Đề cương môn học Nghiệp vụ thư ký văn phòng đối ngoại

NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI (ADMINISTRATIVE & SECRETARIAL SKILLS) 2014-2015 1 ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN KHOA QUAN HỆ QUỐC TẾ Đề cương môn học NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI (ADMINISTRATIVE & SECRETARIAL SKILLS) I. THÔNG TIN CHUNG Tên môn học: Nghiệp vụ thư ký văn phòng đối ngoại (Administrative and Secretarial Skills) Số tín chỉ: 02 (1 tín chỉ lý thuyết – 1 tín chỉ thực hành) Trình độ: Năm 4 Ngôn ngư sử dụng: tiếng Anh & tiếng Việt Điều kiện tiên quyết: Đã kết thúc các môn đại cương và các môn học cơ sở ngành. II. THÔNG TIN GIẢNG VIÊN 2.1. Giảng viên phụ trách môn học 1: ThS. Trần Thanh Huyền NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI (ADMINISTRATIVE & SECRETARIAL SKILLS) 2014-2015 2 Email: tranthanhhuyenir@gmail.com Điện thoại: 01227.798.999 Giờ tiếp sinh viên: theo lịch hẹn 2.2. Trợ giảng: ThS. Nguyễn Phương Quỳnh Email: quynh.nguyen2688@gmail.com Điện thoại: 0906.58.53.57 Giờ tiếp sinh viên: theo lịch hẹn III. MÔ TẢ MÔN HỌC - Môn học cung cấp cho sinh viên những kiến thức cơ bản về nghiệp vụ thư ký văn phòng nói chung và thư ký văn phòng đối ngoại nói riêng. - Nghiệp vụ thư ý văn phòng đối ngoại là môn học thiên về kỹ năng và nghiệp vụ. Nội dung bài học được thiết kế nhằm giúp sinh viên nắm được những nguyên tắc, nội dung, nghiệp vụ, kỹ năng của một người thư ký văn phòng nói chung, đồng thời nâng cao và hoàn thiện những kỹ năng cơ bản của người làm công tác văn phòng trong các cơ quan đại diện ngoại giao nói riêng. IV. CHUẨN ĐẦU RA MÔN HỌC 4.1. Nhận thức - Biết khái quát hóa (generalize) các kiến thức về nghiệp vụ thư ký văn phòng đối ngoại để áp dụng trong thực tiễn - Có khả năng liên hệ (relate) những kiến thức đã học để vận dụng vào công việc có liên quan. - Dự đoán, dự báo (predict) được những tình huống có thể xảy ra. NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI (ADMINISTRATIVE & SECRETARIAL SKILLS) 2014-2015 3 4.2. Kỹ năng - Có kỹ năng thao tác thuần thục theo hướng dẫn (manipulate with guidance) - Có kỹ năng trả lời chuẩn xác và linh hoạt (Respond) - Thực hiện chuyên nghiệp (conduct, executive) những kỹ năng đã học. 4.3. Thái độ - Có trách nhiệm với công việc được giao (Assume responsibility) - Có khả năng ứng xử phù hợp trong mỗi tình huống (Behave responsibility) - Có khả năng trợ giúp, hợp tác (Assist, Help) với mọi đối tượng để đạt được mục tiêu của mình V. TỔ CHỨC LỚP HỌC & YÊU CẦU ĐỐI VỚI SINH VIÊN Tổ chức lớp học: - Trong học kỳ này, các buổi học được tổ chức vào sáng thứ 2 & thứ 4 hàng tuần, từ 22/02 đến ngày 28/03/2016. 15 tiết thực hành thực tế sẽ được tổ chức ngoài lớp học hoặc lồng ghép trong bài tập về nhà của sinh viên - Sinh viên có mặt sau giờ điểm danh coi như vắng mặt không phép. Sinh viên phải tham dự ít nhất 80% số tiết học, nếu không sẽ bị đánh rớt khỏi môn học. - Do môn học mang tính thực hành cao cho nên tất cả những bài tập tích lũy cả trong lớp và về nhà đều được chấm điểm. Với các bài tập về nhà đều có thời gian nộp chi tiết và sẽ không có ngoại lệ cho các trường hợp nộp trễ hạn. Sinh viên sẽ được trang bị ý thức sử dụng các thiết bị điện tử trong không gian công cộng của lớp học và sẽ có những yêu