Đề tài Công tác hoàn thiện bộ máy quản lý

Phần mở đầu Nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý là một đòi hỏi khách quan của các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Đây là một vấn đề hết sức phức tạp và có vai trò đặc biệt quan trọng, bởi lẽ lao động của nó là những lao động làm việc trong lĩnh vực quản lý. Hoạt động lao động của nó có tác dụng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh chung của doanh nghiệp . Đối với tất cả mọi doanh nghiệp, mục tiêu lớn nhất của hoạt động sản xuất kinh doanh là lợi nhuận. Để đạt được hiệu quả cao trong kinh doanh luôn là vấn đề đặt ra cho mọi nhà quản lý. Trong nền kinh tế thị trường để tồn tại và phát triển đòi hỏi các doanh nghiệp phải biết kinh doanh, kinh doanh phải có hiệu quả. Để kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất trên cơ sở vật chất kỹ thuật và lao động, cần phải xác định phương hướng, cách thức đầu tư, biện pháp sử dụng các điều kiện sẵn có của mình. Bên cạnh đó một nhân tố có ảnh hưởng và tác động rất lớn đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đó là hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý. Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp là nhằm hoàn thiện quá trình sản xuất kinh doanh với chất lượng cao, tiết kiệm tối đa thời gian lao động, đồng thời làm cho bộ máy gọn nhẹ, năng động hoạt động nhịp nhàng đạt hiệu quả cao. Một bộ máy quản lý hoạt động có hiệu quả góp phần vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì nó sẽ đem lại lợi ích cho doanh nghiệp và cho người lao động. Muốn cho bộ máy quản lý hoạt động có hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp phải có biện pháp khắc phục những tồn tại, những hạn chế mà doanh nghiệp đang gặp phải. Một trong những biện pháp trên là: "Hoàn thiện bộ máy quản lý ". Việc hoàn thiện bộ máy quản lý đồng thời phải tiến hành nhiều biện pháp như: - Hoàn thiện chức năng - nhiệm vụ của các bộ phận chức năng. - Hoàn thiện cơ cấu tổ chức. - Hoàn thiện sử dụng cán bộ. - Hoàn thiện cơ chế quản lý. Như vậy, việc hoàn thiện bộ máy quản lý không phải là một việc làm đơn giản, mà nó đòi hỏi phải có sự nghiên cứu khoa học. Hoàn thiện tổ chức lao động, phân phối và sử dụng lao động một cách hợp lý và có hiệu quả là một vấn đề lớn, có ý nghĩa quan trọng trong phát triển kinh tế, tăng năng suất lao động. Qua thời gian thực tập tại Chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh tại Hà Nội, em đã chọn đề tài: " Hoàn thiện bộ máy quản lý ở Chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh tại Hà Nội". Trên cơ sở tình hình thực tế về bộ máy quản lý của Chi nhánh Công ty điện máy TP. Hồ Chí Minh, kết hợp với mốt số phương pháp nghiên cứu như: khảo sát, thống kê, phân tích số liệu ... Bài viết này đã đi vào nghiên cứu những vấn đề còn tồn tại của bộ máy quản lý, góp phần tháo gỡ những vướng mắc mà Chi nhánh đă gặp phải trong thời gian qua, từ đó đưa ra một bộ máy quản lý hoàn thiện hơn, phù hợp với nền kinh tế thị trường hơn trong thời gian tới. Chính vì điều đó em đã chọn đề tài này. Đề tài bao gồm những nội dung cơ bản sau đây: Chương I: Lý luận chung về bộ máy quản lý trong các doanh nghiệp. Chương II: Phân tích thực trạng bộ máy quản lý của Chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh tại Hà Nội. Chương III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện bộ máy quản lý