Báo cáo thực tập tại công ty TNHH giao nhận xuất nhập khẩu thủ công nghệ Sinh An

CHƯƠNG I : GIỚI THIỆU TỔNG VỀ CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN XUẤT NHẬP KHẨU THỦ CÔNG NGHỆ SINH AN I. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY 1. Giới thiệu về công ty Cùng với việc phát triển nền kinh tế nói chung, ngành giao nhận đã và đang phát triển nhanh chóng nhằm đáp ứng cho nhu cầu vận chuyển hàng hoá qua các nước cũng như trong nội địa được thuận lợi nhất. Hội nhập xu thế chung và với những kinh nghiệm của mình, công ty TNHH giao nhận xuất nhập khẩu thủ công nghệ Sinh An ra đời với mong muốn cung cấp cho khách hàng những sản phẩm, dịch vụ bảo đảm chất lượng dịch vụ khách hàng tốt nhất. Nắm bắt được tình hình đó, công ty TNHH giao nhận xuất nhập khẩu Sinh An (SAEHAN) ra đời, với mục đích là đem lại cho khách hàng – những nhà xuất nhập khẩu Việt Nam và nước ngoài những dịch vụ tốt nhất, thoả mãn nhất, góp phần làm cho việc xuất nhập khẩu hàng hoá trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn. SAEHAN là một doanh nghiệp trẻ, đầy tiềm năng và năng động, với đội ngũ nhân viên trẻ năng động và chuyên nghiệp cùng ban lãnh đạo nhiều kinh nghiệm trong ngành. TÊN CÔNG TY: CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN XUẤT NHẬP KHẨU THỦ CÔNG NGHỆ SINH AN. TÊN GIAO DỊCH : SINH AN EXPORT EXCHANGE HANDICRAFT COMPANY LIMITED. MÃ SỐ THUẾ: 0305130571. TRỤ SỞ CHÍNH: 86/6 PHỔ QUANG, P.2, Q.TÂN BÌNH. ĐT: 08.8446582-08.8446577; FAX: 08.8456133. 2. Qúa trình hình thành và phát triển của Công ty Sinh An là hình thức Công ty TNHH được đăng ký giấy phép kinh doanh vào ngày 25/06/2007. Công ty bao gồm 2 thành viên góp vốn theo phương thức lời cùng hưởng, lỗ cùng chịu theo tỷ lệ đóng góp vốn của từng thành viên. Vốn điều lệ lúc đăng ký kinh doanh là 3 tỷ VNĐ, nhưng chỉ sau vài tháng hoạt động kinh doanh có lãi công ty đã tăng vốn điều lệ lên tới 4 tỷ VNĐ. Là một doanh nghệp nhỏ, trẻ, với số lượng nhân viên là 15 người nhưng công ty đã thu hút, guy tụ được một đội ngũ cán bộ quản lý và nhân viên giàu kinh nghiệm, thông thạo nghiệp vụ, cho nên dù là một doanh nghiệp mới thành lập nhưng hiệu quả hoạt động của công ty đạt được rất khả quan, từ đó mang lại thu nhập bình quân cho nhân viên khá ổn định ( 1.900.000 đồng/tháng) và công ty ngày càng phát huy uy tín của mình trên thương trường cho đến nay. Từ khi ra đời đến nay, tuy thời gian không lâu, nhưng công ty SAEHAN đã có được chỗ đứng trong ngành giao nhận, từng bước tạo cho mình một hình ảnh đầy uy tín trên thương trường thông qua hiệu quả công việc mà công ty mang lại cho khách hàng. Với mô hình ban đầu chỉ kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hoá, gom hàng, đến nay, SAEHAN đã phát triển thêm dịch vụ làm đại lý hãng tàu. II. CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ TÌNH HÌNH NHÂN SỰ BỘ PHẬN GIAO NHẬN BỘ PHẬN CHỨNG TỪ PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH PHÓ GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC 1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy NHẬN XÉT : Các bộ phận trong công ty được phân chia một cách rõ ràng, cụ thể. Các nhân viên đều có sự chỉ đạo làm việc của các cấp trên nên việc theo dõi hoạt động khá dễ dàng. Phòng Giao Nhận là phòng chủ lực của công ty với đội ngũ các bộ trẻ năng động, cầu tiến và có tinh thần sáng tạo. Tuy nhiên, sự phân bổ và nguồn nhân lực còn chưa hợp lý. Phòng Giao Nhận đảm trách quá nhiều công việc, tuy được xem là chiếm phần lớn trong tổng số CB-CNV nhưng số lượng nhân viên vẫn còn quá ít. Tóm lại, tình hình nhân sự của công ty khá ổn định, việc tổ chức hoạt động nhân sự của công ty hợp lý. 2. Chức năng và nhiệm vụ của phòng giao nhận - Tiến hành tổ chức thực hiện công việc giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu của công ty. - Tiến hành việc tổ chức tàu, làm thủ tục giao nhận hàng hoá, thuê phương tiện vận chuyển hàng hoá từ tàu về kho. - Nắm thời gian, số lượng, chủng loại hàng hoá xuất nhập khẩu. - Có đủ trình độ nghiệp vụ chuyên môn để thể hiện việc tổ chức giao nhận hàng. Mối quan hệ của bộ phận giao nhận: - Phối hợp chặt chẽ trong phòng kinh doanh để tổ chức việc giao nhận hàng hoá. - Phối hợp với phòng kế toán trong việc thanh toán các chi phí cho việc giao nhận. - Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám Đốc về việc kinh doanh của công ty. Phần lớn doanh thu của công ty là từ hoạt động của bộ phận giao nhận với đội ngũ nhân viên đầy kinh nghiệm và năng động. Giám đốc phân công nhiệm vụ của nhân viên một cách rất linh động: mỗi người được phân công thực hiện các hợp đồng giao nhận, thủ tục hải quan, kiểm hóa,… cho các lô hàng của một số khách hàng nhất định, bất kể đó là hàng Air hay hàng Sea. Khách hàng có tiềm năng lớn được giao cho nhân viên có kinh nghiệm theo dõi, khách hàng nhỏ hơn thì nhân viên ít thành thạo hơn chịu trách nhiệm, đôi khi rất linh động hoán đổi khi cần thiết. Nhưng tất cả đều hỗ trợ, người đi trước giúp đỡ người đi sau, người đi sau học hỏi người đi trước, tất cả đoàn kết với nhau, cùng nhau hoàn thành nhiệm vụ được giao. III. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY 1. Tình Hình Và Kết Quả Hoạt Động Kinh Doanh Của Công Ty Sơ lược về thị trường: Các công ty vận tải giao nhận hàng hoá quốc tế tồn tại được trên cơ sở sự phát triển của các công ty hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Thị trường của SAEHAN chủ yếu là các nước Châu Á, trong đó, chiếm tỷ trọng lớn nhất là Hàn Quốc, Singapore, Indonesia… Riêng đối với thị trường Châu Mỹ, công ty cũng có những khách hàng lớn ở Hoa Kỳ và một số nước Nam Mỹ. Ngoài ra, ÚC cũng là một thị trường đầy tiềm năng mà công ty đang khai thác. Để có cái nhìn gần gũi hơn, đánh giá được chính xác hơn tình hình kinh doanh của công ty trong quá trình thực tập, em xin phân tích các số liệu kinh doanh theo tháng, cụ thể là 2 quý cuối năm 2007 và quý đầu năm 2008: Bảng 1: KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY THEO QUÝ ĐVT : triệu VNĐ Quý Quý 3 năm 2007 Quý 4 năm 2007 Quý 1 năm 2008 Doanh thu 1.050,045 100.00% 1.165,690 111.10% 1.425,230 138.30% Chi phí 578,570 100.00% 631,960 109.22% 712,720 123.19% Nhận xét : Qua bảng trên, ta thấy doanh thu của công ty đều qua các quý. Từ quý 3 năm 2007 đến quý 4 năm 2007, doanh thu có tăng nhưng tăng chậm vì công ty đang ở giai đoạn mới thành lập, còn gặp phải nhiều khó khăn về mọi mặt, chưa có nhiều khách hàng, dịch vụ còn chưa phát triển toàn diện. Từ quý 4 năm 2007 đến quý 1 năm 2008, công ty đã phần nào có chỗ đứng và tạo dần được vị thế riêng cho mình tuy thời gian không dài. Hơn nữa, với những sự kiện nổi bật liên tục xảy ra thể hiện Việt Nam đang hoà nhập mạnh mẽ vào kinh tế thế giới, các chính sách thông thoáng của Nhà Nước đã đẩy mạnh khối lượng hàng hoá xuất nhập vào Việt Nam. Đây là cơ hội mà SAEHAN đã ra sức nắm bắt để tìm cho mình những khách hàng lớn, đầy tiềm năng để hợp tác lâu dài. Chi phí cũng ngày một ít hơn do đã có những đối tác quen, được hưởng các ưu đãi về các dịch vụ vận chuyển hàng hoá cũng như cước tàu… tình hình kinh doanh nhìn chung khả quan, mức gia tăng doanh thu luôn cao hơn mức tăng chi phí. Điều này cho thấy lợi nhuận của công ty cũng không ngừng tăng. Bảng 2: TÌNH HÌNH DOANH THU XUẤT NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY ĐVT : triệu VNĐ Quý Quý 3 năm 2007 Quý 4 năm 2007 Quý 1 năm 2008 Nhập khẩu 714,029 100.00% 765,628 107.23% 926,400 129.74% Xuất khẩu 336,016 100.00% 400,062 119.06% 498,830 148.45% Tổng 1.050,045 100.00% 1.165,690 111.10% 1.425,230 123.19% Nhận xét : Doanh thu của hàng xuất và nhập khẩu đều tăng qua các quý. Đối với hàng nhập khẩu, mức độ tăng khá đều do nguồn khách hàng ổn định. Hàng nhập và xuất khẩu, từ quý 4 năm 2007 đến quý 1 năm 2008 doanh thu tăng khá mạnh, đặc biệt là hàng nhập khẩu do tình hình chung của ngành giao nhận rất khả quan, được nhà nước tạo mọi điều kiện để phát triển, cũng như đang được phát triểnsong hành với các doanh nghiệp xuất khẩu ở Việt Nam. Bảng 3 : CƠ CẤU HÀNG XUẤT NHẬP TẠI CÔNG TY ĐVT : % Mặt hàng Nhập khẩu Xuất khẩu Quý 3 năm 2007 68.00 32.00 Quý 4 năm 2007 65.68 34.32 Quý 1 năm 2008 65.00 35.00 Tổng 66.08 33.92 Nhận xét : Qua bảng 3, ta thấy rằng tỷ trọng hàng nhập khẩu luôn cao hơn hàng xuất khẩu do hầu hết khách hàng của công ty là các nhà máy sản xuất tại nhiều khu công nghiệp. Họ nhập thường xuyên các mặt hàng máy móc thiết bị để đầu cơ sở vật chất, phụ vu sản xuất. Còn hàng xuất khẩu chiếm tỷ trọng nhỏ do các thủ tục hải quan đối với hàng xuất đơn giản nên doanh nghiệp thường tự mình làm thủ tục hải quan, SAEHAN chủ yếu làm công việc book tàu cho khách hàng, đôi khi có làm thủ tục hải quan nếu có yêu cầu. Tuy nhiên, hàng xuất khẩu có xu hướng tăng dần, chứng tỏ tình hình xuất khẩu của Việt Nam đang rất khả quan và hứa hẹn cho SAEHAN nhiều cơ hội phát triển. 