Đề tài Điều kiện hợp lệ của cuộc họp hội đồng thành viên và điều kiện thông qua quyết định của hội đồng thành viên trong công ty trách nhiệm hữu hạn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Khoa: Kế Toán – Kiểm Toán MÔN: LUẬT KINH TẾ ĐỀ TÀI: ĐIỀU KIỆN HỢP LỆ CỦA CUỘC HỌP HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN VÀ ĐIỀU KIỆN THÔNG QUA QUYẾT ĐỊNH CỦA HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN TRONG CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN Giảng viên hướng dẫn: Vương Tuyết Linh Lớp: LW002_1_102_T06 NHÓM 5 Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 08 tháng 03 năm 2011 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Khoa: Kế Toán – Kiểm Toán MÔN: LUẬT KINH TẾ ĐỀ TÀI: ĐIỀU KIỆN HỢP LỆ CỦA CUỘC HỌP HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN VÀ ĐIỀU KIỆN THÔNG QUA QUYẾT ĐỊNH CỦA HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN TRONG CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN Giảng viên hướng dẫn: Vương Tuyết Linh Lớp: LW002_1_102_T06 NHÓM 5 Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 08 tháng 03 năm 2011 Thành viên nhóm 5 Họ và tên MSSV Nguyễn Thị Thu Hà 030525090445 Hoàng Lệ Hằng 030525090451 Phạm Thị Hằng 030525090454 Hoàng Thanh Liêm 035025090351 Trần Thị Kim Vân 030525090530 Tiến trình họp và phân chia công việc cho các thành viên nhóm 5: - Thứ 3 ngày 23/2/2011: nhóm họp để tìm dàn ý cho bài thuyết trình và phân chia công việc cho các thành viên. Cụ thể: Bạn Nguyễn Thị Thu Hà phụ trách viết lời mở đầu cùng phần giới thiệu về Hội đồng thành viên (HĐTV) trong công ty Trách nhiệm hữu hạn (TNHH). Bạn Hoàng Thanh Liêm viết phần Điều kiện hợp lệ của cuộc họp HĐTV công ty TNHH. Bạn Trần Thị Kim Vân viết phần Điều kiện thông qua quyết định của cuộc họp HĐTV trong cuộc họp. Bạn Phạm Thị Hằng viết phần Biên bản họp HĐTV. Bạn Hoàng Lệ Hằng viết phần hình thức lấy ý kiến HĐTV bằng văn bản và điều kiện thông qua quyết định của HĐTV bằng văn bản, phần kết luận. - Thứ 7 ngày 26/2/2011: nhóm họp lần hai để trao đổi kết quả các thành viên đã làm được và thảo luận thêm về đề tài. - Thứ 3 ngày 1/3/2011: nhóm họp lần ba để thống nhất nội dung sẽ trình bày trong bài thuyết trình. Lựa chọn nội dung đưa vào slide. - Thứ 6 ngày 4/3/2011: họp nhóm để ghép phần slide. - Thứ 7 ngày 5/3/2011: thuyết trình thử lần thứ nhất, các thành viên nhận xét và bổ sung phần thuyết trình của từng bạn. - Thứ 2 ngày 7/3/2011: thuyết trình thử lần hai. NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN: ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT VIẾT TẮT VIẾT ĐẦY ĐỦ TNHH Trách nhiệm hữu hạn HĐQT Hội đồng quản trị HĐTV Hội đồng thành viên TGĐ Tổng giám đốc GĐ Giám đốc VĐL Vốn điều lệ GISH Công ty khách sạn Grand Imperial Sài Gòn TNHH RIL Công ty Radiant Investment Limited SGC Tổng công ty Xây dựng Sài Gòn UCI Công ty United Concord International Limited MỤC LỤC Trang Lời mở đầu 6 1. CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TY TNHH 7 1.1. Hội đồng thành viên 7 1.1.1. Khái niệm 7 1.1.2. Quyền và nhiệm vụ của Hội đồng thành viên 7 1.2. Người đại diện theo ủy quyền 8 1.3. Chủ tịch Hội đồng thành viên 9 2. CUỘC HỌP HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN 11 2.1. Điều kiện hợp lệ của cuộc họp HĐTV công ty TNHH 11 2.1.1. Triệu tập họp HĐTV 11 2.1.1.1. Đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên 11 2.1.1.2. Đối với công ty TNHH 1 thành viên 13 2.1.2 Điều kiện và thể thức tiến hành họp HĐTV 14 2.2 Điều kiện thông qua quyết định của HĐTV tại cuộc họp 15 3. QUYẾT ĐỊNH THÔNG QUA QUYẾT ĐỊNH BẰNG CÁCH 19 LẤY Ý KIẾN BẲNG VĂN BẢN 3.1. Đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên 19 3.2. Đối với công ty TNHH 1 thành viên 20 4. BIÊN BẢN 20 4.1. Khái niệm 20 4.2. Biên bản họp HĐTV 20 4.3. Vai trò của biên bản họp HĐTV 21 4.4. Mối quan hệ giữa quyết định và biên bản của cuộc họp 22 KẾT LUẬN 23 PHỤ LỤC Phụ lục 1 24 Phụ lục 2 25 Phụ lục 3 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 LỜI MỞ ĐẦU Nền kinh tế nước ta hiện nay là nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa. Trong bối cảnh toàn cầu hóa và đặc biệt là sự kiện Việt Nam gia nhập WTO đã là một động lực to lớn dẫn tới những bước chuyển mình vượt bậc về kinh tế. Nền kinh tế nước ta ngày càng sôi động hơn và phát triển hơn trước. Nhiều công ty và doanh nghiệp ra đời đã và đang góp một phần quan trọng trong sự phát triển đó. Cùng với các loại hình công ty khác thì công ty Trách nhiệm hữu hạn (TNHH) hiện nay đang khá phát triển và ngày càng thể hiện ưu thế của mình Phụ lục 1 trang 24 . Thành viên của công ty TNHH là những cá nhân, tổ chức góp vốn vào công ty. HĐTV gồm các thành viên là cơ quan quyết định cao nhất của công ty. HĐTV có quyền và nhiệm vụ rất lớn, đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định các hoạt động của công ty. Để đưa ra được những quyết định đó đòi hỏi phải lấy ý kiến của HĐTV. Vậy HĐTV lấy ý kiến bằng cách nào? Và khi nào thì quyết định của HĐTV được thông qua? Hiểu được vai trò to lớn của HĐTV cùng với mong muốn trả lời những câu hỏi trên mà nhóm nghiên cứu đề tài “Điều kiện hợp lệ của cuộc họp HĐTV và điều kiện thông qua Quyết định của HĐTV trong Công ty TNHH”. Rất mong sẽ nhận được sự chia sẻ thêm của các bạn. 1. CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TY TNHH 1.1. Hội đồng thành viên (HĐTV): 1.1.1. Khái niệm HĐTV tồn tại trong cơ cấu tổ chức quản lý của công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc trong công ty TNHH một thành viên mà có ít nhất hai người được bổ nhiệm làm đại diện theo ủy quyền. Cụ thể cơ cấu tổ chức quản lý của công ty TNHH hai thành viên trở lên gồm có: HĐTV, chủ tịch HĐTV, Giám đốc (GĐ) hoặc Tổng giám đốc (TGĐ); công ty TNHH một thành viên có ít nhất hai người được bổ nhiệm làm đại diện theo ủy quyền: HĐTV, GĐ hoặc TGĐ và kiểm soát viên; công ty TNHH một thành viên mà một người được bổ nhiệm làm người đại diện theo ủy quyền: chủ tịch công ty, GĐ hoặc TGĐ và kiểm soát viên. Trong công ty TNHH một thành viên có ít nhất hai người được bổ nhiệm làm đại diện theo ủy quyền, HĐTV gồm tất cả người đại diện theo ủy quyền. Trong công ty TNHH hai thành viên trở lên, HĐTV gồm các thành viên, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty. Điều lệ công