Bài giảng Quản trị nhân lực - Bài 2: Phân tích công việc - Vũ Thị Uyên

v1.0014106222 1 BÀI 2 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TS. Vũ Thị Uyên Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 2v1.0014106222 TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Tuyển dụng sai tại Công ty gulf machineries • Mary không tuyển được kỹ sư vận hành máy trong số bốn ứng viên do giám đốc nhân lực tại Công ty Gulf Machineries gửi tới mà ông cho rằng họ đáp ứng được yêu cầu trong mô tả công việc. • Mary cho rằng cô cần người làm được việc và không biết đến bản mô tả công việc trước đó và cô đã mô tả lại những nhiệm vụ và kỹ năng cần thiết của kỹ sư vận hành máy mà công ty đang cần cho giám đốc nhân lực. • John nói, “Tôi nghĩ bây giờ chúng ta có thể viết một bản mô tả công việc chính xác về công việc và sử dụng nó để tìm ra ứng viên phù hợp cho vị trí công việc trống. Chúng ta hãy hợp tác chặt chẽ hơn để tình huống này không bị lặp lại trong tương lai”. Tại sao John nói với Mary là cả hai cần sự hợp tác chặt chẽ hơn để việc tuyển dụng nhân lực diễn ra được thành công? 3v1.0014106222 MỤC TIÊU • Hiểu được các thông tin cần thu thập trong phân tích công việc; • Hiểu rõ các kết quả của phân tích công việc và ứng dụng của nó trong các hoạt động quản trị nhân lực; • Biết được các phương pháp tiến hành thu thập thông tin phục vụ cho phân tích công việc trong tổ chức; • Nắm được tiến trình phân tích công việc trong tổ chức. 4v1.0014106222 NỘI DUNG Khái niệm công việc Phân tích công việc 5v1.0014106222 1. KHÁI NIỆM CÔNG VIỆC NghÒNghề Công việc Công việc Vị trí Nhiệm vụ 6v1.0014106222 1. KHÁI NIỆM CÔNG VIỆC (tiếp theo) • Nhiệm vụ: biểu thị từng hoạt động lao động riêng biệt với tính mục đích cụ thể mà mỗi người lao động phải thực hiện. • Vị trí (vị trí việc làm): biểu thị tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi cùng một người lao động. • Công việc: là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động hoặc tất cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao động. • Nghề: là tập hợp các công việc tương tự về mặt nội dung và có liên quan với nhau ở mức độ nhất định với những đặc tính vốn có, đòi hỏi người lao động có những hiểu biết đồng bộ về chuyên môn nghiệp vụ, có những kỹ năng, kỹ xảo và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện. 7v1.0014106222 2.2. Các phương pháp thu thập thông tin trong phân tích công việc 2. PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 2.1. Khái niệm và tầm quan trọng phân tích công việc 2.3. Vai trò phòng nhân lực và tiến trình phân tích công việc 8v1.0014106222 2.1. KHÁI NIỆM VÀ TẦM QUAN TRỌNG PHÂN TÍCH CÔNG ViỆC 2.1.1. Khái niệm phân tích công việc 2.1.2. Thông tin cần thu thập cho phân tích công việc 2.1.3. Các kết quả của phân tích công việc 2.1.4. Ứng dụng các kết quả của phân tích công việc 9v1.0014106222 2.1.1. KHÁI NIỆM PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC • Phân tích công việc: là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến một công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc. • Phân tích công việc cần trả lời được 6 câu hỏi sau: 1. Người lao động cần phải thực hiện những nhiệm vụ gì? 2. Tại sao cần thực hiện những nhiệm vụ đó? 3. Tiến hành thực hiện các nhiệm vụ đó ở đâu? 4. Thực hiện các nhiệm vụ đó bằng cách nào? 5. Khi nào thì các nhiệm vụ đó hoàn thành? 6. Người lao động cần có những yêu cầu thể lực và trí lực gì để hoàn thành công việc đó? 10v1.0014106222 2.1.2. THÔNG TIN CẦN THU THẬP CHO PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC • Các nhiệm vụ, trách nhiệm, các mối quan hệ cần thực hiện thuộc công việc: phải thu thập đầy đủ; làm rõ mức độ thường xuyên, tầm quan trọng của từng nhiệm vụ, hao phí thời gian (ước tính) để thực hiện từng nhiệm vụ. • Các máy móc, thiết bị, công cụ và dụng cụ phụ trợ, nguyên vật liệu cần phải sử dụng và kết quả của công việc. • Điều kiện làm việc: điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động; điều kiện về chế độ thời gian làm việc; khung cảnh tâm lý xã hội... • Thông tin về các đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện: yêu cầu về thể lực, yêu cầu về trí lực (khả năng và kỹ năng cần phải có, các kiến thức, các hiểu biết và kinh nghiệm làm việc) cần thiết... 11v1.0014106222 2.1.3. CÁC KẾT QUẢ CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC a. Bản mô tả công việc • Bản mô tả công việc là một văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể. • Nội dung:  Phần xác định công việc;  Phần tóm tắt công việc;  Các điều kiện làm việc. 12v1.0014106222 2.1.3. CÁC KẾT QUẢ CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC (tiếp theo) b. Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện • Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện liệt kê các đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có; trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết; các đặc trưng về tinh thần và thể lực; và các yêu cầu cụ thể khác. • Nội dụng:  Yêu cầu thể lực (tuổi, giới tính, tình trạng sức khỏe, hình thức);  Yêu cầu trí lực (trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm). 13v1.0014106222 2.1.3. CÁC KẾT QUẢ CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC (tiếp theo) c. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc • Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc. • Nội dụng:  Chỉ tiêu định lượng (doanh thu, thị phần);  Chỉ tiêu định tính (sự phàn nàn của khách hàng). 14v1.0014106222 2.1.4. ỨNG DỤNG CÁC KẾT QUẢ CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC • Kế hoạch hóa nguồn nhân lực: đưa ra các loại công việc. • Tuyển mộ nhân lực: xác định vị trí trống, và thông tin để quảng cáo về các vị trí việc làm mới. • Tuyển chọn nhân lực: tiêu thức sàng lọc ứng viên. • Định hướng: giúp người lao động biết các hoạt động mà họ phải làm. • Đánh giá thực hiện công việc: xác định tiêu thức và tiêu chuẩn đánh giá. • Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực: sử dụng để xác định nhu cầu đào tạo. 15v1.0014106222 2.2. CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN TRONG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC Các phương pháp thu thập thông tin Đối tượngáp dụng Ưu/ nhược điểm 1. Sử dụng bảng hỏi • Thiết kế bảng hỏi. • Đưa bảng hỏi tới người lao động mà ta cần thu thập thông tin. • Người trả lời bảng hỏi chuyển lại bảng hỏi. • Tổng hợp số liệu và thông tin. Áp dụng cho mọi vị trí công việc • Nhanh, tiết kiệm chi phí. • Ít chính xác, chi phí thiết kế bảng hỏi cao. 2. Phỏng vấn • Hỏi trực tiếp những người lao động thực hiện công việc. • Tổng hợp và kiểm tra lại các thông tin thu thập được. Áp dụng cho công việc mà người nghiên cứu khó quan sát (người quản lý, chuyên môn, kỹ thuật). • Tìm hiểu sâu về công việc. • Tốn thời gian. 16v1.0014106222 2.2. CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN TRONG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC (tiếp theo) Các phương pháp thu thập thông tin Đối tượngáp dụng Ưu/ nhược điểm 3. Quan sát • Quan sát quá trình làm việc. • Ghi lại đầy đủ các hoạt động lao động theo trình tự thực hiện. • Chỉ thích hợp với những công việc giản đơn, lao động chân tay, không đòi hỏi kỹ năng cao. Áp dụng cho công việc làm việc theo quá trình như công nhân sản xuất. • Thông tin phong phú và thực tế. • Tốn chi phí, ảnh hưởng yếu tố chủ quan. 4. Ghi chép các sự kiện quan trọng Người nghiên cứu ghi chép lại các hành vi thực hiện công việc cuả những người lao động làm việc có hiệu quả và những người lao động làm việc không có hiệu quả. Áp dụng cho mọi vị trí công việc • Thích hợp trong việc mô tả các công việc và xây dựng các TCTH công việc. • Tốn thời gian, hạn chế xây dựng hành vi trung bình. 17v1.0014106222 2.2. CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN TRONG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC (tiếp theo) Các phương pháp thu thập thông tin Đối tượngáp dụng Ưu/ nhược điểm 5. Nhật ký công việc Người lao động tự ghi chép lại các hoạt động của mình để thực hiện công việc. Áp dụng cho mọi vị trí công việc. • Thu được các thông tin theo sự kiện thực tế. • Độ chính xác của thông tin bị hạn chế. • Ghi chép khó bảo đảm được liên tục và nhất quán. 6. Hội thảo chuyên gia Các chuyên gia được mời dự một cuộc họp để thảo luận về những công việc cần tìm hiểu. Áp dụng cho mọi vị trí công việc mới mà các phương pháp trên không thu thập được thông tin. • Bổ sung các thông tin cần thiết. • Tốn thời gian, ảnh hưởng chủ quan cao. 18v1.0014106222 2.3. VAI TRÒ PHÒNG NHÂN LỰC VÀ TIẾN TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 2.3.1. Vai trò của phòng nhân lực trong phân tích công việc 2.3.2. Tiến trình phân tích công việc 19v1.0014106222 2.3.1. VAI TRÒ PHÒNG NHÂN LỰC TRONG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC • Xác định mục đích của phân tích công việc. • Kế hoạch hoá và điều phối toàn bộ các hệ thống, các quá trình có liên quan. • Xác định các bước tiến hành phân tích công việc. • Xây dựng các văn bản thủ tục, các bản câu hỏi, bản mẫu điều tra để thu thập thông tin. • Tổ chức lực lượng cán bộ được thu hút vào phân tích công việc. • Chịu trách nhiệm chính trong xây dựng bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc với người thực hiện. 20v1.0014106222 2.3.2. TIẾN TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC • Bước 1: Xác định các công việc cần phân tích  Tổ chức bắt đầu hoạt động và chương trình phân tích công việc lần đầu tiên được tiến hành.  