Chuyên đề Kế toán lưu chuyển hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh

NHẬN XÉT CUẢ ĐƠN VỊ THỰC TẬP NHẬN XÉT CUẢ GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN LỜI CẢM ƠN Trong thời gian học tại trường Cao Đẳng Kinh Công Thương TP.HCM – Viện Kế Tóan & Quản Trị Doanh Nghiệp, được sự dạy bảo tận tình của các thầy cô đã giúp em tích lũy kiến thức cơ bản để ứng dụng vào thực tế chuyên môn. Giờ đây đã kết thúc khóa học, với tình cảm sâu sắc em xin chân thành cảm ơn: Ban giám hiệu cùng các thầy cô trường trường Cao Đẳng Kinh Công Thương TP.HCM – Viện Kế Toán & Quản Trị Doanh Nghiệp, được sự dạy bảo tận tình của các thầy cô khoa kế tóan. Thầy Nguyễn Thanh Nam, giáo viên hướng dẫn thực tập đã tận tình chỉ bảo em hòan thành báo cáo thực tập này. Ban Giám đốc và phòng kế toán tài chính của Công Ty TNHH MTV TM DV Phúc Hữu đã nhiệt tình giúp đỡ, cung cấp số liệu cần thiết và tạo điều kiện thuận lợi cho em trong quá trình thực tập. Kính chúc Ban Giám Hiệu, quý thầy cô trường Cao Đẳng Kinh Công Thương TP.HCM – Viện Kế Tóan & Quản Trị Doanh Nghiệp, Ban Giám Đốc, tập thể cán bộ công nhân viên Công Ty TNHH MTV TM DV Phúc Hữu nhiều sức khỏe, gặt hái được nhiều thành công trong công tác. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn . LỜI MỞ ĐẦU I. MỤC ĐÍCH CHỌN ĐỀ TÀI “Theo quan điểm của Johnson và Scholec định nghĩa quản trị chiến lược kinh doanh theo bốn giai đoạn: phân tích chiến lược, lựa chọn chiến lược, thực hiện chiến lược và kiểm tra chiến lược”. Nhằm đạt được mục đích của doanh nghiệp theo đúng luật định và thông lệ xã hội. Có nghĩa là mọi doanh nghiệp, mọi tổ chức kinh tế tham gia đều vì mục đích sinh lời. Nền sản xuất, xã hội càng phát triển, bộ phận kế toán trong doanh nghiệp càng trở nên quan trọng và trở thành công cụ không thể thiếu trong quản lý kinh tế Nhà nước và của doanh nghiệp. Để điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh ở doanh nghiệp một cách có hiệu quả, các nhà doanh nghiệp phải nắm kịp thời, chính xác các thông tin kinh tế tài chính về các hoạt động bao gồm “ Chi phí đầu vào”, “ Quá trình hoạt động”, Kết quả đầu ra” … Song trên quan điểm tổng thể, một doanh nghiệp cố gắng thật sự để có được một sự khác biệt rõ ràng hơn hẳn đối thủ cạnh tranh chính là sức mạnh làm thỏa mãn một cách tốt hơn, đa dạng hơn, đúng với thị hiếu của khách hàng. Nhằm tạo điều kiện cho nền kinh tế thị trường ngày càng phong phú đa dạng, nhiều loại hình kinh doanh đã ra đời và phát triển. Trong đó có một loại hình kinh doanh đóng vai trò trung gian làm cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng, góp phần đưa hàng hóa lưu thông trên thị trường nhanh chóng và hiệu quả hơn đó là doanh nghiệp thương mại. Công ty TNHH Một Thành viên TM DV Phúc Hữu là doanh nghiệp thương mại nên hàng hóa và doanh thu là vấn đề Công ty đặc biệt quan tâm nhất, làm sao hạch toán đúng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đến hàng hóa và lợi nhuận nói riêng và tất cả các nghiệp vụ phát sinh nói chung để giúp cho doanh nghiệp có những chiến lược kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất để đứng vững trên thị trường. Nhận thấy tầm quan trọng của vấn đề trên nên tôi đã chọn đề tài “ Kế Toán Lưu Chuyển Hàng Hóa và Xác Định Kết Quả Kinh Doanh”. II. ĐỐI TƯỢNG, PHẠM VI NGHIÊN CỨU: * Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu là nghiên cứu