Chuyên đề Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoạt động xuất nhập khẩu hàng đầu tư gia công từ nguyên phụ liệu nhập khẩu

Lời mở đầu Thời gian thực tập trôi qua thật nhanh, đã đến lúc chúng em phải đưa ra các kết quả nghiên cứu và học tập sau đợt thực tập vừa qua. Báo cáo thực tập lần này thể hiện quá trình biến đổi từ lý thuyết tới thực tiễn, là khả năng vận dụng lý thuyết vào thực tiễn của sinh viên Đại học Kinh tế Quốc Dân nói chung và sinh viên chuyên ngành Tin học nói riêng. Sau quá trình khảo sát thực trạng tin học, đồng thời tìm hiểu những yêu cầu về mặt quản lý của cơ quan thực tập, em đã lùa chọn đề tài: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoạt động xuất nhập khẩu hàng đầu tư gia công từ nguyên phụ liệu nhập khẩu. Đề tài này giải quyết một khâu quan trọng trong việc quản lý hoạt động Xuất nhập khẩu của các công ty gia công vừa và nhỏ trên lãnh thổ Việt Nam. Để có thể nghiên cứu và thực hiện đề tài, em đã nhận được sự hỗ trợ và giúp đỡ rất nhiều từ phía các thầy cô, các anh chị trong cơ quan thực tập cùng các bạn bè trong và ngoài líp. Em xin gởi lời cảm ơn các thầy cô, các anh chị và các bạn! Em xin cảm ơn K.S Hồ Thị Bích Hà - giáo viên hướng dẫn chính của chuyên đề này, đồng thời cô là giáo viên chủ nhiệm của líp em suốt 4 năm qua. Cô đã hướng dẫn và giúp đỡ em rất nhiều trong suốt 4 năm học và đặc biệt trong thời gian em thực hiện chuyên đề của mình! Em xin cảm ơn tất cả các anh chị trong công ty TNHH Hanotex đã hướng dẫn và tạo điều kiện để em có thể nghiên cứu và thực hiện đề tài! Em xin cảm ơn các bạn bè đã đóng góp ý kiến và hỗ trợ em trong quá trình thực hiện đề tài này! Do thời gian và trình độ còn hạn chế nên chuyên đề chưa phát huy được hết các công dụng của đề tài. Xong trong tương lai em nhất định sẽ phát triển chuyên đề của mình lên một tầm cao hơn nữa với kinh nghiệm và sự nỗ lực. Rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô, các anh chị và các bạn. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực hiện CAO THỊ THUÝ CHINHChương I TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG 1. Tổng quan về công ty TNHH Hanotex 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty TNHH HANOTEX được thành lập theo quyết định số 2032-QĐ/UB ngày 14/08/1997 của UBND Thành phố Hà Nội. Công ty chuyên ngành kinh doanh sản xuất và xuất khẩu mặt hàng may mặc các loại. Tên giao dịch: Công ty TNHH HANOTEX. Trụ sở: Ngõ 538 Đường Láng - Đống Đa - Hà Nội. Tel: (04) 7762286 Fax: (04) 7762285 Tài khoản: Tại TECHCOMBANK HOAN KIEM Tổng vốn đầu tư: 7 tỷ VNĐ Diện tích mặt bằng: 10.000 M2 Diện tích nhà xưởng: 6.000 M2 Doanh số hàng năm: 10.000.000.000. VNĐ Tổng sè lao động: 1000 công nhân lành nghề Trang thiết bị: 1000 máy may công nghiệp, 01 hệ thống thiết kế mẫu gác sơ đồ, hệ thống là hơi công nghiệp và nhiều thiết bị chuyên dụng hiện đại khác. Phân xưởng sản xuất: gồm 2 phân xưởng với 10 dây chuyền may và một xưởng giặt. - Năng lực sản xuất: 400.000 quần âu hoặc 1.000.000 áo dệt kim mỗi năm. - Ngân hàng: TECHCOMBANK HOAN KIEM- 25 Lý Thường Kiệt, Hoàn Kiếm, Hà Nội, Việt Nam. Ngay từ khi mới đi vào hoạt động, Công ty đã xác định phương hướng hoạt động chủ yếu là gia công xuất khẩu sang thị trường nước ngoài. 