Chuyên đề Hoàn thiện hệ thống tổ chức quản lý ở Tổng Công ty Chè Việt Nam trong quá trình cổ phần hóa

MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU Sơ đồ 1.1: Mô hình cơ cấu theo trực tuyến 6 Sơ đồ 1.2: Mô hình cơ cấu theo trực tuyến 7 Sơ đồ 1.3: Mô hình cơ cấu theo trực tuyến – chức năng 8 Sơ đồ 1.4: Mô hình cơ cấu theo trực tuyến – tham mưu 9 Sơ đồ 1.5: Mô hình cơ cấu theo ma trận 10 Sơ đồ 1.6: Mô hình cơ cấu tổ chức một công ty sản xuất kinh doanh 11 Sơ đồ 1.7: Mô hình cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp thương mại 12 Sơ đồ 1.8: Mô hình tổ chức của doanh nghiệp dịch vụ 13 Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức Tổng Công ty Chè Việt Nam 20 Sơ đồ 3.2: Mô hình tổ chức TCT Chè Việt NAm công ty mẹ 52 Sơ đồ 4.1: TCT Chè VN theo kiến nghị 68 Bảng 2.2: Kết quả sản xuất kinh doanh của TCT Chè VN một số năm gần đây 29 Bảng 2.3: Nguyên liệu và sản phẩm sản xuất ra của TCT Chè VN một số năm gần đây 29 Bảng 2.4: Báo cáo lao động TCT Chè VN Tính đến 31/06/2005 31 Bảng 3.1: Một số mục tiêu chủ yếu 51 Bảng 3.3. Lao động tại thời điểm chuyển sang cổ phần 60 DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT Doanh nghiệp Nhà nước DNNN Chủ nghĩa xã hội CNXH Xã hội chủ nghĩa XHCN Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Bộ NN-PTNT Liên hiệp các xí nghiệp công nông nghiệp Chè Việt Nam LHCXNCNN Chè Việt Nam Hội đồng quản trị HĐQT Sản lượng SL Xuất nhập khẩu XNK Trách nhiệm hữu hạn TNHH Tổ chức thương mại thế giới WTO Quản trị nhân lực QTNL Tổng công ty TCT LỜI MỞ ĐẦU Trong một thời gian dài, các doanh nghiệp Nhà nước (DNNN) hoạt động trong cơ chế kế hoạch hoá đã đóng vai trò chủ đạo lớn trong nền kinh tế quốc dân, góp phần to lớn vào công cuộc bảo vệ, xây dựng và kiến thiết đất nước. Tuy nhiên càng về sau, mô hình quản lý kế hoạch hoá tập trung bao cấp đã bộc lộ nhiều nhược điểm, chính nó đã kìm hãm sự ổn định và phát triển của nền kinh tế, đặc biệt là vào cuối những năm 70. Trong hoàn cảnh đó, việc tìm ra một phương thức quản lý mới, đưa đất nước thoát khỏi sự trì trệ, khủng hoảng đã trở thành một yêu cầu bức thiết nhằm mang lại cuộc sống tốt đẹp cho nhân dân. Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI (Tháng 12-1986) đánh dấu một bước ngoặt rất cơ bản trong sự nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã hội (CNXH) ở đất nước ta với việc đưa ra đường lối đổi mới toàn diện đất nước - từ đổi mới tư duy đến đổi mới tổ chức cán bộ và phong cách lãnh đạo, từ đổi mới hệ thống chính trị đến đổi mới kinh tế và các lĩnh vực khác của đời sống xã hội. Đảng chủ trương phát triển nền kinh tế nhiều thành phần hoạt động theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa (XHCN) Đổi mới sắp xếp lại doanh nghiệp Nhà nước là một chủ trương lớn của Đảng ta. Để đẩy mạnh sự hội nhập của nền kinh tế, từ đầu những năm 90, Đảng đã chủ trương cổ phần hoá một số DNNN. Trong 10 năm đầu của thế kỷ 21, phần lớn các doanh nghiệp sẽ chuyển sang hoạt động theo hình thức công ty cổ phần trong đó có Tổng công ty chè Việt Nam. Là một đơn vị mạnh và đầu tàu của ngành chè, TCT đang từng bước chủ động hội nhập và tiến vững mạnh trên thị trường. Trong thời gian thực tập tốt nghiệp, em đã tìm hiểu về khía cạnh liên quan đến cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty. Được sự giúp đỡ tận tình của các bác cán bộ lãnh đạo Tổng công ty cũng như các bác các chú trong phòng phòng Tổ chức pháp chế Tổng Công ty Chè Việt Nam, em đã lựa chọn đề tài báo cáo chuyên đề thực tập là: “ Hoàn thiện hệ thống tổ chức quản lý ở Tổng Công ty Chè Việt Nam trong quá trình cổ phần hóa “ với mục tiêu góp phần làm hoàn thiện hơn nữa cơ cấu tổ chức quản lý ở Tổng Công ty Chè Việt Nam trong quá trình hội nhập. Nội dung chuyên đề thực tập gồm bốn chương. CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP CHƯƠNG 2. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TỔNG CÔNG TY CHÈ VIỆT NAM CHƯƠNG 3: MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI TCT CHÈ VIỆT NAM CHƯƠNG 4: KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP Trong quá trình viết báo cáo, do hạn chế về nhận thức nên chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót, em kính mong nhận được lời góp ý của thầy giáo cũng như lãnh đạo Tổng công ty để nhận thức về vấn đề được sáng tỏ và chuyên đề hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cám ơn! CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP 1. một số quan niệm cơ bản về cơ cấu tổ chức Cơ cấu là sự phân chia tổng thể thành những bộ phận nhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện từng chức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm phục vụ mục tiêu chung.Theo quan điểm của các nhà Xã hội học thì cơ cấu được đặc trưng bởi sự phân chia vai trò và trách nhiệm giữa các thành viên, giữa các bộ phận, các đơn vị của tập thể trên cơ sở phối hợp chặt chẽ những cái đã phân chia. Có hai loại cơ cấu thường được quan tâm đó là cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức. Trong đó cơ cấu chính thức là dựa vào những mối quan hệ qua lại giữa các thành viên của tập thể trên cơ sở những nhiệm vụ đã được xác định trong cơ cấu tổ chức Tổ chức là một tập hợp các cá nhân riêng lẻ tương tác lẫn nhau, cùng làm việc hướng tới những mục tiêu chung và mối quan hệ làm việc làm của họ được xác định theo cơ cấu nhất định (Duncan, 1981, giáo trình hành vi tổ chức ) Cơ cấu tổ chức là một hệ thống các nhiệm vụ, mối quan hệ báo cáo quyền lực nhằm duy trì sự hoạt động của tổ chức ( Griffin và Moorhead, 2001) Cơ cấu tổ chức xác định các công việc, được chính thức phân công, tập hợp và phối hợp như thế nào ( Robbin, 1998) Như vậy mục đích của cơ cấu tổ chức là bố trí sắp xếp và phối hợp các hoạt động của con người trong tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung. Cơ cấu tổ chức được thể hiện thông qua các sơ đồ cơ cấu tổ chức. Sơ đồ cơ cấu tổ chức thể hiện vị trí, mối quan hệ báo cáo và các kênh thông tin chính thức trong tổ chức. Sơ đồ cơ cấu tổ chức cho biết số cấp quản lý, cấp quyền lực tồn tại trong tổ chức Ngày nay vai trò của con người ngày càng được khẳng định. Con người và công tác quản lý con người thường là nguyên nhân thành công hay thất bại trong các hoạt động sản xuất kinh doanh. Là một thực thể hết sức quan trọng hình thành lên doanh nghiệp lên tổ chức, tuy nhiên những con người đó tồn tại như thế nào và hoạt động của họ được phân chia, đồng thời phối kết hợp ra sao để duy trì tốt hoạt động của doanh nghiệp đó? Giải quyết thắc mắc này chính là đã làm nổi bật lên cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp_ đặc trưng cho một hệ thống tổ chức doanh nghiệp. Hệ thống tổ chức doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận (đơn vị, cá nhân) được chuyên môn hóa có những nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm, lợi ích nhất