thực trạng công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh trên những phương tiện sau: - Tổ chức chứng từ sổ sách. - Phân hành kế toán. + Kế toán doanh thu bán hàng. + Kế toán chi phí bán hàng. + Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp + Kế toán hoạt động tài chính + Kế toán hoạt động khác + Kế toán các khoản làm giảm doanh thu bán hàng * Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu về hệ thống tổ chức hạch toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh trong thời gian làm công tác tốt nghiệp. III. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU: Phương pháp nghiên cứu của đề tài chủ yếu là phương pháp thống kê, quan sát, phỏng vấn và kết hợp số phương pháp kế toán như : - Phương pháp tính doanh thu. - Phương pháp xác định kết quả kinh doanh. IV. NỘI DUNG VÀ KẾT CẤU ĐỀ TÀI: Tên của đề tài: “Kế Toán Lưu Chuyển Hàng Hóa và Xác Định Kết Quả Kinh Doanh”. Ngoài phần mở đầu, kết luận, kiến nghị, tài liệu tham khảo và phụ lục. Đề tài bao gồm các chương: + Chương I : Cơ sở lý luận về kế toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh ở các doanh nghiệp thương mại. + Chương II : Khái quát về Công Ty TNHH MTV TM DV Phúc Hữu. + Chương III: Thực trạng công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh tại Công Ty TNHH MTV TM DV Phúc Hữu. + Chương IV: Nhận xét – Kiến nghị – Kết luận V. NHỮNG ĐÓNG GÓP KHOA HỌC CỦA ĐỀ TÀI: - Đề tài là hệ thống những vấn đề về tổ chức kế toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh. - Đề tài chỉ ra được những mặt đạt được và những mặt tồn tại của hệ thống kế toán cho Công Ty TNHH MTV TM DV Phúc Hữu xây dựng nên. - Đề tài đánh giá đúng thực trạng, người thực hiện có đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh. CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH. I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN KHÁI NIỆM VÀ PHÂN LOẠI HÀNG HÓA Khái niệm hàng hóa Hàng hoá là loại vật tư, sản phẩm của lao động có hình thái vật chất hay không vật chất, được doanh nghiệp mua về với mục đích bán ra hoặc gia công sơ chế rồi bán với mục đích kiếm lời. Tổng hợp các hoạt động mua và bán hàng hoá tạo ra quá trình luân chuyển hàng hoá. Quá trình mua bán hàng hoá có thể trình bày theo sơ đồ sau : Nhà cung cấp Cung cấp hàng hoá Doanh nghiệp Bán hàng hoá Khách hàng 1.2. Phân loại hàng hoá Hàng hoá trong kinh doanh thương mại thường được phân theo các ngành hàng như : - Hàng vật tư, thiết bị. - Hàng công nghệ tiêu dùng. - Hàng lương thực, thực phẩm. TỔ CHỨC HẠCH TOÁN TRONG QUÁ TRÌNH MUA HÀNG Khái niệm mua hàng Mua hàng là quá trình trao đổi hình thái tài sản từ tiền hàng hoá. Quá trình mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình luân chuyển hàng hoá. Tài khoản sử dụng TK 151: Hàng đang đi đường, dùng phản ánh giá trị hàng hoá doanh nghiệp đã mua thuộc quyền sỡ hữu của doanh nghiệp nhưng đang trên đường chưa về nhập kho. TK 156 : + TK 1561 : Giá mua thực tế hàng hoá. + TK 1562 : Chi phí mua hàng như: bốc xếp, vận chuyển, các khoản hao hụt. TK 1567: Hàng hoá bất động sản: phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của hàng hoá bất động sản. Phương thức mua hàng Cách tính giá mua hàng : Giá thực tế của hàng mua vào = Tiền phải trả cho người bán + Chi phí thu mua + Thuế - Các khoản chiết khấu, giảm giá Trong đó : + Giá mua là số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho nhà cung cấp. Tuỳ theo trường hợp nhập, giá nhập kho được xác định như : giá cấp phát, giá góp vốn, giá mua thực tế. + Chi phí thu mua gồm chi phí liên quan đến việc thu mua như vận chuyển, bốc xếp, hao hục trong định mức, lệ phí kho bãi, công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí khác do doanh nghiệp chịu. + Thuế bao gồm các khoản thuế như: thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. + Các khoản giảm giá, chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán. Các phương thức mua hàng trong nước 2.4.1 Mua hàng trực tiếp : Doanh nghiệp cử nhân viên mình trực tiếp đến mua hàng ở bên bán và chuyển về doanh nghiệp bằng phương tiện tự có hay thuê ngoài. Sau khi nhận hàng và ký hoá đơn thì hàng hoá thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Chứng từ sử dụng là hoá đơn bán hàng (nộp thuế theo phương pháp trực tiếp) hoặc hoá đơn GTGT (nộp thuế theo phương pháp khấu trừ) hoặc hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. 2.4.2 Mua hàng theo phương pháp chuyển hàng : Doanh nghiệp ký hợp đồng với bên bán, bên bán căn cứ vào hợp đồng sẽ giao hàng đúng địa điểm đã ký kết trong hợp đồng. Chi phí vận chuyển phụ thuộc vào điều kiện đã ký kết trong hợp đồng. Hàng hoá chỉ thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp khi doanh nghiệp nhận hàng và chấp nhận thanh toán cho bên bán. Chứng từ sử dụng là hoá đơn bán hàng (nộp thuế theo phương pháp trực tiếp) hoặc hoá đơn GTGT (nộp thuế theo phương pháp khấu trừ) hoặc hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. 2.4.3 Mua hàng trong thị trường tự do : - Nếu bên bán không có hoá đơn thì bên mua phải lập “ Phiếu kê mua hàng” để làm căn cứ nhập kho và thủ tục thanh toán, đồng thời khấu trừ thuế. - Trường hợp phát sinh thừa thiếu trong quá trình nhận hàng so với trên hoá đơn thì phải lập biên bản kiểm nhận để phản ánh số hàng hoá thiếu làm cơ sở truy tìm nguyên nhân xử lý. Phản ánh nghiệp vụ mua hàng trong nước 2.5.1 Theo phương pháp kiểm kê thường xuyên Trong kỳ mua hàng nhập kho, căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho: Nợ TK 1561: Trị giá hàng hoá Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào Có 111, 112, 141, 331 : Tổng thanh toán (2) Mua hàng chuyển thẳng không thông qua kho Nợ TK 632 : Trị giá mua theo hoá đơn hàng đã bán Nợ TK 157 : Trị giá mua theo hoá đơn hàng gởi đi bán Có 111, 112, 141, 331 : Tổng thanh toán (3) Trường hợp nhận hoá đơn nhưng cuối kỳ hàng vẫn chưa nhập kho. Nợ TK 151 : Giá trị mua theo hoá đơn Nơ TK 133: Thuế GTGT đầu vào Có 111, 112, 141, 331 : Tổng thanh toán Sau đó hàng về nhập kho Nợ TK 156 : Trị giá hàng hoá nhập kho Có TK 151 : Trị giá hàng hoá đang đi đường (4) Chi phí mua hàng Nợ TK 1562 : Giá chưa thuế Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào Có 111, 112, 141, 331 : Tổng thanh toán (5) DN xuất kho để sơ chế nhằm tăng giá trị và khả năng tiêu thụ của hàng hoá. a. Giá trị hàng hoá thực tế xuất kho Nợ TK 154 Có TK 1561 b. Chi phí phát sinh trong quá trình sơ chế Nợ TK 154 Có TK 111, 112, 141, 334, 338… c. Sau khi sơ chế nhập lại kho (= giá mua thực tế xuất kho + chi phí sơ chế) Nợ TK 1561 Có TK 154 (6) Trường hợp được người bán giảm giá lô hàng đã nhập vì sai quy cách trong hợp đồng đã quy định. Nợ TK 331, 111, 112 Có TK 1561 2.5.2 Theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK sử dụng : 151, 156, 157, 611 (6112) Là phương thức hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ảnh giá trị tồn kho cuối kỳ của hàng hoá trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị hàng hoá đã xuất trong kỳ theo công thức : Trị giá hàng = Trị giá hàng + Trị giá hàng – Trị giá hàng xuất trong kỳ tồn đầu kỳ nhập trong kỳ tồn cuối kỳ Phương pháp không phản ánh biến động hàng tồn kho trên tài khoản 156 mà còn được theo dõi trên tài khoản 611 (mua hàng), phương pháp này chỉ áp dụng ở đơn vị có nhiều chủng loại hàng hoá, vật tư với nhiều mã hàng khác nhau, giá trị thấp, tình hình nhập xuất thường xuyên. Phương pháp này đơn giản, giảm nhẹ khối lượng của công việc của kế toán nhưng độ chính xác không cao do công tác quản lý kém. TK 611 không có số dư cuối kỳ, có 2 TK cấp 3 là : + 61121 : Giá mua hàng hoá + 61122 : Chi phí mua hàng Phản ánh các nghiệp vụ mua hàng ngoài nước 2.6.1 Cách tính hàng nhập khẩu : Trị hàng nhập khẩu = Trị giá mua thực tế của hàng NK + Các loại thuế + Chi phí thu mua _ Các khoản giảm trừ Thuế nhập khẩu = số lượng hàng NK x giá tính thuế x thuế suất Thuế GTGT = (giá tính thuế NK + thuế NK) x thuế suất thuế GTGT Chi phí thu mua = chi phí bảo hiểm, vận chuyển, bốc dở, bảo quản. Các khoản giảm trừ :chiết khấu TM, giảm giá hàng mua, hàng mua đã trả lại 2.6.2 Các loại nhập khẩu hàng hoá: * Nhập khẩu trực tiếp : Ký hợp đồng kinh tế Mở L/C nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C Giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu kèm theo hợp đồng. Thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm theo giá FOB Giao nhận hàng hoá nhập khẩu Làm thủ tục khai báo Hải Quan, đóng các thuế nhập khẩu. Thanh toán cho nhà cung cấp. Phản ánh nghiệp vụ : Ký quỹ mở L/C Nợ TK 144 Có TK 112, 1122, 311 Căn cứ vào phiếu nhập kho, phản ánh giá trị hàng hoá nhập khẩu Nợ TK 1561 : tỷ giá thực tế Có TK 331 : tỷ giá thực tế Nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu Nợ TK 3333 Nợ TK 33312 Có TK 111, 112 Thuế nhập khẩu phải nộp Nợ TK 1561 Có TK 3333 Thuế GTGT hàng nhập khẩu được khấu trừ Nợ TK 133 Có TK 111, 112,141, 331 * Nhập khẩu uỷ thác Ký hợp đồng uỷ thác. Cùng với bên uỷ thác làm thủ tục nhập khẩu. Chịu các chi phí như chi phí bốc dở, lưu kho, kiểm định, giám định. Đóng các thuế nhập khẩu. Nhận hàng khi có thông báo của bên nhận uỷ thác nhập. Trả hoa hồng cho đơn vị nhận uỷ thác. Cùng với bên nhận uỷ thác tiến hàng khiếu nại. Phản ánh nghiệp vụ Đơn vị nhập khẩu uỷ thác Chuyển tiền cho đơn vị nhận uỷ thác nhập: Nợ TK 331 Nợ TK 635 / Có TK 515 Có TK 1112 Đồng thời ghi Có TK 007 (112) (2) Khi nhận hàng hoá được nhập Nợ TK 1561 Nợ TK 635 / Có TK515 Có TK 331 (3) Thuế nhập khẩu hàng nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu Nợ TK 1561 Nợ TK 133 Có TK 331 Bên nhận uỷ thác nhập : Khi nhận tiền : Nợ TK 1112 Có TK131 (bên giao uỷ thác) Đồng thời ghi Nợ TK 007 (112) (5) Khi nhận được hàng : Nợ TK 1561 Có TK 331 Có TK 3333 Có TK 33312 (6) Hoa hồng uỷ thác nhập khẩu Nợ TK 131 (bên giao uỷ thác) Có TK 511 Có TK 33311 (7) Chuyển trả hàng Nợ TK 131 Nợ TK 635/ Có TK 515 Có TK 1561 Phản ánh các khoản giảm giá, chiết khấu và các trường hợp chứng từ và hàng hoá mua về. Trường hợp hàng mua về được hưởng chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại người bán trừ trên hoá đơn cho doanh nghiệp. Nợ TK 156 : trị giá mua (đã trừ các khoản