Đề tài Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mượn trả dựa trên thẻ từ

Mục lục Mở đầu....................................................................................................................... ...Trang 2 Phần 1. Mô tả hệ thống........................................................... ..... .. Trang 3 I.Cơ cấu tổ chức của hệ hống................................................................................ ....Trang 3 II.Quy trình hoạt động...........................................................................................Trang 4 1.Hoạt động quản lý sách. ..................................................................................Trang 4 2.Hoạt động quản lý độc giả...... .........................................................................Trang 5 3.Hoạt động quản lý mượn trả.............................................................................Trang 6 4.Quá trình báo cáo thống kê:............................................... .............................Trang 8 III.Các chức năng và yêu cầu chức .............................................. ...........Trang 9 1.Chức năng quản lý sách................................................... ....................Trang 9 2.Chức năng quản lý bạn đọc....................................................................Trang 9 3.Chức năng quản lý việc mượn trả sách..................................................Trang 10 4.Chức năng báo cáo tổng hợp.................................................................Trang 10 5.Chức năng quản lý danh mục. .............................................................Trang 10 Phần 2 . Phân tích hệ thống....................................................................Trang 11 I.Sơ đồ chức năng BFD............................................................................Trang 11 II.Sơ đồ dòng dữ liệu DFD......................................................................Trang 12 1.Sơ đồ dòng dữ liệu mức đỉnh ................................................................Trang 12 2.Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1. ...........................................................Trang 13 3.Sơ đồ dòng dữ liệu mức 2 ..........................................................Trang 17 III.Phân tích dữ liệu và mô hình thực thể quan hệ ERD..........................Trang 18 1.Phân tích dữ liệu..................................................................................Trang 18 2.Mô hình thực thể quan hệ......................................................................Trang 19 Phần 3. Thiết kế hệ thống...........................................................................Trang 20 I.Thiết kế cơ sở dữ liệu.............................................................................Trang 20 II.Mô tả một số môđun quan trọn.g. .......................................................Trang 23 1.Cập nhập sách mới.........................................................................Trang 23 1.Cập nhập độc giả............................................................................Trang 24 2.Mượn sách. ...................................................................................Trang 25 3.In phiếu đòi sách quá hạn và thông báo mất s.....................................Trang 26 III.Thiết kế giao diện chinh. ....................................................................Trang 28 Mở đầu Hiện nay trong thời buổi kinh tế thị trường, thì công tác quản lý đóng một vai trò hết sức quan trọng trong mọi lĩnh vực của xã hội loài người. Nhưng để quản lý tốt và hiệu quả một cơ quan đoàn thể hay một tổ chức nào đó thì hoàn toàn không đơn giản một chút nào. Vì thế làm thế nào để giảm bớt gánh nặng quản lý cho các tổ chức, các đoàn thể đã được xã hội đặt ra một cách bước thiết. Để trả lời cho câu hỏi đó, con người đã áp dụng các thành tựu của khoa học kĩ thuật nói chung và thành tựu của công nghệ thông tin nói riêng vào trong quản lý và nó đặc biệt có