Bình luận hồ sơ tình huống

BÌNH LUẬN HỒ SƠ TÌNH HUỐNG I. Sơ bộ về hồ sơ tình huống và yêu cầu của người yêu cầu công chứng. Hồ sơ tình huống tôi sử dụng dưới đây là một hồ sơ đã hoàn thành thủ tục công chứng, hồ sơ do Phòng Công chứng số 1 tỉnh Kon Tum cung cấp. Sau đây là sơ bộ về hồ sơ tình huống: Ngày 15/10/2014, Vợ chồng Ông Phan Minh H và bà Nguyễn Thị Huyền T đến Phòng Công chứng số 1 tỉnh Kon Tum yêu cầu công chứng hợp đồng thế chấp Quyền sử dụng đất số 144, tờ bản đồ số 76, tổ 15, P. Quang Trung, thành phố Kon Tum, tỉnh Kon Tum để vay vốn tại Phòng giao dịch Hòa Bình - Ngân hàng thương mại cổ phần Sài Gòn Thương tín - Chi nhánh Kon Tum. Hồ sơ bà của Ông Phan Minh H và bà Nguyễn Thị Huyền T yêu cầu công chứng gồm có các giấy tờ sau: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất số BR133668 (Bản sao). Chứng minh nhân dân của Ông Phan Minh H (Bản sao). Chứng minh nhân dân của Nguyễn Thị Huyền T (Bản sao). Sổ tạm trú số 350025471 (Bản sao). II. Bình luận hồ sơ. 1. Tiếp nhận yêu cầu Công chứng và kiểm tra giấy tờ. Tại Phòng Công chứng số 1 tỉnh Kon Tum việc tiếp nhận yêu cầu công chứng, kiểm tra giấy tờ được giao cho một chuyên viên thực hiện. Theo quan sát của tôi, hồ sơ yêu cầu công chứng Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất số: 097/2014/HĐTC/PGDHB cũng được chuyên viên giúp việc tiếp nhận yêu cầu công chứng và kiểm tra giấy tờ. Theo tôi việc chuyên viên của Phòng Công chứng số 1 tỉnh Kon Tum tiếp nhận và kiểm tra giấy tờ là hoàn toàn phù hợp với tình hình thực tế. Mặc dù theo quy định tại khoản 3 Điều 35 Luật công chứng 2006 quy định: “Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Nếu thực hiện theo quy định của Luật là Công chứng viên phải tiếp nhận và kiểm tra giấy tờ thì thiết nghĩ một ngày tổ chức hành nghề công chứng chỉ làm được một hai hồ sơ. Bởi vì, thực tế hiện nay, số lượng hồ sơ công chứng hàng ngày tại Phòng công chứng số 1 tỉnh Kon Tum tương đối nhiều, nhiều hồ sơ rất phức tạp. Do đó, Công chứng viên tiếp nhận và kiểm tra thì sẽ mất rất nhiều thời gian, dẫn đến thời hạn công chứng sẽ không được đảm bảo. Đối với hồ sơ số 097/2014/HĐTC/PGDHB, sau khi nghe yêu cầu công chứng, chuyên viên phòng Công chứng số 1 kiểm tra giấy tờ xong, thì viết phiếu yêu cầu công chứng và giao cho người yêu cầu công chứng. Theo quan sát của tôi, thì phiếu yêu cầu công chứng này được làm sơ sài, chưa phù hợp, cụ thể như sau: Phần ghi về các giấy tờ nộp kèm theo thì chỉ ghi tên các lại giấy tờ chung chung, không nêu rõ là bản sao hay bản chính, người yêu cầu công chứng nộp sổ tạm trú thì ghi là sổ hộ khẩu. Ngoài ra, Người nhận phiếu yêu cầu công chứng không ký vào phiếu. Thực tế, không chỉ Phòng Công chứng số 1 tỉnh Kon Tum mà còn nhiều tổ chức hành nghề công chứng đều thực hiện theo trình tự thủ tục như trên. Tuy nhiên, để thực hiện tốt việc này thì chúng ta cần quy định cụ thể về điều kiện, tiêu chuẩn đối với chuyên viên khi tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ công chứng, bởi dù sao công chứng cũng là một công việc phức tạp, đòi hỏi người thực hiện phải có kiến thức, chuyên môn, kỹ năng tương đối tốt thì mới thực hiện được. 2. Vào Sổ thụ lý. Sau khi đối chiếu giấy tờ và kiểm tra giấy tờ, Chuyên viên Phòng Công chứng số 1 đã bỏ qua thủ tục vào sổ thụ lý công chứng như theo quy định tại khoản 3 điều 35 luật Công chứng. Theo tôi, tuy Chuyên viên không thực hiện theo đúng các trình tự, thủ tục như pháp luật công chứng quy định như trên nhưng như vậy là hợp lý bởi các lẽ sau: Tiết kiệm thời gian của Công chứng viên và của khách hàng; Đảm bao tính thống nhất trong hoạt động kiểm kê hồ sơ. Các bước này sẽ được thực hiện sau khi các bên ký vào hợp đồng, giao dịch thì vào sổ thụ lý. Như vậy sẽ tránh tình trạng sổ thụ lý công chứng có hồ sơ nhưng không có hóa đơn, không có văn bản công chứng vì nếu thực hiện các bước như luật định thì sau khi ghi vào sổ công chứng mà các bên không ký hợp đồng, không tiếp tục thực hiện giao