Đề tài Cải tiến công tác hoạt động Văn phòng theo hướng hiện đại hoá của Văn phòng Tổng Công ty xây dựng công trình giao thông 8

Lời nói đầu Trong công cuộc đổi mới hiện nay, Đảng và Nhà nước ta xác định đúng đắn vai trò chủ đạo của các doanh nghiệp Nhà nước trong nền kinh tế quốc dân. Nghiên cứu hoạt động của một doanh nghiệp cấp Tổng công ty Nhà nước theo Quyết định 90 TTg của Thủ tướng Chính phủ để giúp cho mỗi chúng ta hiểu biết được thực trạng của các doanh nghiệp và những biện pháp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh đưa doanh nghiệp hoà nhập với cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước theo định hướng XHCN là một vấn đề rất quan trọng. Trong quá trình thực tập tại Tổng công ty Xây dựng công trình giao thông 8 Tôi đã tìm hiểu rõ những hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung ở đơn vị đồng thời đi sâu nghiên cứu về hoạt động quản trị văn phòng. Quản trị Văn phòng là hoạt động quản lý vi mô thuộc hệ thống quản lý quốc gia, là sự quản lý trực tiếp tại cơ sở theo định hướng của Nhà nước. Cơ cấu tổ chức quản lý là tổng hợp các bộ phận (đơn vị, cá nhân) được chuyên môn hoá với những trách nhiệm, phạm vi nhất định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau và được bố trí theo những cấp, những mô hình khác nhau nhằm thực hiện các chức năng quản lý.Mô hình quản lý Tổng công ty gồm các phòng ban nghiệp vụ chuyên môn, văn phòng tổng hợp làm tham mưu cho HĐQT và Tổng giám đốc về các lĩnh vực chức năng của mình cũng thuộc vào mô hình quản lý nói trên. Hoạt động của Tổng công ty XDCTGT8 những năm qua đã đem lại những hiệu quả về sản xuất kinh doanh rất lớn, đóng vai trò chủ đạo điều tiết về vốn, năng lực thiết bị, lao động... cho các công ty đơn vị thành viên. Giá trị sản lượng và lợi nhuận sản xuất kinh doanh của Tổng công ty năm sau cao hơn năm trước. Với quá trình sản xuất và phát triển đó, Tổng công ty được ngành Giao thông vận tải đánh giá là một trong những Tổng công ty mạnh trong ngành. Tổng công ty có được những thành tích trên không thể không nói đến vai trò tham mưu của Văn phòng Tổng công ty. Văn phòng có chức năng vị trí đặc biệt quan trọng. Hoạt động của Văn phòng góp phần không nhỏ vào sự phát triển của Tổng công ty. Nhận thức rõ và đúng vị trí của Văn phòng trong giai đoạn phát triển kinh tế hiện nay giúp chúng ta nâng cao nhận thức, giải quyết tốt công việc của mình, đóng góp vào hoạt động của đơn vị mình. Sau một thời gian thực tập tại Văn phòng Tổng công ty XDCTGT8, Tôi đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn phòng đối với sự nghiệp của Tổng công ty và mạnh dạn đi vào nghiên cứu đề tài: “Cải tiến công tác hoạt động Văn phòng theo hướng hiện đại hoá của Văn phòng Tổng Công ty XDCTGT8”. Trong quá trình đi sâu nghiên cứu thực tế tại Văn phòng Tổng công ty, tôi luôn nhận được sự quan tâm, giúp đỡ của các cán bộ CNV Văn phòng nói chung và đặc biệt là các ông Chánh, Phó Văn phòng. Đồng thời tôi đã nhận được sự hướng dẫn nhiệt tình, chu đáo của Thầy Võ Văn Tuyển. Nhân dịp này em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới các cán bộ Tổng công ty XDCTGT8, tới thầy giáo hướng dẫn và các thày cô trường ĐHDL Phương Đông đã giúp đỡ tôi hoàn thành tốt đề tài này. Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung nghiên cứu của luận văn gồm: Bố cục của luận văn gồm 5 chương: Chương I: Những vấn đề cơ bản của công tác tổ chức văn phòng Doanh nghiệp. Chương II: Khái quát chung về sự ra đời và hoạt động của TCTXDCTGT8. Chương III: Tổ chức và hoạt động của văn phòng TCTXDCTGT8. Chương IV: Nhận xét chung. Chương V: Một số giải pháp nhằm khắc phục những mặt tồn tại và cải tiến của công tác văn phòng tại TCTXDCTGT8. Mặc dù đã có rất nhiều cố gắng, song do hạn chế về mặt thời gian và kiến thức, đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót.Tôi mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của các thầy cô và các bạn giúp tôi hoàn thiện nhận thức của mình. Tôi xin chân thành cảm ơn CHƯƠNG I Những vấn đề cơ bản về công tác tổ chức văn phòng trong doanh nghiệp I. Khái niệm và chức năng văn phòng 1. Khái niệm văn phòng Văn phòng là bộ máy hoạt động làm việc tổng hợp của đơn vị doanh nghiệp. Văn phòng hiểu một cách đơn giản là nơi làm việc về giấy tờ, nơi nào thực hiện các hoạn động, sản xuất hàng hoá, làm dịch vụ hoặc làm công việc hành chính đều có nơi giao dịch bằng giấy tờ gọi là văn phòng. Trong một doanh nghiệp công việc giấy tờ như vậy khá nhiều, từ khi cách mạng KHKT tiến nhanh như vũ bão, giao lưu thương mại được mở rộng, cuộc cách mạng thông tin bùng nổ, công việc giấy tờ trong các tổ chức đơn vị tăng lên nhanh chóng. Nếu không kịp xử lý nó sẽ cản trở đến công việc kinh doanh của các doanh nghiệp từ đó các nhà nghiên cứu quản trị của Việt Nam cũng như của Tổng công ty quan tâm nhiều hơn tới công tác Văn phòng của đơn vị và coi công tác văn phòng là điều kiện sống còn của các tổ chức. Mỗi Văn phòng có nhiệm vụ cụ thể khác nhau, ở các doanh nghiệp Nhà nước thì Văn phòng có những nhiệm vụ sau: - Xây dựng chương trình công tác hàng năm, 6 tháng, 3 tháng, hàng tháng và lịch hàng tuần, hàng ngày của CQ đồng thời đôn đốc, theo dõi công việc thực hiện kế hoạch đã vạch ra. Văn phòng tiến hành thu thập thông tin từ bên ngoài và trong nội bộ doanh nghiệp để kịp thời xử lý, giúp lãnh đạo kịp thời đề ra phương hướng hoạt động SXKD. Văn phòng còn chịu trách nhiệm biên tập văn bản, chuẩn bị báo cáo đề án, báo cáo phương án quản lý theo sự lãnh đạo của CQ. - Bên cạnh đó Văn phòng thực hiện các hoạt động tác nghiệp hành chính, hoàn thiện tổ chức bộ máy Văn phòng, tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của CQ để xây dựng mối quan hệ với khách hàng. - Văn phòng cũng có trách nhiệm đảm bảo nhu cầu, hậu cần, tạo cơ sở vật chất kỹ thuật, hỗ trợ phương tiện và điều kiện để cán bộ CNV nâng cao hiệu quả công tác và hiệu quả hoạt động. Như vậy, Văn phòng là bộ phận tổng hợp quản lý các hoạt động của CQ và là bộ máy tham mưu giúp đỡ lãnh đạo điều hành hoạt động của CQ. 2. Chức năng của Văn phòng Có rất nhiều loại hình văn phòng như văn phòng cơ quan hành chính, văn phòng DNSXKD, văn phòng dịch vụ... Để phân biệt được CQ này với CQ khác ta căn cứ vào các chức năng của từng văn phòng. ở đây chủ yếu phân tích về Văn phòng DNSXKD. Văn phòng trong đơn vị SXKD đóng vai trò hết sức to lớn có ảnh hưởng quyết định mọi hoạt động cuả DN. Quan trọng hơn, Văn phòng là nơi liên kết các mối liên hệ và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý doanh nghiệp. Bất cứ một doanh nghiệp hay tổ chức nào dù có qui mô lớn hay nhỏ cũng đều có văn phòng là nơi đại diện cho doanh nghiệp đảm nhận công tác hoạt động SXKD. Văn phòng có 3 chức năng cơ bản sau: a. Chức năng thông tin tổng hợp Ngày nay các hoạt động kinh tế, thông tin có ý nghĩa rất to lớn và được xem như nguồn nhân