hiệu quả. Chính vì những lợi ích to lớn đó mà các thư viện nước ta cũng đã dần dần đưa công nghệ thông tin vào công tác quản lý thư viện. Với những phần mềm quản lý nhỏ gọn đã thay cho các tủ hồ sơ chật cứng. Và nó đã giúp cho các nhân viên trong thư viện không phải đau đầu về việc tìm kiếm thông tin một độc giả hay một quyển sách nào đó trong mớ hồ sơ hỗn độn, và độc giả cũng hết sức mất thời gian vào việc tìm một quấn sách trong một danh sách đề mục chứa vài nghìn đầu sách, các thư thư cũng đau đầu khi tra cứu xem quấn sách mà độc giả tìm được nằm ở vị trí nào trong kho, nếu không may khi thủ thư nhớ ra được vị trí quấn sách đó mà quấn sách đó đã được mượn hết thì lúc đó bạn đọc lại phải tìm quấn sách khác... Xuất phát từ những lợi ích to lớn của việc đưa công nghệ tin học vào việc quản lý thư viện, em xin phân tích và thiết kế hệ thống quản lý thư viện, cụ thể là quản lý thông tin bạn đọc, sách và thông tin mượn trả dựa trên thẻ từ. Bài viết của em dựa trên việc tìm hiểu về một số công tác quản lý thực của Thư viện Quốc gia Việt Nam có liên quan đến phạm vi giả quyết của bài tập này. Do đây là lần đầu tiên em phân tích và thiết kế một vấn đề lớn và do thời gian tìm hiểu về hệ thống thư viện còn hạn chế nên khó tránh khỏi những sai sót. Vì thế em mong được sự chỉ bảo, hướng dẫn của thầy và của các bạn để bài tập được hoàn thiện hơn và em có thêm kinh nhiệm trong những lần thiết kế sau. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo bộ môn “ Phân tích và thiết kế hệ thống”, các bạn trong lớp 01B4 và các nhân viên trong Thư viện Quốc gia Việt Nam đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành bài viết này ./. Phần 1. Mô tả hệ thống Trước hết ta cần nói về mặt vật chất phục vụ hoạt động của thư viện gồm có một số phòng sau: Kho sách được chia làm hai lọai kho đó là: Kho “đóng” chứa những đầu sách được nhập vào thư viện trước năm 2000. phòng này chỉ có nhân viên bộ phận quản lý kho mới được vào. Kho “mở” chứa những đầu sách được nhập vào thư viện sau năm 2000. phòng này cả bạn đọc và nhân viên thư viện được vào. Với mỗi loại kho trên lại chia làm hai loại kho nữa đó là: sách viết bằng tiếng việt, và sách nước ngoài. Phòng đọc đọc sách đối với kho mở. Phòng mượn sách tiếng việt với kho mở. Phòng đọc sách nước ngoài với kho mở. Phòng nượn sách nước ngoài với kho mở Phòng dọc sách đối với kho đóng. Phòng mượn sách đối với kho mở. Với mỗi phòng khoảng 4 đến 5 máy tính để tra cứu thông tin trực tuyến, 2 máy tính có gắn thiết bị quét thẻ từ, mã vạch của sách để phục vụ mượn trả và một 1 máy phô tô, một máy in . Cơ cấu tổ chức của hệ thống Nhìn chung một hệ thống thư viện được tổ chức gồm các bộ phận ban nghành sau: Ban quản lý thư viện: đâu là nơi quyết định đưa ra quyết định cuối cùng của các công việc quan trọng. Bộ phận thủ thư: có chức năng cập nhập sách. Bộ phận bạn đọc: có chức năng quản lý thành viên và đăng kí thành viên mới. Bộ phận quản lý kho: có chức năng quản lý và bảo quản sách . Bộ phận quản lý mượn trả có chức năng xử lý tiến trình mượn trả. Bộ phận báo cáo thống kê có chức năng thống kê thông tin sách, thống kê thông tin độc giả, thống kê tình hình mượn trả và báo cáo lên ban quản lý thư viện, các bộ phận khác biết. Sơ đồ tổ chức của thư viện Ban giám đốc Bộ phận thủ thư Bộ phận mượn trả Bộ phận bạn đọc B p quản lý kho Báo cáo thống kê Quy trình hoạt động Hoạt động quản lý sách. Bổ sung sách: theo nhu cầu của độc giả. Xử lý biên mục sách. Miêu tả thông tin sách mới nhập . Gián vào bìa sau sách một mã vạch sau đó quét mã vạch đó vào máy Bảo quản sách. Cập nhập vào kho sách. Thẻ quản lý sách có dạng như mẫu biểu 1: Mẫu biểu 1: Thư viện X Thẻ quản lý sách Mã số sách:.................. Tên sách:........................................................ Tập :.............. Số trang sách:........................................... Mã ngôn ngữ:........................ Tên ngôn ngữ:........................................... Mã phân loại: ......................... Tên phân loại:........................................... Mã nhóm sách: ....................... Tên nhóm sách:........................................ Mã tác giả: .............................. Tên tác giả :.............................................. Số lượng sách: ........................... Mã nhà xuất bản:........................ Tên nhà xuất bản:.................................................... Năm xất bản: ............................ Ngày nhập sách:........................ Mã vị trí:...............ở khu:...................Kệ:...................Ngăn:................... Việc định các loại mã: Mã ngôn ngữ gồm 3 kí tự và được mã hoá bởi các chữ cái:. Ví dụ: Ngôn ngữ tiếng Việt: VIE, Ngôn ngữ tiếng anh: ENG,... Mã phân loại gồm 3 kí tự cũng được mã háo bởi chữ cái, kí tự đầu là chỉ ngôn ngữ sách, 2 kí tự tiếp theo là kí tự viết tắt của loại sách : Ví dụ: Loại sách tin học tiéng việt: VTH ( đây là sách tin học tiếng Việt ) Mã nhóm sách, mã nhà xuất bản gồm 3 kí tự trong đó 2 kí tự đầu viết tắt của tên sách và kí tự thư 3 là chỉ số nhóm sách: Mã vị trí được định bởi 8 kí tự: kí tự đầu là chỉ ngôn ngữ của sách, kí tự thư 2 chỉ khổ sách to hay nhỏ hay vừa, 2 kí tự tiếp theo chỉ năm nhập sách vào thư viện, 4 kí tự cuối cùng chỉ số cá biệt của sách được tăng tự động. Ví dụ: VV040023 đây là sách tiếng việt, khổ loại vừa, nhập kho năm 2004 và sơ cá biệt là 0023. Tìm kiếm thông tin sách. Tìm kiếm theo tên sách. Tìm kiếm theo tên tác giả. Tìm kiếm theo nội dung sách. Xử lý sách cũ Cập nhập thông tin về sách hỏng. Thanh lý sách cũ Lập danh sách sách bị mất. Hoạt động quản lý độc giả. Đăng kí bạn đọc mới Khi các độc giả có nhu cầu làm thẻ mượn sách thì sẽ được nhận phiếu đăng kí(như mẫu biểu2) Xác định tư cách của độc giả, thuộc nhóm đối tượng nào? ( ở đây có hai đối tượng là: sinh viên và cán bộ công viên chức có bằng đại học. ) Kiểm tra xem độc giả có đủ những yêu cầu cần thiết để trở thành độc giả của thư viện( như thẻ sinh viên, chứng minh thư, bằng tốt nghiệp, giấy giới thiệu của cơ quan ...). Khi có đủ điều kiện do thư viện đưa ra thì yêu cầu độc giả điền vào mẫu đăng kí và lưu thông tin độc giả vào máy tính. Mẫu biểu 2: Thư viện quốc gia VN Hồ sơ thẻ độc giả Số thẻ:....................... Phần khai chung Phần dành cho sinh viên Họ và tên:............................. Trường:................................................................ Dân tộc:................................ Lớp :.................................................................. Giới tính:.............................. Khoa :.................................................................. Ngày sinh:............................ Năm thứ:......................................................... ...... Nghề nghiệp:.................. ..... Phần dành cho cán bộ Chỗ ổ hiện tại:...................... Số chứng minh thư:............................................... Số điện thoại:........................ Trình độ: ............................................................... Địa chỉ Email:........................ Nơi làm việc:......................................................... Ngày làm thẻ:....................... Địa chỉ nơi làm việc:............................................. Người làm thẻ kí tên Sau khi sau khi độc giả điền đầy đủ thông tin vào mẫu, chụp ảnh và nộp tiền theo quy định thì bộ phận bạn đọc sẽ cấp cho độc giả một thẻ từ (như mẫu biểu 3). Tấm thẻ như là bằng chứng đại diện cho tư cách được mượn tài liệu của thư viện. Mẫu biểu 3: Thư viện quốc gia VN Thẻ bạn đọc Họ tên: ....................................... Trường/cơ quan:.......................... .................................................... Ngày....tháng.....năm.... Số thẻ:........... Phó giám đốc Có giá trị đến: ............(chữ kí) ................... .................