định; có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc vào nhau; được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của doanh nghiệp. Môi trường khách quan luôn luôn biến đổi và để thích nghi với sự biến đổi đó hệ thống tổ chức của doanh nghiệp cũng biến đổi theo, do vậy nó mang trong mình tính lịch sử. Trong mỗi một thời điểm biểu hiện bằng sự phát triển hay suy thoái hay đạt ngưỡng của sự phát triển thì lại có một quan điểm mới thích nghi với sự biến đổi đó. Dưới đây là những cơ cấu tổ chức theo quan điểm khác nhau theo lịch sử. 1.1. Lý luận quản lý cổ điển về cơ cấu tổ chức doanh nghiệp Kinh nghiệm chủ yếu của các học giả nổi tiếng của lý luận cổ điển và những người theo họ là kinh nghiệm thực tế của các doanh nghiệp ở thời kỳ đầu của thế kỷ XX. Theo các học giả của lý luận cổ điển thì việc điều hòa, phối hợp trong nội bộ doanh nghiệp không quan trọng. Họ nhận định một cách đơn giản rằng, sau khi phân công trong nội bộ doanh nghiệp, những mục tiêu nhỏ của các tổ hợp lao động được tổng hợp lại sẽ trở thành mục tiêu lớn của doanh nghiệp. Nếu cần điều phối thì hoàn toàn có thể dựa vào nhân viên quản lý kinh doanh ở tầng lớp trên giải quyết. Lý luận của họ là công nhân viên phải nghe theo sự chỉ huy của giám đốc. Do đó, cơ cấu điều phối có hiệu quả duy nhất chỉ có thể là tầng lớp giám đốc. Nhưng lý luận quản lý cổ điển còn có rất nhiều khiếm khuyết. Trước hết, nó rất khó khích lệ tính tích cực của doanh nghiệp. Thứ hai, sự hạn chế của lý luận đó rất dễ biểu hiện ở những doanh nghiệp lớn vì ở đó, tầng nấc phân công rất phức tạp. Thứ ba, trên thực tế, các giám đốc ngày càng nhận thức được rằng, nếu chỉ dựa vào sự lãnh đạo ở tầng cao của doanh nghiệp thì rất khó thực hiện được sự điều hòa, phối hợp trong tổ hợp lao động cơ sở và nó sẽ không tự động hợp thành mục tiêu lớn của doanh nghiệp. 1.2. Lý luận quản lý hiện đại về cơ cấu tổ chức doanh nghiệp Trường phái quản lý hệ thống trong lý luận quản lý hiện đại cho rằng, cơ cấu tổ chức là do nhiệm vụ sản xuất và tố chất (chất lượng) của công nhân viên của doanh nghiệp quyết định. Về mặt này, nghiên cứu của một số học giả Mỹ về quản lý đều thừa nhận tính hữu hiệu của lý luận này. Họ cho rằng, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp là vấn đề quan trọng có liên quan đến thành công của doanh nghiệp. Họ đã trình bày những yếu tố chủ yếu cấu thành cơ cấu tổ chức của những doanh nghiệp thành công, nhưng lại chưa đề ra được một đường lối hữu hiệu, hoàn chỉnh để giải quyết vấn đề cơ cấu tổ chức doanh nghiệp một cách có hệ thống. 2. Các cấp độ và một số cơ cấu tổ chức doang nghiệp 2.1. Các cấp độ của cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, công ty phải gồm có 3 cấp độ như sau: - Cấp độ cơ cấu vĩ mô: là cách sắp xếp, tổ chức vị trí, vai trò của từng cá nhân trong công ty. - Cấp độ vi mô: là cách qui định quyền hạn, trách nhiệm của từng vị trí mà các cá nhân trong công ty nắm giữ. - Hệ thống bổ trợ: bao gồm hệ thống điều hành của tổ chức, quá trình quản lý sự phát triển của công ty, hệ thống văn hoá công ty và hệ thống quản lý hoạt động công ty. Công ty sẽ không thực hiện có hiệu quả các chức năng của mình nếu 3 cấp cơ cấu này không được thiết lập một cách đúng mức để hỗ trợ cho hoạt động của công ty. Ngoài ra, khi đánh giá hoạt động của một công ty hoặc khi thành lập một công ty mới ta cũng cần phải xem xét 3 cấp độ cơ cấu này. 2.2. Một số hình thức cơ cấu tổ chức doanh nghiệp 2.2.1 Cơ cấu theo