dịch nữa thì số đã vào sổ sẽ xử lý ra sao. Theo tôi, thực tiễn công chứng viên trên làm như vậy là hoàn toàn hợp lý. 3. Nghiên cứu hồ sơ, xử lý hồ sơ. Sau khi chuyên viên tiếp nhận và kiểm tra giấy tờ xong thì hồ sơ số 097/2014/HĐTC/PGDHB được chuyển cho Công chứng viên (Trưởng phòng Công chứng số 1 tỉnh Kon Tum) để nghiên cứu hồ sơ. Công chứng viên lúc này sẽ thực hiện các nội dung như kiểm tra các giấy tờ, kiểm tra “tính hợp pháp, tính xác thực” của hồ sơ. Sau khi nghiên cứu hồ sơ xong, Công chứng viên trao đổi với hai bên đương sự. Trong lúc trao đổi thì Công chứng viên đã kiểm tra qua nhân thân và năng lực hành vi của các bên bằng những câu hỏi trao đổi qua lại. Công chứng viên đã tư vấn cho Ông Phan Minh H và bà Nguyễn Thị Huyền T về các điều khoản trong hợp đồng, các nghĩa vụ mà hai ông bà phải thực hiện. Đối với trình tự, thủ tục này thì theo tôi là hoàn toàn hợp lý và phù hợp với các quy định của pháp luật công chứng. Tuy nhiên trong quá trình nghiên cứu hồ sơ số 097/2014/HĐTC/PGDHB tôi nhận thấy hồ sơ trên vẫn còn thiếu các giấy tờ sau nhưng Công chứng viên vẫn tiến hành giải quyết hồ sơ: Giấy đăng ký kết hôn của Ông Phan Minh H và bà Nguyễn Thị Huyền T để chứng minh hai người này là vợ chồng. Sổ hộ khẩu của Ông Phan Minh H và bà Nguyễn Thị Huyền T. Quyết định ủy quyền số 169/2014/BPQ-CNKT, ngày 05/08/2014 của Giám đốc ngân hàng thương mại cổ phàn Sài Gòn thương tín - CN Kon Tum. Các giấy tờ tùy thân của Bà Phạm Nguyễn Yến H, đại diện theo ủy quyền của Ngân hàng . Biên bản xác định giá tài sản đảm bảo. Công chứng viên chỉ căn cứ vào sổ tạm trú là đã khẳng định ngay Ông Phan Minh H và bà Nguyễn Thị Huyền T là vợ chồng thì tôi cho rằng không phù hợp. Để chứng minh hai người có là vợ chồng hay không thì chỉ có Giấy đăng ký kết hôn mới chứng minh được. Trong trường hợp này, Công chứng viên đã quá thoáng. Điều này tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý sau này. Nếu như hai ông bà trên không phải là vợ chồng, sau này người vợ hoặc chồng được pháp luật công nhận khởi kiện thì Công chứng viên sẽ phải chịu trách nhiệm. Tôi cho rằng phần các giấy tờ còn thiếu của Bên nhận thế chấp (Ngân hàng) là có thể chấp nhận được. Bởi vì, Ngân hàng là tổ chức có nhiều hợp đồng, giao dịch và họ thường xuyên đến yêu cầu Công chứng. Do đó, trong các hợp đồng, giao dịch trước đây đã có các loại giấy tờ chứng minh. Mặt khác, Công chứng viên đã biết rõ người đại diện của Ngân hàng. 4. Chuẩn bị văn bản công chứng. Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất số: 097/2014/HĐTC/PGDHB được ngân hàng soạn thảo sản nên Công chứng viên thực hiện việc công chứng tiến hành thủ tục theo quy định tại khoản 5 Điều 35 Luật Công chứng về công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẳn. Công chứng viên kiểm tra từng nội dung trong hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất số: 097/2014/HĐTC/PGDHB và giải thích rõ các nội dung trong hợp đồng cho ông Ông Phan Minh H và bà Nguyễn Thị Huyền T nghe, hiểu rõ. Theo tôi, thủ tục thực hiện đối với hợp đồng thế chấp số: 097/2014/HĐTC/PGDHB trong công đoạn này là phù hợp với quy định của pháp luật công chứng. Tuy nhiên, hợp đồng thế chấp do ngân hàng soạn thảo sẵn nhưng theo tôi vẫn còn một số thiếu sót sau: Tại phần chủ thể của hợp đồng thế chấp, phần bên nhận thế chấp chỉ ghi tên đại diện ngân hàng và quyết định ủy quyền mà không ghi các thông tin về nhân thân của người đại diện như số chứng minh nhân dân, địa chỉ... điều này là không phù hợp. 5. Viết lời chứng, ký công chứng. Sau khi kiểm tra, giải thích các nội dung trong hợp đồng thế chấp số: 097/2014/HĐTC/PGDHB cho Ông Phan Minh H và bà Nguyễn Thị Huyền T, Công chứng viên giải quyết hồ sơ còn yêu cầu Ông Phan Minh H và bà Nguyễn Thị Huyền T đọc lại toàn bộ các nội dung trong hợp đồng. Sau khi đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, thì Công chứng viên yêu cầu ông Ông Phan Minh H và bà Nguyễn Thị Huyền T ký vào từng trang của hợp