1. KHÁI NIỆM CÔNG VIỆC (tiếp theo)
• Nhiệm vụ: biểu thị từng hoạt động lao động riêng
biệt với tính mục đích cụ thể mà mỗi người lao
động phải thực hiện.
• Vị trí (vị trí việc làm): biểu thị tất cả những nhiệm
vụ được thực hiện bởi cùng một người lao động.
• Công việc: là tất cả những nhiệm vụ được thực
hiện bởi một người lao động hoặc tất cả những
nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số
người lao động.
• Nghề: là tập hợp các công việc tương tự về mặt
nội dung và có liên quan với nhau ở mức độ nhất
định với những đặc tính vốn có, đòi hỏi người lao
động có những hiểu biết đồng bộ về chuyên môn
nghiệp vụ, có những kỹ năng, kỹ xảo và kinh
nghiệm cần thiết để thực hiện.
26 trang |
Chia sẻ: hadohap | Lượt xem: 437 | Lượt tải: 0
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Bài giảng Quản trị nhân lực - Bài 2: Phân tích công việc - Vũ Thị Uyên, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
v1.0014106222 1
BÀI 2
PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
TS. Vũ Thị Uyên
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
2v1.0014106222
TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Tuyển dụng sai tại Công ty gulf machineries
• Mary không tuyển được kỹ sư vận hành máy trong số bốn ứng viên do giám đốc nhân
lực tại Công ty Gulf Machineries gửi tới mà ông cho rằng họ đáp ứng được yêu cầu
trong mô tả công việc.
• Mary cho rằng cô cần người làm được việc và không biết đến bản mô tả công việc
trước đó và cô đã mô tả lại những nhiệm vụ và kỹ năng cần thiết của kỹ sư vận hành
máy mà công ty đang cần cho giám đốc nhân lực.
• John nói, “Tôi nghĩ bây giờ chúng ta có thể viết một bản mô tả công việc chính xác về
công việc và sử dụng nó để tìm ra ứng viên phù hợp cho vị trí công việc trống. Chúng
ta hãy hợp tác chặt chẽ hơn để tình huống này không bị lặp lại trong tương lai”.
Tại sao John nói với Mary là cả hai cần sự hợp tác chặt chẽ hơn để việc
tuyển dụng nhân lực diễn ra được thành công?
3v1.0014106222
MỤC TIÊU
• Hiểu được các thông tin cần thu thập trong phân tích công việc;
• Hiểu rõ các kết quả của phân tích công việc và ứng dụng của nó trong các
hoạt động quản trị nhân lực;
• Biết được các phương pháp tiến hành thu thập thông tin phục vụ cho phân
tích công việc trong tổ chức;
• Nắm được tiến trình phân tích công việc trong tổ chức.
4v1.0014106222
NỘI DUNG
Khái niệm công việc
Phân tích công việc
5v1.0014106222
1. KHÁI NIỆM CÔNG VIỆC
NghÒNghề
Công việc Công việc
Vị trí
Nhiệm vụ
6v1.0014106222
1. KHÁI NIỆM CÔNG VIỆC (tiếp theo)
• Nhiệm vụ: biểu thị từng hoạt động lao động riêng
biệt với tính mục đích cụ thể mà mỗi người lao
động phải thực hiện.
• Vị trí (vị trí việc làm): biểu thị tất cả những nhiệm
vụ được thực hiện bởi cùng một người lao động.
• Công việc: là tất cả những nhiệm vụ được thực
hiện bởi một người lao động hoặc tất cả những
nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số
người lao động.
• Nghề: là tập hợp các công việc tương tự về mặt
nội dung và có liên quan với nhau ở mức độ nhất
định với những đặc tính vốn có, đòi hỏi người lao
động có những hiểu biết đồng bộ về chuyên môn
nghiệp vụ, có những kỹ năng, kỹ xảo và kinh
nghiệm cần thiết để thực hiện.
7v1.0014106222
2.2. Các phương pháp thu thập thông tin trong phân tích công việc
2. PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
2.1. Khái niệm và tầm quan trọng phân tích công việc
2.3. Vai trò phòng nhân lực và tiến trình phân tích công việc
8v1.0014106222
2.1. KHÁI NIỆM VÀ TẦM QUAN TRỌNG PHÂN TÍCH CÔNG ViỆC
2.1.1. Khái niệm phân tích công việc
2.1.2. Thông tin cần thu thập cho phân tích công việc
2.1.3. Các kết quả của phân tích công việc
2.1.4. Ứng dụng các kết quả của phân tích công việc
9v1.0014106222
2.1.1. KHÁI NIỆM PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
• Phân tích công việc: là quá trình thu thập các tư liệu và
đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có
liên quan đến một công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm
rõ bản chất của từng công việc.