1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty Giám đốc: Là người đại diện pháp nhân cho Công ty, chịu mọi trách nhiệm với pháp luật và là người chỉ đạo trực tiếp hoạt động sản xuất kinh doanh. -Phó giám đốc 1: Chỉ đạo các phòng Lao động tiền lương, Tổ chức hành chính, Phân xưởng sản xuất, KCS, Kỹ thuật may. Sau đó báo cáo lên giám đốc kế hoạch của các phòng ban. Giám đốc đọc và quyết định rồi chỉ thị cho các phòng ban. Nh­ vậy, Phó Giám đốc 1 là người chịu trách nhiệm chung về tổ chức hành chính trong Công ty. -Phó giám đốc 2: Phụ trách 2 phòng là phòng xuất nhập khẩu và phòng Kinh doanh và nghiên cứu thị trường. Khi có hợp đồng sản xuất, Phó giám đốc 2 có thể ký hợp đồng sau đó chỉ thị cho phòng kinh doanh và nghiên cứu thị trường rồi trình lên giám đốc duyệt. Nhìn chung, phó giám đốc 2 là người chịu trách nhiệm ký kết hợp đồng sản xuất và làm công tác đối ngoại. -Kế toán trưởng: Chỉ đạo chung phòng kế toán, ký các lệnh, chứng từ, công văn có liên quan đến công tác tài chính. Theo dõi đưa hàng đi gia công ở đơn vị khác, điều hành cân đối tài chính toàn Công ty . -Phòng lao động tiền lương: Làm nhiệm vụ theo dõi sản xuất, xây dựng định mức lao động, định mức tiền lương, thanh toán tiền lương và thực hiện chính sách xã hội nh­ hưu trí, bệnh tật, tài sản đối với người lao động. - Phòng Kế toán tài vụ: Có nhiệm vụ tổ chức, thực hiện hạch toán kinh doanh và phân tích tình hình kinh tế toàn đơn vị. Tổ chức thực hiện các biện pháp hành chính, theo dõi tình hình vật tư, tài sản, lập báo cáo tổ chức thống kê theo quy định của nhà nước. - Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ quản lý lao động, sắp xếp và tổ chức nhân sự, có kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng tay nghề, trình độ nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên, chỉ đạo công tác thi đua, khen thưởng, bảo vệ an ninh trật tự cho Công ty . -Phòng Kế hoạch và xuất nhập khẩu: Có nhiệm vụ chính là tìm kiếm thị trường và khách hàng, nghiên cứu, tiếp cận và thâm nhập vào các thị trường mới, thị trường phi quota và thực hiện thị trường mới, thị trường phi hạn ngạch và thực hiện các hợp đồng ký theo điều kiện FOB với khách hàng nước ngoài, tìm thị trường sản xuất - tiêu thụ, thực hiện các công tác đối ngoại, thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu trực tiếp hàng hoá. -Phòng kỹ thuật may: Có nhiệm vụ tiếp cận kỹ thuật may, gốc mẫu, may mẫu đối, đối mẫu, làm định mức vật tư với khách hàng, viết quy trình công nghệ may, lên tác nghiệp cắt, chịu trách nhiệm chỉ đạo kỹ thuật toàn Công ty -Phân xưởng sản xuất: bao gồm 2 xưởng may và 1 xưởng giặt . -Phòng KCS: Có nhiệm vụ kiểm tra tiêu chuẩn tất cả hàng hoá khi sản xuất ra, trước khi xuất hàng, chịu trách nhiệm kiểm tra hàng hoá đúng theo mẫu của hợp đồng. -Phân xưởng I,II: Thực hiện nhiệm vụ may các loại áo, quần bảo đảm chất lượng, mẫu mã, kế hoạch sản xuất theo hợp đồng đã ký. -Xưởng giặt : Giặt hàng của những khách hàng có yêu cầu, ngoài ra Công ty còn nhận hàng giặt nội địa khác. 1.3 Chức năng và nhiệm vụ của công ty Công ty sản xuất một số mặt hàng chủ yếu là: áo sơ mi, quần âu, quần trẻ em, váy, áo dệt kim, quần soóc. - Hoạt động chủ yếu của công ty là thực hiện gia công hàng dệt may cho công ty và thương nhân nước ngoài. Công ty may