Các biện pháp nâng cao chất lượng dịch vụ thông tin cho AGTEK

CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT LÝ THUYẾT VỀ THÔNG TIN Định nghĩa thông tin Từ điển Oxford English Dictionary cho rằng thông tin là “điều mà người ta đánh giá hoặc nói đến: là tri thức, tin tức” “Thông tin là sự hiểu biết có được từ số liệu” số liệu là sự kiện hoặc con số ghi nhận được Theo nghĩa thông thường: thông tin là tất cả các sự việc, sự kiện ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm sự hiểu biết của con người. Thông tin hình thành trong quá trình giao tiếp: một người có thể nhận thông tin trực tiếp từ người khác thông qua các phương tiện thông tin đại chúng, từ các ngân hàng dữ liệu hoặc từ tất cả các hiện tượng quan sát được trong môi trường xung quanh. Chất lượng thông tin Có ba yếu tố tác động đến chất lượng của thông tin và đem lại giá trị cho nó. Đó là: tính chính xác, phạm vi bao quát của nội dung, tính cập nhật. Trong đó quan trọng nhất là nội dung, kế đến là tính chính xác. Trên bình diện tổng quát, ta thấy rằng thông tin có giá trị là những thông tin có tính chất riêng biệt làm cho thông tin phù hợp với yêu cầu của người sử dụng. Còn tính chất dự báo cho phép người ta có thể lựa chọn một quyết định trong nhiều khả năng cho phép Để bảo đảm thông tin cung cấp là hữu ích cho doanh nghiệp, các tiêu chí sau cần được xem xét: Thông tin phải liên quan: Nội dung thông tin phải thích hợp, phải liên quan đến người sử dụng thông tin, ở đây là doanh nghiệp. Như vậy, để cung cấp thông tin có liên quan đến doanh nghiệp, Hội cần phải hiểu được hoạt động của doanh nghiệp, nhu cầu thông tin của doanh nghiệp. Thông tin phải kịp thời: Việc cung cấp thông tin phải có ngay khi doanh nghiệp cần. Do vậy, việc phổ biến thông tin ở Hội có thể đột xuất hay thường xuyên. Yêu cầu đột xuất về thông tin của hội viên nếu được thỏa mãn sẽ thể hiện năng lực cung cấp thông tin, khả năng lưu trữ và thu thập thông tin của Hội cao. Nói cách khác, Hội đã đáp ứng kịp thời thông tin mà doanh nghiệp cần. Thông tin chính xác: Thông tin phải xác thực và đúng đắn. Độ tin cậy của thông tin tăng nếu thông tin đã được kiểm tra bằng các phương tiện độc lập. Thông tin phải được cập nhật một cách đầy đủ và chính xác. Ngoài ra, thông tin phải được cung cấp ở dạng mà người tiếp nhận có thể hiểu được, nghĩa là thông tin phải được diễn dịch cho phù hợp với ngôn ngữ của người sử dụng, giúp họ hiểu rõ vấn đề. Mặc khác, yêu cầu thông tin phải được cung cấp bằng các phương tiện phù hợp với yêu cầu của người sử dụng. Do vậy, để đánh giá chất lượng thông tin hiện tại của AGTEK đề tài sẽ dựa vào các tiêu chí này MỘT SỐ HÌNH THỨC PHỔ BIẾN THÔNG TIN Ở CÁC HỘI DOANH NGHIỆP Khái niệm chung về phổ biến thông tin Phổ biến thông tin là chuyển giao cho người dùng tin những thông tin mà họ cần hoặc giúp cho họ có khả năng tiếp cận các thông tin đó. Phổ biến thông tin có thể được chuyển giao ngay hoặc cần phải qua xử lý thông tin. Hình thức phổ biến thông tin khác nhau do phương tiện truyền thông khác nhau, tính định kỳ, phạm vi hoặc do tính chất yêu cầu của người sử dụng thông tin Việc phổ biến thông tin có thể đột xuất hay thường xuyên. Việc cung cấp thông tin có thể thụ động khi phải giải quyết yêu cầu theo đơn đặt hàng của người sử dụng thông tin. Nhưng bộ phận cung