Bài giảng Quản trị nguồn nhân lực - Bài 6: Đánh giá thực hiện công việc - Trần Việt Hùng

v2.0014101210 1 BÀI 6 ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Giảng viên hướng dẫn: Ts. Trần Việt Hùng v2.0014101210 2 TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP Hoài Nam là trưởng phòng nhân sự của Công ty Bắc Nam - là thành viên của hội đồng đánh giá thực hiện công việc - thành tích của Công ty; Trong buổi giao ban gần đây nhất, có nhiều ý kiến tranh luận rằng một số người trong Công ty đã được đánh giá cao hơn mức độ thực hiện công việc mà họ đã hoàn thành, sự đánh giá như vậy là không công bằng; Công việc của cô thư ký Lan được mọi người bàn tán và tranh luận nhiều nhất. Lan làm thư ký Giám đốc Công ty từ ngày đầu thành lập Công ty. Trong suốt 6 năm, cô làm việc hiệu quả và để lại ấn tượng tốt đẹp cho tất cả mọi người trong công ty và những khách hàng cũng như các đối tác của Công ty. Giám đốc công ty từng nói, Lan thực sự là một thư ký tuyệt vời, Công ty có được ấn tượng tốt với bạn hàng và những người cung cấp cũng là do có một phần đóng góp không nhỏ của Lan. v2.0014101210 3 TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP Có ý kiến cho rằng nhờ Lan có bố làm ở Sở Thương Mại TP và Lan cũng quan hệ rất tốt với nhân viên trên đó nên Công ty ký được rất nhiều các hợp đồng có giá trị. Người thì thêm rằng Lan có bạn trên Phòng Thuế TP nên Công ty có thể nộp thuế muộn hoặc nợ thuế mấy tháng trời. Nhưng cũng có người cho rằng chỉ là thư ký thôi nhưng công việc của Lan liên quan đến các bộ phận khác trong công ty và ở mỗi bộ phận Lan đều để lại ấn tượng tốt đẹp.... Cuộc họp cứ thế tiếp diễn với các nhận xét khác nhau về Lan cho đến khi có người đặt câu hỏi: 1. Vậy, liệu Lan được nhận mức thù lao cao thứ ba trong công ty, chỉ sau Giám đốc và Phó giám đốc và như thế đã xứng đáng chưa? 2. Vấn đề gì nảy sinh trong cuộc họp đánh giá lại mức độ thực hiện công việc của Công ty Bắc Nam? 3. Hoài Nam nên làm gì để định hướng cuộc thảo luận này và hoàn thành tốt nhiệm vụ đánh giá mức độ thực hiện công việc trong công ty? v2.0014101210 4 • Học viên hiểu được mục đích và ý nghĩa đánh giá thực hiện công việc của nhân viên trong QTNNL; • Hiểu được quy trình thực hiện đánh giá thực hiện cụng việc, tiêu chuẩn hệ thống đánh giá công việc; • Nắm được các phương pháp chủ yếu và kỹ năng đánh giá thực hiện công việc; • Hiểu được vai trò và nội dung của thảo luận - phỏng vấn đánh giá công việc; • Hiểu được doanh nghiệp và nhà Quản trị cần làm gì để nâng cao hiệu quả của việc đánh giá thực hiện công việc của nhân viên. MỤC TIÊU v2.0014101210 5 • Học bài này cần đọc tài liệu trong 1 giờ; • Học viên nghiên cứu về đánh giá thực hiện công việc trong tổ chức, doanh nghiệp qua tài liệu tham khảo Quản trị nguồn nhân lực; • Tìm hiểu tại sao nhà quản trị cần đánh giá thực hiện công việc của người lao động trong từng bộ phận, đơn vị của doanh nghiệp; • Bí quyết: Học viên có thể thông qua thực tế bản thân trong quá trình làm việc trong các tổ chức, công ty hoặc trao đổi với những người làm trong các doanh nghiệp (nhân viên, nhà quản trị). CÁC KIẾN THỨC CẦN CÓ v2.0014101210 6 CẤU TRÚC NỘI DUNG • Khái quát về đánh giá thực hiện công việc.  Khái niệm;  Tầm quan trọng của đánh giá thực hiện công việc;  Mục tiêu cơ bản của đánh giá thực hiện công việc. • Tiêu chuẩn cho hệ thống đánh giá thực hiện công việc.  