• Phân tích công việc cần trả lời được 6 câu hỏi sau:
1. Người lao động cần phải thực hiện những nhiệm vụ gì?
2. Tại sao cần thực hiện những nhiệm vụ đó?
3. Tiến hành thực hiện các nhiệm vụ đó ở đâu?
4. Thực hiện các nhiệm vụ đó bằng cách nào?
5. Khi nào thì các nhiệm vụ đó hoàn thành?
6. Người lao động cần có những yêu cầu thể lực và trí lực
gì để hoàn thành công việc đó?
10v1.0014106222
2.1.2. THÔNG TIN CẦN THU THẬP CHO PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
• Các nhiệm vụ, trách nhiệm, các mối quan hệ
cần thực hiện thuộc công việc: phải thu thập
đầy đủ; làm rõ mức độ thường xuyên, tầm
quan trọng của từng nhiệm vụ, hao phí thời
gian (ước tính) để thực hiện từng nhiệm vụ.
• Các máy móc, thiết bị, công cụ và dụng cụ phụ
trợ, nguyên vật liệu cần phải sử dụng và kết
quả của công việc.
• Điều kiện làm việc: điều kiện về vệ sinh, an
toàn lao động; điều kiện về chế độ thời gian
làm việc; khung cảnh tâm lý xã hội...
• Thông tin về các đòi hỏi của công việc đối với
người thực hiện: yêu cầu về thể lực, yêu cầu
về trí lực (khả năng và kỹ năng cần phải có,
các kiến thức, các hiểu biết và kinh nghiệm làm
việc) cần thiết...
11v1.0014106222
2.1.3. CÁC KẾT QUẢ CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
a. Bản mô tả công việc
• Bản mô tả công việc là một văn bản viết giải
thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều
kiện làm việc và những vấn đề có liên quan
đến một công việc cụ thể.
• Nội dung:
Phần xác định công việc;
Phần tóm tắt công việc;
Các điều kiện làm việc.
12v1.0014106222
2.1.3. CÁC KẾT QUẢ CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC (tiếp theo)
b. Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện
• Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện liệt kê các đòi hỏi của công việc đối với
người thực hiện về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có; trình độ giáo dục
và đào tạo cần thiết; các đặc trưng về tinh thần và thể lực; và các yêu cầu cụ thể khác.
• Nội dụng:
Yêu cầu thể lực (tuổi, giới tính, tình trạng sức khỏe, hình thức);
Yêu cầu trí lực (trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm).
13v1.0014106222
2.1.3. CÁC KẾT QUẢ CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC (tiếp theo)
c. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
• Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/tiêu chí phản ánh các
yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định
trong bản mô tả công việc.
• Nội dụng:
Chỉ tiêu định lượng (doanh thu, thị phần);
Chỉ tiêu định tính (sự phàn nàn của khách hàng).
14v1.0014106222
2.1.4. ỨNG DỤNG CÁC KẾT QUẢ CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
• Kế hoạch hóa nguồn nhân lực: đưa
ra các loại công việc.
• Tuyển mộ nhân lực: xác định vị trí
trống, và thông tin để quảng cáo về
các vị trí việc làm mới.
• Tuyển chọn nhân lực: tiêu thức
sàng lọc ứng viên.
• Định hướng: giúp người lao động
biết các hoạt động mà họ phải làm.
• Đánh giá thực hiện công việc: xác
định tiêu thức và tiêu chuẩn đánh giá.
• Đào tạo và phát triển nguồn nhân
lực: sử dụng để xác định nhu cầu
đào tạo.
15v1.0014106222
2.2. CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN TRONG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
Các phương pháp thu thập thông tin Đối tượngáp dụng
Ưu/ nhược
điểm
1. Sử dụng
bảng hỏi
• Thiết kế bảng hỏi.
• Đưa bảng hỏi tới người lao
động mà ta cần thu thập
thông tin.
• Người trả lời bảng hỏi chuyển
lại bảng hỏi.
• Tổng hợp số liệu và thông tin.
