Báo cáo Công tác quản lý vật tư tại cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm Minh Phương

Lời mở đầu Ngày nay việc sử dụng máy tính điện tử trong các nghành kinh tế: quản lý sản xuất, kinh doanh gần như đã trở thành một yêu cầu bắt buộc. Máy tính điện tử với việc sử dụng nó một cách hiệu quả đã và đang trở thành một lực lượng sản xuất hùng mạnh, tiên tiến của thời đại. Mức độ tin học hoá trong quản lý sản xuất, kinh doanh đã là một thước đo hàng đầu và trong nhiều doanh nghiệp là đảm bảo sống còn trước sự cạnh tranh khốc liệt của nền kinh tế thị trường. áp dụng công nghệ thông tin vào các nghành sản xuất, các lĩnh vực cuộc sống đã trở nên tối cần thiết, đặc biệt là các ứng dụng tin học trong lĩnh vự quản lý. Vai trò của thông tin trong đời sống, trong khoa học kỹ thuật, trong quản lý kinh doanh rất quan trọng. Thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp cho các nhà quản lý đề ra được những quyết định đúng đắn mang tính khả thi cao. Để làm được điều đó đòi hỏi phải sử dụng hệ thống máy tính lưu trữ, xử lý thông tin một cách khoa học nhanh nhạy với khối lượng thông tin phức tạp, đồ sộ để đưa ra những thông tin cần thiết, chính xác theo yêu cầu của quản lý. Công tác quản lý vật tư được coi là một bộ phận quan trọng của hệ thống quản lý kinh tế. Có thể nói việc sử lý chính xác, tốc độ các thông tin liên quan đến vấn đề này là yêu cầu cực kỳ quan trọng nếu không muốn nói là quan trọng hàng đầu, giúp người lãnh đạo có những quyết định đúng đắn kịp thời. Công nghệ thông tin có vai trò to lớn như vậy song đối chiếu với cách thức quản lý hiện nay cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm Minh Phương tuy đã được trang bị hệ thống máy tính hiện đại nhưng chưa có phần mềm ứng dụng tin học vào công tác quản lý mà mới chỉ dừng lại ở mức khai thác các phần mềm soạn thảo như: Winword, Excel.. Xuất phát từ nhu cầu thực tế đó em mạnh dạn ứng dụng môn học Access vào trong "công tác quản lý vật tư tại cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm Minh Phương". Báo cáo gồm 4 phần: Phần I: Phân tích nghiệp vụ quản lý. Phần II: Thiết kế cơ sở dữ liệu. Phần III: Phân tích cơ sở dữ liệu và thiết kế mô hình liên kết hệ thống. Phần IV: Phụ lục. Phần I Phân tích chung I.Phân tích nghiệp vụ Trước đây khi công nghệ thông tin chưa phát triển rộng khắp thì hầu hết các doanh nghiệp đều quản lý hạch toán thống kê theo phương pháp thủ công.Trong cơ chế thị trường hiện nay,việc sản xuất kinh doanh rất đa dạng, diễn ra dưới nhiều hình thức nhằm đáp ứng các yêu cầu của khách hàng ngày càng cao. Vì vậy các bộ phận trong doanh nghiệp phải phối hợp nhịp nhàng,việc phản ánh và sử lý các thông tin phải kịp thời và chính xác. Để khắc phục những nhược của phương pháp quản lý thủ công, đáp ứng tốt yêu cầu cần thiết về tính chính xác, đầy đủ nhanh chóng cùng với việc phát triển mạng thông tin phát triển rộng khắp thì yêu cầu về một phần mềm quản lý là hết sức bức thiết. Trong giới hạn đề tài này em xin đề cập đến việc thiết kế chương trình quản lý vật tư của một cửa hàng kinh doanh kinh doanh văn phòng phẩm. Đó là cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm Minh Phương. Tổ chức bộ máy quản lý của cửa hàng gồm cửa hàng trưởng, cửa hàng phó, kế toán và các nhân viên. Cửa