Báo cáo thực tập tại công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại – dịch vụ m.t.l

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ M.T.L Quá trình hình thành và phát triển của Công Ty M.T.L Lịch sử hình thành: Sự giao thương giữa các nước ngày càng phát triển dẩn đến sự đòi hỏi của thị trường về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, cũng như nhu cầu chuyên chở hàng hóa cũng không ngừng phát triển theo. Trên thực tế cho thấy bản thân các nhà kinh doanh xuất nhập khẩu không thể thực hiện đầy đủ và hiệu quả nhất việc đưa hàng hóa của mình ra nước ngoài và ngược lại do sự hạn chế trong chuyên môn và nghề nghiệp. Chính vì vậy việc ra đời của các Công ty dịch vụ giao nhận vận tải đang là nhu cầu cần thiết. Và công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ M.T.L cũng là một trong những công ty ra đời trong hoàn cảnh trên. Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ M.T.L, là một Công ty tư nhân với 100% vốn trong nước. Công ty được thành lập năm 2003 theo Giấy phép kinh doanh số 4102019936 đăng ký ngày 29 tháng 1 năm 2004 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp. Tên giao dịch tiếng Việt: CÔNG TY TNHH Thương mại và dịch vụ M.T.L Tên giao dịch quốc tế: M.T.L CO.,LTD Vốn điều lệ: 1.000.000.000 VNĐ Trụ sở chính :28I Mai Thị Lựu – Phường Đa Cao – Quận 1 – Thành phố Hồ Chí Minh Điện thoại: (84)-8 38208093 Fax: (84)-8 38208091 Website: www.mtl-vn.com Mã số thuế: 0303190303 Số tài khoản (VND) : 007.100.1336942 (USD) : 007.137.1337022 Tại ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam 1.1.2 Quá trình phát triển: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ M.T.L là một công ty tư nhân, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, hạch toán độc lập. Cũng như các Công ty dịch vụ khác, công ty luôn lấy phương châm: “Đảm bảo uy tín, phục vụ nhanh chống, an toàn chất lượng, mọi lúc mọi nơi” làm phương châm phục vụ khách hàng. Chính vì thế trong hơn 6 năm hoạt động , công ty đã tạo dựng cho mình một vị thế khá vững trong ngành dịch vụ giao nhận và đã được nhiều khách hàng lớn cả trong, ngoài nước tin cậy và chọn lựa. Công ty không những mở rộng được mạng lưới kinh doanh mà còn đẩy mạnh các loại hình kinh doanh như: đại lý vận tải quốc tế, vận tải nội địa, dịch vụ khai thuế Hải quan, xuất nhập khẩu ủy thác, dịch vụ gom hàng… Ngoài văn phòng chính Công ty còn có hai chi nhánh khác ở phía Bắc: Chi nhánh tại Hà Nội: Địa chỉ : Trung tâm thương mại CBC – Số 3B – Đường Đặng Thái Thân – Quận Hoàn Kiếm – Hà Nội Điện thoại : (84)- 4 39333873 Fax : (84)-4 39333876 Email : haninfo@mtl-vn.com Chi nhánh tại Hải Phòng: lầu 2 Km 104+200 Đại lộ Nguyễn Bỉnh Khiêm – Phường Đông Hải – Quận Hải An – TP Hải Phòng Điện thoại : (84)- 31 33221456 Fax : (84)- 31 33741074 Email : hpginfo@mtl-vn.com 1.2 Chức năng và phạm vi hoạt động của Công ty: 1.2.1 Chức năng của Công ty: Công