Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH thương mại xây dựng giao thông Hồng Minh-Chi nhánh Hải Dương

PHẦN I ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA Công ty TNHH TM XDGT Hồng Minh - Chi nhánh Hải Dương 1. 1 Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 1. 1. 1 Khái niệm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động, thể hiện dưới dạng vật hoá. Trong các doanh nghiệp, vật liệu được sử dụng phục vụ cho việc sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ hay sử dụng cho bán hàng, cho quản lý doanh nghiệp. Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định để xếp vào tài sản cố định.Theo quy định hiện hành, những tư liệu lao động có giá trị < 10. 000. 000 đồng, và thời gian sử dụng ≤ 1 năm thì xếp vào công cụ dụng cụ.Vì vậy, công cụ dụng cụ được quản lý và hạch toán như nguyên liệu, vật liệu. 1. 1. 2 Đặc điểm của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ * Đặc điểm của nguyên vật liệu - Đặc điểm của nguyên vật liệu là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất - kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. - Khi tham gia vào hoạt động sản xuất - kinh doanh, vật liệu bị biến dạng hoặc tiêu hao hoàn toàn. - Vật liệu được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau như mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn liên doanh, vốn góp của các thành viên tham gia công ty …; trong đó chủ yếu là do doanh nghiệp mua ngoài. * Đặc điểm của công cụ dụng cụ - Công cụ dụng cụ tham gia nhiều vào chu kỳ sản xuất kinh doanh, giá trị hao mòn dần trong quá trình sử dụng, giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến lúc hư hỏng. - Công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp được sử dụng để phục vụ cho các hoạt động sản xuất - kinh doanh trong doanh nghiệp. - Công cụ dụng cụ được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau như: mua ngoài, nhận vốn góp,…; trong đó chủ yếu là do doanh nghiệp mua ngoài. 1. 2 Vai trò của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong sản xuất kinh doanh Hạch toán là công cụ quản lý kinh tế, tài chính của các doanh nghiệp, trong đó kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Hạch toán vật liệu có tính chính xác, đầy đủ, kịp thời thì lãnh đạo mới nắm bắt được tình hình thu mua, dự trữ và xuất dùng nguyên vật liệu cả kế hoạch lẫn thực tế, từ đó đề ra biện pháp quản lý thích hợp. Đồng thời khi tiến hành hạch toán nguyên vật liệu thì doanh nghiệp sẽ biết được tình hình sử dụng vốn tăng nhanh, vòng quay vốn lưu động để thực hiện tốt chức năng là công cụ quản lý kinh tế và xuất phát từ vị trí yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.Cần phải thực hiện các nhiệm vụ sau: - Tổ chức ghi chép phản ánh kịp thời chính xác số lượng, chất lượng và giá cả nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tăng giảm hàng tồn kho theo yêu cầu quản lý nguyên vật liệu ( theo từng loại, từng kho, mục đích sử dụng, phục vụ hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm ) - Chấp hành đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu ( thủ tục xuất, nhập, kiểm tra chế độ bảo quản, hao mòn dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phát hiện và ngăn ngừa các trường hợp sử dụng lãng phí, hư hỏng, thất thoát nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ). - Cung cấp tài liệu cho phân tích kinh tế về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. 