Đề tài Công tác văn thư ở trung tâm nghiên cứu và phát triển vùng bộ khoa học và công nghệ

SỞ GIÁO DỤC - ĐÀO TẠO HÀ NỘI TRƯỜNG TH THƯƠNG MẠI - DU LICH HÀ NỘI BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP CHUYÊN NGÀNH CHẾ BIẾN SẢN PHẨM ĂN UỐNG Đề tài: CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU VÀ PHÁT TRIỂN VÙNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ Người thực hiện :  Đặng Thị Việt Hà   Lớp :  TKVP3   Địa điểm thực tập :  Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Vùng - HOA HỌC & CÔNG NGHỆ   Giáo viên hướng dẫn :  Nguyễn Hồng Hà   Hà Nội,200 MỤC LỤC Trang Lời cảm ơn 4 Lời nói đầu 5 Phần A: GIỚI THIỆU VỀ TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU VÀ PHÁT TRIỂN VÙNG Chức năng nhiệm vụ 7 Các hoạt động chính của Trung tâm 8 Cơ cấu tổ chức 10 Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng Trung tâm 12 Kết luận 12 Phần B: LÝ LUẬN Chương I: Những vấn đề chung về công tác văn thư: Khái niệm 14 Nội dung 14 Yêu cầu trong công tác văn thư 15 Chương II : Văn bản: Khái niệm chung về văn bản Khái niệm chung về văn bản Khái niệm văn bản quản lý nhà nước Chức năng của văn bản: 17 Chức năng thông tin Chức năng pháp lý Chức năng quản lý Các loại văn bản: 18 Văn bản quy phạm pháp luật Văn bản hành chính công vụ Soạn thảo văn bản: 20 Những yêu cầu trong quá trình soạn thảo Những yêu cầu về nội dung văn bản Quá trình chuẩn bị soạn thảo Thể thức văn bản Chương III : Tổ chức và giải quyết văn bản Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến: Khái niệm văn bản đến Nguyên tắc chung Quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đến Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi: Khái niệm văn bản đến Nguyên tắc chung Quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đi Chương IV: Quản lý và sử dụng con dấu Sử dụng con dấu Bảo quản con dấu Phần C : Thực tiễn Chương I: Nội dung thực tập Những công việc được giao Chương II: Thực tế về công tác văn thư ở Trung tâm Cơ sở vật chất của phòng văn thư Trung tâm. Những công việc của cán bộ văn thư trung tâm phải đảm nhận. Soạn thảo văn bản của Trung tâm Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản Quản lý và sử dụng con dấu Kết luận: 1. Những công việc học được trong quá trình thực tập 2. Ưu, nhược điểm và những giải pháp 3. Tự đánh giá và nhận xét Tài liệu tham khảo: Nhận xét của nơi thực tập: Nhận xét của giáo viên hướng dẫn LỜI CẢM ƠN Sau hai năm học ở trường TH Thương mại - Du lịch Hà nội, em đã được trang bị tương đối đầy đủ những kiến thức về nghiệp vụ văn phòng. Đây là yếu tố cơ bản giúp em trở thành một nhân viên văn phòng tương lai. Song thực tế, mỗi công việc đòi hỏi em phải biết vận dụng hành trang này một cách thành thạo và phù hợp. Do đó, trong hơn hai tháng thực tập tại Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Vùng, em đã có cơ hội thực hành và học hỏi thêm được nhiều điều bổ ích không chỉ về công tác nghiệp vụ mà còn về ý thức tổ chức kỷ luật, tác phong làm việc khoa học, chủ động, sáng tạo trong công việc. Ngoài ra, em cũng thấy được những điểm yếu kém của bản thân để có hướng sửa chữa và bổ sung. Có được kết quả trên là nhờ vào sự hướng dẫn nhiệt tình của cô giáo Nguyễn Hồng Hà, cùng các anh (chị) trong phòng hành chính của Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Vùng. Đặc biệt là sự giúp đỡ tận tâm của chị Nguyễn Hoàng Anh người đã tạo điều kiện và chỉ bảo em hoàn thành tốt báo cáo thực tập này. Qua đây, em xin chân thành cám ơn Cô giáo Nguyễn Hồng Hà cùng toàn thể các anh (chị) trong Văn phòng Trung tâm, đồng kính gửi ông Phan Huy Chi (Giám đốc Trung tâm), ông Hà Đức Sâm (Chánh Văn Phòng) và chị Nguyễn Hoàng Anh (cán bộ văn thư) lời cảm ơn trân trọng nhất. Hà nội, ngày tháng năm Học sinh Đặng Thị Việt Hà   LỜI NÓI ĐẦU Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, các tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, các tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt. Cũng chính vì điều đó mà công tác văn thư trong các cơ quan, các tổ chức ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt trong công cuộc cải cách hành chính Nhà nước, công tác văn thư là một trong 0những trọng tâm được tập trung đổi mới. Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung. Trong Văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của Văn phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước. Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đẩy đủ, chính xác những thông tin cấn thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung. Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung công việc, có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước: hạn chế, được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái với Pháp luật. Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực. Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yêu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu: đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ. Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không bảo đảm gây khó khăn cho lưu trữ trong việc tiến hành các hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu phông Lưu trữ Quốc gia không được hoàn chỉnh. Vì những lý do trên nên em chọn đề tài: “Công tác Văn thư” làm báo cáo tốt nghiệp. Đây là một lĩnh vực rất lớn nên em chỉ để cập đến công tác văn thư ở nơi em thực tập đó là Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Vùng. Bố cục đề tài gồm 3 phần như sau: Phần A :  Giới thiệu về Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Vùng   Phần B :  Lý luận về công tác văn thư   Phần C :  Thực trạng công tác văn thư ở Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Vùng   PHẦN A: GIỚI THIỆU VỀ TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU VÀ PHÁT TRIỂN VÙNG Tên cơ sở :  Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Vùng - Bộ Khoa học và Công nghệ   Tên quốc tế :  Centre for Regional Research and Development (CRD)   Địa chỉ :  Tầng 5 Nhà 70 Trần Hưng Đạo, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội   Điện thoại :  (04) 9424357   Fax :  (04) 9421078   Giám đốc :  Phan Huy Chi     Chức năng và nhiệm vụ: Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Vùng (trước đây là Trung tâm Nghiên cứu và Hỗ trợ phát triển vùng lãnh thổ - Đồng bằng sông Hồng) là đơn vị trực thuộc Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường, được thành lập theo quyết định số 351/QĐ-BKHCNMT ngày 12/3/1999 của Bộ trưởng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường. Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động khoa học Công nghệ số:528 ngày 9 tháng 4 năm 1999 của Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường. (Phụ lục số: 1) Trung tâm là đơn vị sự nghiệp khoa học, hoạt động theo phương thức tự trang trải và được phép trực tiếp ký kết các hợp đồng nghiên cứu, tư vấn, dịch vụ trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình. Hiện nay, Trung tâm có gần 70 cán bộ khoa học có năng lực và giàu kinh nghiệm trong các lĩnh vực nghiên cứu phát triển kinh tế – xã hội, khoa học công nghệ môi trường và xây dựng, tư vấn, triển khai các dự án … Trung tâm có một Hội đồng khoa học với các Giáo sư, Tiến sỹ, nhà khoa học có trình độ cao và giàu kinh nghiệm về nghiên