quản trị với nhân viên để nhân viên sẵn sàng làm việc theo yêu cầu của nhà quản trị - Chức năng kiểm tra: những nỗ lực xây dựng hệ thống tiêu chuẩn để so sánh với kết quả thực tế nhằm đảm bảo những nguồn lực đã và đang được sử dụng có hiệu quả nhất nhằm đạt được mục tiêu III. CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ 13Prepared by NMDUC 2009 14 FIGURE 3.1 Prepared by NMDUC 2009 15 FIGURE 3.2 Prepared by NMDUC 2009 16 FIGURE 3.4 Prepared by NMDUC 2009 a. Khái niệm
Lĩnh vực quản trị trong doanh nghiệp được hiểu như là các hoạt động quản trị khi được sắp xếp trong một bộ phận nào đó.
Số lượng, hình thức tổ chức các lĩnh vực quản trị còn phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, vào ngành nghề kinh doanh và các yếu tố khác như: : truyền thống quản trị, các yếu tố xã hội và cơ chế kinh tế - kỹ thuật của doanh nghiệp, gắn liền với mỗi quốc gia. IV. LĨNH VỰC QUẢN TRỊ 17Prepared by NMDUC 2009 b. Các lĩnh vực quản trị trong doanh nghiệp ¢ Lĩnh vực quản trị thu mua vật tư: phát hiện nhu cầu vật tư, tính toán vật tư tồn kho, mua sắm vật tư, nhập kho và bảo quản, cấp phát vật tư ¢ Lĩnh vực sản xuất: hoạch định chương trình, xây dựng kế hoạch sản xuất, điều khiển quá trình sản xuất, chế biến, kiểm tra chất lượng,... ¢ Lĩnh vực Marketing: thu thập các thông tin về thị trường, hoạch định chính sách sản phẩm, giá cả, phân phối và chính sách hỗ trợ tiêu thụ. ¢ Lĩnh vực nhân sự: lập kế hoạch nhân sự, tuyển dụng nhân sự, bố trí, đánh giá nhân sự, phát triển nhân viên, thù lao... IV. LĨNH VỰC QUẢN TRỊ 18Prepared by NMDUC 2009 ¢ Lĩnh vực tài chính và kế toán: ¢ Lĩnh vực tài chính: tạo vốn, quản lý và sử dụng vốn (quản lý sự lưu thông, thanh toán và các quan hệ tín dụng). ¢ Lĩnh vực kế toán: kế toán sổ sách, tính toán chi phí - kết quả, xây dựng các bảng cân đối, tính toán lỗ - lãi, các nhiệm vụ khác như: thẩm định kế hoạch, thống kê, kiểm tra việc tính toán, bảo hiểm, thuế. ¢ Lĩnh vực nghiên cứu và phát triển (R&D): thực hiện các nghiên cứu cơ bản, nghiên cứu ứng dụng, đưa các tiến bộ khoa học vào áp dụng, thẩm định hiệu quả các tiến bộ kỹ thuật được áp dụng. ¢ Lĩnh vực tổ chức: tổ chức các dự án, phát triển và cải tiến bộ máy tổ chức cho doanh nghiệp, tổ chức tiến trình hoạt động toàn bộ doanh nghiệp. IV. LĨNH VỰC QUẢN TRỊ 19Prepared by NMDUC 2009 ¢ Lĩnh vực thông tin: xây dựng kế hoạch về các thông tin liên quan cho doanh nghiệp, chọn lọc và xử lý các thông tin, kiểm tra và giám sát thông tin. ¢ Lĩnh vực hành chính, pháp chế và các dịch vụ chung: Thực hiện các mối quan hệ pháp lý trong và ngoài doanh nghiệp. Tổ chức các hoạt động quần chúng trong doanh nghiệp. Các hoạt động hành chính và phúc lợi doanh nghiệp. Sự phân chia các lĩnh vực như trên chỉ mang tính khái quát, trên thực tế quản trị, các lĩnh vực tiếp tục được chia nhỏ nữa cho đến các công việc, nhiệm vụ quản trị cụ thể. IV. LĨNH VỰC QUẢN TRỊ 20Prepared by NMDUC 2009 PHÂN BIỆT CHỨC NĂNG VÀ LĨNH VỰC QUẢN TRỊ a. Mục đích của phân loại theo chức năng đảm bảo các yêu cầu của khoa học quản trị đảm bảo bất kỳ một hoạt động quản trị nào cũng đều được tiến hành theo một trình tự chặt chẽ. là cơ sở để phân tích, đánh giá tình hình quản trị tại một doanh nghiệp để từ đó tìm ra cách tháo gỡ. b. Mục đích của phân loại theo lĩnh vực quản trị chỉ ra tất cả các lĩnh vực cần phải tổ chức thực hiện quản trị trong một doanh nghiệp, là căn cứ quan trọng để thiết lập bộ máy quản trị của doanh nghiệp phù hợp với tình hình kinh doanh, là căn cứ để tuyển dụng, bố trí và sử dụng các quản trị viên. là cơ sở để đánh giá, phân tích hoạt động trong toàn bộ bộ máy quản trị, thực hiện chế độ trách nhiệm cá nhân, là cơ sở để điều hành hoạt động quản trị toàn doanh nghiệp. 21Prepared by NMDUC 2009 c. Quan hệ giữa hai cách phân loại
Chức năng quản trị là các hoạt động trong một quá trình quản trị, các lĩnh vực quản trị là các tổ chức để thực hiện các hoạt động kinh doanh cụ thể - gắn với quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Chức năng quản trị gắn với sự phát triển khoa học quản trị, lĩnh vực quản trị lại được xem xét ở góc độ quản lý thực tiễn. PHÂN BIỆT CHỨC NĂNG VÀ LĨNH VỰC QUẢN TRỊ 22Prepared by NMDUC 2009 Quản trị trong môi trường “mới” Quan tâm nhiều đến con người & các mối quan hệ toàn cầu hơn là nội bộ doanh nghiệp Prepared by NMDUC 2009
