Đề tài Hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại Văn phòng Tổng công ty Đường sắt Việt Nam

PHẦN MỞ ĐẦU Việt Nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang lại những thành tựu to lớn về chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốc phòng, trật tự an toàn xã hội, đang tạo ra được những tiền đồ mới, đưa Việt Nam bước sang thời kỳ phát triển – thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Từ khi tiến hành công cuộc đổi mới đến nay thực tế Việt Nam đã dành được những thành tựu đáng kể về kinh tế, văn hoá, xã hội, về quản lí nước, về trình độ của mỗi cán bộ công chức. Nhưng trước những xu thế thách thức cuả thời đại mới đòi hỏi việc đổi mới trong các cơ quan, đơn vị đặc biệt là trong các cơ quan quản lí nhà nước cần phải được đẩy mạnh hơn nữa. Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đã tạo ra những chuyển biến mọi mặt trong nền kinh tế xã hội. Các đợn vị hành chính sự nghiệp cũng như các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những yều cầu phát sinh, đặc biệt là vấn đề quản lí mà trong đó công tác văn thư - lưu trữ cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng. Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng không thể không coi trọng công tác này. Bởi nó không chỉ là phương tiện cần thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốt công việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao và theo đúng pháp luật. Nó đảm baỏ việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đạt hiệu quả cao hơn. Để nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả của quản trị, cần ý thức đúng đắn về tầm quan trọng của công tác công văn, giấy tờ, tránh tình trạng cung cấp thông tin chậm, thiếu chính xác làm cản trở cho công việc nghiên cứu, quản lý, tổ chức hoạt động. Quản lý tốt công tác văn thư – lưu trữ là nhiệm vụ của Quản trị văn phòng. Công tác văn thư lưu trữ là một trong những nội dung hoạt động chủ yếu của văn phòng, nằm trong hệ thống quản lý của Nhà nước. Thực tế công tác văn thư - lưu trữ ở nhiều đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc sự vụ đơn thuần. Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ trong văn phòng các cơ quan đơn vị, tổ chức. Cán bộ công chức văn phòng chưa được đào tạo đến nơi đến chốn do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác văn thư - lưu trữ. Công tác văn thư nhằm mục đích đảm bảo thông tin cá chủ chương, đường lối, chính sách của Đảng, quản lí và điều hành của Nhà nước. Công tác lưu trữ là việc lựa chọn các văn bản, tài liệu có giá trị để giữ lại và tổ chức sắp xếp, bảo quản một cách khoa học có hệ thống nhằm giúp các cơ quan, cá nhân tra cứu thông tin khi cần thiết góp phần nâng cao mục tiêu của quản lí Nhà nước là năng xuất, chất lượng, hiệu quả. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ đối với hoạt động của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với Văn phòng của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam nói riêng, sau thời gian thực tập tại Văn phòng của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam, em đã có thêm được sự hiểu biết và nhận thức sâu sắc hơn về tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ đối với hoạt động của một cơ quan, đơn vị nói chung và đối với Văn phòng của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam nói riêng. Vì vậy em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại Văn phòng Tổng công ty Đường sắt Việt Nam” làm chuyên đề nghiên cứu. Để nghiên cứu và thực hiện tốt chuyên đề này em đã sử dụng một số phương pháp: + Quan sát hoạt động thực tiễn công việc, đối chiếu lý luận và thực tiễn để đánh giá hoạt động của cơ quan. + Phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử. + Dựa vào các tài liệu, quy chế, báo cáo tổng kết để phân tích, thống kê rút ra những giải pháp mang tính khả thi. Kết cấu của báo cáo chuyên đề ngoài Phần mở đầu và Kết luận còn gồm có 3 phần: Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác văn thư – lưu trữ. Phần II: Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại Văn phòng Tổng công ty Đường sắt Việt Nam. Phần III: Nhận xét, đánh giá và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ. Từ những kiến thức được trang bị trên ghế nhà trường, được sự giúp đỡ của toàn thể các bác, các cô, các chú cán bộ trong Văn phòng của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam và sự hứơng dẫn tận tình của thầy cô giáo trong khoa QTKD Trường đại học Dân lập Phương Đông, đặc biệt là sự hướng dẫn của thầy giáo – Nhà giáo ưu tú, thạc sĩ Bùi Xuân Lự đã giúp em trong quá trình thực tập cũng như trong quá trình hoàn thành báo cáo chuyên đề này. Tuy nhiên trong quá trình viết báo cáo chuyên đề của em còn nhiều hạn chế. Em mong rằng các thầy cô trong khoa QTKD nhận xét và chỉ ra những