cấp thông tin phải đi trước người sử dụng thông tin, chủ động cung cấp cho họ những sản phẩm thông tin có ích, trên cơ sở phân tích các yêu cầu của họ và phát hiện những vấn đề thông tin nảy sinh cần giải quyết. (Trần Mạnh Tuấn. Sản Phẩm Và Dịch Vụ Thông Tin, Thư Viện. Trung Tâm Thông Tin Tư Liệu Khoa Học Và Công Nghệ Quốc Gia, 1998) Dịch vụ thông tin của Hội là việc tổ chức để xử lý, lưu trữ, phổ biến thông tin chính xác, đúng lúc, giúp khách hàng doanh nghiệp giải quyết những vấn đề trong công việc kinh doanh của họ Người sử dụng dịch vụ thông tin có thể là chính bản thân Hội, các doanh nghiệp hội viên hoặc các công ty, các tổ chức bên ngoài. Dịch vụ thông tin khi chỉ phục vụ cho nhu cầu đặc biệt của một hội viên nào đó sẽ được trả phí. Do vậy, tổ chức dịch vụ thông tin cho Hội có hai lợi ích (1) đóng góp vào thu nhập của Hội, (2) tạo cơ hội nắm bắt những yêu cầu của cá nhân hội viên thông qua các yêu cầu thông tin riêng. Những dịch vụ theo kiểu này thường là các yêu cầu về liên kết kinh doanh, hỗ trợ thương mại, nghiên cứu thị trường, … Mục tiêu của dịch vụ thông tin ở các hội doanh nghiệp Mục tiêu chính của dịch vụ thông tin trong các hội doanh nghiệp là để cung cấp những dịch vụ thông tin đúng lúc và hiệu quả cho hội viên. Qua đó, giúp Hội đạt được nhừng mục tiêu sau: Hỗ trợ hội viên đạt được những thông tin về thị trường và các thông tin liên quan đến công việc kinh doanh của họ Tạo ra nguồn thu nhập cho Hội Vai trò của dịch vụ thông tin ở các hội doanh nghiệp Những nhóm khách hàng mục tiêu Không thể có đủ tài chính và nhân lực để phục vụ cho tất cả các loại hình doanh nghiệp, đa dạng hoạt động, đa dạng sản phẩm nên dịch vụ thông tin của Hội phải xác định phục vụ cho những nhóm khách hàng thiết yếu. Thông thường dịch vụ thông tin của hội nhằm phục vụ cho các hội viên là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Doanh nghiệp vừa và nhỏ, có yêu cầu hỗ trợ thông tin nhiều hơn và đặc biệt là những yêu cầu thông tin về cơ hội kinh doanh, bởi vì họ không có đủ kinh nghiệm hay là trang bị những kênh thông tin trực tiếp để tiếp cận thông tin Vai trò của dịch vụ thông tin Hội Dịch vụ thông tin của các hội doanh nghiệp trong các nước đang phát triển thường thể hiện các vai trò sau: Là một trung tâm cung cấp thông tin cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ Tạo điều kiện thuận lợi và xúc tiến liên kết kinh doanh giữa các doanh nghiệp trong nước và các doanh nghiệp nước ngoài thông qua thông tin của hội và các mạng lưới kinh doanh Tạo điều kiện thuận lợi và xúc tiến liên kết kinh doanh giữa doanh nghiệp vừa và nhỏ và các doanh nghiệp lớn trong phạm vi quốc gia Cung cấp thông tin hỗ trợ cho các thành viên bên trong của Hội Những dịch vụ phổ biến thông tin mà hội doanh nghiệp thường phải đảm nhận Có hai nhóm dịch vụ cơ bản: nhóm dịch vụ thông tin thương mại, thị trường và nhóm dịch vụ thông tin theo yêu cầu (dịch vụ thông tin phát triển thị trường) Nhóm dịch vụ thông tin thương mại, thị trường: được phổ biến thông qua các hình thức: thư điện tử, bản tin, tạp chí, fax Dịch vụ thông tin về thị trường bao gồm một số loại dịch vụ thông tin sau: Thông tin thống kê xuất nhập khẩu Xu hướng kinh tế Xu hướng và nhu cầu của sản phẩm Thông tin về cạnh tranh của các nhà cung cấp ở các quốc gia khác Thuế