cầu cụ thể cho từng buổi học. Việc sử dụng điện thoại di động, laptop và các thiết bị điện tử khác sẽ được thông báo khi có yêu cầu. NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI (ADMINISTRATIVE & SECRETARIAL SKILLS) 2014-2015 4 - Không chấp nhận việc ăn uống, xả rác và những hành vi cư xử thiếu văn hóa trong giờ học. Sinh viên cần tuân thủ đầy đủ các quy định của nhà trường, quy định về đeo thẻ sinh viên, trang phục và đồng phục các khóa. - Giảng viên bảo lưu quyền từ chối sinh viên vào lớp học. Yêu cầu đối với sinh viên: - Sinh viên cần đăng ký thành viên của email lớp. Nội dung môn học, điểm số, bài đọc bắt buộc, tài liệu tham khảo và các yêu cầu khác của giảng viên sẽ được cập nhật trên email. Sinh viên cần kiểm tra email của lớp thường xuyên để cập nhật thông tin, nắm được các công việc cần thiết phải chuẩn bị đồng thời có trách nhiệm in và đem các tài liệu được yêu cầu tới lớp. - Giảng viên đã cung cấp các tài liệu tham khảo, bài đọc bắt buộc trong đề cương chi tiết – và sinh viên có nghĩa vụ hoàn tất các bài đọc trước khi đến lớp, tham dự đầy đủ các buổi học cũng như hoàn thành các bài tập được giao. Sinh viên cần có trách nhiệm tự ý thức với việc hoàn thiện bản thân mình trong quá trình giao tiếp. Quy định của môn học Chuyên cần - Lớp học điểm danh ngẫu nhiên. Sinh viên phải tham dự ít nhất 80% số tiết học. Bài tập về nhà có thể được tính vào điểm chuyên cần. Trong trường hợp vắng mặt, sinh viên có trách nhiệm thu thập các thông tin về bài giảng, bài tập, hoặc các yêu cầu khác được đưa ra trong giờ học. Đi trễ sau 5 phút cũng bị tính là vắng mặt. Bài tập về nhà - Sinh viên sẽ được giao bài tập về nhà sau các buổi học. Sinh viên có trách nhiệm thực hiện các bài đọc/bài tập được giao; giảng viên không nhất thiết phải nhắc nhở. Tham gia phát biểu - Đây là khóa học dựa trên ý kiến thảo luận của sinh viên, nên tham gia phát biểu là cần thiết. Phần lớn các buổi học, sinh viên sẽ làm NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI (ADMINISTRATIVE & SECRETARIAL SKILLS) 2014-2015 5 việc nhóm với các bài tập miêu tả tình huống thực tế và thảo luận tài liệu. Sinh viên có thể nhận được điểm cộng nếu phát biểu tốt và tích cực tham gia xây dựng bài học. Các quy định khác - Sinh viên bị phát hiện đạo văn sẽ nhận 0 (không) điểm cho bài tập hoặc bài thi, và có thể sẽ không được làm bài lại. Trong trường hợp nghiêm trọng, sinh viên có thể bị đánh rớt môn học và chịu các hình thức kỷ luật khác của nhà trường. Điện thoại phải chuyển sang chế độ rung hoặc tắt trong các buổi học. - Nếu cần tư vấn, sinh viên có thể liên hệ trực tiếp với giảng viên. VI. CHÍNH SÁCH MÔN HỌC VÀ PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ - Điểm cho môn học được tính như sau: + Trắc nghiệm = Điểm Giữa kỳ (30%) + Bài tập nhóm + Thi kết thúc môn học = Điểm Cuối kỳ (70% - tùy vào tình hình lớp học giảng viên sẽ yêu cầu cụ thể chi tiết trong quá trình giảng dạy) VII. VỀ VẤN ĐỀ ĐẠO ĐỨC KHOA HỌC Khoa QHQT – Trường ĐHKHXH&NV luôn đề cao tiêu chuẩn đạo đức khoa học. Giảng viên các môn học sẽ kiểm tra việc sinh viên vi phạm quy chế thi hoặc gian lận, đạo văn trong bài làm của mình. Trong môn học này, giảng viên không chấp nhận bất cứ vi phạm nào về đạo đức khoa học dưới bất kì hình thức nào. Khi sinh viên ký vào