Bài giảng Thực hành quản trị trên máy - Bài 1: Bảng tính và đồ thị

1Bài 1: 2NỘI DUNG 1.1. Ôn tập bảng tính Excel 1.1.1. Kiểu dữ liệu 1.1.2. Công thức và tham chiếu 1.1.3. Cơ sở dữ liệu 1.2. Tổng quan về đồ thị 1.2.1. Tạo đồ thị 1.2.2. Các thao tác trên đồ thị 1.3. Chọn kiểu đồ thị 1.3.1. Chọn kiểu đồ thị 1.3.2. Tạo đồ thị kết hợp 1.4. Hoàn thiện đồ thị 1.1. Ôn tập bảng tính Excel 41.2. Tổng quan về đồ thị Đồ thị giúp trình bày quan điểm của bạn một cách nhanh chóng. Với đồ thị bạn chuyển dữ liệu trong bảng tính thành hình ảnh, cho phép bạn so sánh và thấy hướng tăng trưởng chỉ trong chớp mắt Charts transform data into pictures. 51.2.1. Tạo đồ thị Charts transform data into pictures. Phần này trình bày cách thức tạo nhanh một đồ thị đơn giản trong vòng vài giây. Sau đó bạn sẽ thấy được cách thức dữ liệu trong bảng tính được chuyển thành hình ảnh trên đồ thị. Tổng quan 6Giả sử bạn đang làm việc với bảng thống kê số lượng túi xách của cửa hàng Eros do 3 nhân viên bán hàng bán được trong 3 tháng. Làm sao để so sánh lượng túi bán ra của các nhân viên với nhau theo từng tháng? 1.2.1. Tạo đồ thị 71. Chọn vùng dữ liệu để vẽ đồ thị, bao gồm cả tên cột và hàng. 2. Click Insert  Charts 3. Chọn kiểu đồ thị: Column  Clustered Column How to 1.2.1. Tạo đồ thị 8Mỗi đối tượng dữ liệu được phân biệt bằng màu sắc riêng trong đồ thị. Đối tượng legend, được tạo ra từ tiêu đề mỗi hàng trên bảng tính cho biết màu sắc tương ứng với dữ liệu mỗi nhân viên trên bảng tính. Worksheet row data is transformed into columns. Dữ liệu xuất hiện thế nào trên bảng tính? 1.2.1. Tạo đồ thị 9Mỗi cột trong đồ thị có độ cao tương ứng với giá trị nó biểu diễn  cho thấy ngay lập tức sự khác biệt về sản lượng bán giữa những nhân viên với nhau trong từng tháng Ở bên trái của đồ thị, Excel tạo thang đo giá trị để xác định độ cao của mỗi cột. Worksheet row data is transformed into columns. Dữ liệu xuất hiện thế nào trên bảng tính? 1.2.1. Tạo đồ thị 10 Mặc nhiên đồ thị được đặt ở trong trang tính. “Đối tượng” đồ thị có thể di chuyển hoặc biến đổi kích thước của nó. Thậm chí in nó chung với dữ liệuA chart on the same worksheet as the data Cập nhật và xác định vị trí đồ thị 1.2.1. Tạo đồ thị 11 1. Tạo đồ thị. 2. Thay đổi dữ liệu của đồ thị. 3. Di chuyển đồ thị. 4. Thay đổi kích thước đồ thị. 5. Thay đổi kiểu đồ thị. 6. Hủy bỏ đồ thị. Thực hành 1.2.1. Tạo đồ thị 12 1.2.2. Các thao tác trên đồ thị ? Doanh số của mỗi nhân viên bán hàng thực hiện được qua thời gian để thấy mức độ phấn đấu của mỗi người Hãy quyết định bạn muốn biểu diễn cái gì ? Doanh số của các nhân viên bán hàng với nhau để thấy mức độ hiệu quả giữa các nhân viên 13 Ví dụ đồ thị so sánh giữa các nhân viên với nhau  Để so sánh, Excel gom số liệu ở mỗi cột số liệu thành 1 nhóm và so sánh số liệu trong cùng nhóm với nhau. 1.2.2. Các thao tác trên đồ thị 14 Nếu Excel gom mỗi hàng số liệu thành 1 nhóm để so sánh  Đồ thị sẽ có ý nghĩa khác. Nó sẽ cho thấy tình hình bán hàng của từng nhân viên qua từng tháng 1.2.2. Các thao tác trên đồ thị 15 Bạn chọn cách đồ thị của bạn so sánh như thế nào bằng cách chọn Chart Tools  Design  Data  Switch Row/Column. 