Bài giảng Yếu tố con người - Chương 7: Làm việc nhóm

LOGO Làm việc nhóm Chương 7 Nội dung I. Khái quát chung về nhóm 1.Khái niệm nhóm 2.Phân biệt giữa group và team II. Các giai đoạn 1.Hình thành 2.Hỗn loạn 3.Ổn định & thể hiện 4.Giải tán/ phát triển I. Khái quát chung 1. Khái niệm nhóm 2. Phân biệt giữa group và team 1. Khái niệm nhóm ™ TEAM = Together Everyone Achieves More = Together Everyone Accomplishes More = Tối ưu hóa tiềm năng cá nhân ™ Nhóm làm việc: ƒ Cùng mục tiêu ƒ Hợp tác, phối hợp, giúp đỡ nhau ƒ Kiến tạo môi trường mới từ sự độc lập đến phụ thuộc Nhóm ™ Nhóm là đơn vị thực thi cơ bản ™ Nhóm là sự trộn lẫn kỹ năng, kinh nghiệm và hiểu biết nội bộ của nhiều người ™ Nhóm chắc chắn sẽ nhận những kết qủa những cá nhân ™ Nhóm thì mềm dẽo hơn nhóm lớn, dễ kết hợp vả điều chỉnh Show Me a Team! These guys are He’s not Đặc trưng của nhóm ™ Ít người ™ Kỹ năng bổ sung ™ Mục đích chung ™ Có một tập những mục tiêu thực thi đặc trưng chung ™ Thống nhât chung trong huớng làm việc ™ Có trách nhiệm lẫn nhau Nhân tố thành công của nhóm ™ Bao gồm nhiều chức năng ™ Phối hợp chặt chẽ (Simultaneous full-time involvement) ™ Cộng tác trí tuệ (Co-location) ™ Truyền thông ™ Chia sẻ tài nguyên ™ Học hỏi từ người khác (Outside involvement) Lảnh đạo nhóm Keep purpose, goals, and approach relevant and meaningful Build commitment and confidence Strengthen the mix and level of skills Monitor timing and schedules for planned activities Manage relationships with outsiders Create opportunities for others Do real work! Nhóm thiết kế ™Gồm 2 nhóm con ƒ Nhóm sản phẩm lõi ƒ Nhóm thiết kế căn bản (working) Design Team Nhóm sản phẩm lõi ™ Thực hiện nghiên cứu được yêu cầu nhăm giảm rủi ro và những gì chưa biết tới mưc có thể quản lý ™ Phát triển đặc tả sản phẩm ™ Chuẩn bị kế hoạch dự án ™ Có nhiệm vụ trong quyết định quản lý của dự án, những hoạt động theo tiêu chuẩn và luật, lập kế hoạch cho sản xuất và tiếp thị Nhóm thiết kế căn bản ™ Gồm chủ yếu là các kỹ sư ™ Phát triển nhiều đặc tả thiết kế chi tiết từ đặc tả sản phẩm ™ Phát triển các thiết kế ™ Bảo đảm các đáp ứng về yêu cầu qua kiểm thử, cung cấp báo cáo kiểm thử ™ Có thể phân chia thành những nhóm con 2. Sự khác biệt giữa group và team Group Team ™ Các thành viên làm việc theo mục tiêu. ™ Các thành viên có trách nhiệm trước người quản lý. ™ Các thành viên không có một văn hóa làm việc ổn định, rõ ràng và mâu thuẫn thường xuyên xảy ra. ™ Sự lãnh đạo tập trung vào một người. ™ Các thành viên có thể đạt được mục tiêu làm việc của họ. ™Các thành viên cùng cam kết với một sứ mệnh và mục tiêu làm việc chung. ™Các thành viên có trách nhiệm lẫn nhau. ™Các thành viên tin tưởng nhau và xây dựng một văn hóa làm việc hợp tác. ™Các thành viên cùng chia sẽ sự lãnh đạo. ™ Các thành viên đạt được sự cộng hưởng trong công việc II. Các giai đoạn 1. Hình thành 2. Hỗn loạnÆ Các cá nhân không phù hợp bị đào thải 3. Ổn định & thể hiện 4. Giải tán/ phát triển II.1. Giai đoạn hình thành nhóm 1. Xây dựng mối quan hệ 2. Tổ chức nhóm 3. Nguyên tắc làm việc nhóm 1. Xây dựng mối quan hệ ™ Thế nào là một quan hệ tốt ? Thế nào là một mối quan hệ tốt ? ¾ Thấu hiểu cảm xúc/hoàn cảnh người khác. ¾ Tập trung, không cắt ngang, không lơ đãng và không chỉ nói về bản thân. ˆ Biết làm thế nào để thân thiện hơn và làm việc cùng nhau tốt hơn. ¾ Thể