Hanotex thực hiện các hoạt động sản xuất theo hợp đồng với các công ty của nước ngoài, cụ thể là thực hiện gia công hàng dệt may với nguyên vật liệu do phía nước ngoài cung cấp. Hợp đồng có nội dung chính nh­ sau : Bên A sẽ gửi nguyên phụ liệu cho bên B theo điều kiện C.I.F Hải phòng hoặc C&F sân bay Nội Bài. Bên B có trách nhiệm làm thủ tục nhập máy móc thiết bị, nguyên phụ liệu về đến Công ty của mình và có trách nhiệm hạch toán SX-KD theo chế độ quy định của Việt Nam. Bên A cung cấp cho bên B mẫu, pattern, bảng phối màu, quy trình… Bên B có trách nhiệm may hàng mẫu theo đúng nh­ quy trình mà bên A đưa đến để làm mẫu đối kiểm tra và nhận xét trước khi đưa vào sản xuất hang loạt. Bên A có trách nhiệm bổ sung cho bên B mượn một số máy móc thiết bị còn thiếu để phù hợp sản xuất mặt hàng của bên A. Số thiết bị máy móc do bên A bổ sung có thể gửi sang làm nhiều đợt. Bên B phải chịu trách nhiệm làm thủ tục xuất thành phẩm theo hướng dẫn của bên A và giao hàng đến tận cảng Hải phòng hoặc sân bay Nội Bài theo điều kiện F.O.B Hải phòng hoặc Nội bài. Bên B có trách nhiệm lo Quota. (Trích theo mẫu Hợp đồng hợp tác sản xuất, gia công hàng may mặc xuất khẩu.) Thực trạng ứng dụng tin học của công ty: Hệ thống máy tính của công ty đã được nối mạng Internet. Mỗi phòng ban có thể liên hệ với nhau thông qua hệ thống máy tính nối mày Lan, đồng thời bộ phận Kinh doanh Xuất nhập khẩu có thể trực tiếp liên hệ với Hải quan thông qua mạng máy tính Internet. Phần cứng: Máy tính Pemtium III 733 Mhz, Ram 128, HDD 20GB. Phần mềm: Hệ điều hành Windows 98 SE, phần mềm Microsoft Office 2000. Hệ điều hành màng winddows NT. Nhân lực: Trình độ Tin văn phòng. Thực trạng ứng dụng tin học của bộ phận Kinh doanh xuất nhập khẩu: Dùng phần mềm Ms Excel để quản lý và theo dõi các tờ khai và lưu trữ hợp đồng. Với tính năng xử lý tính toán cao, có thể nói Ms Excel có thể đảm nhận khá tốt vai trò quản lý dữ liệu qua các tờ khai. Tuy nhiên do khối lượng tờ khai càng ngày càng lớn, số hợp đồng gia công thực hiện ngày một nhiều. Mặt khác, doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng kinh doanh. Do đó yêu cầu tất yếu về một phần mềm quản lý hiệu quả. Đề tài nghiên cứu Tên đề tài Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoạt động xuất nhập khẩu ở công ty TNHH Hanotex Lý do lùa chọn đề tài Trong xu thế phát triển của thế giới ngày nay, công nghệ thông tin đóng vai trò hết sức quan trọng và được ứng dụng ngày càng rộng rãi. Đặc biệt, đối với công tác quản lý tin học là một bộ phận không thể thiếu của các nhà quản lý nếu muốn quản lý có hiệu quả, có những quyết định chính xác, kịp thời. Trên thực tế từ khi xuất hiện các phần mềm phục vụ cho hoạt động quản lý sản xuất, tài chính, nhân sự, tín dụng, marketting... các tổ chức doanh nghiệp không những tiết kiệm được chi phí cũng như thời gian mà còn nâng cao năng lực hoạt động, khắc phục được sai sót, nhầm lẫn trong quá trình quản lý, đem lại hiệu quả cao trong quá trình sản xuất kinh doanh nghiên cứu đề tài này để góp phần xây dựng một hệ thống quản lý tốt hơn này đồng thời phát huy những kiến thức đã được học trong nhà trường. Sau giai đoạn tìm hiểu và nghiên cứu về vai trò chức năng của hoạt động quản lý. Đây là một đề tài mang tính ứng dụng, hệ thống thông