(tên nk) ảnh 3 X 4 Mặt trước của tấm thẻ Mặt sau của tấm thẻ Thư viện lưu giữ các thông tin về độc giả như: họ tên, năm sinh, trường, lớp, hoặc cơ quan làm việc.... Gia hạn cho thành viên nếu thành viên có yêu cầu và đủ điều kiên ra hạn. Huỷ bỏ thẻ thành viên nếu thành viên đó vi phạm nội quy và không gia hạn thẻ khi thẻ hết hạn. Hoạt động quản lý mượn trả. Hoạt động mượn trả là mục tiêu chính của thư viện Tra cứu tìm kiếm Bạn đọc hay các nhân viên trong thư viện đều có thể tìm kiếm thông tin về loại sách mình cần. Nhân viên thư viện có thể tìm kiếm về hồ sơ mượn trả của độc giả theo mã độc giả hay theo tên kết quả sẽ được thông tin mượn trả của độc giả đó. Quá trình mượn sách Đối với độc giả là sinh viên thì chỉ có thể mượn sách tại đọc tại chỗ. Còn đối với độc giả có bằng đại học trở lên ( không phải là sinh viên ) thì có thể mang về nhà hay mượn đọc tại chỗ. Khi độc giả vào phòng mượn sách thì độc giả phải quét mã từ ở trên thẻ vào máy quét kiểm tra tư cách bạn đọc dưới sự giám sát của nhân viên mượn trả. Khi độc giả có nhu cầu mượn sách độc giả có thể viết phiếu mượn ( như mẫu biểu 4) nếu nhớ tên sách và vị trí sách hay số cá biệt hoặc có thể voà kho mở chọn quấn sách mình cần, sau khi có sách cần mượn trong tay độc giả phải quét mã thẻ vào máy và nhập mật khẩu máy sẽ kiểm tra thông tin mượn trả của độc giả xem độc giả có quyền mượn sách tiếp hay không. Khi độc giả còn quyền mượn sách lúc đó độc gải phải quét mã vạch của sách vào máy để máy nhập vào hồ sơ mượn sách của độc giả mượn. Các thông tin mượn sách được hiển thị lên màn hình. Tất cả công việc trên đề được giám sát bởi nhân viên mượn trả thông qua một máy tính khác hay quan sát trực tiếp. Mẫu biểu 4 Thư viện quốc gia VN Phiếu đăng ký mượn sách Số thẻ:......................... Họ và tên:...................................................... Địa chỉ:.......................................................... Hình thực mượn: … Tại chỗ … Về nhà Mã vị trí Tên sách Tác giả Mã nhóm Độc giả cũng có thể dành trước quyền được mượn tài liệu Khi độc giả biết được thư viện có tài liệu mà mình cần độc giả có thể gọi điện, viết thư điện tử yêu cầu thư viện giữ lại tài liệu đó cho mình đến sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định. Nếu mà sách đó không còn quấn nào trong kho thì độc giả có thể đăng kí trước quyền mượn kế tiếp khi tài liệu đó được trả và được thông báo ngày trả của quấn sách gần nhất hoặc khi tài liệu đó được trả thì thư viện có thể gọi điện hoặc viết thư cho độc giả biết. Nếu trong thời gian nhất định độc giả không đến thì thư viện cho độc giả khác mượn khi có yêu cầu. Quá trình trả sách Khi độc giả trả sách đến cửa trả sách và quét thẻ độc giả của mình vào máy sau đó quét mã sách vào mày và đưa sách cho nhân viên kiểm tra tình trạng sách và nhập vào máy lúc đó hệ thống sẽ kiểm tra xem có trả quá hạn không, tình trạng sách có thay đổi hay không, nếu trả trễ và tình trạng sách bị thay đổi sẽ phải nộp phạt theo từng mức. Gia hạn Độc giả có thể gia hạn được thời gian mượn sách bằng hình thức gửi thư hoặc gọi điện hay đến trực tiếp khi sách hết hạn mượn. Nhưng mỗi quyển sách mượn chỉ được gia hạn tối đa 2 lần. Bộ phận mượn trả có trách nhiệm tìm ra những độc giả có sách quá hạn mà chưa trả và gửi phiếu thông đòi sách trễ hạn (mẫu biểu 5) cho từng độc giả có sách trễ hạn mà chưa thấy gia hạn hoặc hết quyền gia hạn. Mẫu biểu 5 Thư viện quốc gia VN Giấy báo thu hồi sách quá hạn Gửi anh/chị:............................................. Địa chỉ:.................................................... Thư viện xin thông báo, anh/ chị đã mượn một số quấn sách sau của thư viện đã đến hạn trả mà chưa trả đề nghị anh/chị đến thư viện để trả lại sách và số tiền phạt...... đg cho thư viện. STT Mã số sách Tên sách Tác giả Ngày mượn Thời gian quá hạn Quá trình báo cáo thống kê: Sau một thời gian nhất định thì thư viện phải báo cáo thống kê một lần về các việc: thống kê sách được mượn( mẫu biểu 6), thống kê sách được bị mất(mẫu biểu 7), sách trễ hạn và thống kê độc giả mượn sách( mẫu biểu 8) . Mẫu biểu 6 Thư viện quốc gia VN Thống kê sách mượn Từ ngày:...............đến ngày:............... STT Tên sách Tác giả Số lần mượn Mẫu biểu 7 Thư viện quốc gia VN Thống kê sách bị mất Từ ngày..................đến ngày................... STT Mã số sách Tên sách Tác giả Số lượng quyển mất Mẫu biểu 8 Thư viện quốc gia VN Thống kê tình hình độc giả mượn sách Từ ngày..................đến ngày................... STT Mã độc giả Tên độc giả Địa chỉ Số lượng quấn sách đã mượn Các chức năng và yêu cầu chức năng của hệ thống Hệ thống thư viện gồm có các chức năng chính sau: Quản lý sách Quản lý độc giả Quản lý việc mượn trả sách Quản lý các thư mục sách Báo cáo thống kê. Chức năng quản lý sách Nhập sách mới: việc nhập mới một sách được tiến hành chặt chẽ theo từng bước sau: Mỗi khi sáh mới về thì bộ phận thủ thư tiếp nhận sách có nhiệm vụ xem đầu sách đó đã có hay chưa. Nếu có rồi thì gọi thẻ cũ để cập nhập thêm thông tin về sách ấy bằng cách tăng số lượng sách nhập lên. Nếu chưa có thì lập thẻ mới và gán cho nó một mã vạch mới. Khi lập thẻ mới cần lưu ý những chi tiết sau: + Ta phải xác định mã loại sách mới là gì: Trước hết xem sách đó thuộc loại sách nào trong danh mục loại sách. Nếu không thuộc loại sách nào thi yêu cầu bộ phận quản lý danh mục cập nhập thêm loại sách đó. Sau đó ta lấy mã của loại sách phù hợp gán cho mãloạisách + Xác định mã nhóm sách trong các mã nhóm hiện có trong loại sách đã chọn. Và được xác định như mã loại sách. + Việc xác định mã tác giả, mã NXB, Mã ngôn ngữ, Mã vị trí cũng tương tự như xác định mã nhóm ở trên. + Sau đó gán cho sách một “mã vạch” mới bằng cách quét mã vạch đó vào máy. + Tìm một vài từ liên quan đến nội dung quyển sách và nhập vào làm “từ khoá” + Cuối cùng cập nhập thêm các thông tin còn lại của quyển sách vào thẻ sách. Tìm kiếm thông tin sách: người dùng có thể tìm thông tin sách mình cần quan tâm Hiệu chỉnh: thủ thư có thể hiệu chỉnh thông tin sách hoặc huỷ bỏ một vài đầu sách đã đăng ký khi cần thiết. Chức năng quản lý bạn đọc Chức năng này do bộ phận bạn đọc phụ trách. Nhập độc giả mới hoặc huỷ bỏ độc giả: Bộ phận bạn đọc có trách nhiệm làm thẻ độc giả cho những bạn đọc có nhu cầu và đủ điều kiện làm thẻ. Tuỳ vào thông tin bạn đọc mà bộ phận bạn đọc sẽ phân bạn vào nhóm độc giả nào và mỗi nhóm độc giả có một số quyền lợi khác nhau. Ví dụ như : nếu độc giả là sinh viên thì được phân vào nhóm sinh viên và chỉ có quyền mượn sách đọc tại chỗ mà không được mang về nhà, nếu là cán bộ đã có bằng đại học trở lên thì được cho vào nhóm cán bộ có thể mượn sách mang về nhà. Bộ phận bạn đọc cũng có thể huỷ bỏ thẻ bạn đọc nếu thẻ hết thời gian sử dụng mà độc giả không gia hạn. Tìm kiếm thông tin bạn đọc. Gia hạn thẻ và hiệu chỉnh thông tin độc giả. Khi thẻ độc giả hết hạn sử dụng nếu muốn sử dụng tiếp thì có thể gia hạn thẻ và đóng lệ phí. Nếu các thông tin của bạn đọc có gì sai sót thì bộ phận bạn đọc cũng có thể hiệu chỉnh lại cho đúng. Chức năng quản lý việc mượn trả sách Chức năng này do bộ phận quản lý mượn trả thực hiện và có các nhiệm vụ sau: Phải cập thêm thẻ mượn sách trong hồ sơ mượn tră của độc giả khi độc giả mượn sách, phiếu mượn sách lưu dữ thông tin về các sách độc giả mượn, ngày mượn sách, hình thức mượn, ngày trả sách. Khi độc giả có sách hết hạn mượn quấn sách nào đó mà có nhu cầu gia hạn thêm thời gian mượn thì lúc đó bộ phận mượn trả phải tìm lại thẻ mượn đó của độc giả và cập nhập thêm số lần gia hạn. Khi độc giả trả sách thì phải tìm lại thẻ mượn ứng với mã sách đó của độc giả và tiến hành cập nhập thêm ngày trả Tra cứu trực tuyến: tra cứu danh mục sách bằng máy tính được đặt trong phòng mượn trả khi bạn đọc muốn tìm kiếm sách theo yêu cầu của bạn đọc( như tra cứu theo phân loại, nhóm sách, tác giả, từ khoá, năm xuất bản, tên sách hay hay số cá biệt) lúc đó màn hình sẽ hiển thị thông tin về các đầu sách mà bạn cần và có thể tra cứu tình trạng mượn sách của mình. Chức năng báo cáo tổng hợp Chức năng này có nhiệm vụ thống kê số lượng sách mượn đối với mỗi đầu sách, thống kê số lượng độc giả mượn sách, thống kê danh mục sách co sẵn trong kho, thống kê sách mượn trễ hạn và bị mất trong một thời gian