Chuyên đề Thực tập hoàn thiện công tác tư vấn lập dự án tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Sông Đà

LỜI MỞ ĐẦU Sau hơn hai mươi năm đổi mới với nhận thức “để thoát khỏi vòng luẩn quẩn của nghèo đói phải xuất phát từ đầu tư” thì hoạt động đầu tư của Chính Phủ, đầu tư của các doanh nghiệp ở mọi thành phần cũng như đầu tư của dân cư đã làm cho hoạt động đầu tư của nước ta ngày càng quy mô hơn. Như chúng ta được biết, hiện nay do cả nguyên nhân khách quan và chủ quan mà vấn đề lãng phí, thất thoát, trong hoạt động đầu tư và xây dựng đang là điều nhức nhối đáng quan tâm. Mặt khác, một trong những đặc điểm của hoạt động đầu tư là đòi hỏi vốn lớn vì vậy nếu có sai sót thì hậu quả về mặt tài chính là rất lớn. Chính vì thế, để đảm bảo cho các hoạt động đầu tư tiến hành được thuận lợi, đạt mục tiêu đã định, đem lại hiệu quả kinh tế - xã hội cao thì cần thiết phải thực hiện đầu tư theo dự án, muốn vậy phải có quan điểm đúng đắn về lập dự án để có thế tiến hành soạn thảo dự án một cách tốt nhất. Hoà chung vào sự phát triển của đất nước, Công ty cổ phần Đầu tư và Xây dựng Sông Đà đã được thành lập vào năm 2002 với một trong những hoạt động chủ yếu của Công ty là lĩnh vực tư vấn lập dự án. Với mong muốn tìm hiểu và đóng góp những đề xuất đối với công tác tư vấn lập dự án, trong thời gian thực tập tại Công ty em đã thực hiện đề tài: “Hoàn thiện công tác tư vấn lập dự án tại Công ty cổ phần Đầu tư và Xây dựng Sông Đà”. Đề tài đã nhận được sự quan tâm, hướng dẫn, góp ý tận tình của cô ThS. Nguyễn Thu Hà cũng như các cán bộ trong Phòng Dự án của Công ty đã trực tiếp hướng dẫn em để em có thể hoàn thành đề tài của mình. Em xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG I THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP DỰ ÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SÔNG ĐÀ I. Tổng quan về Công ty 1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty cổ phần Đầu tư và Xây dựng Sông Đà là một doanh nghiệp cổ phần, được thành lập vào năm 2002, theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103000908 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp ngày 27 tháng 03 năm 2002. Tên doanh nghiệp tiếng Việt : Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Sông Đà Tên doanh nghiệp viết tắt : SongDa., JSC Đơn vị chủ quản : UBND thành phố Hà Nội Loại hình doanh nghiệp : Doanh nghiệp cổ phần Cơ quan quyết định thành lập : Sở Kế Hoạch và Đầu tư Hà Nội Trụ sở chính của Công ty được đặt tại số 126 Lê Trọng Tấn – Quận Thanh Xuân – Hà Nội. Đến năm 2004, Công ty cổ phần Đầu tư và Xây dựng Sông Đà tiến hành chuyển đổi hình thức doanh nghiệp cổ phần sang hình thức Công ty TNHH hai thành viên trở lên, với tên gọi Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Sông Đà theo giấy đăng ký kinh doanh do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp ngày 23 tháng 4 năm 2004. Năm 2005, Công ty lại tiến hành chuyển đổi hình thức doanh nghiệp trở lại hình thức ban đầu là Công ty cổ phần Đầu tư và Xây dựng Sông Đà 2. Một số hoạt động của Công ty Công ty Công ty cổ phần Đầu tư và Xây dựng Sông Đà chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực tư vấn, đầu tư xây dựng: - Xây dựng dân dụng, công nghiệp, công trình giao thông; san lấp mặt bằng xây dựng Xây dựng và lắp đặt trạm, đường dây tải điện đến 35 KV Xây dựng, lắp đặt các công trình bưu chính viễn thông, điện, điện tử, điều hòa không khí. Xây dựng các công trình thủy lợi. Tư vấn đầu tư. Tư vấn về quản lý kinh doanh. Tư vấn về chuyển giao công nghệ. Tư vấn, khảo sát các công trình bưu chính viễn thông (không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình). Tư vấn giám sát, giám sát công trường thi công, thay mặt chủ đầu tư. kiểm tra chất lượng công trình. Tư vấn lựa chọn nhà thầu thi công xây dựng và cung cấp thiết bị đối với công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi và công trình hạ tầng kỹ thuật Tư vấn quản lý dự án đầu tư xây dựng, lập dự án đầu tư xây dựng và khảo sát xây dựng đối với các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi và công trình hạ tầng kỹ thuật. Tư vấn về đấu thầu và hợp đồng kinh tế đối với việc quản lý dự án, xây lắp công trình. Lập dự án đầu tư công trình có vốn đầu tư trong và ngoài nước Quản lý dự án theo nội dung của điều lệ quản lý đầu tư xây dựng hiện nay. Thiết kế quy hoạch tổng mặt bằng, kiến trúc, nội ngoại thất đối với công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp, công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị, khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao. Thiết kế thông gió, điều hòa không khí, cấp nhiệt đối với công trình xấy sựng dân dụng, công nghiệp. Thiết kế công trình thủy lợi, thủy điện. Thiết kế các công trình giao thông đường bộ, cầu nhỏ phục vụ giao thông đường bộ. Thiết kế cấp điện đối với các công trình xây dựng dân dụng công nghiệp. Thiết kế kết cấu đối với các công trình xây dựng dân dụng công nghiệp. Thiết kế cấp thoát nước đối với các công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp, nông nghiệp, công trình kỹ thuật hạ tầng khu đô thị. Thiết kế đường dây tải điện và trạm biến áp đến 35 KV đối với công trình điện năng. Khảo sát xây dựng, khảo sát địa hình, địa chất công trình, địa chất thủy văn để xác định thông số kỹ thuật phục vụ lập dự án và bố trí kết cấu hạ tầng cho các khu chức năng của đô thị. Lập tổng dự toán và dự tóan công trình cho các lọai công trình dân dụng và công nghiệp, công trình giao thông, công trình thông tin, cấp thóat nước, công nghệ môi trường, công nghệ tin học Kiểm định chất lượng công trình xây dựng và công trình giao thông. Thẩm định dự án đầu tư. Thẩm tra kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc dự án trong nước và nước ngoài. Thấm tra thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công, thẩm tra dự toán, tổng dự toán công trình đối với các công trình: dân dụng, công nghiệp, giao thông, công trình kỹ thuật hạ tầng khu đô thị, cầu nhỏ phục vụ giao thông đường bộ, công trình thủy lợi, thủy điện, đường dây tải điện và trạm biến áp đến 35 KV. Thí nghiệm vật liệu xây dựng, cấu kiện xây dựng. Kinh doanh bất động sản. Kinh doanh máy móc thiết bị xây dựng. Kinh doanh vật tư thiết bị điện. Kinh doanh máy móc thiết bị công nghiệp. Kinh doanh máy móc thiết bị y tế, mua bán thiếy bị, linh kiện điện tử bưu chính viễn thông. Kinh doanh siêu thị. Lữ hành quốc tế, nội địa. Vận tải hàng hóa, vận chuyển hành khách. Đại lý tư vấn bảo hiểm. Đại lý các dịch vụ bưu chính viễn thông. Tư vấn du học. Dịch vụ tư vấn, giới thiệu việc làm trong nước. 3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức, và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban 3.1. Cơ cấu tổ chức của Công ty Công ty cổ phần Đầu tư và Xây dựng Sông Đà hoạt động theo mô hình Công ty cổ phần. Đứng đầu là Hội đồng quản trị, với cuộc họp thường niên hoặc bất thường ( khi có việc đột xuất ) ít nhất mỗi năm một lần, Hội đồng quản trị sẽ quyết định những công việc lớn của Công ty; sau đó là giám đốc, giám đốc được Hội đồng quản trị cử ra, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, sau giám đốc là phó giám đốc rồi đến các phòng ban, hoạt động theo sự điều hành của giám đốc. Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức của Công ty 3.2. Chức năng nhiệm vụ của bộ máy tổ chức Với cơ cấu tổ chức trên, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong Công ty như sau: Hội đồng quản trị - Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn, kế hoạch kinh doanh hàng năm của Công ty. - Kiến nghị loại cổ phần, tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại. - Quyết định chào bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của từng loại, quyết định huy đông thêm vốn theo hình thức khác. - Quyết định mua lại cổ phần theo quy định của pháp luật. - Quyết định giá chào bán cổ phần và trái phiếu của Công ty. - Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đôí với Giám đốc và những người quản lý quan trọng khác theo Điều lệ của Công ty. - Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Công ty. - Giám sát, chỉ đạo Giám đốc và người quản lý khác điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của Công ty. - Trình báo cáo quyết toán tài chính hằng năm lên Đại hội đồng cổ đông… Giám đốc - Quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hằng ngày của Công ty. - Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị. - Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của Công ty. - Quyết định lương và phụ cấp đối với người lao động trong Công ty…. - Tuyển dụng lao động. Phó giám đốc Giúp giám đốc chỉ đạo và quản lý chuyên môn – ngành: mỗi phó giám đốc được phân công phụ trách. - Hướng dẫn các phòng chức năng và bản thân phó giám đốc phụ trách khi trưởng các phòng phân công, công việc phải phân nhóm, kỹ sư thực hiện các phần trong nội dung Công ty. Thay mặt giám đốc, giải quyết các vướng mắc, khó khăn trong kỹ thuật và điều hành sản xuất mà các phòng nay không tự giải quyết được. - Duyệt các văn bản, hồ sơ thiết kế và các dự án - Liên kết giữa giám đốc và các phòng nghiệp vụ, các phòng chuyên môn. Phòng tư vấn thiết kế Phòng tư vấn thiết kế do phó giám đốc phụ trách thiết kế điều hành, giám sát. Phòng tư vấn có các bộ phận: Tư vấn, thiết kế, lập dự toán, thẩm định dự án về các chỉ tiêu kỹ thuật, bộ phận giám sát kỹ thuật chất lượng công trình. Chức năng và nhiệm vụ: Lập dự toán, thẩm định, thiết kế, giám sát và thực hiện các dự án thuộc lĩnh vực xây dựng trường học, nhà chung cư, công trình giao thông … Phòng dự án Phòng dự án được điều hành trực tiếp từ giám đốc Phòng dự án có các bộ phận sau: Tư vấn, lập dự toán, thẩm định dự án và quản lý dự án về các chỉ tiêu tài chính. Chức năng và nhiệm vụ của phòng dự án là: Lập dự toán, thẩm định, giám sát và thực hiện các dự án xây dựng hạ tầng. Phòng dự án chịu trách nhiệm từ khâu lập dự án tiền khả thi, lập dự án khả thi, lập kế hoạch phân chia các gói thầu đến khâu giám sát kỹ thuật, lập dự toán, thẩm định, quản lý và giám sát dự án thuộc các