quan, những thay đổi về hạn ngạch Các kênh phân phối, những nhà nhập khẩu ở các quốc gia khác Thông tin về giá cả sản phẩm Những quy chế thương mại, rào cản phi thuế quan, … Dịch vụ thông tin về cơ hội kinh doanh Danh sách những người mua tiềm năng trong và ngoài nước Thông tin về các buổi hội chợ triển lãm thương mại trong và ngoài nước Những yêu cầu thông tin trao đổi buôn bán từ nước ngoài Danh mục các nhà cung cấp trong và ngoài nước Nhóm dịch vụ thông tin theo yêu cầu: khách hàng thường liên hệ trực tiếp với Hội để sử dụng dịch vụ này. Tìm kiếm thông tin về các cơ hội buôn bán, và tìm kiếm các đối tác để hợp tác kinh doanh là những dịch vụ mà các hội doanh nghiệp nhận được nhiều nhất từ các hội viên của Hội. Cũng như vậy, nhiều tổ chức nườc ngoài thường đến hội để tìm kiếm những đối tác kinh doanh tiềm năng. Xuất phát từ nhu cầu này của các doanh nghiệp, có một số kiểu dịch vụ cung cấp thông tin sau từ các hội doanh nghiệp Dịch vụ thông tin định hướng Không thể nào đáp ứng được tất cả những thông tin theo yêu cầu của hội viên, vì vậy Hội phải hỗ trợ hội viên bằng cách hướng dẫn cho hội viên đến những tổ chức có thể giúp hội viên giải quyết yêu cầu thông tin của họ. Để thực hiện dịch vụ này, Hội phải: Nhận dạng được những nguồn thông tin liên quan đến hoạt động của hội viên Thiết lặp mối quan hệ với các tổ chức cung cấp thông tin để trao đổi thông tin lẫn nhau Biên tập danh mục các nguồn thông tin Dịch vụ thông tin định hướng thường được cung cấp miễn phí như là một lợi ích dành cho hội viên. Dịch vụ cung cấp thông tin để liên kết đối tác Các tổ chức nườc ngoài thường đến Hội để tìm kiếm những đối tác kinh doanh tiềm năng. Ở mức đơn giản, Hội cung cấp thông tin về các thành viên cho các tổ chức liên hệ. Ở mức cao hơn, cung cấp thông tin về hội viên cho khách hàng kèm theo một số điều kiện. Ví dụ như số lượng công nhân, loại sản phẩm, thị trường gia công xuất khẩu. Các dịch vụ nghiên cứu thị trường Cung cấp cho khách hàng những thông tin về nhu cầu của thị trường, tiềm năng của thị trường, rào cản gia nhập, … Nghiên cứu chi tiết thị trường về những vấn đề như: dung lượng thị trường, sức mua của dân cư, nhu cầu thị hiếu tiêu dùng, tình hình xuất nhập khẩu, động thái phát triển của thị trường đích trong thời gian tới, … hỗ trợ các nhà sản xuất thiết kế và sản xuất những mẫu mã phù hợp, nhằm giúp các doanh nghiệp nắm bắt cơ hội kinh doanh, duy trì và mở rộng mạng lưới bán hàng. CÁC YÊU CẦU CHO DỊCH VỤ THÔNG TIN CỦA HỘI Về nguồn lực thông tin Để thực hiện dịch vụ cung cấp thông tin một cách hiệu quả, các hội doanh nghiệp cần phải có các nguồn lực thông tin sau: Một cơ sở dữ liệu tốt về các hội viên Một cơ sở dữ liệu hoặc một danh sách các nguồn thông tin trong và ngoài nước Kỹ năng thu thập các thông tin kinh tế và thông tin kinh doanh trong nước tốt Kỹ năng thu thập các thông tin kinh tế và thông tin kinh doanh ở các nước tốt 2.3.2 Giới thiệu về cơ sở dữ liệu của hội viên Một công cụ quan trọng đối với dịch vụ thông tin của hội là xây dựng một cơ sở dữ liệu cập nhật thông tin của hội viên hoàn chỉnh Một cơ sở dữ liệu về hội viên hoàn chỉnh là yếu tố đầu tiên cần thiết cho hoạt động của dịch vụ cung cấp thông tin theo yêu cầu. Thông tin của hội viên được sử dụng cho dịch vụ hỏi đáp thương mại, dịch vụ liên kết kinh