giảm giá và chiết khấu) Nợ TK 133 : theo % của TK 156 Có TK 111, 112, 331, 141… Trường hợp mua hàng được hưởng chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại sau khi hàng về nhập kho. Nợ TK 331: Các khoản chiết khấu, giảm giá được khấu trừ nợ Nợ TK 111,112: Các khoản chiết khấu, giảm giá được hưởng Có TK 156 : Giảm giá hàng hoá Có TK 133 : Giảm thuế đầu vào Trường hợp được hưởng chiết khấu thanh toán Nợ TK 331 : Khấu trừ nợ Nợ TK 111, 112 : CK thanh toán được hưởng bằng tiền Có TK 515 : Chiết khấu thanh toán được hưởng Trường hợp số hàng nhận nhỏ hơn số tiền đã ứng Nợ TK 111, 112 : Nhận lại tiền thừa Có TK 331 : Người bán hoàn trả tiền thừa Trường hợp hàng mua thiếu so với hoá đơn, kế toán lập biên bản và nguyên nhân cụ thể : Nợ TK 156 : Giá trị hàng hoá kiểm nhận thực tế Nợ TK 1388 : Bồi thường hàng mua thiếu Nợ TK 1381 : Tài sản thiếu chờ xử lý Nợ TK 632 : Tài sản thiếu ghi tăng GVHB Nợ TK 133 : Thuế VAT (tính trên 100% giá trị hàng nhập) Có 111, 112, 141, 331 : Tổng thanh toán Trường hợp hàng mua thừ so với hoá đơn Nợ TK 156 : Hàng hoá theo hoá đơn + hàng thừa Nợ TK 133 : Thuế VAT theo hoá đơn Có TK 3381 : Hàng thừa chờ xử lý Có 111, 112, 141, 331 : Tổng thanh toán 2.8 Chi phí mua hàng Là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động vật hoá mà doanh nghiệp bỏ ra liên quan đến việc thu mua hàng hoá. Chi phí mua hàng là chi phí quan trọng trong cơ cấu giá trị hàng hoá. Nhập kho cần theo dõi chặt chẽ để đưa ra phương pháp thu mua hàng với giá tối ưu nhằm tiết kiệm chi phí mua hàng. * Chi phí mua hàng gồm : + Chi phí vận chuyển, bốc dở, bảo quản từ nơi mua về đến doanh nghiệp. + Chi phí bảo hiểm hàng hoá. + Tiền thuê kho bãi. + Các khoản hao hụt tự nhiên trong định mức. + Chi phí phát sinh trong quá trình thu mua. Do chi phí mua hàng liên quan đến toàn bộ khối lượng hàng hoá trong kỳ và lượng hàng đầu kỳ nên cần phân bổ chi phí mua hàng cho lượng hàng đã bán ra trong kỳ và lượng hàng cón lại cuối kỳ nhằm xác định đúng. Giá vốn hàng xuất bán đồng thời phản ánh đúng giá vốn hàng tồn kho. * Tiêu thức phân bổ chi phí thường được lựa chọn: + Trị giá mua hàng hoá + Số lượng + Trọng lượng + Doanh số của hàng hoá Việc lựa chọn phương thức này tuỳ thuộc vào điều kiện của từng doanh nghiệp nhưng phải đảm bảo nhất quán trong niên độ. Tài khoản 1562 Phản ánh nghiệp vụ (1) Chi phí phát sinh mua hàng trong kỳ Nợ TK 1562 : chi phí mua hàng Nợ TK 133 : thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112,141, 331 : chi phí vận chuyển bốc dở Có TK 111, 112, 331 : chi phí bảo hiểm, bảo quản, thuê kho bãi Có TK 1532, 1421 : chi phí bao bì luân chuyển Có TK 111, 112, 141: chi phí khác (giao dịch, môi giới, hoa hồng…) (2) Cuối kỳ phân bổ chi phí thu mua để tính giá vốn hàng xuất bán. Chí phí mua hàng CP mua hàng tồn ĐK + CP mua hàng PS trong kỳ Trị giá hàng hoá phân bổ cho hàng = x xác định trong kỳ hoá tiêu thụ Giá trị hàng hoá tồn CK + Giá trị hàng hoá xuất bán trong kỳ tiêu thụ Nợ TK 632 Có TK 1562 2.9 Quy trình mua hàng và quản lý hàng tồn kho Chu trình mua hàng và quản lý hàng tồn kho là một quá trình vận động của hàng tồn kho từ việc mua hàng nhập kho để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh hay nhập kho thành phẩm chờ tiêu thụ, lưu kho chờ sản xuất hay tiêu thụ, cho đến việc xuất kho sử dụng cho hoạt động sản xuất hay tiêu thụ. 2.9.1 Quy trình tổ chức phiếu