Báo cáo Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần Xây dựng Đa Ngành Hà Nội

MỤC LỤC Trang LỜI NÓI ĐẦU ................................................................................................. 4 Chương 1: Lý luận chung về bộ máy quản lý ............................................... 5 I. Một số khái niệm cơ bản ............................................................................. 5 1. Quản lý ........................................................................................................ 5 2. Bộ máy quản lý ........................................................................................... 5 3. Lao động quản lý và phân loại lao động quản lý ........................................ 6 3.1 Lao động quản lý ....................................................................................... 6 3.2 Phân loại lao động quản lý ........................................................................ 6 II. Tổ chức quản lý bộ máy doanh nghiệp .................................................... 7 1. Khái niệm, nội dung và yêu cầu của tổ chức bộ máy quản lý ..................... 7 1.1 Các khái niệm ............................................................................................ 7 1.2 Yêu cầu đối với tổ chức bộ máy quản lý ................................................... 8 1.3 Nội dung của bộ máy quản lý doanh nghiệp ............................................. 8 2. Các mô hình và nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý ................................... 9 2.1 Các mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ............................................ 9 2.2 Các nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý .................................................... 12 3. Các nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý .................................... 13 4. Các phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ..................... 15 III. Vai trò và sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lý ....................... 17 1. Vai trò của tổ chức bộ máy quản lý ............................................................. 17 2. Sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lý ............................................... 18 2.1 Tính tất yếu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý ...................................... 18 2.2 Hoàn thiện bộ máy quản lý có liên quan chặt chẽ đến chiến lược kinh doanh của tổ chức ............................................................................................ 19 2.3 Đối với Công ty Cổ phần Xây dựng Đa ngành Hà Nội ............................. 19 Chương 2: Thực trạng tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Xây dựng Đa ngành Hà Nội .......................................................................... 21 I. Những đặc điểm cơ bản của công ty ảnh hưởng tới công tác tổ chức bộ máy quản lý ............................................................................................... 21 1. Quá trình hình thành và phát triển công ty .................................................. 21 2. Đặc điểm về kỹ thuật và nguồn lực ............................................................. 24 2.1 Năng lực về thiết kế và sản xuất ................................................................ 24 2.2 Năng lực về tài chính ................................................................................. 26 2.3 Về nguồn nhân lực ..................................................................................... 27 3. Quy trình sản xuất và thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty ................. 28 3.1 Quy trình sản xuất của công ty .................................................................. 28 3.2 Thị trường tiêu thụ sản phẩm ..................................................................... 29 4. Thuận lợi và khó khăn hiện tại và công ty ................................................... 29 5. Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới................................. 30 II. Phân tích thực trạng bộ máy quản lý của công ty ................................. 31 1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức hiện nay của công ty .................................................. 31 2. Tình hình tổ chức các bộ phận chức năng trong công ty ............................. 32 2.1 Khối cơ quan công ty ................................................................................. 32 2.1.1 Ban Giám đốc ......................................................................................... 32 2.1.2 Phòng Kinh doanh .................................................................................... 35 2.1.3 Phòng Tài chính Kế toán ........................................................................ 38 2.1.4 Phòng Kỹ thuật ....................................................................................... 40 2.1.5 Phòng Vật tư Thiết bị .............................................................................. 