Đề tài Giải pháp nâng cao quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Quốc tế Delta

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU Khái niệm về người giao nhận Về người giao nhận, hiện tại chưa có một khái niệm thống nhất được Quốc tế công nhận. Theo Liên đoàn Quốc tế các Hiệp hội giao nhận thì “Người giao nhận là người lo toan để hàng hóa được chuyên chở theo hợp đồng ủy thác và hoạt động vì lợi ích của người ủy thác mà bản thân anh ta không phải là người vận tải”. Trong thương mại quốc tế, việc dịch chuyển hàng hóa từ người bán đến người mua thường phải trải qua nhiều hơn một phương thức vận tải với các thủ tục xuất khẩu, nhập khẩu và những thủ tục khác liên quan. Vì vậy xuất hiện người giao nhận với nhiệm vụ thu xếp tất cả những vấn đề thủ tục và các phương thức vận tải nhằm dịch chuyển hàng hóa từ quốc gia này đến quốc gia khác một cách hợp lý và giảm thiểu chi phí. Theo Luật Thương mại năm 2005 của Việt Nam thì người giao nhận được định nghĩa như sau: Điều 164: Người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa là thương nhân có giấy chứng nhận kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa. 1.2 Khái niệm nghiệp vụ giao nhận Theo quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận, dịch vụ giao nhận được định nghĩa như là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa. Theo Luật Thương mại Việt Nam thì Giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận khác. Nói một cách ngắn gọn, giao nhận là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng. Người giao nhận có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của người thứ ba khác. Căn cứ vào vai trò của người giao nhận, chúng ta có thể hiểu hoạt động giao nhận là tập hợp các nghiệp vụ bao gồm từ việc chuẩn bị hàng hóa, kho bãi và các thủ tục liên quan đến việc dịch chuyển hàng hóa từ người bán đến người mua. Theo Luật Thương mại năm 2005 của Việt Nam thì dịch vụ giao nhận được định nghĩa như sau: Điều 163: Dịch vụ giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người làm dịch vụ giao nhận khác (gọi chung là khách hàng). Phân loại œ Căn cứ vào phạm vi hoạt động: Giao nhận quốc tế: là hoạt dộng giao nhận phục vụ cho các tổ chức chuyên chở quốc tế. Giao nhận nội địa (giao nhận truyền thống): là hoạt động giao nhận chỉ chuyên chở hàng hóa trong phạm vi một nước. œ Căn cứ vào nghiệp vụ kinh doanh: Giao nhận thuần túy: là hoạt động giao nhận chỉ bao gồm việc gửi hàng đi hoặc gửi hàng đến. Giao nhận tổng hợp: là hoạt động giao nhận ngoài họat động thuần túy còn bao gồm cả xếp dỡ, bảo quản hàng hóa, vận chuyển đường ngắn, lưu kho, lưu bãi,… œ Căn cứ vào phương tiện vận tải: Giao nhận hàng hóa bằng đường biển Giao nhận hàng không Giao nhận đường thủy Giao nhận đường sắt Giao nhận ô tô Giao nhận bưu điện Giao nhận đường ống Giao nhận vận tải liên hợp (Combined Transportation – CT), vận tải đa phương thức (Montimodal Transportation – MT). Ý nghĩa Để cho nền sản xuất xã hội phát triển một cách có hiệu quả, các nhà kinh tế học từ xưa đã đưa ra ý tưởng là chuyên môn hóa lao động. Phải có mối quan hệ hợp tác với nhau thông qua các hoạt động kinh tế mà quan trọng nhất là việc di chuyển tư bản, lao động và trao đổi hàng hóa giữa các khu vực, các quốc gia với nhau. Nhờ đó các quốc gia có thể mở rộng khả năng sản xuất