cứu, quy hoạch phát triển. Đồng thời có trên 150 cộng tác viên là các cán bộ khoa học, quản lý thuộc các ngành chuyên sâu có liên quan ở Trung ương và Địa phương Trung tâm có chức năng là cầu nối giữa các hoạt động khoa học, công nghệ và môi trường với các hoạt động nghiên cứu và phát triển kinh tế – xã hội vùng và dưới vùng. Hỗ trợ thực hiện các dự án kinh tế – xã hội đã được duyệt trong quy hoạch và các loại dự án khác. Trung tâm có các nhiệm vụ sau đây: Cập nhật và xử lý tổng hợp các kết quả nghiên cứu, các tư liệu về kinh tế – xã hội để bổ sung ngân hàng dự liệu các vùng. Cung cấp các thông tin, tư liệu cho các cơ quan quản lý Nhà nước. Tổng hợp, nghiên cứu và kiến nghị các vần đề về khoa học công nghệ và môi trường phục vụ phát triển kinh tế – xã hội của các vùng, các địa phương. Nghiên cứu những luận cứ khoa học cho phát triển vùng. Xây dựng các dự án phát triển, tư vấn, chuyển giao công nghệ, bồi dưỡng nghiệp vụ và hợp tác quốc tế … trong các lĩnh vực có liên quan.Thúc đẩy các cơ quan tài trợ cho việc phát triển vùng. Thiết lập, duy trì và xúc tiến các mối quan hệ hữu quan nhằm thúc đẩy các cơ quan tài trợ cho việc phát triển vùng. Tổ chức thử nghiệm, hoàn thiện công nghệ để chuyển giao vào sản xuất. Nghiên cứu khả thi các dự án sản xuất và triển khai vào cuộc sống góp phần phát triển kinh tế, xã hội tại địa phương. Các hoạt động chính: Công tác nghiên cứu. Nghiên cứu xây dựng quy hoạch: Công tác nghiên cứu quy hoạch mà Trung tâm đã thực hiện bao trùm lên nhiều lĩnh vực, như quy hoạch môi trường, quy hoạch phát triển kinh tế – xã hội, quy hoạch phát triển khoa học – công nghệ, quy hoạch khai thác tiềm năng … Thông qua việc nghiên cứu kỹ lưỡng hiện trạng phát triển của từng lĩnh vực, kết hợp với việc phân tích tiềm năng mọi mặt của địa phương, các nhà nghiên cứu đã đưa ra các phương hướng, chỉ tiêu phát triển cụ thể của từng ngành, phù hợp với từng giai đoạn. các báo cáo quy hoạch còn tìm ra được các giải pháp tốt nhất để thực hiện các mục tiêu phát triển đã đề ra. Đến nay trung tâm đã nghiên cứu xây dựng được nhiều dự án Quy hoạch, từ quy hoạch huyện đến quy hoạch vùng, dải. Trong đó điển hình nhất là Dải ven biển Bắc Bộ, với các kết quả đạt được Trung tâm đã thực thi triển khai ở đây nhiều dự án sản xuất góp phần chuyển đổi cơ cấu kinh tế. Đặc biệt là các dự án phát triển nuôi trồng thuỷ sản. Nghiên cứu về môi trường: Vần đề môi trường hiện nay đang là vần đề của toàn cầu. Tình hình ô nhiễm môi trường ở nước ta đang ở mức báo động. Ô nhiễm môi trường gây ảnh hưởng không nhỏ đến sự phát triển kinh tế – xã hội cũng như sức khoẻ của con người. Vì vậy thông qua các đề tài nghiên cứu về môi trường của mình, Trung tâm cũng đã góp phần nhỏ vào công cuộc bảo vệ môi trường chung của cả nước. Đặc trưng của các nghiên cứu về môi trường của Trung tâm là nghiên cứu sự tương tác giữa phát triển kinh tế với biến động môi trường, để đưa ra được phương án phát triển phù hợp, vừa đảm bảo tốc độ tăng trưởng đi lên của nền kinh tế, vùa đảm bảo môi trường ít bị ô nhiểm. Từ các kết quả nghiên cứu, Trung tâm đã triển khai xây dựng mô hình môi trường cộng đồng tại xã Cẩm Mỹ (Cẩm Xuyên, Hà Tĩnh), xã Phùng Xá (Thạch Thất, Hà Tây) và xã Nam Hồng (Đông Anh, Hà nội). Xây dựng dự án và chuyển giao công nghệ Trung tâm đã được Nhà nước giao cho xây dựng các dự án sản xuất tôm sú giống và tôm càng xanh giống theo quy trình công nghệ của Trung Quốc. Trong hai đợi sản xuất đầu tiên, hai trại giống đã sản xuất được gần 30 triệu tôm sú giống và 6,5 triệu tôm càng xanh giống. Với quy trình công nghệ do Trung tâm chuyển giao, giờ đây các tỉnh phía Bắc đã có thể chủ động