hàng trưởng là người đứng đầu điều hành hoạt động chung đồng thời chỉ đạo trực tiếp kinh tế của toàn cửa hàng. Kế toán là người chỉ đạo toàn diện công tác thống kê thông tin kế toán tổng hợp các nghiệp vụ nhập - xuất vật tư phát sinh trong kỳ. Các nhân viên với công việc cụ thể là quản lý các kho vật tư của công ty, là người nắm vững tình hình cụ thể về số lượng nhập - xuất vật tư trong kho của mình quản lý trong kỳ báo cáo. II. Phân tích ngôn ngữ Trong quá trình học tập được sự giảng dậy của thầy cô giáo về các môn tin học nói chung và các ngôn ngữ lập trình nói riêng. Em thấy việc áp dụng tin học vào công tác quản lý và giải quyết các bài toán kinh tế là một yêu cầu tất yếu đối với tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp cũng như các đơn vị kinh tế. Song để chọn lựa được một phương án quản lý có hiệu quả nhất ta phải hiểu rõ nội dung công việc cần làm để lựa chọn công cụ quản lý. Hiện nay có rất nhiều ngôn ngữ để lập trình như: Microsoft EXCEL, Pascal, Foxpro, Microsoft Access. Mỗi ngôn ngữ đều có những ưu nhược điểm riêng: Ngôn ngữ lập trình Pascal. + Ưu điểm: Cấu trúc chặt chẽ, thích hợp cho việc giảng dậy + Nhược điểm: Không thiết kế để phục vụ cho việc viết các bài toán CSDL, khả năng in ấn kém . Bảng tính EXCEL. + Ưu diểm: Dễ sử dụng, tính toán tốt, hình thức đẹp + Nhược điểm: Chương trình lớn không tạo được một chơng trình trọn gói độc lập, không mang tính chất của một ngôn ngữ lập trình. Ngôn ngữ lập trình Foxpro 2.6 +Ưu điểm: Foxpro 2.6 là một hệ thống chương trình quản lý và khai thác các tệp CSDL được xây dựng trên cơ sở FoxBase nhưng ưu việt hơn nhiều. Tất cả các lệnh, các hàm và các tham số của FoxBase và Foxpro Vesion cũ đều có mặt ở Foxpro 2.6. Song ở Foxpro 2.6 đã xuất hiện thêm hàng loạt các hàm, các lệnh và các tham số mới, giải quyết hầu hết các khó khăn mà FoxBase và Foxpro Vesion cũ và các ngôn ngữ khác đã gặp phải. +Nhược điểm: Người lập trình phải viết từng câu lệnh cụ thể. 4.Microsoft Access: Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu hoạt động trong môi trường Windows, do đó đã kế thừa và phát huy đựơc các chức năng rất mạnh của môi trường Windows: Cho một giao diện rất đẹp, thân thiện với người dùng Chạy theo chế độ đa nhiệm Các thao tác về in ấn thuận tiện, nhanh chóng Hệ thống phông chữ tiện dụng và đa dạng. Hơn vậy trong Access có sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để sản sinh các trương trình cho hầu hết các bài toán thường gặp trong quản lý thống kê và kế toán. Với Access người lập trình không phải viết từng câu lệnh cụ thể như trong Pascal hay Foxpro mà chỉ cần tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu của công việc cần giải quyết. Nếu với những ngôn ngữ C, Pascal,Foxpro.. việc tạo những đối tượng đồ họa bằng những chương trình là một cực hình, tốn công sức thì với Access vấn đề lại ngược lại, bởi những gì thấy trong khi thiết kế thì sẽ thấy khi chạy chương trình. Từ những đặc điểm trên đây của hệ quản trị cơ sở sữ liệu Microsoft Access cho ta thấy ứng dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu này vào trong công tác quản lý đặc biệt là công tác quản lý trong doanh nghiệp kinh doanh là rất hợp lý và cần thiết. Do đó để tận dụng kiến thức đã học về môn tin học đồng thời để thực