Chuyên đề Quy trình tổ chức, thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại các doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu

ngoccho.doc LỜI NÓI ĐẦU Với vị trí của một ngành xuất khẩu đang phát triển mạnh của Việt Nam trong những năm gần đây, cùng với tiềm năng và thế mạnh về thiên nhiên và con người, ngành sản xuất đồ gỗ mỹ nghệ đang hứa hẹn sẽ đóng vai trò quan trọng trong vấn đề phát triển kinh tế Việt Nam trong những năm tới cho dù có rất nhiều khó khăn ở phía trước. Công ty TNHH Hoàng Minh Anh là một công ty kinh doanh xuất khẩu đồ gỗ mỹ nghệ và thị trường nước ngoài. Với tốc độ tăng trưởng hàng ngày càng nhanh. công ty đang chứng tỏ là mọt trong những công ty xuất khẩu đồ gỗ hoạt động có hiệu quả của ngành xuất nhập khẩu. nước nhà. Với mục đích đi sâu nghiên cứu hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp xuất nhập khẩu của Việt Nam trên con đường hội nhập kinh tế quốc tế, em lựa chọn chuyên đề tốt nghiệp của mình là: "Quy trình tổ chức, thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại các doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu". Trên cơ sở phân tích, đánh giá quá trình tổ chức thực hiện hoạt động xuất khẩu của công ty Hoàng Minh Anh trong những năm gần đây để tìm ra những mặt hạn chế, yếu kém cũng như những ưu điểm nổi bật. Em xin đề xuất các giải pháp và đưa ra một số định hướng nhằm đẩy mạnh việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty, qua đó có thể tìm ra con đường phát triển bền vững cho mặt hàng thủ công mỹ nghệ của công ty trên thị trường. PHẦN I: NỘI DUNG BÁO CÁO CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ VÀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÁC DOANH NGHIỆP KINH DOANH XUẤT KHẨU I/ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI XUẤT KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÁC DOANH NGHIỆP KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU 1. Khái niệm và đặc điểm. 1.1. Khái niệm Hợp đồng thương mại xuất khẩu hàng hóa là sự thỏa thuận giữa những đương sự có trụ sở kinh doanh ở các nước khác nhau, theo đó môt bên được gọi là bên xuất khẩu (bên bán) có nghĩa vụ chuyển vào quyền sở hữu của một bên khác gọi là bên nhập khẩu (bên mua) một tài sản nhất định gọi là hàng hóa. Bên mua có nghĩa vụ nhập hàng và trả tiền hàng . 1.2. Đặc điểm Hợp đồng thương mại xuất khẩu hàng hóa là loại hợp đồng mua bán đặc biệt trong đó người bán có nghĩa vụ chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho người mua vượt qua biên giới quốc gia, còn người mua có nghĩa vụ trả cho người bán một khoản tiền ngang giá trị hàng hóa bằng các phương thức thanh toán quốc tế. 2. Phân loại hợp đồng thương mại xuất khẩu 2.1. Hợp đồng mua bán hàng hoá xuất khẩu Loại hợp đồng này có thể là hợp đồng một chiều hoạc hai chiều hợp đồng một chiều là loại hợp đồng mà doanh nghiệp ngoại thương chỉ có thể mua và trả tiền hoạc chỉ có bán và thu tiền. Hợp đồng hai chiều là hợp đồng mà doanh nghiệp ngoại thương vừa mua vừa kèm theo bán hay còn gọi là hợp đồng mua bán đối ứng. 2.2. Hợp đồng gia công xuất khẩu Theo hợp đồng này doanh nghiệp ngoại thương giao nguyên vật liệu cho hoạc bán thành phẩm cho các đơn vị sản xuất và thoả thuận với họ về sản xuất gia công, chế biến thành phẩm theo những yêu cầu kỹ thuật, mẫu mã, kích cỡ, chất lượng được quy định trước. 