ty quy định cụ thể định kỳ họp HĐTV, nhưng ít nhất mỗi năm phải họp một lần. Quyền và nhiệm vụ của HĐTV HĐTV có quyền và nhiệm vụ khá quan trọng, đóng vai trò như một cơ quan đầu não quyết định hầu hết mọi hoạt động của công ty. Cụ thể trong khoản 2 điều 47 luật doanh nghiệp quy định về quyền và nhiệm vụ của HĐTV như sau: Quyết định chiến lược phát triển và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty; Quyết định tăng hoặc giảm VĐL, quyết định thời điểm và phương thức huy động thêm vốn Quyết định phương thức đầu tư và dự án đầu tư có giá trị trên 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính tại thời điểm công bố gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty; Quyết định giải pháp phát triển thị trường tiếp thị và chuyển giao công nghệ; thông qua hợp đồng vay; cho vay; bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính tại thời điểm công bố gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty; Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch HĐTV; quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký và chấm dứt hợp đồng đối với GĐ hoặc TGĐ, Kế toán trưởng và người quản lý khác quy định tại Điều lệ công ty; Ở đây có một lưu ý rằng kế toán trưởng thuộc quyền quản lý của HĐTV mà không chịu sự quản lý của GĐ, TGĐ. Giả sử GĐ quyết định lấy 500 triệu của công ty chi vào việc không hợp lý, không được sự chấp nhận của Kế toán trưởng thì trong trường hợp này GĐ không thể lấy được khoản tiền 500 triệu này, với quy định này đã tạo được sự độc lập cho Kế toán trưởng, giúp cho tài chính của công ty minh bạch hơn. Quyết định mức lương, thưởng và lợi ích khác đối với Chủ tịch HĐTV, GĐ hoặc TGĐ, Kế toán trưởng và người quản lý khác quy định tại Điều lệ công ty; Thông báo cáo tài chính hằng năm, phương án sử dụng và phân chia lợi nhuận hoặc phương án xử lý lỗ của công ty; Quyết định cơ cấu tổ chức quản lý công ty; Quyết định thành lập công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện; Sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; Quyết định tổ chức lại công ty; Quyết định giải thể hoặc yêu cầu phá sản công ty; Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty. Người đại diện theo ủy quyền Đối với công ty TNHH một thành viên, chủ sở hữu công ty trực tiếp bổ nhiệm người đại diện theo ủy quyền để thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình. Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, thành viên là tổ chức chỉ định người đại diện theo ủy quyền tham gia HĐTV. Việc chỉ định người đại diện theo ủy quyền phải được thông qua một trình tự pháp lí đầy đủ đồng thời người được chỉ định là đại diện theo ủy quyền cũng cần phải thỏa mãn những yêu cầu nhất định. Điều 48 luật doanh nghiệp quy định: Việc chỉ định người đại diện theo ủy quyền phải bằng văn bản, được thông báo đến công ty và cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày chỉ định. Thông báo phải có các nội dung chủ yếu sau đây: Tên, địa chỉ trụ sở chính, quốc tịch, số và ngày quyết định thành lập hoặc đăng ký kinh doanh; Tỷ lệ vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp; Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đại