Bài giảng Ứng dụng CNTT trong quản lý tài nguyên doanh nghiệp - Chương 2: Các loại hệ thống thông tin tổ chức theo cấp bậc quản lý (tt)

L/O/G/O Chương 2: Các loại hệ thống thông tin • Các dạng HTTT phân loại theo cấp quản lý • Các dạng HTTT phân loại theo chức năng nghiệp vụ • Các HTTT tích hợp trong doanh nghiệp: SCM, CRM, và ERP Ứng dụng CNTT trong quản lý tài nguyên doanh nghiệp Chương 2: Các loại hệ thống thông tin Nội dung Tương quan giữa các hệ thống •TPS là nguồn cung cấp dữ liệu chính •ESS chủ yếu là nơi nhận dữ liệu từ các hệ thống cấp thấp •Các loại hệ thống khác có thể trao đổi dữ liệu với nhau •Ex: đơn đặt hàng mà hệ thống bán hàng thu thập có thể được chuyển qua hệ thống sản xuất như một yêu cầu sản xuất hoặc giao sản phẩm được khai báo trong đơn đặt hàng hoặc chuyển dữ liệu cho một hệ thống MIS để lo kết xuất các báo cáo tài chính •Khi tích hợp các hệ thống này tổ chức có thể có cái nhìn bao quát toàn xí nghiệp •Đòi hỏi chi phí cao, thời gian dài và rất phức tạp Tương quan giữa các hệ thống 2. Các dạng HTTT phân loại theo chức năng nghiệp vụ • Các hệ thống tiêu thụ và tiếp thị sản phẩm (Sales & Marketing) • Các hệ thống chế tạo và sản xuất (Manufacturing & Production) • Các hệ thống tài chính và kế toán (Finance & Accounting) • Các hệ thống quản lý nguồn nhân lực (Human Resource) Ứng dụng CNTT trong quản lý tài nguyên doanh nghiệp Chương 2: Các loại hệ thống thông tin Các HTTT nhìn theo góc độ chức năng • Chịu trách nhiệm bán hoặc phân phối sản phẩm (dịch vụ) mà tổ chức tạo ra • Tiếp thị: Nhận diện khách hàng tiềm năng; xác định nhu cầu khách hàng; Quảng cáo khuyến mãi sản phẩm và dịch vụ • Tiêu thụ: Tiếp xúc khách hàng; bán sản phẩm; tiếp nhận đơn đặt hàng; theo dõi việc kinh doanh Ứng dụng CNTT trong quản lý tài nguyên doanh nghiệp Chương 2: Các loại hệ thống thông tin Hệ thống tiêu thụ và tiếp thị sản phẩm (Sales & Marketing) Hệ thống Mô tả Cấp tổ chức Order processing – xử lý đơn đặt hàng Nhập liệu, xử lý và theo dõi đơn đặt hàng Tác nghiệp Pricing Analysis – Phân tích giá thành Ấn định giá cả đối với các sản phẩm và dịch vụ Quản lý Sales trend forcasting – Dự báo xu hướng tiêu thụ Chuẩn bị dự báo tiêu thụ trong 5 năm tới Chiến lược Ứng dụng CNTT trong quản lý tài nguyên doanh nghiệp Chương 2: Các loại hệ thống thông tin Hệ thống tiêu thụ và tiếp thị sản phẩm (Sales & Marketing) - Ex • Chịu trách nhiệm sản xuất ra hàng hóa và dịch vụ • Làm việc với việc hoạch định, triển khai và duy trì các CSSX • Thiết lập các mục tiêu sản xuất; thu mua, tồn trữ và chuẩn bị tư thế sẵn sàng đối với các nguyên vật liệu sản xuất • Đặt lịch trình, bố trí thiết bị, cơ sở, vật liệu, nhân công cần thiết cho việc sản xuất Ứng dụng CNTT trong quản lý tài nguyên doanh nghiệp Chương 2: Các loại hệ thống thông tin Hệ thống chế tạo và sản xuất (Manufacturing & Production) Hệ thống Mô tả Cấp tổ chức Machine control – kiểm tra máy móc thiết bị Kiểm tra các hoạt động của máy móc thiết bị Tác nghiệp Production planning – lên kế hoạch sản xuất Quyết định khi nào sản xuất sản phẩm; số lượng, thời gian Quản lý Facilities location – bố trí vị trí các thiết bị Quyết định đặt các thiết bị