đồng. Sau đó Công chứng viên ghi lời chứng và cũng ký vào từng trang của hợp đồng. Theo quan sát của tôi, thì đại diện ngân hàng không ký vào từng trang của hợp đồng mà chỉ ký vào phần cuối cùng của hợp đồng là không phù hợp. Theo quan sát của tôi, khi soạn thảo lời chứng, công chứng viên đưa các nội dung theo quy định tại Điều 5 Luật công chứng, cụ thể lời chứng có “ghi rõ thời gian, địa điểm công chứng, họ, tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng; chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hoàn toàn tự nguyện, có năng lực hành vi dân sự, mục đích, nội dung của hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch là có thật, chữ ký trong hợp đồng, giao dịch là đúng chữ ký của người tham gia hợp đồng, giao dịch; có chữ ký của công chứng viên và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng”. Như vậy, lời chứng của công chứng viên là phù hợp với các quy định của pháp luật công chứng. 6. Lưu trữ hồ sơ công chứng. Sau khi ký vào từng trang của hồ sơ, công chứng viên tiến hành đánh bút lục đối với hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất của Ông Phan Minh H và bà Nguyễn Thị Huyền T, sau đó Công chứng viên chuyển hồ sơ cho cán bộ văn thư lưu trữ để tiến hành vào số công chứng, đóng dấu giáp lai và trả hồ sơ cho ông Ông Phan Minh H và bà Nguyễn Thị Huyền T. Bản chính văn bản công chứng được cán bộ văn thư lưu trữ đưa lên phòng lưu trữ để bảo quản theo quy định của pháp luật. Trong thời gian thực tế tại đây, tôi thấy việc lưu trữ hồ sơ được thực hiện tương đối chặt chẽ, đúng trình tự theo quy định của pháp luật. Đối với trình tự, thủ tục này, theo quan sát của tôi thì tại phòng công chứng số 1 tỉnh Kon Tum ngoài đóng dấu giáp lai vào văn bản công chứng thì cán bộ văn thư lưu trữ còn đóng nguyên dấu của phòng công chứng số 1 vào phần cuối cùng của trang đầu tiên của văn bản công chứng. Điều này theo tôi là bất hợp lý và tiềm ẩn nhiều nguy cơ rủi ro. Người ta có thể lợi dụng con dấu đã đóng sẵn để thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng mà Công chứng viên không thể nào biết được. III. Kết luận. Với những kiến thức được học trong thời gian học tập tại lớp Công chứng viên tại tỉnh Đắk Lắk và qua nghiên cứu các văn bản pháp luật, tài liệu liên quan đến lĩnh vực công chứng cũng như trong những ngày đi thực tế tại Phòng Công chứng số 1 tỉnh Kon Tum, được xem, quan sát Công chứng viên giải quyết hồ sơ công chứng, tôi thấy về cơ bản việc giải quyết hồ sơ yêu cầu công chứng của Công chứng viên là phù hợp với quy định của pháp luật. Tất cả các hợp đồng, giao dịch về cơ bản đảm bảo tính xác thực, tính hợp pháp theo quy định của pháp luật, tạo điều kiện thuận lợi, an toàn pháp lý cho các cá nhân, tổ chức khi tham gia các giao dịch hợp đồng, cũng như thuận lợi cho cơ quan quản lý nhà nước trong việc giám sát, kiểm tra hoạt động công chứng tại địa phương. Tuy nhiên, Công chứng viên đã không tuân theo trình tự, thủ tục đã được quy định tại Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành. Nhưng theo tôi, việc giải quyết như trên thực tế của Công chứng viên là phù hợp, đảm bảo thời hạn công chứng và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho người yêu cầu công chứng. Qua việc nghiên cứu hồ sơ tình huống, tôi đã rút ra được một số kinh nghiệm như: Để giải quyết tốt hồ sơ yêu cầu công chứng, thì bản thân phải nắm vững các quy định của Luật công chứng và các văn bản có liên quan để thực hiện đúng quy trình, thủ tục, cũng như các nội dung, hình thức văn bản theo quy định của pháp luật; cần thường xuyên rèn luyện các kỹ năng, đạo đức hành nghề công chứng để thức thực hiện tốt nhất nhiệm vụ của mình, tránh gây phiền hà, tham nhũng đối với người dân; đối với những vướng mắc trong thi hành luật công chứng và các văn bản hướng dẫn cần mạnh dạn đề xuất hướng xử lý. Trên đây là bình luận hồ sơ tình huống trong thời gian tôi đi thực tế tại Phòng Công chứng số 1 tỉnh Kon Tum. Kính mong thầy cô xem xét./.