lĩnh vực dự án hạ tầng Phòng kinh doanh Phòng này do một phó giám đốc phụ trách kinh doanh chỉ đạo. Phòng kinh doanh đưa ra những phương hướng, đề án phát triển kinh doanh của Công ty và thực hiện các hợp đồng trong các lĩnh vực như mua sắm các thiết bị điện, các vật liệu xây dựng với hàm lượng công nghệ cao như sỏi nhẹ, bê tông nhẹ … Phòng tài chính – kế toán Thuộc sự điều chỉnh của kế toán trưởng, bộ phận kế toán thuế, thủ quỹ và kế toán thương mại, phòng tài chính – kế toán gồm 4 người, có trách nhiệm quản lý tài chính và các nguồn vốn theo đúng chế độ của Nhà nước, đảm bảo cung ứng cho các hoạt động tư vấn thiết kế và mua sắm vật tư thiết bị phục vụ các công trình theo đúng kế hoạch đặt ra. Thanh quyết toán các công tác phí trong cơ quan và giao dịch với ngân hàng kho bạc, qua tài khoản của Công ty đã đăng ký. Cuối mỗi tháng, quý, năm tính kết quả kinh doanh xem lãi - lỗ rồi tham mưu điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Kế toán trưởng: là người chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty và trước Nhà nước về công tác tài chính kế toán, thống kê của Công ty. Phòng tổ chức hành chính Do kế toán trưởng phụ trách nhân sự, văn thư và lái xe điều hành. Về mặt tổ chức, phòng chịu trách nhiệm trong công tác tuyển, sa thải nhân viên … Nhiệm vụ: làm công tác tổ chức quản lý tổng hợp, công tác văn phòng, giao dịch, văn thư tiếp nhận và văn thư gửi đi, phục vụ tiếp khách đến cơ quan giao dịch, văn thư tiếp nhận và gửi đi, phục vụ khách đến cơ quan giao dịch chuẩn bị cho các cuộc họp. Điều hành, thực hiện công tác bảo vệ trật tự… xây dựng nội qui và lề lối làm việc, quản lý đội. 4. Năng lực của Công ty 4.1. Cán bộ công nhân viên trong Công ty + Tổng số cán bộ CNV : 74 người Trong đó : Trên đại học : 05 người Kiến trúc sư : 15 người Kỹ sư xây dựng : 07 người Kỹ sư cầu đường : 06 người Kỹ sư cầu hầm : 02 người Kỹ sư cơ điện : 03 người Kỹ sư cấp thoát nước, môi trường : 03 người Cử nhân kinh tế : 05 người Cử nhân ngoại thương : 02 người Kỹ sư địa chất : 25 người Cử nhân Luật kinh tế : 01 người 4.2. Năng lực tài chính Trên cơ sở bảng cân đối kế toán đã được kiểm toán nội bộ trong vòng 2 năm tài chính 2004, 2005 vừa qua như sau: Bảng 1: Bảng năng lực tài chính Đơn vị: đồng  Năm 2004  Năm 2005   I. Tài sản     1. Tài sản lưu động  17.528.089.019  54.064.314.323   2. Tài sản cố định  12.624.979.360  14.982.294.887   II. Nguồn vốn     1. Nợ phảI trả  15.397.712.051  51.709.185.122   2. VCSH  14.755.356.328  18.426.844.279   (Nguồn: Phòng tài chính – kế toán của Công ty CP ĐT và XD Sông Đà) 5. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Bảng 2: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh Đơn vị: đồng STT  Chỉ tiêu  Năm 2004  Năm 2005  Năm 2006   1  Tổng doanh thu  7.817.096.135  11.763.008.089  14.362.029.618   2  Chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh  6.822.013.618  10.189.225.650  12.459.703.080   3  Thu nhập từ hoạt động sản xuất kinh doanh ( = 1- 2 )  995.082.517  1.573.782.439  1.902.326.530   4  Lợi nhuận bất thường  101.214.112  83.025.323  90.279.623   5  Lợi nhuận từ hoạt động tài chính  8.618.664  13.126.315  12.039.256   6  Tổng thu nhập ( = 3+4+5)  1.104.915.293  1.669.934.054  2.004.645.409   7  Thuế thu nhập ( = 6x28%)  241.700.220  467.581.535  561.300.714   8  Thu nhập sau thuế  863.215.073  