thiếu sót và hạn chế để bài báo cáo chuyên đề của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo – Nhà giáo ưu tú, thạc sĩ Bùi Xuân Lự và sự giúp đỡ của các bác, các cô ,các chú trong Văn phòng Tổng công ty Đường sắt Việt Nam cũng như các thầy cô giáo trong khoa QTKD Trường ĐHDL Phương Đông đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. PHẦN I NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ Công tác văn thư – lưu trữ là một trong những nội dung quan trọng trong nghiệp vụ văn phòng. Chính vì vậy, để tìm hiểu rõ hơn về công tác văn thư – lưu trữ cần phải tìm hiểu tổng quan về văn phòng và công tác văn phòng nói chung. I. TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG. 1. Khái niệm văn phòng Văn phòng các nội nghĩa sau: - Thứ nhất: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng phục vụ cho điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, nhữngcơ quan nhỏ thì có phòng hành chính. - Thứ hai: Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. - Thứ ba: Văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có tầm cỡ như nghị sĩ, tổng giám đốc, giám đốc… - Thứ tư: Văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan tổ chức, trong đó diễn ra việc thu thập, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức là những công văn có liên quan đến công tác văn thư. Tóm lại, Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó. 2. Chức năng của văn phòng a. Chức năng công tác văn phòng Theo khái niệm về công tác văn phòng, ta có thể thấy được văn phòng có những chức năng cơ bản sau đây: Chức năng tham mưu: Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ quan( thuộc về người quản lý), bởi vậy muốn ra những quyết định mang tính khoa học, người quản lý cần căn cứ vào những yếu tố khách quan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những người trợ giúp. Những ý kiến đó được văn phòng tập hợp, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án giải quyết kịp thời và đúng đắn. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn (ít bị sức ép, gò bó) và mang tính chuyên sâu trong các trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh trong thực tế). Chức năng này được gọi là chức năng tham mưu cho các nhà lãnh đạo, quản lý đơn vị của công tác văn phòng. Chức năng Tổng hợp: Kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào, đầu ra và thông tin ngược trên mọi lĩnh vực, của mọi đối tượng mà văn phòng là đầu mối thu thập, phân tích, quản lý và sử dụng theo yều cầu của người lãnh đạo, quản lý. Quá trình thu thập, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo những nguyên tắc, trình tự nhất định, mới có thể mang lại hiệu quả thiết thực. Hoạt động như trên thuộc về chức năng tổng hợp của công tác văn phòng. Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực đến chức năng tham mưu của văn phòng mà còn có vai trò quan trọng đối với sự thành công hay thất bại của cơ quan, đơn vị. Chính vì ý nghĩa to lớn của chức năng này nên các tổ chức, đơn vị luôn quan tâm củng cố và hiện đại hoá công tác văn phòng cho kịp với tốc độ phát triển của thời đại. Chức năng Hậu cần: Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính… Những cái đó thuộc về hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho mọi quá trình, mọi lúc, mọi nơi. Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng trên. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan tồn tại của cơ quan văn phòng ở mỗi đơn vị, tổ chức. Trong đó, chức năng tổng hợp là cực kỳ quan trọng, quyết định đến sự thành bại của công tác văn phòng. b. Nhiệm vụ của văn phòng Trên cơ sở các chức năng chung, cơ bản của mình, văn phòng cần thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau: - Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trình đó, bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm của cơ quan. - Thu thập, xử lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan, đề xuất kiến nghị và các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo điều hành của thủ trưởng. - Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành. - Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ, giải quyết văn thư, tờ trình của các đơn vị và cá nhân theo qui chế của cơ quan, tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn thư và tờ trình đó. - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan, tổ chức trong công tác thư từ, tiếp dân, giữ vai trò là cầu nối cơ quan, tổ chức mình với các cơ quan, tổ chức khác, cũng như nhân dân nói chung. - Lập kế hoạch tổ chức, dự toán kinh phí năm, hành quí, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quí, hàng năm, chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nước và quyết định của thủ trưởng. - Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất kĩ thuật phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yều cầu cho hoạt động và công tác của cơ quan. - Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo vệ trật tự, an toàn cơ quan, tổ chức phục vụ các cuộc họp, thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách một cách khoa học và văn minh. - Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính văn phòng, chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hay đơn vị chuyên môn khi cần thiết. II. NHẬN THỨC CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1. Khái niệm văn thư Công văn, giấy tờ là một trong những phương tiện quan trọng và cần thiết đối với hoạt động quản lý Nhà nước, do đó việc làm công văn giấy tờ và quản lý chúng là hai công tác không thể thiếu được trong hoạt động đó. Những hoạt động đó cần được tuân thủ theo chế độ chặt chẽ, nghiêm ngặt trên cơ sở quy định của pháp luật về công tác văn thư, tức là quy định về toàn bộ các công việc của cơ quan quản lý hành chính Nhà nước về xây dụng văn bản và quản lý, giải quyết văn bản trong mọi hoạt động của mình. Tuy nhiên, hiện nay vẫn tồn tại các khuynh hướng khác nhau trong quan niệm về công tác này. - Công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quán lý công văn giấy tờ trong các cơ quan, tức là công tác này gồm hai nội dung chủ yếu sau: tổ chức quản lý văn bản và tổ chức giải quyết văn bản. - Công tác văn thư là toàn bộ các công việc xây dựng văn bản ( soạn thảo và ban hành văn bản) trong các cơ quan và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản trong các cơ quan. Theo công văn của Cục lưu trữ Nhà nước số 55 – CV/TCCB ngày 01/03/1991 về việc hướng dẫn thực hiện Quyết định 24 – CT của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng thì: “ Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xây dựng và ban hành văn bản, quá trình quản lí và phục vụ cho yêu cầu quản lý của các cơ quan. Mục đích chính của công tác văn thư là đảm bảo thông tin cho quá trình quản lý. Những tài liệu văn kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của văn thư là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt dộng của các cơ quan có hiệu quả ”. 2. Vị trí, ý nghĩa và tác dụng của công tác văn thư a. Vị trí Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung. Trong văn phòng, công tác văn thư là nội dung quan trọng chiếm phần lớn nội dung của văn phòng. Công tác văn thư là nội dung không thể thiếu, một mắt xích trong guồng máy hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị. Hiện nay công tác văn thư có vai trò quan trọng trong việc thực hiện Nghị quyết Trung ương 8 ( khoá 7) về cải cách nền hành chính quốc gia mà trước hết là cải cách thủ tục hành chính. b. Ý nghĩa và tác dụng của công tác văn thư - Công tác văn thư góp phần không nhỏ trong việc duy trì hoạt động và ổn định của các cơ quan, đơn vị. Đối tượng chủ yếu của công tác văn thư là tài liệu, công văn, giấy tờ, chúng được ban hành cho phù hợp với đặc điểm của từng cơ quan, đơn vị. Tổ chức khoa học công tác văn thư sẽ đảm bảo thông tin cần thiết phục vụ các hoạt động của cơ quan. - Công tác văn thư có nhiều ý nghĩa quan trọng, tuy nhiên có thể khái quát thành những điểm chủ yếu sau: + Công tác văn thư yêu cầu một cách kịp thời chính xác những thông tin cần thiết phục vụ công tác lãnh đạo của Đảng, và quản lý của Nhà nước, là sợi dây liên hệ giữa Đảng, Nhà nước với quần chúng nhân dân và giữa các cơ quan, tổ chức với nhau. Đồng thời, công tác văn thư nếu được thực hiện tốt sẽ tạo điều kiện bảo vệ được bí mật của của đảng và nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành chính trong cơ quan Nhà nước. + Làm tốt công tác văn thư giúp cho việc giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, chất lượng, đúng đường lối chính sách chế độ. Đồng thời giúp cho việc quản lý, kiểm tra công việc trong các cơ quan đơn vị được chặt chẽ. + Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần tiết kiệm được công sức, nguyên vật liệu làm văn bản và trang thiết bị dụng cụ trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản. - Công tác văn thư góp phần giữ gìn những hồ sơ tài liệu có giá trị về mọi lĩnh vực để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết các công việc trước mắt. Đồng thời tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. c. Yêu cầu của công tác văn thư Đứng trước đòi hỏi của hoạt động quản lý Nhà nước, công tác văn thư ở các cơ quan, đơn vị trong quá trình thực hiện các nội dung của công văn, giấy tờ phải đảm bảo những yều cầu hết sức cơ bản. Thể hiện việc đáp ứng các đòi hỏi về nhu càu quản lý Nhà nước ở từng lĩnh vực, khía cạnh của cuộc sống, từ đó công tác văn thư có những yêu cầu cơ bản sau: Yêu cầu nhanh chóng. - Quá trình quản lý công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh mọi công việc của cơ quan. - Nội