của Chi nhánh Công ty điện máy TP Hồ Chí Minh tại Hà Nội. Chương I: Lý luận chung về bộ máy quản lý trong các doanh nghiệp I. Bộ máy quản lý doanh nghiệp 1. Khái niệm và vai trò của bộ máy quản lý doanh nghiệp 1.1. Khái niệm Như chúng ta đã biết thực chất của quản lý doanh nghiệp là quản lý con người bởi con người là một trong ba yếu tố cơ bản của lực lượng sản xuất. Trong mọi hệ thống sản xuất con người luôn gữi vị trí trung tâm và có ý nghĩa quyết định. Quy mô doanh nghiệp càng mở rộng, trình độ kỹ thuật càng phức tạp thì vai trò của quản lý càng được nâng cao và thực tế đã trở thành một nhân tố hết sức quan trọng để tăng năng suất lao động, tăng hiệu quả kinh tế. Vì thế bộ máy quản lý doanh nghiệp là tập hợp các bộ phận, phân hệ với trách nhiệm quyền hạn nhất định được phân công thực hiện các chức năng quản lý. Bộ máy quản lý gồm hai yếu tố cơ bản nhất đó là cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý. a.Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức quản lý là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp những khâu khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức quản lý là hình thức phân công nhiệm vụ trong lĩnh vực quản lý. Có tác động đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp quản lý, một mặt phản ánh cơ cấu trách nhiệm của mỗi người trong hệ thống, mặt khác có tác động tích cực trở lại đối với việc phát triển doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức quản lý trước hết là bản thân cơ cấu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Giữa cơ cấu tổ chức quản lý với cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ hữu cơ với nhau. Đây là mối quan hệ giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý. Cơ cấu tổ chức quản lý được hình thành bởi các bộ phận quản lý và các cấp quản lý. Bộ phận quản lý là đơn vị riêng biệt có những chức năng quản lý nhất định như cấp doanh nghiệp, cấp phân xưởng... Số bộ phận quản lý phản ánh sự phân chia chức năng quản lý theo chiều ngang, còn số cấp quản lý thể hiện sự phân chia theo chiều dọc. Sự phân chia chức năng theo chiều ngang là biều hiện của trình độ chuyên môn hoá trong phân công lao động quản lý, sự phân chia chức năng theo chiều dọc tuỳ thuộc vào mức độ tập trung hoá trong quản lý. b. Đội ngũ cán bộ quản lý : Khái niệm chung về cán bộ quản lý : Trong cán bộ quản lý có hai khái niệm cơ bản là : + Khái niệm 1: Cán bộ quản lý là người thực hiện những mục tiêu nhất định thông qua những người khác. + Khái niệm 2: Cán bộ quản lý là những người có thẩm quyền ra quyết định dù được phân quyền hay uỷ quyền. Trong doanh nghiệp, cán bộ quản lý có thể phân chia theo nhiều tiêu chí sau đây: + Theo cấp bậc quản lý: Có 3 loại cán bộ quản lý là cán bộ quản lý cấp cao, cán bộ quản lý cấp trung, cán bộ quản lý cấp cơ sở. Cán bộ quản lý cấp cao: Là những người có quyền ra các quyết định chiến lược. Cán bộ quản lý cấp trung: Là những người có quyền ra các quyết định chiến thuật. Những quyết định chiến thuật là những quyết định có liên quan đến những lĩnh vực, bộ phận, phân hệ của hệ thống. Cán bộ quản lý cấp cơ sở: Là những người có quyền ra các quyết định mang tính tác nghiệp cho những đơn vị cơ sở của hệ thống. + Theo lĩnh vực quản lý có: Cán bộ quản lý Marketing, cán bộ quản lý tài chính, cán bộ quản lý sản xuất, cán bộ quản lý nhân lực. Cán bộ quản lý Marketing: Là những