Đề tài Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự tại Công ty Cổ phần Bảo Hiểm Quân Đội – Chi Nhánh Nam Sài Gòn (MIC – NSG)

LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi. Những kết quả và các số liệu trong khóa luận được thực hiện tại Công ty Cp Bảo Hiểm Quân đội – Chi nhánh Nam Sài Gòn, không sao chép bất kỳ nguồn nào khác. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này. TP. Hồ Chí Minh, ngày 28 tháng 12 năm 2010 Tác giả (ký tên) MỤC LỤC Tên đề tài: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trị nhân sự tại Công ty Cp Bảo Hiểm Quân đội – Chi nhánh Nam Sài Gòn (MIC – NSG) Lời mở đầu 6 1. Lý do chọn đề tài 7 2. Mục tiêu 7 3. Nhiệm vụ 7 4. Phương pháp nghiên cứu 7 5. Bố cục đề tài 8 CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Khái niệm và ý nghĩa quản trị nhân sự trong công ty 9 1.1.1 Khái niệm quản trị Doanh Nghiêp 9 1.1.2 Ý nghĩa 9 1.2. Nội dung quản trị nhân sự 11 1.2.1. Phân tích công việc 11 1.2.2.Công tác tuyển dụng nhân sự 14 1.2.3. Công tác đào tạo và phát triển 18 1.2.4. Chính sách lương và chế độ đãi ngộ 20 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CP BẢO HIỂM QUÂN ĐỘI - CN NAM SÀI GÒN 2.1. Giới thiệu chung về công ty 24 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển 24 2.1.2. Hệ thông sản phẩm của công ty 25 2.1.3. Cơ cấu tổ chức và chức năng các phòng ban 28 2.1.4. Tình hình kinh doanh của Doanh Nghiệp 34 2.2. Thực trạng quản trị nhân sự tại Công ty Cp Bảo Hiểm Quân đội – Chi nhánh Nam Sài Gòn (MIC – NSG) 2.2.1. Cơ cấu nguồn nhân lực 36 2.2.1.1. Quy định chung của công ty 36 2.2.1.2. Cơ cấu theo độ tuổi và thời hạn ký hợp đồng 36 2.2.1.3. Cơ cấu theo trình độ 38 2.2.1.4. Cơ cấu theo giới tính 39 2.2.2. Công tác tuyển dụng 41 2.2.2.1. Tình hình tuyển dụng nhân sự 41 2.2.2.2. Tình hình thuyên chuyển cán bộ - nhân viên 44 2.2.2.3. Công tác đề bạc cán bộ - nhân viên 44 2.2.3. Công tác tuyển dụng 45 2.2.3.1. Công tác đào tạo tại công ty qua các năm 45 2.2.3.2. Công tác phát triển nguồn nhân lực tại công ty qua các năm vừa qua 45 2.2.4. Chính sách lương và chế độ đãi ngộ 49 2.2.4.1. Lương bộ phận quản lí 49 2.2.4.2. Lương bộ phận văn phòng 50 2.2.4.3. Lương bộ phận kinh doanh 50 2.2.4.4. Chính sách đãi ngộ 52 CHƯƠNG III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CP BẢO HIỂM QUÂN ĐỘI - CN NAM SÀI GÒN 3.1. Quy chế và mục tiêu phấn đấu của công ty trong những năm tiếp theo 55 3.1.1. Quy chế và mục tiêu phấn đấu của công ty trong những năm tiếp theo..55 3.1.2. Định hướng công tác quản trị nhân sự tai công ty………………………..55 3.2. Thuận lợi và khó khăn của công ty …... ……………......…………………….57 3.2.1. Thuận lợi…………………………………… ………………...………….....57 3.2.2. Khó khăn ……………………………………………………...…….…...….57 3.3. Mộ số giải pháp 57 3.3.1. Hoàn thiện công tác hoạch định nguồn nhân lực 57 3.3.2. Tổ chức lại bộ máy nhân sự của công ty 59 3.3.3. Hoaøn thieän coâng taùc tuyeån duïng 60 3.3.4. Hoaøn thieän coâng taùc ñaøo taïo vaø phaùt trieån nguoàn nhaân löïc 61 3.3.5. Hoaøn thieän coâng taùc ñaùnh giaù caùn boä 61 Kết luận. 65 Tài liệu tham khảo 66 DANH SÁCH CÁC BẢNG SỬ DỤNG Bảng 1.1. Những chức năng cơ bản trong quá trình thực hiện công việc của một nhân viên 14 Bảng 1.2: Yêu cầu phát triển năng lực quản trị ở các cấp khác nhau 42 Bảng 1.3. Sự tác động của quản trị nhân sự vào chương trình nâng cao chất lượng