1.2.2. Các thao tác trên đồ thị 16 Các tiêu đề minh họa ý nghĩa để người xem không phải suy đoán xem đồ thị của bạn muốn nói gì. Tiêu đề đồ thị và các trục 1.2.2. Các thao tác trên đồ thị tên đồ thị tên trục phân loại thang đo số lượng 17 1.2.2. Các thao tác trên đồ thị  Thêm tiêu đề chính cho đồ thị: Chart Tools  Layout  Labels  Chart Title  lựa chọn kiểu từ danh sách. 18 1.2.2. Các thao tác trên đồ thị  Thêm tiêu đề cho trục hoành (hay trục tung): Chart Tools  Layout  Labels  Axis Titles  lựa chọn kiểu từ danh sách. 19 1.2.2. Các thao tác trên đồ thị Thêm chú thích: Chart Tools  Layout  Labels  Legend  lựa chọn kiểu từ danh sách. 20 1.2.2. Các thao tác trên đồ thị  Thêm nhãn dữ liệu: Chart Tools  Layout  Labels  Data Labels  lựa chọn kiểu từ danh sách.  Thêm bảng dữ liệu: Chart Tools  Layout  Labels  Data Table  lựa chọn kiểu từ danh sách. 21 1. Tìm hiểu các mục : • Titles, Axes, Gridlines; Legend; Data labels, Data table. 2. Tạo đồ thị hình bánh (pie chart). Thực hành 1.2.2. Các thao tác trên đồ thị 22 1.3. Chọn kiểu đồ thị Mỗi đồ thị đều chứa đựng ý nghĩa bên trong của nó – đó là thông điệp mà người tạo đồ thị muốn gửi đến người xem. Vì thế đặc điểm đánh giá chính yếu là thông điệp phải truyền đi hiệu quả nhất. Các kiểu đồ thị khác nhau có thể truyền đi các thông điệp khác nhau của cùng 1 đối tượng dữ liệu. Make your data clearer, stronger, and more informative. Ý nghĩa 23 1.3.1. Chọn kiểu đồ thị Để chuyển kiểu đồ thị 1. Click phải vào đồ thị 2. Click chọn mục Change Chart Type shortcut menu. 3. Chọn kiểu đồ thị thích hợp trong hộp thoại Change Chart Type 4. Nhấn OK How to? 24 1.3.1. Chọn kiểu đồ thị Đồ thị cột thích hợp để so sánh trực tiếp các giá trị với nhau ví dụ như so sánh số lượng bán của mỗi nhân viên. This chart shows how three salespeople compare, every month for three months Đồ thị cột (Clustered Column) so sánh các giá trị 25 1.3.1. Chọn kiểu đồ thị Stacked Column so sánh cơ cấu các phần tử của các tổng thể Nó nhấn mạnh mức độ đóng góp “tương đối” của các phần tử đối với tổng thể Stacked Column chart compares parts of several totals Đồ thị ghép chồng (stacked column) 26 1.3.1. Chọn kiểu đồ thị Đồ thị bánh so sánh các phần tử trong 1 tổng thể với nhau để làm rõ mức độ đóng góp của từng phần tử. Đây là đồ thị lý tưởng để biểu diễn cơ cấu, tỷ trọng của 1 đối tượng This chart shows how each month's sales figure contributes to the quarterly total. Pie chart so sánh từng phần tử của 1 tổng thể 27 1.3.1. Chọn kiểu đồ thị Đồ thị đường (Line) – phù hợp biểu diễn xu hướng biến động theo thời gian như sản lượng, doanh thu và lợi nhuận. Sử dụng đồ thị Line khi trục hoành là thời gian. This chart shows the trend in sales over time for each salesperson, month by month. Line so sánh các giá trị qua thời gian 28 1.3.1. Chọn kiểu đồ thị Scatter – phù hợp để thể hiện mối quan hệ giữa các giá trị dữ liệu khoa học hay thống kê Thể hiện 2 thang đo trong 1 đồ thị qua 2 trục X và Y Scatter – mối quan hệ 2 đại lượng 29 1.3.1. Chọn