hiện một phần công việc nhỏ của công tác kế toán, em ứng dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Acces để lập chương trình quản lý vật tư tại cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm Minh Phương. Phần Ii Thiết kế cơ sở dữ liệu I.THIếT Kế CáC BảNG: 1.Bảng danh mục vật tư: T1 DM VAT TU Bảng này được sử dụng để lưu giữ các thông tin liên quan đến vật tư của cửa hàng. Bảng được thiết kế gồm các trường sau: -Mavt -Tenvt -Qcach -Donvi Trong đó trường Mavt là khoá chính của bảng. Thuộc tính và ý nghĩa của các trường được thể hiện trong bảng sau Tên trường Kiểu Độ rộng ý nghĩa Mavt Text 5 Mã vật tư Tenvt Text 15 Tên vật tư Qcach Text 15 Quy cách vật tư Donvi Text 5 Đơn vị tính 2.Bảng danh mục kho: T2 DM KHO Dùng bảng này để lưu giữ các thông tin các kho được sử dụng trong cửa hàng . Bảng được thiết kế gồm các trường sau: - Makho - Tenkho - Dckho Trong đó Makho là khoá chính trong bảng. Thuộc tính và ý nghĩa của các trường được thể hiện trong bảng sau: Tên trường Kiểu Độ rộng ý nghĩa Makho Text 5 Mã kho Tenkho Text 20 Tên kho Dckho Text 20 Địa chỉ kho 3. Bảng khách hàng:T3 KHACH HANG Bảng này dùng để lưu giữ thông tin về khách hàng giao dịch với cửa hàng. Bảng được thiết kế gồm các trường sau: -Makhach -Hoten -Dckhach -Dienthoai Trong bảng Makhach là khoá chính. Thuộc tính và ý nghĩa của các trường được thể hiện trong bảng sau: Tên trường Kiểu Độ rộng ý nghĩa Makhach Text 5 Mã khách hàng Hoten Text 30 Tên khách hàng Dckhach Text 30 Địa chỉ của khách hàng Dienthoai Number Điên thoại của khách hàng 4.Bảng danh sách nhân viên: T4 DS NHAN VIEN Bảng này dùng để lưu giữ các thông tin về nhân viên làm việc trong cửa hàng. Bảng được xây dựng gồm các trường sau: - Manv - Tennv - Ngaysinh - Diachi - Luong - Ghichu Trong bảng Manv là khoá chính. Thuộc tính và ý nghĩa các trường được thể hiện trong bảng sau: Tên trường Kiểu Độ rộng ý nghĩa Manv Text 5 Mã nhân viên Tennv Text 30 Tên nhân viên Ngaysinh Date/Time Ngày sinh của nhân viên Diachi Text 30 Địa chỉ của nhân viên Luong Number Lương của công nhân viên Ghichu Text 30 5.Bảng phát sinh: T5 PHAT SINH Bảng này để lưu giữ các thông tin về các phát sinh nhập xuất vật tư của cửa hàng. Bảng được thiết kế gồm các trường sau: - Ngay - Sohoadon - Loai - Lydo - Manv - Makho - Makhach - Mavt - Soluong - Dongia - Thanhtien Trường Manv được tham chiếu bằng Lookupwinzard với trường Manv của bảng T4 DS NHAN VIEN. Trường Makho được tham chiếu bằng Lookupwinzard với trường Makho của bảng T2 DM KHO. Trường Mavt được tham chiếu bằng Lookupwinzard với trường Mavt của bảng T1DM VAT TU Trường Makhach được tham chiếu bằng Lookupwinzard với trường Makhach của bảng T3 KHACH HANG. Thuộc tính và ý nghĩa của các trường được thể hiện trong bảng sau: Tên trường Kiểu Độ rộng ý nghĩa Ngay Date/time Ngày nhập hoặc xuất Sohoadon Number Số hoá đơn Loai Text Loại nhập hoặc xuất Lydo Text Lý do Manv Text 5 Mã nhân viên Makhach Text 5 Mã khách hàng Makho Text 5 Mã kho Mavt Text 5 Mã vật tư Soluong Number Số lượng Dongia Number Đơn giá Thanhtien Number Thành tiền II. Mô hình liên kết thực thể: Phần III Phân tích cơ sở dữ liệu và thiết kế mô hình hệ thống: I.Phân tích cơ sở dữ liệu 1. Thông tin vào của hệ thống: Dữ liệu đầu vào của chương trình chủ yếu là chứng