Báo cáo thực tập Nghiệp vụ Thư ký văn phòng của công ty TNHH in Hoàng Minh

Lời nói đầu Trong nền kinh tế tri thức, sự cạnh tranh của các ngành nghề để có được một thế đứng vững chắc trở nên khốc liệt hơn bao giờ hết. Mỗi ngành nghề đều có xu hướng xây dựng cho mình những chiến lược để phát triển thế mạnh so với các đối thủ cạnh tranh. Hòa nhịp cùng sự phát triển của nền kinh thế Thế giới, Việt Nam đã và đang tạo những bước tiến vượt bậc để đưa nền kinh tế đi sâu vào quỹ đạo phát triển. Thời đại Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa, thời đại của nền kinh tế tri thức nhu cầu công việc của con người ngày càng phong phú, và nhiều ngành nghề ra đời. Để thực tế hóa vấn đề này Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI đã mở rộng đào tạo một số ngành nghề như: Hành chính văn phòng, Thư ký văn phòng. Nghề Thư ký là đội ngũ của những người có trình độ chuyên môn, khả năng giải quyết công việc và bản lĩnh nghề nghiệp. Trước đây nghề Thư ký chưa được thực sự coi trọng và phát triển người ta có quan niệm và nhìn sai lệch về nghề Thư ký, điều đó gây ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả hoạt động của các cơ quan, công ty, xí nghiệp. Ngày nay với xu thế phát triển theo hướng cổ phần hóa - tư nhân hóa, Doanh nghiệp phát triển và nghề Thư ký đã được coi trọng, ưu tiên hơn và nó mang lại hiệu quả không nhỏ cho sự phát triển của xã hội. Cũng như các học viên chuyên ngành khác thời gian thực tập tại cơ quan của học sinh chuyên ngành Thư ký Văn phòng là 16 tuần, từ ngày 15/5/2006 đến 16/9/2006. Đây là một giai đoạn chiếm vị trí quan trọng, là nền tảng cho cán bộ văn phòng trước khi bước vào thực tế công việc. "Bản báo cáo thu hoạch thực tập tốt nghiệp" là kết quả mà học viên làm được bao gồm tất cả các công việc từ quá trình khảo sát công tác Thư ký văn phòng, Văn thư Lưu trữ, những nhận thức kiến nghị và giải pháp của cá nhân vào công tác văn phòng của cơ quan mình đến thực tập và những nhận xét của cơ quan về quá trình thực tập, tinh thần trách nhiệm và hiệu quả của thực tập sinh, trên cơ sở đó nhà trường có thể nắm được khả năng của học sinh sau đào tạo cũng như bổ sung kiến thức, đúc rút những kinh nghiệm quý báu để hoàn thiện hơn cho quy trình đào tạo các khoá học sau. Theo kế hoạch và nội dung thực tập của Nhà trường đề ra em đã trực tiếp liên hệ thực tập tại Công ty TNHH in Hoàng Minh Địa chỉ: 18/79 Ngõ Thổ Quan, Khâm Thiên, Đống Đa, Hà Nội Điện thoại: 04 5116410 Fax: 04 5116410 Dưới sự hướng dẫn trực tiếp và sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị trong Văn phòng. Em đã hoàn thành tốt kế hoach thực tập của mình với nội dung bao gồm các nghiệp vụ Thư ký Văn phòng, Văn thư, Lưu trữ... Qua bản "Báo cáo thu hoạch thực tập tốt nghiệp" em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới các Thầy cô giáo Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI cùng toàn thể các anh chị trong Văn phòng Công ty TNHH in Hoàng Minh đã nhiệt tình hướng dẫn giúp đỡ trao đổi kinh nghiệm cho em, đồng thời giúp em thực hiện những ý tưởng của mình đem lại những kiến thức đã học áp dụng vào thực tế, nâng cao trình độ hiểu biết của mình qua những công việc hàng ngày, những cuộc trao đổi kiến thức nghiệp vụ rất bổ ích và lý thú. "Hiệu quả công việc quyết định sự thành công của mỗi người" điều đó là tất yếu, và hơn bao giờ hết em mong muốn mình sẽ làm tốt được tất cả mọi công việc