Đề tài Công tác phân tích công việc tại phòng TCTL của công ty Vật tư Vận Tải Xi Măng và một số giải pháp

LỜI MỞ ĐẦU Trong các doanh nghiệp hiện nay, việc bố trí người có chuyên môn trình độ phù hợp với công việc của mình là một vấn đề hết sức quan trọng. Nó đòi hỏi mỗi người lãnh đạo, người quản lý xắp xếp công việc hợp lý hay phải có cách thức tuyển dụng để mang lại cho tổ chức nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao. Ngoài ra việc trả công hay đánh giá công việc của người lao động như thế nào thì trước hết người ta phải xét công việc, hay nói cách khác là phải phân tích công việc như thế nào để có thể áp dụng các vấn dề trên đối với người thực hiện và đây là vấn đề quan trọng nhất hay nó chính là một phần không thể thiếu được trong bất kỳ tổ chức nào. Phân tích công việc giúp cho các tổ chức có được những hướng giải quyết đúng đắn trong mọi vấn đề liên quan đến quản trị nhân sự như các vấn đề: Kế hoạch hoá nguồn nhân lực, đánh giá thực hiện công việc, trả công lao động... Để thực hiện một cách tốt nhất những công việc trên thì phân tích công việc càng phải làm tốt hơn hay nói cách khác phân tích công việc là chìa khoá của quản trị nhân lực hay một công cụ quan trong nhất của tổ chức. Nếu không có phân tích công việc ở các tổ chức các doanh nghiệp thì người lao động không nắm rõ được mình phải làm những công việc gì? phải có trách nhiệm và quyền hạn ra sao? liệu mình có khả năng đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của công việc và công việc đó có phù hợp với mình hay không? Ngoài ra việc trả lương hay tuyển dụng cũng không nằm ngoài phạm vi của phân tích công việc cho nên phân tích công việc không thể thiếu trong bất kỳ một tổ chức nào. Phân tích công việc trong một tổ chức là hết sức quan trọng trong bất kỳ một vấn đề nào trong quản trị nhân lực. Nó giúp cho các doanh nghiệp có được hướng giải quyết đúng đắn về nhân sự. Với một đề tài tương đối khó và hấp dẫn có ý nghĩa thực tế và rất lý thú với bản thân trong điều kiện quản trị nhân lực vẫn là một vấn đề mới mẻ ở VN mà em đã quyết định lựa chọn đề tài này. Do thời gian và khả năng có hạn nên em chỉ phân tích công việc trong phạm vi phòng tổ chức tiền tiền lương của công ty. Đề tài có 3 chương bao gồm: Chương I : Những vấn đề cơ bản về phân tích công việc. ChươngII: Công tác phân tích công việc tại phòng TCTL của công ty Vật tư Vận Tải Xi Măng. Chương III. Những kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác phân tích công việc cho phòng TCTL . Trong quá trình thực hiện em đã được các chú, các anh, các chị trong phòng lao động tổ chức tiền lương của Công ty vật tư -vận tải-xi măng tạo điều kiện cho em thực hiện đề tài này một cách tốt nhất. Trong quá trình thực hiện đề tài này em không thể tránh được những thiếu sót, mong các thầy bổ sung cho bài viết của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn đã giúp đỡ rất nhiệt tình cho em thực hiện đề tài này. CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC I. KHÁI NIỆM, VAI TRÒ VÀ SỰ CẦN THIẾT CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TRONG MỘT TỔ CHỨC. 1. Khái niệm phân tích công việc và các khái niệm có liên quan. a/ khái niệm phân tích công việc . Phân tích công việc được áp dụng khá rộng rãi phổ biến ở nhiều nước trên thế giới hàng trăm năm qua và phân tích công việc là công cụ quản trị tài nguyên nhân sự cơ bản nhất. Nó là