sản xuất mới ở đâu Chiến lược Ứng dụng CNTT trong quản lý tài nguyên doanh nghiệp Chương 2: Các loại hệ thống thông tin Hệ thống chế tạo và sản xuất (Manufacturing & Production) - Ex • Quản lý các tài sản của xí nghiệp (tiền mặt, cổ phiếu, trái phiếu) với mục tiêu đem lại lợi nhuận đối với các tài sản này • Chức năng tài chính hỗ trợ tìm nguồn tài trợ • Chức năng kế toán duy trì, quản lý sổ sách tài chính theo dõi dòng chảy tài chính trong công ty • Có thể trả lời nhanh các câu hỏi: – Tình hình tài sản hiện hành của công ty – Dữ liệu vè thu chi, thanh toán lương, các luồng vốn? Ứng dụng CNTT trong quản lý tài nguyên doanh nghiệp Chương 2: Các loại hệ thống thông tin Hệ thống tài chính và kế toán (Finance & Accounting) Hệ thống Mô tả Cấp tổ chức Kế toán công nợ khách hàng Theo dõi tiền khách hàng nợ công ty Tác nghiệp Xây dựng ngân sách Chuẩn bị ngân sách ngắn hạn Quản lý Hoạch định lợi nhuận Hoạch định kế hoạch dài hạn về lợi nhuận Chiến lược Ứng dụng CNTT trong quản lý tài nguyên doanh nghiệp Chương 2: Các loại hệ thống thông tin Hệ thống tài chính và kế toán (Finance & Accounting) • Chịu trách nhiệm tuyển dụng, triển khai và duy trì nguồn nhân lực cho công ty • Hỗ trợ các hoạt động: nhận diện nhân viên tiềm năng, lưu trữ lý lịch nhân viên, chuẩn bị chương trình phát triển tài năng và kỹ năng của nhân viên Ứng dụng CNTT trong quản lý tài nguyên doanh nghiệp Chương 2: Các loại hệ thống thông tin Hệ thống quản lý nguồn nhân lực (Human Resource) Hệ thống Mô tả Cấp tổ chức Huấn luyện và phát triển Theo dõi huấn luyện nhân viên, kỹ năng và đánh giá thành tích Tác nghiệp Phân tích lương nhân viên Giám sát điều khiển biên độ và phân phối tiền công, lương và phúc lợi của nhân viên Quản lý Hoạch định kế hoạch nguồn nhân lực Đặt kế hoạch dài hạn đối với nguồn lực lao động cần thiết với tổ chức Chiến lược Ứng dụng CNTT trong quản lý tài nguyên doanh nghiệp Chương 2: Các loại hệ thống thông tin Hệ thống quản lý nguồn nhân lực (Human Resource) - Ex 3. Các HTTT tích hợp trong doanh nghiệp: SCM, CRM, và ERP • Là thách thức lớn nhất mà các doanh nghiệp phải đối mặt • Thương mại điện tử, kinh doanh điện tử, cạnh tranh toàn cầu thúc đẩy doanh nghiệp phải cho ra sản phẩm nhanh nhất, đáp ứng tốt nhất nhu cầu thay đổi của khách hàng • Luồng thông tin trong tổ chức phải hoạt động nhịp nhàng  HTTT phải cực mạnh, có thể tích hợp nhiều thông tin từ nhiều lĩnh vực chức năng, nhiều đơn vị tổ chức, đối tác khác nhau Ứng dụng CNTT trong quản lý tài nguyên doanh nghiệp Chương 2: Các loại hệ thống thông tin Hội nhập các chức năng trong tiến trình kinh doanh Ứng dụng CNTT trong quản lý tài nguyên doanh nghiệp Chương 2: Các loại hệ thống thông tin Khái niệm hệ thống tích hợp trong doanh nghiệp • Là các hệ thống liên kết xuyên suốt nhiều bộ phận chức năng, cấp bậc tổ chức và kinh doanh 3.1. Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM - Supply Chain Management) Chuỗi cung ứng là gì? • Chuỗi cung ứng bao gồm tất cả những vấn đề liên quan trực tiếp hay gián tiếp nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. • Chuỗi cung ứng không chỉ bao gồm nhà sản xuất, nhà cung cấp mà còn liên quan tới nhà vận chuyển, nhà kho, nhà bán lẻ và khách hàng. Quản lý chuỗi cung ứng? • Quản lý chuỗi cung ứng là sự kết hợp sản xuất, tồn kho, địa điểm và vận tải giữa các thành viên tham gia trong chuỗi cung ứng nhằm đạt được khối lượng công việc hiệu quả nhất trong thị trường đang phục vụ. Quản lý chuỗi cung ứng • Các công ty trong bất kỳ chuỗi cung ứng nào cần phải quyết định riêng lẻ và hướng hoạt động của họ theo 5 lĩnh vực sau: sản xuất, tồn kho, địa điểm, vận tải và thông tin. • Mục tiêu của quản lý chuỗi cung ứng là: tăng thông lượng đầu vào và giảm đồng thời hàng tồn kho và chi phí vận hành” Hoạt động của chuỗi cung ứng Cấu trúc chuỗi cung ứng Ví dụ Quản lý chuỗi cung ứng • Mục đích then chốt của bất kỳ chuỗi cung ứng nào là nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng trong tiến trình tạo ra lợi nhuận cho chính doanh nghiệp. • Các hoạt động chuỗi cung ứng bắt đầu với đơn đặt hàng của khách hàng và kết thúc khi khách hàng thanh toán đơn đặt hàng của họ. Lợi ích chuỗi cung ứng • Là hệ thống tích hợp giúp quản lý và liên kết các bộ phận sản xuất, khách hàng, nhà cung cấp Hệ thống SCM • Tính hiệu quả của hệ thống SCM có thể cho phép doanh nghiệp: - Giảm áp lực từ phía người mua - Tăng áp lực của chính nó với vai trò là nhà cung cấp - Tăng chi phí chuyển đổi nhằm ngăn chặn sự cạnh tranh từ phía các dịch vụ hoặc sản phẩm thay thế - Tạo rào cản đối với các đối thủ mới gia nhập ngành - Tăng khả năng xây dựng được ưu thế cạnh tranh với chi phí thấp Hiệu quả của hệ thống SCM Hệ thống SCM Các vấn đề với chuỗi cung ứng Giải pháp được hỗ trợ bởi CNTT Xử lý theo chuỗi tuần tự chậm Xử lý song song Chờ đợi giữa các khâu trong chuỗi Xác định nguyên nhân (DSS) và hỗ trợ truyền thông, hợp tác (PM hỗ trợ nhóm) Tồn tại những hoạt động ko tạo nên Phân tích giá trị (phần mềm SCM), phần giá trị mềm mô phỏng Phân phối các tài liệu giấy tờ chậm Tài liệu điện tử và hệ thống truyền thông (EDI) Chậm trễ chuyển hàng từ các kho Sử dụng robot trong các kho chứa, sử chứa dụng phần mềm quản lý kho hàng Dư thừa trong chuỗi cung ứng: quá Chia sẻ thông tin qua mạng, tạo các nhóm nhiều đơn hàng, đóng gói quá nhiều,.. hợp tác được hỗ trợ bởi CNTT Một số hàng hóa bị hỏng do lưu kho Giảm mức độ lưu kho bằng cách chia sẻ quá lâu thông tin trong nội bộ và cả với bên ngoài Hệ thống SCM Hệ thống SCM Phần mềm SCM • Phần mềm hoạch định dây chuyền cung ứng (Supply chain planning – SCP): Sử dụng các thuật toán khác nhau nhằm giúp cải thiện lưu lượng và tính hiệu quả của dây chuyền cung ứng, đồng thời giảm thiểu việc kiểm kê hàng tồn kho. • Phần mềm thực thi dây chuyền cung ứng (Supply chain execution – SCE): tự động hóa các bước tiếp theo của dây chuyền cung ứng. 3.2. Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng (CRM - Customer Relationship System) Định nghĩa CRM • CRM là một chiến lược giúp các doanh nghiệp tiếp cận, giao tiếp với khách hàng một cách có hệ thống và hiệu quả. • Đồng thời quản lý các thông tin của khách hàng như thông tin tài khoản, thông tin liên lạc, nhu cầu khách hàng, nhằm phục vụ khách hàng một cách tốt hơn. • Ngoài ra, còn quản lý thông tin đối tác, đối thủ để đưa ra các định hướng phát triển tiềm năng, cơ hội, chiến dịch Marketing, hoạt động của công ty trong tương lai hiệu quả nhất phù hợp với nhu cầu khách hàng. Lợi ích của CRM • Đối với khách hàng • Đối với doanh nghiệp • Đối với nhà quản lý • Đối với nhân viên 4 P trở thành 4 C • Product (Sản phẩm)  Customer Value (Giá trị) • Price (Giá cả)  Cost to the Customer (Chi phí) • Promotion (Khuyến mại)  Communication (Giao tiếp) • Place (Địa điểm)  Convenience (Sự tiện lợi) • Quản lý quan hệ với khách hàng - Cung cấp những dịch vụ có chất lượng cao cho khách hàng bằng cách thường xuyên liên hệ với khách hàng, phân phối các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao, thu thập các thông tin và tìm kiếm giải pháp cho các vấn đề mà khách gặp phải, xác định những mong muốn của khách hàng. Hệ thống CRM • Là hệ thống tích hợp giúp quản lý và liên kết toàn diện các quan hệ với khách hàng qua nhiều kênh và bộ phận chức năng khác nhau Hệ thống CRM • CRM không đơn giản là vấn đề về công nghệ, mà là chiến lược, quy trình nghiệp vụ, và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp được thiết lập ở quy mô toàn doanh nghiệp • CRM có thể cho phép doanh nghiệp: - Xác định dạng khách hàng - Xây dựng các chiến dịch marketing cho từng cá nhân khách hàng - Đối xử với khách hàng trên phương diện là mỗi cá nhân - Hiểu rõ về hành vi mua hàng của khách hàng Hệ thống CRM • Tập trung vào quản lý toàn diện việc quan hệ khách hàng hiện tại và khách hàng tương lai • Tích hợp những quy trình liên quan tới khách hàng và tổng hợp thông tin khách hàng từ nhiều kênh • Tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn và cung cấp công cụ phân tích • Đòi hỏi những thay đổi về chu trình bán hàng, tiếp thị, và dịch vụ khách hàng • Đòi hỏi sự hỗ trợ từ phía lãnh đạo và ý thức rõ ràng về lợi ích đem lại từ việc hợp nhất dữ liệu khách hàng Hệ thống CRM 3.3. Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP - Enterprise Resources Planning) • Là hệ thống tích hợp và phối hợp hầu hết các quy trình tác nghiệp chủ yếu cuả doanh nghiệp •Thu thập dữ liệu từ một số chức năng chính và lưu trữ dữ liệu trong kho chứa dữ liệu tổng hợp Hệ thống ERP • Lợi ích - Thay đổi cơ cấu tổ chức, quy trình quản lý, nền tảng công nghệ, và năng lực kinh doanh - Được thiết kế dựa trên các quy trình nghiệp vụ xuyên chức năng và có thể cải thiện tình hình báo cáo quản lý và ra quyết định - Cung cấp một nền tảng công nghệ thông tin duy nhất, hoàn thiện và thống nhất, chứa đựng dữ liệu về tất cả các quy trình nghiệp vụ chủ yếu - Giúp DN thiết lập nền tảng cho việc lấy KH làm trọng tâm Hệ thống ERP Thách thức - Đòi hỏi những khoản đầu tư lớn - Thay đổi phương thức hoạt động của DN - Đòi hỏi những phần mềm phức tạp và đầu tư lớn về thời gian, công sức và tiền bạc - Khi hệ thống trở nên lạc hậu, việc thay thế sẽ càng khó khăn và tốn kém - Khuyến khích hình thức quản lý tập trung Những áp lực dẫn tới việc thực hiện ERP: - Cần tạo ra một khung xử lý đơn hàng của khách - Cần tích hợp và chuẩn hóa chức năng trong kinh doanh Hệ thống ERP • Phân tích mối liên hệ giữa SCM, CRM và ERP. • Tìm hiểu các phần mềm cho quản lý SCM, CRM, ERP.