lực của mọi sự phát triển. Nguồn thông tin thường rất phong phú và đa dạng, nó hiển diện ở mọi lĩnh vực. Thông tin được thu thập và xử lý theo yêu cầu cụ thể của từng đơn vị. Thông tin tiếp nhận từ hai loại: Thông tin có hệ thống và Thông tin không có hệ thống. -Thông tin có hệ thống là loại thông tin được duy trì trong hệ thống tổ chức, được quy định về yêu cầu, nội dung và theo một kiểu thống nhất trong CQDN. Loại thông tin này được thể hiện dưới dạng văn bản như các quyết định, nghị định của Chính phủ xuống cấp dưới, các báo cáo của cấp dưới lên cấp trên. -Thông tin không có hệ thống là loại thông tin liên quan đến sự kiện xảy ra bất ngờ mang tính chất đột xuất không biết trước. Loại thông tin này đòi hỏi phải thu nhận và xử lý nhanh chóng, kịp thời. Trong hoạt động văn phòng, chức năng thông tin tổng hợp luôn thể hiện tính năng động của nó. Việc thu thập thông tin và xử lý thông tin đã phục vụ cho việc dự báo các vấn đề xảy ra trong quá trình sản xuất, giúp cấp quản lý có được quyết định đúng đắn để kịp thời xử lý. Bên cạnh đó, công tác thông tin giúp các nhà quản lý phân tích dữ liệu, thông số để vạch ra những chiến lược quan trọng, lâu dài cũng như các kế hoạch trung hạn hoặc ngắn hạn nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động sản xuất. Công tác thông tin tổng hợp cũng cung cấp tài liệu, báo cáo, các công trình khoa học cho nhà quản lý nghiên cứu, từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm thực tiễn cho việc điều hành quản lý và cũng có thể qua các đề nghị đó cải tiến phương thức đổi mới tư duy và cách quản lý nhằm đưa đơn vị phát triển. Trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay thì công tác thông tin tổng hợp càng làm thay đổi vị trí và vai trò văn bản của văn phòng trong mỗi doanh nghiệp. Rõ ràng cuộc cách mạng thông tin đã tạo ra sự phát triển vượt bậc của kinh tế mỗi nước. Các doanh nghiệp đã nhận thấy rõ vai trò, chức năng quan trọng của thông tin trong hoạt động kinh doanh bởi vì nền kinh tế càng phát triển thì lưu lượng thông tin càng phong phú và đa dạng. Mặt khác, để tồn tại và phát triển kinh tế xã hội, các quốc gia phải thi hành chính sách mở cửa, khuyến khích các doanh nghiệp hội nhập và trong cơ chế mở.Muốn tồn tại, các doanh nghiệp phải nhanh chóng nắm bắt các nguồn thông tin và xử lý chúng kịp thời để đạt được mục tiêu trong kinh doanh. Trong công tác thông tin thì yếu tố thiết bị thông tin đóng vai trò rất quan trọng. Ngày nay, song song với sự phát triển không ngừng của lưu lượng thông tin thì các phương tiện, thiết bị thông tin điện tử cũng xuất hiện ngày càng đa dạng và phong phú. Hệ thống máy tính điện tử nối mạng cho phép các nhân viên văn phòng và xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và rất có hiệu quả. Hệ thống thông tin hiện đại này giúp các nhà quản lý giải phóng khỏi phần lớn các công việc sự vụ, dành nhiều thời gian cho vấn đề hoạch định chương trình hoạt động và điều hành, quản lý cơ quan.Bên cạnh đó, với các trang thiết bị thông tin hiện đại các nhân viên làm việc đạt hiệu quả hơn, năng động và thao tác nghiệp vụ cũng trở nên linh hoạt hơn. Như vậy, công tác thông tin tổng hợp thực sự đóng vai trò quan trọng trong công tác quản trị văn phòng. b. Chức năng tham mưu Ta biết rằng hoạt động của một CQ phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó có yếu tố chủ quan thuộc về nhà quản lý bởi vậy muốn ra những quyết định mang tính