và tiêu dùng của mình, đồng thời nâng cao đời sống nhân dân. Giao nhận là một khâu, một mắc xích quan trọng trong quá trình tái sản xuất ngành vận tải nói riêng và hoạt động xuất nhập khẩu nói chung, giúp cho việc lưu thông hàng hóa trên phạm vi toàn thế giới, góp phần thúc đẩy sản xuất phát triển, thúc đẩy việc nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm. Mạng lưới giao nhận ngày càng phủ khắp toàn cầu và hoạt động nhộn nhịp. Các đại lý giao nhận cùng tạo một mạng lưới tương tự ở khắp các sân bay, cảng biển, các đầu mối vận tải, các thành phố,… đảm nhận một khối lượng lớn hàng hóa xuất nhập khẩu. Việc ra đời các công ty giao nhận giúp cho các nhà xuất nhập khẩu đơn giản được những vấn đề mà lẽ ra họ phải thực hiện. Công ty giao nhận mang tính chuyên môn hơn, do đó thời gian thực hiện công việc sẽ mau chóng hơn. 1.5 Vai trò và chức năng Công tác giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là một khâu rất cần thiết trong việc thực hiện hợp đồng mua bán giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu, nó giúp cho hai bên có thể thực hiện đúng thời gian giao hàng theo đúng quy định của hợp đồng, đồng thời cũng giúp cho việc thông quan hàng hóa nhanh chóng hơn. Hiện nay sự trao đổi giao thương giữa các nước ngày càng phát triển, số lượng hàng ngày càng lớn và đa dạng, và Việt Nam cũng đang trên đường hòa nhập từng bước với sự phát triển nền Kinh tế Thế Giới. Đường lối đúng đắn của chính phủ đã và đang khuyến khích các công ty trong nước xuất khẩu, do đó lượng hàng xuất nhập khẩu ngày càng tăng và chủng loại ngày càng phong phú hơn, số lượng các công ty đăng ký kinh doanh ngày càng nhiều. Bên cạnh đó, ngày càng có nhiều hợp đồng mua bán hàng hóa trong và ngoài nước được ký kết thúc đẩy nền kinh tế phát triển, đem lại nguồn ngoại tệ lớn cho ngân sách nhà nước và sự sống còn của đa số các công ty trong nước. Để thực hiện tốt và hoàn thành đúng hợp đồng thì không thể không nhắc đến vai trò của các công ty giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Cùng với sự phát triển về kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa, công tác giao nhận xuất nhập khẩu ngày càng trở nên quan trọng và số lượng nhân viên trong công tác giao nhận ngày một tăng giúp cho sự lưu thông hàng hóa trong và ngoài nước trở nên dễ dàng hơn. Tuy nhiên giao nhận là một việc làm tương đối phức tạp, đòi hỏi người làm giao nhận phải có kiến thức chuyên môn và sự năng động nhanh nhẹn. Nếu một nhân viên giao nhận yếu về nghiệp vụ thì có khi lô hàng sẽ bị chậm trễ và dẫn đến nhiều khó khăn như: giao nhận hàng chậm. Điều này sẽ làm cho doanh nghiệp hay chủ hàng thiếu nguyên vật liệu để sản xuất, không có hàng để bán ra thị trường trong khi thị trường đang khan hiếm, hoặc phải đóng tiền lưu kho, lưu bãi,… Quy trình giao nhận hàng hóa Nhập khẩu bằng đường biển theo lý thuyết P.GIAO NHẬN (Bộ phận Sales) KHÁCH HÀNG NHẬN CHỨNG TỪ LIÊN QUAN ĐẾN NHẬP KHẨU CHUẨN BỊ BỘ CHỨNG TỪ KHAI BÁO HẢI QUAN KIỂM HÓA NHẬN HÀNG TẠI CẢNG GIAO HÀNG CHO KHÁCH HÀNG THANH LÝ TỜ KHAI & GIAO HÀNG CHO K.HÀNG N.VIÊN GIAO NHẬN Bước 1 Bước 3 Bước 2 Bước 4 Bước 5 Bước 6 Bước 7 Bước 8 Bước 9 Sơ đồ 1.6: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu Phạm vi hoạt động Trừ trường hợp người gửi hàng hay người nhận hàng tự mình thực hiện giao nhận hàng