trực tuyến Cơ cấu theo trực tuyến là một mô hình tổ chức bộ máy quản lý đơn giản nhất, trong đó người dưới nhận sự điều hành và trách nhiệm trước người lãnh đạo trực tiếp cấp trên. Ưu điểm là đơn giản, rõ ràng do đó sự chỉ huy thống nhất, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ trưởng, người lãnh đạo phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về kết quả thực hiện công việc của người cấp dưới. Tuy nhiên cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp, đồng thời cơ cấu này làm hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao theo chuyên môn. Kiểu cơ cấu này chỉ áp dụng với tổ chức có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp, điều này được thể hiện qua sơ đồ sau: Người lãnh đạo Người lãnh đạo trực tuyến 1 Người lãnh đạo trực tuyến 1 Các đối tượng quản lý Các đối tượng quản lý Sơ đồ 1.1. Mô hình cơ cấu theo trực tuyến 2.2.2 Cơ cấu theo chức năng Cơ cấu theo chức năng là loại cơ cấu mà trong đó tổng nhiệm quản lý được phân chia chi các bộ phận riêng biệt theo các chức năng quản lý và hình thành nên những người lãnh đạo được chuyên môn hóa, chỉ đảm nhiệm một số chức năng nhất định. Ưu điểm của cơ cấu nay là thu hút được các chuyên gia vào giải quyết các vấn đề về chuyên môn, giảm bớt gánh năng cho người lãnh đạo. Tuy nhiên, do đối tượng quản lý chịu nhiều sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng khác nhau, kiểu cơ cấu này làm suy yếu chế độ thủ trưởng. Người lãnh đạo Người lãnh đạo chức năng C Người lãnh đạo chức năng B Người lãnh đạo chức năng A Đối tượng quản lý 3 Đối tượng quản lý 2 Đối tượng quản lý 1 Sơ đồ1.2. Mô hình cơ cấu theo chức năng 2.2.3 Cơ cấu trực tuyến - chức năng Cơ cấu này là sự kết hợp của hai cơ cấu trên, theo đó mối liên hệ giữa người cấp dưới và người lãnh đạo là một đường thẳng ( trực tuyến ), còn những bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lưòi chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt động của cán bộ trực tuyến. Ưu điểm của cơ cấu này là cơ cấu quản lý thống nhất, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ trưởng, đồng thời thu hút được các chuyên gia trong việc giải quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo, giảm bớt gánh nặng cho quản lý. Tuy nhiên, nếu thông tin không ăn khớp ở hai cấp quản lý sẽ dẫn đến sự chồng chéo. Người lãnh đạo cấp 1 Người lãnh đạo chức năng A Đối tượng quản lý 1 Người lãnh đạo chức năng B Người lãnh đạo chức năng C Đối tượng quản lý 2 Đối tượng quản lý 3 Người lãnh đạo chức năng A Người lãnh đạo chức năng B Người lãnh đạo chức năng C Người lãnh đạo cấp 2 Sơ đồ 1.3. mô hình cơ cấu theo trực tuyến - chức năng 2.2.4 Cơ cấu theo trực tuyến – tham mưu Với cơ cấu người lãnh đạo ra mệnh lệnh và chịu trách nhiệm đối với người thừa hành trực tiếp của mình, khi gặp các vấn đề phức tạp thì người lãnh đạo sẽ tham khảo ý kiến của các chuyên gia ở bộ phận tham mưu giúp việc. Ưu điểm của cơ cấu này là người lãnh đạo tận dụng được những tài năng, chuyên môn của các chuyên gia, giảm bớt sự phức tạp của cơ cấu tổ chức. Nhưng đòi hỏi người lãnh đạo phải tìm kiếm được các lĩnh vực cần tham mưu. Người lãnh đạo Tham mưu 1 Tham mưu 2 Tham mưu 3 Người lãnh đạo tuyến 1 Người lãnh đạo tuyến 2 Tham mưu 2 Các đối tượng quản lý Tham mưu 2 Các đối tượng quản lý Tham mưu 1 Tham mưu 1 Sơ đồ 1.4. Mô hình cơ cấu theo trực tuyến – tham mưu 2.2.5 Cơ cấu ma trận Cơ cấu ma trận được xây dựng bằng cách kết hợp hai