42 2.2 Khối đơn vị sản xuất trực tiếp .................................................................... 44 3. Phân tích, đánh giá công tác tổ chức bộ máy quản lý của công ty .............. 45 3.1 Phân tích số lượng, kết cấu và trình độ của lao động quản lý ................... 45 3.1.1 Phân tích số lượng lao động quản lý ....................................................... 45 3.1.2 Phân tích kết cấu của lao động quản lý ................................................... 46 3.1.3 Phân tích về trình độ của lao động quản lý ............................................. 47 3.2 Phân tích về điều kiện làm việc của lao động quản lý ............................... 47 3.2.1 Tình hình tổ chức nơi làm việc ............................................................... 47 3.2.2 Điều kiện làm việc của lao động quản lý ................................................ 47 4. Đánh giá kết quả hoạt động của công ty trong những năm gần đây ............ 49 5. Đánh giá chung về hiệu quả hoạt động bộ máy quản lý của công ty .......... 50 Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty Cổ phần Xây dựng Đa ngành Hà Nội ........................... 52 I. Mục tiêu và phương hướng hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý ........... 52 1. Những mục tiêu cơ bản của hoàn thiện bộ máy quản lý của công ty .......... 52 2. Yêu cầu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý .............................................. 53 3. Một số điểm cần lưu ý khi hoàn thiện bộ máy quản lý của công ty ............ 53 4. Cơ sở để hoàn thiện bộ máy quản lý ............................................................ 53 II. Các phương pháp hoàn thiện bộ máy quản lý tại công ty ..................... 53 1. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý .................................................. 53 1.1 Ban Giám đốc ............................................................................................ 54 1.2 Hoàn thiện cơ cấu các phòng ban .............................................................. 56 2. Hoàn thiện chức năng nhiệm vụ của bộ máy quản lý .................................. 58 2.1 Phòng kinh doanh ...................................................................................... 59 2.2 Trưởng phòng Tài chính Kế toán .............................................................. 60 2.3 Trưởng phòng Kỹ thuật ............................................................................. 61 2.4 Trưởng phòng Vật tư Thiết bị .................................................................... 61 3. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cán bộ quản lý ................................. 62 4. Hoàn thiện tổ chức nơi làm việc và điều kiện lao động .............................. 64 5. Kỷ luật và trách nhiệm vật chất ................................................................... 65 Kết luận ............................................................................................................ 66 Tài liệu tham khảo ......................................................................................... 67 LỜI NÓI ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì ngoài các điều kiện cần thiết như: Vốn kinh doanh, chiến lược kinh doanh... đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phù hợp với quy mô và tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó. Nó là điều kiện đủ quyết định sự thành công của mỗi doanh nghiệp trên thương trường. Do cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có vai trò và ảnh hưởng lớn tới sự tồn tại của mỗi doanh nghiệp, nên trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Xây dựng Đa ngành Hà Nội em đã chọn đề tài: "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần Xây dựng Đa Ngành Hà Nội" làm đề tài cho báo cáo thực tập của mình. Với mong muốn vận dụng kiến thức đã học để tìm hiểu và đề ra những biện pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu ổ chức bộ máy quản lý của Công ty. Báo cáo thực tập của em gồm 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về bộ máy quản lý Chương 2: Thực trạng tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần Xây dựng Đa Ngành Hà Nội. CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ MÁY QUẢN LÝ I: MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1.Quản lý Hiện nay có rất nhiều quan niệm về Quản lý, có quan niệm cho rằng: Quản lý là hành chính là cai trị; có quan niệm lại cho rằng: Quản lý là điều hành, điều khiển, là chỉ huy. Các quan niệm này không có gì khác nhau về nội dung mà chỉ khác nhau ở cách dùng thuật ngữ. Do vậy ta có thể hiểu khái niệm quản lý theo cách thống nhất như sau: - Quản lý là sự tác động có hướng của con người nhằm mục đích biến đổi đối tượng quản lý từ trạng thái này sang trạng thái khác bằng các phương pháp tác động khác nhau. - Quản lý doanh nghiệp là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế, quy luật xã hội, quy luật tự nhiên trong việc lựa chọn, xác định những biện pháp về kinh tế, xã hội, tổ chức, kỹ thuật.... để tác động đến các yếu tố vật chất của sản xuất kinh doanh để đạt được các mục tiêu đã xác