cam kết (ở bìa mỗi bài tập, bài luận và đề cương), sinh viên cần lưu ý kỹ phương pháp làm nghiên cứu, trích dẫn nguồn và cách viết luận đúng. Nếu có thắc mắc về đạo đức khoa học, sinh viên có thể trao đổi với giảng viên và trợ giảng để biết một số ví dụ cụ thể về gian lận thi cử, cố tình đạo văn và vô ý đạo văn, Sinh viên trong môn học này nếu gian lận trong kì kiểm tra hay đạo văn hay sử dụng cùng một bài luận cho nhiều hơn một lớp học sẽ bị đánh rớt. NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI (ADMINISTRATIVE & SECRETARIAL SKILLS) 2014-2015 6 VIII. TÀI LIỆU THAM KHẢO - Mai Thị Phòng, Nguyễn Đình Sơn, Nghiệp vụ thư ký văn phòng đối ngoại, Học viện Ngoại giao, Hà Nội 2005 (Giáo trình bắt buộc) - Vũ Thị Phụng, Nghiệp vụ thư ký văn phòng, NXB Trẻ 2000. IX. KẾ HOẠCH GIẢNG DẠY BUỔI Nội dung Hoạt động Yêu cầu đối với sinh viên Bài tập về nhà Buổi 1 (22/02) Nhập môn  Giới thiệu đề cương môn học, tài liệu môn học.  Mối liên hệ của SV học ngành Quan hệ quốc tế và học môn Nghiệp vụ thư ký văn phòng  Vai trò và tầm quan trọng của môn nghiệp vụ thư ký văn phòng đối ngoại của công việc trong tương lai của sinh viên khoa Quan hệ quốc tế. 1. Giảng viên giảng lý thuyết 2. Sinh viên thảo luận 3. Bài tập tại lớp: Theo bạn, các tố chất cần có của một Thư ký văn phòng là gì? SV đọc giáo trình trang 11 - 22 SV mang theo laptop Sinh viên đọc trước Bài đọc theo quy định Buổi 2 (24/02) Nội dung 1: Thư ký văn phòng  Khái niệm thư ký văn phòng  Vai trò, chức năng, nhiệm vụ của thư ký văn phòng: Văn thư lưu trữ, Nghiệp vụ ngoại giao, Tham mưu tổng hợp Quản trị thiết bị. 1. Giảng viên giảng lý thuyết 2. Sinh viên thảo luận để nắm được: - Hiểu rõ nơi làm việc - Hiểu rõ tính chất công việc - Hiểu rõ nhiệm vụ cần làm 3. Bài trắc nghiệm số 01 SV đọc giáo trình trang 24 - 135 Sinh viên đọc trước Bài đọc theo quy định NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI (ADMINISTRATIVE & SECRETARIAL SKILLS) 2014-2015 7 Buổi 3 (29/02) Nội dung 2: Kỹ năng cần có của một Thư ký Văn phòng Sinh viên chia nhóm cho Bài thực hành (giảng viên cho bốc thăm) SV thực hành bài tập cho các kỹ năng: - Kỹ năng lắng nghe + truyền đạt thông tin - Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại SV đọc giáo trình trang 24 – 135 Sinh viên đem theo laptop, bút viết, sổ tay Sinh viên đọc trước Bài đọc theo quy định Buổi 4 (02/03) Nội dung 2: Kỹ năng cần có của một Thư ký Văn phòng (tt) Sinh viên chia nhóm cho Bài thực hành (giảng viên cho bốc thăm) SV thực hành bài tập cho các kỹ năng: - Tốc ký bằng ghi tay + đánh máy văn bản - Các loại ghi chú cuộc họp SV đọc giáo trình trang 24 – 135 Sinh viên đem theo laptop, bút viết, sổ tay Sinh viên đọc trước Bài đọc theo quy định Bài tập nhóm chuẩn bị cho buổi: Cách tiếp đón các đoàn khách từ các nước khác nhau. Buổi 5 (07/3) Nội dung 3: Thư ký văn phòng đối ngoại  Khái niệm  Nhiệm vụ: Soạn thảo văn bản Xử lý văn bản đến và đi; giao tiếp quan điện thoại, fax, email Công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ lập chương trình công tác trung và dài hạn cho cơ quan, thử trưởng Tổ chức các chuyến đi công tác cho thủ trưởng và cơ quan Lập hồ sơ quản lý; tiếp đón và tiễn khách Tổ chức hội nghị hội thảo. SV thực hành bài tập cho các kỹ năng: - Sắp xếp lịch trình công việc - Các bước