cuộc sống làm việc 22 Bảng số liệu 2.1: Tình hình kinh doanh của MIC NSG các năm vừa qua .........30 Bảng số liệu 2.2: Độ tuổi cán bộ của MIC Nam Sài Gòn Bảng số liệu 2.3: Giới tính của cán bộ công ty 41 Bảng số liệu 2.4: Mức lương bình quân của bộ phận quản 51 Bảng số liệu 2.5: Mức lương bình quân của bộ phận kinh doanh 53 Bảng 3.1. Phiếu thăm dò 62 DANH SÁCH CÁC BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động của MIC Nam Sài Gòn 30 Biểu đồ 2.2: Doanh thu của công ty trong 03 năm qua 36 Biểu đồ 2.3: Biểu đồ về độ tuổi nhân sự của công ty 36 Biểu đồ 2.4: Biểu đồ thể hiện trình độ học vấn của MIC Nam Sài Gòn 41 Bieåu ñoà 2.5. Tình hình tuyeån duïng 45 Sơ đồ 3.1: Tái cơ cấu bộ máy nhân sự của công ty 60 LỜI MỞ ĐẦU Trong xã hội hiện nay, sự biến động mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường cùng với mức độ cạnh tranh ngày càng gay gắt của môi trường kinh doanh đã làm cho các quản trị gia phải thay đổi những quan điểm quản trị của mình, đặc biệt là quan điểm về quản trị con người. Các nhà quản trị cần phải có các quan điểm mới, các phương thức quản lý cùng với những kỹ năng mới thay thế cho các nguyên tắc, thủ tục quản lý cũ không còn phù hợp nữa. Sự tiến bộ này được coi là một trong những nguyên nhân quan trọng thúc đẩy các doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả hơn. Quản trị nguồn tài nguyên nhân sự là thực hiện chức năng tổ chức của quản trị căn bản, và có vai trò to lớn trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Các nhân tố làm thoả mãn những cảm giác về thành tích, sự trưởng thành nghề nghiệp và thừa nhận rằng ai cũng có thể có kinh nghiệm trong công việc tuỳ theo mức độ khó khăn và phạm vi đều được coi như các động cơ thúc đẩy, các động cơ nhu cầu của một cá nhân được hướng tới những mục đích là những khát vọng trong môi trường đó. Sự tồn tại của các mục đích trong môi trường đó có thể ảnh hưởng tới sức mạnh nhất định của động cơ. Một số lý thuyết căn bản của quản trị nhân sự, giúp cho các nhà quản trị nghiên cứu có hệ thống và ứng dụng tốt trong quản trị và điều hành nhân viên. Trong thời gian thực tập tại Công Ty CP Bảo Hiểm Quân Đội. Em đã có điều kiện nghiên cứu tình hình thực tế về thực trạng Quản trị nhân sự tại công ty và xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến về: “ Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự tại Công ty Cp Bảo Hiểm Quân Đội – Chi Nhánh Nam Sài Gòn (MIC – NSG) “ Lý do chọn đề tài: Trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, muốn tồn tại vững chắc, phát triển và củng cố uy tín của mình, mỗi doanh nghiệp phải vận động tích cực, phát huy tìm tòi mọi biện pháp giảm thiểu chi phí và không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh. Bởi để tồn tại và phát triển trong điều kiện cạnh tranh như hiện nay các doanh nghiệp phải nắm bắt được thông tin về thị trường về thị hiếu của khách hàng trên cơ sở các thông tin về cung, cầu và giá cả trên thị trường giúp cho doanh nghiệp tìm ra cơ cấu sản phẩm tối ưu, xác định được giá bán hợp lý đảm bảo vừa tận dụng được nguồn lực hiện có, vừa mang lại lợi nhuận cao. Để thực hiện tất cả các điều nói trên yếu tố con người đóng vai trò quan trọng hơn cả, vấn đề nâng cao hiệu quả sử dụng lao động luôn được các doanh nghiệp quan tâm thích đáng Mục tiêu: Đề tài tập trung nghiên cứu kỹ hơn đặc điểm tình hình lao