Bài giảng Six sigma - Chương 19: Tạo ra và lựa chọn các thay thế

Các mục tiêu học tập Hiểu được cách tạo các ý tưởng thế nào Hiểu được các tạo ra các thay thế, xem xét đánh giá rủi ro Hiểu được cách đánh giá các thay thế đã tạo ra & lựa chọn giải pháp chiến lược tối ưu. Tạo ra và lựa chọn các thay thế Phương pháp tạo ý tưởng - Brainstorming Phương pháp đánh giá ma trận - Pugh - Must-Want - Pay-Off Tạo ra & lựa chọn thay thế Định nghĩa về tạo ra & lựa chọn thay thế Khi t ạo ra các thiết lập tối ưu, do khó khăn thực tế, chúng t a xác định các lựa chọn thay thế và lựa chọn giải pháp tối ưu , thông qua tư duy sáng tạo (tức là tạo ra ý tưởng) thay vì thông qua thí nghiệm. Chúng ta có thể tạo ra các kế hoạch cải tiến khác nhau bằng cách tìm hiểu các yêu cầu, giải thích dữ liệu, và phân tích sản phẩm / dịch vụ / quá trình, vv . Chúng t a cũng có thể tạo ra một kết luận xem xét hiệu quả thực tế và rủi ro. Mục đích của tạo ra & lựa chọn thay thế Với những hạn chế trong thời gian hay tiền bạc, chúng ta i có thể đạt được các thiết lập tối ưu thông qua các lựa chọn thay thế, và cũng có thể có được tối ưu hóa quy trình làm việc, quá trình tiêu chuẩn hóa, tăng cường thông tin liên lạc, và giải pháp thực tế (s). Sau khi tạo ra các lựa chọn thay thế khác nhau để cải thiện các yếu tố thiết kế trong một dự án phát triển sản phẩm, chúng ta có thể chọn một kế hoạch tối ưu thông qua "lựa chọn thay thế ” trong trường hợp phân tích định lượng là không thể thực hiện để xác minh mục đích . Quá trình tạo ra và lựa chọn thay thế Y 1 X 1 Xác định tình huống Phân tích nguyên nhân Tạo lựa chọn thay thế Đánh giá các lựa chọn thay thế Alternative 1 Alternative 2 Alternative 3 Criteria 1 Criteria 2 Criteria 3 Criteria 4 Criteria 1 3 3 9 Significance Total Lựa chọn thay thế tối ưu Thay thế 2 Bước 1 Tạo lựa chọn thay thế Bước 2 Đánh giá rủi ro Bước 3 Sửa đổi thay thế Bước 4 Đánh giá các lựa chọn thay thế Bước 5 Ra quyết định chiến lược Tư duy sáng tạo So sánh chuẩn TRIZ Quản lý rủi ro FMEA Nâng cấp ý tưởng M/M Ma trận Pugh Ma trận Pay-Off Đề xuất giải pháp Kế hoạch hành động Vai trò của Champion Thay thế 2 Thay thế 1 Thay thế 3 Tổng quan về tạo ra các lựa chọn thay thế Quy trình tạo ra và lựa chọn các thay thế Lựa chọn thay thế Định nghĩa về tạo ra lựa chọn thay thế Trong việc cải t iến một vài Vital X đã được lựa chọn và các yếu tố thiết kế, lựa chọn thay thế được tạo ra bởi suy nghĩ về ý tưởng sáng tạo mà sẽ ngăn chặn các rủi ro tiềm năng trước và tối đa hóa hiệu quả cải tiến Các nguyên tắc của tạo lựa chọn thay thế Để giải quyết các vấn đề mà chúng ta phải đối mặt, chúng ta phải có khả năng để tạo ra các lựa chọn thay thế mới. Điều quan trọng là để tạo ra các ý tưởng bằng cách thực hiện các khả năng tốt nhất có thể bằng cách phát triển và đào tạo về cách suy nghĩ Hủy bỏ các yếu tố cản trở tư duy sáng tạo và sử dụng trí tưởng tượng tốt nhất của bạn. Sáng tạo Vấn đề Phá hủy Sáng tạo Tháo dỡ kiến thức và kinh nghiệm hiện có tái phát minh ra các giải pháp mới Giải pháp !! Bước 1 Suy nghĩ sáng tạo So sánh chuẩn TRIZ Phân tích sai hỏng theo sơ đồ quá tình Tạo ra các ý tưởng cải tiến Brainstorming Sơ đồ giải pháp Mind Mapping