một vấn đề quan trọng liên quan đến tới người sử dụng lao động, quan hệ giữa các thành viên trong tập thể lao động, trong tổ chức. Trách nhiệm và quyền hạn của mỗi người lao động. Lương và các khoản phúc lợi khác, đào tạo và hoạch định nhân sự. Với các nước phát triển vấn đề phân tích công việc là một vấn đề đã có hàng trăm năm nhưng với các nước đang phát triển thì phân tích công việc còn là vấn đề tương đối mới mẻ vì vậy chúng ta cần phải làm rõ từng vấn đề có liên quan đến phân tích công việc. Công việc: Bao gồm một số công tác cụ thể phải hoàn thành nếu một tổ chức muốn đạt mục tiêu của mình. Một công việc có thể do một hoặc nhiều người lao động thực hiện. Như vậy có thể định nghĩa phân tích công việc như sau. Phân tích công việc là một quá trình xác định một cách có hệ thống các nhiệm vụ và các kỹ năng cần thiết để thực hiện các công việc trong một tổ chức. Hay phân tích công việc là một quá trình mô tả và ghi chép lại mục tiêu của một công việc, các nhiệm vụ và hoạt động của nó, các điều kiện hoàn thành công việc. Ngoài ra phân tích công việc còn là những công việc, thủ tục xác định quyền hạn trách nhiệm kỹ năng theo yêu cầu của công việc, và xác định nên tuyển những người như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất. b/ Các khái niệm có liên quan đến phân tích công việc. Nhiệm vụ: Đây là đơn vị nhỏ nhất của phân tích công việc biểu thị từng hoạt động riêng biệt với mục đích cụ thể mà người lao động phải thực hiện . Vị trí làm việc: cấp độ tiếp theo của phân tích biểu thị tất cả các nhiệm vụ của người lao động. Nghề: Tập hợp những công việc tương tự về nội dung có liên quan với nhau ở mức độ nhất định với những đặc tinhs vốn có đòi hỏi người lao động phải có sự hiểu biết đồng bộ về chuyên môn nghiệp vụ, đồng thời có những kỹ năng kỹ xảo, kinh ngiệm cần thiết để thực hiện những công việc, nghề là mặt hình thức của phần công lao động đòi hỏi những kiến thức tổng hợp và thói quen thực hành những công việc nhất định . Chuyên môn: là hình thức chuyên môn lao động sâu sắc hơn, do chia nhỏ vê nghề, nó đòi hỏi phải có kiến thức lý thuyết và thói quen trong làm việc sâu sắc hơn. 2. Vai trò của phân tích công việc a/Phân tích công việc một công cụ quan trọng nhất của quản trị nhân lực. Phân tích công việc có vai trò quan trọng trong tổ chức, nó là chìa khoá cho việc quản trị nhân lực một cách thiết thực và có hiệu quả nhất để hiểu rõ hơn vấn đề này ta cần phải xem xét đến các vấn đề liên quan tới phân tích . Ta tìm hiểu phân tích công việc qua sơ đồ sau. Sơ đồ Công tác cụ thể Kỹ năng Mô tả tiêu chuẩn công việc Mô tả công việc Kiến thức Phân tích công việc Khả năng Trách nhiệm đào tạo và phát triển Tuyển chọn Tuyển mộ Hoạch định nhân sự Nhiệm vụ Đánh giá công việc Tương quan nhân sự và lao động An toàn và y tế Nghiên cứu nhân sự Lương bổng, phúc lợi Tuyển dụng bình đẳng Sơ đồ phân tích công việc. Công cụ quản trị nhân lực cơ bản nhất a.1 hoạch định nhân sự . Hoạch định nhân sự là xác định tiên liệu, dự đoán tài nguyên nhân lực trong tương lai và tính toán thế nào để cơ quan có đúng số người đủ tiêu chuẩn bố trí vào đúng chỗ, đúng nơi, với phân tích công việc thì quá trình phân tích dự báo về các công việc trong tương lai hay cần thiết phải thiết kế công việc do vậy phân tích công việc để đưa ra được nhu cầu và dự báo nhu cầu cho hoạch định nhân sự, ngoài ra đưa các chính sách thực hiện các kế hoạch và chương trình đã đặt ra. Khi hoạch định nhân sự phải phân tích công việc và các kế hoạch chiến lược của tổ chức mình một cách chu đáo, dựa vào đó thì việc hoạch định nhân sự mới mang lại kết quả tốt đẹp. a.2 Tuyển dụng và bố trí công việc . Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm thu hút và khuyến khích những cá nhân có đủ tiêu chuẩn thích hợp cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp tham gia để dự tuyển vào các chức danh trong doanh nghiệp. Tuyển dụng bao gồm tuyển mộ và tuyển chọn. Tuyển mộ là tiến trình mà chúng ta thu hút những người có khả năng từ nhiều nguồn khác nhau đến đăng ký nộp đơn tìm việc làm hay nói cách khác tìm được người có trình độ có khả năng để động viên họ tham gia dự tuyển. Tuyển chọn là quá trình chúng ta lựa chọn trong các ứng cử viên dự tuyển xem ai là người thích hợp nhất cho chỗ trống. Việc phân tích công việc đã chỉ ra được bản chất của công việc một cách tốt nhất, nhờ đó tuyển dụng đã đạt được chất lượng cao qua việc tiếp thu các thông tin chính xác từ công việc, từ đó xác định được loại công nhân nào hay bấtcứ người nào có thể đảm đương công việc một cách hoàn hảo nhất từ đó có được cách tuyển dụng đúng người phù hợp với công việc đã phân tích. Ngoài ra với công việc mới xuất hiện khi có sự phát triển về quy mô của doanh nghiệp thì việc phân tích công việc lại càng hết sức quan trọng phù hợp với điều kiện để doanh nghiệp tuyển dụng . Sau khi đã tuyển dụng được nguồn nhân lực đạt yêu cầu thì việc bố trí công việc cho nguồn nhân lực là hết sức dễ dàng vì đã làm công tác phân tích một cách có hiệu quả vì vậy sau khi đã phân tích công việc đó thì việc bố trí công việc cũng không còn là vấn đề khó khăn. a.3 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực . Đào tạo là tổng thể các hoạt động học tập giúp cho người lao động thực hiện có hiệu quả hơn chức năng nhiệm vụ của mình. Hoạt động này cần cả cho nhân viên, cả cho người quản lý . Phát triển nguồn nhân lực là tổng thể các hoạt động học tập được thực hiện một cách có tổ chức trong những khoảng thời gian nhất định để nhằm thay đổi hành vi nghề nghiệp của người lao động. Qua việc phân tích công việc đã cho ta được các công việc cần phải có các loại nhân viên hay công nhân nào để đáp ứng được yêu cầu của công việc hay do sự phát triển của khoa học công nghệ. Các công việc đòi hỏi công nhân có trình độ cao hơn vì vậy các nhân viên hay ccong nhân này đều được đào tạo và phát triển về công việc của mình nhằm đáp ứng được đòi hỏi của nghề hay phân tích công việc đã chỉ ra được những nội dung chương trình cần đào tạo huấn luyện và phát triển nguồn nhân lực . a.4 Đánh giá thực hiện công việc lương bổng và các vấn đề liên quan tới phân tích công việc trong quản trị nhân lực. Đánh giá thực hiện công việc là việc đánh giá một cách có hệ thống chính thức tình hình thực hiện công việc của từng người lao động và so sánh các tính chất đã thực hiện trước và thảo luận. Qua việc phân tích công việc chúng ta biết được tiêu chuẩn và đó là cơ sở để đánh giá thành tích thực hiện hiệu quả cuả người lao động đảm đương các vị trí của việc làm. Ngoài ra, thù lao là vấn đề quan trọng không thể thiếu cho mỗi người lao động. Thù lao lao động là tất cả các khoản mà người lao động nhận được thông qua quan hệ thuê mướn của họ với ngươì sử dụng lao động hay tổ chức. Việc phân tích công việc chỉ ra được mức