động trong công ty, hiệu quả sử dụng lao động tại Công ty Cp Bảo Hiểm Quân đội – Chi nhánh Nam Sài Gòn (MIC – NSG), từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng lao động tại MIC – NSG. Nhiệm vụ: Nghiên cứu vấn đề lý luận về lao động và hiệu quả sử dụng lao động trong sản xuất kinh doanh trong ngành bảo hiểm phi nhân thọ Phân tích vấn đề về lao động và hiệu quả sử dụng lao động tại MIC – NSG và đưa ra những biện pháp để nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng lao động tại MIC – NSG Phương pháp nghiên cứu: + Phương pháp phân tích: Nghiên cứu sách báo, tạp chí chuyên ngành, các báo cáo về thực trạng sử dụng lao động trong tình hình phát triển hoạt động kinh doanh từ đó rút ra các hướng đề xuất trong công tác quản trị nhân sự. + Phương pháp phỏng vấn trực tiếp với công cụ là bản câu hỏi: Đây là phương pháp hữu hiệu giúp hiểu sâu hơn các vấn đề. Thông qua việc phỏng vấn, em biết thêm những vấn đề thực tế trong công ty cũng như sự hài lòng trong việc đặt vấn đề khi cần trao đổi. Ngoài các phương pháp trên đề tài còn áp dụng phương pháp đối chiếu so sánh hệ thống các thông tin điều tra thực tế kết hợp các phương pháp nghiên cứu sẽ làm tăng thêm tính chính xác và thuyết phục cho đề tài. Bố cục của đề tài: Chương I. Cơ Sở L‎ý Luận Chương II. Thực Trạng Quản Trị Nhân Sự Tại Công Ty Cp Bảo Hiểm Quân đội – Chi nhánh Nam Sài Gòn Chương III. Giải Pháp Nâng Cao Hiệu Quả Quản Trị Nhân Sự Tại Công Ty Cp Bảo Hiểm Quân đội – Chi nhánh Nam Sài Gòn CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN Khái niệm và ‎ý nghĩa của quản trị nhân sự trong công ty: Khái niệm: Quản trị nhân sự là một lĩnh vực phức tạp và khó khăn. Nó bao gồm nhiều vấn đề như tâm sinh lý, xã hội, đạo đức… Nó là sự trộn lẫn giữa khoa học và nghệ thuật quản trị con người. Công việc quản trị không hề dễ dàng khiến cho vai trò của nhà quản trị trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Một nhà quản trị giỏi cần biết phân tích và nắm vững các yếu tố môi trường có ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến công tác quản trị nhân sự. Muốn lãnh đạo nhân viên thành công, muốn nhân viên an tâm nhiệt tình công tác, nhà quản trị phải có những bí quyết riêng. Nghệ thuật quản lý nhân sự dựa trên ba bí quyết đơn giản nhưng rất hiệu quả nhằm tăng năng suất làm việc của nhân viên, tăng lợi nhuận và sự thỏa mãn của khách hàng. Nhân viên làm việc năng suất hơn nếu như họ biết bạn muốn họ làm cái gì, họ được khen ngợi khi làm đúng và bị khiển trách rõ ràng nếu làm việc không tốt, nhưng nhân cách của họ cũng phải được tôn trọng. Những nhà quản trị nhân sự áp dụng những bí quyết này ít bị căng thẳng và dễ đạt được thành công. Ý Nghĩa: Bộ phận quản lý: Bộ phận quản trị nhân sự đóng vai trò chủ yếu trong việc quản lý chính sách, nhằm đảm bảo rằng chính sách do Nhà nước qui định được thực hiện đúng và đầy đủ trong doanh nghiệp. Bộ phận quản trị nhân sự còn đề ra và giải quyết các chính sách trong phạm vi của doanh nghiệp nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức. Chính sách nhân sự được thực hiện thông qua việc cố vấn cho người đứng đầu tổ chức trong việc đề ra và giải quyết những vấn đề liên quan đến con người trong doanh nghiệp. Tư vấn cho các bộ phận nhân sự trong doanh nghiệp: Một bộ phận nào đó trong doanh nghiệp có thể có vấn đề công nhân bỏ việc, bộ phận có