1.202.352.519  1.443.344.694   (Nguồn: Phòng tài chính – kế toán của Công ty CP ĐT và XD Sông Đà) Nhận xét: Dựa theo bảng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ta có nhận xét sau: + Tổng doanh thu 2004 - 2005 tăng 3,946 tỷ tương đương với 50,48% + Tổng doanh thu 2005- 2006 tăng 4,599 tỷ tương đương với 39,10% + Chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh cũng tăng theo nhưng giữ ở mức hợp lý. + Các khoản lợi nhuận bất thường năm 2005 giảm xuống 18,189 triệu tương đương với 17,97% (so với năm 2004), đến năm 2006 đã tăng lên 7,254 triệu tương đương với 8,74% (so với năm 2005) nhưng vẫn thấp hơn so với năm 2004. + Lợi nhuận từ hoạt động tài chính năm 2005 tăng khoảng 4,51 triệu so với năm 2004 tương đương với 52,3%. Đến năm 2006 có giảm một ít, khoảng 1,087 triệu so với năm 2005 tương đương với 8,28%. + Với các khoản thu trên, sau khi nộp thuế cho Nhà nước thì thu nhập sau thuế của Công ty tăng liên tục trong các năm: 2004 - 2005 tăng 339,14 triệu tương đương với 39,29%, 2005 - 2006 tăng gần 241 triệu tương đương với 20,04%. Điều đó chứng tỏ đội ngũ cán bộ lãnh đạo cũng như toàn bộ nhân viên Công ty đã có những nỗ lực đáng kể trong việc trong công tác từ đó đã đem lại hiệu quả trong hoạt động của Công ty. II. Phân tích thực trạng công tác lập dự án tại Công ty 1. Tổng quan công tác lập dự án tại Công ty Công ty cổ phần Đầu tư và Xây dựng Sông Đà mới đi vào hoạt động. Song với nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty nên trong những năm đầu đi vào hoạt động, với chức năng chủ yếu là tư vấn lập dự án và tư vấn thiết kế Công ty đã thực hiện tư vấn lập dự án cho một số dự án sau: CÁC CÔNG TRÌNH QUY HOẠCH VÀ HẠ TẦNG KỸ THUẬT TT  Tên dự án  Quy mô  Năm thực hiện   1  Khu đô thị mới Trũng Kênh - Hoàng Mai -Hà Nội  + Tổng diện tích: 20ha + Tổng mức đầu tư:1500 tỷ đồng  2004   2  Khu nhà ở Đức Thượng - Hoài Đức - Hà Tây  + Tổng số tầng: 17 tầng + Tổng mức đầu tư hạ tầng : 105 tỷ đồng  2005   3  Trung Tâm Viễn Thám - Bộ Tài nguyên Môi Trường và Nhà Đất  + Tổng diện tích: 6,5ha + Tổng mức đầu tư hạ tầng: 40 tỷ đồng  2005   4  Khu cụm trường Trung học chuyên nghiệp và dạy nghề tại xã Tây Mỗ - Từ Liêm - Hà Nội  + Tổng diện tích: 114ha + Tổng mức đầu tư hạ tầng : 150 tỷ đồng  2006   CÁC CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG TT  Tên dự án  Quy mô  Năm thực hiện   1  Cứng hoá kết hợp mặt đường đê Hữu Sông Cầu, Huyện Sóc Sơn  + Tổng chiều dài: 14km. + Tổng mức đầu tư: 27 tỷ  2004   2  Đường GT Làng Chếu - Xím Vàng, Huyện Bắc Yên - Tỉnh Sơn La  + Tổng chiều dài: 14km. + Tổng mức đầu tư: 27 tỷ  2005   3  Đường GT Làng Chếu - Păng Khúa, Huyện Bắc Yên - Tỉnh Sơn La  + Tổng chiều dài: 8km. + Tổng mức đầu tư:12 tỷ  2006   4  Đường GT Xím Vàng – Hang Trú, Huyện Bắc Yên – Tỉnh Sơn La  + Tổng chiều dài: 18km. + Tổng mức đầu tư:50 tỷ  2006   5  Đường GT nội thị Thị Trấn Bắc Yên – Huỵên Bắc Yên – Tỉnh Sơn La  + Tổng chiều dài: 2 Km. + Tổng mức đầu tư:10 tỷ  2006   6  Ngoài ra còn một số công trình giao thông có nguồn vốn ODA, WB thuộc các tỉnh Quảng Ninh, Hoà Bình, Phú Thọ…  + Có Tổng mức đầu tư từ 3 tỷ đồng đến 16 tỷ đồng.  2003 - 2006   2. Các căn cứ để lập dự án Đầu tư là hoạt động có ảnh hưởng lớn không những đến địa phương mà dự án thực hiện mà còn ảnh hưởng đến ngành và toàn nền kinh tế. Vì vậy, hoạt động đầu tư chịu sự