thù lao cần thiết cho công việc mà người lao động thực hiện. Qua mô tả công việc ta biết được tiêu chuẩn thực hiện công việc và biết được các yếu tố có hại cho sức khoẻ và những yếu tố này nếu không khắc phục được thì phải thiết kế lại công việc để loại trừ chúng. Vấn đề an toàn vệ sinh lao động không thể thiếu được trong mỗi doanh nghiệp và tìm ra được những đặc điểm có hại cho người lao động thì ta phải cố gắng khắc phục nhằm tạo ra được một môi trường trong sạch và an toàn lao động trong một doanh nghiệp , trong một tổ chức. b/ Tác động của phân tích công việc tới hiệu quả lao động cá nhân. Trong bất kỳ từng công việc nào thì phân tích công việc có tầm quan trọng đối với những người thực hiện công việc, cho biết những cơ hội và làm những nhiệm vụ gì, cần phải có kỹ năng và trình độ như thế nào. Công việc còn phải xem xét đến hiệu quả lao động cá nhân, các vấn đề liên quan và tác động đến hiệu quả lao động. Đối với khả năng động cơ làm việc của con người thì việc thực hiện liên quan rất chặt chẽ tới công tác tiền lương khi chúng ta thực hiện phân tích công việc thật tốt thì chúng ta có thể tạo ra khả năng động cơ làm việc của con người từ đó có thể làm tăng hiệu quả lao động cá nhân. Phân tích công việc tốt thì có thể loại bớt các yếu tố có hại cho sức khoẻ cho người lao động từ đó điều kiện lao động sẽ tốt hơn và hiệu quả lao động cá nhân sẽ tăng lên. Phân tích công việc sẽ cho biết người lao động hiểu rõ công việc của mình làm và biết được vị trí công việc và thấy được tầm quan trọng của công việc từ đó họ sẽ cố gắng thực hiện công việc tốt hơn và cũng tăng hiệu quả lao động cá nhân. Điều kiện làm việc Khả năng và động cơ của con người Công việc và sự nhận thức công việc Hiệu quả lao động = F( * * ) Công việc và sự nhận thức công việc: Đây là phạm trù liên quan dến công việc. Khả năng và động cơ làm việc của con người. Điều kiện làm việc của con người: Đây là phạm trù liên quan đến tổ chức và doanh nghiệp . +Thiết kế công việc . +Thiết kế lao động . +Thiết kế và phục vụ nơi làm việc . Muốn cho một cá nhân người lao động làm việc có hiệu quả thì nhất thiết phải làm cho người lao động hiểu sâu sác về công việc mà mình phải có được những hiểu biết, những kỹ năng, năng lực và các yếu tố cần thiết khác . Để thực hiện công việc một cách tốt đẹp nhất thì mọi công tác phải được tổ chức bảo đảm tốt nhất các điều kiện làm việc. Mục đích của phân tích công việc là để đáp ứng các yêu cầu sau: +Nhân viên thực hiện công tác gì. +Khi nào công việc được hoàn tất . +Công việc được thực hiện ở đâu . +Công nhân nên làm công việc đó như thế nào . +Tại sao phải làm công việc đó . +Để làm công việc đó phải hội tụ những tiêu chuẩn trình độ nào . Phân tích công việc cho biết được các nhiệm vụ và trách nhiệm của một công việc nào đó, mối tương quan của công việc đó với công việc khác, kiến thức và các kỹ năng cần thiết và các điều kiện làm việc. Các yếu tố liên quan đến công việc luôn luôn được xem xét qua các thông tin thu thập được sau đó đưa ra phân tích, phân tích công việc được thực hiện trong các trường hợp sau. Khi tổ chức bắt đầu được thành lập và đi vào hoạt động thì đây là phân tích công việc đầu tiên và khi đi vào hoạt động các công việc sẽ được xắp xếp và phân tích, sau khi đã phân tích được các công việc cần phải được thực hiện thì lúc này các vấn đề khác bắt đầu đi vào hoạt động như hoạch định, tuyển mộ, tuyển