Chuyên đề Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Dịch vụ văn hoá thông tin Phương Đông

LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường, các tổ chức kinh tế, các doanh nghiệp ở nước ta có quyền tổ chức và thực hiện các hoạt động kinh doanh của mình một cách tự chủ, độc lập theo quy định của pháp luật. Khi các doanh nghiệp tiến hành kinh doanh thì lợi nhuận vừa là mục tiêu, vừa là động lực. Doanh nghiệp muốn đảm bảo có lợi nhuận và phát triển, từ đó nâng cao lợi ích người lao động thì các doanh nghiệp cần tìm mọi cách để tiết kiệm chi phí. Trong đó chi phí tiền lương là một trong những yếu tố đóng vai trò then chốt và hết sức quan trọng, nó quyết định đến sự thành công hay thất bại của từng doanh nghiệp. Một chính sách hợp lý là cơ sở, đòn bẩy cho sự phát triển của doanh nghiệp. Bộ Lao động, văn hoá thông tin đã ra những quyết định liên quan đến việc trả lương và các chế độ tính lương cho công nhân viên, đồng thời Bộ Tài chính cũng ban hành nhiều văn bản quy định cách thức thanh toán lương và các khoản trích theo lương ở doanh nghiệp. Do đó, để cho tiền lương thực hiện được chức năng cơ bản của nó, là nhân tố thúc đẩy năng suất lao động thì các doanh nghiệp cần thực hiện công tác quản lý hạch toán lương và các khoản trích theo lương hợp lý và có hiệu quả, phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp. Nhận thức được vấn đề đó, Công ty cổ phần dịch vụ văn hoá thông tin Phương Đông đã và đang vận dụng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương một cách hợp lý để đạt được những mục tiêu, lợi nhuận mong muốn. Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần dịch vụ văn hoá thông tin Phương Đông, em đã có cơ hội và điều kiện được tìm hiểu và nghiên cứu thực trạng về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Dịch vụ văn hoá thông tin Phương Đông. Nó đã giúp em rất nhiều trong việc củng cố và mở mang hơn cho em những kiến thức em đã được học tại trường mà em chưa có điều kiện được áp dụng thực hành. Em xin chân thành cảm ơn sự tận tình giúp đỡ, hướng dẫn của cô giáo Nguyễn Kim Thuý cũng như sự nhiệt tình của ban giám đốc và các anh chị trong công ty, đặc biệt là phòng kế toán trong thời gian thực tập vừa qua, giúp em hoàn thành được chuyên đề thực tập này. Nội dung chuyên đề của em gồm ba phần: Phần I: Đánh giá thực trạng công tác kế toán của đơn vị Phần II: Nội dung chính của báo cáo thực tập Phần III: Lời kết luận Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng 9 năm 2007 Sinh viên thực hiện Lê Thanh Hương PHẦN I ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA ĐƠN VỊ GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ TÌNH HÌNH KINH DOANH CHUNG CỦA CÔNG TY I. GIỚI THIỆU CHUNG (ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CỦA ĐƠN VỊ) 1. Quá trình hoạt động, hình thành và phát triển của Công ty cổ phần dịch vụ văn hoá thông tin Phương Đông - Tên đầy đủ của công ty là: Công ty cổ phần dịch vụ văn hoá thông tin Phương Đông Công ty được quyết định thành lập ngày 17 tháng 11 năm 2000 theo quyết định số 105/BVH-TT của bộ văn hoá thông tin. - Trụ sở của công ty : D10 lô 5 khu đô thị mới Định Công Điện thoại : 042120162 - 04 2120190 Fax : 04 6406826 Công ty là đơn vị có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, có con dấu riêng. - Chức năng của công ty hiện nay là quảng cáo, trung gian môi giới giữa các công ty, văn hoá thông tin. Bước đầu để hoạt động được thì công ty cũng gặp rất nhiều khó khăn song bên cạnh đó cũng có những thuận lợi riêng. Có thể khái quát các giai đoạn phát triển của công ty như sau: - Từ năm 2000 đến 2002 Công ty mới bắt đầu đi vào hoạt động