Khi xuất hiện các công việc mới.  Khi các công việc có sự thay đổi đáng kể về nội dung do kết quả của các phương pháp mới, các thủ tục mới hoặc công nghệ mới.  Khi tổ chức tiến hành rà soát lại theo chu kỳ tất cả các công việc (thường là ba năm một lần). • Bước 2: Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin  Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin thích hợp với mục đích của phân tích công việc;  Thiết kế các biểu mẫu ghi chép hoặc các bản câu hỏi cần thiết. 21v1.0014106222 2.3.2. TIẾN TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC (tiếp theo) • Bước 3: Tiến hành thu thập thông tin Có thể sử dụng một trong 3 đối tượng sau đây:  Người chuyên trách làm nhiệm vụ phân tích công việc;  Người quản lý trực tiếp;  Chính bản thân người thực hiện công việc. • Bước 4: Sử dụng thông tin thu thập được vào các mục đích của phân tích công việc Viết bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, và ứng dụng các bản trên vào các hoạt động quản trị nhân lực như kế hoạch hoá nguồn nhân lực, xác định nhu cầu đào tạo 22v1.0014106222 GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG Câu hỏi: Tại sao John nói với Mary là cả hai cần sự hợp tác chặt chẽ hơn để việc tuyển dụng nhân lực diễn ra được thành công? Trả lời: Vì cơ sở tuyển dụng trước đó là không đúng với yêu cầu công việc. • Lý do cơ sở tuyển dụng không phù hợp là do:  Cơ sở tuyển dụng dựa vào bản mô tả công việc mà mô tả công việc không đúng với công việc trên thực tế.  Mary lại không biết về bản mô tả công việc mà John sử dụng để tìm kiếm ứng viên. Điều này cho thấy khi xây dựng bản mô tả công việc trước đó đã bỏ qua vai trò của người quản lý trực tiếp. • Để cơ sở tuyển dụng phù hợp cần:  Trước khi tuyển dụng cần có bản mô tả công việc.  Bản mô tả công việc cần xây dựng từ thông tin thu thập từ thực tế công việc.  Bộ phận nhân lực chịu trách nhiệm chính trong xây dựng bản mô tả công việc nhưng cần hợp tác với người quản lý trực tiếp, để xem mô tả công việc có phù hợp không. 23v1.0014106222 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 1 Phân tích công việc là quá trình nhằm: A. Thu thập các thông tin về công việc. B. Phân tích các thông tin quan trọng về công việc. C. Làm rõ bản chất của từng công việc. D. Xử lý các thông tin liên quan đến công việc. Trả lời : • Đáp án đúng là: C. Làm rõ bản chất của từng công việc. • Vì phân tích công việc là quá trình thu thập và đánh giá các thông tin về công việc để làm rõ bản chất của từng công việc. 24v1.0014106222 CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 2 Cấp độ thấp nhất của phân tích công việc là gì? A. Nghề. B. Vị trí. C. Công việc. D. Nhiệm vụ. Trả lời : • Đáp án đúng là: D. Nhiệm vụ. • Vì nhiệm vụ không được chia nhỏ nữa, nếu tổ chức còn chia nhỏ nữa thì việc quản lý sẽ không có ý nghĩa hay không thể quản lý được. 25v1.0014106222 CÂU HỎI TỰ LUẬN Tại sao nói phân tích công việc là công cụ cơ bản của Quản trị nhân lực trong tổ chức? Trả lời: • Nêu được nội dung ba bản mô tả công việc, yêu cầu của công việc với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. • Ba bản trên làm cơ sở để người quản lý xác định được kỳ vọng đối với người lao động, còn người lao động nắm rõ nhiệm vụ, trách nhiệm của bản thân. • Các hoạt động quản trị nhân lực khác ứng dụng ba bản trên vào để xác định các cơ sở khoa học để thực hiện một cách hiệu quả. 26v1.0014106222 TÓM LƯỢC CUỐI BÀI • Việc tạo thành các công việc là kết quả của sự phân chia lao động trong nội bộ tổ chức. Mỗi một công việc được tạo thành từ nhiều nhiệm vụ và được thực hiện bởi những người lao động tại các vị trí việc làm. • Phân tích công việc giúp tổ chức xây dựng được: Bản mô tả công việc, Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện, Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Các văn bản này làm rõ bản chất của công việc và là công cụ đắc lực của quản trị nhân lực. • Trong tiến trình phân tích công việc, phòng nhân lực đóng vai trò chính và trực tiếp, nhưng cần có sự phối hợp nhịp nhàng với các phòng ban khác để phân tích công việc được thực hiện thành công.