tin mà đề tài xây dựng chỉ nhằm mục đích phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh mức tác nghiệp, cung cấp thông tin một cách đều đặn, kịp thời, tạo ra các báo cáo cho các cấp quản lý khác và cho cấp trên, giúp họ có khả năng đưa ra quyết định dùa trên tình hình thực tế. Mục tiêu của đề tài Nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động xuất nhập khẩu cho công ty. Đáp ứng nhu cầu quản lý của các cơ quan chức năng một cách nhanh chóng và chính xác. Thúc đẩy quá trình thực hiện các hợp đồng gia công. Các phương pháp sử dụng để nghiên cứu đề tài +Sử dụng các mô hình: Sö dông c¸c m« h×nh: Trong một hệ thống thông tin có 3 mô hình đó là : Mô hình lô gíc, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Mô hình lô gíc mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu ma nã thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thồng sản sinh ra. Mô hình này trả lời câu hỏi “ Cái gì?” và “ Để làm gì?”. Nó không quan tâm tơí phương tiện được sử dụng còng nh­ địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô hình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình lô gíc này. Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sử dụng. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xẩy ra. Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? ở đâu? và Khi nào? Một khách hàng nhìn hệ thống thông tin tự động ở quầy giao dịch rút tiền ngân hàng theo mô hình này. Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của kho dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện. Mô hình giải đáp câu hỏi: Như thế nào? Giám đốc khai thác tin học mô tả hệ thống tự động hoá ở quầy giao dịch0 theo mô hình vật lý trong này. Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình lô gíc là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là góc nhìn sử dụng, và mô hình vật lý trong là góc nhìn của kỹ thuật. Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, mô hình lô gíc là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất. +Mã hoá dữ liệu: M· ho¸ d÷ liÖu: Xây dựng hệ thống thông tin rất cần thiết phải mã hoá dữ liệu. Việc mã hoá dữ liệu mang lại những lợi Ých sau: -Nhận diện không nhầm lẫn các đối tượng -Mô tả nhanh chóng các đối tượng -Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn Định nghĩa mã hoá dữ liệu Mã hiệu được xem nh­ là biểu diễn theo quy ước, thông thường là ngắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể. Bên cạnh những thuộc tính định danh theo ngôn ngữ tự nhiên người ta thường tạo ra những thuộc tính nhận diện mới gồm một dãy ký hiệu, chủ yếu là những chữ cái chữ số, được gán cho mét ý nghĩa mang tính ước lệ. Mã hoá được xem là việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn. Mã hoá là một công việc của thiết kế viên hệ thống thông tin. Có thể coi đây là việc thay thế thông tin ở dạng “ tự nhiên” thành một dãy ký hiệu thích ứng với mục tiêu của người sử dụng. Mục tiêu đó có thể là nhận diện nhanh chóng, không nhầm lẫn, tiết kiệm không gian lưu trữ và thời gian xử lý, thực hiện những phép kiểm tra lô gíc hình thức hoặc thể hiện vài đặc tính của đối tượng. Các phương pháp mã hoá cơ bản Trong thực tế người ta thường dùng một số phương pháp mã hoá nh­ sau: Phương pháp mã hoá phân cấp Nguyên tắc