ty thực hiện một số công việc liên quan đến quá trình vận tải và giao nhận hàng hóa như: đưa hàng ra cảng, làm thủ tục Hải quan, tổ chức xếp dỡ, giao hàng cho người nhận tại nơi quy định, họat động ủy thác xuất nhập khẩu. Ngoài chức năng chính là giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển và đường hàng không. Công ty còn đảm nhận thêm những dịch vụ khác như: thu gom và chia lẻ hàng, khai thuế Hải quan, tư vấn về hợp tác đầu tư, gia công, kinh doanh hàng xuất nhập khẩu... 1.2.2 Phạm vi hoạt động của Công ty: a, Dịch vụ vận tải: - Vận tải nội địa - Đại lý vận tải quốc tế bằng đường biển và đường hàng không b, Lĩnh vực thương mại: - Nhập khẩu hàng hóa - Xuất khẩu hàng hóa - Ký kết hợp đồng thương mại c, Dịch vụ giao nhận: - Giao nhận hàng hóa nội địa - Đại lý giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển, hàng không, đường bộ - Dịch vụ gom hàng - Dịch vụ thủ tục hàng hóa XNK, hàng chuyển cửa khẩu v.v… - Dịch vụ ủy thác XNK 1.3 Cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự của Công ty 1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG XNK PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KẾ TOÁN BỘ PHẬN GIAO NHẬN BỘ PHẬN CHỨNG TỪ 1.3.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban: Như sơ đồ trên, ta nhận thấy cơ cấu tổ chức của công ty như là một hệ thống được liên kết một cách chặt chẽ. Đứng đầu công ty là Giám Đốc, dưới là Phó Giám đốc và dưới Phó Giám Đốc là các phòng ban. Nhìn chung công ty được tổ chức theo mô hình kinh doanh rộng. Theo mô hình quản lý trên thì các vấn đề phát sinh trong các bộ phận chức năng sẽ do cán bộ phụ trách chức năng quản lý. Đối với những vấn đề chung của công ty sẽ có sự bàn bạc giữa Giám Đốc và Phó Giám Đốc, Giám đốc sẽ là người đưa ra phương hướng giải quyết cuối cùng và hoàn toàn chịu trách nhiệm về quyết định của mình. Phó Giám Đốc : là người thay mặt Giám đốc điều hành công việc theo chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc, có trách nhiệm đôn đốc thực thi các hoạt động kinh doanh, hổ trợ Giám đốc trong quản lí và hoạch định. Phòng xuất nhập khẩu bao gồm bộ phận giao nhận và bộ phận chứng từ, đây là phòng có vị trí quan trọng nhất trong cơ cấu tổ chức của công ty, trực tiếp nhận các hợp đồng xuất nhập khẩu, hợp đồng ủy thác, phân công cho các nhân viên thực hiện công việc một cách hiệu quả và nhanh chống. Bộ phận giao nhận : bộ phận này trực tiếp tham gia hoạt động giao nhận, chịu trách nhiệm hoàn thành mọi thủ tục từ khâu mở tờ khai đến khâu giao hàng cho khách hàng của công ty. Với đội ngủ nhân viên năng động, được đào tạo thành thạo nghiệp vụ chuyên môn. Có thể nói phòng giao nhận giữ vai trò trọng yếu trong việc tạo uy tín với khách hàng Bộ phận chứng từ : theo dõi, quản lý lưu trữ chứng từ và các công văn. Soạn thảo bộ hồ sơ Hải quan, các công văn cần thiết giúp cho bộ phận giao nhận hoàn thành tốt công việc được