Bài giảng Thực hành MS Access

Cài đặt Vietkey với bảng mã Unicode: B1: Trỏ Mouse Pointer vào biểu tượng Vietkey trên Taskbar (Right Click) B2: Chọn mục “Hiện cửa sổ Vietkey” B3: Chọn mục “Kiểu gõ” B4: Chọn kiểu gõ TELEX (hoặc VNI) B5: Chọn “Bảng mã” B6: Chọn “Unicode dựng sẵn” B7: Click vào mục Taskbar (để trả Vietkey về Taskbar) Cài đặt cấu hình cho Windows B1: Start \ Settings \ Control Panel B2: Chọn Regional and Language Options B3: Chọn thẻ Regional Options - Chọn Customize B4: Chọn thẻ Numbers: Chọn Decimal symbol (gõ vào dấu ,) Chọn Digit grouping symbol (gõ vào dấu .) List separator (gõ vào dấu ;) Apply + OK B5: Chọn thẻ Currency: Currency symbol (gõ vào chữ “đồng”) Decimal symbol (gõ vào dấu ,) Digit grouping symbol (gõ vào dấu .) Apply + OK B6: Chọn thẻ Date: Gõ vào dd/mm/yyyy (ở mục Short date) Apply + OK B7: Click vào nút Close Button để đóng tất cả cửa sổ, trở về Windows Tạo thư mục lưu trữ File Access: B1: Trỏ Mouse Pointer vào nút Start (Right Click) B2: Chọn Explore B3: Click chọn tên ổ dĩa (ở đây ta chọn ổ dĩa D) B4: Trỏ Mouse Pointer vào vùng trống trên Right Panel (Right Click) Chọn New Chọn Folder Gõ vào tên thư mục (trong HĐH Windows, tên thư mục có thể có khoảng trắng) Enter FNếu gõ sai tên thư mục: Trỏ Mouse Pointer vào tên thư mục (Right Click) Gõ lại tên thư mục Enter Tạo File Access: B1: Start \ Programs \ Microsoft Office \ Microsoft Access B2: Chọn Create a new file (tạo File Access mới) (Nếu chọn Open là mở File Access đã có trên dĩa) B3: Chọn Blank Database Chọn ổ dĩa và thư mục để lưu trữ File Access Đặt tên cho File Access Chọn Create Cách Import đối tượng của Access từ File Access khác Import trong Access có nghĩa là Copy B1: Chọn Tables (ở mục Objects) B2: Trỏ Mouse Pointer vào chỗ trống trong Access (Right Click) Chọn Import Chọn thư mục lưu trữ File Access dữ liệu để Import Click vào File Access muốn chọn - Chọn Import B3: Chọn thẻ Tables (sẽ thấy các Tables có sẵn trong File Access mẫu) Chọn Select All - OK Đặt chú thích cho các Tables B1: Chọn Details B2: Trỏ Mouse Pointer vào Table (Right Click) Chọn Properties Gõ nội dung chú thích trong khung Description Apply (Tuần tự như trên, đặt chú thích cho tất cả các Tables) Cách tạo bảng (Table) trong Access: B1: Chọn Tables – New – Design View – Ok B2: Mô tả cấu trúc. Field Name : Tên vùng tin (dùng chữ hoa đầu, không có khoảng trắng) Data Type : Kiểu dữ liệu của vùng tin (Text, Number, Yes/No,Date/Times…) Description : Chú thích nội dung vùng tin Field Properties (Thuộc tính của vùng tin): Field Size : Kích thước vùng tin Format : Định dạng vùng tin Input Mask : Khuôn dạng nhập dữ liệu Caption : Phần hiển thị trên tiêu đề của Datasheet Validation Rule: Biểu thức kiểm tra tính hợp lệ Validation Text : Câu thông báo khi nhập dữ liệu không hợp lệ Indexed: None – Yes(Duplicvates OK) – Yes (No Duplicates) (Hướng dẫn tối 11/03/2006) Định khuôn dạng nhập liệu kiểu ngày B1: Clich vào Table - Chọn Design (mở ra ở chế độ thiết kế) B2: Click chọn Field kiểu Date/Time B3: Mục Field Properties: Format: chọn Short Date Input Mask (khuôn dạng nhập liệu): gõ vào 00/00/0000;0;_ Caption (chú thích tên Field trên Datasheet) Cách