2. Lĩnh Vực Hoạt Động Kinh Doanh Của Công Ty Chức năng hoạt động theo giấy phép: - Giao nhận hàng hoá trong và ngoài nước. - Kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng thủ công nghệ, đồ gỗ, các loại máy móc thiết bị phục vụ cho sản xuất nông nghiệp, công nghiệp và dịch vụ. - Hoạt động xuất nhập khẩu uỷ thác. Các lĩnh vực đang hoạt động: - Nhập khẩu những mặt hàng máy móc thiết bị để đầu tư lại cơ sở vật chất, nhà xưởng và nguyên liệu để sản xuất. - Giao nhận chuyên xử lý các mặt hàng lạ, nặng thô sơ. - Làm đại lý hãng tàu. 3. Phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới Công ty sẽ tiếp tục phát huy các dịch vụ giao nhận trọn gói và giao nhận hàng lẻ, tuyển thêm nhân viên có kinh nghiệm vào các vị trí đúng chuyên môn của họ. Chú trọng mãng làm đại lý hãng tàu. Phấn đấu là chiếc cầu nối thông tin giữa các ngành hữu quan trong ngoại thương, duy trì liên lạc giữa nhà xuất khẩu với khách hàng nước ngoài, các đại lý vận tải, các tổ chức trung gian như đại lý hải quan, môi giới thuê tàu, ngân hàng, bảo hiểm……đi xa hơn nữa là thay mặt chủ hàng tham gia, tổ chức toàn bộ quá trình đàm phám – mua bán – vận chuyển. Tạo mối liên hệ chặt chẽ giữa các chủ hàng – đơn vị vận tải – giao nhận để ưu tiên dành hàng hoá để đạt lãi nhiều hơn, hạn chế sự thiệt thòi khi làm đại lý đơn thuần cho phía nước ngoài. Mở chi nhánh của riêng mình ở nước ngoài. VI. THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN 1. Thuận Lợi - Công ty có trụ sở ở đường phổ quang, q.Tân Bình gần nhiều hãng tàu và các công ty kinh doanh sản xuất thương mại. - Là doanh nghiệp kinh doanh có uy tín với khách hàng trong và ngoài nước, tạo được sự tin cậy nơi họ. Những bạn hàng cũ thì duy trì được mối quan hệ lâu dài và tìm được thêm những khách hàng mới và thiết lập quan hệ với công ty. - Công ty đã mở rộng được thị trường trong và ngoài nước nhờ có mối quan hệ tốt đẹp với các ngân hàng và các đơn vị chức năng có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu. - Đội ngũ nhân viên giao nhận làm việc năng động, có kinh nghiệm và thường xuyên được đào tạo. Ngoài thuận lợi chủ quan còn có thuận lơi khách quan như sau: - Hệ thống ngân hàng thanh toán ngày càng nhiều và được đa dạng hoá, thủ tục được sử dụng góp phần đáng kể trong thanh toán. - Hiện nay thủ tục hải quan cảng sài gòn khu vực I hiện nay được cải tiến theo hướng giảm thiểu các khâu thủ tục. Cụ thể là phối hợp ba khối công việc trước đây gồm đăng ký tờ khai, kiểm hoá, thuế độc lập nhau giờ thì gộp lại một, tạo nên dâu chuyền khép kín, tăng số cửa tra hồ sơ giúp đẩy nhanh nhiệp độ giao nhận, nhờ vậy việc đăng ký cũng thông thoáng hơn, thời gian hoàn thành một bộ hồ sơ giảm gần một nửa thời gian. - WTO đựơc ký kết tạo lượng hàng hoá xuất nhập khẩu tăng đáng kể nhất là đối với hàng nhập khẩu, hoạt động thương mại quốc tế được xúc tiến mạnh mẽ hơn bao giờ hết, đây là một cơ hội rất lớn với công ty. - Các chính sách ưu đãi của nhà nước đối với các doanh nghiệp Việt Nam, trong đó