nhưng để làm được điều đó cần phải có một sự nổ lực rất lớn của bản thân cùng sự giúp đỡ của mọi người. Bản "Báo cáo thu hoạch thực tập tốt nghiệp" là kết quả của một quá trình thực tập, mặc dù đã cố gắng rất nhiều song sẽ không tránh khỏi nhiều thiếu sót, em rất mong nhận được sự đóng góp nhiệt tình của các Thầy cô giáo, các anh, chị trong Công ty và bạn đọc để Báo cáo của em hoàn thiện hơn. Em xin trân trọng cảm ơn! Phần I: Nội dung thực tập nghiệp vụ Thư ký I. Tình hình công tác Thư ký Văn phòng tại cơ quan: 1. Sự hình thành và hoạt động của Công ty TNHH in Hoàng Minh: Cuộc cách mạng Khoa học kỹ thuật đã mang lại tinh hoa cho xã hội, cho cuộc sống của con người. Cùng với sự thành công của cuộc cách mạng Khoa học kỹ thuật, xã hội ngày càng phát triển, trí tuệ con người người ngày càng cao, yêu cầu của con người ngày càng phong phú. Dưới sự tác động mạnh mẽ của nền kinh tế Thế giới, Việt Nam đã và đang đi vào hiện đại hoá - công nghiệp hoá và đang từng bước cổ phần hoá- tư nhân hoá dẫn tới nhiều ngành nghề ra đời, ngành in được xem là một ngành đang có bước phát triển đột phá, chiếm thị phần trong hệ thống kinh doanh; sản phẩm in rất cần thiết cho cá nhân, cửa hàng, tổ chức hành chính, công ty, xí nghiệp, quốc gia, xuyên quốc gia. Công ty TNHH in Hoàng Minh được thành lập trong hoàn cảnh thuận lợi đó. Theo Quyết định Phê duyệt số 5468/QĐ - UBND do UBND Thành phố Hà Nội cấp ngày 24/03/2002, theo Giấy phép số 3800/GP – UBND và Giấy đăng ký kinh doanh số 055096 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 22/03/2002 Công ty TNHH in Hoàng Minh đã chính thức khai trương vào ngày 26/03/2002 nhân dịp kỷ niệm 72 năm ngày thành lập Đoàn Thanh niên Việt Nam. Công ty TNHH in Hoàng Minh được thành lập bởi các sáng lập viên uy tín như: Nguyễn Ngọc Hải Đào Quang Minh Vũ Văn Sơn Chu Thị Thu Trang Vũ Lê Tùng Phạm Bá Tâm Nguyễn Anh Tuấn Và một số thành viên khác, Công ty sẵn sàng phát huy nội lực để phát triển kinh doanh. Công ty TNHH in Hoàng Minh Tên giao dịch bằng Tiếng Việt: Công ty TNHH in Hoàng Minh Tên giao dịch bằng Tiếng Anh: Heart & Mind Lô gô: Trái tim & Trí tuệ Địa chỉ: 18/79, Ngõ Thổ Quan, Khâm Thiên, Đống Đa, Hà Nội. Điện thoại : 04 5118000 Fax: 04 5116410 E- mail: heart_mind@hn.vnn.vn Công ty TNHH in Hoàng Minh là Công ty in ấn, thiết kế, quảng cáo (biển bảng ngoài trời...), nội thất, ngoại thất. Với phương châm hoạt động "Đơn giản, sáng tạo, chuyên nghiệp, ấn tượng và hiệu quả". Hoàng Minh là đơn vị chuyên phục vụ nhu cầu: Lịch, tờ rơi, sách, báo, tạp chí, phong bì, tiêu đề thư, catalogues, bao bì sản phẩm... cho các doanh nghiệp Nhà nước, Công ty cổ phần, Công ty TNHH, Công ty liên doanh, Công ty 100% vốn nước ngoài, Khách sạn, nhà hàng, Tổ chức hành chính Nhà nước, Tổ chức Phi chính phủ... Trong suốt quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH in Hoàng Minh luôn không thoả mãn với những gì đang có, liên tục mở rộng và phát triển các loại hình sản phẩm. Hoàng Minh luôn làm hài lòng khách hàng với những sản phẩm chất lượng cao, mẫu mã đẹp. Hoàng Minh không ngừng vươn lên bằng chính sự sáng tạo của đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, cá tính, giàu sáng tạo, cùng với dây chuyền sản xuất khép kín và hiện đại. Chỉ trong vòng 3 năm hoạt động kinh doanh Hoàng Minh đã có hàng nghìn khách hàng có uy tín trong nước như: - Nhà máy chế biến sữa Hà Nội, - FPT, - Bộ Y tế, - Bộ Công