người có quyền ra các quyết định mang tính chiến lược Marketing và các kế hoạch tác nghiệp (hành động). Cán bộ quản lý tài chính: Là những người có quyền ra các quyết định mang tính xây dựng chiến lược, nguồn tài chính, kế hoạch, ngân sách. Cán bộ quản lý sản xuất: Là những người có quyền ra các quyết định mang tính tác nghệp và các chiến lược sản phẩm, ngân quỹ phi tiền tệ. Cán bộ quản lý nhân lực: Là những người có quyền ra các quyết định mang tính chiến lược liên quan đến quản lý nguồn nhân lực, tập thể lao động, phân tích nguồn nhân lực và các kế hoạch tác nghiệp. 1.2. Vai trò của bộ máy quản lý doanh nghiệp Quá trình sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp đều nhằm thực hiện một số mục tiêu nhất định. Để thực hiện được những mục tiêu đó, trong mỗi doanh nghiệp đòi hỏi phải có lực lượng điều hành toàn bộ quá trình tổ chức, thực hiện lực lượng này chính là lực lượng quản lý doanh nghiệp hình thành nên cán bộ máy quản lý doanh nghiệp. Trong bộ máy quản lý doanh nghiệp có sự sắp sếp, bố trí lao động quản lý, có sự kết hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong cơ cấu. Từ sự phối kết hợp lý này mà khả năng chuyên môn, chí sáng tạo của mỗi thành viên được khai thác phục vụ cho mục tiêu quản lý nói riêng và mục tiêu toàn doanh nghiệp nói chung. Cụ thể: Chức năng (hay gọi chiến lược của tổ chức) quyết định cơ cấu tổ chức, chức năng mà thay đổi cơ cấu tổ chức thay đổi theo. Cơ cấu có ảnh hưởng tới chức năng (cơ cấu hợp lý chức năng được thực hiện và ngược lại cơ cấu không hợp lý chiến lược không được thực hiện). Chiến lược luôn luôn thay đổi, cơ cấu lại tạo ra sự ổn định. Như vậy, nếu không có bộ máy quản lý thì không có lực lượng tiến hành nhiệm vụ quản lý và không có quá trình tổ chức nào thực hiện được nếu không có bộ máy quản lý. Chính vì thế mà trong doanh nghiệp bộ máy quản lý đóng vai trò hết sức quan trọng, nó được coi như là một cơ quan đầu não điều kiển mọi hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp, nó quyết định số phận của doanh nghiệp thông qua hiệu quả quản lý, nó phản ánh sự đi lên của doanh nghiệp, đồng thời bộ máy quản lý có quyết định đến năng suất lao động của doanh nghiệp. 2. Các kiểu cơ cấu tổ chức 2.1. Cơ cấu tổ chức trực tuyến:(1) Là cơ cấu tổ chức đơn giản nhất được xây dựng theo đường thẳng, chỉ có một chủ thể cấp trên và một số chủ thể cấp dưới chịu trách nhiệm về toàn bộ công việc cuả toàn đơn vị. Cơ cấu này được vận hành theo sơ đồ sau: Lãnh đạo doanh nghiệp Lãnh đạo tuyến 1 Lãnh đạo tuyến m ........ ....... A1 A2 A3 B1 B2 B3 Cơ cấu này có những đặc điểm sau: Người lãnh đạo của tổ chức cũng như các tuyến và các đơn vị sẽ thực hiện tất cả chức năng quản lý. Mối quan hệ trong cơ cấu chủ yếu là mối quan hệ trực tuyến ( Chiều dọc) không qua trung gian. (1) Xem giáo trình khoa học quản lý tập I, nhà XB khoa học kỹ thuật, Hà nội -1999 trang 166. Người thực hiện chỉ nhận mệnh lệnh của một cấp trên trực tiếp và chỉ thi hành mệnh lệnh của người đó mà thôi. Cơ cấu này tạo điều kiện thực hiện chế độ một thủ trưởng trong quản lý. Tuy nhiên cơ cấu này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp nhỏ. Sản phẩm và tính chất của nó không phức tạp. Trường hợp ngược lại thì năng lực và điều kiện của lãnh đạo khó đáp ứng, do đó đòi hỏi lãnh đạo phải có trình độ, năng lực và kiến thức toàn diện. Phải có phương pháp và kế hoạch công tác