2.3. Hợp đồng liên doanh liên kết xuất khẩu Các doanh nghiệp ngoại thương với các doanh nghiệp cùng góp vốn và các nguồn lực khác, cùng chịu chung phí tổn và rủi ro để cùng sản xuất kinh doanh hàng xuất khẩu loại hợp đồng này có thể ký trong một thời gian dài, có thể là nhất thời hoạc có thể trong phạm vi lô hàng, chuyến hàng xuất khẩu nào đó 3. Nội dung của hợp đồng thương mại. Hợp đồng thương mại xuất khẩu trước hết là hợp đồng mua bán nói chung, là sự thỏa thuận về việc di chuyển quyền sở hữu đối với hàng hóa từ người mua sang người bán nhằm phân biệt với các hợp đồng khác như hợp đồng vận tải, hợp đồng bảo hiểm … là những hợp đồng không có sự di chuyển quyền sở hữu về hàng hóa mà đối tương của hợp đồng hoặc là quyền sử dụng về hàng hóa hoặc là quyền sử dung dịch vụ. II/ QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU HÀNG HOÁ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP KINH DOANH XUẤT KHẨU 1. Ý nghĩa của việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu Nhằm thúc dẩy sự trao đổi hàng hóa dịch vụ giữa các quốc gia với nhau, cho phép khai thác lợi thế của từng quốc gia trong phân công lao động quốc tế , việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu là thực hiện các mối quan hệ buôn bán trong thương mại có tổ chức từ bên trong ra bên ngoài nhằm thúc dẩy sự phát triển hàng hóa, chuyển dịch cơ cấu kinh tế, ổn định từng bước nâng cao đời sống nhân dân. 2. Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu Sau khi hợp đồng mua bán ngoại thương được ký kết, đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu với tư cách là một bên tổ chức thực hiện hợp đồng đó. Doanh nghiệp cần phải tuân thủ đầy đủ các luật pháp quốc gia, luật pháp quốc tế, tập quán thương mại, đồng thời đảm bảo quyền lợi của quốc gia và đảm bảo uy tín kinh doanh của doanh nghiệp. để làm được điều đó, doanh nghiệp cần phải cố gắng tiết kiệm chi phí, nâng cao lợi nhuận và hiệu quả của toàn bộ giao dịch. Sơ đồ 1: Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của doanh nghiệp Xin giấy phép xuất khẩu Giục người mua L/C(áp dụng đối với các hợp đồng thanh toán bằng L/C) Chuẩn bị hàng hóa Kiểm tra hàng hóa Thuê tàu lưu cước (nếu có) Làm thủ tục hải quan Giao hàng lên tàu Làm thủ tục thanh toán Khiếu nạn và giải quyết khiếu nại (nếu có) 2.1. Xin giấy phép xuất khẩu. Giấy phép xuất khẩu là một tiêu đề quan trọng về mặt pháp lý để tiến hành các khâu khác trong mỗi chuyến hàng xuất khẩu. Thủ tục xin giấy phép xuất khẩu ở mỗi quốc gia là khác nhau. Ở Việt Nam, hàng năm hoạc 6 tháng một lần, Bộ thương mại công bố danh mục hàng cấm xuất khẩu, hàng xuất khẩu theo hạng ngạch. Hồ sơ xin giấy phép xuất khẩu bao gồm: Ÿ Đơn xin giấy phép. Ÿ Phiếu hạn ngạch. Ÿ Bản sao hợp đồng đã ký với nước ngoài hoạc bản sao L/C. Mỗi giấy phép được cấp cho một chủ hàng kinh doanh để xuất khẩu một hoạc một số mặt hàng với mức đã định, chuyên chở bằng phương tiện vận tải và giao hàng tại một điểm nhất định. 2.2. Giục người mua mở L/C. Trong trường hợp hợp đồng thanh toán theo L/C thì doanh nghiệp xuất khẩu cần nhanh chóng giục bên nhập khẩu mở L/C. Khi được ngân hàng thông báo cần kiểm tra xem xét cẩn thận tránh mắc "bẫy" L/C. 2.3. Chuẩn bị hàng hoá. Đây là công việc bắt buộc đối với nhà xuất khẩu, nó bao gồm 3 bước Ÿ Thu gom tập trung thành một lô hàng xuất khẩu xuất khẩu thông qua loại hợp đồng đã ký: là việc mua hàng hóa ngoại thương thường được tiến hành trên cơ sở khối lượng lớn. Do tính chất sản xuất của việt Nam còn nhỏ lẻ nói chung và tính chất các mặt hàng thủ công nói riêng, để có đủ lượng hàng xuất khẩu thì chúng ta phải tập chung gom hàng hóa