nghiệp, - Vinasat, - Học viện Quân y, - Thiên An Sơn. Nhiều khách hàng là tổ chức phi Chính phủ như: - Child Fund, - AED - Viện Hàn lâm phát triển Giáo dục, - CIDSE - Đoàn kết và Hợp tác Quốc tế, - Dự án Dupet, - PSBI, - Đại sứ quán úc, - Agrifood Consulting Nông phẩm Quốc tế, - Tổ chức Jaica, - Tổ chức Tầm nhìn Thế giới... Để không ngừng làm mới mình Hoàng Minh đang từng bước mở rộng kinh doanh, tăng cường nhân lực, hỗ trợ trang thiết bị để phục vụ khách hàng một cách tốt nhất. Với phương châm "Cẩn thận, cẩn thận hơn, cẩn thận hơn nữa", Hoàng Minh tuyệt đối tôn trọng khách hàng. "Lớn hay nhỏ không quan trọng, đánh giá đúng khả năng của mình, hãy tiếp thị & dịch vụ cẩn thận với cả lớn và nhỏ" Nếu bạn là một nhà thiết kế hay một nhà kinh doanh giỏi hãy đến với Hoàng Minh bạn sẽ thể hiện hết khả năng của mình. Như vậy có thể nói Công ty TNHH in Hoàng Minh tuy được thành lập chưa lâu nhưng đã đạt được những thành tựu rất lớn, với quy mô hoạt động ngày càng được mở rộng, sẽ không lâu nữa Hoàng Minh trở thành một doanh nghiệp có uy tín và thương hiệu. Sau gần 4 năm hoạt động Công ty TNHH in Hoàng Minh luôn đạt doanh thu năm sau cao hơn năm trước. Đây chính là kết quả của các chính sách và chiến lược kinh doanh đúng đắn, kết hợp chặt chẽ với các hoạt động xã hội , đảm bảo gắn hiệu quả kinh tế với mục tiêu đem lại lợi ích cho xã hội. Dự kiến trong những năm tiếp theo Công ty TNHH in Hoàng Minh sẽ ngày càng đạt hiệu quả kinh tế cao, đóng góp cho ngân sách Nhà nước một khoản thu lớn thông qua việc nộp thuế. Bảng doanh thu của Công ty trong 4 năm đầu: Năm 2002 2003 2004 2005 Doanh thu 380 triệu 2tỷ4 3tỷ8 4tỷ7 Cơ cấu tổ chức lao động của Công ty: Trình độ Số lao động Tỉ lệ % Đại học, trên đại học Cao đẳng Trung cấp PTTH 25 13 2 0 62.5% 32.5% 5% 0 Tổng cộng 40 100% Cán bộ quản lý Lao động trực tiếp 5 35 12.5% 87.5% Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty Giám đốc PGĐ Thiết kế TP Kế Toán TP Sản Xuất 1 TP Kinh Doanh TP Sản Xuất 2 Kế toán viên Thủ quỹ Tổ trưởng Phó phòng Phó phòng Phó phòng PP chế bản Phó phòng Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Tổ trưởng Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên TP Thiết Kế PP ý tưởng 2. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính hoặc Văn phòng Công ty: *Chức năng nhiệm vụ của Công ty: Từ khi đi vào hoạt động, với ý nghĩa là một công ty chuyên phục vụ, Công ty đã thực hiện tốt hai chức năng là chức năng xã hội và chức năng kinh tế của một doanh nghiệp. - Với chức năng xã hội: Công ty đã có nhiều đóng góp và là đơn vị nổi bật trong địa bàn Quận Đống Đa. Công ty đã ủng hộ 10 triệu đồng xây dựng nhà tình nghĩa cho hai bà mẹ Việt Nam anh hùng của Quận. - Với chức năng kinh tế: Chỉ trong một thời gian ngắn đi vào hoạt động, các sản phẩm và mẫu mã đã chứng tỏ được tính khả thi và doanh thu của Công ty ngày càng cao. Bên cạnh đó, hàng năng Công ty còn đóng góp một phần không nhỏ cho ngân sách Nhà nước. Khẩu hiệu của Công ty: “ Hợp tác, Phát triển, Bền vững”, Phương châm hoạt động “Cẩn thận! Cẩn thận hơn! Cẩn thận hơn nữa!", "Cách nghĩ vì toàn cộng đồng và hoạt động vì lợi ích của khách hàng”. Trong nhiều năm qua khẩu hiệu và phương châm đó vẫn giữ vững, Công ty luôn chứng tỏ sự quan tâm hết mình của Công ty đối với khách hàng của mình. *Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong Công ty: - Phòng Kinh doanh: Quản lý hệ thống khách