hết sức khoa học. Nếu không dễ dẫn đến tình trạng bận rộn, sự vụ, không đủ sức bao quát dễ sót việc và công việc không sâu. 2.2 Cơ cấu chức năng:(2) Là cơ cấu được tổ chức dựa trên sự chuyên môn hoá theo chức năng công việc. Những nhiệm vụ quản lý của doanh nghiệp được phân chia cho các đơn vị riêng biệt từ đó hình thành các cán bộ lãnh đạo đảm nhận một chức năng nhất định. Cơ cấu này được vận hành theo sơ đồ sau: Người lãnh đạo hệ thống Người lãnh đạo chức năng A 1 2 n ................. Các cấp dưới Người lãnh đạo chức năng B Trong cơ cấu tổ chức này ta thấy, những người thừa hành nhiệm vụ ở cấp dưới nhận mệnh lệnh trực tiếp từ bộ phận lãnh đạo doanh nghiệp. Bởi vậy vai trò người lãnh đạo doanh nghiệp là phối hợp được sự ăn khớp giữa những người lãnh đạo chức năng, đảm bảo sự thống nhất trong chỉ đạo, tránh tình trạng mâu thuẫn trái ngược nhau. Cơ bản của cơ cấu này là khai thác tốt nhất những đội ngũ, chuyên gia giúp cho người lãnh đạo chung chỉ đạo các lĩnh vực chuyên môn tốt. 2.3. Cơ cấu trực tuyến- chức năng(3) Là loại hình cơ cấu kết hợp những ưu điểm của hai loại hình cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng, hình thành cơ cấu mang tính liên hợp. Cơ cấu này được vận hành theo sơ đồ sau: ... ... ... Lãnh đạo doanh nghiệp Lãnh đạo tuyến 1 Lãnh đạo tuyến n Lãnh đạo chức năng m Lãnh đạo chức năng1 Lãnh đạo đơn vị 1 Lãnh đạo đơn vị n Lãnh đạo chức năng 1 Lãnh đạo chức năng n ... Theo cơ cấu này ta thấy: Các lãnh đạo chức năng, lãnh đạo các tuyến đóng vai trò tham mưu để lãnh đạo doanh nghiệp ra quyết định, đồng thời kiểm tra đôn đốc các đơn vị thực hiện quyết định của lãnh đạo doanh nghiệp. (2,3) Xem giáo trình khoa học quản lý tập I, Nhà XB khoa học kỹ thuật, Hà nội -1999 trang 167,169. Lãnh đạo doanh nghiệp toàn quyền quyết định mọi hoạt động của doanh nghiệp, các đơn vị cơ sở chỉ nhận mệnh lệnh chính thức từ lãnh đạo doanh nghiệp. ý kiến của lãnh đạo chức năng và lãnh đạo các tuyến đối với bộ phận, cơ sở tư vấn mang tính tư vấn và nghiệp vụ. Kiểu cơ cấu tổ chức này tận dụng được ưu điểm và khắc phục được nhược điểm của các kiểu cơ cấu trên, vì thế nó được áp dụng rất rộng rãi và phổ biến nhất là trong hệ thống quản lý có quy mô lớn và phức tạp. Tuy nhiên, thực hiện cơ cấu này cũng đòi hỏi người lãnh đạo phải quan tâm giải quyết, chẳng hạn như : nếu tổ chức lớn chuyên môn hoá chức năng sâu sẽ dẫn đến tổ chức có nhiều bộ phận, chức năng và những người quản lý muốn phân chia quyền lực để đứng đầu từng bộ phận chức năng đó. 2.4. Cơ cấu ma trận(4) Là loại hình cơ cấu mà bên cạnh các tuyến và các bộ phận chức năng trong cơ cấu còn hình thành nên những chương trình và dự án để thực hiện những mục tiêu lớn và quan trọng. Cơ cấu này được vận hành theo sơ sau: Lãnh đạo doanh nghiệp Lãnh đạo tuyến 1 Lãnh đạo tuyến 2 Lãnh đạo chức năng B Lãnh đạo chức năngA Đề án 1 Đề án 2 Những người thực hiện trong các bộ phận sản xuất Những người thực hiện trong các bộ phậnchức năng Những người thực hiện trong các đồ án nhằm tạo ra sản phẩm hay công nghệ mới Theo cơ cấu này ngoài những người lãnh đạo tuyến và các bộ phận chức năng, còn có những người lãnh đạo đề án hay sản phẩm, phối hợp hoạt động của các bộ phận để thực hiện một dự thảo nào đó. Lãnh đạo các tuyến cũng như lãnh đạo các chức năng trực tiếp giải quyết vấn đề: Làm như thế nào ?. Khi có một dự án cần thiết ta thực thi, lãnh đạo các