trước khi xuất bàng việc ký hợp đồng với các đơn vị chân hàng. Ÿ Đóng gói bao bì hàng hóa xuất khẩu nhằm đảm bảo phẩm chất, chât lượng và số lượng tạo điều kiện thuận lợi cho việc bốc xếp, di chuyển, giao nhận hàng. Tùy từng loại hàng hóa, yêu cầu cách thức đóng gói trong hợp đồng đã ký, doanh nghiệp phải thực hiện đúng theo quy định. Tránh xa tình trạng đóng gói sai quy cách dẫn đến bên nhập khẩu từ chối nhận hàng, yêu cầu giảm giá hàng xuất khẩu,..., từ chối thanh toáng bằng tiền hàng. Ÿ Về ký mã hiệu hàng xuất khẩu: là những ký mã hiệu bằng số, bằng chữ hoạc bằng hình vẽ ghi trên bao bì, bên ngoài nhằm thông báo những chi tiết cần thiết cho việc giao nhận, bốcdỡ, bảo quản hàng hóa. 2.4. Kiểm tra hàng hóa Người xuất khẩu phải có nghĩa vụ kiểm tra hàng hóa: kiểm tra hàng hóa đủ về chất lượng, đúng về số lượng, quy cách đóng gói,... trước khi giao hàng. Kiểm tra hàng hóa xuất khẩu mạng lại một ý nghĩa rất quan trọng, nó đảm bảo uy tín của người xuất khẩu, tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp trong kinh doanh, ngăn chặn kịp thời các hậu quả xấu xảy ra dẫn tới tranh chấp khiếu nại. Đặc biệt kiểm tra hàng hóa xuất khẩu thực hiện tốt giúp cho đơn vị xuất khẩu giảm sửa chữa, khắc phục hậu quả, nâng cao hiệu quả của hoạt động xuất khẩu. 2.5. Thuê tàu lưu cước (nếu có) Tùy từng điều kiện giao hàng đã ký kết trong hợp đồng, việc thêu tàu chở hàng được tiến hành trên ba căn cứ: Ÿ Điều khoản của hợp đồng, điều kiện cơ sở giao hàng, số lượng hàng giao nhiều hay ít,... Ÿ Đặc điểm hàng hóa: Hàng nặng, hàng nhẹ, điều kiện bảo quản đơn giản hay phức tạp, hàng vận chuyển dài ngày hay nhắn ngày. Căn cứ vào điều kiện vận tải: Cước phí của từng loại hàng mà lựa chon thuê vân chuyển theo đường bộ, đường biển, hay đường hàng không. 2.6. Mua bảo hiểm (nếu có) Bảo hiểm chuyên chở hàng hóa xuất nhập khẩu là sự cam kết bồi thường về mặt kinh tế của công ty bảo hiểm cho người mua bảo hiểm khi có rủi ro tổn thất, tai nạn xảy ra đối với hàng hóa xuất khẩu trong quá trình chuyên chở. Ngược lại, người được bảo hiểm có trách nhiệm đóng cho công ty bảo hiểm một khoản tiền gọi là phí bảo hiểm theo những điều kiện đã được quy định trong hợp đồng bảo hiểm. 2.7. Làm thủ tục hải quan Để tạo ra môi trường kinh doanh lành mạnh, ngăn chặn hoạt động buôn bán lậu, bảo vệ sức khỏe người tiêu dùng. Mọi hàng hóa khi qua cửa Việt Nam đều phải làm thủ tục hải quan xuất nhập cảnh. Đây là một trong những công cụ để nhà nước quản lý, theo dõi thống kê về tình hình xuất khẩu, nhập khẩu. 2.8. Giao hàng lên tàu Khi xuất khẩu, tùy theo phương thức thuê tàu chuyến hay thuê tàu chợ và điều kiện chuyên chở hàng, rời hay trong cả container mà người xuất khẩu phải thực hiện một số công việc chủ yếu sau: - Hàng chuyên chở không dùng container theo phương thức tàu chuyến. - Hàng chuyên chở bằng container theo phương thức theo tàu chợ. 2.9. Làm thủ tục thanh toán Thanh toán là khâu quan trọng và là kết quả cuối cùng trong hoạt động xuất khẩu. Có rất nhiều phương thức thanh toán khác nhau: - Phương thức trả tiền mặt. - Phương thức ghi sổ. - Phương thức chuyển tiền. - Phương thức nhờ thu. - Phương thức tín dụng chứng từ. 2.10. Khiếu nại và giải quyết Khiếu nại là phương pháp giải quyết các phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng bằng cách các bên trực tiếp thương lượng nhằm đưa ra các giải pháp mang tính pháp lý thỏa mãn hay không thỏa mẵn các yêu cầu của bên khiếu nại. III/ CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI VIỆC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU 1. Các yếu tố bên ngoài + Xã hội: Mỗi quốc gia khác nhau của một nền văn hóa khác nhau, vì vậy trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu các chứng từ liên quan có ghi điều kiện của hợp đồng phải rõ ràng, phải đúng quy định quốc tế tập quán riêng của một nước nhất định để tránh hiểu lầm về ngôn ngữ, gây ra tranh chấp không đáng có. + Pháp luật: Thuế xuất khẩu được chính phủ ban hành nhằm quản lý các hoạt động xuất khẩu, mở rộng quan hệ kinh tế đối ngoại, nâng cao hiệu quả xuất khảu góp phần bảo vệ và phát triển sản xuất trong nước. Vì vậy, chính phủ thực hiện chính sách thuế quan trọng trong việc xác định xuất khẩu đối với từng nhóm hàng để đảm bảo sự hài hòa các môi trường do thuế quan tác động. Chính phủ ban hành hạn ngạch xuất khẩu quy định số lượng giá trị của một hoạc một số mặt hàng được phép xuất khẩu trong một thời gian nhất định Trợ cấp xuất khẩu nhằm phát triển mức độ xuất khẩu của hàng hóa nước mình tạo điều kiện cho sản phẩm có sức cạnh tranh về giá trên thị trường thế giới. Trợ cấp xuất khẩu làm tăng giá trị nội địa của hàng xuât khẩu tăng sản lượng hàng xuất khẩu . + Công nghệ và hạ tầng sở: Khoảng cách địa lý giữa Việt Nam với nước ngoài sẽ ảnh hưởng đến chi phí vận tải, thời gian thực hiện hợp đồng. Hệ thống giao thông đặc biệt là hệ thống cảng biển, mức độ trang thiết bị độ sâu của cảng biển, chất lượng của đường đá.... ảnh hưởng đến lượng chuyên chở của từng chuyến hàng. Tác động của phương tiện vận chuyển sẽ ảnh hưởng tới tốc độ thực hiện hợp đồng. Hệ thống cảng biển được đảm bảo an toàn cho hàng hoá. Hệ thống bảo hiểm, kiểm tra chất lượng cho phép các hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế được thực hiện an toàn hơn đồng thời giảm được mức độ thiệt hại có thể xảy ra đối với các nhà kinh doanh trong trường hợp xảy ra rủi ro. Hệ thống ngân hàng cho phép các nhà kinh doanh thuận lợi trong việc thanh toán đảm bao lợi ích kinh doanh bằng các dịch vụ thanh toán qua ngân hàng. 2. Môi trường bên trong Đội ngũ cán bộ của doanh nghiệp Có thể nói đội ngủ cán bộ, lực lượng nhân viên là tài sản lớn nhất của doanh nghiệp quyết định đến hiệu quả kinh doanh nói chung và trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu nói riêng. Chất lượng của đội ngũ cán bộ được xét trên góc độ chuyên môn nghiệp vụ xuất khẩu, mối quan hệ, sự tín nghiệm tích luỹ được. Kinh nghiệp trong hoạt động xuất khẩu sẽ giúp doanh nghiệp có uy tín với khách hàng, trở nên năng động hơn trong quá trình thực hiện các công tác của hoạt động xuất khẩu vì hạn chế được rất lớn khả năng phát sinh rủi ro, phức tạp sau này. Chính sách của doanh nghiệp Là các chính sách về quản trị nguồn nhân lực, tài chính, marketing và các chính sách khác. Nếu doanh nghiệp có chính sách quản trị con người và công tác tổ chức hợp lý sẽ kích thích được trách nhiệm, nâng cao được năng lực của nhân viên, tạo cơ sở hiệu quả công tác cao nhất. Yếu tố văn hoá của doanh nghiệp Văn hoá của doanh nghiệp được xây dựng trên cơ sở của lòng tin, mong đợi và giá trị được bồi đắp và chia sẻ bởi các thành viên của doanh nghiệp và được truyền từ thế hệ này sang thế hệ khác. Văn hoá đó tạo nên thái độ, cách ứng sử của doanh nghiệp trong kinh doanh. Những phản ứng trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu xuất phát từ truyền thống văn hoá của doanh nghiệp cũng có ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả và chất lượng thực hiện