có doanh nghiệp giao nhận đã khuyến khích, giúp các doanh nghiệp tự tin hơn trên thương trường, từ đó tạo sự tăng trưởng cho mình. - Việt Nam là thành viên của các tổ chức kinh tế khu vực và kinh tế APEC, AFFTA, ASEAN,WTO… đã mở ra hàng loạt cơ hội mới. 2. Khó Khăn - Công ty chưa có kho bãi, buộc phải thuê kho bãi để lưu kho hàng hoá vì thế công ty phải mất một khoản chi phí lớn cho việc thuê kho bãi. - Chưa có đội xe container nên đôi lúc đã làm chậm quá trình giao nhận vì không có xe để giải phóng hàng. - Kinh nghiệm và nghiệp vụ của các nhân viên làm chứng từ chưa giỏi nên khi lập chứng từ vẫn còn sai xót làm ảnh hưởng đến quá trình giao nhận chậm hơn so với kế hoạch. - Hoạt động Marketing xuất khẩu của công ty chưa được quan tâm đúng mức do đó công tác khai thác thị trường trong và ngoài nước là vấn đề còn non yếu của công ty. - Biểu thuế XNK còn nhiều điều bất hợp lý, mã số khai báo chưa rõ ràng dẫn đến có khuất mắc giữa công ty và Hải Quan. - Văn phòng của công ty còn hơi chật, thiết bị cũ, nằm quá xa các cảng và nơi hàng di lý. - Công ty tập trung vào NK theo điều kiện CIF dẫn đến : + Không sử dụng được các dịch vụ của cơ quan thuê tàu, giao nhận, bảo hiểm…như vậy không phát triển lực lượng tàu buôn trong nước và tiêu hao nhiều ngoại tệ liên quan đến việc chuyên chở. + Không chủ động trong việc lựa chọn người chuyên chở, phương tiện chuyên chở hàng hoá. + Không chủ động thời gian giao hàng - Xăng dầu, lạm pháp gia tăng chưa đảm bảo tốt cho nhân viên giao nhận. - Công ty chưa chú tâm vào việc xuất khẩu(đa số nguồn thu của công ty dựa vào nhập khẩu. CHƯƠNG II : TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU CHUYÊN CHỞ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY SINH AN I. CÁC CHỨNG TỪ LIÊN QUAN ĐẾN LÔ HÀNG NHẬP KHẨU 1. Vận đơn (Bill of Lading B/L) Có hai loại: * Vận đơn người chuyên chở : Ocean Bill of Lading (OB/L) hoặc Master Bill of Lading (MB/L) là vận đơn mà hãng tàu ở nước ngoài cấp cho đại lý giao nhận chứng nhận thực sự đã xếp hàng lên tàu và được vận chuyển về Việt Nam. Nội dung bao gồm: + Tên người nhận hàng là SAEHAN. + Tên người thông báo (Notify party) có thể là chủ hàng thực sự hoặc có thể là SAEHAN. + Các chi tiết về hàng hoá . * Vận đơn cuả người giao nhận (House Bill of Lading): là loại vận đơn mà công ty giao nhận ở nước ngoài phát hành cho người gửi hàng (nhà xuất khẩu). + Vì chỉ là HB/L nên chỉ có giá trị xuất trình với đại lý giao nhận SAEHAN mà không thể xuất trình tại hãng tàu chuyên chở để nhận hàng trực tiếp trừ phi trong Manifest của hãng tàu có ghi rõ ở ô Consignee là To the order of the hold Original B/L no ...of... Trên mặt sau của ba bản vận đơn gốc có đầy đủ các đíều khoản ghi nhận trách nhiệm của người giao nhận với chủ hàng. 2. Giấy báo nhận hàng * Là giấy báo cho chủ hàng đến nhận hàng . Có hai loại giấy báo nhận hàng: + Giấy báo nhận hàng của hãng tàu gửi cho người giao nhận (SAEHAN). + Giấy báo nhận hàng của SAEHAN gửi cho