giao. Thường xuyên theo dõi quá trình làm hàng, liên lạc tiếp xúc với khách hàng để thông báo những thông tin cần thiết cho lô hàng. Phòng kinh doanh : tổ chức và điều hành các hoạt dộng kinh doanh của công ty, đồng thời có nhiệm vụ nghiên cứu, khảo sát thị trường, chủ động tìm kiếm khách hàng mới. Phòng kinh doanh có vai trò rất quan trong trong hoạt động của công ty, góp phần mở rộng thị phần, đem lại nhiều hợp đồng có giá trị cho công ty. Phòng kế toán : hoạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kế toán phát sinh, báo cáo các số liệu chính xác định kỳ, theo dõi và tổ chức cho hoạt động kinh doanh liên tục và hiệu quả, chi tạm ứng cho nhân viên giao nhận hoàn thành công tác. Các chi nhánh chịu sự quản lý trực tiếp của văn phòng chính. Dưới sự quản lý gián tiếp của Giám đốc và sự quản lý trực tiếp của Phó Giám đốc đối với từng phòng ban, từng cá nhân đã làm cho hoạt động của công ty ngày càng trở nên nề nếp, đồng bộ và phát triển. 1.3.3 Tình hình nhân sự : Hiện nay công ty có hơn 30 nhân viên rất năng động và nhiều kinh nghiệm, thích ứng nhanh với môi trường, có trình độ lao động và tay nghề khá cao, có tinh thần trách nhiệm cao, đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng. 1.4 Tình hình hoạt động của công ty  1.4.1 Bảng biểu : Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty các năm 2006 - 2008 Đơn vị tính: VNĐ Năm Chỉ tiêu 2006 2007 2008 Doanh thu 1.553.628.637 1.812.420.845 1.997.854.138 Chi phí 776.492.530 1.066.506.329 1.206.235.111 Lợi nhuận trước thuế 777.136.107 745.914.516 791.619.027 Lợi nhuận sau thuế 525.011.993 607.582.075 694.026.329 Nguồn: Phòng Kế toán Qua bảng số liệu ta thấy doanh thu hoạt động của công ty trong 3 năm không ngừng tăng trưởng. Năm 2007 mức tăng doanh thu là: 258.792.208 VNĐ, năm 2008 mức tăng : 185.433.293 VNĐ. So sánh mức tăng doanh thu trong 2 năm 2007 và 2008 ta nhận thấy mức tăng doanh thu năm 2008 giảm 73.295.915 VNĐ so với năm 2007. Nguyên nhân đầu tiên làm cho doanh thu năm 2008 giảm cần xem xét đó là ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế. Do ảnh hưởng kinh tế nên hầu hết mọi hoạt động xã hội của người dân cũng đều ảnh hưởng, tiêu dùng giảm mạnh, các Công ty cũng hạn chế sản xuất do vậy nó ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động xuất nhập khẩu của công ty . Một lý do nửa là do nửa là do sự cạnh tranh của các Công ty đối thủ, ngày càng có nhiều công ty giao nhận ra đời dẩn đến cạnh tranh ngày càng gây gắt hơn. Về vấn đề chi phí thì cũng đã giảm mạnh. Chi phí năm 2008/2007 so với năm 2007/2006 giảm 150.285.017 VNĐ. Nguyên nhân là do năm 2006 đến 2007 công ty đã đầu tư một khoản chi phí lớn để mở rộng phạm vi hoạt động và trang bị thêm một số máy móc thiết bị phục phục cho công tác văn phòng. Còn về lợi nhuận thì công ty vẩn đảm bảo ở mức tăng an toàn. Năm 2007 so với 2006 tăng 82.570.082 VNĐvà năm 2008 so với 2007 tăng 86.444.254 