tuyến, chức năng và lãnh đạo các dự án sẽ cử ra các cán bộ tương ứng cùng hợp tác thực hiện. Kết thúc dự án, người nào trở về vị trí ban đầu của người đó. Việc cắt cử trên hình thành nên các dòng và các ô như một ma trận. Cơ bản của cơ cấu này là có độ linh hoạt cao, dễ dàng di chuyển các cán bộ có năng lực để thực hiện các dự án khác nhau, tập trung được nguồn lực và những khâu xung yếu của tổ chức, giảm bớt cồng kềnh cho các bộ máy quản lý của các dự án. Tuy nhiên thực hiện cơ cấu này cũng có một số nhược điểm là: Hay xẩy ra mâu thuẫn giữa người quản lý dự án và các lãnh đạo các bộ phận chức năng. (4) Xem giáo trình khoa học quản lý tập I, Nhà XB khoa học kỹ thuật, Hà nội -1999 trang 172. 2.5. Cơ cấu tổ chức theo đơn vị lĩnh vực/sản phẩm/thị trường (5) Là kiểu cơ cấu áp dụng cho đơn vị kinh doanh chiến lược với các tiêu chí lĩnh vực, sản phẩm, thị trường. Cơ cấu được vận hành theo sơ đồ sau: Chiến lược tổ chức Chiến lược đơn vị KD chiến lược 1 Chiến lược đơn vị KD chiến lược 2 Chiến lược đơn vị KD chiến lược n Chiến lược chức năng 1 Chiến lược chức năng m Cơ cấu này theo sát quan điểm thực hiện chiến lược, gắn con người với mục tiêu chiến lược đồng thời thực hiện chuyên môn hoá theo những yếu tố mà tổ chức đặc biệt quan tâm, tuy nhiên loại cơ cấu này lại cản trở quá trình tổng hợp hoá các chức năng do đó giảm khẳ năng sử dụng các chuyên gia trong các hoạt động khác nhau của tổ chức. Trên đây là 5 loại hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý chủ yếu đã được áp dụng. Tuy nhiên, một cơ cấu hợp lý vẫn là một cơ cấu phù hợp với điều kiện cụ thể của mỗi doanh nghiệp. (5) Xem những vấn đề cốt yếu của quản lý, Nhà XB khoa học kỹ thuật, trang 257,258. 3. Yêu cầu và nguyên tắc hình thành cơ cấu tổ chức 3.1. Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản lý Mỗi một công việc, mỗi một vấn đề dù lớn hay nhỏ, dù phức tạp hay đơn giản đều có những yêu cầu , đòi hỏi đặt ra. Đặc biệt là ở lĩnh vực xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp (một vấn đề vô cùng phức tạp) yêu cầu phải đặt được. Trong cơ chế thị trường, việc hoàn thiện bộ máy quản lý phải hợp lý, phù hợp với từng doanh nghiệp, với thời đại thì doanh nghiệp mới tồn tại và phát triển được. Còn nếu cứng nhắc, không phù hợp thì doanh nghiệp không thể đứng vững được trong cơ chế thị trường luôn biến động như hiện nay. Vì thế, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp bắt buộc phải đặt ra cho mình những yêu cầu sau Tính tối ưu: giữa các khâu, các cấp quản lý phải thiết lập các mối quan hệ hợp lý, lựa chọn và sắp xếp cán bộ quản lý vào từng vị trí đúng với khẳ năng, trình độ của họ, qui định lề lối làm viếc chặt chẽ, giảm bớt các khâu, các cấp trung gian, đảm bảo thông tin thông suốt. Làm như vậy, cơ cấu tổ chức quản lý sẽ mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ mục đích của hệ thống. Tính linh hoạt: cơ cấu tổ chức quản lý có khẳ năng thích ứng với mọi tình huống, mọi hoàn cảnh nhằm đáp ứng một cách mau lẹ, kịp thời trong công tác quản lý của doanh nghiệp. Độ tin cậy cao: cơ cấu tổ chức bộ máy phải bảo đảm tính chính xác đối với tất cả các thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp. Muốn vậy cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải được cấu thành bởi những con người có năng lực, phẩm chất tốt. Tính hiệu quả: cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo tính hiệu quả nghĩa là chi phí bỏ ra phải tương xứng với kết quả thu về. Đây là yêu cầu mang tính tổng hợp và cũng là yêu cầu cuối cùng của việc xây dựng cơ cấu tổ chức. 3.2. Những nguyyên tắc hình thành cơ cấu tổ chức a. Xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy phải xuất phát từ nhiệm vụ và mục tiêu của doanh nghiệp theo hướng phát triển. Nhiệm vụ và mục tiêu của doanh nghiệp được xác định trên cơ sở phương hướng phát triển xã hội, trên cơ sở các yếu tố cấu thành của doanh nghiệp. Bởi vậy, việc tiến hành tập hợp đầy đủ các thông tin để xác định cơ cấu tổ chức là hết sức quan trọng. Một cơ cấu tổ chức được hình thành phải đáp ứng được việc thực hiện nhiệm vụ, mục tiêu đề ra, có khẳ năng biến nó thành hiện thực và yêu cầu có hiệu quả cao nhất. b. Từ công việc, nhiệm vụ từ đó hình thành tổ chức, hình thành bộ máy lựa chọn con người. Sự xuất hiện của tổ chức bộ máy quản lý hay bố trí con người cụ thể trong hệ thống quản trị là do yêu cầu của nhiện vụ sản xuất đặt ra. Sự cần thiết của nó chính là ở chỗ phải đảm nhận và có khẳ năng đảm nhận những chức năng do quá trình sản xuất quyết định. c. Việc xây dựng tổ chức và hệ thống tổ chức phải đi liền với việc xây dựng chức trách, quyền hạn, nhiệm vụ và lề lối phối hợp hoạt động, đảm bảo cho sự chỉ đạo thống nhất, thông suốt và mau lẹ. Muốn vậy, các hoạt động và mối quan hệ trong hoạt động của cả hệ thống tổ chức phải được qui định bằng văn bản dưới dạng điều lệ, qui chế, nội qui... Nguyên tắc này đảm bảo cho tổ chức bộ máy quản lý thực sự có hiệu lực, nhằm thực hiện nghiêm ngặt chế độ một thủ trưởng, chế độ trách nhiệm cá nhân, đảm bảo cân xứng giữa chức năng nhiệm vụ và quyền hạn, tránh được hiện tượng chồng chéo, ỷ lại và phát huy được tính chủ động sáng tạo của từng chức dang, từng cấp. 4. Vấn đề phân quyền và các mối liên hệ trong cơ cấu tổ chức(6) 4.1. Vấn đề phân quyền Quyền lực trong tổ chức là vấn đề độc lập trong công tác lãnh đạo lao động. Người lãnh đạo sẽ tự tin sử lý mọi tình huống nếu ta trao cho họ quền ra các quyết định hay đưa ra các chỉ thị. Nếu tập quyền là toàn bộ quyền lực tập trung về một người lãng đạo thì phân quyền lại là một xu hướng phân tán các quyền trong việc ra quyết định trong một cơ cấu tổ chức. Một tổ chức dù lớn hay nhỏ đều có sự phân quyền, nó là nhân tố căn bản của hệ thống quản lý có ảnh hưởng trực tiếp đến tất cả các lĩnh vực quản lý. Trong thực tế, người quản lý không thể có khẳ năng tự quyết để xử lý các trường hợp xảy ra trong quá trình làm việc nếu không có phân quyền. Do vậy khi phân quyền cần phải có sự lựa chọn thận trọng, xem xét cẩn thận công việc giao cho cấp dưới, đồng thời chú trọng việc ban hành chính sách cụ thể, hướng dẫn việc ra quyết định trong việc lựa chọn, bồi dưỡng cán bộ và trong việc lựa chọn những bộ phận kiểm tra thích hợp. (6) Xem những vấn đề cốt yếu của quản lý, Nhà XB khoa học kỹ thuật, Hà nội - 1999, trang 305. 4.2. Các mối liên hệ trong cơ cấu: Liên hệ trực tuyến: là loại liên hệ giữa cán bộ và nhân viên trong một bộ phận, giữa các bộ phận, giữa các cán bộ có liên quan với chỉ huy trực tiếp của cấp trên và cấp dưới. Liên hệ chức năng: là loại liên hệ giữa các bộ phận chức năng với nhau nhằm hướng dẫn giúp đỡ nhau về chuyên môn, nghiệp vụ. Chẳng hạn giữa thủ trưởng, bộ phận chức năng cấp trên với cán bộ, nhân viên chức năng cấp dưới. Liên hệ tư vấn: là loại liên