quản lý chặt chẽ bởi các quy hoạch, các văn bản pháp quy của Nhà nước, ngành, vùng, địa phương. Nếu dự án nằm trong quy hoạch thì trong thời gian thực hiện sẽ gặp được nhiều thuận lợi, nếu dự án không có cơ sở pháp lý như một cây mà không có gốc. Nhận thức được điều đó, trước khi tiến hành lập dự án Công ty đã tìm hiểu kỹ các căn cứ để soạn thảo dự án. Cụ thể: - Chủ trương, quy hoạch, kế hoạch, chính sách phát triển kinh tế - xã hội của Nhà nước, của ngành và địa phương. - Hệ thống văn bản pháp quy bao gồm văn bản pháp luật chung như: Luật Đất đai, Luật Thuế VAT, Luật Môi trường… và văn bản pháp luật liên quan trực tiếp đến hoạt động đầu tư như: Luật đầu tư, Nghị định của Chính Phủ, Quyết định của Thủ tướng Chính phủ… - Các tiêu chuẩn, quy phạm và định mức trong từng lĩnh vực kinh tế - kỹ thuật cụ thể. - Các quy ước, thông lệ quốc tế và kinh nghiệm thực tế trong và ngoài nước. 3. Quy trình lập dự án Trong một môi trường mà tính cạnh tranh ngày càng cao, môi trường kinh doanh luôn biến động, nhiều xu thế mới xuất hiện và khó dự đoán thì việc xây dựng được các dự án đầu tư có tính hiệu quả vững chắc lại càng quan trọng hơn bao giờ hết. Do đó, khi lập dự án cần phải được tiến hành theo một quy trình cụ thể, rõ ràng để đảm bảo cho dự án được lập một cách chính xác, đáp ứng được yêu cầu đề ra một cách nhanh nhất, tiết kiệm nhất. Trong quá trình lập dự án, Công ty cổ phần Đầu tư và Xây dựng Sông Đà đã thực hiện theo quy trình sau: Sơ đồ công tác lập dự án Các bước thực hiện Trách nhiệm NHẬN NHIỆM VỤ, KẾ HOẠCH DỰ ÁN  PHÒNG KẾ HOẠCH   THU THẬP TÀI LIỆU CẦN THIẾT VÀ NGHIÊN CỨU KẾ HOẠCH, TÀI LIỆU  PHÒNG DỰ ÁN VÀ PHÒNG TƯ VẤN THIẾT KẾ   LẬP ĐỀ CƯƠNG  PHÒNG DỰ ÁN   PHÊ DUYỆT ĐỀ CƯƠNG  CHỦ ĐẦU TƯ   PHÒNG DỰ ÁN KIỂM TRA VIỆC LẬP DỰ ÁN  BỘ PHẬN QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG KỸ THUẬT   In, đóng quyển, ký, đóng dấu  Phòng dự án   Thẩm định dự án được lập  Bộ phận thẩm định và chủ đầu tư   Bàn giao tài liệu  Phòng dự án   Lưu hồ sơ  Bộ phận Lưu trữ   Dựa vào sơ đồ trên ta có thể thấy được trình tự thực hiện cũng như nhiệm vụ của từng phòng ban như sau: Bước 1: Nhận nhiệm vụ, kế hoạch dự án Người được phân công dự thảo và thỏa thuận hợp đồng thuộc phòng Kế hoạch chịu trách nhiệm trong việc xem xét điều kiện hợp đồng trước khi trình Giám Đốc Công ty quyết định ký kết. Với các công việc yêu cầu có tính phức tạp hoặc các công việc phải đấu thầu, Chủ trì có trách nhiệm: tham gia thảo luận, nêu yêu cầu, thống nhất điều kiện hợp đồng, phối hợp lập và giải thích các điều kiện đáp ứng trong hồ sơ dự thầu. Bước 2: Thu thập tài liệu cần thiết và nghiên cứu kế hoạch, tài liệu Sau khi tiếp nhận nhiệm vụ, các phòng ban có liên quan tiến hành thu thập dữ liệu, lập kế hoạch soạn thảo dự án đầu tư. Chủ nhiệm dự án chủ trì việc lập kế hoạch soạn thảo dự án. Kế hoạch soạn thảo dự án thường gồm các nội dung sau: Xác định các công việc cần thực hiện trong quá trình soạn thảo dự án. Dự tính phân công công việc cho các thành viên trong nhóm soạn thảo. Dự tính các chuyên gia cần huy động. Xác định các điều kiện vật chất và các phương tiện để thực hiện quá trình soạn thảo dự án. Dự trù kinh phí để thực hiện quá trình soạn thảo dự án. Kinh phí dành cho việc soạn thảo dự án có thể bao gồm các chi phí sau: Chi phí cho việc thu thập hay mua các thông tin, tư liệu cần thiết. Chi p