hợp đồng. Nếu phản ứng là đúng, hợp đồng với quy luật nền kinh tế thị trường thì sẽ đem lại nhiều thuận lợi. Nhưng nếu không nó sẽ làm cho việc thực hiện hợp đồng vốn dĩ đã phức tạp càng trở nên khó khăn và rắc rối. CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH HOÀNG MINH ANH SANG THỊ TRƯỜNG NHẬT BẢN I/ TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH HOÀNG MINH ANH 1. Lịch sử hình thành của công ty Công ty Trách nhiệm hữu hạn Hoàng Minh Anh là công ty sản xuất và xuất khẩu đồ gỗ mỹ nghệ Hà Nội được hình thành ngày 14-9-1993 và trụ sở chính của công ty đặt tại 12 Hòa Mã-Hà Nội. Công ty Hoàng Minh Anh là một trong số những công ty đầu tiên ở Việt Nam sản xuất và xuất khẩu đồ gỗ mỹ nghệ Tháng 12 – 2000 UBND thành phố Hà Nội ra quyết định số 6908/QĐ-UB ngày 12-2-2000 nhập công ty xản xuất đồ gỗ Thái Nga và vẫn lấy tên công ty là Hoàng Minh Anh. Trước xu thế phát triển chung của thị trường trong và ngoài nước cũng như nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng, đặc biệt là xuất hiện sự cạnh tranh gay gắt của các đối thủ cạnh trạnh khác đến từ trong nước cũng như ngoài nước nên đến ngày 8 – 9 – 2004 căn cứ quyết định sô 129/2004/QĐ-TTg của Thủ tướng chính phủ đã phê duyệt thành lập công ty Trách nhiệm hữu hạn Hoàng Minh Anh hoạt động theo mô hình công ty và các chi nhánh lớn nhỏ trong cả nước. Từ khi thành lập đến nay công ty chủ yếu hoạt động trên lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng thủ công mỹ nghệ sang thị trường Nhất Bản là chủ yếu và một số thị trường khác như: singapo, Inonesia, Ấn Độ và một số nước Châu Âu.... Tên giao dịch quốc tế của công ty: Mosaique Decoration. Email: mosaiquepersonnel@mosaiquedecoration.com. 2. Chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của công ty 2.1. Chức năng của công ty Ÿ Trực tiếp kinh doanh xuất khẩu các mặt hàng thủ công mỹ nghệ. Ÿ Chuyên sản xuất kinh doanh các sản phẩm mây tre đan và các sản phẩm thuộc đồ gỗ mỹ nghệ có chất lượng cao, mẫu mã thiết kế mới lạ độc đáo, xuất khẩu theo đơn đặt hàng của khách hàng. Ÿ Thu mua một số mặt hàng thủ công mỹ nghệ ở trong nước phục vụ cho hoạt động xuất khẩu của công ty ra nước ngoài. 2.2. Nhiệp vụ của công ty Xây dựng và tổ chức thực hiện chiến lược phát triển, kế hoạch xuất khẩu hàng năm. Công ty tham gia với các cơ quan chức năng quy hoạch và kế hoạch phát triển ngành thương mại theo định hướng phát triển kinh tế xã hội của thành phố cũng như của Chính Phủ. Công ty lập và quản lý tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch, dự án đầu tư xây dựng phát triển cơ sở hạ tầng thương mại bằng nguồn vốn tự có, vốn vay, vốn huy động của bản thân Tổng công ty. Công ty còn hợp tác đầu tư liên doanh liên kết với các đối tác nước ngoài và các thành phần kinh tế trong nước xây dựng và tổ chức mạng lưới kinh doanh như : hệ thống cửa hàng lớn. Tổ chức và quản lý kinh doanh một số chợ đầu mối, chợ buôn bán trọng điểm trong địa bàn thành phố. Một nhiệm vụ khác của công ty là tổ chức đào tạo bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ cho các đối tượng trong và ngoài ngành phục vụ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cho nhu cầu xã hội và xuất khẩu lao động. 2.3. Tổ chức bộ máy của công ty Hiện tại, theo mô hình quản lý của công ty TNHH, cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty bao gồm : Giám đốc, phó giám đốc và các phòng ban chức năng. Mô hình của công ty được thể hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2:Bộ máy tổ chức của công ty TNHH Hoàng Minh Anh Giám đốc Phó giám đốc Phòng kế hoạch hành chính nhân sự Phòng tài chính kế toán Phòng kinh doanh Phòng nghiệp vụ xuất khẩu Phòng makerting Cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm Bộ phận giao dịch và ký kết hợp đồng Giám đốc công ty là người đứng đầu trực tiếp lãnh đạo công ty và mọi hoạt động của công ty. Đồng thời có trách nhiệm báo cáo kết quả hoạt động và tình hình chung của công ty trước cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Cùng với giám đốc có phó giám đốc là người hỗ trợ cho giám đốc lãnh đạo và điều hành công ty. Phó giám đốc được phân phụ trách một số lĩnh vực kinh doanh, giải quyết các công việc của công ty khi giám đốc đi vắng. Ngoài ra phó giám đốc còn được ủy quyền duyệt phương hướng kinh doanh của công ty. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban: a. Phòng kế hoạch hành chính nhân sự Có nhiệm vụ căn cứ vào tình hoạt động của công ty qua các năm các thời kỳ để phân tích, đánh giá và nắm bắt được nhu cầu của khách hàng, lên kế hoạch của hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian tiếp theo. Ngoài ra phòng còn có nhiệm vụ: - Quản lý hành lý chung cho công ty như quản lý nhân sự, quản lý tài sản cố định của công ty,... - Quản lý giao nhận hàng, quan lý kho. - Quản lý chung các hoạt động: chuẩn bị ký kết hợp đồng của phòng nghiệp vụ, theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng. - Tổng hợp các báo cáo của các phòng ban cho giám đốc và các báo cáo lên cấp quản lý. - Thực hiện các công tác quảng cáo và quản lý thông tin dẫn đến việc ký kết hợp đồng. Nâng cao hiệu quả thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty. b. Phòng tài chính kế toán Phòng tài chính kế toán vừa là phòng chức năng vừa là phòng đảm bảo kinh doanh xuất khẩu theo đúng luật pháp và có hiệu quả. Phòng có nhiệm vụ: - Thực hiện các công việc về quản lý tài chính chung cho toàn công ty như tình hình về tài sản, chi phí, lương,... - Lập kế hoạch sử dụng các nguồn vốn, kế hoạch chi phí đảm bảo an toàn và sử dụng vốn có hiệu quả. - Tổng hợp, theo dõi, quản lý trị giá của các hợp đồng, thực hiện các điều khoản liên quan đến hợp đồng, quản lý các chi phí cho việc ký kết và thực hiện hợp đồng. - Định kỳ lập bảng phân tích báo cáo tài chính của doanh nghiệp cho giám đốc công ty. - Thực hiện đầy đủ pháp lệnh kế toán thống kê của nhà nước. c. Phòng kinh doanh Phòng này có nhiệm vụ kinh doanh xuất khẩu các mặt hàng của công ty. Chủ yếu là trưng bầy giới thiệu sản phẩm, mục đích chính là nơi giao dịch để đi đến ký kết hợp đồng xuất khẩu. d. Phòng nghiệp vụ Phòng nghiệp vụ có nhiệm vụ thu mua, chuẩn bị hàng hóa thực hiện các hợp đồng đã ký. Đồng thời thực hiện các chức năng chuyên môn về công các xuất khẩu của công ty. e. Phòng marketing Nhiệm vụ của phòng này là tập trung nghiên cứu, phát triển mặt hàng phục vụ hoạt động xuất khẩu. Nghiên cứu thị trường xuất khẩu và bạn hàng giao dịch và các nhiêm vụ khác có liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm của công ty. 3. Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian qua 3.1. Kết qủa kinh doanh chung Bảng 1: Kết quả kinh doanh của công ty TNHH Hoàng Minh Anh (2004-2006) Đơn vị tính: triệu đồng Nguồn: phòng kế toán TT Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 1 Tông doanh thu(1)=(2)+(3) DT từ hoạt động xuất khẩu XK (2) DT khác (3) 120.332 83.332 37.000 165.798 110.591 55.207 254.598 147.513 107.085 2 giá vốn bán hàng 111.672