chủ hàng thực sự có tên trên HB/L. * Nội dung bao gồm: + Tên người nhận hàng, nếu không có tên trên phần đề Consignee hoặc đề là theo lệnh của ngân hàng thì phải thông báo đến tên người phần Notify party. + Tên tàu, số chuyến, ngày đến cảng Việt Nam. + Số vận đơn. + Tên hàng, số kiện, khối lượng, trọng lượng. + Ghi ngày gửi giấy báo nhanä hàng để tránh tranh chấp sau này . + Số tiền cước phải trả nếu là cước trả sau (Freight collect). Nếu quá thời hạn quy định trên giấy báo nhận hàng mà người nhận hàng chưa lấy hàng thì sẽ bị hãng tàu phạt (mức phatï này thường do các hãng tàu quy định) 3. Lệnh giao hàng ( Delivery Order) Là một chứng từ của hãng tàu hoặc của người giao nhận. Căn cứ vào nội dung D/O người phụ trách kho bãi sẽ giao hàng hoá * Lệnh giao hàng có 2 loại : + Lệnh giao hàng của hãng tàu (Mater Delivery Order) ghi tên người nhận hàng và người giao nhận SAEHAN. + Lệnh giao hàng của người giao nhận (Forwarding Delivery Order) ghi tên người nhận là chủ hàng thực sự của lô hàng. * Nội dung của lệnh giao hàng: + Cảng mà tàu cập bến : ví dụ : Tân cảng, Cát Lái, Khánh hội … + Tên người nhận hàng. + Tên tàu, số chuyến, cảng xuất phát . + Số vận tải đơn trên OB/L . + Tên hàng, số kiện, trọng lượng khối lượng. + Số container . Nếu là nguyên container thì phải ghi rõ cả số seal. * Hiệu lực pháp lý của lệnh giao hàng : + Yêu cầu cảng vụ và kho bãi giao hàng cho người có tên trên lệnh. + Là chứng từ để làm thủ tục hải quan. + Căn cứ vào lệnh giao hàng bộ phận Thương vụ và Kho hàng của Cảng. + Làm phiếu xuất kho. * Số bản lệnh giao hàng phát hành: Lệnh giao hàng của hãng tàu giao cho SAEHAN gồm 04 bản: - Một bản lưu tại hãng tàu. - Một bản trình cho hải quan - Một bản trình cho thương vụ cảng. - Một bản trình cho bộ phận kho hàng của cảng. 4. Giấy Ủy Quyền ( Letter of Authority L/A) Nếu toàn bộ lô hàng của một chủ hàng thì Công ty sẽ cấp cho chủ hàng giấy ủy quyền thay mặt Công ty để nhận hàng * Nội dung của giấy ủy quyền: + Tên đại lý giao nhận gửi hàng cho Công ty (Shipper trên Ocean Bill of Lading). + Tên tàu, số chuyến, cảng đến, ngày đến Việt Nam. + Số vận đơn trên Ocean Bill of Lading. + Sơ lược về hàng hóa, tên người được ủy quyền đến nhận hàng (là chủ hàng thực sự trên House Bill of Lading). * Số bản giấy ủy quyền được phát hành : 3 bản + Một bản lưu tại Công ty. + Một bản để khai hải quan. + Một bản trình cho Thương vụ cảng và bộ phận Kho hàng để lấy Lệnh xuất kho 5. Bản Lược Khai Hàng Hoá ( Manifest / Cargo Manifest) : Là bản liệt kê các loại hàng đã xếp lên tàu để vận chuyển đến các cảng do đại lý và đại lý giao nhận tại cảng xếp hàng căn cứ vào vận tải đơn lập nên Nội dung, giá trị pháp lý, các trường hợp sử dụng Manifest tương tự như quy trình hàng xuất. 6. Đơn xin đề nghị chuyển cửa khẩu Là đơn gửi cho Hải Quan nơi mở tờ khai, nó thể hiện đầy đủ các nội dung ví dụ tên công ty đề nghị đơn, số vận đơn, tên tàu, chuyến, tên hàng, lượng hàng, trị giá, số hiệu container, số sea