Bài giảng Soạn thảo văn bản pháp luật - Chương 1: Tổng quan về công tác văn thư

Phần I: CÔNG TÁC VĂN THƯ
 CHƯƠNG 1
 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
 I. KHÁI NIỆM CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1. Khái niệm “Văn” có nghĩa là văn tự. “Thư” có nghĩa là thư tịch. Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị - Xã hội, các đơn vị Vũ trang Nhân dân (dưới đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức). 2. Nội dung Công tác văn thư bao gồm những nội dung dưới đây: 2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản: - Thảo văn bản. - Duyệt văn bản. - Đánh máy, in ấn, sao chụp văn bản. - Ký văn bản. 2.2. Quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức. - Quản lý văn bản đi. - Quản lý và giải quyết văn bản đến. - Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 
 2.3. Quản lý và sử dụng con dấu. - Quy định mẫu dấu và cấp các loại con dấu. - Bảo quản con dấu. - Sử dụng con dấu. 3. Yêu cầu công tác văn thư - Nhanh chóng. - Chính xác. + Chính xác về nội dung của văn bản. + Chính xác về thể thức văn bản. + Chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ. - Bí mật. - Hiện đại. II. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư. 1. Vị trí của công tác văn thư Trong Văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của Văn phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan được xem như một mặt hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước. 2. Ý nghĩa của công tác văn thư. - Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung. - Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái pháp luật. - Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan. - Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. III- Những yêu cầu đối với cán bộ văn thư cơ quan. Tính chất, nội dung công việc và quan hệ tiếp xúc hàng ngày đòi hỏi người cán bộ văn thư cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản trên các lĩnh vực như: - Yêu cầu về phẩm chất chính trị - Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ - Những yêu cầu khác. + Tính bí mật + Tính tỉ mỉ. + Tính thận trọng. + Tính ngăn nắp, gọn gàng. + Tính tin cậy. + Tính nguyên tắc. IV- QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1. Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư bao gồm: - Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư; - Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư; - Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư; - Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư; - Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư; - Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư; - Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư. 2. Trách nhiệm quản lý công tác văn thư Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có trách nhiệm giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư. Căn cứ khối lượng công việc, các cơ quan, tổ chức phải thành lập phòng, tổ văn thư hoặc bố trí người làm văn thư (gọi chung là văn thư cơ quan). V- KHÁI NIỆM VĂN BẢN VÀ VĂN BẢN NHÀ NƯỚC 1. Khái niệm văn bản - Theo nghĩa rộng, văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay bằng ngôn ngữ, nghĩa là bất cứ phương tiện nào dùng để ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác. - Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức. Hoành phi 13 Tấm liễn 14 Câu đối 15 2. Khái niệm và phân loại văn bản nhà nước Văn bản nhà nước là văn bản do các cơ quan nhà nước, cán bộ, công chức nhà nước có thẩm quyền ban hành theo đúng trình tự, tên gọi do pháp luật quy định nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội hoặc để giải quyết những sự việc cụ thể thuộc phạm vi nhiệm vụ của mình. Văn bản nhà nước được chia thành hai loại: * Văn bản quy phạm pháp luật. * Văn bản hành chính. Hệ thống văn bản hành chính gồm: - Văn bản cá biệt (văn bản áp dụng pháp luật). - Văn bản hành chính thông thường. +Văn bản hành chính thông thường có tên loại. +Văn bản hành chính thông thường không có tên loại. * Văn bản quy phạm pháp luật. Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật hoặc trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân, trong đó có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội. * Văn bản hành chính. Các văn bản hành chính là những văn bản mang tính thông tin quy phạm nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật, hoặc dùng để thực hiện các tác nghiệp hành chính trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Đây là loại văn bản được sử dụng phổ biến nhất trong các cơ quan, tổ chức. - Thông cáo - Thông báo - Báo cáo - Tờ trình - Chương trình - Kế hoạch - Phương án - Đề án - Biên bản - Hợp đồng - Công điện - Giấy chứng nhận - Giấy ủy nhiệm - Giấy mời - Giấy giới thiệu - Giấy nghỉ phép - Giấy đi đường - Giấy biên nhận hồ sơ - Phiếu gửi - Phiếu chuyển Công văn (hành chính) Văn bản hành chính thông thường có tên loại Văn bản hành chính thông thường không có tên loại Trong hệ thống văn bản hành chính, ngoại trừ thông cáo quy định rõ chủ thể ban hành, các văn bản hành chính khác không xác định thẩm quyền ban hành theo tên loại của văn bản. Các cơ quan, tổ chức tùy theo thẩm quyền giải quyết công việc có thể lựa chọn để ban hành loại văn bản phù hợp.