Globalization (toàn cầu hóa)
Sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các quốc gia về nguồn lực sản xuất, thị trường
Cạnh tranh toàn cầu Quản trị trong môi trường “mới” Prepared by NMDUC 2009
Technology (Công nghệ)
Với công nghệ cao thì công việc không bao giờ giống nhau
Công nghệ giúp chúng ta ngày mỗi tốt hơn
Công nghệ là công cụ tuyệt đối cần thiết cho công việc
Công nghệ giúp chúng ta tổ chức công việc tốt hơn
Công nghệ giúp chúng ta hoạt động hiệu quả hơn
, Quản trị trong môi trường “mới” Prepared by NMDUC 2009
Tính đa dạng của con người Đó là sự khác nhau giữa những thành viên trong cùng một tổ chức về: Tuổi, giới tính, sắc tộc, tôn giáo.., Quản trị trong môi trường “mới” Prepared by NMDUC 2009
Đạo đức
Chúng ta phải là một công dân tốt của xã hội
Bảo mật công ty
“An toàn” trong lao động (Sexual harassment)
Bảo vệ môi trường sống & các nguồn lợi tự nhiên Quản trị trong môi trường “mới” Prepared by NMDUC 2009
Nghề nghiệp (careers)
Công việc luôn thay đổi
Công việc yêu cầu nhiều kỹ năng hơn
Nhân viên luôn nâng cao trình độ
Nhân viên xem việc thay đổi là một điều bình thường
Nhân viên có xu hướng làm nhiều công ty trong một lúc
Công ty có xu hướng giảm lao động cố định
, Quản trị trong môi trường “mới” Prepared by NMDUC 2009
Thách thức???
Nhưng rất nhiều tiềm năng & cơ hội Quản trị trong môi trường “mới” Prepared by NMDUC 2009
Người quản lý sẽ như thế nào?
Nhiều kỹ năng hơn
Nhiều áp lực hơn
Nhiều cơ hội hơn
, Quản trị trong môi trường “mới” Prepared by NMDUC 2009
Kỹ năng là gì? “Kỹ năng là khả năng chuyển đổi từ hiểu biết (knowledge) sang hành động (action) & đưa đến kết quả như mong đợi (expectations)” IV. KỸ NĂNG QUẢN TRỊ Prepared by NMDUC 2009 Dù ở cấp bậc nào (hay lĩnh vực nào), các nhà quản trị cần phải có những kỹ năng quản trị cần thiết, bao gồm: § kỹ năng kỹ thuật (chuyên môn) § kỹ năng xã hội (nhân sự) § kỹ năng nhận thức (tư duy) § kỹ năng điều phối (tổ chức) IV. KỸ NĂNG QUẢN TRỊ 32Prepared by NMDUC 2009 a. Kỹ năng chuyên môn kỹ thuật
Là kiến thức khả năng cần thiết để hiểu và thông thạo trong lĩnh vực chuyên môn.
Thí dụ, đối với nhà quản trị cần phải có các kỹ năng trong các lĩnh vực kế toán, tài chính, marketing hay sản xuất
có được và nâng cao qua việc học ở các trường ĐH, trường nghề, các lớp bồi dưỡng, huấn luyện hay từ kinh nghiệm thực tế. IV. KỸ NĂNG QUẢN TRỊ 33Prepared by NMDUC 2009 b. Kỹ năng về nhân sự
Là khả năng cùng làm việc, điều khiển và lôi cuốn những người xung quanh (là thành viên, lãnh đạo hay những người liên quan) để điều hành công việc được trôi chảy theo mục tiêu của doanh nghiệp.
Vài kỹ năng nhân sự cần thiết cho nhà quản trị như: v Kỹ năng giao tiếp: biết cách thông đạt (viết, nói, thuyế trình, thuyết phục, đàm phán,...) một cách hữu hiệu, v Kỹ năng làm việc nhóm: có thái độ quan tâm tích cực đến người khác, xây dựng bầu không khí hợp tác giữa mọi người cùng làm việc chung v Kỹ năng lãnh đạo: biết cách động viên nhân viên dưới quyền thực hiện các công việc được giao IV. KỸ NĂNG QUẢN TRỊ 34Prepared by NMDUC 2009 c. Kỹ năng tư duy
Là khả năng theo dõi, tổ chức và hiểu được làm thế nào để doanh nghiệp thích ứng được với hoàn cảnh.
nhận ra những yếu tố khác nhau và hiểu được mối quan hệ phức tạp của công việc để có thể đưa ra những cách giải quyết đúng đắn nhất
Kỹ năng tư duy là kỹ năng khó tiếp thu nhất và đặc biệt quan trọng đối với các nhà quản trị. IV. KỸ NĂNG QUẢN TRỊ 35Prepared by NMDUC 2009 d. Kỹ năng điều phối Là khả năng đo lường các trạng thái mong muốn, phối hợp các nguồn lực hướng đến mục tiêu chung Hài hòa về mục tiêu (chung – riêng, dài - ngắn, trong – ngoài) Hài hòa lợi ích (cá nhân - tập thể, cá nhân với nhau, cá nhân - tập thể - xã hội) Phát hiện và xử lý các bất trắc (lý do, hậu quả, cách khắc phục...) IV. KỸ NĂNG QUẢN TRỊ 36Prepared by NMDUC 2009