tỷ lệ công nhân vắng mặt cao, bộ phận khác có vấn đề thắc mắc về chế độ phụ cấp... Trong tất cả các vấn đề trên, người phụ trách về nhân sự và nhân viên bộ phận nhân sự nắm vững chính sách nhân sự của Nhà nước và doanh nghiệp đảm nhận việc giải quyết các vấn đề khó khăn cụ thể và tư vấn cho người đứng đầu doanh nghiệp giải quyết những vấn đề phức tạp. Như vậy bộ phận quản trị nhân sự đóng vai trò tư vấn cho các nhà quản trị. Cung cấp các dịch vụ: Vai trò cung cấp các dịch vụ tuyển dụng, đào tạo và phúc lợi cho các bộ phận khác của quản trị nhân sự. Chẳng hạn như quản trị nhân sự giúp đỡ các bộ phận khác trong việc tuyển mộ trắc nghiệm và tuyển chọn nhân viên. Do tính chất chuyên môn hoá, nên quản trị nhân sự thực hiện hay tư vấn phần lớn công việc nhân sự sẽ có hiệu quả hơn các bộ phận khác đảm nhiệm. Thường không mấy khi các bộ phận khác đứng ra trực tiếp làm các chức năng của quản trị nhân sự, các bộ phận khác cũng nhờ bộ phân quản trị nhân sự cung cấp các dịch vụ liên quan đến việc quản trị nhân viên. Quyết định việc tuyển chọn nhân viên trong điều kiện cơ chế thị trường là do các bộ phận chuyên môn quyết định, nhưng để có đầy đủ các thông tin cho việc quyết định là do bộ phận dịch vụ quản trị nhân sự cung cấp. Ngoài ra, các chương trình đào tạo đều đợc bộ phận nhân viên sắp đặt kế hoạch và tổ chức và thường được các bộ phận khác tham khảo ý kiến. Bộ phận quản trị nhân sự cũng quản lý các chương trình lương hưu, lương bổng, an toàn lao động. Lưu trữ và bảo quản các hồ sơ nhân viên có hiệu quả, giúp cho các bộ phận khác đánh giá chính xác việc hoàn thành công việc của nhân viên. Kiểm tra nhân viên : Bộ phận quản trị nhân sự đảm nhận chức năng kiểm tra quan trọng bằng cách giám sát, các bộ phận khác đảm bảo việc thực hiện các chính sách, các chương trình thuộc về nhân sự đã đề ra hay không. Kiểm tra các thủ tục, kiểm tra các bộ phận khác đánh giá thành tích nhân viên có đúng không, hay có bỏ sót một phần thành tích nào đó hay không. Kiểm tra thông qua việc đo lường, đánh giá, phân tích các đơn khiếu nại, các tai nạn lao động, các kỳ hạn chấm dứt hợp đồng, lý do vắng mặt của nhân viên, các biện pháp kỷ luật, thúc đẩy các bộ phận khác quản trị tài nguyên nhân sự có hiệu quả hơn. Các cuộc kiểm tra các bộ phận quản trị nhân sự phải được thực hiện bằng văn bản thông báo cho các bộ phận được kiểm tra biết và báo cáo lên nhà quản trị cấp trên của doanh nghiệp. Nôi dung quản trị nhân sự: Phân tích công việc: Khái niệm và mục đích của việc phân tích công việc : Phân tích công việc là những công việc, thủ tục xác định quyền hạn, trách nhiệm, kỹ năng theo yêu cầu của công việc và làm cơ sở xác định cho việc quản trị nhân sự nhằm thực hiện công việc một cách tốt nhất. Phân tích công việc cung cấp các thông tin về yêu cầu, đặc điểm của công việc, làm cơ sở cho việc xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc. Bảng mô tả công việc là văn bản liệt kê các quyền hạn trách nhiệm khi thực hiện công việc, các mối quan hệ trong báo cáo thực hiện công việc, các điều kiện làm việc, trách nhiệm thanh tra, giám sát các tiêu chuẩn cần đạt đuợc trong quá trình thực hiện công việc. Bảng tiêu chuẩn công việc là văn bản tóm tắt những yêu cầu về phẩm chất cá nhân, những nét tiêu biểu và đặc điểm về trình độ học vấn, năng lực, nguyện vọng, sở thích... của người thực hiện công