Đề tài Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại tổng công ty xi măng Việt Nam

Lời mở đầu Theo thời gian, cùng với sự tiến bộ và phát triển của xã hội đã đưa nền kinh tế toàn cầu sang một hình thái mới. Cơ chế thị trường ra đời làm cho các hoạt động tài chính và sở hữu ngày càng đa dạng và phức tạp, chức năng kiểm tra kiểm soát đòi hỏi ngày càng chặt chẽ nhằm đáp ứng yêu cầu của quản lý. Ơ Việt Nam, công tác kiểm tra kiểm soát luôn được quan tâm. Trong cơ chế kế hoạch hoá tâp trung bao cấp, công tác kiểm tra kiểm soát được tổ chức một cách phù hợp với cơ chế. Nhà nước với tư cách là người quản lý vĩ mô đồng thời là chủ sở hữu nắm toàn bộ trong tay công tac kế toán và kiểm tra nói chung, kiểm soát nội bộ chủ yếu được thực hiện thông qua tự kiểm tra. Từ đại hội đảng lần thứ VI, Việt Nam đã có những bước chuyển đổi to lớn trong cải cách nền kinh tế từ kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của nhà nước. Quá trình đổi mới đã đưa Việt Nam từng bước vươn lên và đạt được nhiều thắng lợi trong kinh tế và phát triển xã hội. Nhà nước đã và đang cố gắng tạo dựng một môi trường pháp lý, một hành lang pháp luật kinh tế rõ ràng và bình đẳng cho mọi thành phần kinh tế. Song vẫn đề đặt ra là cơ chế thị trường cạnh tranh gay gắt đòi hỏi doanh nghiệp phải nỗ lực vươn lên từ chính bản thân mình, phải tự tìm hiểu những thông tin về quản lý và phải tự chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh của đơn vị mình. Do đó các nhà quản trị phải có những quyết định và phương pháp quản lý đúng đắn để đảm bảo cho việc kinh doanh có hiệu quả. Một công cụ để giúp cho các nhà quản trị có được những thông tin chính xác và kịp thời để ra các quyết định đúng đắn nhằm đảm bảo công tác kiểm tra kiểm soát được thường xuyên và hiệu quả đó chính là hệ thống kiểm soát nội bộ. Qua quá trình học tập và tìm hiểu thực tế tại tổng công ty xi măng về hệ thống kiểm soát nội bộ, em đã nhận thấy những yếu tố tích cực và những mặt còn hạn chế trong công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ. Để nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý tại tổng công ty xi măng nói riêng và các doanh nghiệp nói chung cần phải xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. Do vậy em đã chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại tổng công ty xi măng Việt Nam”. Nội dung đề tàI gồm 3 phần: Phần I: Cơ sở lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ. Phần II: Thực trạng về kiểm soát nội bộ tại tổng công ty xi măng Việt Nam. Phần III. Phương hướng xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại tổng công ty xi măng Việt Nam. Để hoàn thành đề tà này em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của phòng kế toán tổng công ty xi măng và sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của cô giáo – thạc sĩ: Nguyễn Thị Hồng Thuý. Nhưng do còn nhiều hạn chế về chuyên môn nên đề tài chắc chắn còn nhiêu hạn chế và sai sót, vì vậy em rất mong nhận được sự chỉ dẫn của thầy cô giáo để giúp em hoàn thiện đề tài này. m xin chân thành cảm ơn! Phần I Cơ sở lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ. Bản chất về hệ thống kiểm soát nội bộ. Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra, kiểm soát luân giữ vai trò quan trọng trong qúa trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ các chính sách, các thủ tục kiểm soát do đơn vị thiết lập và duy trì nhằm điều hành toàn bộ các hoạt đông của đơn vị nhằm đảm bảo các mục tiêu sau: Bảo vệ tàI sản của đơn vị. Bảo đảm độ tin cậy của thông tin. Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý. Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý. Theo liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý, và bảo đảm hiệu quả hoạt động. Theo VSA 400, hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện các gian lận và sai sót để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý nhằm bảo vệ và quản lý, sử dụng có hiệu quả tàI sản của đơn vị. Như vậy, kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thức hiện hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị: 1/ Bảo vệ tài sản của đơn vị. Tài sản của đơn vị bảo gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp. Điều tương tự cũng có thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chất khác như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng. 2/ Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin. Thông tin kế toán, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý. Như vậy các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tịn cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dụng chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính. 3/ Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý. Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mức. Cụ thể hệ thống kiểm soát nội bộ cần: Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp. Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. Đam bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan. 4/ Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năn lực quản lý. Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp. Tuy nằm trong một thể thống nhất song bốn mục tiêu trên đôi khi cũng có mâu thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả của hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy. Như vậy hệ thống kiểm soát nội bộ dù được thiết kế hoàn hảo đến đâu cũng không thể ngăn ngừa hay phát hiện mọi sai phạm có thể xảy ra, đó là những hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Theo VSA 400, những hạn chế đó gồm: Ban giám đốc thường yêu cầu chi phí cho hệ thông kiểm soát nội bộ không vượt quá lợi ích mà hệ thống đó mang lại. Phần lớn công tác kiểm tra nội bộ thường tác động đến những nghiệp vụ lặp đi lặp lại mà không tác động đến những nghiệp vụ bất thường. Sai sót bởi con người thiếu chú ý, đãng chí, sai sót về xét đoán hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc. Khả năng vượt tầm kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ do có sự thông đồng của một người trong ban giám đốc hay một nhân viên với những người khác trong hay ngoài đơn vị. Khả năng những người chịu trách nhiệm thực hiện kiểm soát nội bộ lạm dụng đặc quyền của mình. Do sự biến động tình hình, các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu hoặc bị vị phạm. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ. Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt động các đơn vị và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ với bốn yếu tố chính: môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin (hệ thống kế toán), các thủ tục kiểm soát và kiểm toán nội bộ. Môi trường kiểm soát. Môi trường kiểm soát là khái niệm bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoài của đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và sử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ. Theo VSA 400 môi trường kiểm soát là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hành động của các thành viên hội đồng quản trị, ban giám đốc đối với hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị. Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các thủ tục kiểm soát, môi trường kiểm soát mạnh sẽ hỗ trợ đáng kể cho các thủ tục kiểm soát cụ thể. Tuy nhiên môi trường kiểm soát mạnh không đồng nghĩa với hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh. Môi trường kiểm soát mạnh tự nó chưa đủ đảm bảo tính hiệu quả của toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ. Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan tới quan điểm, thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong doanh nghiệp. Trên thực tế, tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra, kiểm soát trong các hoạt động của một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý tại doanh nghiệp đó. Nếu các nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra, kiểm soát là quan trọng và không thể thiếu được đối với mọi hoạt động trong đơn vị thì mọi thành viên của đơn vị đó sẽ có nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra, kiểm soát và tuân thủ mọi qui định cũng như chế độ đề ra. Ngược lại, nếu hoạt động kiểm tra, kiểm soát bị cọi nhẹ từ phía các nhà quản lý thì chắc chắn các qui chế về kiểm soát nội bộ sẽ không được vận hành một cách có hiệu quả bởi các thành viên của đơn vị. Đặc thù về quản lý. Các đặc thù về quản lý đề cập tới các quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý. Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các qui định và cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong doanh nghiệp. Bởi vì chính các nhà quản lý và đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát áp dụng tại doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận được chuyên môn hoá với những trách nhiệm, quyền hạn nhất định có mối liên hệ mật thiết với nhau, nhằm thực hiện các chức năng quản lý. Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hàn các quyết định, triển khai các quyết định đó cũng như kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động và các lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ trống: thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng, bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc. Như vậy, để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau: thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đông thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận. Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ và bảo quản tài sản. Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng. Chính sách nhân sự. Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn găn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp. Nếu nhân viên có năng lực và tin cậy, nhiều quá trìn kiểm soát có thể không cần thiết phải thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ. Bên cạnh đó, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thống kiểm soát nội bộ không thể phát huy hiệu quả. Tóm lại, với những lý do nêu trên, các nhà quản lý doanh nghiệp cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên. Việc đào tạo, bố trí nhân cán bộ và đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế tục và liên tiếp. Công tác kế hoạch. Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sữa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoach tài chính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Vì vậy trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời. Uỷ ban kiểm soát. Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Uỷ ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau: Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty. Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ. Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính. Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa ban giám đốc với các kiểm toán viên bên ngoài. Môi trường bên ngoài. Môi trường kiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các qui chế và thủ tục kiểm soát nội bộ. Thuộc nhóm các nhân tố này bao gồm: sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước… Hệ thống kế toán. Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán. Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiêm soát nội bộ của doanh nghiệp. Hệ thống chúng từ và sổ sách kế toán là những công cụ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, chúng gồm những khoản mục đa dạng như hoá đơn bán hàng, đơn đặt mua hàng, sổ phụ, sổ nhật ký ban hàng… cả chứng từ của bút toán gốc và sổ sách mà trên đó các nghiệp vụ kinh tế được phản ánh đều quan trọng, nhưng tính không đầy đủ của chứng từ thường gây ra những vấn đề lớn về kiểm soát. Chứng từ thực hiện chức năng chuyển giao thông tin trong toàn tổ chức của công ty. Chứng từ đầy đủ để cung cấp sự đảm bảo hợp lý là tất cả tài sản đã được kiểm soát đúng đắn và tất cả nghiệp vụ kinh tế được ghi sổ chính xác. Khi sử dụng chứng từ sổ sách phải đảm bảo các nguyên tắc sau: Phải được đánh số liên tiếp để dẽ dàng kiểm soát các chứng từ bị thiếu. Phải được lập ngay vào lúc nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc ngay sau đó càng sớm càng tốt. Khi thời gian càng xa độ tin cậy của sổ sách càng giảm và cơ hội để có sai lầm càng tăng. Phải đủ đơn giản để đảm bảo là chúng rõ ràng dễ hiểu. Hệ thống tài khoản được thiết lập để phân loại những nghiệp vụ kinh tế thành những tài khoản riêng biệt trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và trên bảng cân đối tài sản. Sơ đồ tài khoản là một công cụ kiểm soát quan trọng vì nó cung cấp bố cục để xác định thông tin trình bày cho ban quản trị và những người sử dụng báo cáo tài chính. Nó phải bao gồm đủ thông tin để cho phép sự trình bày của các báo cáo tài chính phù hợp với các nguyên tắc kế toàn đã được thừa nhận. Sơ đồ tài khoản có ích trong việc ngăn ngừa sai sót do phân loại sai nếu nó mô tả chính xác và chuẩn mực loại nghiệp vụ kinh tế nào phải được xếp vào tài khoản đó. Điều đặc biệt quan trọng là những mô tả phải phân biệt rõ ràng giữa tài sản, vốn, hàng tồn kho và các khoản mục chi phí vì chúng là những loại chủ yếu mà những người bên ngoài sử dụng báo cáo tài chính quan tâm. Mục đích của một hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhân biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của một tổ chức đó, thoả mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán. một hệ thông kế toán hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu kiểm soát chi tiết sau: Tính có thực: cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị. Sự phê chuẩn: bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý. Tính đầy đủ: bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Sự đánh giá: bảo đảm không có sại phạm trong việc tính toán các khoản giá phí. Sự phân loại: bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tàI khoản và ghi nhân đúng đắn ở các laọi sổ sách kế toán. Tính đúng kỳ: bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện kịp thời theo quy định. Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán được ghi vào sổ phảo đước tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Các thủ tục kiểm soát. Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do nhà quản lý thiết lập và thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu quản lý cụ thể. Theo VSA 400 thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm: Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị. Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán. Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học. Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán. Đối chiếu số liệu với bên ngoài. So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán. Gới hạn việc tiệp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán. Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch. Các thủ tục kiểm soát thiêt lập trong đơn vị dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; và nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn. Nguyên tắc phân công phân nhiệm: theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hoá trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo. Trong phân công phân nhiệm cần tránh cả hai xu hướng quá tập trung hoặc quá phân tán. Quá tập trung dễ dẫn đến lạm quyền, quá phân tán dễ dẫn đến những quyết định trong quản lý không đáp ứng được yêu cầu kịp thời hoặc khong chuẩn xác, từ đó các cấp có thẩm quyền khong nắm được thông tin. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: nguyên tắc này qui định sự cách lý thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vị lạm dụng quyền hạn. Ba sự cách ly quan trọng nhất cân lưu ý là: Cách ly quyền phê chuẩn nghiệp vụ với việc thực hiện nghiệp vụ kinh tế để tránh sự lạm dụng quyền hạn sử dụng nguồn lực một cách tuỳ tiện. Cách ly việc bảo quản tàI sản với kế toán: một người thực hiện cả hai chức năng này sẽ có nhiều rủi ro là anh ta bán tài sản để thu lợi cá nhân rồi điều chỉnh sổ sách để trốn tránh trách nhiêm. Cách ly chức năng thực hiện nhiệm vụ và kiểm soát nghiệp vụ, có như vậy chức năng kiểm soát mới có tác dụng và việc thực hiện nghiệp vụ mới nghiêm túc. Để đảm bảo thực hiện nguyên tắc này, điều 9 - điều lệ tổ chức kế toán nhà nước, đã quy định: “ cán bộ kế toán ở các đơn vị quốc doanh, công ty hợp doanh, và các đơn vị có sử dụng kinh phí của nhà nuớc hoặc đoàn thể không được kiêm nhiệm làm thủ kho, thủ quĩ, tiếp liệu và các công tác vật chất khác. Lãnh đạo đơn vị, kể cả lãnh đạo công tác tài chính, kế toán của đơn vị nêu trên không được bố trí những người thân trong gia đình