Bài giảng Quản trị lương bằng Microsoft Excel - Trần Quốc Việt

GV: TRẦN QUỐC VIỆTCHUYÊN ĐỀQUẢN TRỊ LƯƠNG BẰNG MICROSOFT EXCELThS. TRẦN QUỐC VIỆTBỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠOTRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HIẾNGV: TRẦN QUỐC VIỆTNỘI DUNG CHÍNH- KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ MICROSOFT EXCEL- TÍNH LƯƠNG THÁNG- IN TRỘN PHIẾU LƯƠNG- TỔNG HỢP LƯƠNG (QUÝ, 6 THÁNG, NĂM)- TRAO ĐỔI VỚI HỌC VIÊN.GV: TRẦN QUỐC VIỆT KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ EXCELGIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT EXCEL:Giới thiệu về màn hìnhToán tử sử dụngKiểu dữ liệuĐịa chỉ ô.VD1GV: TRẦN QUỐC VIỆTMỘT SỐ HÀM THƯỜNG SỬ DỤNG:- IF(BTL,BTĐ,BTS)- COUNTTA(Danh sách địa chỉ ô)- COUNTIF(Danh sách địa chỉ ô,Điều kiện)- SUM(Danh sách địa chỉ ô số)- VLOOKUP(BT tìm,Khối tìm,Cột tìm,Cách tìm)- ROUND(BTN,N)- SUMPRODUCT(Khối ô 1,Khối ô 2,,Khối ô n)- HÀM MẢNG.VDGV: TRẦN QUỐC VIỆTĐầy đủ, Chính xác, Kịp thờiYÊU CẦU:- Dữ liệu gốc- Bảng chấm công- Bảng lương chi tiết- Bảng tổng hợp lương- Phiếu lương.TẠO LẬP CÁC MẪU CƠ BẢN: TÍNH LƯƠNG THÁNG2GV: TRẦN QUỐC VIỆTTHIẾT KẾ TÍNH LƯƠNG LẦN ĐẦU:B1. Tạo file BangLuong với các trang sheet sau: - Dvi : Danh sách đơn vị trực thuộc - CBNV : Cơ sở DL gốc - Cong : Bảng chấm công - QLuong : Quỹ lương được chia - Luong : Bảng lương chi tiết - THop : Bảng tổng hợp lương - TronPL : Phiếu lương.VDGV: TRẦN QUỐC VIỆTB2. Tại các sheet, thiết kế mẫu và nhập dữ liệu cơ bản cần thiết:MaDV (Mã đơn vị) ==> Kiểu TextTTNV (Mã nhân viên) ==> Kiểu TextNGÀY SINH ==> Kiểu DateSỐ CMND ==> Kiểu TextNGÀY NGHỈ LV ==> Kiểu DateSheet Cong, Luong: Chỉ Copy MaDV, TTNVSheet THop: Chỉ Copy MaDV và có kết cấu số cột như sheet Luong.VDGV: TRẦN QUỐC VIỆTB3. Thực hiện tính lương tháng:Thu thập và nhập sửa dữ liệu - Bảng chấm công (ngoài giờ, ca đêm) - Quyết định tăng/giảm/điều chỉnh lương/Phụ cấp - Giấy nghỉ phép - Quyết định thôi việc - QĐ tuyển dụng chính thức - Chi phí công tác/xăng xeSử dụng các hàm Excel để tính lươngB4. Kiểm tra & in.VDGV: TRẦN QUỐC VIỆTTÍNH LƯƠNG HẰNG THÁNG (TT):B1. Tạo & mở file BangLuong cần tính: - Sao chép, đổi tên & mở file/ - Mở file BangLuong (trước đó) rồi lưu với tên mớiB2. Thu thập dữ liệu liên quan(Bảng chấm công, Hợp đồng tuyển dụng, QĐ tăng/giảm/điều chỉnh lương/Phụ cấp, Giấy nghỉ phép, QĐ thôi việc)VDGV: TRẦN QUỐC VIỆTB3. Nhập dữ liệu liên quan vào bảng tính Cần chọn thứ tự việc nhập dữ liệu để dễ kiểm tra, tránh sai sótGợi ý thứ tự nhập dữ liệu:- Nhập dữ liệu thay đổi nhân viên- Nhập và điều chỉnh sự thay đổi lương, phụ cấp, phúc lợi và các khoản khác có liên quan đến thu nhập của nhân viên- Nhập dữ liệu bảng chấm côngB4. Kiểm tra & in.VDGV: TRẦN QUỐC VIỆTB1. Tạo file Data phiếu lương (DataPhLg)B2. Tạo file Mẫu phiếu lương (MauPhLg)B3. Tại file MauPhLg thực hiện lệnh:3.1. Lệnh: Tools, Letters and Mailings, Mail Merge3.2. Thực hiện các thao tác tại hộp thoại Mail Merge: - Chọn Letters, Next - Chọn Use the current document, Next - Chọn Browse, Mở file DataPhLg và chọn OK3.3. Tại file MauPhLg thực hiện tuần tự:  Để con trỏ tại vị trí cần điền dữ liệu  Chọn nút lệnh Insert Merge Fields trên thanh công cụ Mail Merge  Chọn tên cột muốn chèn, nút Insert, Close Thực hiện ,  &  đến hết các vị trí còn lại. IN TRỘN PHIẾU LƯƠNG3GV: TRẦN QUỐC VIỆTB4. Tại file MauPhLg, sử dụng các lệnh: 4.1. Nút lệnh: View Merged Data: Hiện/Ẩn dữ liệu trộn4.2. Các nút lệnh: First Record, Previous Record, Next Record và Last Record: Lần lượt là Trở về mẩu tin đầu, về trước một mẩu tin, tới sau một mẩu tin và về mẩu tin cuối của DataPhLg4.3. Nút lệnh: Merge to New Document: Trộn tạo thành file mới (01 file có số trang bằng số NV)4.4. Nút lệnh: Merge to Printer: Trộn in ra giấy.IN TRỘN PHIẾU LƯƠNGGV: TRẦN QUỐC VIỆTĐT: 0903 674 525B1. Mở tất cả các file cần tổng hợpB2. Tạo cấu trúc file tổng hợpB3. Thực hiện lệnh (file tổng hợp đang hiện hành)3.1. Để trỏ ô tại cột MaNV, Lệnh: Data, Consolidate...3.2. Thực hiện các thao tác tại hộp thoại Consolidate:  Function: chọn Hàm SD  Reference: chọn khối DL  Chọn nút Add Thực hiện ,  &  đến hết DL các bảng lương Chọn hộp kiểm Left Column Chọn nút OK3.3. Hoàn thiện bảng tổng hợp lương. TỔNG HỢP LƯƠNG4