nên chỉ tiến hành các dịch vụ nhỏ lẻ, đơn giản, giai đoạn này chỉ mang tính chất thăm dò vì ít doanh nghiệp, người biết đến. - Từ năm 2002 đến 2005 Đây là giai đoạn phát triển mạnh các hoạt động dịch vụ môi giới, văn hoá, quảng cáo thông tin. - Từ năm 2005 đến nay Là thời kỳ phát triển mạnh mẽ với doanh thu tăng nhanh kinh doanh môi giới, quảng cáo giữa các doanh nghiệp và thông tin văn hoá đi dần vào ổn định, đem lại mức lợi nhuận ngày một cao cho công ty. 2. Đặc điểm tc hoạt động kinh doanh của công ty Theo giấy chứng nhận đăng ký hoạt động số 100586 với các ngành như: quảng cáo, môi giới, văn hoá thông tin. Sau khi khảo sát thị trường, công ty thấy nhu cầu của xã hội, các doanh nghiệp cần quảng cáo, liên kết với nhau trao đổi cho nhau, đôi bên cùng có lợi. Vì vậy mà công ty được ra đời nhằm phục vụ nhu cầu cấp bách đó. Nhiệm vụ chính của công ty khi tiến hành hoạt động kinh doanh gồm hai lĩnh vực cụ thể: - Kinh doanh dịch vụ quảng cáo môi giới: giúp các doanh nghiệp liên kết với nhau, hỗ trợ cho nhau những mặt yếu, giúp nhau phát triển theo hình thức quảng cáo. - Văn hoá thông tin: Cập nhật những thông tin mới, nóng nhất lên báo chí, ra ngoài thị trường và các văn hoá truyền thống của nước và thế giới để người dân biết đến. 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty cổ phần dịch vụ văn hoá thông tin Phương Đông - Về hình thức hoạt động: Công ty cổ phần dịch vụ văn hoá thông tin Phương Đông là doanh nghiệp hoạt động theo hình thức công ty cổ phần, có tư cách pháp nhân đầy đủ, hạch toán kinh tế độc lập. Hoạt động theo luật doanh nghiệp và điều lệ tổ chức hoạt động chung. Sau khi làm xong thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, thay đổi mẫu dấu mới. Giám đốc Công ty cổ phần dịch vụ văn hoá thông tin Phương Đông đã hoàn thiện các thủ tục, đưa công ty cổ phần vào hoạt động. Một trong các nhiệm vụ chính là quy định chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Chức năng nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận phòng ban như sau: - Giám đốc: là người đứng đầu và điều hành công ty, là người quản lý, phụ trách chung, có quyền lực cao nhất, có trách nhiệm điều hành công việc kinh doanh của công ty. + Các phòng ban thuộc công ty - Phòng tổ chức hành chính: Quản lý vấn đề nhân sự của công ty, theo dõi thực hiện nội quy của cán bộ, công nhân viên trong công ty. - Phòng kế toán tài vụ Tham mưu cho ban giám đốc đề xuất với nhà nước về các chính sách tài chính, ngân hàng và kế toán, vốn và nguồn vốn nhằm hỗ trợ kinh doanh có hiệu quả hơn. Tham mưu cho ban giám đốc lên kế hoạch về tài chính vốn và nguồn vốn, kết quả doanh thu từng quý và năm hoạt động kinh doanh của công ty. Thực hiện và chấp hành tốt về chế độ kế toán nộp các loại thuế hiện hành đúng hạn, theo đúng biểu thuế nhà nước quy định, góp phần làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước. - Phòng môi giới quảng cáo: Thu nhập nhu cầu mà các doanh nghiệp mong muốn và sắp xếp các doanh nghiệp có nhu cầu liên kết một cách hợp lý và có hiệu quả nhất, không bên nào thiệt thòi. Quảng cáo những mặt mạnh, thương hiệu… để nhiều đối tác, người dân biết đến được rộng rãi và phổ biến hơn. - Phòng văn hoá thông tin: Cập nhật, lưu giữ và phát hành những thông tin văn hoá xưa và nay mới nhất, truyền thống của nước ta và cả nước ngoài về phong tục tập quán, phố phường và những món ăn truyền thống. Tìm hiểu các thông tin văn hoá các nước bạn 4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ sách kế toán tại Công ty cổ phần dịch vụ văn hoá thông tin Phương Đông a. Bộ máy kế toán tổ chức tại công ty Bộ máy kế toán của công ty là công cụ quan trọng để điều