Các giả thiết thách thức SCAMPER Phân tích giá trị Tạo ra các thay thế như thế nào. Đánh giá rủi ro Bước này đánh giá xem những ý tưởng được xác định có thực tế không . Bước này xác định bất kỳ yếu tố đối kháng tồn tại trong việc thực hiện những ý tưởng. Các câu hỏi cần phải được yêu cầu Không phải là ý tưởng thiếu thực tế yêu cầu chi phí lớn ? Không mất quá nhiều thời gian để thực hiện? Không nó gây ra sự phản đối mạnh mẽ từ các tổ chức có liên quan? Không gây ra vấn đề khác lớn hơn so với Y được lựa chọn? Tạo thay thế sửa đổi Bước này lựa chọn (sửa đổi) thay thế , cho những ý tưởng đã được xác định , trong việc xem xét rủi ro. Bước 2 Step 3 Tạo thay thế sửa đổi- ví dụ X’s Cải tiến thay thế Đánh giá rủi ro Loại bỏ/giảm thiểu rủi ro Thay thế được xem xét rủi ro (Thay thế sửa đổi) 1 1. Quá trình cam kết thời gian giao hàng 2. Quá trình theo dõi đơn hàng Quá trình thay đổi bán hàng - P. Bán hàng không đồng ý - Sử dụng thấp (phức tạp) - Không thể thay đổi thời gian thực (1H) - Thiết lập quá trình thảo luận về w / Bán hàng - Xây dựng một hệ thống đơn giản - T hời gian trả lời thực là 3 giây a. Thiết lập một quá trình thảo luận b. Thực hiện một quá trình O / T đơn giản  c. Áp dụng một quá trình mô phỏng thời gian thực - Thiết lập SOP để trả lời việc giao hàng - P. bán hàng không đồng ý - Thảo luận với phòng bán hàng (Lập đội T/F) - Thành lập SOP để trả lời việc giao hàng 2 - Set rules for material entry - Sales div. disagrees - Discuss with Sales div. (Form a T/F team) - Set rules for material entry - Apply Backward scheduling - MFG & Procurement div. oppose - Implementation of system that considers material availability - Apply Backward scheduling that considers material - Apply manufacturing L/T by product - Distrust in mfg. L/T - Collaborate with Manufacturing div. - Apply manufacturing L/T by product 3 - Apply test capa by product - Distrust in test L/T - Collaborate with Test div. - Apply test L/T by product 4 - Set rule for prioritization of inventory allocation - Argument occurs - Set rule after collaboration - Set rule for prioritization of inventory allocation - Set standard for inventory - Procurement div. disagrees - Collaborate with Procurement div. - Set standard for inventory through collaboration 5 - Set standard for material L/T mgmt - Procurement div. disagrees - Collaborate with Procurement div. - Set standard for material L/T mgmt through collaboration 6 - Apply reflected L/T - Material L/T is long - Improve accuracy of material L/T - Apply accurate reflected L/T 7 - Design screen showing material delivery time - Distrust in material receipt (GR) date - Improve accuracy of material L/T - Design a screen showing material/PBA delivery time by improving material L/T accuracy 8 - Design screen showing PBA delivery time - Distrust in material receipt (GR) date - Improve accuracy of material L/T 9 - Design a screen showing the status of over capacity - Excessive over time - Apply PGM to adjust capa. - Design a screen that enables adjustment of capacity Đánh giá thay thế sửa đổi Quan điểm đánh giá Ảnh hưởng lên Sigma : Mức độ/cấp độ cải tiến Y Hiệu quả sv. Đầu tư: Hiệu quả