hình thức: bộ phận hóa theo chức năng và bộ phận hóa theo sản phẩm hay dự án. Đặc điểm của cơ cấu này là phá vỡ khái niệm tập trung trong điều hành. Những nhân viên trong tổ chức chịu sự lãnh đạo của hai hay nhiều người lãnh đạo thuộc hai hay nhiều dòng quyền lực như: giám đốc bộ phận chức năng và giám đốc sản phẩm hay dự án. Cơ cấu ma trận tạo điều kiện thuận lợi cho việc phối hợp khi tổ chức có nhiều hoạt động phức tạp và phụ thuộc lẫn nhau. Tuy nhiên, khó khăn lớn nhất khi áp dụng mô hình này là những xung đột về quyền lực và vai trò. Cơ cấu ma trận phù hợp với những tổ chức khi tổ chức có 3 điều kiện: tổ chức gặp phải áp lực từ bên ngoài trong việc tập trung những nỗ lực đáp ứng được những yêu cầu, tổ chức gặp phải áp lực về năng lực xử lý thông tin cao, tổ chức gặp phải áp lực về chia sẻ nguồn lực. Lãnh đạo dự án M Lãnh đạo dự án N Ng­êi L·nh ®¹o Người lãng đạo chức năng C Người lãng đạo chức năng D Người lãng đạo chức năng B Người lãnh đạo chức năng A Nhân viên A dự án M Nhân viên B dự án M Nhân viên C dự án M Nhân viên D dự án M Nhân viên A dự án N Nhân viên B dự án N Nhân viên C dự án N Nhân viên D dự án N Sơ đồ 1.5. Mô hình cơ cấu theo ma trận 3. Các mô hình tổ chức quản lý bộ máy hiện nay ở Việt Nam - Ở doanh nghiệp kinh doanh sản xuất công nghiệp và xây dựng Phó giám đốc marketing Giám đốc Trợ lý giám đốc trưởng phòng nhân sự Phó giám đốc kỹ thuật Phó giám đốc sản xuất Phó giám đốc tài chính Nghiên cứu thị trường Lập kế hoạch marketing Quảng cáo Quản lý bán hàng Bán hàng Kỹ thuật cơ khí Kỹ thuật điện Thiết kế Quản lý kỹ thuật Kiểm tra chất lượng Lập kế hoạch tài chính Ngân quỹ Lập kế hoạch sản xuất Phân xưởng 1 Dụng cụ Phân xưởng 2 Phân xưởng 3 Kế toán chung Kế toán chi phí Thống kê và xử lý số liệu Sơ đồ 1.6. Mô hình cơ cấu tổ chức một công ty sản xuất kinh doanh + Ưu điểm của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp sản xuất này là: hiệu quả tác nghiệp cao nếu nhiệm vụ tác nghiệp có tính chất lặp đi lặp lại hang ngày, phát huy được đầy đủ hơn những ưu thế của chuyên môn hóa, giữ được sức mạnh và uy tín của các chức năng chủ yếu, đơn giản hóa việc đào tạo, chú trọng nhiều hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhân viên, và tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất. + Nhược điểm của mô hình này là: thường dẫn đến mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng khi đề ra các chỉ tiêu và chiến lược, thiếu sự phối hợp giữa các phòng chức năng, chuyên môn hóa phức tạp và tạo ra cách nhìn quá hạn hẹp ở các cán bộ quản lý chung, đổ trách nhiệm về vấn đề thựchiện mục tiêu chung của tổ chức cho các cấp lãnh đạo cao nhất. Doanh nghiệp thương mại Tổng giám đốc Phó TGĐ tài chính Quản lý bán buôn Quản lý bán lẻ Quản lý giao dịch với cơ quan nhà nước Phó TGĐ kinh doanh Phó TGĐ nhân sự Giám đốc phân phối sản phẩm Giám đốc nghiên cứu thị trường Sơ đồ 1.7. Mô hình cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp thương mại + Ưu điểm: tạo sự hiểu biết về khách hành tốt hơn , đảm bảo khả năng chắc chắn hơn là khi soạn thảo các quyết định, khách hàng sẽ được giành vị trí nổi bật để xem xét, tạo cho khách hàng cảm giác họ có những cung ứng tin cậy, tạo ra hiệu năng lớn hơn cho việc định hướng các nỗ lực phân phối. + Nhược điểm: tranh giành nguồn lực một cách không có hiệu quả, thiếu sự chuyên môn hóa, đôi khi không thích hợp với những họa động nào khác ngoài Marketing, các nhóm khách hàng có thể