hàng, duy trì mối quan hệ với các khách hàng truyền thống. Phát triển thêm khách hàng mới, tăng quy mô của hoạt động kinh doanh cả về số lượng và chất lượng. Thu thập các thông tin về thị trường, về nhu cầu của khách hàng, về năng lực của đối thủ cạnh tranh để đưa ra các chiến lược kinh doanh. Làm nhiệm vụ tiếp thị, tìm kiếm và tiếp cận khách hàng; bán giới thiệu sản phẩm và dịch vụ của Công ty. Khách hàng không tự tìm đến mà nhân viên Phòng kinh doanh phải tìm đến khách hàng. Sản phẩm tốt không có giá trị nếu không có ai biết, vì thế nhân viên kinh doanh phải làm thế nào để khách hàng nhận biết được điều đó. Khi tiếp thị nhân viên kinh doanh phải giới thiệu cho khách hàng biết Hoàng Minh là ai? Hoàng Minh có sản phẩm gì để bán. Và phải biết khách hàng đang có nhu cầu gì. Hãy làm cho khách hàng hài lòng với những sản phẩm được thiết kế đẹp, và giá cả cạnh tranh hợp lý. Phòng kinh doanh còn có nhiệm vụ quyết định sự thành công hay thất bại về doanh số của Công ty. Báo cáo các thông tin thị trường và kết quả kinh doanh lên lảnh đạo để cùng lảnh đạo đưa ra các quyết định như: Tăng qui mô hoạt động kinh doanh, đầu tư thêm vốn, thay đổi ngành hàng, đối tượng khách hàng... Công việc nhân viên kinh doanh phải làm: Chào hàng, báo giá, đặt hàng, ký hợp đồng, giao hàng... - Phòng Thiết kế: Chịu trách nhiệm về tiêu chuẩn của sản phẩm, có nhiệm vụ thiết kế, in ấn, tạo hình ảnh, nắm bắt ý tưởng thông tin về các mẫu thiết kế, tạo hình ảnh có ý nghĩa và thẩm mỹ cao theo yêu cầu của khách hàng trên các chất liệu. Phòng Thiết kế phải nắm bắt được rằng để có một sản phẩm in phải kết hợp các yếu tố: ý tưởng, chất liệu, màu sắc, bố cục, ngôn ngữ và công nghệ. Dự đoán dòng sản phẩm của tương lai để đẩy mạnh hoạt động kinh doanh của Công ty dự trên kinh nghiệm của người dự đoán và sự đánh giá các thông tin về sản phẩm, xu hướng, tập quán, văn hoá, địa bàn kinh doanh và thị trường đang tiếp cận. Đồng thời chịu trách nhiệm chế bản và in ấn. - Phòng sản xuất: Chịu trách nhiệm thực hiện các mẫu thiết kế đã được duyệt để cho ra thành sản phẩm. Tham vấn cho các cấp trên để xác định tiến độ cung cấp sản phẩm, đảm bảo thời hạn để cung cấp sản phẩm đặt hàng cho khách hàng. Bảo đảm sản xuất tiết kiệm giúp Công ty tăng lợi nhuận. Đồng thời có trách nhiệm tính giá, kiểm tra sản phẩm, lấy hàng. - Phòng Kế toán: Chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ công tác kế toán của Công ty + Quản lý hoạt động thu chi của Công ty. Lập báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm. + Xây dựng, đề xuất kế hoạch tài chính dài hạn và ngắn hạn của Công ty: + Hỗ trợ Kế toán trưởng lấp kế hoạch, tìm kiếm và đề xuất phương án quản lý, sử dụng nguồn vốn của Công ty, + Hỗ trợ kế toán trưởng hạch toán kinh tế, hỗ trợ phân tích tài chính các dự án đầu tư, hợp tác kinh doanh mà Công ty thực hiện hoặc tham gia thực hiện. + Thẩm định đề xuất mua bán trang thiết bị, vật tư, văn phòng phẩm, chi trả lương và chế độ phúc lợi cho nhân viên. + Thực hiện các nghiệp vụ kế toán, các hoạt động tài chính của Công ty. + Cung cấp số liệu cho các bộ phận để phân tích thị trường, lập dự án đầu tư kinh doanh khi được phép của Ban điều hành. - Phòng phát triển dự án: Truy cập thông tin toàn cầu để nắm bắt thông tin thị hiếu và nhu cầu khách hàng để tìm kiếm đối tác trong và ngoài nước, đặc biệt là các tổ chức Phi chính phủ. Đồng thời lập dự án mới với tất cả các