Quan điểm phát triển quy trình đánh giá thực hiện công bằng;  Các nguyên tắc đảm bảo sự công bằng trong đánh giá;  Yêu cầu đối với đánh giá thực hiện công việc. • Tiến trình và phương thức đánh giá thực hiên công việc.  Nội dung tiến trình đánh giá;  Phương pháp thực hiện công việc. • Thảo luận – Phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc.  Mục đích của thảo luận – phỏng vấn;  Một số lưu ý nhà quản trị khi tiến hành thảo luận – phỏng vấn. • Nâng cao hiệu quả đánh giá thực hiện công việc.  Các sai lầm cần tránh trong đánh giá thực hiện công việc;  Những công việc cần thực hiện đối với nhà quản trị. v2.0014101210 7 1. KHÁI QUÁT VỀ ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC • Khái niệm; • Tầm quan trọng của đánh giá thực hiện công việc. v2.0014101210 8 • Đối với một tổ chức, nhân tố then chốt liên quan đến thành công trong dài hạn là khả năng đo lường mức độ thực hiện công việc của người lao động trong tổ chức; • Đánh giá thực hiện công việc là tiến trình nhằm đảm bảo để người lao động đạt được các tiêu chuẩn hiện hành và cải thiện việc thực hiện công việc trong quá trình làm việc trong doanh. 1.1. KHÁI NIỆM v2.0014101210 9 Trên thực tế các doanh nghiệp thường quan tâm thực hiện các công việc sau: • Thiết kế công việc và xác định hệ thống công việc nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp; • Tuyển dụng lao động có trình độ, kỹ năng phù hợp với công việc và thực hiện công việc một cách hiệu suất và hiệu quả; • Đào tạo, thúc đẩy, động viên, khen thưởng người lao động về kết quả, thành tích công việc; • Sự thống nhất giữa hành vi công việc và định hướng chiến lược; • Sự thống nhất giữa hành vi công việc và giá trị của tổ chức. 1.2. TẦM QUAN TRỌNG CỦA ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC v2.0014101210 10 Mục tiêu chung Các mục tiêu cụ thể Mục tiêu phát triển cá nhân Xác định nhu cầu đào tạo cá nhânThông tin phản hồi Xác định các chuyển đổi trong cv và nhiệm vụ. Điểm mạnh và nhu cầu phát triển. Mục tiêu cho các quyết định hành chính • Lương, thăng tiến; • Xác định các nhân viên yếu kém, duy trì hoặc sa thải; • Công nhận thành tích của cá nhân; • Thôi việc tạm thời. Mục tiêu duy trì phát triển tổ chức • Hoạch định nguồn nhân lực đạt mục tiêu của tổ chức; • Xác định nhu cầu đào tạo; • Thông tin cho việc tạo lập; • Đánh giá hệ thống nguồn nhân lực; • Củng cố, duy trì nhu cầu phát triển của tổ chức. Mục tiêu cung cấp tài liệu • Tài liệu cho các quyết định về nguồn nhân lực; • Trợ giúp việc đạt được các yêu cầu luật pháp. 1.3. MỤC TIÊU CƠ BẢN CỦA ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VỆC v2.0014101210 11 1.3. MỤC TIÊU CƠ BẢN CỦA ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC (tiếp theo) • Củng cố và duy trì thành tích; • Cải thiện kết quả, thành tích công việc; • Xác định mục tiêu phát triển nghề nghiệp; • Xác định nhu cầu đào tạo; • Kết nối phần thưởng với kết quả - thành tích công việc. v2.0014101210 12 • Các quan điểm phát triển quy trình đánh giá thực hiện công việc công bằng; • Các nguyên tắc đảm bảo sự công bằng trong đánh giá; • Yêu cầu đối với đánh giá thực hiện công việc. 2. TIÊU CHUẨN CHO HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC v2.0014101210 13 • Quan điểm phát triển quy trình đánh giá thực hiện công việc công bằng: Công bằng riêng biệt, công bằng thủ tục. • Các nguyên tắc đảm bảo sự công bằng trong đánh giá: Nhất quán; Hạn chế tư lợi; Chính xác; Hiệu chỉnh; Tiêu biểu; Đạo đức. 