việc. Bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc được sử dụng làm thông tin cơ sở cho việc tuyển lựa, chọn lọc và đào tạo nhân viên, đánh giá việc thực hiện công việc và trả công lao động. Nội dung phân tích : Bước 1: Xác định mục đích sử dụng các thông tin phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu nhập thông tin phân tích hợp lý nhất. Bước 2: Thu nhập các thông tin cơ bản trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của công ty, phòng ban, phân xưởng, sơ đồ quy trình công nghệ và bảng mô tả công việc cũ (nếu có). Bước 3: Chọn lựa các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích công việc, nhất là khi cần phân tích các công việc tương tự như nhau. Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tuỳ theo yêu cầu mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập. Tuỳ theo dạng hoạt động và khả năng tài chính, có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp thu nhập thông tin sau đây: Quan sát, bấm giờ, chụp ảnh, phỏng vấn, bảng câu hỏi. Bước 5: Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông tin. Những thông tin thu thập để phân tích công việc trong bước 4 cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác, đầy đủ bằng chính các nhân viên, công nhân thực hiện công việc và các giám thị, giám sát tình hình thực hiện công việc đó. Bước 6: Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc. Phương pháp phân tích công việc: Phương pháp phân tích công việc trên cơ sở của việc đánh giá thực hiện các chức năng. Phương pháp này được dựa trên ba yếu tố chủ yếu là: dữ liệu, con người và vật dụng. Mỗi loại yếu tố dữ liệu, mỗi nhân viên phải thực hiện các chức năng. Những chức năng cơ bản của quá trình thực hiện công việc của một nhân viên: Bảng 1.1. Những chức năng cơ bản trong quá trình thực hiện công việc của một nhân viên. Dữ liệu Con người Vật dụng 1. Tổng hợp 2. Phối hợp 3. Phân tích 4. Sưu tập, biên soạn 5. Tính toán 6. Sao chép 7. So sánh 1. Cố vấn 2. Đàm phán 3. Chỉ dẫn 4. Thanh tra, giám sát 5. Tiêu khiển, giải trí 6. Thuyết phục 7. Nói ra hiệu 8. Phục vụ 9. Giúp đỡ theo chỉ dẫn 1. Xếp đặt, bố trí 2. Làm việc chính xác 3. Thao tác kiểm tra 4. Điều khiển 5.Thực hiện thao tác bằng tay 6. Chăm nom, giữ gìn 7. Nuối nấng 8. Giao nhận Các số thứ tự chỉ mức độ khó khăn phức tạp và tầm quan trọng của các chức năng khi thực hiện công việc. Phương pháp bảng câu hỏi phân tích chức vụ: Phương pháp này nhằm mục đích thu thập các thông tin định lượng, đánh giá mức độ của các trách nhiệm, nhiệm vụ của các công việc khác nhau. Người phân tích công việc phải xác định mỗi vấn đề có vai trò gì đối với công việc và nếu có thì ở phạm vi, mức độ áp dụng thế nào theo cách phân loại. Rất ít áp dụng Thỉnh thoảng Bình thường Đáng kể Thường xuyên Tất cả công việc đều được đánh giá điểm trên cơ sở xác định xem công việc được đánh giá như thế nào theo 5 nhóm. Ra quyết định, giao dịch và trách nhiệm xã hội Thực hiện các công việc mang tính chất hành nghề, đòi hỏi kỹ năng cao. Công việc đòi hỏi sự cố gắng về thể lực. Công việc đòi hỏi phải điều khiển máy móc thiết bị Xử lý thông tin Sử dụng kết quả bảng đánh giá câu hỏi phân tích chức vụ, để so sánh công việc này với công việc khác và làm cơ sở để trả lương cho nhân viên. Tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp: Nội dung trình tự của công tác tuyển dụng nhân