nhập kho Trong kế toán, phiếu nhập kho được gọi là chứng từ thực hiện vì nó chứng minh nghiệp vụ về nhập kho và một loại hàng tồn kho nào đó. Vậy làm thế nào để người quản lý kiểm soát được hàng nhập kho. Sau đây là quy trình luân chuyển phiếu nhập kho : Bước 1 : Người giao hàng (có thể là nhân viên phụ trách thu mua, nhân viên sản xuất của DN hoặc người bán) đề nghị giao hàng nhập kho Bước 2 : Ban kiểm nhận lập biên bản nhận cho kho vật tư, hàng hoá, sản phẩm. Ban kiểm nhận bao gồm thủ kho, kế toán vật tư, cán bộ phụ trách bộ phận, người đề nghị giao hàng. Bước 3 : Kế toán vật tư hoặc phụ trách bộ phận sẽ tiến hàng lập phiếu nhập kho theo hoá đơn mua hàng, phiếu giao nhận sản phẩm với ban kiểm nhận Bước 4 : Người lập phiếu, người giao hàng và phụ trách bộ phận ký vào phiếu nhập kho. Bước 5 : Chuyển phiếu nhập kho cho thủ kho tiến hàng việc kiểm nhận, nhập hàng, ghi sổ và ký phiếu nhập kho. Bước 6 : Chuyển phiếu nhập kho cho kế toán vật tư để ghi sổ kế toán Bước 7 : Kế toán vật tư tổ chức bảo quản và lưu trữ phiếu nhập. 2.9.2 Quy trình tổ chức phiếu xuất kho Phiếu xuất kho được gọi là chứng từ thực hiện, vì nó chứng minh cho nghiệp vụ về xuất kho một loại hàng tồn kho nào đó. Phiếu xuất kho do kế toán hoặc người phụ trách viết khi muốn xuất vật tư , sản phẩm, hàng hoá. Khi xuất kho, phải căn cứ thông qua các chứng từ như : lệnh xuất kho, phiếu xin lĩnh vật tư, hoá đơn bán hàng, hợp đồng cung cấp sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ…. Sau đây là quy trình luân chuyển phiếu xuất kho : Bước 1 : Người có nhu cầu về vật tư, sản phẩm, hàng hoá lập giấy xin xuất hoặc ra lệnh đối với vật tư, sản phẩm, hàng hoá. Bước 2 : Chuyển cho chủ doanh nghiệp (Giám Đốc) hoặc phụ trách đơn vị duyệt lệnh xuất. Bước 3 : Phụ trách bộ phận hoặc kế toán vật tư căn cứ vào đề nghị xuất hoặc lệnh xuất tiến hàng lập phiếu xuất kho. Bước 4 : Chuyển phiếu xuất kho cho thủ kho tiến hàng xuất vật tư, sản phẩm, hàng hoá. Sau đó, ký vào phiếu xuất kho rồi giao chứng từ lại cho kế toán vật tư. Bước 5 : Khi nhận phiếu xuất kho, chuyển cho Kế toán trưởng ký duyệt chứng từ rồi ghi sổ kế toán. Bước 6 : Trình phiếu xuất kho cho thủ trưởng (Giám Đốc) ký duyệt chứng từ, thường là trình ký theo định kỳ, vì chứng từ đã được duyệt xuất ngay từ đầu, nên thủ trưởng chỉ kiểm tra lại và ký duyệt. Bước 7 : Kế toán vật tư sẻ tiến hành bảo quản và lưu giữ chứng từ. Trên đây là một số nét chủ yếu về quy trình luân chuyển các chứng từ hàng tồn kho sẽ góp phần hỗ trợ cho doanh nghiệp quản lý tốt lượng hàng tồn kho hiện có tại doanh nghiệp, giúp cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra được thường xuyên, liên tục và ngày càng mở rộng. 2.9.3 Quy trình quản lý hàng tồn kho Lưu đồ hạch toán hàng tồn kho Bộ phận kho phải độc lập với bộ phận mua hàng, bộ phận nhận hàng và kế toán. Định kỳ bộ phận độc lập kiểm kê đối chiếu số liệu với thẻ kho và sổ kế toán chi tiết hàng tồn kho. Mọi vật tư, hàng hoá nhập kho đều có đầy đủ chứng từ chứng minh nguồn gốc. Sử dụng tài khoản ngoại bảng để theo dõi vật tư không thuộc quyền kiểm soát của doanh nghiệp. Quản lý riêng biệt hàng tồn kho thuộc quyền kiểm soát và không thuộc quyền kiểm soát của doanh nghiệp. Vật tư hàng hoá trong kho được nhập theo thứ tự và xuất kho theo thứ tự nhập vào. Đánh giá chất lượng hàng tồn kho qua kiểm kê. Xây dựng bộ mã hàng tồn kho, theo dõi hàng