Công tác văn thư lưu trữ

CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮGVHD:SVTH:Học Phần : Câu 1: Phân tích khái niệm, nội dung, yêu cầu, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư.KHÁI NIỆMCông tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân (dưới đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức).NỘI DUNGSoạn thảo và ban hành văn bản:Thảo văn bản: công chức, viên chức chuyên môn nghiệp vụ được giao theo dõi lĩnh vực gì phải có trách nhiệm theo dõi và soạn thảo văn bản lĩnh vực đó.Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt: Phải được người có thẩm quyền xem xét, duyệt. Thủ tướng đơn vị, cá nhân soạn thảo xem xét, duyệt nội dung, ký tắt sau cùng nội dung. Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính, người đọc, quan sát đến xem xét duyệt thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản đến ký tắt vào phần sau cùng của thể thức văn bản.Đánh máy văn bản, sao in văn bảnHoàn thiện văn bản.Quản lý và giải quyết văn bản: Quản lý và giải quyết văn bản đi: Quản lý và giải quyết văn bản do các cơ quan khác ban hành và gửi tới. Quản lý và giải quyết văn bản đến: Quản lý và giải quyết văn bản do cơ quan ban hành nhằm mục đích gửi cho các cơ quan khác.Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan: Xây dựng, ban hành danh mục hồ sơ Lập các loại Giao nộp hồ sơQuản lý và sử dụng con dấu: Bảo quản các loại dấu Trực tiếp đóng dấuYÊU CẦUChính xác: Công tác văn thư là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản do đó cần phải:Chính xác về nội dung văn bản: Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý Dẫn chứng hoặc trích dẫn trong văn bản phải hoàn toàn chính xác Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng.Chính xác về thể thức văn bản: Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy định Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hànhChính xác về các khâu kỹ thuật nghiệp vụ: Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản. Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong việc thực hiện đúng các chế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư.Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuốc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan, giải quyết công việc chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung của mỗi cơ quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa của những sự việc được nêu trong các văn bản.Bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc về phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cơ cán bộ văn thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải đảm bảo yêu cầu đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật quốc gia của Hội đồng Nhà nước (nay là Ủy ban thường vụ Quốc hội) và quy chế bảo vệ bí mật của Nhà nước của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ).Hiện đại: Yêu cầu hiện đại hóa sử dụng phương tiện kỹ thuật vào quá trình làm việc đã trở thành tiền đề đảm bảo cho công tác văn thu ở các cơ quan có năng suất chất lượng cao. Hiện nay nhu cầu hiện đại hóa là nhu cầu cấp bách , nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của mooic cơ quan. Cần tránh tư tưởng bảo thủ lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương tiện hiện đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quả công tác văn thư.VỊ TRÍ Công tác văn thư được xác định là một hoạt động do văn phòng hay phòng hành chính của cơ quan quản lý. Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính là người được thủ trưởng cơ quan giao nhiệm vụ quản lý công tác văn thư; Ở những cơ quan không có văn phòng hoặc phòng hành chính thì có thể thành lập bộ phận văn thư hoặc cử người chuyên trách hay kiêm nhiệm công tác văn thư.Ý NGHĨA• Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung của mỗi cơ quan, đơn vị nói riêng. Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết, Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung công việc, có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn bản hành chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý.• Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái pháp luật.• Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác trong cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các băn bản giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác trong cơ quan.• Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Câu 2: Vai trò của công tác văn thư trong việc thực hiện chương trình tổng thể của cải cách thể chế hành chính nhà nước giai đoạn 2011 – 2020 Câu 3: Sơ đồ hóa hệ thống các cơ quan quản lý công tác văn thư ở Việt Nam.BỘ NỘI VỤCác trung tâm lưu trữ Quốc gia và đơn vị sự nghiệp thuộc cục VTLTNNCỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚCPhòng Văn thư – Lưu trữ thuốc Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủVăn thư – lưu trữ TỉnhPhòng Nội vụCC Văn phòng – Thống kê kiểm nghiệmKho lưu trữ chuyên dụng cấp TỉnhSở Nội vụChi cục VT-LTPhòng, Tổ, người làm công tác VT-LT của cơ quan, đơn vị thuộc TỉnhKho lưu trữ chuyên dụng cấp HuyệnCC, VC làm công tác VT-LT của cơ quan, đơn vị thuộc HuyệnCông chức chuyên trách VT-LTKho bảo quản tài liệu lưu trữ cấp Xã Câu 4: Bằng phương pháp sơ đồ hãy mô tả trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ của công tác văn thư của cơ quan đơn vị.THỦ TRƯỞNGCVP/TPHCTHỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊChungRiêngVĂN THƯCC-VCĐối với văn bản đếnĐối với văn bản điĐối với việc lập hồ sơĐối với việc quản lý con dấuTrách nhiệm của Thủ trưởngRIÊNGThủ trưởng cơ quan ký tất cả các văn bản do cơ quan ban hành trên cơ sở không trái pháp luật;Ủy quyền cho cấp phó ký thay, cán bộ dưới một cấp ký thừa lệnh những văn bản theo lĩnh vực phân công;Cho ý kiến phân phối chỉ đạo các văn bản đến văn bản đi trong cơ quan;Chỉ đạo, đôn đốc, hướng dẫn, kiểm tra việc nộp hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ văn bản của cơ quan.CHUNGRa quyết định ban hành các văn bản;Quyết định đầu tư thiết bị cơ sở vật chất cho cơ quan.TRÁCH NHIỆM CỦA CHÁNH VĂN PHÒNG, TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNHCho ý kiến phân phối đối với các văn bản đến theo sự phân công của thủ trưởng;Giải quyết các văn bản đến có liên quan đến nhiệm vụ được giao;Giúp thủ trưởng cơ quan theo dõi tổng hợp, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến của các đơn vị cá nhân;Chủ trì, tham gia soạn thảo văn bản có liên quan đến chức năng nhiệm vụ được giao;Chịu trách nhiệm về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bàyTổ chức việc đánh máy in ấn sao chụp văn bản;Ký thừa lệnh thủ trưởng cơ quan các văn bản theoKý trực tiếp các văn bản doTham mưu giúp thủ trưởng cơ quan xây dựng, ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư;Tham mưu giúp thủ trưởng cơ quan các biện pháp để thực hiện triển khai các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư;Chủ trì tổ chức việc kiểm tra đánh giá xếp loại công tác văn thư của cơ quan và của toàn ngành;Tham mưu giúp thủ trưởng cơ quan các biện pháp chỉ đạo, hướng dẫn lọc hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.TRÁCH NHIỆM CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊPhân công cá nhân trong đơn vị giải quyết kịp thời các văn bản đến;Đôn đốc cá nhân soạn thảo văn bản khi liên quan đến nhiệm vụ được giao;Tổ chức việc lập hồ sơ, lựa chọn hồ sơ để giao nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định.TRÁCH NHIỆM CỦA CC-VC NÓI CHUNGGiải quyết kịp thời văn bản đến theo sự phân công của thủ trưởng cơ quan đơn vị;Soạn thảo văn bản có liên quan đến nhiệm vụ được giao;Lập hồ sơ liên quan đến công việc do mình theo dõi, giải quyết, thống kê và giao nộp hồ sơ đó vào lưu trữ cơ quan theo quy định.ĐỐI VỚI VĂN BẢN ĐIĐỐI VỚI VĂN BẢN ĐẾNTiếp nhận tất cả các văn bản đến cơ quan;Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu, đếm;Đăng ký;Trình văn bản đến để xin ý kiến chỉ đạo;Chuyển giao văn bản đếnTheo dõi tiến độ giải quyết văn bản đếnTiếp nhận dự thảo văn bản, đánh máy, in ấn, hoàn thiện;Giúp CVP/TPHC kiểm tra hình thức, thể thức văn bản;Trình ký văn bản;Ghi số ngày tháng, đăng ký;Nhân bản, đóng dấu;Làm thủ tục phát hành, theo dõi việc phát hành văn bản;Lưu và sử dụng, khai thác các bản lưu văn bảnTRÁCH NHIỆM CỦA VĂN THƯ CƠ QUANĐỐI VỚI VIỆC QUẢN LÝ CON DẤUĐỐI VỚI VIỆC LẬP HỒ SƠBảo quản tất cả các loại dấu;Trực tiếp đóng dấu vào các loại văn bản và tài liệu khác.Chủ trì hoặc hướng dẫn đơn vị xây dựng danh mục hồ sơ của cơ quan;Hướng dẫn các đơn vị cá nhân lọc các loại hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc;Lọc các loại hồ sơ liên quan đến công việc của mình giao nộp vào lưu trữ;Hướng dẫn các đơn vị cá nhân lựa chọn hồ sơ để giao nộp.