tạo lập bộ mã rất đơn giản. Người ta phân cấp đối tượng từ trên xuống. Và mã số được xây dựng từ trái qua phải các chữ số được kéo dài về phía bên phải để thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn. Phương pháp mã liên tiếp Mã kiểu này được tạo ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất định. Chẳng hạn nếu người được tuyển dụng vào làm việc trước có mã số 999 thì người tiếp theo mang mã số 1000. Ưu điểm : Không nhầm lẫn và tạo lập dễ dàng. Nhược điểm : Không gợi nhớ và không cho phép chèn thêm mã vào giữa hai mã cũ. Phương pháp mã hoá tổng hợp Khi kết hợp việc mã hoá phân cấp với mã hoá liên tiếp thì ta có phương pháp mã hoá tổng hợp. Phương pháp mã hoá theo xeri Phương pháp chính này là sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là xeri. Xeri được coi nh­ mét giấy phép theo mã quy định. Phương pháp mã hoá gợi nhớ Phương pháp này căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng. Chẳng hạn dùng việc viết tắt các chữ cái đầu làm mã nh­ mã tiền tệ quốc tế: VND, USD... Ưu điểm: Gợi nhí cao, có thể mở rộng dễ dàng. Nhược điểm: Khá cồng kềnh vì phải cần nhiều ký tự; phải chọn những đặc tính ổn định nếu không bộ mã mất ý nghĩa. Yêu cầu đối với bộ mã Để sử dụng có hiệu quả việc mã hoá phải đảm bảo các tiêu chuẩn cơ bản sau : Bảo đảm tỷ lệ kén chọn và tỷ lệ sâu sắc bằng 1 Chất lượng của một bộ mã được đo lường bằng hai con số tỷ lệ sau: Số lượng đối tượng thoả mãn được lọc ra Tỷ lệ kén chọn= Tổng số đối tượng được lọc ra Số lượng đối tượng thoả mãn lọc ra Tỷ lệ sâu sắc= Tổng số đối tượng thoả mãn có trong tập tin Mã số là phương tiện để nhận diện hay truy tìm đối tượng do đó phải đảm bảo tỷ lệ lùa chọn và sâu sắc bằng một đối với các tiêu chuẩn tìm kiếm đã đặt ra. Có tính uyển chuyển và lâu bền Một bộ mã phải tiên lượng được khả năng thay đổi của đối tượng quản lý để có thể thích ứng với những thay đổi đó. Một bộ mã được xem là có tính chất này khi nã cho phép nới rộng và bổ sung mã mới. Tiện lợi khi sử dụng Bộ mã càng ngắn gọn càng tốt. Điều đó giúp tiết kiệm bộ nhớ, tiết kiệm thời gian nhập liệu và giảm sai lầm khi sử dụng. Kinh nghiệm cho thấy nếu mã số tăng lên một kỹ tự thì sai sót khi nhập mã số sẽ tăng gấp đôi. Kiểm tra dễ dàng cho những xử lý về sau là khía cạnh cần xem xét khi xây dựng bộ mã. Bộ mã dãy ký tự xử lý dễ dàng hơn cho các yêu cầu phân nhóm, tổng hợp hơn là bộ mã số. Tuy nhiên mã số ngắn gọn hơn, nhập nhanh hơn. Giải mã dễ dàng tức là bộ mã phải xây dựng sao cho có thể diễn dịch dễ và rõ ràng. Cách thức tiến hành mã hoá 1.Xác định tập hợp các đối tượng cần mã hoá. 2.Xác định các xử lý cần thực hiện. 3.Lùa chọn giải pháp mã hoá. -Xác định trật tự đẳng cấp các tiêu chuẩn lùa chọn. X¸c ®Þnh trËt tù ®¼ng cÊp c¸c tiªu chuÈn lùa chän. -Kiểm tra lại những bộ mã hiện hành. KiÓm tra l¹i nh÷ng bé m· hiÖn hµnh. -Tham khảo ý kiến của người sử dụng. Tham kh¶o ý kiÕn cña ng­êi sö dông. -Kiểm tra độ ổn định của các thuộc tính. KiÓm tra ®é æn ®Þnh cña c¸c thuéc tÝnh. -Kiểm tra khả năng thay đổi của đối tượng. KiÓm tra kh¶ n¨ng thay ®æi cña ®èi t­îng. Triển khai mã hoá ở đây bao gồm các công việc nh­: Lập kế hoạch, xác định đội ngò và các quy tắc, quy chế xây dựng bộ mã, thông tin đầy đủ về bộ mã cho các đối tượng sử dụng và loại bỏ các