doanh, dịch vụ kết nối giữa các doanh nghiệp trong nước với nhau, giữa các công ty trong nước và các công ty nước ngoài. Cơ sở dữ liệu về hội viên là những thông tin cơ bản về các doanh nghiệp thành viên, được thu thập và lưu trữ sao cho dễ tìm kiếm, dễ thay đổi, bổ sung. Một cơ sở dữ liệu về hội viên tốt khi đảm bảo các tiêu chí sau: Chính xác, Bao quát, toàn diện, Linh hoạt: thông tin phải dễ dàng truy xuất tới một cơ sở dữ liệu khác và Cập nhật: Phần lớn các thông tin về hội viên sẽ không thay đổi thường xuyên. Tuy nhiên, những thông tin sau sẽ có thể thay đổi: thông tin về các thành phần trong ban quản lý, số lượng công nhân có thể thay đổi và những thông tin này cần phải được cập nhật. Các thông tin về doanh thu cũng như những lĩnh vực có liên quan đến việc thực hiện dịch vụ liên kết kinh doanh, tìm kiếm đối tác cần phải được cập nhật hàng năm. Cơ sở dữ liệu hội viên được sử dụng để phân tích sơ lược hồ sơ về hội viên. Điều này có ý nghĩa đối với Hội trong việc tìm hiểu được nhu cầu của các hội viên và thiết kế những dịch vụ liên quan để phục vụ cho nhu cầu của hội viên. Đối với dịch vụ thông tin, cơ sở dữ liêu về hội viên hoàn chỉnh sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho Hội thực hiện một số các dịch vụ thông tin sau: Cung cấp thông tin đơn giản về hội viên cho tổ chức bên ngoài Dịch vụ cung cấp thông tin giới thiệu đối tác, hỗ trợ hội viên, cung cấp thông tin của hội viên và giới thiệu sản phẩm của hội viên đến các khách hàng. Thông tin trong cơ sở dữ liệu về hội viên hữu ích cho dịch vụ thông tin của Hội chỉ khi nào việc thu thập thông tin được thực hiện tốt. Để duy trì chất lượng và tính hữu ích của cơ sở dữ liệu về hội viên, thông tin phải được thu thập, chọn lọc sao cho chính xác và đúng lúc. Thông tin phải được cập nhật đều đặn và những tin tức được đưa ra phải bao quát, rõ ràng. 2.4 KẾT LUẬN Một cách tổng quát, giống như tất cả các tổ chức kinh doanh, dịch vụ thông tin của Hội cần phải tăng trưởng và phát triển theo thời gian để cung cấp những dịch vụ tốt hơn và đa dạng hơn cho hội viên. Điều này cũng sẽ bảo đảm cho nhân viên của hiệp hội phát triển trong nghề nghiệp của họ. Các mức cung cấp thông tin: Mức cơ bản: Dịch vụ thông tin được thiết kế để phục vụ cho hội viên. Khi nguồn lực của Hội là giới hạn, Hội sẽ cung cấp những dịch vụ cung cấp thông tin cơ bản như là những dịch vụ yêu cầu thương mại đơn giản, tham khảo các nguồn thông tin địa phương. Thu nhập phát sinh từ các dịch vụ cung cấp cac tài liệu thương mại, xuất bản danh mục hội viên đơn giản dựa trên cơ sở dữ liệu hội viên của Hội. Mức thứ hai: dịch vụ thông tin phục vụ cho doanh nghiệp trong vùng. Khi năng lực cung cấp thông tin của hội tăng lên, bộ phận thông tin sẽ tăng phạm vi cũng như là chiều sâu của dịch vụ được cung cấp. Thông tin phải bao quát và rộng hơn bao gồm các ấn phẩm quốc tế và xuất bản định kỳ các ấn phẩm. Dịch vụ tư vấn kinh doanh cho hội viên trên cơ sở cung cấp thông tin cũng bắt đầu phát triển. Mức cao nhất: cung cấp thông tin quốc gia và quốc tế. Dịch vụ thông tin của hội sẽ phục vụ cho nhu cầu thông tin quốc gia và quốc tế cho các hội viên. Khi đó bộ phận thông tin phải tận dụng mạng lưới thông tin quốc tế để xúc tiến việc phát triển kinh doanh cho hội viên. Ở mức này, bộ phận thông tin của hội phải dựa