hiện cảm xúc/vị trí của mình một cách cởi mở ˆ Đừng chỉ mong chờ người khác hiểu và đưa cho mình cái mình muốn Thế nào là một mối quan hệ tốt? ™ Tôn trọng bản thân và đối tác. ™ Đối mặt với sự khác biệt một cách trực tiếp (tránh việc từ bỏ, gây chiến, cá cược hay chơi xấu) ™ Cố gắng tiến đến giải pháp “cùng thắng” (win-win solution). Cách thức xây dựng mối quan hệ ™ Trao đổi thông tin liên lạc ™ Hoạt động liên kết Những điều cần lưu tâm ™ Phải có ít nhất một phía cho rằng mối quan hệ đó là quan trọng. ™ Học cách lắng nghe hiệu quả, không phê phán một cách tiêu cực. ™ Tạo không khí thoải mái, dễ nói chuyện. ™ Xây dựng một văn hóa nơi mà mọi người có thể thoải mái thể hiện cảm xúc/quan điểm. Những điều cần lưu tâm ™ Cân bằng giữa cho và nhận. ™ Hợp lý hợp tình. ™ Tập trung vào đối tác và thể hiện sự hài lòng/cảm kích với việc người đó đã làm. ™ Quản lý những dị biệt về văn hóa. ™ Trong môi trường học tập ƒ Nhóm trưởng ƒ Thư ký ƒ Thủ quỹ ƒ Thành viên chức năng 2. Cấu trúc nhóm ™ Trong môi trường làm việc ƒ Người lãnh đạo nhóm: Tổ chức, điều phối công việc, nâng cao tinh thần làm việc ƒ Người góp ý: Quan sát và phân tích hiệu quả lâu dài ƒ Người thực hiện: Đảm bảo nhóm hoạt động trôi chảy ƒ Người đối ngoại: Tạo quan hệ bên ngoài cho nhóm ƒ Người xây dựng nhóm: Lôi kéo liên kết mọi người ƒ Người ý tưởng: Giữ vững và khích lệ sinh lực đổi mới ƒ Người giám sát: Bảo đảm giữ vững và theo đuổi các tiêu chuẩn cao Cấu trúc nhóm Bảng phân công nhiệm vụ 1. Danh sách vai trò/ trách nhiệm của mỗi thành viên: Tên thành viên Vai trò/ trách nhiệm 2. Vai trò và phạm vi trách nhiệm cụ thể chưa rõ ràng: Phần vai trò chưa rõ của tôi Phần vai trò chưa rõ của các thành viên khác 3. Những vai trò chéo: 4. Những vai trò cần được thực hiện chung trong nhóm: 5. Những vai trò/ nhiệm vụ mà nhóm kiêm nhiệm: Cần có Cần tránh Thành viên nhóm hiệu quả + Trách nhiệm + Lắng nghe + Đặt câu hỏi + Thuyết phục + Tôn trọng + Hỗ trợ + Chia sẻ + Cộng tác, cởi mở + Bảo thủ + Đố kị + Nóng giận + Trả thù Người lãnh đạo nhóm Lãnh đạo nhóm Người lãnh đạo nhóm Bề dày thành tích Kỹ năng quản lý Phẩm chất cá nhân Kỹ năng làm việc với con người Lập nhóm hiệu quả - Steve Sullivan 1. Có nhận thức và ứng xử thông thường – 50% 2. Cùng có mong muốn đạt được kết quả khả quan – 20% 3. Tiến trình rõ ràng – 20% 4. Có kiến thức về lĩnh vực của nhóm – 10% Bảng thông tin liên lạc Thành viên nhóm Vị trí Địa chỉ Email ĐT cơ quan ĐT nhà riêng Fax Thời gian nhận cuộc gọi thuận tiện nhất ™ Xác định mục tiêu ™ Xây dựng nội quy nhóm ™ Phân công công việc ™ Nguyên tắc thảo luận 3. Nguyên tắc làm việc nhóm Xác định mục tiêu ™ Mục tiêu ƒ Cụ thể trong khoảng thời gian & hoàn cảnh cụ thể\ ƒ Đến từ tất cả những thành viên của nhóm ™ Đánh giá mục tiêu ƒ Có biện pháp thực hiện ƒ MT chung >< MT riêng Xây dựng nội quy nhóm ™ Thời gian biểu (ngày giờ, địa điểm, lịch họp,) ™ Truyền thông (trong và ngoài nhóm) ™ Xử lý vi phạm ™ Cam kết Æ Photo bản nội quy Phân công công việc ™ Kế hoạch hoạt động ƒ Danh mục công việc ƒ Yêu cầu kết quả từng mục CV ƒ Kế hoạch tiến độ triển khai ™ Phân công nhiệm vụ ƒ Cân đối ƒ Rõ ràng Nguyên tắc thảo luận 1. Mọi người thấy mặt nhau (ngồi thành vòng tròn,) 2. Lắng nghe, không ngắt lời 3. Phản biện, không phản bác 4. Khuyến khích sáng tạo 5. Tránh sự trùng lặp 6. Không vạch lá tìm sâu 7. Xử lý