bộ mã lỗi thời. Mã hoá là công việc rất quan trọng của việc xây dựng hệ thống thông tin. Chúng bắt đầu ngay cả khi người thiết kế hệ thống thông tin chưa ý thức rõ ràng về việc sử dụng chúng. Mã hoá và sử dụng mã xẩy ra trong suốt quá trình phân tích, thiết kế, cài đặt và khai thác hệ thống thông tin. Công cụ thực hiện đề tài Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access Cho đến nay Microsoft Access đã trở thành phần mềm CSDL liên tục phát triển, thể hiện bước ngoặt quan trọng về sự dễ dàng trong việc sử dụng, nhiều người đã bị cuốn hót vào việc tạo các CSDL hữu Ých của riêng mình và các ứng dụng CSDL hoàn chỉnh. Hiện nay, Microsoft Access đã trở thành một sản phẩm phần mềm mạnh, dễ dàng, đơn giản khi làm việc. Chúng ta hãy xem xét lợi Ých của việc sử dụng phần mềm phát triển ứng dụng CSDL nh­ Microsoft Access. Các khả năng của một hệ CSDL là cho chóng ta quyền kiểm soát hoàn toàn bằng cách định nghĩa dữ liệu, làm việc với dữ liệu và chia sẻ dữ liệu với người khác. Một hệ CSDL có 3 khả năng chính: Định nghĩa dữ liệu, xử lý dữ liệu và kiểm soát dữ liệu. Toàn bộ chức năng trên nằm trong các tính năng mạnh mẽ của Microsoft Access. Bảng (Table): Bảng là đối tượng được định nghĩa và được dùng để lưu dữ liệu. Mỗi bảng chứa các thông tin về một chủ thể xác định. Mỗi bảng gồm các trường (field) hay còn gọi là các cột (Column) lưu giữ các loại dữ liệu khác nhau và các bản ghi ( Record ) hay còn gọi là các hàng ( Row ) lưu giữ tất cả các thông tin về một cá thể xác định của chủ thể đó. Có thể nói một khoá cơ bản ( Primary ) ( gồm một hoặc nhiều trường ) và một hoặc nhiều chỉ mục ( Index ) cho mỗi bảng để giúp tăng tốc độ truy nhập dữ liệu. Mẫu biểu ( Form ): Mẫu biểu là đối tượng được thiết kế chủ yếu dùng để nhập hoặc hiển thị dữ liệu, hoặc điều khiển việc thực hiện một ứng dụng. Các Mẫu biểu được dùng để trình bày hoàn toàn theo ý muốn các dữ liệu được truy xuất từ các bảng hoặc các truy vấn. Cho phép in các Mẫu biểu. Cũng cho phép thiết kế các Mẫu biểu để chạy các Macro hoặc một Module đáp ứng một sự kiện nào đó. Mẫu biểu là phương tiện gia diện cơ bản giữa người sử dụng và một ứng dụng Microsoft Access và có thể thiết kế các Mẫu biểu cho nhiều mục đích khác nhau. + Hiển thị và điều chỉnh dữ liệu. + Điều khiển tiến trình của ứng dụng. + Nhập các dữ liệu. + Hiển thị các thông báo. Báo cáo ( Report ): Báo cáo là một đối tượng được thiết kế để định quy cách, tính toán, in và tổng hợp các dữ liệu được chọn. Ngôn ngữ lập trình Visual Basic Sơ lược về Visual Basic - Visual Basic (VB) laứ saỷn phaồm phaàn meàm cuỷa Microsoft. - VB laứ moọt ngoõn ngửừ laọp trỡnh hửụựng ủoỏi tửụùng. - Hieọn nay phieõn baỷn mụựi nhaỏt laứ phieõn baỷn 6.0 (naờm 1998), cung caỏp moọt soỏ tớnh naờng mụựi phuùc vuù cho laọp trỡnh treõn Internet. - VB 6.0 laứ chửụng trỡnh 32 bit, chổ chaùy treõn moõi trửụứng Win95 trụỷ leõn. - Phieõn baỷn chửụng trỡnh sửỷ duùng laứ phieõn baỷn 6.0. Tính năng của Visual Basic * ệu ủieồm: - Tieỏt kieọm ủửụùc thụứi gian vaứ coõng sửực so vụựi moọt soỏ ngoõn ngửừ laọp trỡnh coự caỏu truực khaực vỡ baùn coự theồ thieỏt laọp caực hoaùt ủoọng treõn tửứng ủoỏi tửụùng ủửụùc VB cung caỏp. - Khi thieỏt keỏ chửụng trỡnh coự theồ thaỏy ngay keỏt quaỷ qua tửứng thao taực vaứ giao die