hành, quản lý các hoạt động, tính toán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh và chủ động tài chính của công ty. Phòng kế toán tài vụ của công ty có chức năng nhiệm vụ như tham mưu cho ban giám đốc lên kế hoạch tài chính vốn và nguồn vốn kinh doanh, kết quả doanh thu từng quývà năm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, đồng thời thực hiện và chấp hành tốt các chế độ kế toán, thực hiện các báo cáo theo quy định chung của trung ương và thành phố, của các ngành về hoạt động tài chính của công ty như hạch toán, ghi sổ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty. Để đảm bảo thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của mình, phòng kế toán tài vụ của công ty gồm năm nhân viên và mỗi nhân viên chịu trách nhiệm về phần việc của mình. Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận như sau: - Kế toán: Chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động kinh doanh của công ty. Tổ chức thực hiện, điều hành, kiểm tra thực hiện các chế độ ghi chép, luân chuyển chứng từ hệ thống tài khoản, sổ sách kế toán, chính sách thuế. Trích lập sử dụng khoản dự phòng, ngoài ra còn hướng dẫn chỉ đạo lưu trữ tài liệu sổ sách kế toán, lựa chọn cải tiến hình thức kế toán cho phù hợp với tình hình kinh doanh, chức năng quan trọng nhất của kế toán là tham mưu cho ban giám đốc, giúp giám đốc đưa ra những quyết định đúng đắn trong hoạt động kinh doanh của công ty. - Văn thư: Có trách nhiệm kiểm tra và theo dõi sổ sách, giấy tờ các loại hàng ngày một cách chính xác, đúng đắn sắp xếp và lập các loại giấy tờ theo tình hình đã đang theo dõi. Sau đó cuối tháng, cuối kỳ, cuối năm đưa cho kế toán kiểm tra, xem xét và ký xác nhận. - Thủ quỹ Chịu trách nhiệm quản lý và xuất nhập quỹ tiền mặt, có nhiệm vụ thu, chi tiền mặt khi có sự chỉ đạo của cấp trên. Hàng ngày kiểm kê tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu trong sổ sách. - Nhân viên. Thực hiện các công việc còn lại, giúp việc hỗ trợ cho kế toán và các bộ phận trong phòng kế toán. Báo cáo với cấp trên công việc, kết quả hàng ngày, cụ thể, chi tiết một cách chính xác và đều đặn. II. NỘI DUNG (Thực trạng công tác kế toán của đơn vị) Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. + Các chứng từ, sổ sách công ty sử dụng là: - Bảng chấm công - Bảng thanh toán lương - Bảng tạm ứng lương kỳ I - Bảng tổng hợp lương toàn công ty - Danh sách cán bộ công nhân viên đóng bảo hiểm - Phiếu nghỉ lương bảo hiểm - Bảng thanh toán bảo hiểm - Bảng tổng hợp phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương - Sổ chi tiết các TK 334, TK 338, TK 642 - Chứng từ ghi sổ Sổ cái của cácTK 334, TK 338, TK 642. + Hình thức kế toán áp dụng là chứng từ ghi sổ, sổ kế toán Sơ đồ quá trình hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ gốc để vào chứng từ ghi sổ và sổ chi tiết các tài khoản. Số liệu ở chứng từ ghi sổ sẽ là căn cứ để vào sổ cái. Cuối tháng căn cứ số liệu trên sổ chi tiết các tài khoản để ghi vào bảng kê tổng hợp chứng từ gốc, đối chiếu số liệu trên sổ cái. PHẦN II NỘI DUNG CHÍNH CỦA BÁO CÁO THỰC TẬP I. CÁC HÌNH THỨC LƯƠNG, QŨY LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG * Nhiệm vụ kế toán tiền lương - Ghi chép, phản ánh trung thực, kịp thời, đầy đủ chính xác tình hình sử dụng lao động và kết quả hoạt động tính toán chính xác đúng chế độ các khoản tiền lương, tiền thưởng, trợ cấp, phụ cấp cho người lao động. - Tính toán phân bổ các khoản chi phí liên quan đến tiền lương và bảo hiểm cho người lao động và các đối tượng có liên quan. Định kỳ phân tích tình hình sử dụng lao động, tình hình quản lý sử dụng quỹ tiền lương, lập báo cáo về lao động