Áp dụng cho mọi
vị trí công việc
• Nhanh, tiết
kiệm chi phí.
• Ít chính xác,
chi phí thiết kế
bảng hỏi cao.
2. Phỏng vấn • Hỏi trực tiếp những người lao
động thực hiện công việc.
• Tổng hợp và kiểm tra lại các
thông tin thu thập được.
Áp dụng cho công
việc mà người
nghiên cứu khó
quan sát (người
quản lý, chuyên
môn, kỹ thuật).
• Tìm hiểu sâu
về công việc.
• Tốn thời gian.
16v1.0014106222
2.2. CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN TRONG PHÂN TÍCH CÔNG
VIỆC (tiếp theo)
Các phương pháp thu thập thông tin Đối tượngáp dụng Ưu/ nhược điểm
3. Quan sát • Quan sát quá trình làm việc.
• Ghi lại đầy đủ các hoạt
động lao động theo trình tự
thực hiện.
• Chỉ thích hợp với những
công việc giản đơn, lao động
chân tay, không đòi hỏi kỹ
năng cao.
Áp dụng cho
công việc
làm việc
theo quá
trình như
công nhân
sản xuất.
• Thông tin phong phú
và thực tế.
• Tốn chi phí, ảnh
hưởng yếu tố
chủ quan.
4. Ghi chép
các sự kiện
quan trọng
Người nghiên cứu ghi chép lại
các hành vi thực hiện công việc
cuả những người lao động làm
việc có hiệu quả và những
người lao động làm việc không
có hiệu quả.
Áp dụng cho
mọi vị trí
công việc
• Thích hợp trong việc
mô tả các công việc
và xây dựng các
TCTH công việc.
• Tốn thời gian, hạn
chế xây dựng hành
vi trung bình.
17v1.0014106222
2.2. CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN TRONG PHÂN TÍCH CÔNG
VIỆC (tiếp theo)
Các phương pháp thu thập thông tin Đối tượngáp dụng Ưu/ nhược điểm
5. Nhật ký
công việc
Người lao động tự
ghi chép lại các hoạt
động của mình để
thực hiện công việc.
Áp dụng cho mọi vị
trí công việc.
• Thu được các thông tin
theo sự kiện thực tế.
• Độ chính xác của
thông tin bị hạn chế.
• Ghi chép khó bảo đảm
được liên tục và nhất
quán.
6. Hội thảo
chuyên gia
Các chuyên gia
được mời dự một
cuộc họp để thảo
luận về những công
việc cần tìm hiểu.
Áp dụng cho mọi vị
trí công việc mới
mà các phương
pháp trên không
thu thập được
thông tin.
• Bổ sung các thông tin
cần thiết.
• Tốn thời gian, ảnh
hưởng chủ quan cao.
18v1.0014106222
2.3. VAI TRÒ PHÒNG NHÂN LỰC VÀ TIẾN TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
2.3.1. Vai trò của phòng nhân lực trong phân tích công việc
2.3.2. Tiến trình phân tích công việc
19v1.0014106222
2.3.1. VAI TRÒ PHÒNG NHÂN LỰC TRONG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
• Xác định mục đích của phân tích công việc.
• Kế hoạch hoá và điều phối toàn bộ các hệ thống,
các quá trình có liên quan.
• Xác định các bước tiến hành phân tích công việc.
• Xây dựng các văn bản thủ tục, các bản câu hỏi,
bản mẫu điều tra để thu thập thông tin.
• Tổ chức lực lượng cán bộ được thu hút vào phân
tích công việc.
• Chịu trách nhiệm chính trong xây dựng bản mô tả
công việc, bản yêu cầu của công việc với người
thực hiện.
20v1.0014106222
2.3.2. TIẾN TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
• Bước 1: Xác định các công việc cần phân tích
Tổ chức bắt đầu hoạt động và chương trình phân tích công việc
lần đầu tiên được tiến hành.
Khi xuất hiện các công việc mới.
Khi các công việc có sự thay đổi đáng kể về nội dung do kết
quả của các phương pháp mới, các thủ tục mới hoặc công
nghệ mới.
Khi tổ chức tiến hành rà soát lại theo chu kỳ tất cả các công
việc (thường là ba năm một lần).
• Bước 2: Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin
Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin thích hợp với
mục đích của phân tích công việc;
Thiết kế các biểu mẫu ghi chép hoặc các bản câu hỏi cần thiết.