VNĐ. Dù rằng chịu nhiều tác động và ảnh hưởng kinh tế song công ty vẩn đảm bảo được lợi nhuận cho hoạt động của mình. Điều này chứng minh tầm nhìn, chiến lược và hoạch định mà Ban Lãnh đạo của công ty vạch ra là rất đúng đắn. 1.4.2 Cơ cấu thị trường 1.4.2.1 Cơ cấu thị trường xuất khẩu Đơn vị tính: VNĐ Thị trường 2006 2007 2008 Giá trị % Giá trị % Giá trị % Nhật 43.825.650 25,49 68.874.302 34,60 70.069.889 33,10 Đài loan 21.302.135 12,39 24.558.293 12,34 31.894.770 15,07 Thái Lan 19.321.846 11.24 23.541.449 11,83 26.398.131 12,47 Hàn quốc 36.540.129 21,25 39.055.028 19,62 42.441.313 20,05 Malaysia 16.362.865 9,52 15.369.264 7,72 11.498.255 5,43 Thị trường khác 34.592.802 20,11 27.651.193 13,89 29.364.900 13,88 Nguồn :Phòng XNK Qua bản số liệu trên ta nhận thấy thị trường Nhật Bản là thị trường tiềm năng nhất trong lĩnh vực xuất khẩu. Hàng năm công ty đảm nhận dịch vụ xuất sang thị trường này với lượng hàng hóa rất lớn. Những hàng hóa từ thị trường này chủ yếu là dầu thô, dây điện, dây cáp điện, sản phẩm chất dẻo, các linh kiện xuất khẩu, hàng dệt may... Đứng thứ nhì là thị trường Hàn Quốc với phần trăm đáng kể và ngày càng tăng dần qua các năm. Ở thị trường này mặt hàng xuất khẩu chủ yếu ở những năm gần đây là cây cảnh, quần áo và giày dép, gạch…. Có thể nói, thị trường Hàn Quốc là một thị trường khó tính, đòi hỏi cao về chất lượng và mẫu mã sản phẩm. Trong khi đó cơ cấu xuất khẩu của nước ta sang thị trường này ngày càng gia tăng qua các năm, điều này chứng tỏ rằng các sản phẩm của các doanh nghiệp nước ta ngày càng da dạng và phong phú, càng được ưa chuộng và đảm bảo chất lượng sản phẩm đạt tiêu chuẩn quốc tế. Các thị trường khác cũng mang lại mức doanh thu khá cao như Đài loan, Thái Lan, Mailaysia.. 1.4.2.2 Cơ cấu thị trường nhập khẩu Đơn vị tính: VNĐ Thị trường 2006 2007 2008 Giá trị % Giá trị % Giá trị % Nhật 125.638.557 26.61 155.448.259 28.45 199.395.007 29.62 Đài loan 73.451.109 15.56 76.885.901 14.07 82.55.400 12.26 Thái Lan 91.936.482 19.47 123.520.226 22.60 155.901.645 23.16 Hàn quốc 89.667.102 18.99 99.548.248 18.22 95.256.659 14.15 Malaysia 52.257.898 11.07 43.689.926 7.99 59.415.887 8.84 Thị trường khác 39.127.254 8.30 47.359.145 8.67 80.562.278 11.97 Nguồn :Phòng XNK Chủ trương của Nhà nước là luôn khuyến khích xuất khẩu hạn chế nhập khẩu nhưng trên thực tế những năm vừa qua kim ngạch xuất khẩu của nước ta luôn nhỏ hơn kim ngạch nhập khẩu. Cũng chính vì vậy mà doanh thu của hai bảng cơ cấu thị trường lại có số liệu chênh lệch khá lớn. Song nhìn chung về thị trường của hai bảng trên, (ở hai lĩnh vực xuất và nhập khẩu) vẩn là những thị trường củ. Thị trường Nhật Bản luôn đóng vai trò là thị trường tiềm năng cả về xuất khẩu và nhập khẩu. Các thị trường lớn như thị trường các nước ở Châu Âu, châu Mỹ cũng có nhưng số lượng rất ít. Những thị trường này là những thị trường lớn, vậy mà doanh thu thu từ những thị trường