tiền lương và các khoản tính theo lương thuộc trách nhiệm của kế toán. * Các hình thức tiền lương - Việc tính lương và trả lương được tính theo 2 hình thức: + Trả lương theo thời gian + Trả lương theo sản phẩm * Quỹ tiền lương Là toàn bộ số tiền lương tính theo số cán bộ, công nhân viên của công ty do công ty quản lý và chi trả lương. - Quỹ tiền lương: + Lương chính theo cấp bậc + Lương khoán theo bảng khoán qũy lương của công ty + Phụ cấp theo lương, phụ cấp khác. * Quỹ BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn Quỹ bảo hiểm được hình thành bằng cách tính theo tỷ lệ quy định trên tổng số quỹ lương cơ bản và các khoản phụ cấp theo cấp bậc (HSL) tỷ lệ tính theo chế độ hiện hành là 20%. - Đối với cán bộ, công nhân viên bảng lương theo thời gian có tên trong bảng khoán quỹ lương trừ: + 15% do công ty sử dụng lao động chịu được tổng qũy lương của công ty. + 5% còn lại do người lao động đóng góp và được trừ vào thu nhập của họ. Công nhân hợp đồng thì mức đóng 26% người lao động phải đóng 100%. - Quỹ BHXH công ty BHXH quản lý nhằm chi tiêu cho các trường hợp: + Trợ cấp cho công nhân viên mất sức lao động, nghỉ hưu + Trợ cấp tiền tử tuất. - Chi toàn công ty quản lý xã hội * Quỹ BHYT: - Quỹ BHYT được sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám chữa bệnh, thuốc chữa bệnh, viện phí cho người lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ. Tỷ lệ tiền BHYT là: 3% - Nếu là công nhân viên chính thức + 2% tính vào doanh nghiệp + 1% tính vào người lao động - Nếu là nhân viên hợp đồng ngoài qũy lương: mức lương đóng 3% theo lương cơ bản và các khoản phụ cấp (HSL). * Nguồn kinh phí công đoàn (KPCĐ) - KPCĐ do việc trích lập vào số tiền lương hàng tháng theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương thực tế phải trả cho CBCNV trong tháng tỷ lệ trích: 3%. + Đối với công nhân chính thức: 2% doanh nghiệp chịu: 1% người lao động đóng * Đối với công nhân hợp đồng: 3% người lao động đóng theo thu nhập thực tế (nếu thu nhập cao thì phải đóng cao). * Việc quản lý và sử dụng các qũy BHXH, BHYT, KPCĐ có ý nghĩa rất quan trọng đối với việc bảo vệ quyền lợi của người lao động trong công ty. Công ty cổ phần dịch vụ văn hoá thông tin Phương Đông BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG THÁNG 6 NĂM 2007 Bộ phận: trực tiếp (phòng quảng cáo) Stt  Họ và tên  Chức vụ  Ngày công  Tổng lương  Lương cơ bản  Lương năng suất  Đã tạm ứng  Còn được lĩnh  Ký nhận   1  Hoàng Tiến Thành  Nhân viên   1.005.000  980.000  83.800  350.000  655.000    2  Mai Thiên Trường  Nhân viên   1.280.000  900.000  434.000  0  1.280.000    3  Hoàng Thanh Thảo  Nhân viên   1.070.100  850.000  271.100  200.000  870.100    4  Dương Thu Thuỷ  Nhân viên   1.329.500  965.200  422.212  100.000  1.229.500    5  Đặng Thu Hằng  Nhân viên   990.000  825.000  214.500  100.000  890.000    6  Phạm Ngọc Mai  Nhân viên   901.588  880.000  74.388  100.000  806.088    7            8            9            10            11             Tổng cộng    6.576.188  5.400.200  1.500.000  850.000  5.730.688    (Bằng chữ: Năm triệu bảy trăm ba mươi nghìn sáu trăm tám mươi tám đồng) Ngày 30 tháng 06 năm 2007 Giám đốc Công ty cổ phần dịch vụ văn hoá thông tin Phương Đông BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG THÁNG 6 NĂM 2007 Bộ phận: gián tiếp Stt  Họ và tên  Chức vụ  Ngày công  Tổng lương  Lương cơ bản  Lương năng suất  Đã tạm ứng  Còn được lĩnh  Ký nhận   1  Đỗ Văn Huyền  Giám đốc   3.760.000  4.000.000   0  3.760.000    2  Ngô Thị Hồng Thái  Kế toán   1.440.000  1.000.000  500.000  200.000  1.240.000    3  Nguyễn Thị Trang  Trưởng phòng HC   1.209.246  860.900  