không phải luôn xác định rõ ràng. -Doanh nghiệp dịch vụ Phó giám đốc marketing Giám đốc Phó giám đốc R& D Phó giám đốc tài chính Phó giám đốc dịch vụ Phụ trách dịch vụ thông tin Phụ trách quan hệ giao dịch Phụ trách nhân sự Phụ trách dịch vụ hàng hóa Sơ đồ 1.8. Mô hình cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp dịch vụ + Ưu điểm: tiết kiệm được chi phí do lợi thế quy mô của hoạt động chuyên môn hóa và sử dụng được các chuyên gia giỏi với tư cách là những người tham mưu. + Nhược điểm: nguy cơ gây tốn kém nhiều cho các bộ phận dịch vụ, tạo nên “tính phi hiệu quả của hiệu quả” và vấn trong việc đạt được dịch vụ đáp ứng nhu cầu của các bộ phận được phục vụ. 4. thiết kế cơ cấu tổ chức 4.1. Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức: Tính mục tiêu: cơ cấu tổ chức đó thực sự trở thành công cụ hữu hiệu để thực hiện những mục tiêu của tổ chức. Tính tối ưu: trong cơ cấu tổ chức có đầy đủ các phòng ban, bộ phận , phân hệ và con người để thực hiện các hoạt động cần thiết. Giữa các bộ phận và cấp tổ chức đều thiết lập được những mối quan hệ hợp lý với số cấp nhỏ nhất Tính tin cậy: cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đầy đủ của tất cả các thông tin được sủ dụng trong tổ chức, nhờ đó đảm bảo phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của tổ chức Tính linh hoạt: Được coi là một hệ tĩnh, cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kì tình huống nào xảy ra trong tổ chức cũng như ngoài môi trường Tính hiệu quả: Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thực hiện được những mục tiêu của tổ chức với chi phí nhỏ nhất. 4.2. Tiêu chuẩn để đánh giá và thiết lập cơ cấu tổ chức - Mức độ hỗ trợ của cơ cấu đối với mục tiêu chiến lược của công ty - Mức độ tạo ra giá trị của các chức năng và những chức năng nào cần thiết để hỗ trợ tốt hơn cho mục tiêu của công ty - Mức độ hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu của các vị trí, vai trò nhất định. - Các vị trí công việc có đủ quyền hạn thực thi nhiệm vụ một cách có hiệu quả hay không? - Mối quan hệ giữa người có nghĩa vụ báo cáo và người được báo cáo có được xác lập rõ ràng? - Mức độ của việc kiểm soát và số cấp độ cần có trong công ty để tạo điều kiện thuận lợi cho việc đạt được các mục tiêu một cách có hiệu quả. - Các thành viên trong ban lãnh đạo và yếu tố kỹ thuật cũng như các nhân viên có đủ năng lực và kỹ năng để hoàn thành vai trò được giao? - Mức độ phối hợp hoạt động giữa các phòng ban và các bộ phận chức năng. Các hệ thống hỗ trợ cần có để tổ chức thực hiện chức năng đạt hiệu quả cao. 4.3. Các bước cơ bản tiến hành thiết kế cơ cấu tổ chức Theo Giáo sư Jay W.Lorsch các bước cơ bản thiết kế cơ cấu tổ chức bao gồm: Bước 1: Hoạch định đơn vị theo yêu cầu của nhiệm vụ Căn cứ vào những nguyên tắc của khái niệm dị biệt và tổng hợp, trước hết người ta ghép những nhiệm vụ cùng loại với nhau. Điều đó vừa có ích, cho việc triệt tiêu dị biệt, vừa có thể thường xuyên đơn giản hóa nhiệm vụ điều phối và tổng hợp. Sau đó là đem những đơn vị thường xuyên đòi hỏi điều hòa, phối hợp ghép lại với nhau. Như thế sẽ dễ cho việc thông qua các tầng nấc quản lý để điều phối hoạt động sản xuất của doanh nghiệp dưới sự lãnh đạo thống nhất. Do đó những đơn vị có mức độ dị biệt ít, mức độ tồng hợp cao cần phải ghép lại với nhau. Nhưng nếu có một số đơn vị mà mức độ dị biệt nhỏ, mức độ nương tựa lẫn nhau tương đối ít hoặc ngược lại, mức độ dị biệt lớn, mức độ