Lookup dữ liệu từ Table khác: B1: Click chọn Field muốn tạo Lookup B2: Chọn Lookup (ở mục Field Properties) B3: Chọn Combo box (ở mục Display Control) B4: Chọn tên Table chứa dữ liệu muốn đưa vào Combobox (mục Row Source) B5: Column Count: chọn số Field muốn hiển thị trong Combobox Tạo quan hệ (Relationship) giữa các Tables: B1: Đóng tất cả các Tables trước khi tạo quan hệ (nếu có Table nào đang mở => sẽ không tạo quan hệ được). B2: Click chọn Table Trỏ Mouse Pointer vào vị trí trống (Right Click) Chọn Relationship B3: Access sẽ hiển thị cửa sổ Show Table Giữ phím SHIFT và quét chọn (phím â) tất cả các Tables Chọn ADD (chỉ được nhấn nút ADD ĐÚNG MỘT LẦN) Chọn Close (đóng cửa sổ Show Table) B4: Tạo quan hệ giữa các Tables Chú ý: Kéo (Drag) từ khoá chính và thả (Drop) vào khoá ngoại. Đánh dấu chọn (để đảm bảo toàn vẹn quy chiếu) Enforce Referential Integrity (Toàn vẹn quy chiếu giữa các Tables, nghĩa là khi bảng này thay đổi sẽ dẫn đến thay đổi tại các Tables có quan hệ) Cascade Update Related Fields (Khi cập nhật Parent Table => sẽ cập nhật Child Table) Casecade Delete Related Records (Khi xoá mẫu tin của Parent Table => sẽ xoá mẫu tin của Child Table) Kế tiếp Click chọn nút Create Cách nhập số liệu vào Table: B1: Click chọn Table muốn nhập số liệu B2: Chọn Open B3: Nhập số liệu B4: Kết thúc nhập số liệu – Click vào nút Close để đóng lại Các dạng thiết kế Form Dạng bình thường: Bao gồm các thao tác sau: B1: Chọn Forms (ở phần Objects) Chọn New Chọn Table sẽ đưa vào Form Chọn Design View OK B2: Quét chọn hết các Fields trong Table (Click chọn Field đầu tiên, kế tiếp dùng phím Shift + â để chọn B3: Drag and Drop để kéo và thả các Fields vào Form Sau khi thả các Fields vào Form => đóng Table lại Nếu muốn hiển thị Table thì Click vào Icon Fields List Muốn hiển thị Toolbar: chọn View \ Toolbars \ Form Design Muốn hiển thị lưới (Grid) thiết kế: Trỏ Mouse Pointer vào Form (Right Click) Chọn Grid B4: Tạo Form Header/Footer Header là phần tiêu đề của Form, chứa chuỗi giới thiệu chương trình. Footer là phần tiêu đề cuối của Form, chứa các nút điều khiển Trỏ Mouse Pointer vào Form (Right Click) Chọn Form Header/Footer Click chọn vào Form Header - Chọn màu (Color) cho Form Header Click chọn vào Form Footer - Chọn màu cho Form Footer Nút Fill BackColor Nếu không thấy Toolbar thì chọn: View \ Toolbars \ Formatting (Form/Report) B5: Xác lập thuộc tính cho Form: Trỏ Mouse Pointer vào Form (Right Click) Chọn Properties Click vào ô đánh dấu Form Chọn thẻ Format Thay đổi giá trị các thuộc tính sau: Các thuộc tính như sau: B6: Trình bày tiêu đề trên Form Header Chọn View \ Toolbox (bật Toolbox, là thanh công cụ chứa các đối tượng thiết kế) Click chọn đối tượng Label (trên Toolbox) Vẽ Label trên Form Nhập nội dung cho Label (Nhập xong, Click ra ngoài) Click vào đường viền (Border) của Label để định dạng Label Chọn: FontName, FontSize, FontColor, Center, … Chữ đậm Font Size Cách tạo chữ nổi: Click vào đường viền của Label Nhấn CTRL + C (Copy) Click ra ngoài (ta sẽ không thấy các “ô neo” chung quanh Label) Nhấn CTRL + V (Paste) Click vào Label mới được tạo - chọn Font Color Dùng phím CTRL+à để di chuyển