vào công nghệ thông tin, trang bị máy tính để hỗ trợ cho hội đạt được mục tiêu cung cấp thông tin của tổ chức Dịch vụ thông tin của Hội sẽ không thể nào có đủ nguồn lực thông tin để cung cấp cho toàn bộ các kiểu dịch vụ thông tin được yêu cầu bởi hội viên của Hội. Để làm tăng năng lực của bộ phận thông tin, Hội phải thiết lập mối quan hệ thân thiện với các tổ chức cung cấp thông tin bên ngoài như: các trường đại học, các cơ quan chính phủ, các lãnh sự quán, các tổ chức phi chính phủ, các tổ chức tài chính, các công ty tư vấn, … Chẳng hạn như nhiều ngân hàng có bộ phận thu thập thông tin thống kê kinh tế. Họ cũng xuất bản các báo cáo dự báo tình hình kinh tế mà những thông tin này hữu ít cho các công ty có hoạt động xuất khẩu. Một mối quan hệ thân thiện giữa bộ phận thông tin của Hội với các ngân hàng sẽ mở rộng nguồn lực thông tin của Hội. Các mối quan hệ có thể được thực hiện thông qua cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức bao gồm Đề nghị được nhận đều đặn các ấn phẩm của các tổ chức cung cấp thông tin có liên quan đến nhu cầu thông tin của hội viên Nhân viên của bộ phận thông tin tham dự đều đặn các buổi thảo luận, tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng nguồn lực thông tin bên ngoài Mời những tổ chức bên ngoài tham gia vào hoạt động của bộ phận thông tin của Hội Tổ chức đều đặn các buổi hội thảo sử dụng nguồn lực bên ngoài. Ví dụ như bộ phận thông tin của Hội có thể cùng tổ chức hội thảo với các trường đại học và thông báo cho các hội viên về nghiên cứu Hội đang làm cùng với cán bộ của trường đại học. Những nghiên cứu này có thể có ích cho ngành công nghiệp. Cũng như vậy, Hội có thể cùng tổ chức hội thảo với ngân hàng để giải thích cho hội viên về phạm vi, các kiểu dịch vụ tài chính sẵn có Một số tổ chức bên ngoài mà các hội doanh nghiệp thường phải quan hệ để lấy thông tin: Các tổ chức phi chính phủ _ Non-government Organisations (NGOs). Các tổ chức này thường tiếp cận với những thông tin kinh tế và các thông tin về kinh doanh theo mạng lưới quốc gia và quốc tế của họ. Những tổ chức này có thể cung cấp cho bộ phận thông tin của Hội những tổ chức cung cấp thông tin liên quan đến Hội Các phòng thương mại và các hiệp hội cùng ngành khác: những tổ chức này thường xuất bản các danh mục về thương mại, các bản tin và những hướng dẫn về thương mại, các tạp chí thương mại, các báo cáo khảo sát tình hình kinh tế. Những thông tin này đặc biệt liên quan và hữu ích cho doanh nghiệp hội viên của Hội. Việc cập nhật những thông tin về quốc gia, vùng của từ các tổ chức này sẽ có được những thông tin có chất lượng cho hội viên Các tổ chức thương mại của nước ngoài: những tổ chức này thường thu thập những thông tin kinh doanh. Họ cũng lưu trữ danh sách các tổ chức thương mại, các chuyên gia có những kiến thức đặc biệt để liên lạc Các lãnh sự quán của nước ngoài là một nguồn thông tin tốt về quốc gia mà họ đại diện. Họ cũng có các báo cáo được cập nhật đều đặn về quốc gia. Cũng như vậy, các cơ quan đại diện, lãnh sự quán của Việt nam ở nước ngoài là nguồn cung cấp thông tin tốt về quốc gia mà họ đang cư trú. Phần lý thuyết trình bày từ 2.2.2 trở về sau được tác giả trình bày theo tài liệu của Wong Chin Yeow. Developing and Operating An Information Service For Chambers and Trade Association, 2000