vấn đề, không xử lý nhau 8. Cộng hưởng – tạo cảm hứng 9. Thừa nhận và tôn trọng sự khác biệt của người khác Nguyên tắc thảo luận ™ Mọi ý kiến phải được ghi chép lên biểu đồ hay bảng để mọi người có thể nhìn thấy. Sau đó, loại bỏ nhũng ý kiến bất khả thi và tóm tắt những ý khả thi ™ Kiểm soát thời gian thảo luận (theo kế hoạch) ™ Luôn đặt mục tiêu cuộc thảo luận lên hàng đầu, tránh nói những chủ đề không liên quan, gây loãng, thiếu tập trung ™ Mọi cuộc thảo luận phải dẫn đến hành động cụ thể. Bắt buộc các hành động đó được cả tập thể hiểu & nhất trí. II.2 Giai đoạn hỗn loạn ™ Các thành viên trong nhóm bộc lộ tính cách, thói quen, sở thích -> xung đột. Giải quyết vấn đề 1. Nhận ra vấn đề 2. Phân loại vấn đề 3. Xác định nguyên nhân 4. Xử lý vấn đề 1. Nhận ra vấn đề ™ Dấu hiệu bên trong nhóm ƒ Tiến độ công việc ƒ Chất lượng ƒ Thái độ ™ Dấu hiệu bên ngoài nhóm ƒ Đánh giá, bình luận ƒ Quan hệ với các nhóm /cá nhân khác 2. Phân loại vấn đề ™ Theo cấp độ: ƒ Vấn đề nhóm ƒ Vấn đề cá nhân ™ Theo tính chất: ƒ Vấn đề về nội dung công việc ƒ Vấn đề về tinh thần làm việc 3. Xác định nguyên nhân ™ Dùng các công cụ tìm nguyên nhân: Biểu đồ xương cá, ™ Chủ thể vấn đề: Tên công việc, không phải tên cá nhân 4. Xử lý vấn đề ™ Công khai ™ Làm việc riêng Æ Dứt điểm, không kéo dài, không phớt lờ bỏ qua Æ Là cơ hội để cải tiến II.3. Giai đoạn ổn định và thể hiện ™ Đánh giá hiệu quả làm việc nhóm ™ Những kỹ năng cần thiết làm việc nhóm hiệu quả Đánh giá hiệu quả 1. Đánh giá nhóm 1.Quá trình 2.Kết quả 3.Giá trị tài chính 2. Đánh giá tiểu nhóm 3. Đánh giá cá nhân 2.Lãnh đạo /Thành viên Æ Đánh giá từ nhiều phía: Nội bộ đánh giá, bên ngoài đánh giá, và tự đánh giá Những kỹ năng cần thiết • Lắng nghe: phản ánh sự tôn trọng giữa các thành viên trong nhóm. • Chất vấn: thể hiện tư duy phản biện tích cực. • Thuyết phục: trao đổi, suy xét những ý tưởng đã đưa ra. Đồng thời thuyết phục các thành viên còn lại chấp nhận ý kiến của mình. • Tôn trọng: thể hiện qua việc động viên, hỗ trợ nhau, biến các ý tưởng thành hiện thực. • Trợ giúp: “Một cây làm chẳng nên non Ba cây chụm lại nên hòn núi cao.” • Chia sẽ: ý kiến, kinh nghiệm đã có. • Chung sức: đóng góp trí lực cùng nhau thực hiện kế hoạch đề ra. Lý do nhóm thất bại ™ Thiếu sự hỗ trợ quản trị ™ Nguồn lực không hợp lý ™ Khả năng lãnh đạo kém ™ Hiểu nhầm hay xung đột về mục tiêu trong nhóm ™ Hạn chế nhóm tập trung vào mục tiêu, bỏ qua mối quan hệ giữa các cá nhân trong nhóm ™ Thành viên của nhóm không thực hiện đầy đủ trách nhiệm của mình ™ Nhóm có quá ít hay quá nhiều thành viên ™ Thiếu tinh thần làm việc độc lập và tầm nhìn chung ™ Quy chế khen thưởng không hợp lý III. Giải tán/ Phát triển 1. Đào tạo • Chi phí • Đào tạo lãnh đạo /nhân viên 2. Phát triển • Văn hóa nhóm • Hình thức – Nội dung • Hữu hình – Vô hình 3. Xây dựng sự nghiệp • Cấp bậc tăng tiến theo chiều thẳng • Tay nghề tăng tiến theo chiều ngang Æ Làm nhóm Tài liệu tham khảo 1. Harvard Business School Press, “Lãnh đạo nhóm”, 2008, Nhà xuất bản Thông tấn. 2. “Thuật lãnh đạo nhóm – Dẫn dắt nhóm đến thành công”, 2005, Nhà xuất bản Trẻ LOGO ????? Thank you Expected Team Dynamics ™ Forming – purpose, structure, membership ™ Storming! – managing expectations & roles ™ Norming – management of relations & tasks ™ Performing – evaluation, completion ™ Adjourning – closure, loss