tổ chức các chuyến đi công tác cho thủ trưởng và cơ quan - Quy trình tổ chức cuộc họp, hội thảo SV đọc giáo trình trang 140 – 171 Sinh viên mang theo laptop Buổi 6 (09/3) Nội dung 3: Thư ký văn phòng đối ngoại (tt)  Khái niệm  Nhiệm vụ: Soạn thảo văn bản Xử lý văn bản đến và đi; giao tiếp quan điện Bài tập tình huống: Sinh viên sẽ chia theo nhóm lập giả định các tình huống trong văn phòng đối ngoại với các công việc được giao cho người thư ký và thực hiện. NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI (ADMINISTRATIVE & SECRETARIAL SKILLS) 2014-2015 8 thoại, fax, email Công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ lập chương trình công tác trung và dài hạn cho cơ quan, thử trưởng Tổ chức các chuyến đi công tác cho thủ trưởng và cơ quan Lập hồ sơ quản lý; tiếp đón và tiễn khách Tổ chức hội nghị hội thảo. Buổi 7 (14/03) Nội dung 3: Thư ký văn phòng đối ngoại (tt)  Khái niệm  Nhiệm vụ: Soạn thảo văn bản Xử lý văn bản đến và đi; giao tiếp quan điện thoại, fax, email Công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ lập chương trình công tác trung và dài hạn cho cơ quan, thử trưởng Tổ chức các chuyến đi công tác cho thủ trưởng và cơ quan Lập hồ sơ quản lý; tiếp đón và tiễn khách Tổ chức hội nghị hội thảo. Sinh viên thực hành bài tập theo Nhóm đưa đón các đoàn khách nước ngoài. Sinh viên đem theo các đồ dùng, thiết bị để lập giả định cho tình huống mình lựa chọn. Sinh viên đọc trước Bài đọc theo quy định Buổi 8 (16/03) Nội dung 4: Phân biệt Thư ký Văn phòng và Thư ký Văn phòng đối ngoại  Phân loại thư ký: Thư ký văn phòng Thư ký hội đồng khoa học Thư ký riêng và thư ký (Tổng thư ký của tổ chức chính trị xã hội)  Năng lực, phẩm chất và yêu cầu của thư ký văn phòng đối ngoại 1. Giảng viên giảng lý thuyết 2. Sinh viên thảo luận để nắm được sự khác biệt giữa thư ký văn phòng đối ngoại và thư ký nói chung 3. Bài trắc nghiệm số 02 SV đọc giáo trình trang 140 - 171 Sinh viên đọc trước Bài đọc theo quy định Buổi 9 (21/03) Nội dung 5: Cách thức soạn thảo công văn, công hàm (1)  Khái niệm công văn  Ý nghĩa và quy chuẩn của một công văn hiện hành tại Việt Nam. Sinh viên thực hành soạn thảo công văn hành chánh theo nội dung hướng dẫn của thông tư số 01 + email công việc SV đọc giáo trình trang 171 – 324 Sinh viên mang theo laptop. Sinh viên đọc trước Bài đọc theo quy định. Sinh viên bốc thăm NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI (ADMINISTRATIVE & SECRETARIAL SKILLS) 2014-2015 9  Cách thức soạn thảo một văn bản.  Thực hành soạn thảo. chia nhóm nhiệm vụ cho Buổi 11. Buổi 10 (23/3) Nội dung 5: Cách thức soạn thảo công văn, công hàm (2)  Khái niệm công hàm  Phân loại  Mục đích và ý nghĩa của công hàm  Hình thức của một công hàm ngoại giao.  Thực hành soạn thảo công hàm ngoại giao. Sinh viên thực hành soạn thảo công hàm tiếng Anh + tiếng Việt SV đọc giáo trình trang 171 – 324 Sinh viên mang theo laptop. Buổi 11 (28/3) Tổng kết – Ôn tập 1. Giả lập các hoạt động của 01 Văn phòng đối ngoại (cả lớp, chia ra các nhóm thực hiện các vai trò khác nhau – bốc thăm) sử dụng tiếng Anh với mục đích ôn tập lại nội dung môn học. 2. Bài trắc nghiệm 03 Sinh viên đem theo các đồ dùng, thiết bị để lập giả định cho tình huống văn phòng. Sinh viên mang theo laptop. Buổi 12 (30/3) Thi cuối kỳ