này rất hạn hẹp. Vì vậy câu hỏi cần các doanh nghiệp ta đạt ra là làm thế nào để mở rộng quan hệ mua bán với những thị trường này. Có như vậy thì cơ cấu thị trường mới có thể cân bằng hơn, và chia điều hơn giữa các thị trường. CHƯƠNG 2 NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH TM - DV M.T.L 2.1 Giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên contain bằng đường biển 2.1.1 Khái quát chung về giao nhận hàng hóa đường biển bằng container Việc tăng tốc độ kỹ thuật của công cụ vận tải sẽ không đạt hiệu quả kinh tế cao nếu không giảm được thời gian công cụ vận tải dừng ở các điểm vận tải .Yếu tố cơ bản nhất để giảm thời gian dừng lại ở các điểm vận tải là tăng cường cơ giới hóa khâu xếp dỡ ở các điểm vận tải. Một biện pháp quan trọng để giải quyết cơ giới hóa toàn bộ khâu xếp dỡ hàng hóa là tạo ra những kiện hàng lớn thích hợp. Và đó cũng chính là lý do container ra đời. Việc sử dụng container trong hoạt động xuất nhập khẩu đã mang đến rất nhiều thuận lợi như: bảo vệ hàng hóa tối đa hơn, tiết kiệm được chi phí bao bì, giảm được thời gian xếp dỡ và chờ đợi ở cảng, bền và có thể sử dụng nhiều lần và một yếu tố nửa là giúp người vận tải vận dụng được dung tích tàu, giảm trách nhiệm về khiếu nại và tổn thất hàng hóa. Nước ta có nhiều hệ thông cảng biển gồm 114 cảng lớn nhỏ, phân bố dọc theo bờ biển từ Bắc xuống Nam như cảng Hải Phòng, cảng Sài Gòn, VICT, Tân Thuận, Cát Lái…. Hiện nay, theo thống kê thì có khoảng 95% tổng khối lượng hàng hoá buôn bán quốc tế được vận chuyển bằng đường biển. Do vậy việc vận chuyển hàng hóa bằng container đối với việc giao nhận hàng hóa bằng đường biển là rất quan trọng Là một công ty chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hoá, công ty TNHH Thương Mại – Dịch Vụ M.T.L đã tổ chức thực hiện các thủ tục và nghiệp vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển rất chặt chẽ, chuyên nghiệp để tiết kiệm chi phí và thời gian. 2.1.2 Quy trình thực hiện và giao nhận hàng hóa: Quy trình giao nhận lô hàng của Công ty Lôn Đôn Nhận hồ sơ từ Khách hàng Kiểm tra bộ chứng từ Lên tờ khai Hải Quan Giao hàng Cho khách Lấy lệnh (D/O) Đăng kí tờ khai Thanh lí cổng Tính thuế Kiểm hóa 2.1.2.1 Nhận hồ sơ và kiểm tra chứng từ a, Nhận hồ sơ từ khách hàng Công ty M.T.L hoạt động với danh nghĩa là một công ty giao nhận. Khách hàng là Công ty TNHH Lôn Đôn ( địa chỉ: 860 QL1A – Phường Bình Trị Đông – quận Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam). Hai bên đã hợp tác nhiều lần, giao nhận nhiều lô hàng thành công, an toàn và hiệu quả. Trên tinh thần tin cậy lẩn nhau, hai bên đã thỏa thuận một lô hàng mới, như mọi khi Công ty Lôn Đôn là công ty đi thuê dịch vụ, Công ty M.T.L đảm nhận thực hiện dịch vụ và hưởng phí dịch vụ. Dịch vụ này được thực hiện trên cơ sở kí kết Hợp Đồng thương mại giữa CÔNG TY TNHH LÔN ĐÔN (VIỆT NAM) và CÔNG TY YANGZHOU ENKEV HAIR PRODUCTS (TRUNG QUỐC) Sau khi hoàn thành việc giao hàng lên tàu, Công ty YANGZHOU ENKEV HAIR PRODUCTS sẽ gởi các chứng từ cần thiết cho Công ty LÔN ĐÔN. Công ty LÔN ĐÔN sẽ nhận và kiểm tra bộ chứng từ xuất hàng của công ty YANGZHOU ENKEV HAIR PRODUCTS. Sau đó Công ty LÔN ĐÔN sẽ bàn giao những chứng từ này cho công ty M.T.L bao gồm: hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và thông báo hàng đến do hãng tàu WAN HAI gởi, giấy giới thiệu. Tùy vào từng lô hàng mà các chứng từ yêu cầu sẽ khác nhau. v Hợp đồng thương mại: Người nhập khẩu: CÔNG TY TNHH LÔN ĐÔN - 860 QL1A – PHƯỜNG BÌNH TRỊ ĐÔNG A – QUẬN BÌNH TÂN – TP HỒ CHÍ MINH – VIỆT NAM Người xuất khẩu: YANGZHOU ENKEV HAIR PRODUCTS CO.,LTD – GUOCUN TOWN – JIANGDU CITY – JIANGSU – CHINA Hợp đồng nhập khẩu số: EK/LC/0901 ký ngày 1/4/2009 Hợp đồng thương mại có nội dung như sau: Tên hàng: Nệm và gối cao su các loại (hàng mới 100%) Số lượng: 1034 cái Trị giá hợp đồng: 9100 USD Thanh toán bằng phương pháp chuyển tiền bằng điện (TT) bằng việc bên nhập khẩu sẽ thanh toán 100% trị giá lô hàng trong vòng 60 ngày kể từ ngày giao hàng. Trọng lượng 1500 kg (107 kiện) Cảng xếp hàng: SHANGHAI (TRUNG QUỐC) Cảng dỡ hàng: TÂN CẢNG (TP HCM – VIỆT NAM) Thời gian giao hàng: trong vòng 60 ngày kể từ ngày hợp đồng được kí kết Chuyển tải: được phép Giao hàng từng phần: không được phép v Hóa đơn thuong mại (Invoice) và phiếu đóng gói (packing list) Người gửi hàng: YANGZHOU ENKEV HAIR PRODUCTS CO.,LTD – GUOCUN TOWN – JIANGDU CITY – JIANGSU – CHINA Người nhận hàng: CÔNG TY TNHH LÔN ĐÔN - 860 QL1A – PHƯỜNG BÌNH TRỊ ĐÔNG A – QUẬN BÌNH TÂN – TP HỒ CHÍ MINH – VIỆT NAM Bên thông báo: người nhận hàng (SAME AS CONSIGNEE) Cảng xếp hàng: SHANGHAI (TRUNG QUỐC) Cảng dỡ hàng: TÂN CẢNG (TP HCM – VIỆT NAM) Số hóa đơn: 090401 Ngày phát hành hóa đơn: 1/4/2009 Số hợp đồng: EK/LC/0901 wTrên hóa đơn (invoice): Chi tiết hóa đơn như đính kèm trong phụ lục chứng từ wTrên phiếu đóng gói (packing list): Chi tiết phiếu đóng gói như đính kèm trong phụ lục chứng từ. Invoice và Packing list là những chứng từ quan trọng và cần thiết để nhận được hàng. Vì vậy nên khi lên tờ khai nhân viên giao nhận sẽ phải kiểm tra thật kỹ, thật chính xác chứng từ này. Nếu có sai sót thì yêu cầu tu chỉnh ngay để đảm bảo tính chính xác của chứng từ, cũng như đảm bảo tiến độ của việc làm hàng. v Giấy thông báo hàng đến: Gởi đến Công ty TNHH LÔN ĐÔN Địa chỉ: 860 QL1A – PHƯỜNG BÌNH TRỊ ĐÔNG A – QUẬN BÌNH TÂN – TP HỒ CHÍ MINH – VIỆT NAM Tên tàu: MAENAM BRIDGE – số chuyến V.S316 Cập cảng ngày: 13/4/2009 Cảng đến: Tân Cảng Vận tải đơn số: BMOU2009884 Số seal: 518272 Số lượng: 1 X Container (1X 20’) Tên hàng hóa: nệm và gối cao su các loại Trọng lượng: 1.500.000 KG Giấy giới thiệu: Được đóng dấu và có chữ ký của giám đốc công ty Lôn Đôn, đảm bảo quyền lợi cho nhân viên của công ty M.T.L thay mặt công ty Lôn Đôn khi làm việc với Hãng tàu cũng như Hải quan. b, Kiểm tra chứng từ: Sau khi nhận được bộ chứng từ từ công ty LÔN ĐÔN, (chứng từ này đã được công ty LÔN ĐÔN kiểm tra tính hợp lệ và phù hợp so với hợp đồng hai bên đã ký kết). Trên cơ sở các chứng từ nhận được, nhận viên giao nhận của công ty M.T.L sẽ phải tiến hành kiểm tra thật kỹ bộ chứng từ bằng cách kiểm tra thật kỹ bộ chứng từ cả về nội dung lẫn hình thức ( kiểm tra tính hợp lý của chứng từ, nhân viên bắt đầu kiểm tra thật kỹ hợp đồng, trên cơ sở hợp đồng nhân viên tiếp tục kiểm tra các giấy tờ khác như hóa đơn, phiếu đóng gói xem có phù hợp với hợp đồng hay không. Nếu có sai sót nhân viên sẽ thông báo liền cho phía công ty Lôn Đôn để công ty thông báo lại cho công ty xuất khẩu chỉnh sửa các chứng từ cho phù hợp ). Nếu khi kiểm tra các chứng từ và nhận thấy không có sai sót gì nhân viên công ty M.T.L sẽ tiến hành lên tờ khai hàng hóa nhập khẩu (bao gồm cả phụ lục vì lô hàng này có nhiều mặt hàng), tiếp theo chuyển bộ chứng từ đầy đủ ngược lại cho Công ty LÔN ĐÔN kiểm tra, ký tên và đóng dấu. Nhân viên của công ty M.T.L sẽ sử dụng toàn bộ chứng từ đã được ký trên để thực hiện quá trình làm hàng. Việc kiểm tra chi tiết các chứng từ rất cần thiết, nó giúp người giao nhận hình dung rõ hơn về lô hàng mình đang làm, tránh được những sai sót và bảo vệ quyền lợi khách hàng khi có những tình huống phát sinh không hay xảy ra. Tiếp theo đó công ty M.T.L sẽ tiến hành tạm ứng tiền trước cho nhân viên giao nhận. Nhân viên giao nhận sẽ viết giấy tạm ứng với công ty để tạm ứng một số tiền đáp ứng cho việc làm hàng ( tùy theo giá trị lô hàng, các phí cần đóng, các chi phí có thể phát sinh mà nhân viên giao nhận sẽ ước lượng tiền ứng trước một khoản phù hợp). 2.1.2.2 Lấy lệnh giao hàng Để có được lệnh giao hàng thì nhận viện giao nhận phải tiến hành lên hãng tàu để lấy lệnh giao hàng. Những giấy tờ sau mà nhân viên giao nhận cần phải mang theo để nhận lệnh giao hàng: + Giấy giới thiệu của công ty Lôn Đôn ( có tên nhân viên đi nhận lệnh). + Giấy báo hàng đến ( Notice Of Arrival). + Vận đơn gốc ( Bill Of Lading). Đối với lô hàng của công ty LÔN ĐÔN vì sử dụng vận đơn Surrender thay cho Bill gốc vì vậy nhận viên giao nhận chỉ cần mang giấy báo hàng đến và giấy giới thiệu mà thôi. Nhân viên giao nhận sẽ mang thông báo hàng đến và giấy giới thiệu đến hãng tàu liên hệ với nhân viên hãng tàu và đóng các khoản phí liên quan ( phí D/O, phí làm hàng…). Lô hàng của công ty LÔN ĐÔN ở đây đi qua Hãng tàu WAN HAI ( địa chỉ: 27 đường Nguyễn Trung Trực – Quận 1 – TP HỐ HÍ Minh ). Hãng tàu sau khi nhận giấy giới thiệu và thông báo hàng đến sẽ kiểm tra xem đầu Hãng tàu bên kia có ra thông báo giao hàng hay chưa, kiểm tra các nội dung trên thông báo hàng đến. Sau khi kiểm tra xong nhân viên hãng tàu sẽ tiến hành ký phát vận đơn Surrender, đóng dấu điện giao hàng, ký tên và cấp một bộ lệnh giao hàng cho nhân viên giao nhận. (Vì hàng của công ty được qua duy nhất một hãng t