dung mỗi văn bản đều chứa đựng một sự việc nhất định, nếu giải quyết văn bản chậm làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung của mỗi cơ quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa những sự việc được nêu ra trong mỗi văn bản. Yêu cầu chính xác Trong quá trình thực hiện, yều cầu chính xác đòi hỏi công tác văn thư phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Chính xác về nội dung văn bản tức là nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối về mặt pháp lý, dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác và số liệu phải đầy đủ, chứng cứ rõ ràng. - Chính xác về thể thức văn bản, văn bản ban hành phải có đầy đủ các yếu tố do Nhà nước quy định, mẫu trình bày phải theo đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành. - Chính xác về các khâu, kĩ thuật, nghiệp vụ: yêu cầu về tính chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký và chuyển giao văn bản. Yêu cầu chính xác còn phảI được thể hiện trong việc thực hiện đúng các chế độ quy định của Nhà nước. Yêu cầu bí mật - Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan, có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, bí mật của Nhà nước. Vì vậy, trong quá trình tiến hành xây dựng văn bản và tổ chức giải quyết văn bản phải đảm bảo giữ gìn bí mật. - Khi lựa chọn cán bộ văn thư phải quán triệt tinh thần giữ gìn bí mật của cơ quan. Về khía cạnh nhất định, yêu cầu bí mật trong công tác văn thư còn phải thể hiện ở việc giữ gìn bí mật nội dung những công việc mới chỉ được bàn bạc chưa được đưa thành các quyết định chính thức của các cơ quan hoặc chưa được ban hành thành văn bản. 3. Nội dung công tác văn thư: Công tác văn thư bao gồm những nhóm công việc chủ yếu sau: Xây dựng và ban hành văn bản, trong đó đảm bảo các nguyên tắc và tiêu chuẩn khoa học về: + Thể thức các loại văn bản. + Hệ thống văn bản và thẩm quyền ban hành từng loại văn bản. + Qui trình xây dựng bản thảo, từ khi mới khởi thảo, sửa chữa đến duyệt bản thảo. + Đánh máy, sao in và nhân bản. + Nguyên tắc ký, đóng dấu và ban hành văn bản. + Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động của cơ quan. + Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến. + Tổ chức chuyển giao văn bản đi. + Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ, văn bản mật. + Tổ chức công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ. + Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu: Nội dung công tác này bao gồm các quy định về đóng dấu các văn bản và quản lý con dấu của cơ quan. Các con dấu được bảo quản và sử dụng tại phòng văn thư, cán bộ văn thư chỉ đóng dấu vào văn bản khi đã có đầy đủ các chữ ký của thủ trưởng cơ quan hoặc trưởng phó phòng, ban, đơn vị khi đã kiểm tra và xác minh đúng về thể thức và nội dung. Dấu được đóng đúng quy định của Nhà nước, trùm lên 1/3 đến1/4 chữ ký về phía bên trái. Việc bảo quản con dấu được giao cho cán bộ văn thư cất giữ trong tủ có khoá an toàn. Tránh va chạm mạnh làm biến dạng con dấu. III. NHẬN THỨC CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1. Khái niệm về công tác lưu trữ và một số khía niệm cơ bản trong công tác lưu trữ a. Công tác lưu trữ Là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tàI liệu lưu trữ. b. Phông lưu trữ Là toàn bộ khối tài liệu hoàn chỉnh hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, một tổ chức hay một cá nhân, có ý nghĩa chính trị, kinh tế, khoa học, văn hoá, lịch sử và các ý nghĩa khác, được thu thập và bảo quản trong một cơ sở lưu trữ nhất định. Cơ quan hoặc cá nhân có đầy đủ những yếu tố đảm bảo tính độc lập trong quá trình tồn tại của mình tạo nên phông lưu trữ gọi là đơn vị hình thành phông. c. Phông lưu trữ Quốc gia Là toàn bộ khối tài liệu lưu trữ của một quốc gia có giá trị chính trị, kinh tế, văn hoá… không phân biệt thời gian, kỹ thuật, vật liệu chế tác, được bảo quản trong các kho lưu trữ Nhà nước. d. Tài liệu lưu trữ Là những vật mang tin dưới dạng giấy, vải… được hình thành trong quá trình hoạt động của cá cơ quan, các cá nhân tiêu biểu, có ý nghĩa khác được bảo quản trong các kho lưu trữ nhất định. 2. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất lớn về chính trị, kinh tế, xã hội… Ý nghĩa chính trị Ở bất kỳ quốc gia nào và ở bất kỳ thời đại nào đều có ý thức sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi của quốc gia mình. Ý nghĩa kinh tế Một số lượng lớn tài liệu lưu trữ là tài liệu phản ánh tình hình kinh tế. Nguồn tài liệu này cung cấp những thông tin quá khứ rất có giá trị, phục vụ việc xây dựng các quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế được hoàn chỉnh. Tài liệu lưu trữ phản ánh sự thật khách quan, nếu được tổng hợp có hệ thống còn giúp việc nghiên cứu và tìm ra các quy luật phát triển của tự nhiên và xã hội nhằm phục vụ các mục đích của con ngư