diện theo ủy quyền Thời hạn ủy quyền; Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của thành viên, của người đại diện theo uỷ quyền của thành viên. Ví dụ: Danh sách người đại diện theo ủy quyền công ty TNHH một thành viên Phụ lục 2 trang 25 . Việc thay thế người đại diện theo ủy quyền phải được thông báo bằng văn bản cho công ty và cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày quyết định và có hiệu lực kể từ ngày công ty nhận được thông báo. Người đại diện theo ủy quyền phải có các tiêu chuẩn và điều kiện sau đây: Đủ năng lực hành vi dân sự; Không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp; Có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm trong quản lí kinh doanh hoặc trong ngành, nghề kinh doanh chủ yếu của công ty; Đối với công ty con của công ty có phần vốn góp hay cổ phần sở hữu nhà nước chiếm trên 50% VĐL thì vợ hoặc chồng, cha, cha nuôi, mẹ, mẹ nuôi, con, con nuôi, anh, chị em ruột của người quản lý và của người có thẩm quyền bổ nhiệm người quản lý công ty mẹ không được cử làm người đại diện theo ủy quyền tại công ty con. Người đại diện theo ủy quyền nhân danh thành viên thực hiện các quyền và nghĩa vụ của thành viên HĐTV theo quy định. Mọi hạn chế của thành viên đối với người đại diện theo ủy quyền của mình trong việc thực hiện các quyền thành viên thông qua HĐTV đều không có hiệu lực pháp lý đối với bên thứ ba. Người đại diện theo ủy quyền có nghĩa vụ tham dự đầy đủ các cuộc họp của HĐTV; thực hiện các quyền và nghĩa vụ của thành viên HĐTV một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất, bảo vệ tối đa lợi ích hợp pháp của thành viên và công ty. Người đại diện theo ủy quyền có số phiếu biểu quyết tương ứng với phần vốn góp được ủy quyền. Quan hệ giữa người ủy quyền và người được ủy quyền. Trong quan hệ này người được uỷ quyền có nghĩa vụ phải thực hiện các hành vi pháp lý trong phạm vi ủy quyền. Người được ủy quyền phải trực tiếp thực hiện nghĩa vụ của mình mà không được ủy quyền lại cho người khác trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác; Chủ tịch HĐTV Trong công ty TNHH hai thành viên trở lên, HĐTV bầu một thành viên làm Chủ tịch. Chủ tịch HĐTV có thể kiêm GĐ hoặc TGĐ công ty. Trong công ty TNHH một thành viên có ít nhất hai người làm đại diện ủy quyền, chủ tịch HĐTV do chủ sở hữu công ty chỉ định. Ví Dụ: Công ty TNHH một thành viên Tổng Công ty Lương thực miền Bắc và Tổng Công ty Lương thực miền Nam đều có HĐTV gồm 5 người. Vị trí Chủ tịch HĐTV Công ty TNHH một thành viên Tổng Công ty Lương thực miền Bắc được giao cho ông Nguyễn Như Lai, Chủ tịch Hội đồng quản trị (HĐQT) đảm nhiệm. Ông Trần Văn Vẹn, Chủ tịch HĐQT Công ty TNHH một thành viên Tổng Công ty Lương thực miền Nam được bổ nhiệm làm Chủ tịch HĐTV của Công ty này. HĐTV của Công ty TNHH một thành viên Tổng Công ty Cà phê Việt Nam gồm 3 người do ông Đoàn Đình Thiêm, Chủ tịch HĐQT, giữ chức Chủ tịch. HĐTV Công ty TNHH một thành viên Tổng Công ty Xi măng Việt Nam do ông Lê Văn Chung, Chủ tịch HĐQT giữ chức Chủ tịch. Ngoài ra có 4 Ủy viên HĐQT giữ chức Thành viên HĐTV . Cần lưu ý để tránh sự nhầm lẫn giữa HĐTV và Chủ tịch