khoa học, người quản lý cần căn cứ vào các yếu tố khách quan như ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những người trợ giúp. Như chúng ta đã biết, bất cứ cấp lãnh đạo nào cũng phải đặt ra các mục tiêu SXKD.Muốn đạt được mục tiêu đó, doanh nghiệp phải có cơ cấu tổ chức thích hợp, năng động và uyển chuyển. Đặc điểm chính của một tổ chức hoạt động hiệu quả đó là khả năng dự báo những thay đổi cần thiết về mặt tổ chức và giải pháp thích nghi với điều kiện SXKD thay đổi. Việc hoạch định và lập kế hoạch được xem như là con đường dẫn tới đích, đòi hỏi phải xác định được hướng đi nhanh nhất, đúng đắn nhất. Thông thường các DNSX kế hoạch dựa trên quy luật cơ bản: quy luật giá trị và những khả năng thực tế của mình để đảm bảo vai trò là công cụ để quản lý nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển nhanh nền KTXH. c. Chức năng hậu cần Công tác hậu cần là công tác chuẩn bị các điều kiện cho sự hoạt động bình thường của tổ chức. Làm tốt công tác hậu cần có nghĩa là văn phòng đã nâng cao hiệu quả làm việc của doanh nghiệp. Hậu cần thường là những công việc dịch vụ như tạo ra cơ sở vật chất để CBCNV thực hiện nhiệm vụ của họ, tăng thêm hiệu quả làm việc. Công tác hậu cần thực hiện nhiệm vụ quản lý các khoản tiết kiệm đảm bảo cho đời sống của CBCNV. Bên cạnh đó, công tác hậu cần cũng được coi như công cụ quản lý hiệu quả. Việc chuẩn bị các chỉ tiêu kế hoạch sẽ góp phần vào việc hoàn thành tốt các chỉ tiêu kế hoạch đó cũng như việc tổ chức thành công các hội nghị, hội thảo. Công tác hậu cần còn là diện mạo của CQ qua việc xây dựng cơ sở vật chất, xây dựng uy tín bằng công tác đối nội, đối ngoại. II. Cải tiến, hoạt động văn phòng theo hướng hiện đại doanh nghiệp 1. Vai trò của văn phòng hiện đại ở doanh nghiệp Trước đây, trong cơ chế cũ, Văn phòng là nơi làm việc giấy tờ và lo hậu cần cho hoạt động lãnh đạo. Trong vài năm trở lại đây, khi chuyển sang cơ chế thị trường, theo định hướng XHCN với sự quản lý của nhà nước, để đảm bảo đứng vững trong môi trường cạnh tranh, các doanh nghiệp đã đầu tư dây chuyền thiết bị hiện đại đồng thời tiến hành đổi mới phương thức quản lý, tuyển dụng nhân viên có trình độ nghiệp vụ cao. Do đó hiệu quả hoạt động đã được nâng lên rõ rệt. Thực tế đó đã phản ánh yêu cầu khách quan của công cuộc đổi mới, góp phần tạo chỗ đứng cho mỗi doanh nghiệp trong cơ chế thị trường. Bên cạnh đó, những thành tự khoa học của công nghệ thông tin gần đây cũng là áp lực buộc các văn phòng phải khẩn trương đi vào hiện đại hoá. Khi các nhà quản lý chú trọng đến các công tác văn phòng thì vai trò của văn phòng hiện đại trong doanh nghiệp Nhà nước ngày càng được khẳng định. Rõ ràng, văn phòng kết hợp với khoa học hiện đại đã ngày càng nâng cao hiệu suất làm việc của cán bộ, nhân viên văn phòng. Các trang thiết bị hiện đại đã giúp họ đắc lực hơn trong công việc, tạo năng suất và hiệu quả ngày càng cao. Văn phòng hiện đại đã hạn chế tối đa về chi phí quản lý điều hành nhưng vẫn đảm bảo chất lượng làm việc. Đồng thời nó giúp các nhà quản lý thoát khỏi những công việc mang tính chất sự vụ, kích thích sự sáng tạo của họ, giúp họ có thời gian suy nghĩ để đưa ra những phương hướng và kế hoạch khả thi, giải quyết tốt nhất mọi mặt trong công tác điều hành quản lý doanh nghiệp. Như vậy cùng với xu thế chung của cơ chế mới, sự xuất hiện Văn phòng hiện đại với sự hoạt động có hiệu quả càng chứng tỏ vai trò hết sức quan trọng của