kiểu đồ thị Scatter – so sánh 2 tập số liệu cùng 1 lúc, một biểu diễn ở trục hoành và một ở trục tung. Các giá trị dữ liệu là các điểm nằm rãi rác trên đồ thị. Line – luôn luôn chỉ có 1 tập số liệu thể hiện ở trục tung Lựa chọn Line và Scatter 30 1.3.1. Chọn kiểu đồ thị 1. Chọn kiểu đồ thị 2. Tìm hiểu các kiểu con của đồ thị cột (Column) 3. Tạo đồ thị đường (Line chart) 4. Tạo đồ thị hình bánh Thực hành 31 1.3.2. Tạo đồ thị kết hợp Một kiểu đồ thị phù hợp để biểu diễn 1 phần dữ liệu này nhưng lại không thích hợp cho phần dữ liệu khác Excel cho phép kết hợp 2 hay nhiều kiểu trong cùng 1 đồ thị. Phần này hướng dẫn các bạn cách kết hợp nhiều kiểu đồ thị với nhau và cách xử lý khi giá trị số liệu khác biệt lớn. Use two chart types within one chart to create a combination chart. Tổng quan 32 1.3.2. Tạo đồ thị kết hợp Đồ thị bên so sánh doanh thu dự án và doanh thu thực. Đồ thị sau kết hợp kiểu cột để biểu diễn doanh thu thực và kiểu line cho doanh thu dự án. Kết hợp đồ thị Column và Line Which is “more informative”? 33 1.3.2. Tạo đồ thị kết hợp 1. Click chuột phải vào Series muốn đổi sang kiểu khác. 3. Click mục Change Series Chart Type trên shortcut menu. 4. Click chọn Line trong danh sách. 5. Chọn dạng đồ thị thích hợp rồi click OK How To? 34 1.3.2. Tạo đồ thị kết hợp Ở đồ thị bên, column thể hiện doanh thu (tiền), và line biểu diễn hoa hồng (commission) (theo % doanh thu). Ở đồ thị sau hoa hồng được biểu diễn rõ hơn nhờ vào việc thêm 1 trục chứa thang đo cho nó. Thêm thang đo để làm rõ giá trị hiển thị Nhận xét gì về biểu diễn của commission 35 1.3.2. Tạo đồ thị kết hợp 1. Right-click đường biểu diễn series muốn thay thang đo trên đồ thị 2. Click chọn mục Format Data Series trên shortcut menu 3. Click Series Options, chọn Secondary Axis trong Plot Series On. 4. Close. Thêm thang đo - How To? 36 1.3.2. Tạo đồ thị kết hợp 1. Tạo đồ thị kết hợp 2. Thêm trục đồ thị Thực hành 37 1.4. Hoàn thiện đồ thị Make data more noticeable with simple built-in formatting effects. 38 1.4. Hoàn thiện đồ thị Quan sát 2 hình bên và cho biết hình nào hiển thị các giá trị dữ liệu rõ ràng hơn? Tại sao? Đọc giá trị chính xác hơn – Gridlines Lưu ý: Muốn thêm hay bỏ đường lưới trước tiên bạn chọn đồ thị, rồi vào Chart Tools  Layout  Axes  Gridlines  chọn kiểu phù hợp từ danh sách. 39 1.4. Hoàn thiện đồ thị Quan sát 2 đồ thị • Đồ thị nào cho thấy đúng giá trị dữ liệu? Tại sao? • Đồ thị trên bên trái có dư thừa không? Đọc đúng giá trị – Data Labels 40 1.4. Hoàn thiện đồ thị Đọc đúng giá trị – Data Labels Lưu ý: Data Label hiển thị/ ẩn giá trị dữ liệu Axes hiện/ẩn thang đo (trục Y) 41 1.4. Hoàn thiện đồ thị Quan sát 2 đồ thị và nhận xét sự khác biệt • Màu nền đồ thị • Màu các cột • Đường bao các cột Thay đổi màu và hiệu ứng màu Lưu ý: Mục Fill Effects trong lệnh Format Plot Area cho phép thay đổi hiệu ứng màu nền các đối tượng trong đồ thị 42 1.4. Hoàn thiện đồ thị Thay đổi các phần tử 1. Bỏ Gridlines 2. Thêm Data Labels 3. Tô màu các vùng (Plot) và Data Series Colors 4. Đổi Font 5. Tạo bóng (Shadow) cho đường viền Thực hành