400.000  200.000  1.009.246    4  Nguyễn Duy Khánh  Văn thư   1.337.305  990.750  406.000  200.000  1.137.305    5  Nguyễn Thị Lương  Thủ qũy   1.064.049  600.500  500.049  200.000  864.049    6  Hoàng Văn Nam  Nhân viên   1.200.670  630.500  608.000  400.000  1.160.670    7            8            9            10            11             Tổng cộng    10.011.270  8.082.150  2.414.049  1.200.000  9.171.270    (Bằng chữ: Chín triệu một trăm bảy mươi mốt nghìn hai trăm bảy mươi đồng chẵn) Ngày 30 tháng 06 năm 2007 Giám đốc Công ty cổ phần dịch vụ văn hoá thông tin Phương Đông BẢNG THANH TOÁN TẠM ỨNG LƯƠNG THÁNG 6 NĂM 2007 Bộ phận trực tiếp (Phòng quảng cáo) STT  Họ và tên  Chức danh  Tạm ứng  Ký nhận   1  Hoàng Tiến Thành  Nhân viên  350.000    2  Mai Thiên Trường  Nhân viên  0    3  Hoàng Thanh Thảo  Nhân viên  200.000    4  Dương Thu Thuỷ  Nhân viên  100.000    5  Đặng Thu Hằng  Nhân viên  100.000    6  Phạm Ngọc Mai  Nhân viên  100.000    7       8       9       10       11        Tổng cộng   850.000    (Bằng chữ: Tám trăm năm mươi nghìn đồng chẵn) Ngày 15 tháng 06 năm 2007 Giám đốc  Công ty cổ phần dịch vụ văn hoá thông tin Phương Đông BẢNG THANH TOÁN TẠM ỨNG LƯƠNG THÁNG 6 NĂM 2007 Bộ phận gián tiếp STT  Họ và tên  Chức danh  Tạm ứng  Ký nhận   1  Đỗ Văn Huyền  Giám đốc  0    2  Ngô Thị Hồng Thái  Kế toán  200.000    3  Nguyễn Thị Trang  Trưởng phòng HC  200.000    4  Nguyễn Duy Khánh  Văn Thư  200.000    5  Nguyễn Thị Lương  Thủ quỹ  200.000    6  Hoàng Văn Nam  Nhân viên  400.000    7       8       9       10       11        Tổng cộng   1.200.000    (Bằng chữ: Tám trăm năm mươi nghìn đồng chẵn) Ngày 15 tháng 06 năm 2007 Giám đốc BẢNG THANH TOÁN TẠM ỨNG, THANH TOÁN LƯƠNG CHO CBCNV + Mục đích: Dùng để ghi chép, phản ánh trả lương, tạm ứng lương cho CBCNV trong tháng. Sau đó tổng hợp kết quả chính xác để vào các giấy tờ, sổ sách có liên quan. +Trách nhiệm: Bảng thanh toán tạm ứng, thanh toán lương do kế toán ghi: + Phương pháp ghi sổ: - Ghi rõ tên công ty ở phía bên trên phía bên trái của bảng. -Kết cấu: Bảng tạm ứng gồm số thứ tự, họ tên, chức danh, tạm ứng, ký nhận Bảng thanh toán lương gồm các cột số thứ tự, họ và tên, số ngày công, tổng lương, lương cơ bản, lương năng suất, đã tạm ứng, còn được lĩnh, ký nhận. - Ghi đầy đủ các nội dung có liên quan vào các cột. + Cơ sở để ghi bảng thanh toán lương là dựa vào bảng chấm công, bảng tạm ứng để tính lương. + Bảng thanh toán lương, bảng tạm ứng là căn cứ để vào sổ chi tiết tài khoản có liên quan (TK 334, TK 338), phiếu chi. Công ty Cổ phần dịch vụ văn hoá thông tin Phương Đông Mẫu 02 BC_TL BẢNG CHẤM CÔNG THÁNH 6 NĂM 2007 Bộ phận trực tiếp (phòng quảng cáo) Stt  Họ tên  Ngày trong tháng  Cộng     1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13  14  15  16  17  18  19  20  21  22  23  24  25  26  27  28  29  30    1  Hoàng Tiến Thành  x  0  0  x  x  x  x  x  0  0  x  x  x  x  x  0  0  x  x  x  x  x  0  0  x  x  x  0  0  0  19   2  Mai Thiên Trường  x  0  0  x  x  x  x  x  0  0  x  x  0  x  x  0  0  x  x  x  x  0  0  0  x  x  x  x  x  x  20   3  Hoàng Thanh Thảo  x  0  0  x  x  x  x  x  0  0  x  x  x  x  x  0  0  x  x  x  x  x  0  0  x  x  x  x  x  x  22   4  Dương Thu Thuỷ  x  0  0  x  x  x  x  x  0  0  x  x  x  x  x  0  0  x  x  x  x  x  0  0  x  x  x  x  x  x  22   5  Đặng Thu Hằng  x  0  0  x  x  x  x  x  0  0  x  x  x  x  x  0  0  x  x  x  x  x  0  0  x  x  0  x  x  x  21   6  Phạm Ngọc Mai  0  0  0  x  x  x  x  x  0  0  x  x  x  x  x  0  0  x  x  x  x  x  0  0  x  x  x  x  x  x  21   7                                   8                                   9                                   10