1. 3 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: * Phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Vật liệu, công cụ dụng cụ có nhiều loại trong doanh nghiệp có công dụng kinh tế, nguồn gốc rất khác nhau do đó để hạch toán vật liệu cần phải tiến hành phân loại vật liệu. 1. 3. 1 Phân loại vật liệu Căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất, vật liệu được chia làm các loại như sau: - Nguyên, vật liệu chính: là những thứ nguyên, vật liệu mà sau quá trình gia công, chế biến sẽ cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm; - Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức ( dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, hương liệu, xà phòng, giẻ lau, . . . . ); - Nhiên liệu: Là những thứ vật liệu được dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh như than, củi, xăng dầu, hơi đốt, khí đốt.. . . - Phụ tùng thay thế: là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải. . . ; - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị ( cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ. . . ) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. - Phế liệu: là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài ( phôi bào, vải vụn, gạch, sắt,. . . ). - Vật liệu phụ khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng. . . . 1. 3. 2 Phân loại dụng cụ chia làm 3 loại như sau: - Công cụ dụng cụ: Bao gồm tất cả công cụ, dụng cụ sử dụng cho mục đích sản xuất, chế tạo sản phẩm, thực hiện các dịch vụ, phục vụ bán hàng và quản lý doanh nghiệp. - Bao bì luân chuyển: là những bao bì được luân chuyển nhiều lần chứa đựng vật tư, sản phẩm, hàng hoá. Sau mỗi lần xuất dùng, giá trị của bao bì bị giảm dần và được chuyển vào chi phí liên quan ( chi phí thu mua vật tư; chi phí bán hàng,. . . ) - Đồ dùng cho thuê: bao gồm cả công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển được sử dụng để cho thuê.Cũng như bao bì luân chuyển và công cụ, dụng cụ khác, sau mỗi lần xuất dùng, giá trị của đồ dùng cho thuê giảm dần và được tính vào chi phí cho thuê. PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI XDGT HỒNG MINH-CHI NHÁNH HẢI DƯƠNG I. KHÁI QUÁT HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH Công Ty TNHH Thương mại xây dựng giao thông Hồng Minh - Chi nhánh Hải Dương 1. 1 - Quá trình hình thành và phát triển của Công ty. Công ty TNHH Thương mại xây dựng giao thông Hồng Minh-Chi nhánh Hải Dương Địa chỉ: Thôn Tranh Đấu-xã Gia Xuyên-huyện Gia Lộc-Tỉnh Hải Dương Trụ sở VP:. Thôn Tranh Đấu-xã Gia Xuyên-huyện Gia Lộc-Tỉnh Hải Dương Điện thoại: 03202 224 833 Fax: 03022 224 833 Công ty TNHH Thương mại xây dựng giao thông Hồng Minh-Chi nhánh Hải Dương được thành lập tại thời điểm nền kinh tế nước ta chuyển sang nền kinh tế thị trường và không ngừng hội nhập nền kinh tế quốc tế. Công ty TNHH Thương mại xây dựng giao thông Hồng Minh-Chi nhánh Hải Dương được thành lập theo giấy phép kinh doanh số 0402000106 ngày 29/03/2002, công ty đã được công nhận đủ điều kiện để kinh doanh các ngành nghề, đây chính là thuận lợi của công ty để kinh doanh các ngành nghề như: Thi công các công trình xây dựng công nghiệp, giao thông, vận tải thủy bộ, sản xuất ..... * Thuận lợi: - Về vị trí địa lý: Công ty nằm sát quốc lộ 5 và giáp với đường sắt, đường thủy, tiếp