công tác văn phòng trong mỗi doanh nghiệp hiện nay. 2. Cải tiến công tác tổ chức văn phòng. Mục tiêu của các nhà quản trị Văn phòng là thực hiện nhiệm vụ tham mưu cho cấp lãnh đạo điều hành quản lý hoạt động của CQ một cách hiệu quả nhất. Muốn xây dựng một văn phòng theo hướng hiện đại trước hết phải cải tiến các bước sau: Tổ chức về nhân sự Nghiệp vụ hành chính Trang thiết bị kỹ thuật Môi trường làm việc *Tổ chức về nhân sự: Trong xu hướng phát triển của XH hiện nay, yếu tố con người luôn là trung tâm của mọi hoạt động. Một doanh nghiệp hay một tổ chức dù có nguồn tài chính phong phú với hệ thống trang thiết bị hiện đại đến đâu chăng nữa nếu thiếu sự tổ chức quản lý thích hợp thì cũng sẽ trở thành đơn vị yếu kém. Bởi vậy, khi cải tiến văn phòng theo hướng hiện đại hoá thì vấn đề quan trọng nhất là phải cải tiến công tác tổ chức nhân sự. Thực tế cho thấy, cùng với sự phát triển như vũ bão của khoa học công nghệ thì trình độ học vấn và kiến thức của các nhân viên ngày càng được năng cao. ở Việt Nam hiện nay, những người không có trình độ đang dần bị đào thải, lực lược lao động trẻ nếu không có năng lực và trình độ chuyên môn sẽ khó tìm được việc làm. thực tiễn đó phản ánh nhu cầu cải tiến, đổi mới chất lượng lam việc của nhân viên trong các doanh nghiệp ngày càng cao. Song song với đầu tư trang thiết bị, các nhà quản trị cần phải có chính sách bồ dưỡng thêm cho nhân viên về nghiệp vụ chuyên môn, trang bị cho họ những kiến thức về nghiệp vụ văn phòng một cách tổng quát để có thực hiện tốt các nhiệm vụ, các công việc trong văn phòng. Các nhân viên phải được đào tạo đa năng để có thể đảm nhiệm các công việc khác nhau, biết chi phối công việc của cả văn phòng và biết xử lý chọn lọc các nguồn thông tin một cách hợp lý, chính xác, kịp thời, giúp các nhà quản lý đưa ra những quyết định đúng đắn nhất. Ngoài việc nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên, người quản trị còn phải biết tổ chức, sắp xếp nhân sự một các hợp lý. Hiện nay ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, vấn đề tổ chức nhân sự thường đơn giản hơn vì cơ cấu quyền lực này chỉ có một cấp, cấp lãnh đạo (giám đốc) trực tiếp điều hành lao động tuyến cơ sở, nên tổ chức gọn nhẹ. Với các văn phòng các doanh nghiệp lớn thì cơ cấu tổ chức phức tạp hơn, mỗi phòng ban trong doanh nghiệp đều có các bộ phận trong văn phòng với đầy đủ chức năng văn phòng. Vì vậy, đối với doanh nghiệp này, việc tổ chức nhân sự nên tập trung. Có nghĩa là mọi công việc văn phòng của các phòng ban đều đưa lên đầu não và tập trung nhân sự lên đó để tiến hành xử lý thông tin và thực hiện các công việc khác trong văn phòng chỉ để lại các phòng ban một số nhân viên văn phòng cần thiết như văn thư. Việc sắp xếp tổ chức nhân sự theo kiểu tập trung như vậy thể hiện tính thống nhất, đồng thời các nhân viên dễ dàng trao đổi công việc khi cần có thể hỗ trợ nhau. Bên cạnh đó, việc tổ chức sắp xếp nhân sự một cách hợp lý, người quản trị văn phòng cần quan tâm đến nhu cầu của nhân viên có nghĩa là quan tâm đến chế độ, chính sách, chăm lo tới đời sống vật chất và tinh thần của họ, phải biết lắng nghe ý kiến nhân viên và đánh giá chính xác những khả năng, năng lực, tạo cho họ có cơ hội thăng tiến, khuyến khích họ học hỏi nâng cao kiến thức. Ngoài ra, trong quá trình tuyển chọn nhân viên, ngoài những yêu cầu về chuyên môn, kiến thức, nghiệp vụ thì người quản trị văn phòng phải chú ý tới phẩm chất