sv. nguồn lực và tiền đã đầu tư là bao nhiêu M ục đích phục vụ : Trong điều khoản của văn hóa doanh nghiệp, bồi thường Chỉ ra các giới hạn: Điều khoản của khách hàng và cổ đông, chiến lược, quy tắc và luật lệ. Đánh giá các thay thế sửa đổi như thế nào - Ma trận đánh giá: Pugh, Must-Want, Pay-Off > Tăng cường xem xét khách quan của các phương pháp đánh giá trên, các phương pháp điều tra khác nhau có thể được xem xét: như khảo sát, Focus Group, phỏng vấn, thư. > Ma trận đánh giá, có hiệu lực, kế hoạch cải tiến trực quan (có nghĩa là lựa chọn thay thế được sửa đổi). - Đánh giá định lượng: đánh giá dựa trên dữ liệu - Đánh giá rủi ro: Đánh giá các rủi ro tiềm năng của các thay thế Bước 4 Lựa chọn thay thế tốt ưu Tại sao ra quyết định chiến lược là cần thiết Thay thế tốt nhất thứ 2 có thể là lựa chọn chiến lược Tùy thuộc vào tình hình, đôi khi giải pháp tạm thời ít tốn kém lại tốt hơn giải pháp bài bản nhưng đắt tiền Thậm trí giải pháp tốt nhất cũng không thể thỏa mãn được tất cả các yêu cầu khác nhau của khách hàng Thậm trí nếu từng người ghi nhận/ đồng ý trên kế hoạch cải tiến, việc ra quyết định có thể bị trì hoãn bởi vì các barrier trong tổ chức. Các nhân tố gây khó khăn cho việc ra quyết định chiến lược. Bước 5 Sự phức tạp Nhiều mục tiêu Không chắc chắn Quan điểm khác nhau Các nhân tố gây khó khăn cho việc ra quyết định. Các phương pháp tạo ra các thay thế & kế hoạch cải tiến Brainstorming (động não) Nền tảng Nó lần đầu tiên được sử dụng bởi một công ty quảng cáo Hoa Kỳ vào năm 1941 để tạo ra ý tưởng Các khái niệm đằng sau động não là bộ não hơn là tốt hơn so với một Động não có nghĩa là rối loạn của tâm, đề cập đến tình trạng của tâm trí của các thành viên trong nhóm khi họ đang tạo ra ý tưởng Nó được thiết kế để tạo ra một số lượng lớn các ý tưởng một cách tự nhiên trong một môi trường miễn phí và không kiềm chế Nó có nghĩa là ý tưởng mới được tạo ra khi di chuyển ra khỏi tư duy logic Sự chuẩn bị Cỡ hiệu quả cho 01 đội là từ 5 ~ 10 người Phân phối nội dung trước ( trước 3~4 ngày ) Lập đội Cross Function Team Bố trí sơ đồ chỗ ngồi sao cho có thể thảo luận tự do Sử dụng Flip Chart hay Board để chia sẻ các ý kiến với tất cả người tham gia. Quy trình Giải thích cho nhóm nền tảng của vấn đề / phát sinh và thông báo định nghĩa của nó. Đi qua bốn quy tắc của động não. Giải thích quá trình động não . Tiến hành một bài tập khởi động cho tư duy sáng tạo . Thực hiện động não . Kết thúc phiên làm việc và thu thập / biên dịch ý tưởng . Cảm ơn những người tham gia và chia tay . 4 nguyên tắc của Brainstorming Không chỉ trích Không chỉ trích các ý kiến đưa ra trong buổi họp Chỉ trích không khuyến khích mọi người cho ý tưởng Không luật lệ và tự do Ý tưởng của bạn càng cơ bản, càng tốt Phá bỏ tất cả các quy tắt của sự khôn ngoan thông thường Số lượng Càng nhiều ý tưởng, cơ hội giải quyết vấn đề sẽ tốt hơn Theo đuổi số lượng hơn là chất lượng Đi nhờ ý tưởng của người khác ( Facilitate idea generation ) Tạo ra ý tưởng tốt hơn bằng việc tham khảo ý tưởng của người khác, hoặc Phát triển ý tưởng mới bằng việc kết hợp 2 hay nhiều ý tưởng Các loại động não Động não có hệ thống (Round Robin) Lựa chọn nhóm trưởng và