được con giống, một bước thành công cho nghề nuôi tôm. Trên cơ sở các kết quả đạt được, Trung tâm đã phối hợp cùng các địa phương tổ chức chuyển giao công nghệ (Sư đoàn 327 – Quảng Ninh); sản xuất tôm giống (Thái Bình, Nam Định); nuôi cá lồng trên biển tại Quảng Ninh Với các dự án thử nghiệm công nghệ, Trung tâm đã và đang thử nghiệm kỹ thuật hun khói diệt chuột của Hungari trong điều kiện Việt Nam; thử nghiệm chất giữ ẩm KH98 ở một số địa phương như Thanh Hoá, Hà Nội, Hà Tây, Thái Nguyên. Ngoài ra Trung tâm đã phố hợp với các địa phương ở Hà Nội nghiên cứu một số khu sản xuất nông nghiệp kỹ thuật cao tại Gia Lâm, Đông Anh, Hà Nội. Kết quả này đã được UBND thành phố Hà Nội đề nghị cho áp dụng mở rộng … Hợp tác quốc tế Trong lĩnh vực hợp tác quốc tế, Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Vùng đã xây dựng được các chương trình hợp tác với Hungari, Israel, Đài Loan, Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc… Với sự hỗ trợ của các tổ chức quốc tế, Trung tâm đã tổ chức thành công nhiều cuộc hội thảo, hội nghị quốc tế lớn, điển hình như: Hội nghị APEC về vai trò và sự đóng góp của công nghệ tiên tiến cho nền sản xuất nông nghiệp. Hội thảo giới thiệu công nghệ sản xuất khí Biogas phục vụ phát triển nông thôn miền núi và các khu đô thị. Hội thảo giới thiệu công nghệ xử lý nước thải của Hàn Quốc, Trung Quốc… Với mối quan hệ bền vững với các đối tác Trung Quốc, Trung tâm đã được Bộ Khoa hoc, Công nghệ và Môi trường giao cho làm đầu mối quan hệ với Trung Quốc về hợp tác sông Hồng – sông Nguyên. Các nhà khoa học hai nước đã và đang có sự trao đổi kinh nghiệm nghiên cứu, đề xuất được các chương trình hoạt động cụ thể nhằm phát triển kinh tế và bảo vệ môi trường lưu vực sông Hồng – sông Nguyên thông qua 3 cuộc hội thảo được tổ chức luân phiên tai Việt Nam và Trung Quốc. Cơ cấu tổ chức: Trung tâm được tổ chức và làm việc theo chế độ thủ trưởng. Giám đốc trung tâm chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật hiện hành về mọi hoạt động của Trung tâm. Tổ chức bộ mày của Trung tâm gồm có: Văn phòng: Tổ chức và nhân sự Tài vụ kế toán Một số văn phòng dự án chương trình Hoạt động quốc tế Các bộ phận tác nghiệp (văn thư) Phòng phát triển thị trường: Hoạt động nghiên cứu và phát triển các vùng lãnh thổ Dịch vụ khoa học công nghệ Nghiên cứu và phát triển thị trường sản phẩm khoa học công nghệ Liên doanh, liên kết sản xuất dịch vụ khoa học Nhiệm vụ cụ thể của các đơn vị trong Trung tâm do Giám đốc Trung tâm quy định. Việc thay đổi tổ chức bộ máy của Trung tâm do Giám đốc Trung tâm quyết định sau khi có ý kiến phê chuẩn của Bộ. Chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng Trung tâm: Ở Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Vùng thì Văn phòng Trung tâm có chức năng và nhiệm vụ là rất lớn. Văn phòng Trung tâm điều phối tất cả mọi hoạt động của Trung tâm và chỉ trực thuộc dưới quyền quản lý của Giám đốc Trung tâm. Đứng đầu Văn phòng của Trung tâm là Chánh văn phòng. Chánh văn phòng phải chiu trách nhiệm hoàn toàn trước Giám đốc Trung tâm về mọi hoạt động của Văn Phòng. Vì Văn phòng Trung tâm điều phối mọi hoạt động của cả Trung tâm nên nhân sự của Văn phòng cũng chính là tất cả các cán bộ của Trung tâm. Do tính chất của công việc nên một người có thể đảm nhận một công việc hoặc một người có thể đảm nhận hai ba công việc khác nhau. Văn phòng có những nhiệm vụ sau: Văn phòng điều phối tất cả mọi hoạt động của Trung tâm Văn phòng tổ chức các hoạt động quốc tế Văn phòng tham gia hoạt động phát triển thị trường:(Tổ chức hoạt động nghiên cứu và phát triển các vùng lãnh thổ, tham gia các dịch vụ khoa học công