cận với tam giác kinh tế trọng điểm phía bắc là: Hà Nội - Quảng ninh - Hải Phòng nên rất thuận lợi cho việc giao lưu kinh tế, xây dựng các công trình giao thông, thủy lợi, san nấp mặt bằng, khu công nghiệp và tiêu thụ sản phẩm. Công ty có đội ngũ cán bộ kỹ thuật, trẻ, được đào tạo chính quy, đội ngũ công nhân lành nghề đã có nhiều năm kinh nghiệm: hệ thống máy móc, trang thiết bị thi công đồng bộ, đa dạng và chất lượng có khả năng đáp ứng được rất nhiều các ngân hàng, tổ chức tín dụng có uy tín trong nước luôn sẵn sàng cho công ty vay khi cần với giá trị lên tới hàng tỷ đồng. Với công nghệ tiên tiến,hiện đại và quản lý bằng quy trình quản lý chất lượng đạt tiêu chuẩn quốc tế công ty có đủ điều kiện để hoàn thành các công trình có quy mô lớn và kỹ thuật phức tạp. Công ty hiện có tổng số cán bộ công nhân viên là 210 người trong đó: Số cán bộ công nhân viên có trình độ đại học là 32 người chiếm 15,23%. Số cán bộ công nhân viên có trình độ cao đẳng, trung cấp là 11 người chiếm 5,23%. Số còn lại là công nhân kỹ thuật chiếm 79,54%. Công ty có diện tích sử dụng đất là: 17. 371. 000 m2 . Cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty gồm: 1 dãy nhà điều hành 2 tầng gồm các phòng ban được trang bị đầy đủ máy móc thiết bi như : Máy vi tính, máy in, Một dãy nhà phân xưởng, một dãy nhà nghỉ trưa cho cán bộ công nhân viên và nhà ăn, nhà bếp. Máy móc thiết bị ở các phân xưởng như: máy cắt bê tông, máy đập, máy tời, máy hàn các loại, máy xúc, máy ủi, ô tô tải, tàu thủy. .. Công ty đã tham gia nhiều công trình trong nước đảm bảo chất lượng, kỹ thuật, đúng tiến độ được các chủ đầu tư tín nhiệm và đánh giá cao. Trong đó có nhiều công trình công ty trúng thầu có quy mô lớn như: QL6, TL353, đường gom QL5, khu công nghiệp Tân Trường, Khu công nghiệp Quang Minh, KCN Đồng Văn... * Khó khăn: Bên cạnh những thuận lợi trên công ty còn gặp phải những khó khăn là cơ sở hạ tầng chưa đáp ứng được nhu cầu sản xuất, máy móc thiết bị tuy đã được bổ xung song vẫn còn thiếu nhiều máy cắt bê tông, máy hàn.... Công ty đã có nhiều cố gắng trong công tác đào tạo và tuyển dụng nguồn nhân lực có chuyên môn cao, tuổi đời trẻ nên vẫn thiếu kinh nghiệm trong điều hành. Do vậy, quá trình điều hành sản xuất chưa năng động, hiệu quả sản xuất kinh doanh chưa cao. 1. 2. Đặc điểm quá trình SXKD Quy trình sản xuất của công ty được khái quát như sau: QUY TRÌNH THI CÔNG MỘT CÔNG TRÌNH
 Quy trình thi công một công trình theo dự án Lập ra mội dự án hoàn thành.Để thực hiện quá trình này cần có sự phối hợp đồng thời của vốn, vật tư, thiết bị, mặt bằng, lao động.Về vốn cần phải dự kiến trước sẽ xin được ngân sách bao nhiêu, còn bao nhiêu ngân sách bỏ ra. Trong đó phải xác định vốn bằng tiền sẵn có và số vốn phải vay của ngân hàng phần này thuộc trách nhiệm của phòng kế toán. Phòng Vật tư – Thiết bị chuẩn bị đầy đủ nguồn vật tư thiết bị cần thiết, phải dự trữ tính toán phần thiếu sẽ nhập từ đâu và chọn thời gian nhập cho hợp lý. Phòng Kỹ thuật - Sản xuất chịu trách nhiệm về nhân công và phân công đầy đủ các yếu tố đầu vào các bộ phận sẽ bắt tay vào thi công, đầu tiên là bộ phận thi công. Phần thi công này gồm 4 bộ phận: gia công sắt chi tiết, gia công khối hoặc phân đoạn, lắp ráp các phân đoạn và cuối cùng là lắp ráp tổng đoạn. Sau khi hoàn thành 4 công đoạn trên sẽ chuyển sang bộ phận lắp máy, lắp trang thiết bị, thi công, hoàn thành. Đây được coi là các công đoạn thi công một công trình. Sau các bước nghiệm thu từng giai đoạn của công trình đến khi công trình hoàn thành.Tổng hợp quyết toán - lập giá thành công trình và gửi các cơ quan chức năng duyệt. 