thông tin tổng hợp về thị trường, sản phẩm, chi phí. 3. Công tác Thư ký văn phòng của Công ty TNHH in Hoàng Minh: *Khái niệm Thư ký văn phòng theo Hiệp hội Thư ký chuyên nghiệp Quốc tế (IPS). “Thư ký là người trợ giúp của cấp quản trị, là người nắm vững các nghiệp vụ Hành chính Văn phòng, có khả năng chịu trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và đưa ra các quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình”. *Theo giáo trình Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI. “Thư ký Văn phòng là người trợ lý giúp việc cho Lãnh đạo trong lĩnh chuyên môn nhất định thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng”. Tại Công ty TNHH in Hoàng Minh, do yêu cầu công việc nên có tới 5 người giúp việc cho Lãnh đạo, mỗi phòng có một người đại diện giúp Thủ trưởng giải quyết các công việc liên quan đến phòng mình. 3.1. Quan niệm của Lãnh đạo về công tác văn phòng: Cũng như các nghề khác - Thư ký Văn phòng cũng được coi là một nghề - Nghề Thư ký Văn phòng. Thời thế đã thay đổi, không còn là thời kỳ bao cấp nữa mà là kinh tế thị trường, các hình mẫu Thư ký trước đây đã không còn. Thư ký Văn phòng là người tham mưu, tổng hợp giúp lãnh đạo trong việc chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của Công ty. Với sự xuất hiện của máy tính và các phần mềm văn phòng từ những thập niên 80 thì nghiệp vụ của Thư ký Văn phòng đã thay đổi rất lớn. Có thể thấy công việc của người Lãnh đạo hết sức phức tạp, cho nên Thư ký không chỉ đơn thuần là một người giúp việc cho lãnh đạo về một mặt nhất định nào đó, và công việc đánh máy chữ trước đây chiếm 60% khối lượng công việc của Thư ký thì ngày nay chỉ còn khoảng 20%. Công tác Thư ký văn phòng ngày nay có vai trò cực kỳ quan trọng, là bộ mặt không thể thiếu giữa người chủ doanh nghiệp và môi trường hoạt động của Công ty, trong các quan hệ với nhân viên, với những người cùng cộng tác, với khách hàng. Nói như V.I. Lê Nin lao động của người Thư ký văn phòng là loại lao động “để tất cả các vấn đề được chọn lọc và đánh giá sơ bộ” nghĩa là công tác Thư ký văn phòng được hiểu là phụ trách tổng hợp, điều hành mọi quan hệ của Thủ trưởng, biết phân loại các cuộc hẹn cho Lãnh đạo, chịu trách nhiệm về các hoạt động khác trong văn phòng như: Soạn thảo văn bản, Tổ chức Hội nghị, tiếp khách, đãi khách, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, tổ chức phòng làm việc khoa học và các nghiệp vụ chuyên môn khác: Văn thư, Lưu trữ - vì thế người Thư ký phải là người trợ lý tích cực, giúp giảm bớt thời gian lao động cho lãnh đạo. Bởi là người giúp việc trực tiếp cho Thủ trưởng, người Thư ký phải được Thủ trưởng tin cậy và phải xứng đáng với sự tin cậy đó, đồng thời người Thư ký còn là người đại diện cho Lãnh đạo giải quyết công việc với các đơn vị, tập thể trong cơ quan, là mắt xích nối liền người lãnh đạo với khách hàng, cộng sự và các thành viên trong trong Công ty. Người Thư ký hoạt động văn phòng phải là người am hiểu về nghiệp vụ, thành thạo trong chuyên môn, chủ động, chu đáo, vững vàng trong công tác, hiểu biết xã hội sâu rộng, cởi mở, tế nhị trong giao tiếp. Tóm lại công tác Thư ký văn phòng nhằm đảm bảo cho công việc của lãnh đạo được thông suốt, Thư ký tổng hợp các công việc, phân loại và giúp Thủ trưởng duy trì các mối quan hệ. Vào thập kỷ 20 ở Việt Nam khái niệm nghề Thư ký vẫn còn mới mẻ, vì vậy một số người thường quan niệm nghề Thư ký là nghề