chọn ,tiền lương. Khi có thêm công việc mới: Lúc này sau khi doanh nghiệp đã hoạt động được một thời gian và cần phải được phân tích công việc để lựa chọn công nhân và các vấn đề liên quan đến nhân sự . Khi các công việc phải thay đổi do sự phát triển về khao học công nghệ và kỹ thuật mới, các phương pháp thủ tục mới lúc này phải cần đến phân tích công việc hay đây chính là phân tích công việc cho giai đoạn công nghệ kỹ thuật cao, trong giai đoạn này việc phân tích không còn như phân tích như hai lần phân tích trên mà nó đã được áp dụng với trình độ khoa học hiện đại. Xác định đặc tính của công việc và điều kiện mà công việc được hoàn thành. Phân tích công việc có thể là chính quy hoặc không chính quy nếu theo chính quy thì nhà quản trị chỉ cần kiến thức về công việc đó và xắp xếp nhân lực có trình độ với công việc và có thể đảm đương công việc đó một cách tốt nhất. Các xí nghiệp nhỏ có thể áp dụng phương pháp này vì nhà quản trị của một bộ phận hoặc một công ty nhỏ khó có thể áp dụng tiến trình phân tích công việc theo kiểu chính quy. Kiểu chính quy cần phải có một uỷ ban bao gồm từ giám đốc trở xuống và các chuyên gia phân tích công việc . Nói tóm lại phân tích công việc làm cho công ty thu được nhiều kết quả mang ý nghĩa thực tế. Bảo đảm thành công hơn trong việc xắp xếp, thuyên chuỷên và thăng thưởng cho nhân viên. Loại bỏ nhiều bất bình đẳng về mức lương qua xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc . Tạo kích thích lao động nhiều hơn qua xắp xếp các mức tăng thưởng. Tiết kiệm thời gian và sức lực qua việc tiêu chuẩn hoá công việc và từ đó giúp nhà quản trị có cơ sở để làm kế hoạch và phân chia biểu công tác. Giảm bớt số người cần phải thay thế do thiếu hiểu biết về công việc hoặc trình độ của họ . Tạo cơ sở để cấp quản trị và nhân viên hiểu nhau hơn. II. NỘI DUNG CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC. Những vấn đề cần làm trong quá trình phân tích công việc . a/ Các loại thông tin để thực hiện phân tích công việc . Trong quá trình phân tích công việc thì việc sử dụng thông tin mang lại những ưu điểm, nhược điểm của công việc và các tiêu chuẩn của người thực hiện công việc . Thông tin về tình hình thực hiện công việc: Các thông tin được thu thập trên cơ sở của công việc thực tế như phương pháp làm việc, hao phí thời gian thực hiện công việc và các yếu tố của thành phần công việc . Thông tin về các yêu cầu nhân sự: bao gồm tất cả các yêu cầu về nhân viên thực hiện công việc như học vấn, trình độ chuyên mô, kỹ năng, các kiến thức hiểu biết liên quan đến thực hiện công việc, các thuộc tính cá nhân . Thông tin về các yêu cầu và đặc điểm, tính năng tác dụng và số lượng chủng loại của các máy móc trang bị dụng cụ được sử dụng trong quá trình thực hiện công việc . Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc: Bao gồm các tiêu chuẩn định mức thời gian thực hiện, số lượng, chất lượng sản phẩm hay công việc. Tiêu chuẩn mẫu là cơ sở đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên . Các thông tin về điều kiện thực hiện công việc của nhân viên bao gồm các thông tin liên quan đến các vấn đề về điều kiện làm việc như sự cố gắng về thể lực, điều kiện vệ sinh lao động, thời gian biểu, điều kiện tổ chức hoạt động của công ty, chế độ lương bổng, điều kiện đồng phục. b/ các bước thực hiện phân tích công việc . Quá trình thực hiện phân tích công việc trải qua 6 