người ghi chép và đưa ra các luật Ground Đề xuất các ý tưởng theo lần lượt theo chiều kim đồng hồ Chỉ có hiệu quả khi hình thành nên một đội mới Động não tự do ( Free Wheeling) Chọn một thư ký Tạo ra các ý tưởng tự do trong thời gian cho phép (Không có hành động cụ thể nào) Được sử dụng khi đội chơi được hình thành. Phác thảo văn bản (Idea Blizzard) Những ý tưởng được viết ra trong tờ giấy dấu tên và các đội xem lại Được sử dụng khi vấn đề nhạy cảm sảy ra trên bàn tròn hoặc khi xung đột nội bộ nghiêm trọng Được sử dụng khi một vài người áp đảo kỳ họp động não Dễ dàng loại bỏ áp lực vì sự đoàn kết Các phương pháp khác Pin Cards After an idea is written on each card, the card is passed to the person on the immediate left. Relevant idea or improvement to the original idea is added to the card. Capable of focusing on idea and avoid debate. Crawford Slip Writing Each person to write down 20 ~ 30 ideas on one slip of paper. Ideas are classified into categories. Ringi Process Idea is submitted in a written format and circulated, allowing members of the organization to modify/ add to the idea. The person who initially proposed the idea modifies his/ her initial idea. Electronic Brainstorming or Bulletin board Idea is shared via e-mail. Feedback and relevant ideas are obtained immediately. Panel Consensus Designed for use in large groups made up of 20~30 people. Within the group, panels made up of 7 people are selected for 15~20 minutes of brainstorming Idea is written on a flipchart, and audience organizes ideas while listening to panel’s conversation. Change members of the panel after 10 minutes. Storyboard Used for planning brainstorming and evaluating ideas. Enter major factors in the title area of the category card. (Who, what, where, when, why, how) Generate new ideas by visually arranging it. Làm thế nào vượt qua khi bế tắc ý tưởng 1.Hãy tưởng tượng sự thành công, hoặc hình ảnh tồi tệ nhất > Tập trung vào các trạng thái bất thường hoặc "những gì nó nên là .."> Hãy thử thay đổi quan điểm bằng cách tạo ra các ý tưởng đ ã đạt được ở trên> Hoặc ngược lại, thực hiện động não về "tình hình tồi tệ nhất phải chịu đựng" 2. Ghép hai ý tưởng không liên quan với nhau một cách phù hợp > Điều này có thể đẩy nhanh tốc độ của động não> Chọn hai ý tưởng hiện có và kết hợp chúng thành mộtPhương pháp này có thể được sử dụng để cải thiện, đi nhờ trên ý tưởng đã được ghi  3. T ự do suy nghĩ  > Xác định giống nhau, sự khác biệt, nguyên nhân, kết quả , và quan hệ khác từ các loại có thể và các yếu tố của vấn đề> Mối quan hệ này được sử dụng để tìm ý tưởng mới và các loại 4. Giấc mơ đầy tham vọng / mơ tưởng > Thành viên nghĩ về một giải pháp tham vọng nhất , lớn, và tuyệt vời cho vấn đề này> Xây dựng và theo đuổi ý tưởng lớn thông qua mơ tưởng và các câu hỏi "làm gì nếu ..." 5.Sử dụng công cụ kích thích suy nghĩ > Áp dụng danh sách kiểm tra Osborn 6. Xây dựng một danh sách các thuộc tính > Liệt kê tất cả các thuộc tính quan trọng, một phần, phần tử, chức năng hay mục tiêu được xem xét> Sau đó tạo ra những ý tưởng bằng cách hỏi lý do tại sao chúng tôi làm theo cách này, lý do tại sao nó không thể được thực hiện theo cách khác, ‘ vv 7. Kỹ thuật sinh học > Tạo các ý tưởng bằng cách định vị các điểm tương đồng từ các sinh vật sống bằng cách yêu cầu "cách tự nhiên sẽ giải quyết như một vấn đề ' 8. Chơi ghép phù hợp  > Chia đội thành hai nhóm. Nhóm 1 cung cấp cho một ý tưởng không liên quan đến vấn đề.