2.1. QUAN ĐIỂM PHÁT TRIỂN QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ v2.0014101210 14 2.2. CÁC NGUYÊN TẮC ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC • Nhất quán: Trong thủ tục đánh giá. • Hạn chế tư lợi: Trong quá trình đánh giá. • Chính xác: Về thông tin. • Hiệu chỉnh: Có nhiều khả năng, trong nhiều tình huống. • Tiêu biểu: Có tính chất đại diện. • Đạo đức: Dựa trên tiêu chuẩn văn hóa, tinh thần doanh nghiệp. v2.0014101210 15 • Tính hiệu lực: Phải đo lường được và có tính bao quát. • Độ tin cậy: Có sự phân biệt rõ ràng về mức độ. • Loại bỏ các lỗi: Nhà quản trị lưu ý tới bỏ các lỗi mắc phải của các cá nhân. • Tính thực tế: Có giá trị sử dụng cao. 2.3. CÁC YÊU CẦU ĐỐI VỚI ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC v2.0014101210 16 • Nội dung tiến trình đánh giá:  Thiết lập tiêu chuẩn đánh giá;  Thiết kế hệ thống đánh giá. • Phương pháp đánh giá:  Phương pháp quan sát hành vi;  Phương pháp đánh giá quản trị theo mục tiêu;  Phương pháp định lượng;  Phương pháp phê bình lưu giữ;  Phương pháp so sánh cặp;  Phương pháp xếp hạng luân phiên;  Phương pháp bảng điểm. 3. TIẾN TRÌNH VÀ PHƯƠNG THỨC ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CV v2.0014101210 17 Thiết lập tiêu chuẩn thực hiện công việc - thành tích Tiến hành đánh giá Thảo luận kế hoạch hành động tương lai Phân tích công việc Xem xét công việc - thành tích Thiết kế hệ thống đánh giá 3.1. NỘI DUNG TIẾN TRÌNH ĐÁNH GIÁ v2.0014101210 18 • Thứ nhất, tiêu chuẩn đưa ra phải dễ hiểu, giúp người đọc nhận biết sự khác biệt giữa hành vi đáng khen thưởng và hành vi không được chấp nhận; • Thứ hai, tiêu chuẩn nên mang tính thách thức và thực tế cho cá nhân. Tuy nhiên cũng tránh đưa ra tiêu chuẩn quá cao sẽ gây phản tác dụng đối với kích thích nỗ lực cá nhân; • Thứ ba, tiêu chuẩn phải được công bố rõ ràng, thời gian phải cụ thể, mục tiêu phải dễ thấy, dễ đo lường. 3.1.1. THIẾT LẬP TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ v2.0014101210 19 • Thời gian tiến hành đánh giá: Các nhà quản trị phải thiết lập các chính sách về: Người đánh giá, thời gian và mức độ thường xuyên đánh giá; Thời điểm mọi việc hoàn thành. • Nội dung đánh giá: Quyết định quan trọng là lựa chọn loại thực hiện công việc - thành tích để đánh giá:  Đánh giá dựa trên đặc điểm;  Đánh giá dựa trên hành vi;  Đánh giá dựa trên kết quả. 3.1.2. THIẾT KẾ HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ v2.0014101210 20 Với cùng một loại công việc tại các đơn vị khác nhau. Có thể sẽ có sự khác nhau về số lượng, nội dung các yêu cầu tiêu chuẩn và điểm trọng số của các yêu cầu khác nhau trong việc thực hiện công việc. Nên có thể sử dụng linh hoạt cả 7 phương pháp:  Phương pháp bảng điểm;  Phương pháp xếp hạng luân phiên;  Phương pháp so sánh cặp;  Phương pháp phê bình lưu giữ;  Phương pháp quan sát hành vi;  Phương pháp đánh giá quản trị theo mục tiêu;  Phương pháp định lượng. 3.2. PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC v2.0014101210 21 • Mục đích của thảo luận-phỏng vấn: Cung cấp thông tin phản hồi tới mỗi cá nhân là một trong những cách thức quan trọng nhằm động viên, khích lệ các cá nhân tự hoàn thiện và làm việc tốt hơn. • Một số lưu ý nhà quản trị khi tiến hành thảo luận – phỏng vấn: Nhà quản trị thiếu khả năng phê bình; Không có khả năng cung cấp thông tin phản hồi; Không biết cách phê phán các sự việc, vấn đề cụ thể. • Trình tự thảo luận – phỏng vấn: Nhà quản trị thu thập các thông tin cần thiết về đối tượng; Thông báo quyền lợi của cá nhân; Chỉ ra những nội dung công việc cụ thể cá nhân đã thực hiện tốt, những hạn chế cần làm tốt hơn; Khuyến khích hợp tác; Chú trọng vấn đề phát triển. 