bước: Bước 1: Xác định mục đích sử dụng các thông tin phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thực hiện mức thu nhập thông tin phân tích công việc hợp lý nhất . Bước 2: Thu nhập thông tin cơ bản trên cơ sở của sơ đồ tổ chức các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của công ty, phòng ban, phân xưởng, sơ đồ quy trình công nghệ và bản mô tả công việc cũ . Bước 3: Chọn các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm thực hiện thời gia và tiết kiệm hơn trong phân tích công việc nhất là khi cần phân tích công việc các công việc tương tự nhau. Bước 4: áp dụng các phương pháp khác nhau đẻ thu nhập thông tin phân tích công việc. Tuỳ theo các yêu cầu và mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu nhập, tuỳ theo dạng hoạt động và khả năng tài chính có thực hiện để sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp thu nhập thông tin sau: Quan sát, bấm giờ, chụp ảnh, phỏng vấn, . Bước 5: Kiểm tra xác minh chính xác của thông tin. Những thông tin thu nhập để phân tích công việc cần kiểm tra lại về mức độ chính xác, đầy đủ bằng các nhân viên, công nhân thực hiện công việc và các viên sát giám thị quan sát tình hình thực hiện công việc đó. Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc về bản tiêu chuẩn công việc . Kết quả của phân tích công việc . a/ Bản mô tả công việc . Mô tả công việc là liệu cung cấp thông tin liên quan đến các công tác cụ thể, các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc . Bản mô tả công việc là bản liệt kê chính xác về những điều mà công nhân viên phải thực hiện. Nó cho ta biết công nhân viên làm cái gì, làm thế nào, và các điều kiên, nhiệm vụ đó được thực hiện.Trong bản mô tả công việc gồm có các điểm. + Phần xác định về công việc gồm có các tên công việc (chức danh công việc ), địa điểm thực hiện chức danh lãnh đạo trực tiếp số người dưới quyền. + Phần tóm tắt công việc: Là phần tường thuật viết một cách tóm và chính xác về các trách nhiệm và nhiệm vụ thuộc về công việc. + Các điều kiện làm việc bao gồm các điều kiện về môi trường, tiếng ồn về thời gian làm việc, điều kiện về vệ sinh và an toàn phương tiện đi lại thực hiện công việc và các điều kiện khác có liên quan. b/ Bản xác định yêu cầu công việc đối với người thực hiện. Là bản liệt kê các yêu cầu cần phải có của công việc đối với những người thực hiện về các kiến thức, kỹ năng, các kinh nghiệm, trình độ giáo dục và đào tạo, các đặc trưng về tinh thần và thể lực và các yêu cầu cụ thể khác . Các tiêu chuẩn nhân sự bao gồm: +Sức khoẻ. +Chuyên môn. +Khả năng chuyên môn. +Ngoại hình . +Tuổi tác . +các phẩm chất khác. c/ Bản tiêu chuẩn để thực hiện công việc . Là hệ thống các chỉ tiêu để phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được miêu tả trong bản mô tả công việc nhưng tất cả các yếu tố này cũng phải đưa ra tiêu chuẩn mẫu để đánh giá tức là nên đánh giá như thế nào hay cần xác định yêu cầu, đặc điểm chính xáca của cá nhân mà ta dự đoán sẽ làm cho công việc thực hiện tốt nhất như độ khéo léo của tay, trí thông minh, mức độ nhạy cảm tâm lý. Giám đốc Phó giám đốc kỹ thuật Phòng kế toán Phòng TCKT thống kê PhòngTC lao động tiền lương Phòng kỹ thuật Phòng điều độ Phòng kinh doanh xi măng Phòng kinh doanh phụ gia Phòng vận tải Văn phòng công ty Ban thanh tra Các chi nhánh đầu nguồntại: Quảng Ninh, Phú Thọ, Phả Lại Các chi nhánh cuối cùng tại hoàng thạ