hóa, làm các thủ tục và các loại giấy tờ có liên quan thì thông thường người giao nhận sẽ thay mặt cho người gửi hàng hoặc người nhận hàng đảm nhận tất cả, thậm chí cả việc vận chuyển hàng hóa. Người giao nhận có thể cung ứng dịch vụ thông qua các đại lý nước ngoài của mình, các chi nhánh hoặc cũng có thể sử dụng các dịch vụ này thông qua các nhà thầu phụ. œ Thay mặt người xuất khẩu Theo yêu cầu của người gửi hàng (người xuất khẩu), người giao nhận sẽ: Chọn tuyến đường, phương thức vận chuyển hay người chuyên chở thích hợp. Lưu cước với người chuyên chở đã chọn. Nhận hàng và cung cấp những chứng từ có liên quan như giấy chứng nhận đã nhận hàng chuyên chở,… Kiểm tra tất cả những điều khoản trong thư tín dụng cũng như những quy định của Chính phủ áp dụng cho việc giao hàng ở nước xuất khẩu, nước nhập khẩu, nước quá cảnh. Đóng gói hàng hóa phù hợp, thuận lợi cho việc chuyên chở đến nước nhập khẩu (trừ khi việc này đã được người gửi hàng thực hiện trước khi giao hàng cho người giao nhận). Thu xếp việc lưu kho hàng hóa khi cần. Cân đo hàng hóa Mua bảo hiểm cho hàng hóa nếu người gửi hàng yêu cầu. Vận chuyển hàng hóa đến ga, cảng và làm thủ tục khai báo Hải quan và các thủ tục khác có liên quan để giao hàng cho người chuyên chở. Thu xếp việc chuyển tải hàng hóa khi cần. Nhận vận đơn của người chuyên chở và giao hàng cho người gửi hàng. Giám sát việc vận chuyển hàng hóa đến người nhận hàng thông qua mối quan hệ với người chuyên chở và đại lý của người giao nhận ở nước ngoài. Ghi nhận những tổn thất và giúp đỡ người gửi hàng tiến hành khiếu nại với người chuyên chở khi có tổn thất xảy ra. œ Thay mặt người nhập khẩu Theo yêu cầu của người nhận hàng (người nhập khẩu), người giao nhận sẽ: Nhận hàng và kiểm tra các chứng từ có liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa. Nhận hàng của người chuyên chở và trả các cươc phí cần thiết nếu có. Tiến hành khai báo hải quan và các thủ tục có liên quan. Thu xếp việc lưu kho, quá cảnh hàng hóa khi cần. Giao hàng cho người nhận hàng. Giúp người nhận hàng giải quyết các khiếu nại nếu có. 1.8 Lợi ích của dịch vụ giao nhận đối với những doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu Việc sử dụng các dịch vụ giao nhận thường mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích thiết thực như sau: Giảm thiểu được các rủi ro đối với hàng hoá trong quá trình vận chuyển. Người giao nhận thường có nhiều kinh nghiệm và kiến thức trong thuê phương tiện, nhất là tàu biển do họ thường xuyên tiếp xúc với các hãng tàu nên họ biết rõ hãng tàu nào là có uy tín, cước phí hợp lý, lịch tàu cụ thể,… Tiết kiệm được thời gian và chi phí phát sinh cho chủ hàng. Sử dụng dịch vụ giao nhận một mặt tạo điều kiện giảm nhân sự cho doanh nghiệp, nhất là khi việc giao nhận là không thường xuyên. Mặt khác do chuyên môn trong lĩnh vực này nên người giao nhận thường tiến hành các công đoạn một cách nhanh chóng nhất, tránh hiện tượng chậm trễ trong thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu. Trong trường hợp hàng hóa phải chuyển tải dọc đường thì người giao nhận đảm trách việc này, giúp cho doanh nghiệp không phải có người đại diện tại nước chuyển tải cũng như đảm bảo sao cho hàng hóa bị tổn thất là ít nhất nếu có trong quá trình chuyển tải hàng hóa. Người giao nhận có thể thay mặt doanh nghiệp (nếu được ủy quyền) để làm các thủ tục khiếu nại với người vận chuyển hoặc cơ quan bảo hiểm khi xảy ra tổn thất hàng hóa. Người giao nhận cũng có thể giúp doanh nghiệp ghi chứng từ hợp lý cũng như áp mã thuế (nếu hàng hóa thuộc loại chịu thuế) sao cho số thuế mà doanh nghiệp phải nộp là hợp lý và ở mức tối thiểu. Có thể nói sự phát triển của dịch vụ giao nhận ngày càng lớn rộng là do sự tiện lợi của dịch vụ này mang lại. Qua đó cho ta thấy tầm quan trọng của giao nhận trong xuất nhập khẩu, nó vừa mang tính chuyên môn vừa giảm được chi phí xuất nhập khẩu, làm cho sản phẩm đến tay người tiêu dùng nhanh và giá cả thấp hơn. Như vậy giao nhận cũng góp phần vào việc kích thích người tiêu dùng và dẫn đến kết quả hoạt động của các công ty xuất nhập khẩu cũng phát triển. CHƯƠNG 2 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH QUỐC TẾ DELTA 2.1 Quá trình hình thành và phát triển œ Quá trình hình thành của công ty Công ty TNHH quốc tế Delta được thành lập vào tháng 6 năm 2000 theo Luật Doanh nghiệp năm 1999 tại Hà Nội. Tên công ty: CÔNG TY TNHH QUỐC TẾ DELTA Tên giao dịch: DELTA INTERNATIONAL CO.,LTD Trụ sở chính: 13N8A, đường Nguyễn Thị Thập, Phường Nhân Chính, quận Thanh Xuân, Hà Nội. Mã số thuế: 0101502542-008 Điện thoại: 8444 3556 3356 Fax: info@delta.vn Tài khoản ngân hàng: 106 2029 5605 010 – Techcombank Tân Bình. Công ty TNHH Quốc tế Delta là một trong những công ty hàng đầu hoạt động trong lĩnh vực kho bãi, giao nhận vận tải trong nước và quốc tế Lĩnh vực hoạt động: làm đại lý cho các doanh nghiệp logistics nước ngoài và cung cấp dịch vụ giao nhận nội địa và quốc tế: làm đại lý vận chuyển hàng hóa quốc tế, thủ tục hải quan, vận tải nội địa và quốc tế, kinh doanh thương mại, kinh doanh kho bãi. Thế mạnh của công ty là dịch vụ thủ tục hải quan: + Công ty đang chịu trách nhiệm về thủ tục hải quan và các thủ tục chuyên ngành khác cho các dự án lớn như: dự án viễn thông của Hanoi Telecom, Vinaphone, Mobiphone, Ericsson, Motorola, Hawei… + Là nhà ủy thác xuất nhập khẩu cho các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài như Mỹ, Tây Âu, Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc… œ Quá trình phát triển của công ty Được thành lập vào tháng 6 năm 2000 tại thành phố Hà Nội. Ban đầu công ty là nhà cung cấp dịch vụ Logistics chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực quản lý cước hàng không tại sân bay Nội Bài. Tháng 3/2001 thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng, nơi có cảng biển lớn nhất miền Bắc Việt Nam. Lúc này công ty gồm 16 nhân viên xử lý cước tàu biển trong xuất nhập khẩu hàng hóa nội địa và quốc tế. Được xếp vào top 10 đại lý hoạt động hiệu quả của hãng hàng không Việt Nam liên tục trong các năm 2004, 2005, 2006 và sẽ tiếp tục các năm sau nữa. Tháng 11/2002 thành lập chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh, cung cấp các dịch vụ logostics mở rộng trên toàn quốc. Tháng 12/2006, Delta trở thành thành viên chính thức của Hiệp hội giao nhận Kho vận Việt Nam (VIFFAS – Vietnam Freight Forwarders Associations). Tháng 2/2007 Delta được công nhận là thành viên chính thức của Hiệp hội Vận tải giao nhận quốc tế (FIATA – International Federation of Freight Forwarders Associations). Trách nhiệm pháp lý chuyên môn của công ty được bảo vệ bởi công ty Bảo hiểm Bảo