nghệ, nghiên cứu và phát triển thị trường sản phẩm khoa học công nghệ, liên doanh liên kết sản xuất dịch vụ khoa học) Văn phòng tham gia một số văn phòng dự án và các chương trình Văn phòng điều phổi và quản lý nhân sự của Trung tâm Văn phòng quản lý tài chính kế toán của toàn bộ Trung tâm Văn phòng xây dựng kế hoạch cho Trung tâm Văn phòng xây dựng tác nghiệp giúp đỡ các bộ phận khác Văn phòng quản lý hành chính văn thư, lưu trữ Kết luận: Trung tâm nghiên cứu và Phát triển vùng là đơn vị khoa học thử nghiệm về mô hình tổ chức. Chức năng cầu nối giữa các hoạt động khoa học, công nghệ và môi trường với các hoạt động phát triển kinh tế – xã hội và đưa khoa học công nghệ vào đời sống đã được thể hiện một các rõ nét qua các hoạt động của Trung tâm: cập nhật dữ liêu – Nghiên cứu cơ sở lý luận – Nghiên cứu triển khai – Xây dựng mô hinh – Xây dựng dự án thử nghiệm. Hoạt động của Trung tâm đã khẳng định được tính hiệu quả và tính mới của một loại hình cơ quan khoa học nghiên cứu hỗ trợ phát triển vùng trong hệ thống các cơ quan khoa học của nước ta. Trung tâm luôn tiếp tục mở rộng sự cộng tác với các Bộ, Ngành của Trung ương, địa phương, các tỉnh thành phố trong cả nước, các doanh nghiệp, các tập đoàn công ty trong và ngoài nước, các tổ chức quốc tế, các đoàn ngoại giao trong công tác nghiên cứu, đào tạo, phối hợp đầu tư, thúc đẩy sự phát triển kinh tế – xã hội của các vùng trong cả nước. PHẦN B: LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CHƯƠNG I: NHỮNG VẦN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Khái niệm Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho công tác quản lý. Bao gồm toàn bộ các công tác về xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động các cơ quan Nhà nước các doanh nghiệp Nhà nước, các tổ chức Xã hội, các đơn vị vũ trang (các cơ quan) Nội dung của công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm những nội dung dưới đây: Xây dựng văn bản Soạn thảo văn bản Duyệt bản thảo Đánh máy văn bản Ký văn bản Quản lý và giải quyết văn bản Quản lý và giải quyết văn bản đến Quản lý và giải quyết văn bản đi Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan Bảo quản và sử dụng con dấu Bảo quản con dấu Sử dụng con dấu Yêu cầu trong công tác văn thư Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác văn thư ở các cơ quan phải bảo đảm các yêu cầu dưới đấy: Nhanh chóng Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan. Giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung của mỗi cơ quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa của những sự việc được nêu ra trong các văn bản. Chính xác Chính xác về nội dung văn bản: + Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý; + Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác; + Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng. Chính xác về thể thức văn bản: + Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy định; + Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành. Chính xác về các khâu kỹ thuật nghiệp vụ: Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản … Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong việc thực hiện đúng các chế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư. Bí mật Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan của Nhà nước. Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải bảo đảm yêu cầu đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật quốc gia của Hội đồng Nhà nước và quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước của Hội đồng Bộ trưởng. Hiện đại Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy, yêu cầu hiện đại hoá côn