> Nhóm 2 tìm kiếm một giải pháp thiết thực bằng cách sử dụng ý tưởng của nhóm 1. (Nhóm 2 tăng một trong điểm nếu thành công , n ếu không, nhóm 1 kiếm được điểm.)Hai đội thay thế vai trò và tiếp tục trò chơi. Sơ đồ giải pháp Tổng quan Sơ đồ giải pháp được thiết kế để tạo ra nhiều ý tưởng tốt dựa trên các các vấn đề/ giả sử quan trọng như là “thách thức” hay “mục đích” Chuẩn bị > Tổ chức 01 Cross Function Team với người chủ chốt > Sử dụng Flip Chart và Bảng để chia sẻ các ý tưởng đã đưa ra dưới dạng sơ đồ giải pháp Các bước > Mô tả Y và Vital Few X’s > Tạo ý tưởng cải tiến X thông qua brainstorming > Vẽ sơ đồ các ý tưởng đã tạo ra trên flipchart hay bảng. (Mapping) > Tiếp tục vẽ thêm các ý tưởng vào sơ đồ đã vẽ. Ví dụ về sơ đồ giải pháp Giảm 50% thời gian xử lý Bỏ bước phê duyệt (phê duyệt bởi trưởng phòng) Chỉ lấy phê duyệt trong các trường hợp ngoại lệ Chỉ lấy phê duyệt cho các vấn đề ưu tiên Phê duyệt thông thường với vấn đề chung, tại chỗ Xác định chi tiết vấn đề chung và vấn đề ngoại lệ là gì? Thời gian phê duyệt Thời gian nhập Nhập tự động Nhập đúng Loại bỏ NVA Item Thiết lập cấu trúc phân loại sơ bộ Giới thiệu máy mới Đào tạo administrator Giới thiệu trạm làm việc Phát triển tiêu chuẩn mới cho nhận Quá trình ưu tiên Xếp ưu tiên thư Lỗi nhập Phân loại lỗi Giảm lỗi nhập Thay đổi định dạng nhập Đơn giản hóa Bỏ nó để thuận tiện Cung cấp hướng dẫn sử dụng Điêu tra nhu cầu khách hàng Tăng cường phân loại thư Hợp lý hóa Quá trình phân loại mới Phương tiện phân loại mới Tăng số lượng Pick-ups hàng ngày Mind Mapping Tổng quan Mind mapping, được phát triển bởi by Tony Buzan, là kỹ thuật có thể sử dụng cả 02 mặt của bộ não để tăng cường sự sáng tạo của các thành viên trong đội. Không giống “sơ đồ giải pháp”, nó liên kết các ý tưởng Mind Mapping trình bày các ý tưởng và các quan hệ giữa các ý tưởng một cách trực quan. Nó cho bạn vẽ ra “một hình ảnh trí não” được tạo thông qua động não và cho phép bạn nhìn thấy dòng suy nghĩ của đội. Quan hệ giữa các ý tưởng, có thể được hiểu dựa trên sự gần gũi giữa các ý tưởng và các nhánh khác nhau. Các bước 1. Vẽ hình ảnh đầy màu sắc ở giữa của trang > Tạo ra nhiều ý tưởng sáng tạo và cải thiện trí nhớ 2. Hiển thị mối quan hệ ngay lập tức và hình ảnh bằng cách viết xuống các từ 3. Gạch dưới các từ để chúng có thể được kết nối với các dòng khác > Giúp bạn có một sự hiểu biết rõ ràng 4. Cấp phát một ý tưởng cho mỗi dòng > Bằng cách làm như vậy, mỗi ý tưởng có một cái móc mà có kết nối hoặc tách nó ra từ những ý tưởng khác một cách trực quan. Ngoài ra, nó cho phép bạn tạo ra những ý tưởng chính từ các từ khóa và tạo ra từ thứ 2 từ những từ khóa hoặc từ chính . 