viên: Các công tác tuyển dụng thường trải qua 6 bước: Chuẩn bị tổ chức tuyển dụng: Bước chuẩn bị tổ chức tuyển dụng cần xác định được: Các loại văn bản, qui định về tuyển dụng cần tuân theo. Số lượng nhân viên cần tuyển. Tiêu chuẩn nhân viên cần tuyển. Số lượng, thành phần hội đồng tuyển dụng. Quyền hạn, trách nhiệm của hội đồng tuyển dụng. Thông báo tuyển dụng: - Có thể áp dụng các hình thức thông báo tuyển dụng sau đây: Thông qua văn phòng dịch vụ lao động Quảng cáo trên báo chí, đài phát thanh, vô tuyến truyền hình. Niêm yết trước cổng doanh nghiệp. Yêu cầu thông báo nên ngắn gọn, rõ ràng, chi tiết và đầy đủ những thông tin cơ bản cho các ứng viên về tuổi tác, sức khoẻ, trình độ. Càng có nhiều ứng viên cho một chỗ làm việc càng có điều kiện để tuyển chọn nhân viên phù hợp. Thu nhận hồ sơ: Tất cả mọi hồ sơ xin việc đều phải ghi vào sổ xin việc, có phân loại chi tiết cho tiện sử dụng sau này. Nên lập hồ sơ cho từng ứng viên. Mỗi hồ sơ gồm có: Đơn xin việc: là bước đầu tiên trong quá trình đánh giá các ứng viên. Biểu mẫu xin việc làm cung cấp các thông tin về trình độ học vấn, các thành tích đã đạt được trước đây, những điểm mạnh và những điểm yếu của từng ứng viên. Trong thực tế các công ty thường sử dụng nhiều biểu mẫu xin việc làm khác nhau đối với từng đối tượng như: các chức vụ quản trị, chuyên gia kỹ thuật, lao động chuyên môn... Đối với các biểu mẫu xin việc làm, yêu cầu trả lời các câu hỏi chi tiết về trình độ học vấn, giáo dục... Đối với các công nhân làm việc theo giờ, biểu mẫu xin việc làm lại tập trung vào các vấn đề: trang bị dụng cụ mà ứng viên có thể sử dụng, và mức độ thành thạo, kinh nghiệm làm việc thực tế. Tham khảo biểu mẫu xin việc làm đối với các ứng viên vào các chức vụ quản trị, cán bộ kỹ thuật, chuyên môn. Các văn bằng chứng chỉ tốt nghiệp. Sơ yếu lý lịch cá nhân: Tóm tắt lý lịch, hoàn cảnh cá nhân và gia đình. Ngoài ra sau khi kiểm tra phỏng vấn và khám bệnh sẽ bổ sung thêm vào hồ sơ bảng kết quả phỏng vấn, tìm hiểu về tính tình, sở thích, năng khiếu, tri thức.... và kết quả khám bệnh của ứng viên. Nghiên cứu hồ sơ: Nghiên cứu hồ sơ nhằm ghi lại các thông tin chủ yếu về ứng viên báo gồm: Học vấn, kinh nghiệm, quá trình công tác. Khả năng tri thức, mức độ tinh thần. Sức khoẻ. Trình độ tay nghề. Tính tình, đạo đức, tình cảm, nguyện vọng. Trong giai đoạn này có thể loại bớt một số ứng viên không thích hợp với công việc, không cần phải làm tiếp các thủ tục khác trong tuyển dụng. Kiểm tra, sát hạch, trắc nghiệm và phỏng vấn ứng viên: Đây là bước khó khăn nhất đối với ứng viên nhằm chọn ra các ứng viên phù hợp nhất. áp dụng hình thức kiểm tra, sát hạch để đánh giá ứng viên về các kiến thức cơ bản, khả năng thực hành hay trình độ lành nghề... dưới dạng bài thi, bài tập thực hành, làm thử một mẫu công việc như đánh máy, sử dụng máy vi tính, thư ký... Áp dụng hình thức trắc nghiệm để đánh giá ứng viên về một số khả năng đặc biệt như: trí nhớ, mức độ khéo léo của bàn tay. Phỏng vấn để đánh giá ứng viên về phương diện cá nhân như các đặc điểm về tính cách, khí chất, diện mạo. Kiểm tra sức khoẻ: Sức khỏe là yếu tố rất quan trọng đối với tất cả các loại lao động, cho nên trước khi tuyển dụng cần thiết phải kiểm tra sức khoẻ. Kiểm tra sức khoẻ là nhằm xác định được sức khoẻ của người dự tuyển, mà còn có thể phát hiện ra bệnh tật bẩm sinh của họ làm tiề