đơn giản, mang tính chất sự vụ, thậm chí còn cho rằng đó là nghề mà ai cũng có thể làm được không cần trình độ chuyên môn, song với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật những nhiệm vụ và công việc cụ thể mà các Thư ký văn phòng phải đảm nhận, cũng như bản lĩnh làm việc, những đóng góp to lớn có ảnh hưởng và tác động đến hoạt động cũng như sự phát triển của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, sự phấn đấu vươn lên không ngừng của mỗi Thư ký là động lực cho quá trình phát triển địa vị, nâng cao vị thế uy tín của họ trong hoạt động xã hội. II. Nội dung thực tập và kết quả đạt được: 1. Nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân người Thư ký: 1.1. Tiếp khách đến liên hệ công tác với Thủ trưởng: Tiếp khách là một trong những hoạt động cơ bản của người Thư ký nhằm đáp ứng nhu cầu giao tiếp thông tin của khách, trên cơ sở những thông tin thu thập được góp phần vào việc thực hiện chức năng và nhiệm vụ của cơ quan. Vì vậy, tiếp khách là một hoạt động có ý nghĩa ở bất kỳ công ty hay xí nghiệp, phòng, ban nào, nên chúng ta không nên giới hạn hoạt động này mà hãy xem đây là một hình thức giao tiếp góp phần nâng cao vị thế của Công ty trong con mắt của đối tác. Đây là một nghệ thuật được tạo nên bởi nhiều yếu tố khác nhau, trong đó sự hiểu biết của người Thư ký là một yếu tố hết sức quan trọng. Hoạt động tiếp khách của Thư ký diễn ra dưới các hình thức: giao tiếp điện thoại, giao tiếp bằng văn bản, tổ chức Hội nghị, Hội thảo… nhưng ở bất cứ hình thức nào cũng phải thể hiện sự tôn trọng đối tượng giao tiếp, biết lắng nghe, biết kết hợp hài hòa lợi ích của các bên. * Khi Thủ trưởng làm việc tại Văn phòng: Trong việc tiếp khách của cơ quan, xí nghiệp, người Thư ký có vai trò cực kỳ quan trọng. Thư ký là người đại diện đầu tiên của cơ quan, xí nghiệp thay mặt lãnh đạo để bươc đầu giải quyết công việc cho khách. Đối với khách, ấn tượng đầu tiên của khách do người Thư ký tạo nên. Những ấn tượng tốt luôn luôn tạo ra sự đánh giá tốt. Hiệu quả trong hoạt động tiếp khách của người Thư ký sẽ có ảnh hưởng tới hiệu quả công việc của lãnh đạo và khả năng thực hiện mục đích giao tiếp của khách. Vì vậy một trong những yêu cầu đối với người Thư ký là phải tạo ra những ấn tượng tốt ngay từ những phút đầu tiên tiếp xúc. Khi khách đến điều đầu tiên và đựơc coi là lễ nghi giao tiếp không thể thiểu đó là người Thư ký phải chào hỏi khách một cách niềm nở, thân thiện, tin tưởng, bình tĩnh, không được hoảng sợ. Sau đó hỏi khách đến từ cơ quan nào, địa chỉ và đến liên hệ công tác về việc gì trước khi gặp Thủ trưởng, là khách chào hàng, khách bán hàng, khách mua hàng hiện có, hay khách mua hàng tương lai. Khi khách đã trình bày rõ ràng thì tùy theo mức độ quan trọng của công việc mà người Thư ký đưa ra phương án giải quyết. Nếu là công việc có nội dung đơn giản, nằm trong khả năng có thể trực tiếp giải quyết, thì người Thư ký có thể tự mình giải quyết công việc sau đó thông báo lại với Thủ trưởng một cách ngắn gọn. Ngoài ra Thư ký còn phải biết phân chia các cuộc gặp cho Thủ trưởng. Nếu công việc quan trọng, không thuộc phạm vi giải quyết của Thư ký thì Thư ký phải xin ý kiến Thủ trưởng và cho gặp Thủ trưởng khi đã được Thủ trưởng đồng ý. Thường thì công việc quan trọng Thủ trưởng là người giải quyết nhưng phải có sự hỗ trợ đắc lực của người Thư ký. * Khi Thủ trưởng đi công tác vắng: Đây là trường hợp p