Minh. Đến nay, công ty hiện có chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh và văn phòng đại diện tại Hải Phòng, Bình Dương và Bắc Ninh với tổng số hơn 60 nhân viên. Nhằm mục đích mở rộng phạm vi hoạt động, tổ chức hoạt động marketing và cung ứng dịch vụ trên toàn quốc, công ty đang có kế hoạch thành lập văn phòng tại Đà Nẵng. œ Chi nhánh của công ty Delta Hồ Chí Minh 21/5 Trường Sơn, phường 4, quận Tân Bình, Tp Hồ Chí Minh. Tel: 848 6268 0406 Fax: 848 6268 0408 Email: sgn@delta.vn Delta Hải Phòng 63 Lê Thánh Tôn, Hải Phòng. Tel: 84 31 375 3191 Fax: 84 31 375 3192 Email: hpg@delta.vn Delta Bình Dương 15/2 Bình Đăng, Bình Hóa, Thuận An, Bình Dương. Tel: 84 650 3769 774 Fax: 84 650 3769 784 Email: bd@delta.vn Delta Bắc Ninh 585 Hoàng Quốc Việt, Đập Cầu, Bắc Ninh. Tel: 84 241 3816 770 Fax: 84 241 3816 771 Email: bn@delta.vn Loại hình doanh nghiệp: công ty trách nhiệm hữu hạn. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty 2.1.1 Chức năng Dịch vụ khai thuê hải quan Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Thực hiện chức năng đại lý hãng tàu và hãng hàng không. Vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu bằng xe tải và container. Nhận ủy thác hàng hóa xuất nhập khẩu. Kinh doanh thương mại. 2.2.2 Nhiệm vụ Bảo tồn và phát triển nguồn vốn, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng cường duy trì đầu tư điều kiện vật chất nhằm tạo ra nền tảng phát triển vững chắc và lâu dài cho công ty. Đẩy mạnh chiến lược marketing để tìm kiếm khách hàng, tăng cường hợp tác với công ty trong nước và ngoài nước để khai thác dịch vụ. Duy trì và nâng cao chất lượng dịch vụ, tạo niềm tin và uy tín cho khách hàng. Nâng cao trình độ cho nhân viên bằng cách tiếp nhận, trao đổi với thị trường giao nhận trong nước và ngoài nước. Luôn quan tâm, chăm lo giải quyết những vấn đề liên quan đến môi trường làm việc của công ty. Thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ đối với Đảng và Nhà nước, tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý kinh tế, quản lý xuất nhập khẩu và giao dịch đối ngoại của Nhà nước. Thực hiện đầy đủ các cam kết trong hợp đồng giao nhận hàng hóa, hợp đồng vận chuyển hàng hóa, hợp đồng hợp tác… với các tổ chức, các thành phần kinh tế cả tư nhân. Tạo mối quan hệ tốt với hãng tàu, Hải quan, các cảng biển, sân bay… nhằm tranh thủ sự ưu đãi của họ nhằm tạo thêm nhiều thuận lợi cho công ty trong việc kinh doanh. 2.2.3 Quyền hạn Được chủ động giao dịch, ký kết hợp đồng vận chuyển hàng hóa và hợp đồng giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu với các doanh nghiệp trong và ngoài nước. Được tham gia hội chợ triển lãm, tìm hiểu nhu cầu thị trường, quảng bá hàng hóa, các hoạt động dịch vụ trong và ngoài nước. Được quyền tố tụng trước các cơ quan tố tụng trước các cơ quan pháp luật đối với tổ chức, các cá nhân vi phạm các hợp đồng kinh tế, vi phạm lợi ích của công ty. Được vay vốn tại các ngân hàng trong và ngoài nước, huy động các nguồn vốn khác ở trong và ngoài nước để đầu tư và phát triển sản xuất kinh doanh theo chế độ pháp luật hiện hành. Cơ cấu tổ chức nhân sự của công ty 2.3.1 Bộ máy quản lý: GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC KINH DOANH PHÒNG KẾ TOÁN PHÓ GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH XNK PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU PHÒNG KINH DOANH BỘ PHẬN KINH DOANH BỘ PHẬN CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG BỘ PHẬN CHỨNG TỪ BỘ PHẬN GIAO NHẬN PHÒNG MARKETING Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Nhằm đảm bảo sự kết hợp hài hòa nguyên tắc chuyên môn hóa theo chức năng quản lý, công ty thực hiện loại hình tổ chức quản lý theo cơ cấu trực tuyến chức năng. Trong tổ chức tồn tại hai hệ thống kinh doanh dịch vụ, các bộ phận chức năng không có quyền ra lệnh cho các bộ phận khác tuyến. Các thông tin chỉ huy và thông tin phản hồi được truyền theo tuyến rất thích hợp cho hệ thống quản trị được vận hành nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. 2.3.2 Chức năng các phòng ban œ Giám đốc - Là người giữ chức vụ cao nhất trong công ty, nhân danh công ty để điều hành và quyết định mọi công việc liên quan đến hoạt động kinh doanh và chịu trách nhiệm trước cơ quan pháp luật về những quyết định đó. - Vạch ra những đường lối kinh doanh, tìm kiếm xu hướng kinh doanh mới để đạt được mức lợi nhuận cao nhất. - Chỉ đạo, điều hành, phân công công tác cho nhân viên công ty vfa kết hợp hài hòa công việc giữa các phòng ban, đồng thời những khoản dư liên quan đến việc mua tài sản cố định. - Kiểm tra và quản lý tình hình tài chính của công ty, trực tiếp đàm phán với khách hàng và ký hợp đồng. œ Phó giám đốc Là những người trực tiếp chỉ đạo thực hiện những hoạt động của phòng kinh doanh và phòng điều hành xuất nhập khẩu, đồng thời kiêm trưởng phòng kinh doanh và phòng điều hành. Là những người vạch ra kế hoạch, tổ chức triển khai chiến lược kinh doanh, trực tiếp giao dịch ký hợp đồng với khách hàng. Đồng thời, còn là người cố vấn tham gia đóng góp ý kiến về tổ chức bộ máy của công ty, bố trí nhân sự phù hợp với năng lực chuyên môn của từng thành viên. Ngoài ra, phó giám đốc cũng trực tiếp làm những lô hàng đặc biệt, những lúc nhiều hàng… œ Phòng kinh doanh Bộ phận kinh doanh: là tổ chức đàm phán, ký kết các hợp đồng về dịch vụ giao nhận – vận tải với đối tác, lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và lập các chiến lược marketing, tìm kiếm khách hàng. Bộ phận chăm sóc khách hàng: tư vấn cho khách hàng về nghiệp vụ xuất nhập khẩu, trả lời mọi thắc mắc của khách hàng trước, trong và sau khi làm hàng. œ Phòng xuất nhập khẩu Trực tiếp thực hiện nghiệp vụ xuất nhập khẩu hàng hóa. Gồm hai bộ phận: Bộ phận chứng từ: soạn thảo hồ sơ làm thủ tục hải quan và các công văn, chứng từ cần thiết khác để cho bộ phận xuất nhập khẩu hoàn thành tốt công việc được giao trong thời gian ngắn nhất. Thường xuyên theo dõi, nắm bắt kịp thời những thông tin về xuất nhập khẩu và những thay đổi của Nhà nước về thuế, hải quan quản lý, lưu trữ hồ sơ, chứng từ, công văn…Đồng thời liên lạc với khách hàng để tìm hiểu những thông tin cần thiết về lô hàng giúp cho bộ phận xuất nhập khẩu hoàn thành tốt nhiệm vụ. Bộ phận giao nhận: tổ chức thực hiện các hợp đồng dich vụ giao nhận, tiếp nhận bộ chứng từ từ khách hàng để triển khai các hoạt động khai thuê Hải quan, đăng ký kiểm dịch, làm C/O, trực tiếp ra cảng làm hàng, nhận hàng, thuê phương tiện vận tải, giao hàng cho người nhập khẩu, trung chuyển hàng hóa từ cảng, kho bãi (cảng, sân bay) đến kho cảng riêng của các đơn vị xuất nhập khẩu trong và ngoài nước, và ngược lại từ kho của