định. Cũng như trong quá trình sản xuất, công tác quản lý cũng cần có ba yếu tố: nhà quản lý, các công cụ quản lý, đối tượng quản lý. Sản phẩm của quản lý là các quyết định, các biện pháp, các chỉ thị, các mệnh lệnh để kích thích sản xuất tăng trưởn và phát triển với hiệu quả cao hơn. Nền kinh tế quốc dân cũng như bất cứ một đơn vị kinh tế nào khác đều có thể coi là một hệ thống quản lý bao gồm hai bộ phận là: Chủ thể quản lý và đối tượng quản lý (hay nhiều khi còn được gọi là bộ phận quản lý và bộ phận bị quản lý). Hai bộ phận này có liên quan mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn nhau, tạo nên một chỉnh thể thống nhất. Chủ thể quản lý trên cơ sở các mục tiêu đã xác định tác động đến đối tượng quản lý bằng những quyết định của mình và thông qua hành vi của đối tượng quản lý - mối quan hệ ngược có thể giúp chủ thể quản lý có thể điều chỉnh các quyết định đưa ra. 2. Bộ máy quản lý Bộ máy quản lý là cơ quan điều khiển hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp bao gồm cả khâu sản xuất kinh doanh trực tiếp cũng như khâu phụ trợ, phục vụ cả hoạt động sản xuất tại doanh nghiệp cũng như lao động tiếp thị ngoài dây truyền sản xuất, cả hệ thống tổ chức quản lý cũng như hệ thống các phương thức quản lý doanh nghiệp. Bộ máy quản lý là lực lượng vật chất để chuyển những ý đồ, mục đích, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp thành hiện thực, biến những nỗ lực chủ quan của mỗi thành viên trong doanh nghiệp thành hiệu quả sản xuất kinh doanh. Bộ máy quản lý thường được xem xét trên ba mặt chủ yếu sau: - Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý. - Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. - Lực lượng lao động quản lý để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của bộ máy. Trong đó lực lượng lao động quản lý có vai trò quyết định. 3. Lao động quản lý và phân loại lao động quản lý 3.1. Lao động quản lý Lao động quản lý bao gồm những cán bộ và nhân viên tham gia vào việc thực hiện các chức năng quản lý. Trong bộ máy thì hoạt động của lao động quản lý rất phong phú và đa dạng, cho nên để thực hiện được các chức năng quản lý thì trong bộ máy quản lý phải có nhiều hoạt động quản lý khác nhau. 3.2. Phân loại lao động quản lý Căn cứ vào việc tham gia trong các hoạt động và chức năng quản lý, người ta chia lao động quản lý thành ba loại sau: Một là: Cán bộ quản lý doanh nghiệp gồm có giám đốc, các phó giám đốc, kế toán trưởng. Các cán bộ này có nhiệm vụ phụ trách từng phần công việc, chịu trách nhiệm về đường lối chiến lược, các công tác tổ chức hành chính tổng hợp của doanh nghiệp. Hai là: Cán bộ lãnh đạo doanh nghiệp gồm trưởng, phó quản đốc phân xưởng ( còn gọi là lãnh đạo tác nghiệp); Trưởng, phó phòng ban chức năng. Đội ngũ lãnh đạo này có nhiệm vụ chỉ đạo thực hiện phương hướng, đường lối của lãnh đạo cấp cao đã phê duyệt cho bộ phận chuyên môn của mình. Ba là: Viên chức chuyên môn nghiệp vụ, gồm những người thực hiện những công việc rất cụ thể và có tính chất thường xuyên lặp đi lặp lại. Trong bất kỳ một doanh nghiệp, một tổ chức nào thì ba loại lao động quản lý nói trên đều cần thiết và phải có, tuy nhiên tuỳ theo từng quy mô hoạt động và tình hình sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp mà có một tỷ lệ thích hợp. Trong đó cán bộ lãnh đạo cấp cao và cán bộ lãnh đạo cấp trung gian có vai trò và vị trí hết sức quan trọng, là nhân tố cơ bản quyết định sự thành bại của bộ máy quản lý - đây là linh hồn của tổ chức và nó được ví như người nhạc trưởng của một giàn nhạc giao hưởng. II. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm, nội dung và yêu cầu của tổ chức bộ máy quản lý 1.1. Các khái niệm - Tổ chức: Theo cách phân loại các yếu tố sản xuất thì: Tổ chức là sự kết hợp các yếu tố sản xuất. Theo quá trình phát triển thì: Tổ chức là sự liên kết tất cả các cá nhân, quá trình hoạt động trong hệ thống để thực hiện các mục đích đề ra. Theo mối quan hệ: Tổ chức bao gồm sự xác định cơ cấu và liên kết các hoạt động khác nhau của tổ chức. - Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. Tô chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là dựa trên những chức năng, nhiệm vụ đã xác định của bộ máy quản lý để sắp xếp về lực lượng, bố trí về cơ cấu, xây dựng mô hình và làm cho toàn bộ hệ thống quản lý của doanh nghiệp hoạt động như một chỉnh thể có hiệu lực nhất. - Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộ phận nhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện những chức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. - Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là những bộ phận có trách nhiệm khác nhau, nhưng quan hệ và phụ thuộc lẫn nhau được bố trí theo từng khâu, từng cấp quản lý để tạo thành một chỉnh thể nhằm thực hiện mục tiêu và chức năng quản lý xác định. 1.2. Yêu cầu đối với tổ chức bộ máy quản lý Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy cần phải đảm bảo thực hiện những yêu cầu sau: - Tính tối ưu: Phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp quản lý đều được thiết lập các mối quan hệ hợp lý, mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ cho mục đích đề ra của doanh nghiệp. - Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng như ngoài hệ thống. - Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo tính chính xác của thông tin được xử lý trong hệ thống, nhờ đó đảm bảo được sự phối hợp nhịp nhàng giữa các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp. - Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải được tổ chức sao cho chi phí bỏ ra trong quá trình xây dựng và sử dụng là thấp nhất nhưng phải đạt hiệu quả cao nhất. - Tính bí mật: Việc tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo kiểm soát được hệ thống thông tin, thông tin không được rò rỉ ra ngoài dưới bất kỳ hình thức nào. Điều đó sẽ quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. 1.3. Nội dung của bộ máy quản lý doanh nghiệp Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp có rất nhiều nội dung, sau đây là các nội dung chủ yếu: - Xác định mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ mà bộ máy quản lý cần hướng tới va đạt được. Mục tiêu của bộ máy quan lý phải thống nhất với mục tiêu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, - Xác định cơ cấu tổ chức quản lý theo khâu và cấp quản lý, phụ thuộc vào quy mô của bộ máy quản lý, hệ thống các chức năng nhiệm vụ đã xác định và việc phân công hợp tác lao động quản lý. Trong cơ cấu quản lý có hai nội dung thống nhất nhau, đó là khâu quản lý và cấp quản lý. - Xác định mô hình quản lý: Mô hình quản lý là sự định hình các quan hệ của một cơ cấu quản lý trong đó xác định các cấp, các khâu, mối liên hệ thống nhất giữa chúng trong một hệ thống quản lý, về truyền thống có mô hình quản lý theo kiểu trực tuyến, theo kiểu chức năng, theo kiểu tham mưu và các kiểu phối hợp giữa chúng. - Xây dựng lực lượng thực hiện các chức năng quản lý căn cứ vào quy mô sản xuất kinh doanh, từ đó xác định quy mô của bộ máy quản lý và trình độ của lực lượng lao động và phương thức sắp xếp họ trong guồng máy quản lý, vào mô hình tổ chức được áp dụng, vào loại công nghệ quản lý được áp dụng, vào tổ chức và thông tin ra quyết định quản lý. 2. Các mô hình và nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý 2.1. Các mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý a. Mô hình cơ cấu theo trực tuyến Đây là kiểu cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó có cấp trên và cấp dưới. Cơ cấu này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ trưởng, người lãnh đạo phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả công việc của người dưới quyền. Sơ đồ1: Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến Người lãnh đạo Người LĐ tuyến 1 Người LĐ tuyến 2 Các đối tượng Qlý Các đối tượng Qlý Đặc điểm cơ bản của cơ cấu này là người lãnh đạo thực hiện tất cả các chức năng quản lý, hoàn toàn chịu trách nhiệm về hệ thống mình phụ trách. Còn người thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận lệnh một người phụ trách và chỉ thi hành lệnh của người đó mà thôi. - Ưu điểm: bộ máy gọn nhẹ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ trưởng. - Nhược điểm: Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp, đồng thời cơ cấu này làm hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao theo chuyên môn. Kiểu cơ cấu này chỉ áp dụng cho các tổ chức có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp. b. Mô hình cơ cấu theo chức năng Theo kiểu cơ cấu này, nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các bộ phận riêng biệt theo các chức năng quản lý, mỗi bộ phận đảm nhiệm một chức năng nhất định. Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức theo kiểu chức năng Người lãnh đạo Người LĐ cnăng A Người LĐ cnăng B Người LĐ cnăngC Đối tượng quản lý1 Đối tượng quản lý2 Đối tượng quản lý3 Kiểu cơ cấu này sẽ hình thành nên người lãnh đạo được chuyên môn hoá, chỉ đảm nhận thực hiện một số chức năng nhất định. Mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức rất phức tạp và chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng. Như vậy khác với cơ cấu tổ chức trực tuyến ở chỗ: người lãnh đạo chia bớt công việc cho người cấp dưới. Ưu điểm: Thu hút được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, sử dụng tốt cán bộ hơn,phát huy tác dụng của người chuyên môn, giảm bớt gánh nặng cho người lãnh đạo. Nhược điểm: Đối tượng quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng khác nhau, kiểu cơ cấu này làm suy yếu chế độ thủ trưởng. Mô hình này phù hợp với tổ chức, doanh nghiệp có quy mô lớn, việc tổ chức phức tạp theo chức năng. c. Mô hình cơ cấu tổ chức theo trực tuyến - chức năng Cơ cấu này là sự kết hợp của hai cơ cấu trên, theo đó mối liên hệ giữa cấp dưới và lãnh đạo là một đường thẳng, còn những bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt động của các cán bộ trực tuyến. Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo tổ chức phải thường xuyên giải quyết mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng. Sơ đồ 3: Sơ đồ cơ cấu theo kiểu trực tuyến - chức năng Lãnh đạo cấp1 Người lđ cnăngC Người lđ cnăng B Người lđ cnăng A Người lđ cnăngB Người lđ cnăngA Lãnh đạo cấp2 N