1.3 Bộ máy quản ký của công ty Đặc điểm của bộ máy quản lý: Bất kỳ doanh nghiệp nào việc tổ chức bộ máy quản lý đều rất cần thiết và quan trọng đảm bảo việc giám sát quản lý chặt chẽ tình hình sản xuất kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp. Để phát huy và nâng cao hiệu quả của bộ máy quản lý. Công ty được tổ chức theo sơ đồ sau: SƠ ĐỒ QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY Chức năng nhiệm vụ của bộ máy quản lý: Giám đốc: Là người điều hành cao nhất, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của công ty và đại diện cho công ty trong các mối quan hệ hợp tác và quan hệ pháp luật. Giám đốc trực tiếp điều hành các phòng ban như: phòng Tài chính - Kế toán, phòng kế hoạch đầu tư, phòng kỹ thuật sản suất, phòng vật tư thiết bị … Phòng Tài chính - Kế toán: Dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Ban giám đốc, phòng Tài chính - Kế toán theo dõi phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, xử lý tổng hợp số liệu, lập báo cáo kế toán theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành đồng thời phân tích thông tin tài chính kinh tế và tham mưu cho lãnh đạo để quyết định sáng suốt trong SXKD . Phòng Kế hoạch - Đầu tư: Chịu trách nhiệm lập các kế hoạch để đầu tư vào đúng các quy trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . Phòng Kỹ thuật - Sản xuất: Chịu trách nhiệm đảm bảo các loại vật tư, thiết bị theo dõi thiết kế, thi công và sửa chữa, đồng thời theo dõi quản lý định mức kỹ thuật máy móc thiết bị đảm bảo an toàn cho công nhân trực tiếp sản xuất. Phòng Vật tư - Thiết bị: Quản lý các thiết bị máy móc toàn Công ty, lên kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị; cung cấp vật tư thiết bị theo giấy đề nghị cung cấp vật tư của phòng Kỹ thuật - Sản xuất chuyển sang, có kế hoạch vật tư cho từng sản phẩm. Đội vận tải thủy bộ: Chịu trách nhiệm đảm bảo các loại vật tư, thiết bị đồng thời vận tải hàng hóa. Đội thi công công trình: Trực tiếp thi công các công trình, chịu trách nhiệm trong từng khâu sản xuất được giao.Công ty tổ chức bộ máy quản lý khá chặt chẽ chuyên môn đến từng khâu, tổ sản xuất đảm bảo công tác tổ chức sản xuất được tiến hành thuận tiện và khoa học. Nhà máy sản xuất gỗ: Sản xuất các loại gỗ chuyên dùng cho sinh hoạt gia đình.... Xưởng cơ khí sản xuất cấu kiện: Là xưởng để các công nhân làm việc, đúc bê tông sẵn, bê tông nhựa.... 1. 4. Bộ máy kế toán tác kế toán: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY Phòng Kế toán bao gồm có 7 người dưới sự chỉ đạo của 1 kế toán trưởng và 6 nhân viên đảm nhiệm các nghiệp vụ khác nhau: Trưởng phòng kế toán: Kiêm kế toán trưởng giữ chức vụ cao nhất trong phòng Kế toán, phụ trách với trách nhiệm cao nhất trực tiếp chỉ đạo 6 nhân viên. Ký các lệnh thu - chi, giấy đề nghị tạm ứng, hoá đơn thuế GTGT của công ty, chỉ đạo thực hiện phương thức hạch toán, tham mưu tình hình tài chính thông tin kịp thời cho giám đốc về tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Kế toán tiền lương kiêm kế toán tài sản cố định: Hàng tháng, người kế toán có nhiệm vụ tính lương cho công nhân viên ở công ty. Đồng thời phải