21v1.0014106222
2.3.2. TIẾN TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC (tiếp theo)
• Bước 3: Tiến hành thu thập thông tin
Có thể sử dụng một trong 3 đối tượng sau đây:
Người chuyên trách làm nhiệm vụ phân tích
công việc;
Người quản lý trực tiếp;
Chính bản thân người thực hiện công việc.
• Bước 4: Sử dụng thông tin thu thập được vào
các mục đích của phân tích công việc
Viết bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công
việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, và ứng
dụng các bản trên vào các hoạt động quản trị
nhân lực như kế hoạch hoá nguồn nhân lực, xác
định nhu cầu đào tạo
22v1.0014106222
GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG
Câu hỏi: Tại sao John nói với Mary là cả hai cần sự hợp tác chặt chẽ hơn để việc tuyển
dụng nhân lực diễn ra được thành công?
Trả lời: Vì cơ sở tuyển dụng trước đó là không đúng với yêu cầu công việc.
• Lý do cơ sở tuyển dụng không phù hợp là do:
Cơ sở tuyển dụng dựa vào bản mô tả công việc mà mô tả công việc không đúng
với công việc trên thực tế.
Mary lại không biết về bản mô tả công việc mà John sử dụng để tìm kiếm ứng
viên. Điều này cho thấy khi xây dựng bản mô tả công việc trước đó đã bỏ qua vai
trò của người quản lý trực tiếp.
• Để cơ sở tuyển dụng phù hợp cần:
Trước khi tuyển dụng cần có bản mô tả công việc.
Bản mô tả công việc cần xây dựng từ thông tin thu thập từ thực tế công việc.
Bộ phận nhân lực chịu trách nhiệm chính trong xây dựng bản mô tả công việc
nhưng cần hợp tác với người quản lý trực tiếp, để xem mô tả công việc có phù
hợp không.
23v1.0014106222
CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 1
Phân tích công việc là quá trình nhằm:
A. Thu thập các thông tin về công việc.
B. Phân tích các thông tin quan trọng về công việc.
C. Làm rõ bản chất của từng công việc.
D. Xử lý các thông tin liên quan đến công việc.
Trả lời :
• Đáp án đúng là: C. Làm rõ bản chất của từng công việc.
• Vì phân tích công việc là quá trình thu thập và đánh giá các thông tin về công việc để
làm rõ bản chất của từng công việc.
24v1.0014106222
CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 2
Cấp độ thấp nhất của phân tích công việc là gì?
A. Nghề.
B. Vị trí.
C. Công việc.
D. Nhiệm vụ.
Trả lời :
• Đáp án đúng là: D. Nhiệm vụ.
• Vì nhiệm vụ không được chia nhỏ nữa, nếu tổ chức còn chia nhỏ nữa thì việc quản lý
sẽ không có ý nghĩa hay không thể quản lý được.
25v1.0014106222
CÂU HỎI TỰ LUẬN
Tại sao nói phân tích công việc là công cụ cơ bản của Quản trị nhân lực trong tổ
chức?
Trả lời:
• Nêu được nội dung ba bản mô tả công việc, yêu cầu của công việc với người thực
hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.
• Ba bản trên làm cơ sở để người quản lý xác định được kỳ vọng đối với người lao
động, còn người lao động nắm rõ nhiệm vụ, trách nhiệm của bản thân.
• Các hoạt động quản trị nhân lực khác ứng dụng ba bản trên vào để xác định các cơ
sở khoa học để thực hiện một cách hiệu quả.
26v1.0014106222
TÓM LƯỢC CUỐI BÀI
• Việc tạo thành các công việc là kết quả của sự phân chia lao động trong nội bộ tổ
chức. Mỗi một công việc được tạo thành từ nhiều nhiệm vụ và được thực hiện bởi
những người lao động tại các vị trí việc làm.
• Phân tích công việc giúp tổ chức xây dựng được: Bản mô tả công việc, Bản yêu cầu
của công việc với người thực hiện, Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Các văn bản
này làm rõ bản chất của công việc và là công cụ đắc lực của quản trị nhân lực.
• Trong tiến trình phân tích công việc, phòng nhân lực đóng vai trò chính và trực tiếp,
nhưng cần có sự phối hợp nhịp nhàng với các phòng ban khác để phân tích công
việc được thực hiện thành công.