5. Hãy suy nghĩ một cách sáng tạo và một cách phi tuyến tính > Đẩy nhanh tốc độ của t ạo ý tưởng 6. Sử dụng các biểu tượng cho Mind Map tinh vi hơn > Xây dựng các biểu tượng bằng cách sử dụng hình ảnh khác nhau để làm cho bản đồ đơn g iản và dễ dàng để hiểu. Hãy chắc chắn rằng hình ảnh được sử dụng như những biểu tượng có ý nghĩa phù hợp. Ví dụ Mind Mapping Sự hài lòng Của nhân viên Người giám sát Trở ngại để đạt được mục đích Văn hóa Công việc Không thách thức Hạn chế trong thăng tiến Không sử dụng kỹ thuật tốt nhất Thiếu mềm dẻo Thiếu công cụ Thiếu định hướng Quá trình cồng kềnh Thiếu thông minh Đối xử không công bằng Thiếu đào tạo quản ký Nguy cơ bị phạt khi chấp nhận rủi ro Thiếu dất cho ý tưởng sáng tạo Não trái Phân tích Logical Chính tắc Xu hướng Não phải Sáng tạo Biểu tượng Hình ảnh Ý tưởng Ngẫu nhiên Giả định thách thức Giả định truyền thống/lâu đời thách thức của vấn đề cho phép bạn chuyển đổi một “Trở ngại” thành một “cơ hội”. Để đạt hiệu quả tối đa, bạn phải tự giải thoát mình khỏi giới hạn suy nghĩ rằng bạn đã xây dựng dựa trên giả định truyền thống/ lâu đời. Giả định: Nhà cung cấp không thay đổi quá trình của họ. Thách thức: Đề nghị các nhà cung cấp tham gia vào dự án. Hướng dẫn khi áp dụng giả định thách thức - Tuyên bố vấn đề: > Xác định nhiều giả thiết đang tồn tại của vấn đề khi có thể - Giả thiết ngược lại : > Hãy nghĩ ngược lại - Giả định sửa đổi : > Giả định sửa đổi sao cho nó dễ dàng thực hiện > Ví dụ thay từ giám sát bằng người thạo nghề - Quan sát vấn đề từ một quan điểm khác : > Mở rộng quan điểm, nhìn vấn đề từ quan điểm khác nhau - Quan sát vấn đề từ một phối cảnh khác : > Nhìn vấn đề theo góc nhìn của người khác (khách hàng hay tổng giám đốc), đội hay công ty Sau khi xem xét nhiều giả định hiện có, đội lựa chọn 03 giả định quan trọng nhất và tập trung vào vấn đề. SCAMPER Các kiểu suy nghĩ Các kiểu đặt câu hỏi Ví dụ đặt câu hỏi S ubstitute (Thay thế) Là gì nếu chúng ta thay đổi thời gian/ địa điểm của ~ ? Cái gì có thể thay thế với ~? B ạn muốn đặt cái gì ở đó nếu chúng ta muốn thay thế ăng-ten của điện thoại cầm tay băng một thứ khác? C ombine (Kết hợp) Là gì nếu chúng ta kết hợp/ghép ~ và ~ ? Liên kết và tạo ra một câu. A dapt (thích hợp) Cái gì tương tự như nó? Cái gì tương tự như ‘mùa thu’? Để nói trong “Mùa thu là ~’. M odify (Sửa đổi) Là gì nếu chúng ta thay đổi điều này theo cách khác? Nếu chúng ta viết lại phần này bằng các từ dễ hơn, những gì thể hiện có còn phù hợp? M agnify (Phóng to) Là gì nếu chúng ta nhấn mạnh ~? Là gì, nếu chúng ta phóng to ~? Tôi muốn nhấn mạnh các đặc tính của 01 ‘Quả táo’. Để mô tả các đặc tính của các quả táo khi nó đi vào tâm trí chúng ta. Chúng ta sẽ mô tả các đặc tính của quả táo trong tính từ? E liminate (Loại bỏ) Là gì nếu chúng ta loại bỏ ~? Là gì nếu chúng ta giảm ~? Chúng ta sẽ kết hợp 02 câu thành một, với cùng ý nghĩa? P ut to other uses (dùng vào việc khác) Là gi, nếu chúng ta thay đổi cách dùng của ~? Chúng ta sử dụng ghế cho việc gì khác, hơn là ngồi? R earrange (sắp xếp lại) Là gì nếu chúng ta thay đổi thứ tự của ~? Chúng ta sẽ thay đổi thứ tự của các bức tranh, để tạo ra một câu chuyện mới? Đánh giá gia tăng giá trị Nếu không phải là một quá trình vô giá trị, cái gì đó có thể được loại bỏ? Gia tăng giá trị thực (RVA) Gia tăng giá trị Kinh doanh (BVA) Không gia tăng (NVA) Nhận/ ghi chép đơn hàng Phát triển chính sách kết hợp Thu