cho 2 Labels so le với nhau B7: Điều chỉnh phần Details Đánh dấu các đối tượng Label, Textbox trong phần Detail Giãn khoảng cách theo chiều dọc (Vertical): Format \ Vertical Spacing \ Increase Dùng phím Shift + (âá) để tăng kích thước Label, Textbox Chọn Font Size: 12 Di chuyển các Textbox, Combobox,….: Bật Properties Table Đánh dấu các Textbox, Combobox, … (không đánh dấu các Labels) Gõ vào trị số mới cho thuộc tính Left (khoảng cách từ lề trái đến các Textbox, Combobox, …) Điều chỉnh kích thước chiều ngang các Textbox, Combobox, … Điều chỉnh kích thước các Labels: Điều chỉnh một Label trước để làm chuẩn Đánh dấu toàn bộ các Label Format \ Size \ To Fit (vừa đúng kích thước) To Grid (theo kích thước khung lưới) To Tallest (theo Label cao nhất) To Shortest (theo Label thấp nhất) To Widest (theo Label rộng nhất) To Narrowest (theo Label hẹp nhất) Có thể tạo nền cho các Label bằng cách: Đánh dấu tất cả Labels Chọn Raised (ở nút Special Effect trên Toolbar) Chọn màu nền Fill BackColor và màu chữ Font ForeColor B8: Click vào nút Save để lưu lại Gõ vào tên Form (dùng Prefix Frm…) Đặt tên cho phần Description của Form Tạo nút điều khiển trên Form Các nút di chuyển mẫu tin (Navigation Buttons): B1: Mở Form ở chế độ Design Click chọn Form muốn tạo nút Chọn Design – Maximize Form để dễ thiết kế B2: Bật Toolbox (View \ Toolbox) B3: Các bước đưa nút vào Form; nguyên tắc khi đưa vào Form, các nút phải ở phần Form Footer Click chọn nút Control Wizards Click chọn đối tượng Command Button (trên Toolbox) Vẽ nút vào Form Footer Di chuyển về mẫu tin đầu Di chuyển đến mẫu tin cuối Di chuyển đến mẫu tin kế Di chuyển về mẫu tin trước Màn hình Access sẽ xuất hiện như sau: Clich chọn mục Record Navigation (trong khung Categories) Click chọn Go To First Record (trong khung Actions) Kế tiếp chọn Next Nếu: chọn Text (tên nút sẽ có chữ) chọn Picture (nút sẽ có hình) Kế tiếp chọn Next Màn hình sẽ xuất hiện như sau: Đặt tên cho nút (CmdDau, CmdTruoc, CmdKe, CmdCuoi) Click Finish để kết thúc. Chú ý: Lệnh Format \ Align dùng để sắp xếp vị trí Lệnh Format \ Size dùng để điều chỉnh kích thước Sửa thuộc tính của nút: Bật Properties Table Click vào nút muốn sửa Click chọn thẻ Other Sửa lại thuộc tính ControlTip Text Kết thúc việc thiết kế Form: Đóng Form Click vào Form - Chọn Open để thi hành Tạo các nút xử lý mẫu tin B1..B3: Giống như mục a) Khi hiện bảng Command Button Wizard: Chọn Record Operations (trong khung Categories) Tuần tự chọn các nút sau (cho từng lần tạo nút): Add New Record (thêm mẫu tin mới - CmdThem) Delete Record (xoá mẫu tin hiện hành - CmdXoa) Save Record (lưu mẫu tin hiện hành - CmdLuu) Undo Record (huỷ bỏ thông tin đã nhập - CmdUndo) Print Record (in mẫu tin hiện hành - CmdIn) Tạo nút thoát trên Form: Công dụng: tạo nút thoát với hàm MsgBox() Thao tác: B1: Nếu có nút thoát rồi thì mở ra để thêm hàm MsgBox() Nếu chưa có nút thoát thì tạo nút mới và viết hàm MsgBox() B2: Bật Properties Table Click chọn nút thoát Chọn thẻ Events Chọn biến cố (Event) On Click Chọn Code Builder B3: Tìm đến Code của nút thoát (CmdDong) và bổ sung Code Chú ý: dùng phím Spacebar để chọn khi viết hàm MsgBox() B4: Chọn File \ Close and Return to Microsoft Office Access để thoát về Access Tạo Listbox bằng chương trình Wizard B1: Mở Form ở chế độ Design Bật Toolbox Click bật nút Control Wizards Click chọn đối tượng Listbox (trong Toolbox) Vẽ Listbox trong Form B2: Màn hình sẽ xuất hiện như sau: Chọn Find a record on my form based on the value I selected in my listbox Kế tiếp chọn Next B3: Chọn tên Field đưa vào Listbox (Field được chọn sẽ nằm trong khung Selected Fields) Kế tiếp chọn Next – Next B4: Đặt tên cho Listbox Chọn Finish để kết thúc B5: Sửa lại Listbox trên Form: Xoá Label của ListBox Chọn FontSize Kết quả: Các dạng Macro Tạo Macro để mở Form Khi mở Form, chương trình phải đóng tất cả các thanh công cụ (Toolbars) Giữ lại kích thước của Form như lúc thiết kế Tất cả những lệnh này sẽ được lưu vào Macro và gắn vào biến cố On Open của một Form Thao tác tạo Macro: B1: Chọn Macro – New B2: Chọn các lệnh đưa vào Macro B3: Lưu Macro (McrOpenForm) Tạo Macro dùng để đóng Form: Khi đóng Form, ta phải mở lại các thanh công cụ Maximize màn hình. Tất cả các thao tác này được lưu vào Macro McrCloseForm Thao tác: B1: Chọn Macros – New B2: Chọn các thao tác đưa vào Macro B3: Lưu trữ Macro GẮN MACROS VÀO FORM B1: Mở Form ở chế độ Design Bật Properties Table - Chọn Events Click chọn FormBar B2: Chọn biến cố (Event) On Open Gắn Macro McrOpenForm vào Event này B3: Chọn Event On Close Gắn Macro McrCloseForm vào Event này B4: Đóng Form – Lưu trữ lại CÁCH TẠO QUERY TRONG ACCESS Dạng 1: B1: Chọn Queries – New Chọn Design View - OK B2: Click chọn từng Table(s) muốn đưa vào Query – Add Kết thúc việc chọn: nhấn Close Chú ý: khi chọn Table(s) đưa vào Query, ta PHẢI ĐỌC CÂU HỎI để biết thông tin cần lấy được cung cấp bởi Table(s) nào? B3: Trình bày lại các Tables trên màn hình thiết kế (để dễ quan sát thông tin cần truy xuất) Giải thích: Field: vùng thông tin muốn truy xuất Table: tên bảng dữ liệu cung cấp thông tin tương ứng Sort: sắp xếp dữ liệu (trị mặc nhiên là không – None) Show: hiển thị hoặc che dấu thông tin Criteria: đưa vào điều kiện trích lọc thông tin. B4: Click vào nút View (trên Query Design Toolbar) để xem kết quả, nếu không thấy Query Design Toolbar thì chọn View \ Toolbars \ Query Design Toolbar để hiển thị Toolbar này. Kết quả truy vấn dữ liệu như sau: Click vào nút View để trở lại màn hình thiết kế Query B5: Click chọn nút Save để lưu Query Đặt tên cho Query (Qpr…) Dạng 2: Thêm Field mới chứa biểu thức tính toán trong Query B1 …B4: thực hiện như Query dạng 1 B5: Trỏ Mouse Pointer vào Field mới muốn tạo (Rịght Click) Chọn Build B6: Xây dựng biểu thức tính toán Click vào dấu “+” để mở rộng danh sách Tables Click vào Table muốn chọn (các Fields tương ứng sẽ hiển thị ở khung bên cạnh) Double Click vào Field muốn chọn (Field được chọn sẽ được đưa lên khung xây dựng biểu thức) Click chọn dấu phép toán +, -, x, /, …..v.v… (Tiếp tục như trên cho đến khi xây dựng xong biểu thức) OK đóng cửa sổ xây dựng biểu thức B7: Xoá chữ “Expr…” và gõ vào tên Field mới. Tên Field: Không có khoảng trắng (Blank) Không có dấu tiếng Việt B8: Trỏ Mouse Pointer vào Field mới tạo (Right Click) Chọn Properties Sửa thuộc tính: Format , Caption, …