tính trích BHXH, BHYT và KPCĐ cho từng công nhân viên. Về TSCĐ phải theo dõi tình hình tăng giảm TSCD, trích khấu hao TSCĐ và giá trị còn lại của TSCĐ trong công ty. Kế toán theo dõi vật liệu, giá thành sản phẩm, XDCB: chịu trách nhiệm về quy trình sản xuất, nhập – xuất NVL, theo dõi lượng hàng còn tồn kho để phân bổ cho riêng con tàu, từ đó làm cơ sở cho tính gía thành sản phẩm. Kế toán tổng hợp: có trách nhiệm phụ trách bao quát tất cả các số liệu tiền lương, TSCĐ, NVL, giá thành, tiền mặt, TGNH và các tài khoản công nợ để có thể cung cấp liệu bất cứ lúc nào một cách chính xác cho trưởng phòng Kế toán hay ban giám đốc. Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu, chi tiền mặt trên cơ sở chứng từ thu và các chứng từ chi, giấy tạm ứng . . . Lập báo cáo tồn quỹ tiền mặt theo quy định. Kế toán tiền gửi Ngân hàng: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động của số lượng tiền trong Ngân hàng. Kế toán công nợ: Chuyên theo dõi các chứng từ liên quan đến phải thu phải trả TK131, TK331, TK141. 1.5Tổ chức công tác kế toán: Chế độ kế toán áp dụng: Công ty đang áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTCngày 14/9/2006 của bộ trưởng bộ tài chính. Hình thức kế toán áp dụng. Công ty TNHH TM XDGT Hồng Minh-Chi nhánh Hải Dương đang sử dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
 Ghi chú: : §èi chiÕu kiÓm tra : Ghi cuèi th¸ng : Ghi hàng ngày (1)- Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ gốc kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý, hợp pháp sau đó phân loại chứng từ và lập chứng từ ghi sổ, các chứng từ gốc cần ghi sổ chi tiết đồng thời ghi vào sổ kế toán chi tiết. (2)- Các chứng từ thu - chi tiền mặt hàng ngày thủ quỹ ghi vào sổ quỹ cuối ngày chuyển cho kế toán. (3)- Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sau đó ghi vào sổ cái các tài khoản. (4)- Cuối tháng tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập Bảng cân đối số phát sinh. (5)- Cuối tháng kiểm tra đối chiếu giữa sổ cái với sổ tổng hợp số liệu chi tiết, giữa bảng cân đối số phát sinh các tài khoản với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. (6)- Cuối kỳ kế toán căn cứ vào số liệu ở bảng cân đối phát sinh các tài khoản và bảng tổng hợp số liệu chi tiết để lập bảng BCTC. Sổ kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, TSCĐ, khấu hao TSCĐ,... Sổ kế toán tổng hợp: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản 1.6. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Nhập kho NL,VL mua về Xuất NL,VL dùng cho 133 SXKD,XDCB Thuế GTGT (Nếu Có) 154 154 NL,VL gia công, chế biến xong Nhập kho Xuất NVL,thuê ngoài Gia công,chế biến 3332, 3333 111,112,331 Thuế nhập khẩu, thuế TTĐBNVL Chiết khấu thương mại, giảm giá Nhập khẩu( nếu có) hàng mua, trả lại hàng mua 1331 411 Thuế GTGT 632 Nhận vốn góp bằng vật liệu Xuất NL,VL 3381 1381 NL,VLphát hiện thừa khi Kiểm kê chờ xử lý NL, VLphát hiện thiếu khi Kiểm kê chờ xử lý 111,112 141,331 642,241 153 C«ng cô, dông cô Nhập kho công cụ,dụng cụ Xuất kho CCDCloại phân bổ 1311 Một lần Thuế gtgt(nếu có) 3332,3333 142,242 Thuế nhập khẩu,thuế TTĐB Xuất CCDC loại phân bổ CC,DCnhập khẩu ( nếu có) nhiều kỳ 111,112, 331 3381 Chiết khấu thương mại Trả lại CC,DC CC,DC phát hiện thừa khi Giảm giá hàng mua KiÓm kª thõa chê xö lý 1331 Thuế GTGT ( nếu có) 1381 CC,DCphát hiện thiếu khi Kiểm kê chờ xử lý