HĐTV. HĐTV là chế định tập thể trong khi đó chủ tịch HĐTV là chế định cá nhân. Quyền và nhiệm vụ của Chủ tịch HĐTV không đồng nhất với quyền và nhiệm vụ của HĐTV mà cụ thể khoản 2 điều 49 luật doanh nghiệp quy định các nội dung sau về quyền và nhiệm vụ của chủ tịch HĐTV: Chuẩn bị hoặc tổ chức việc chuẩn bị chương trình, kế hoạch hoạt động của HĐTV; Chuẩn bị hoặc tổ chức việc chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu họp HĐTV hoặc để lấy ý kiến các thành viên; Triệu tập và chủ trì cuộc họp HĐTV hoặc tổ chức việc lấy ý kiến các thành viên Giám sát hoặc tổ chức giám sát việc thực hiện các quyết định của HĐTV; Thay mặt HĐTV ký các quyết định của HĐTV; Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định và Điều lệ công ty. Nhiệm kỳ của Chủ tịch HĐTV không quá năm năm. Chủ tịch HĐTV có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. Trường hợp Điều lệ công ty quy định Chủ tịch HĐTV là người đại diện theo pháp luật thì các giấy tờ giao dịch phải ghi rõ điều đó. Trường hợp vắng mặt thì Chủ tịch HĐTV ủy quyền bằng văn bản cho môt thành viên thực hiện các quyền và nhiệm vụ của Chủ tịch HĐTV theo nguyên tắc quy định tại Điều lệ công ty. Trường hợp không có thành viên được ủy quyền hoặc Chủ tịch HĐTV không làm việc được thì các thành viên còn lại bầu một người trong số các thành viên tạm thời thực hiện quyền và nhiệm vụ của Chủ tịch HĐTV theo nguyên tắc đa số quá bán. Chủ tịch HĐTV là một vị trí có vai trò và nhiệm vụ rất lớn đòi hỏi người giữ chức phải thực sự làm việc cẩn trọng và phải có những quyết định đúng đắn nếu không sẽ dẫn tới những hậu quả khôn lường, gây ảnh hưởng đến công ty đồng thời chính họ phải chịu trách nhiệm cho những quyết định sai lầm đó. Minh chứng cho điều này tôi xin đưa ra ví dụ về ông Diệp Thanh Bình, Chủ tịch HĐTV công ty TNHH Bệnh viên Tây Đô (Cần Thơ), trong thời gian đương chức ông đã có những sai lầm nghiêm trọng khiến công ty vi phạm các quy định của pháp luật trong hoạt động kinh doanh mà ông Diệp Thanh Bình phải hoàn toàn chịu trách nhiệm: Từ năm 2004 đến 2007 Công ty không có thủ quỹ mà giao việc thu tiền cho bà Trần Thị Thu Vân (vợ ông Diệp Thanh Bình) là trái với quy định; Qua thanh tra phát hiện ông Diệp Thanh Bình chỉ đạo giả mạo chữ kí của bà Nguyễn Thị Phương Linh là kế toán cũ để lập 5 phiếu thu tiền góp vốn 21,5 tỷ đồng của 5 thành viên vào ngày 10/9/2004; ông Diệp Thanh Bình đã lợi dụng sơ hở để miễn nhiệm chức vụ TGĐ Công ty TNHH Bệnh viện Tây Đô đối với ông Nguyễn Minh Hoàng - vi phạm luật doanh nghiệp và điều lệ của Công ty. Qua đó đoàn thanh tra kiến nghị tổ chức Đại hội thành viên để bầu lại chức danh Chủ tịch HĐTV. Yêu cầu ông Diệp Thanh Bình thu hồi lại quyết định miễn nhiệm chức vụ TGĐ đối với ông Nguyễn Minh Hoàng. Ông Bình và các cá nhân liên quan phải chịu trách nhiệm khắc phục hậu quả các khoản chi không có chứng từ gốc với số tiền là 6.331.764.465 đồng… và nhiều kiến nghị khác . 2. CUỘC HỌP HĐTV 2.1. Điều kiện hợp lệ của cuộc họp HĐTV trong công ty TNHH: Luật doanh nghiệp 2005 cho phép có nhiều hình thức thông qua HĐTV. Đó là hình thức biểu quyết tại cuộc họp và lấy ý kiến bằng văn bản hoặc