đạo đức của nhân viên, vì trong điều kiện làm việc mới thì càng phải có những yêu cầu mới về phẩm chất của mỗi nhân viên nhằm phải ánh tính chất hiện đại của văn phòng. Trước hết họ phải có trách nhiệm về công việc, có óc sáng tạo nhanh nhẹn, và biết đề xuất ý kiến giúp lãnh đạo đưa ra những quyết định đúng. Mặt khác, họ phải là người luôn chủ động trong việc biết cách giao tiếp và ăn mặc lịch sự gọn gàng. Nói tóm lại, tổ chức và quản lý nhân sự là công việc rất cần thiết của người quản trị, bởi nó là yếu tố quyết định sự hoạt động của văn phòng. trong xu hướng phát triển mới để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác văn phòng phục vụ cho công cuộc hiện đại hoá. Văn phòng của mỗi doanh nghiệp cần có một đội ngũ nhân viên có năng lực, có phẩm chất đạo đức và thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn, có như vậy mới đáp ứng được nhu cầu trong từng thời kỳ mới. Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ thì trình độ học vấn của CBCNV ngày càng cao. Bên cạnh đó, các nhà quản trị cần phải có chính sách bồi dưỡng về nghiệp vụ, trang bị những kiến thức Văn phòng một cách tổng quát để họ có thể thực hiện tốt các nhiệm vụ văn phòng. Vậy tổ chức và quản lý nhân sự là công việc rất cần thiết của nhà quản trị, nó là yếu tố quyết định sự hoạt động của Văn phòng. Trong xu hướng phát triển mới, để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác văn phòng, Văn phòng của doanh nghiệp cần một đội ngũ nhân viên có năng lực, phẩm chất đạo đức tốt. * Nghiệp vụ hành chính: Nghiệp vụ hành chính văn phòng theo hướng hiện đại hoá là tập hợp những phương cách, những quy định, các thao tác cụ thể mà người lãnh đạo vận dụng một cách sáng tạo, có hiệu quả cao. Trước đây, một số nghiệp vụ hành chính được làm thủ công như ghi chép sổ sách, tính toán hoặc văn bản viết bằng tay, công tác thông tin được vận dụng một cách máy móc, không có hệ thống dẫn đến sai lệch hoặc gây chậm trễ làm giảm hiệu quả lao động. Ngày nay các trang thiết bị đã hỗ trợ rất nhiều cho nghiệp vụ hành chính bởi vậy mà chất lượng công việc ngày càng cao. Cải tiến các nghiệp vụ hành chính có nghĩa là cải tiến tổ chức hoạt động trong Văn phòng kết hợp các trang thiết bị xây dựng một cơ cấu hoạt động trong văn phòng kết hợp với trang thiết bị xây dựng một cơ cấu hoạt động gọn nhẹ, kết hợp với xu thế phát triển mới đó là nên tập trung các nghiệp vụ hành chính. Có hai hình thức tập trung: +Tập trung theo địa bàn: Hoạt động hành chính đều được tập trung tại một điểm duy nhất. Kiểu tập trung này có ưu điểm là dễ huy động nhân sự, dễ quản lý, kiểm tra, dễ sử dụng các trang thiết bị. Tuy nhiên, nó cũng có nhiều nhược điểm như khó chuyên môn hoá, thiếu sự quan tâm đến từng loại công việc. Vì vậy, kiểu tập trung này chỉ nên áp dụng đối với các doanh nghiệp nhỏ. +Tập trung theo chức năng: Các nghiệp vụ hành chính được phân ra thành bộ phận chuyên môn theo chức năng. Ưu điểm của cơ cấu tập trung theo chức năng là cố thể thu hút được nhiều chuyên viên vào công tác quản lý. Các chuyên viên này sẽ tham mưu cho nhà quản trị văn phòng về các hoạt động hành chính của từng bộ phận chuyên môn. Nhược điểm chủ yếu của tập trung theo chức năng là hình thức này nếu không khéo áp dụng sẽ vi phạm chế độ một thủ trưởng, có nghĩa là xuất hiện sự lấn quyền. Thông thường, việc tập hoạt động hành chính không dược các cấp quản trị và những người thi hành ưa thích nhưng để việc