từ phát sinh nhập xuất vật tư và các bảng danh mục vật tư, bảng danh mục khách hàng, bảng danh sách nhân viên, Các dữ liệu này được lập đầu tiên và được quản lý trên các Table là: Danh mục khách hàng, danh mục vật tư, danh mục nhân viên, danh mục kho, danh mục phát sinh với các dữ liệu liên quan bao gồm: Mã khách hàng, Họ tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại Mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính, quy cách Mã nhân viên, họ tên nhân viên, ngày sinh, địa chỉ, điện thoại, lương, ghi chú Mã kho, tên kho, địa chỉ Ngày, số chứng từ, loại, số lượng, đơn giá, thành tiền Dữ liệu đầu vào của chương trình sẽ được người dùng nhập/xem/sửa thông qua các form nhập liệu mà nguồn của các form này chính là các Table hay các query tạo từ các Table trên. 2.Thông tin ra của hệ thống: Sau khi nhập liệu và tính toán nguồn dữ liệu lấy ra thông qua các Report là bảng kê các phát sinh, bảng kê vật tư và bảng tổng hợp nhập xuất tồn. Dữ liệu đưa ra nhằm cho người sử dụng có thể xem/in các thông tin về phát sinh nhập xuất vật tư, bảng kê nhập hoặc bảng kê xuất vật tư. II.Mô hình liên kết hệ thống 1. Sơ đồ xây dựng hoạt động của hệ thống. KHO phụ KHO phụ KHO chính tại cửa hàng Khách hàng Nhập Xuất Quản lý Kinh doanh 2. Sơ đồ chức năng của hệ thống. Nhập vật tƯ Tổng hợp tính giá Bán vật TƯ tW 3. Sơ đồ phân cấp chức năng: Quản lý vật tư Báo biểu Phát sinh Cập nhật Tra cứu Danh mục DM nhân viên DM khách hàng Nhập vật tư Xuất vật tư Bảng kê phát sinh Vật tư Hoạt động kho Hoạt động nhân viên DM KHO DM vật tư Bảng tổng hợp N-X-T Bảng kê vật tư 4.Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh: Bảng kê vật tư Bảng kê nhập xuất tồn Bảng kê phát sinh KHO KHách hàng Nhân viên Vật tư Quản lý kinh doanh Xuất vật tư Nhập vật tư 5. Sơ đồ luồng dữ liệu các chức năng. a. Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng nhập vật tư: Danh mục khách hàng Mã kho Danh mục kho Xác định kho nhập Xác định vật t Xác định khách hàng Phát sinh DBF QL hoá đơn Nhập vật tư Danh mục Vật tư Mã Vật tư Mã Khách hàng b. Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng xuất vật tư: Mã kho Danh mục kho Xác định nơi bán Xác định loại Vật tư Xác định loại khách hàng Chi tiết phát sinh DBF QL hoá đơn Nhập vật tư Danh mục Vật tư (tồn) Danh mục khách hàng Mã Vật tư Mã Khách hàng  phần Iv phụ lục I. một số Form chính trong chương trình: 1Form chính điều khiển chương trình 2Form phát sinh nhập xuất Dùng để nhập và xem các phát sinh nhập xuất vật tư: 3.Form tình hình nhập xuất của từng kho trong cửa hàng: Dùng form này để kiểm tra các hoạt động tại các kho trong cửa hàng 4. Form danh mục vật tư hàng hoá: Với form này người sử dụng có thể nhập mới, xem, sửa danh mục vật tư 5. Form danh mục nhân viên trong cửa hàng: Form này dùng xem lý lich và hoạt động nghiệp vụ của các nhân viên và tuyển nhân viên mới 6.Form liệt kê danh sách nhân viên nhân viên: Với Form này người sử dụng có thể xem danh sách các nhân viên trong cửa hàng 7.Form danh sách các khách hàng: Form này dùng để xem danh sách các khách hàng giao dịch với cửa hàng II. Một số các report chính: 1. Report bảng kê vật tư nhập: 2. Report bảng kê các phát sinh từng tháng: 3.Report báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn vật tư: