Báo cáo Xây dựng hệ thống kiểm soát quỹ tiền mặt tại doanh nghiệp một cách hiệu quả

Tuyển tập Báo cáo “Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học” lần thứ 6 Đại học Đà Nẵng - 2008 431 XÂY DỰNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT QUỸ TIỀN MẶT TẠI DOANH NGHIỆP MỘT CÁCH HIỆU QUẢ ESTABLISHING EFFECTIVELY A SYSTEM OF CASH MANAGEMENT SVTH: NGUYỄN THỊ THU HƢƠNG Lớp: 06A2, Trường Cao Đẳng Công Nghệ Thông Tin GVHD: HUỲNH THỊ KIM HÀ Khoa: Kế toán_Tin Học, Trường CĐ Công Nghệ Thông Tin TÓM TẮT Tiền là một trong các loại tài sản trọng yếu và đóng vai trò quan trọng trong tất cả các hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Chính vì thế việc xây dựng kế hoạch để quản lý một cách hiệu quả tiền mặt sẽ giảm thiểu rủi ro về khả năng thanh toán cũng như tăng hiệu quả sử dụng đồng tiền của doanh nghiệp, đồng thời giúp ngăn ngừa các hành vi gian lận về tài chính. Bài nghiên cứu này giới thiệu phương thức quản lý lượng tiền mặt tại quỹ trong doanh nghiệp vừa và nhỏ và tính hiệu quả của nó. ABSTRACT Cash is the most valuable and important asset for all business activities of a firm. Working out a plan to administer effectively cashs, therefore, takes an essential role in lessening risks in payment procedures, increasing the effect of using cash in a firm and preventing behavior in financial fraudulence. The aim of this study is to introduce methods and there effects in managing cash of small and medium firms. 1. Mở đầu: Để góp phần giúp cho việc phát triển ngày càng vững mạnh của các doanh nghiệp, các nhà lãnh đạo cấp cao trong doanh nghiệp luôn chú trọng đến việc quản lý tài chính đặc biệt kiểm soát lƣu lƣợng tiền mặt tại quỹ. Làm thế nào để việc kiểm soát này trở nên chặt chẽ và đạt đƣợc hiệu quả cao nhất đang là vấn đề cấp thiết đối với các nhà lãnh đạo bởi vì với việc xây dựng đƣợc một hệ thống kiểm soát vững mạnh nhƣ vậy sẽ đem lại rất nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp trong việc: Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với doanh nghiệp do bên thứ ba hoặc nhân viên của doanh nghiệp gây ra. Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho doanh nghiệp. Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn đó, mục đích nghiên cứu của đề tài này là nhằm đƣa ra đƣợc một cái nhìn khái quát hơn về việc quản lý các khoản chi tiêu trong doanh nghiệp và để giảm bớt sự thất thoát tiền mặt trong doanh nghiệp; đồng thời có thể giúp các doanh nghiệp tự xây dựng cho mình một mô hình quản lý sao cho đạt đƣợc hiệu quả tối ƣu nhất. Phạm vi nghiên cứu đề tài: giới thiệu phƣơng thức kiểm soát tiền mặt tại doanh nghiệp. 2. Nội dung : 2.1. Nguyên tắc kiểm soát tiền trong doanh nghiệp: tiền được coi như là mạch máu lưu thông của doanh nghiệp, vì vậy đòi hỏi phải có những nguyên tắc quản lý chặt chẽ vốn bằng tiền để tránh thất thoát, gian lận. Tuyển tập Báo cáo “Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học” lần thứ 6 Đại học Đà Nẵng - 2008 432 - Đối với tiền mặt: hạn chế tiền mặt tồn quỹ, chỉ giữ lại ở mức thấp nhất để đáp ứng những nhu cầu thanh toán mà không thể chi trả qua ngân hàng. Cần khuyến khích thanh toán qua ngân hàng. - Đối với tiền là ngoại tệ, vàng bạc, đá quý thì chỉ cần mở sổ theo dõi chi tiết theo số lƣợng, trọng lƣợng, quy cách, phẩm chất và giá trị từng thứ, từng loại tƣơng tự nhƣ đối với hàng tồn kho. Việc quản lý ngoại tệ phải tuân thủ theo các quy định của nhà nƣớc trong từng thời kỳ. Trƣờng hợp tiền gửi ở ngân hàng thì cần theo dõi chi tiết tiền ở từng ngân hàng. - Đối với vàng bạc, kim khí quý, đá quý...do các tổ chức, cá nhân khác ký cƣợc, ký quỹ tại đơn vị thì trƣớc khi nhập quỹ phải làm đầy đủ các thủ tục về cân, đo, đong đếm và giám định chất lƣợng, niêm phong có xác nhận của ngƣời ký cƣợc, ký quỹ và đƣợc hạch toán nhƣ các tài sản bằng tiền của đơn vị. - Xây dựng những quy tắc rõ ràng về trách nhiệm, nghĩa vụ của các bộ phận, cá nhân có liên quan trong quá trình thanh toán, ví dụ: thiết lập quy trình cụ thể khi thu, chi bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng với quyền phê duyệt của các cấp quản lý để xác định trách nhiệm của cá nhân, bộ phận có liên quan khi thanh toán, nhằm đảm bảo việc thanh toán diễn ra thuận lợi trong nội bộ đơn vị hay giữa đơn vị với các tổ chức, cá nhân bên ngoài. - Cần tuân thủ các yêu cầu quản lý nội bộ vốn bằng tiền và tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Chẳng hạn cá nhân nào có trách nhiệm đối với một tài sản thì không đƣợc giữ sổ sách kế toán đối với loại tài sản đó, kế toán thì không đƣợc kiêm nhiệm thủ quỹ...Tiền nhập vào hay xuất ra khỏi đơn vị phải có chứng từ hợp lệ, có đầy đủ chữ ký của ngƣời nhận, ngƣời giao và các bên có trách nhiệm liên quan. - Thủ quỹ có trách nhiệm quản lý nhập, xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc...Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế và tiến hành đối chiếu với số liệu sổ quỹ tiền mặt với sổ kế toán quỹ tiền mặt. Nếu có chênh lệch phải xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp giải quyết. - Cần tổ chức công tác kiểm kê định kỳ và kiểm kê đột xuất tiền mặt tồn quỹ. Đối với tiền gửi ngân hàng, định kỳ, đối chiếu số dƣ trên sổ sách của doanh nghiệp với số dƣ tại ngân hàng để kịp thời xử lý chênh lệch. 2.2. Các cách thức quản lý tiền mặt của một doanh nghiệp 2.2.1. Tăng tốc độ thu hồi tiền mặt . +Các phuơng pháp tăng tốc độ thu hồi tiền mặt : - Áp dụng chính sách chiết khấu đối với các khoản nợ thanh toán trƣớc hay đúng hạn . - Sử dụng hệ thống thanh toán, chuyển tiền thích hợp nhằm nhanh chóng thu hồi và đƣa tiền vào đầu tƣ. + Phƣơng pháp đánh giá hiệu quả : tCC eS * (1) CS : số tiền thu hồi sớm. C e : số tiền thu đƣợc mỗi ngày . t : số tiền tiết kiệm. +Lợi nhuận ròng hàng năm nhờ thu hồi tiền mặt sớm : (2)   FrB CS  * B : Lợi nhuận ròng CS : Số tiền thu hồi sớm r : Lãi suất tiền gửi F : Chi phí để duy trì hệ thống thu hồi tiền Tuyển tập Báo cáo “Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học” lần thứ 6 Đại học Đà Nẵng - 2008 433 2.2.2. Lựa chọn phương thức chuyển tiền    CtiSB  * (3) B : lợi nhuận thuần do sự lựa chọn công cụ chuyển tiền thích hợp mang lại . S : độ lớn của khoản tiền cần chuyển . i : tỷ lệ sinh lời có thể thu đƣợc mỗi ngày nếu tiền đƣợc đƣa vào đầu tƣ. t : thời gian tiết kiệm do chuyển tiền nhanh hơn . C : chênh lệch về chi phí giữa các công cụ chuyển tiền - Công thức xác định độ lớn của lƣợng tiền cần chuyển mỗi ngày để lựa chọn công cụ chuyển tiền : it C S * *    (4) 2.2.3. Giảm tốc độ chi tiêu  Tận dụng thời gian chênh lệch thu và chi: doanh nghiệp có thể tận dụng khoảng thời gian chênh lệch do xử lý các loại séc hay hoàn tất thủ tục thanh toán .  Sử dụng hối phiếu khi mua hàng: do hối phiếu chỉ đƣợc thanh toán khi có sự xác nhận của chủ tài khoản nên doanh nghiệp có thể sử dụng hối phiếu để tận dụng một số ngày hoãn chi trả tiền . 2.3. Hoạch định ngân sách tiền mặt. + Lập bảng dự báo thu tiền bán hàng hàng tháng . Căn cứ vào các điều kiện thanh toán ghi trong hợp đồng mua bán, có thể lập bảng dự báo thời điểm thu tiền bán hàng nhƣ bảng 1. Bảng 1 : Bảng dự báo thời điểm thu tiền bán hàng hàng tháng Khoản mục Tháng 1. Tổng doanh thu số bán 2. Bán hàng 3. Thu tiền bán hàng trong tháng 4. Thu sau 1 tháng 5. Thu sau 2 tháng 6. Tổng thu trong tháng 7. Thu tiền mặt 8. Tổng thu tiền mặt + Lập bảng dự báo chi tiền mặt . Dựa trên dự báo về doanh số bán hàng hằng tháng, doanh nghiệp có thể xây dựng kế hoạch sản xuất và kế hoạch mua vật tƣ_nhiên liệu ...Căn cứ vào kế hoạch mua hàng, thông lệ thanh toán và các chi phí khác, có thể lập kế hoạch chi trả tiền mặt nhƣ bảng 2. Bảng 2 : Bảng dự báo chi tiền mặt Khoản mục Tháng 1. Doanh số bán 2. Mua nhiên liệu 3. Trả tiền mua nhiên liệu 4. Trả lƣơng và thƣởng Tuyển tập Báo cáo “Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học” lần thứ 6 Đại học Đà Nẵng - 2008 434 5. Các chi phí khác 6. Thuế 7. Đầu tƣ vào tài sản cố định 8. Chia lợi tức cổ phần 9. Tổng chi tiền mặt + Hoạch định ngân sách tiền mặt . Xây dựng ngân sách tiền mặt 6 tháng hoặc cả năm. Doanh nghiệp cần ấn định mức tồn quỹ tiền mặt mục tiêu trong tháng để đƣa vào ngân sách theo nhƣ bảng 3. Bảng 3 : Bảng ngân sách tiền mặt 1. Tổng thu tiền mặt 2. Tổng chi tiền mặt 3. Chênh lệch thu chi 4. Tồn quỹ tiền mặt đầu tháng khi chƣa đƣợc tài trợ 5. Tồn quỹ tiền mặt mục tiêu 6. Số dƣ tiền mặt (hay thiếu hụt) cuối tháng so với mục tiêu. 3. Kết luận: Với việc tính toán và xây dựng các bảng hoạch định ngân sách nhƣ trên sẽ giúp các doanh nghiệp ƣớc lƣợng định mức số tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp mình.Việc xác định cụ thể lƣợng tiền mặt tại quỹ nhằm duy trì sự thông suốt các hoạt động kinh doanh và khả năng thanh toán của doanh nghiệp, đồng thời giảm thiểu đến mức tối đa những thất thoát cũng nhƣ những rủi ro không cần thiết trong quá trình hoạt động. Nhằm tăng cƣờng công tác kiểm tra kiểm soát chặt chẽ và đơn giản hóa quy trình xét duyệt chi trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cần xây dựng định mức duyệt chi hợp lý cho từng cấp quản lý trên cơ sở quy mô hoạt động của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên cần đảm bảo phải có đầy đủ các chứng từ liên quan để chứng minh nghiệp vụ chi đã đƣợc thực hiện (nếu có xảy ra) và hoá đơn Giá trị gia tăng. Tuy đã lập các dự báo về các khoản thu chi tiền mặt trong kỳ tới ở doanh nghiệp nhƣng có thể trong một số giai đoạn có tính chất mùa vụ, lƣợng tiền mặt có thể trở nên thừa và cần đƣợc xử lý bằng một trong những cách sau: Cho vay có lãi suất - Gửi tiết kiệm có kỳ hạn để thu về một khoản lãi suất cao hơn nếu để trong tài khoản giao dịch với mức lãi suất không kỳ hạn. Doanh nghiệp cũng có thể cho vay một khoản thích hợp để có thêm thu nhập, đồng thời có thể thu hồi trong thời hạn phù hợp với nhu cầu sử dụng lại. Đầu tư vào các sản phẩm tài chính có tính thanh khoản cao - Trừ các khoản dành riêng cho đầu tƣ chứng khoán, doanh nghiệp không nên dùng số tiền mặt thừa tạm thời để mua các loại cổ phiếu, vì việc đầu tƣ vào cổ phiếu sẽ gặp rủi ro về giá cả và có tính thanh khoản thấp. Các loại giấy nợ hoặc trái phiếu của doanh nghiệp và của chính phủ đƣợc giao dịch trên thị trƣờng chính thức sẽ thích hợp để đầu tƣ vì chúng ít rủi ro và dễ dàng thu hồi ngay ngoại trừ một số ít rủi ro liên quan đến việc thay đổi lãi suất. Cho dù đầu tƣ vào loại sản phẩm tài chính nào, yếu tố an toàn và tính thanh khoản cao vẫn là ƣu tiên số một cho việc giải quyết lƣợng tiền mặt thừa. - Để quản lý tốt lƣu lƣợng tiền mặt, doanh nghiệp cần xây dựng và phát triển các mô hình dự báo tiền mặt dựa trên chu kỳ kinh doanh của mình cũng nhƣ kế hoạch phát triển trong Tuyển tập Báo cáo “Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học” lần thứ 6 Đại học Đà Nẵng - 2008 435 từng thời kỳ. Bên cạnh đó, việc lựa chọn ngân hàng đối tác cũng rất quan trọng nhằm giúp doanh nghiệp tăng cƣờng công tác quản lý tiền mặt thông qua các dịch vụ thanh toán cũng nhƣ khả năng đánh giá hoạt động kinh doanh dựa trên hệ thống kiểm tra giám sát thƣờng xuyên của ngân hàng đối với doanh nghiệp. Qua đó, doanh nghiệp có thể nhận diện những khó khăn trong việc quản lý tiền mặt để có biện pháp giải quyết kịp thời. TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] PGS.TS Võ Văn Nhị - TS.Mai Hoàng Minh (2007), Kế toán tài chính, Nhà xuất bản Thống Kê, Hà Nội. [2] Nguyễn Hải Sản (2000), Quản trị tài chính Doanh Nghiệp, Nhà xuất bản Thống Kê, Hà Nội. [3] [4] SuKien/Su_kien/Gioi_thieu_ve_kiem_soat_noi_bo/