4. THẢO LUẬN – PHỎNG VẤN ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC v2.0014101210 22 • Các sai lầm cần tránh trong đánh giá thực hiện công việc: Tiêu chuẩn không rõ ràng; Lỗi thiên kiến; Xu hướng trung bình chủ nghĩa; Lỗi định kiến; • Những công việc cần thực hiện đối với nhà quản lý:  Định kỳ thực hiện công tác đánh giá thực hiện công việc;  Làm cho nhân viên tin rằng việc đánh giá thực hiện công việc là công bằng và khuyến khích họ chủ động, tích cực tham gia vào trong quá trình đánh giá;  Quan tâm đến nhân viên và hiểu biết công việc của nhân viên. 5. NÂNG CAO HIỆU QUẢ ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC v2.0014101210 23 • Tiêu chuẩn không rõ ràng: Hội đồng đánh giá cần phân định rõ yêu cầu, sự khác biệt ở các mức độ xuất sắc, khá, trung bình, yếu và kém. • Lỗi thiên kiến: Cách đánh giá này khiến nhân viên bi quan hoặc tự thỏa mãn với mình và không muốn cố gắng phấn đấu để thực hiện công việc tốt hơn. • Xu hướng trung bình chủ nghĩa: Đây là cách đánh giá tất cả nhân viên đều trung bình. Không ai tốt hẳn cũng không có ai yếu kém, mọi người đều như nhau. Điều này gây trở ngại cho việc đánh giá và bồi dưỡng khả năng thăng tiến cho nhân viên, không động viên được những cá nhân thực sự có năng lực giỏi. • Lỗi định kiến: Lỗi này thường xảy ra khi lãnh đạo có định kiến về những sự khác biệt giữa các cá nhân như: Tuổi tác, quê quán, giới tính,v.v 5.1. CÁC SAI LẦM CẦN TRÁNH TRONG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC v2.0014101210 24 • Làm cho nhân viên tin rằng việc đánh giá thực hiện công việc là công bằng. Khuyến khích họ chủ động, tích cực tham gia vào trong quá trình đánh giá. • Định kỳ thực hiện công tác đánh giá thực hiện công việc: Nếu nhân viên làm tốt thì các nhận xét, đánh giá về việc thực hiện công việc sẽ làm cho họ phấn khởi và hăng say làm việc. Ngược lại, nếu họ làm chưa tốt thì họ cũng có cơ hội được tìm hiểu về các khiếm khuyết và tự hoàn thiện. • Quan tâm đối với nhân viên và hiểu biết công việc của nhân viên: Khi nhân viên thực hiện công việc chưa tốt thì lãnh đạo cần hướng dẫn cụ thể cho nhân viên biết cách thức sửa chữa những khuyết điểm trong việc thực hiện công việc. 5.2. NHỮNG CÔNG VIỆC CẦN THỰC HIỆN ĐỐI VỚI NHÀ QUẢN TRỊ v2.0014101210 25 • Đánh giá thực hiện công việc là công cụ phát triển cá nhân, đóng vai trò quan trọng trong việc củng cố và cải thiện kết quả, thành tích công việc cũng như trong việc định hướng nghề nghiệp và nhu cầu đào tạo trong doanh nghiệp; • Đánh giá thực hiện công việc được sử dụng như một công cụ để góp phần tạo lập và củng cố văn hóa và các giá trị của doanh nghiệp; • Công tác quản trị nhân sự thành công hay không phần lớn do doanh nghiệp biết đánh giá đúng hiệu quả làm việc của nhân viên. Đánh giá thực hiện công việc là cơ sở cho các hoạt động khác của quản trị nhân sự như tuyển mộ, tuyển chọn, đào tạo và phát triển, trả công bởi vậy hoạt động này sẽ tăng cường hiệu quả quản lý nhân sự; • Tóm lại doanh nghiệp có thể thực hiện các mục đích khác nhau khi đánh giá thực hiện công việc, nhưng đều hướng tới một mục đích chung là nâng cao hiệu quả làm việc cho nhân viên, nâng cao hiệu quả của doanh nghiệp. TÓM TẮT BÀI